Transformación Digital en ONG de España: Centrados en Ayudar a las Personas
Septiembre 15, 2023
¿Qué exige la ley a las ONG?
En España, la ley que establece la obligación para las ONG de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Esta ley, en su artículo 17, establece que las entidades del sector público, entre las que se incluyen las ONG que reciben financiación pública, deben contar con sistemas de registro y archivo de los documentos.
DESCUBRA DOCEO REG, Registro de entrada y salidaLas ONG en España abrazan la transformación digital para aumentar su impacto social, agilizar procesos internos, gestionar recursos y conectarse con una audiencia más amplia y diversa.
¿Qué soliciones digitales usan las ONG?
Aquí hay algunas formas en que las ONG españolas están abrazando la transformación digital:
Recaudación de fondos online: Las plataformas de donación en línea y las campañas de crowdfunding hacen que sea más fácil que nunca recaudar fondos y llegar a donantes potenciales en todo el país.
Comunicación efectiva: Las redes sociales, los sitios web y el correo electrónico permiten a las ONG comunicarse con sus seguidores y donantes de manera más eficiente, compartiendo historias impactantes y manteniendo a la comunidad informada sobre su trabajo.
Automatización de procesos: La automatización de tareas administrativas libera tiempo y recursos que las ONG pueden destinar a su misión principal: ayudar a quienes más lo necesitan.
Este último punto es mucho más importante de lo que parece y en el que nos vamos a centrar en este artículo.
La simplificación de los procesos administrativos
El informe de la Taula d’entitats del Tercer Sector de Catalunya destaca desafíos técnicos en la presentación de proyectos y propone simplificar los procesos administrativos para entidades sociales y beneficiarios de subvenciones públicas.
Aquí algunas de las demandas incluidas en el informe:
- Unificar todos los trámites de la administración de Cataluña en un único portal.
- Armonizar todos los trámites y las justificaciones.
- Crear un sistema único de registro de documentos actualizable regularmente por parte de la entidad.
- Facilitar el acceso a formularios antes de la apertura del proceso de tramitación.
- Adaptar los formularios que utilicen formato HTML, reemplazando los formularios únicos en PDF o Word.
- Incorporar un sistema de quejas en todos los formularios.
Un portal único y un registro de datos centralizado simplificarían la vida de las ONG en Cataluña al evitar la repetición de información ante la administración. Las empresas tecnológicas pueden proporcionar soluciones internas para mejorar la conexión mientras se espera la mejora del sistema público a largo plazo.
¿Qué puede ofrecer el sector privado a su ONG?
El sector privado TIC puede brindar a su ONG tecnología de vanguardia, asesoramiento en soluciones digitales, capacitación en herramientas tecnológicas y apoyo en la automatización de procesos, fortaleciendo su eficiencia y capacidad para lograr nuestros objetivos humanitarios.
Doceo Software se especializa en gestión digital: contenido, documentos, firma digital, clasificación automática, digitalización masiva, asegurando validez legal. Tenemos diversas soluciones que pueden agilizar tus procesos a la vez que dar cumplimiento a la ley.
Algunos de nuestros puntos fuertes que podemos ofrecer son los siguientes:
Eficiencia en el Trabajo: Este software optimiza la productividad al permitir que personal con poca formación lo utilice fácilmente. Esto significa que las ONG pueden lograr más con menos recursos humanos, liberando tiempo y energía para su misión principal: ayudar a quienes lo necesitan.
Conexión y Colaboración Simplificadas: Facilita la conexión y la integración con sistemas públicos a través de su propia API, lo que agiliza la gestión de información y datos. Esto permite a las ONG trabajar de manera más eficiente y colaborar con otras entidades y organismos públicos de manera más efectiva.
Costo-efectivo y Cumplimiento Legal: A pesar de su eficacia, el software es asequible para las ONG. Además, al simplificar los procesos administrativos y la gestión de documentación, ayuda a las ONG a cumplir con las obligaciones legales sin problemas, lo que les permite centrarse en su misión humanitaria sin preocupaciones burocráticas.
Promover una digitalización transformadora en entidades sociales para reducir la burocracia, centrarse en ayudar a las personas y fortalecer la confianza y transparencia con donantes y la comunidad.
Doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.
- Automatización de codificación de entrada y salida de documentos con sellos de tiempo y otros metadatos.
- Creación de resguardos de presentación de registros para cada documento.
- Seguimiento del origen o destino de cada documento.
- Búsquedas de registros e información contenida en ellos, incluyendo búsquedas por estado.
- Registro de historial de acciones con detalles sobre quién las realizó, generación de copias digitales de documentos en papel y gestión de repositorio de documentos con formularios, flujos de validación, permisos y roles de usuario configurables, y la capacidad de establecer vínculos entre registros y documentos.
