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¿Debes emitir una factura a una administración pública?
Te contamos como debes hacerlo
20 de enero de 2025
Emitir una factura a una administración pública puede ser un proceso complejo si no cuentas con las herramientas adecuadas. La normativa exige cumplir requisitos específicos y utilizar plataformas electrónicas, lo que puede resultar confuso para quienes no están familiarizados con estos procedimientos. Afortunadamente, con DoceoFactura, puedes simplificar y agilizar esta tarea, asegurándote de cumplir con todos los estándares legales y técnicos.
A continuación, te explicamos cómo emitir facturas a administraciones públicas y te damos consejos prácticos según seas empresa, autónomo o particular.
Factura electrónica: una obligación, no una opción
Desde la aprobación de la Ley 25/2013, es obligatorio emitir facturas electrónicas para todas las transacciones superiores a 5.000 euros con administraciones públicas. Sin embargo, en la práctica, muchas entidades exigen este tipo de facturación incluso para importes menores.
Con Doceo Factura, puedes crear facturas electrónicas en formato Facturae, firmarlas digitalmente y enviarlas directamente a la plataforma correspondiente, como FACe, todo en pocos clics y sin complicaciones técnicas.
Requisitos clave de la factura electrónica
Para que una administración pública acepte tu factura, debe incluir:
- Formato Facturae: Obligatorio en España, garantiza que la factura cumpla con los estándares.
- Datos del emisor y receptor: NIF, nombre completo o razón social, y dirección.
- Código DIR3: Identifica a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.
- Número de registro y fecha de emisión: Información básica de cualquier factura.
- Desglose del IVA y normativa aplicable: Si el servicio está exento de IVA, debe especificarse la normativa correspondiente.
Con Doceo Factura, puedes automatizar estos requisitos, minimizando errores y ahorrando tiempo.
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¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!¿Cómo se envían las facturas electrónicas?
La administración pública utiliza plataformas digitales como FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) para recibir las facturas.
Con Doceo Factura, puedes integrar tu sistema con FACe y otras plataformas locales, eliminando la necesidad de realizar el envío manualmente.
Beneficios de Doceo Factura
DoceoFactura es una solución diseñada para facilitar la facturación electrónica. Entre sus ventajas destacan:
- Creación automatizada de facturas en formato Facturae.
- Firma digital integrada.
- Conexión directa con FACe y otras plataformas públicas.
- Seguimiento en tiempo real del estado de tus facturas.
- Soporte técnico especializado para resolver cualquier duda.
Consejos prácticos según tu perfil
Si eres empresa
- Usa un software profesional: Como Doceo Factura, para gestionar volúmenes grandes de facturas y automatizar el proceso.
- Ten en cuenta los plazos de pago: La administración tiene tiempos específicos para aceptar y liquidar facturas. Doceo Factura permite hacer seguimiento de cada una.
- Gestiona certificados digitales: Asegúrate de que los certificados estén siempre actualizados para evitar rechazos.
Si eres autónomo
- Controla los impuestos: Recuerda que debes incluir y desglosar correctamente el IVA o indicar la exención aplicable.
- Utiliza plantillas preconfiguradas: Con Doceo Factura, puedes usar formatos ya listos que incluyen todos los campos requeridos por la administración.
- Busca asesoramiento: Si eres nuevo en la facturación electrónica, Doceo Factura incluye soporte para ayudarte.
Si eres una asociación
- Consulta si necesitas factura electrónica: Aunque no siempre es obligatorio, muchas administraciones públicas lo exigen, sobre todo si gestionas subvenciones o ayudas públicas.
- Ten tus datos actualizados: Asegúrate de que la información de la asociación, como el NIF y la dirección, esté al día para evitar problemas al emitir facturas.
- Facilita la gestión con Doceo Factura: La herramienta permite organizar las facturas de manera sencilla y mantener un registro ordenado, ideal para asociaciones con recursos limitados.
Si eres particular
- Consulta si necesitas factura electrónica: aunque no siempre es obligatorio, muchas administraciones públicas lo requieren. Si debes emitir una factura puntual, contacta con el ayuntamiento para aclarar los requisitos y asesórate con un experto para conocer las opciones legales disponibles y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.
Más si eres autónomo
- Identifica requisitos específicos: Averigua los requisitos y procedimientos específicos para facturar a la Administración Pública a la que estás prestando servicios.
- Cumple con la normativa: Asegúrate de cumplir con todos los requisitos legales y administrativos, incluyendo la Ley de Contratos del sector público y cualquier otra regulación aplicable.
- Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
- Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
- Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, incluyendo impuestos si corresponde.
- Inclusión de información legal: Asegúrate de incluir tu información como autónomo, incluyendo tu nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal, así como cualquier información legal requerida.
- Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los términos y condiciones acordados previamente.
Más si eres PYME
- Investiga los Procedimientos: Investiga los procedimientos y requisitos específicos para facturar a la Administración Pública, teniendo en cuenta las regulaciones aplicables y los contratos establecidos.
- Cumple con las Normativas: Asegúrate de cumplir con todas las normativas legales y administrativas, incluyendo la normativa de contratación pública y cualquier otra regulación relevante.
- Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción de manera detallada, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
- Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
- Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, teniendo en cuenta cualquier impuesto aplicable y los términos del contrato.
- Inclusión de información legal: Añade la información legal de tu empresa, como su nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal y cualquier otra información requerida por la normativa.
- Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los procedimientos establecidos, asegurándote de seguir cualquier requisito adicional especificado en el contrato.
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