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Software para banca y finanzas

Elige una solución adecuada y transforma los bancos tradicionales en plataformas versátiles que ofrecen experiencias excepcionales a los clientes

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Elegir un Buen Software de Gestión Documental

Necesidades Específicas para Seleccionar el Software Ideal para tu Entidad Financiera

Consideraciones Clave para el Software de Gestión Documental Ideal

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Elegir el software de gestión documental adecuado puede transformar un banco tradicional en una plataforma versátil y moderna, mejorando la eficiencia operativa, la seguridad de la información y la experiencia del cliente. Al considerar cuidadosamente las necesidades específicas, las funcionalidades clave y la escalabilidad, los bancos pueden tomar una decisión informada que beneficiará tanto a la institución como a sus clientes a largo plazo. 

Elegir un Buen Software de Gestión Documental

Mayor eficiencia

Un buen software de gestión documental automatiza muchos procesos manuales, como la captura, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos. Esto ahorra tiempo y esfuerzo, permitiendo a los empleados centrarse en tareas más importantes.

Seguridad y cumplimiento

En el sector financiero, la seguridad de la información y el cumplimiento de normativas son esenciales. Un buen software ofrece encriptación de datos, control de acceso y auditorías de seguridad. Además, ayuda a cumplir con las normativas regulatorias, gestionando los documentos de acuerdo con las leyes aplicables.

Acceso rápido a la información

Con funcionalidades de búsqueda avanzada, los empleados pueden localizar documentos específicos en segundos, mejorando la productividad y reduciendo el tiempo de respuesta a las consultas de los clientes.

Ahorro de costes

Digitalizar documentos y reducir el uso de papel no solo es bueno para el medio ambiente, sino que también reduce los costes operativos. Menos espacio de almacenamiento físico y menos material de oficina son solo algunas formas en que un buen software puede ahorrar dinero.

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Mejora de la experiencia del cliente

  • Acceso rápido a la información del cliente: ofrece un servicio eficiente y personalizado, facilitando la localización inmediata de documentos específicos.
  • La personalización del servicio incrementa su satisfacción, mientras que la rapidez y precisión en las consultas garantizan una atención eficiente y eficaz.
  • Servicio más eficiente: ahorra tiempo en la resolución de consultas y mejora la productividad del personal bancario, permitiendo un acceso rápido y preciso a la información del cliente y ofreciendo un servicio más personalizado.
  • Reduce los tiempos de espera y garantiza la exactitud de los datos proporcionados, asegurando así una atención rápida y precisa para mejorar la experiencia del cliente.
  • La calidad del servicio se mejora significativamente con un buen sistema de gestión documental, que es esencial para proporcionar una experiencia bancaria superior, optimizando la eficiencia y la satisfacción del cliente en cada interacción.

Necesidades Específicas para Seleccionar el Software Ideal para tu Entidad Financiera

Antes de elegir un software, es importante evaluar las necesidades específicas de tu banco o entidad financiera.

¿Qué tipo de documentos manejas? ¿Cuántos usuarios necesitan acceso? ¿Cuáles son los requisitos de seguridad?

Responder a estas preguntas te ayudará a identificar las funcionalidades esenciales que debe tener el software.

Funcionalidades clave

Busca un software que ofrezca:

  • Automatización de procesos
  • Seguridad avanzada y encriptación
  • Control de acceso y permisos
  • Búsqueda avanzada y recuperación de documentos
  • Integración con otros sistemas bancarios
  • Capacidades de auditoría y cumplimiento normativo

Facilidad de uso

La facilidad de uso es especialmente crucial para garantizar una rápida adopción del software por parte de empleados y clientes, especialmente aquellos de edad avanzada.

Para las personas mayores, una interfaz intuitiva y fácil de usar no solo facilita la navegación, sino que también reduce la frustración y el estrés asociado con el manejo de nuevas tecnologías.

Un sistema que ofrezca opciones claras y accesibles, con botones grandes y textos legibles, ayuda a que estos clientes puedan realizar sus operaciones bancarias de manera independiente y cómoda.

Esto no solo optimiza el tiempo de formación para los empleados, sino que también asegura que todos los clientes, independientemente de su edad, puedan acceder a servicios de manera eficiente y con confianza.

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Consideraciones Clave para el Software de Gestión Documental Ideal

Soporte y mantenimiento

Un buen proveedor de software debe ofrecer soporte técnico y mantenimiento continuos para garantizar el funcionamiento óptimo del sistema. 

Es fundamental que el proveedor tenga un historial comprobado de soporte al cliente, con un equipo de soporte accesible y capacitado para resolver problemas rápidamente. Además, el proveedor debe comprometerse a proporcionar actualizaciones regulares para mejorar el software, corregir errores y asegurar su compatibilidad con las nuevas normativas y tecnologías emergentes. 

Esto asegura que el sistema se mantenga eficiente y en conformidad con los requisitos legales y operativos vigentes.

Pruebas y referencias

Antes de tomar una decisión final sobre la adquisición de software, es crucial solicitar una prueba del sistema.