La solucion Doceo Reg, In-N-Out Documents es la solución para el cumplimiento de registro de entrada y salida para toda la documentación de vuestra organización. Al ser desarrolladores, podemos adaptar la solución a vuestras necesidades, ampliando a otras capacidades como control horario, firma biométrica o electrónica, gestor documental con flujos de trabajo automáticos.
Control horario
Un sistema de control horario legal, ágil y sencillo. Registra entradas, salidas, ausencias y vacaciones con un clic y ofrece una app móvil opcional. Cumplimiento normativo garantizado.
Firma electónica
Con doceo BioSign cualquier documento firmado digitalmente, ordenado y con notificaciones es tiempo real. Compatible con todas nuestras soluciones.
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Flujos de trabajo
El sistema es altamente eficiente para intercambiar y clasificar documentos digitales, con opciones de clasificación rápida mediante sellos digitales y automatizaciones.
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Descubra todo lo que podemos hacer por su organización
Somos fabricantes y todas nuestras soluciones están siempre a la última para ofrecer lo mejor sea cual sea su sector.
REUNIÓN EXPRESSContacte con nuestro equipo de ventas¿Quieres recibir nuestras novedades?
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La Transformación Digital de las Fundaciones en España
Actualizaciones en la facturación electrónica
Septiembre 08, 2023
La Ley Crea y Crece ha implementado cambios significativos en la facturación electrónica. Ahora, las facturas electrónicas con firma digital serán obligatorias en transacciones entre empresarios o profesionales.
Obtén más detalles en este artículo.
¿Cómo deberá ser la factura digital según el borrador de la ley Crea y Crece?DESCUBRA DOCEO EFACT, EMISIÓN DE FACTURASEl 15 de junio, los Ministerios de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de Hacienda y Función Pública presentaron el borrador del Reglamento de Factura Electrónica, un paso clave en la implementación de la Ley “Crea y Crece”. Esto indica que las entidades involucradas están coordinando la ejecución del proyecto. Sin embargo, los detalles técnicos aún no están disponibles, y el período de un año para su aplicación no ha comenzado. Este plazo iniciará cuando se publiquen los detalles técnicos y se apruebe oficialmente en el BOE
¿Qué exige la ley de transparencia a las fundaciones?
La Ley de Transparencia se implementó hace más de dos años en el tercer sector, pero sus requisitos apenas afectan a un reducido número de fundaciones y asociaciones en España. Para cumplir con esta ley, una entidad debe cumplir ciertos criterios establecidos en el artículo 3 de la misma: recibir subvenciones públicas superiores a 100,000 euros al año o que los ingresos públicos representen al menos el 40% de sus ingresos anuales, siempre y cuando alcancen los 5,000 euros.
No todas las fundaciones están obligadas a hacer pública esta información, pero sí a presentarla a la administración que lo requiera. Esta información hace referencia a información institucional y organizativa, gestión económica y presupuestaria, información de relevancia jurídica, programación y planificación, contratación pública, actividad subvencional, etc.
Implementación de la Transformación Digital
La transformación digital en el ámbito de las fundaciones implica la adopción de tecnologías avanzadas para mejorar la eficiencia y la accesibilidad de la información. Esto abarca la creación de sitios web interactivos, sistemas de gestión documental y herramientas de comunicación en línea. Además, las fundaciones deben cumplir con regulaciones de privacidad para salvaguardar la confidencialidad de los datos de donantes y beneficiarios.
Un componente clave de esta transformación es la implementación de un sistema de registro digital con copias auténticas y metadatos, lo que fortalece la seguridad, la transparencia y el cumplimiento normativo. Este enfoque simplifica la administración de recursos y genera confianza entre las partes interesadas, fortaleciendo el impacto de las fundaciones en la sociedad.
Soluciones para la gestión documental de las fundaciones
Las soluciones de software que pueden beneficiar significativamente el funcionamiento interno de una fundación son:
Sistema de Gestión de Donantes (DMS – Donor Management System): Este software está diseñado específicamente para ayudar a las fundaciones a rastrear y gestionar las contribuciones de donantes, automatizar procesos de recaudación de fondos y mantener registros precisos de donaciones.
Plataforma de Gestión de Subvenciones: Estas soluciones permiten a las fundaciones simplificar la solicitud, revisión y seguimiento de subvenciones, lo que mejora la eficiencia en la gestión de fondos y fortalece la transparencia.
Software de Registro de entrada y salida: El software de registro de entrada y salida le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización, ordenación y seguimiento de todos los documentos, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas a la administración pública.
Estas soluciones de software no solo mejoran la eficiencia interna, sino que también ayudan a mantener registros precisos y transparentes, lo que es esencial para el funcionamiento exitoso de una fundación.
Ventajas de disponer de un registro de entrada y salida en una fundación
Disponer de un registro de entrada y salida para la documentación digital ofrece numerosas ventajas para las fundaciones:
Transparencia y Auditoría: Permite un seguimiento preciso de todos los documentos que entran y salen de la fundación, lo que facilita la transparencia en la gestión y permite una auditoría más eficaz. Esto es especialmente importante en el ámbito de las fundaciones, donde la rendición de cuentas es esencial.
Eficiencia en la Gestión Documental: Facilita la gestión de documentos al proporcionar un sistema centralizado para registrar y rastrear la documentación. Esto reduce la posibilidad de pérdida de documentos y agiliza los procesos internos, lo que ahorra tiempo y recursos.
Seguridad y Cumplimiento Normativo: Ayuda a garantizar la seguridad de los documentos sensibles. Los registros detallados de entrada y salida son útiles para cumplir con regulaciones de privacidad y protección de datos, lo que reduce el riesgo de incumplimientos normativos.
Acceso y Colaboración: Facilita el acceso rápido y controlado a la documentación por parte de los miembros del equipo. Esto promueve la colaboración eficiente, ya que todos los involucrados pueden acceder a la información relevante en tiempo real, sin importar su ubicación.
Historial y Recuperación de Documentos: Proporciona un historial completo de todos los movimientos de documentos, lo que facilita la recuperación de documentos en caso de pérdida o disputa. Los registros de entrada y salida actúan como una “huella digital” que documenta quién accedió a un documento y cuándo lo hizo.
Doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.
- Automatización de codificación de entrada y salida de documentos con sellos de tiempo y otros metadatos.
- Creación de resguardos de presentación de registros para cada documento.
- Seguimiento del origen o destino de cada documento.
- Búsquedas de registros e información contenida en ellos, incluyendo búsquedas por estado.
- Registro de historial de acciones con detalles sobre quién las realizó, generación de copias digitales de documentos en papel y gestión de repositorio de documentos con formularios, flujos de validación, permisos y roles de usuario configurables, y la capacidad de establecer vínculos entre registros y documentos.
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Impulsando la eficiencia y la transparencia: la reforma hacia la facturación electrónica
Impulsando la eficiencia y la transparencia:
la reforma hacia la facturación electrónica
Julio 07, 2023
Ley 18/2022 "Crea y crece"
El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.
CONTACTE CON UN EXPERTODESCUBRA DOCEO EFACT¿Cuál es el formato o formatos que propone el borrador de la ley Crea y Crece para la factura electrónica?
El objetivo principal de la reforma de la ley Crea y Crece para la factura electrónica, es reducir costos y liberar recursos a través de la implementación de un sistema de facturación electrónica que cumpla con criterios y principios específicos.
El sistema que la empresa elija deberá proporcionar transparencia en los estados de pago y fomentar la negociación entre las partes. Para lograrlo, es necesario que las plataformas existentes de factura electrónica puedan interconectarse de manera gratuita para promover la competencia y permitir que las empresas elijan una única plataforma para operar.
La nueva ley Crea y Crece, reconoce la importancia de la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica, asegurando que se incluyan diversos formatos compatibles con los utilizados en Europa y por las empresas en España. Se destaca que ya existen plataformas privadas de factura electrónica que continuarán brindando servicios a sectores específicos, pero se enfatiza la necesidad de mejorar la interoperabilidad y la interconexión entre ellas.
Avanzando hacia la facturación 100 % electrónica
La implementación de esta reforma se realizará de manera progresiva, con pruebas piloto y la adaptación gradual de las empresas. Se tiene en cuenta la directiva europea y su modificación en relación con la facturación electrónica, así como las experiencias internacionales de otros países que ya han implementado este sistema.
En cuanto a la situación actual, se observa un aumento en el uso de facturas electrónicas en sectores como el gran consumo, el automóvil, la sanidad y las agencias de viaje. Se busca preservar y mejorar lo que ya existe, evitando distorsiones y garantizando la compatibilidad con los servicios privados de factura electrónica.
Requisitos y estándares: Impulso a la facturación electrónica
El real decreto establece requisitos mínimos para las plataformas que deseen formar parte del sistema nacional de facturación electrónica, incluyendo seguridad de la información, niveles de servicio y facilidad de interconexión. Asimismo, se establecen estados mínimos que deben incorporar las facturas electrónicas, como el estado de factura y pago, aunque se permite la generación de otros estados voluntarios.
El siguiente paso es someter el proyecto a los trámites internos y obtener informes de diversas instancias. Posteriormente, se solicitará la aprobación de la Unión Europea y los Estados miembros. El objetivo es que la norma entre en vigor en un plazo de un año para las empresas más grandes y se establezcan prórrogas para las más pequeñas y los autónomos.
Esta reforma busca reducir abusos en los plazos de pago, fomentar la digitalización de las empresas y mejorar el cumplimiento del IVA. Se pretende cambiar el tejido productivo del país y mejorar el entorno empresarial. Se invita a las partes interesadas a participar en el proceso y plantear sus observaciones para enriquecer el proyecto.