Esto permite evaluar su rendimiento en un entorno realista y verificar si cumple con las expectativas y necesidades específicas de tu institución. Además, busca referencias y testimonios de otros bancos o instituciones financieras que ya estén utilizando el software.

Las experiencias de estos usuarios actuales pueden ofrecer una visión valiosa sobre la funcionalidad, la fiabilidad y el nivel de soporte que puedes esperar, ayudando a tomar una decisión más informada y segura.

Escalabilidad para el negocio

Es esencial elegir un software que pueda escalar con el crecimiento de tu negocio. La escalabilidad garantiza que el sistema pueda manejar un aumento en el volumen de documentos y usuarios sin experimentar problemas de rendimiento.

Un software escalable no solo facilita la expansión de tus operaciones, sino que también protege tu inversión a largo plazo, permitiendo que el sistema se adapte a las futuras necesidades y desafíos de la institución sin necesidad de una renovación completa.

Recuerda estos 5 puntos

  1. Evaluar las necesidades específicas: Considera cuidadosamente las necesidades únicas de tu banco para seleccionar un software que se ajuste perfectamente a tus requerimientos.
  2. Priorizar funcionalidades clave: Asegúrate de que el software ofrezca las funcionalidades esenciales que optimicen la eficiencia y seguridad operativa.
  3. Verificar soporte y mantenimiento: Opta por proveedores que ofrezcan soporte técnico y mantenimiento continuos, así como actualizaciones regulares.
  4. Solicitar pruebas y referencias: Realiza pruebas del software y busca referencias para validar su desempeño y fiabilidad en entornos reales.
  5. Considerar la escalabilidad: Elige un software que pueda crecer con tu negocio, manejando aumentos en volumen y usuarios sin afectar el rendimiento.

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Doceo Store

Más allá de un gestor documental. Automatice sus procesos documentales y concéntrese en lo importante con Doceo Store.

  • Gestión de usuarios y perfiles: Administre perfiles y permisos de usuarios y grupos de manera centralizada.
  • Búsqueda avanzada: Localice rápidamente documentos, tareas, eventos y archivos adjuntos con opciones de búsqueda avanzadas.
  • Gestión de tareas visual: Use tableros Kanban para crear, administrar y asignar tareas, incluso a partir de documentos.
  • Organización eficaz con etiquetas: Clasifique registros y eventos con etiquetas personalizadas para un acceso rápido y ordenado.
  • Calendario inteligente: Cree y comparta eventos, asociándolos con documentos y registros para una gestión contextualizada.
  • Interacción Drag & Drop: Facilite el movimiento de documentos entre bandejas con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar.
  • Variedad y flexibilidad documental: Gestione diferentes tipos de documentos y atributos según sus necesidades.
  • Administración de registros y expedientes: Visualice y administre registros y expedientes con opciones de eliminar, seleccionar, clonar, exportar e imprimir.
  • Relaciones documentales: Establezca conexiones entre documentos para una comprensión integral y una mejor toma de decisiones.
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Doceo BioSign Forms con Gestiona

Doceo BioSign Forms ofrece firma digital con garantías legales.

  • Dispone de formularios HTML personalizados a rellenar por el cliente.
  • Permite firmar documentos desde cualquier lugar con móviles o tablets, incluso offline, enviándolos al recuperar conexión.
  • Incrementa la calidad y trazabilidad de los procesos de firma, asegurando transacciones seguras y rápidas.
  • Se integra con sistemas externos mediante API, automatizando procesos y eliminando tareas manuales.
  • La APP captura datos en tiempo real, incluyendo firmas biométricas, GPS, fotos, y más. Está disponible en iOS y Android, gestionando documentos de forma eficiente y segura, y permite compartir documentos con un clic y organizarlos por cliente o categoría.
  • Dispone de la plataforma Doceo Gestiona con funciones de gestor documental.
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Doceo Reg, Registro de entrada y salida

Doceo Reg optimiza el registro de entrada y salida de documentos, asegurando un control riguroso y sin alteraciones. Este sistema es esencial para seguir el flujo de documentos, mantener la seguridad de la información y facilitar su búsqueda.

Características Principales:

  • Registro Automático: Asigna códigos de entrada o salida automáticamente, con opciones de sellado de tiempo y metadatos.
  • Resguardo de Presentación: Genera un comprobante para cada registro de documento.
  • Rastreo Eficiente: Identifica siempre el origen y destino de los documentos.
  • Búsquedas Avanzadas: Realiza búsquedas totales y parciales, y consulta el historial de acciones.
  • Digitalización: Convierte documentos en papel a formato digital con garantías de autenticidad.
  • Repositorio de Documentos: Permite crear y subir documentos nuevos.
  • Formularios y Flujos de Validación: Integra flujos de trabajo con sistema de arrastrar y soltar.
  • Configuración de Permisos: Permite roles y permisos de usuario completamente personalizables.
  • Vínculos entre Registros: Facilita la creación de conexiones entre documentos y registros.

Para obtener orientación sobre la incorporación de Doceo Reg en tu organización y descubrir cómo puede mejorar la gestión documental, contáctanos para más información.

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