La implementación progresiva de un sistema de facturación electrónica busca reducir costos y liberar recursos, promoviendo la transparencia en los estados de pago y fomentando la negociación entre las partes. Las plataformas existentes podrán interconectarse gratuitamente, generando competencia y permitiendo a las empresas elegir una única plataforma.
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Cómo deberá ser la factura digital según el borrador de la ley Crea y Crece
¿Cómo deberá ser la factura digital según el borrador de la ley Crea y Crece?
Juny 23, 2023
Ley 18/2022 "Crea y crece"
El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.
¿Te contamos más?¿Cuál es el formato o formatos que propone el borrador de la ley Crea y Crece para la factura electrónica?
El lunes pasado, se hizo público el borrador del real decreto que complementa la Ley 18/2022, del 28 de septiembre, sobre la creación y crecimiento de empresas en lo que respecta a la factura electrónica entre empresas y profesionales (relaciones B2B).
La gran incógnita que nos intriga a todos es descubrir el formato exacto que está tomando forma y concretándose después de la polémica del “formato estructurado” mencionado en la ley.
Empezamos a ver de qué estamos hablando en el borrador, concretamente en el artículo 6 del borrador. Vamos a ver qué comenta en este artículo.
Se entenderá por factura electrónica a los efectos de este Real Decreto aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis:
- Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
- Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.
Por orden de la persona titular del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital podrán añadirse otras sintaxis admitidas adicionales en atención a la amplitud de su uso en un determinado sector económico o a la innovación tecnológica en este campo.
Los plazos de adaptación a la nueva situación
Los plazos empiezan a contar a partir de la publicación del reglamento (oficial, no el borrador):
- Un primer plazo de 1 año para empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
- Un segundo plazo de 2 años para empresas y autónomos con una facturación anual menor a 8 millones de euros.
La Firma mejor con firma biomótrica o doble factor
Las facturas electrónicas emitidas a través de plataformas privadas deben ser firmadas por el emisor con una firma electrónica avanzada, de acuerdo con el artículo 10.1.a) del Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
Cuando una factura electrónica firmada se transmite entre diferentes plataformas designadas por el emisor y el destinatario, la sintaxis y especificaciones técnicas son acordadas por ambas partes.
Contenido de las facturas
En el intercambio de facturas electrónicas a través de plataformas privadas, los emisores deben enviar una copia a la solución pública de facturación, que incluya los contenidos obligatorios según el Real Decreto 1619/2012. Todas las facturas electrónicas deben tener un código único con el número de identificación fiscal del emisor, número y serie de la factura, y fecha de expedición.
Empresas y profesionales pueden acordar con sus proveedores que las facturas contengan información adicional más allá de los requisitos mínimos establecidos en el Real Decreto 1619/2012. Sin embargo, solo se puede exigir información del destinatario en la factura electrónica si el emisor la tiene disponible antes de la fecha de la operación documentada.
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Doceo Software nombra a Blue Raccoon PTY Ltd distribuidor exclusivo para la región SADEC en Sudáfrica
Doceo Software nombra a Blue Raccoon PTY Ltd distribuidor exclusivo para la región SADEC en Sudáfrica
Junio 1, 2023
Doceo Software, proveedor líder de tecnologías que de forma modular se relacionan entre sí, formando soluciones adaptables y escalables para cualquier empresa y sector, se complace en anunciar su asociación estratégica con Blue Raccoon PTY Ltd, que será nombrado distribuidor exclusivo de su software en la región SADEC. El objetivo de esta colaboración es proporcionar a las pequeñas y medianas empresas (PYME) soluciones de software asequibles, escalables y fáciles de usar, que respondan a la creciente necesidad de una gestión eficaz de los documentos ante los crecientes retos de la gobernanza.
Doceo Software se ha consolidado como un nombre de confianza en el sector, especializado en la gestión de objetos digitales; generación de contenidos digitales, gestión de documentos web, flujos de trabajo, clasificación automática de documentos, extracción de información, reducción de peso, mejora de la calidad, identificación de contenidos, almacenamiento a largo plazo, firma biométrica con validez legal y digitalización masiva.
Sus soluciones están diseñadas para agilizar los procesos empresariales, mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de la normativa del sector. Con un fuerte enfoque en la asequibilidad y la flexibilidad, Doceo Software ofrece complementos opcionales y permite a los clientes elegir entre los modelos de despliegue on-premise, nube privada o Software como Servicio (SaaS).
Sin embargo, las PYMES suelen tener dificultades para acceder a soluciones de software asequibles y escalables que se adapten a sus necesidades específicas. Muchas se encuentran dependiendo de sistemas demasiado complejos que pueden no alinearse con sus procesos empresariales o carecer de las capacidades de automatización y validación necesarias. Esto puede dar lugar a ineficiencias, errores y posibles problemas de cumplimiento.
Blue Raccoon PTY Ltd es un proveedor tecnológico de confianza con experiencia en desarrollo de software, diseño de soluciones y automatización de flujos de trabajo. Con un profundo conocimiento del mercado local, Blue Raccoon PTY Ltd tiene como objetivo ofrecer soluciones de software innovadoras a las empresas, permitiéndoles superar los retos y alcanzar sus objetivos.
La asociación entre Doceo Software y Blue Raccoon PTY Ltd pretende colmar esta brecha ofreciendo soluciones a medida a las PYME de la región SADEC. Blue Raccoon PTY Ltd, un proveedor tecnológico de confianza, aporta una amplia experiencia en la distribución de software y un profundo conocimiento de los requisitos específicos del mercado local.
Uno de los principales retos a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas en la actualidad es el creciente número de leyes y normativas relacionadas con la gobernanza y el cumplimiento, los recursos financieros limitados, la competencia con las grandes empresas, la adaptación a la transformación digital requerida a nivel mundial, las normativas de sostenibilidad y la gestión eficiente de las operaciones.
La suite Doceo Software ofrece a las pymes de la región SADEC una solución integral para hacer frente a estos retos. La naturaleza modular del software permite a las empresas implementar módulos específicos que se alinean con sus necesidades únicas, permitiendo seleccionar la opción más adecuada para su presupuesto e infraestructura.
La asociación entre Doceo Software y Blue Raccoon PTY Ltd marca una nueva era para las PYME de la región SADEC, ofreciéndoles la oportunidad de aprovechar soluciones de software avanzadas que antes solo estaban al alcance de las grandes empresas.
Con esta asociación, las pymes pueden ahora adoptar modernos sistemas de flujo de trabajo documental que no solo optimizan sus operaciones, sino que también proporcionan tranquilidad en un entorno empresarial cada vez más regulado, una gestión eficiente de las operaciones y una transformación digital que permite afrontar los constantes cambios del mercado y tener capacidad operativa para competir con las grandes empresas.
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FONDOS EUROPEOS DE DESARROLLO REGIONAL
UNA MANERA DE HACER EUROPA
DoceoSoftware, S.L. participa en el Programa de Iniciación a la Exportación ICEX‐Next, y cuenta con el apoyo de ICEX y con la cofinanciación de Fondos europeos FEDER. La finalidad de este apoyo es contribuir al desarrollo internacional de la empresa y de su entorno.
Albaranes digitales con validez legal, cada vez más imprescindibles para muchas empresas
Albaranes digitales con validez legal, imprescindibles para muchas empresas
Tener albaranes digitales con validez legal puede ser más que beneficioso para muchas empresas en España, especialmente aquellas que manejan un volumen significativo de transacciones comerciales y necesitan documentar el movimiento de mercancías.
Buscamos empresas que quieran pasarse del incómodo papel a los albaranes digitales y prueben Doceo POD gratis 🙂
Diga adiós al papel
Elimine las tareas repetitivas y la introducción manual de datos, reduzca los errores propensos a los humanos y el coste de la impresión.
Aporte eficiencia a sus
operaciones de entrega
Diseñe y personalice formularios y albaranes aptos para móviles a los que pueda acceder desde doceo POD.
Firma biométrica | Doble factor
Doceo BioSign es la firma biométrica o de doble factor con validez legal que se integra en todas nuestras soluciones cloud.
Gestión completa de toda la documentación
Disponga de toda su documentación ordenada, validada y fácilmente consultable.
Una mejor experiencia
Mejore la experiencia del cliente y del empleado desde el pedido hasta la entrega.
Ventajas que puede ofrecer a las empresas los albaranes de entrega digitales
Empresas de logística y transporte
Las empresas de logística y transporte pueden beneficiarse de los albaranes digitales para documentar la entrega de mercancías, registrar la firma del destinatario y mantener un registro preciso de los envíos.
Mayoristas y distribuidores
Las empresas que se dedican a la distribución mayorista pueden utilizar albaranes digitales para registrar los productos enviados a sus clientes, incluyendo detalles como cantidades, descripciones y fechas de entrega.
Empresas de comercio electrónico
Las tiendas online y las empresas de comercio electrónico pueden utilizar albaranes digitales para documentar el envío de productos a sus clientes, incluyendo la información del pedido, la dirección de entrega y los detalles del paquete.
Empresas de servicios
Las empresas de servicios, como las de reparación, instalación o mantenimiento, pueden utilizar albaranes digitales para registrar las actividades realizadas en el lugar de trabajo, incluyendo los servicios prestados, las horas empleadas y los materiales utilizados.
Empresas de construcción
En el sector de la construcción, los albaranes digitales pueden ser útiles para documentar la entrega de materiales en el lugar de la obra, incluyendo detalles como la cantidad, el tipo y la calidad de los materiales entregados.
Es fundamental considerar que los albaranes digitales deben cumplir requisitos legales para ser válidos, como el uso de firmas electrónicas reconocidas y el cumplimiento de la normativa fiscal actual.
Con Doceo POD, sus albaranes de entrega digitales de cumplimiento legal garantizando.
¿Albaranes de entrega digitales?
Los albaranes de entrega digitales o comprobante de entrega son conocidos como POD (la abreviación del inglés Proof of delivery) y es el documento que da validez a las entregas de tu empresa.
En el proceso, primero se genera una nota de entrega. Esta, una vez firmada por el cliente, se denomina comprobante de entrega.
- Nota de entrega: Es un documento que incluye la descripción y la cantidad de los productos y servicios entregados. Una copia del documento, firmada por el comprador, se devuelve al vendedor como un Comprobante de la entrega.
- Comprobante de entrega: Un comprobante de entrega se consigue cuando un cliente firma una nota de entrega en la que acepta una entrega. Las notas de entrega se usan para documentar la transacción.
Al trasladar sus procedimientos a una plataforma digital, se reduce el tiempo de procesamiento, se evitan posibles retrasos, se eliminan costes adicionales y se mejora la experiencia del cliente.
- Notas de entrega perdidas, arrugadas o rotas.
- Alto costo de impresión y escaneo de papel.
- Archivo físico obligatorio para posibles reclamaciones.
- Acelera el procesamiento.
- Reduce los procesos en papel.
- Menos costos asociados con entregas incorrectas.
- Mejorar la experiencia del cliente.
Para la empresa
Plataforma de gestión documental
- Circuito de validación de documentos a través de bandejas (drag & drop) o con incrustación de sellos.
- Biblioteca documental con búsqueda para cualquier dato.
- Establezca relaciones entre documentos.
- Herramientas de gestión de tareas.
- Control horario y control de rendimiento con gráficos.
- Calendario compartido e individual con recordatorios.
- Gestión de permisos avanzada sobre usuarios y equipos de trabajo.
- Funciones CRM: Podrá almacenar los datos de sus clientes y realizar un seguimiento.
Los comprobantes de entrega
- Generación de documentos automáticos con OL Connect.
- Historial de acciones detallado. Haga seguimiento de quién y en que momento se ha realizado una modificación.
- Sus comprobantes de entrega perfectamente ordenados, validados y firmados (firma biométrica).
Para sus entregas
- No más documentos desordenados, arrugados o mal impresos.
- Mejor gestión de incidencias. Contacte en tiempo real con su empresa y solucione cualquier incidencia antes de abandonar el punto de entrega.
- Agregue una ubicación GPS e incluso tome una foto para generar un comprobante de entrega sin contacto.
- Captura de datos digitalmente en un solo dispositivo: Firmas, cambios en las cantidades, hora/fecha, geolocalización, fotografías, códigos de barras, notas y más.
- El proceso no requiere de ninguna explicación extra. El documento digital está diseñado para parecer papel y simular el proceso a mano.
Para sus clientes
- No más documentos desordenados, arrugados o mal impresos.
- Mejor gestión de incidencias. Contacte en tiempo real con su empresa y solucione cualquier incidencia antes de abandonar el punto de entrega.
- Agregue una ubicación GPS e incluso tome una foto para generar un comprobante de entrega sin contacto.
- Captura de datos digitalmente en un solo dispositivo: Firmas, Cambios en las cantidades, Hora/fecha, Geolocalización, Fotografías, Códigos de barras, Notas…
- El proceso no requiere de ninguna explicación extra. El documento digital está diseñado para parecer papel y simular el proceso a mano.
Conozca OL Connect
- Creación de una versión digital de los formularios impresos.
- Gestión del flujo de datos entre dispositivos móviles.
- Portal de gestión en tiempo real.
- Cambios en la información de la operación.
- Envío de notas de entrega completas al flujo de trabajo del sistema.
- Envío de comunicados en tiempo real al cliente.
Firma biométrica
Disponemos de un módulo doceo BioSign para ahorrar tiempo y desplazamientos a la hora de gestionar cualquier trámite.
- Cumplimiento de la normativa vigente (artículo 26 del Reglamento Europeo 910/2014, conocido como eIDAS).
- Mejora la experiencia de sus clientes pudiendo firmar sus documentos desde la comodidad de su dispositivo.
- Disponga de toda la documentación en formato digital firmada, sin necesidad de impresión en papel.
- Evita accesos innecesarios de terceras personas a los datos de carácter personal.
- Mayor cobertura legal en caso de desacuerdos.
doceo BioSign es la firma biométrica con validez legal que se integra en todas nuestras soluciones cloud.
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Los 4 puntos claves del futuro próximo de los gestores documentales
4 puntos claves del futuro próximo de los Gestores documentales
Febrero 07, 2023
En un futuro no muy lejano no existirá ningún software de Gestión Documental que no esté marcado por la adopción masiva de la nube, la inteligencia artificial y la automatización. Estos son los 4 checks que no puedes ignorar cuando contrates un Gestor Documental:
La mayoría de los gestores documentales están migrando hacia la nube para mejorar la accesibilidad, la escalabilidad y la seguridad de los documentos.
La inteligencia artificial se utilizará cada vez más para mejorar la búsqueda, la clasificación y la recuperación de documentos.
La automatización y la robótica serán una parte integral de la gestión documental en el futuro, permitiendo la automatización de tareas repetitivas y mejorando la eficiencia de la gestión de documentos.
Los gestores documentales se desarrollarán para mejorar la colaboración y la coordinación en tiempo real entre equipos.
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Febrero 06, 2023
Cuando una empresa presta servicios o suministra productos a una Administración Pública, surge la pregunta crucial: ¿debe emitirse una factura? La respuesta es un rotundo sí. Emitir una factura es un paso fundamental en cualquier transacción comercial, incluidas aquellas realizadas con entidades gubernamentales.
La emisión de facturas a las Administraciones Públicas es obligatoria tanto por ley como por razones prácticas. Desde el punto de vista legal, la legislación fiscal establece que todas las operaciones económicas deben estar respaldadas por una factura. Esto garantiza la transparencia, la trazabilidad y el cumplimiento de las obligaciones fiscales tanto para el proveedor como para la Administración.
¿Qué es factura-e y qué características tiene para que sea legal?
Para hacer una primera factura electrónica en un ayuntamiento, debe seguir los siguientes pasos:
- Identificación de la empresa o entidad que emite la factura: incluir información como nombre, dirección, identificación fiscal, etc.
- Identificación del cliente o receptor de la factura: incluir información como nombre, dirección, identificación fiscal, etc.
- Detalle de los bienes o servicios prestados: incluir una descripción detallada de los bienes o servicios, cantidad, precio unitario y subtotal.
- Cálculo de impuestos: incluir el cálculo de los impuestos correspondientes como IVA, etc.
- Información adicional: incluir cualquier información adicional relevante, como forma de pago, fecha de vencimiento, etc.
El formato de la factura electrónica es obligatoria desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, pero a fecha de hoy, aún tienes un cierto margen de tiempo para usar facturas como las de siempre. Igualmente, te recomendamos muy encarecidamente que intentes cumplir desde el primer momento con el formato electrónico y las normativas fiscales y tributarias del país en el que se emite la factura. Por ejemplo, en España el formato es el Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B.
Ley 18/2022 "Crea y crece"
El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.
¿Te contamos más?La Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B
En España, existen dos tipos de facturas electrónicas: la Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B.
La Factura Electrónica A es un formato que se utiliza para facturar a clientes particulares o consumidores finales, y debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos de la Agencia Tributaria (AEAT).
La Factura Electrónica B2B, por otro lado, es un formato que se utiliza para facturar a otras empresas o entidades, y debe cumplir con los requisitos establecidos por la AEAT, así como con los requisitos específicos de facturación electrónica entre empresas.
Algunas de las principales diferencias entre la Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B incluyen:
Requisitos fiscales y tributarios: la Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B tienen requisitos fiscales y tributarios diferentes.
Información incluida en la factura: la Factura Electrónica A requiere la inclusión de información adicional, como el NIF o CIF del cliente, mientras que la Factura Electrónica B2B requiere la inclusión de información detallada sobre el cliente y los productos o servicios prestados.
Requisitos de seguridad: la Factura Electrónica B2B requiere un mayor nivel de seguridad y autenticación, mientras que la Factura Electrónica A es más sencilla en este aspecto.
Es importante conocer las diferencias entre los dos formatos de facturación electrónica en España para emitir facturas electrónicas que cumplan con las normativas fiscales y tributarias correspondientes.
Pasos para Emitir una Factura a una Administración Pública
Si eres un autónomo...
- Identifica requisitos específicos: Averigua los requisitos y procedimientos específicos para facturar a la Administración Pública a la que estás prestando servicios.
- Cumple con la normativa: Asegúrate de cumplir con todos los requisitos legales y administrativos, incluyendo la Ley de Contratos del sector público y cualquier otra regulación aplicable.
- Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
- Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
- Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, incluyendo impuestos si corresponde.
- Inclusión de información legal: Asegúrate de incluir tu información como autónomo, incluyendo tu nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal, así como cualquier información legal requerida.
- Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los términos y condiciones acordados previamente.
Si eres una PYME...
- Investiga los Procedimientos: Investiga los procedimientos y requisitos específicos para facturar a la Administración Pública, teniendo en cuenta las regulaciones aplicables y los contratos establecidos.
- Cumple con las Normativas: Asegúrate de cumplir con todas las normativas legales y administrativas, incluyendo la normativa de contratación pública y cualquier otra regulación relevante.
- Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción de manera detallada, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
- Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
- Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, teniendo en cuenta cualquier impuesto aplicable y los términos del contrato.
- Inclusión de información legal: Añade la información legal de tu empresa, como su nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal y cualquier otra información requerida por la normativa.
- Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los procedimientos establecidos, asegurándote de seguir cualquier requisito adicional especificado en el contrato.
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¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?
¿Cómo hacer una factura electrónica gratis?
Enero 26, 2023
Ley 18/2022 "Crea y crece"
El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.
¿Te contamos más?¿Qué es factura-e y qué características tiene para que sea legal?
La factura-e es una factura electrónica, es decir, una factura que se emite y se recibe en formato electrónico.
Es importante tener en cuenta que la factura-e debe cumplir con las normas específicas de cada país, ya que cada uno tiene sus propias regulaciones sobre este tema. En España ha entrado en vigor la llamada Ley Crea y Crece que va a revolucionar el marco legal para la factura electrónica, aunque una de las cosas que, de momento, se puede entrever es que factura-e seguirá siendo legal.
Para que sea legal, debe cumplir con una serie de características, entre las que se incluyen:
- Estar firmada electrónicamente por el emisor.
- Contener un número de referencia de factura único e irrepetible.
- Cumplir con el formato establecido por el Ministerio de Hacienda.
- Debe contener los datos mínimos exigidos por la normativa fiscal.
- Estar almacenada en un sistema de gestión documental seguro y accesible para el destinatario y la Administración Tributaria.
¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?
Para crear una factura en formato factura-e, siga estos pasos:
- Paso 1: Reúna la información necesaria para la factura, como los datos de su empresa y del cliente, los detalles del producto o servicio vendido y el precio.
- Paso 2: Utilice un software de facturación electrónica que cumpla con las normas de la factura-e. El ministerio de hacienda dispone de instrucciones básicas para ello. Clica aquí para acceder.
- Paso 3: Ingrese la información necesaria en el software y asegúrese de que toda la información esté correcta.
- Paso 4: Genere la factura en el formato requerido (generalmente XML) y firme electrónicamente.
- Paso 5: Envíe la factura al cliente a través de correo electrónico o mediante un sistema de intercambio de facturas electrónicas.
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¿Cómo hacer una factura electrónica de gratis?
¿Cómo hacer una factura electrónica gratis?
Enero 26, 2023
Hay varias opciones para crear facturas electrónicas gratuitas si eres un autónomo. Te ofrecemos algunas ideas:
- Utilizar plantillas de facturas gratuitas en línea: hay varios sitios web que ofrecen plantillas de facturas gratuitas para descargar e imprimir. Puedes personalizar estas plantillas con tus propios datos y utilizarlas para crear tus facturas.
Ten cuidado con: las plantillas no te aseguran el cumplimiento de la normativa ni te ayudan a saber qué impuestos debes incluir en tu factura.
- Existen programas de contabilidad gratuitos: hay varios programas de contabilidad gratuitos disponibles en línea que te permiten crear y enviar facturas electrónicas. Algunos ejemplos incluyen Wave, Zoho Books, y SlickPie.
Ten cuidado con: Los programas gratuitos o bien tienen unos periodos de prueba limitados o tienen una funcionalidad limitada. Te recomendamos que pruebes más de uno ante de decidirte.
Nuestro consejo: hay programas de pago muy asequibles. No te conformes con las escasas posibilidades que te ofrecen los programas gratuitos, podrías perderte ventajas increíbles que te ayuden a ahorrar muchísimo en tiempo y dinero.
- Utiliza aplicaciones móviles: hay varias aplicaciones móviles disponibles para crear y enviar facturas electrónicas.
Nuestro consejo: Algunas de ellas son gratuitas y otras tienen un costo, pero te permite generar facturas de manera sencilla y rápida.
- Utiliza herramientas de Facturación electrónica ofrecidas por el gobierno: Dependiendo del país donde te encuentres, algunos gobiernos ofrecen herramientas de facturación electrónica gratuitas para los contribuyentes.
Nuestro consejo: Esta es la mejor opción para empezar, pero las soluciones que vas a encontrar son muy limitadas. Te recomendamos echar un ojo a soluciones de pago igualmente homologadas por el gobierno que te pueden hacer tu día a día mucho más fácil.
Es importante recordar que, independientemente de la opción que elijas, debes cumplir con todas las regulaciones fiscales y tributarias aplicables. Es recomendable verificar que cumples con las regulaciones fiscales en tu país, ya que estas pueden variar dependiendo del lugar.
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