¿Qué es la Transformación Digital?
El cambio profundo en la cultura organizativa de las empresas del que todo el mundo habla
08 de octubre, 2024
En los últimos años, hemos oído hablar mucho de la transformación digital, pero ¿qué significa realmente? Nos referimos a un proceso en el que las empresas integran tecnologías digitales en todos sus departamentos y áreas de trabajo para ser más eficientes, mejorar la experiencia del cliente y abrir nuevas oportunidades de negocio.
No es simplemente adoptar nuevas herramientas tecnológicas. Es un cambio profundo en la cultura organizativa que requiere a las empresas evolucionar en sus formas de trabajar y pensar. Esto implica automatización de procesos, decisiones basadas en datos, una mejor colaboración entre equipos y la agilización de tareas cotidianas para mantenerse competitivas en el mercado actual.
Beneficios de la Transformación Digital
Entre los principales beneficios de la transformación digital se encuentran:
- Mayor eficiencia operativa: Automatización de tareas rutinarias y procesos manuales, lo que reduce errores y tiempos.
- Mejora en la experiencia del cliente: Ofrecer soluciones más rápidas, personalizadas y accesibles, lo que mejora la satisfacción del cliente.
- Toma de decisiones basada en datos: Gracias a la integración de tecnologías como el Big Data y la inteligencia artificial, las empresas pueden analizar grandes cantidades de datos en tiempo real para mejorar la toma de decisiones.
- Innovación y ventaja competitiva: Las empresas que se transforman digitalmente están mejor preparadas para adaptarse a los cambios del mercado y anticiparse a las necesidades de sus clientes.
¿Por qué es necesaria la Transformación Digital?
En un entorno empresarial cada vez más competitivo y globalizado, las empresas necesitan ser más ágiles y estar preparadas para responder rápidamente a las demandas cambiantes del mercado. Además, con la creciente digitalización de la vida cotidiana, los clientes esperan experiencias más rápidas, personalizadas y fluidas, lo que impulsa a las empresas a adaptarse.
Las organizaciones que no se transforman digitalmente corren el riesgo de quedarse atrás, perder clientes y oportunidades de negocio, ya que no podrán competir eficazmente con empresas más ágiles que ya han adoptado estas tecnologías.
La transformación digital no es solo una moda o una opción para las empresas, sino una necesidad en un entorno cada vez más competitivo. Las empresas que han logrado digitalizarse de manera efectiva no solo han mejorado su eficiencia y capacidad de adaptación, sino que también han creado nuevas oportunidades de negocio y mejorado la experiencia de sus clientes.
Adaptarse a las nuevas tecnologías, automatizar procesos y aprovechar el análisis de datos se ha convertido en una pieza fundamental para asegurar el éxito en el mundo empresarial actual.
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¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!Tres Ejemplos de Transformación Digital
Algunas empresas han logrado implementaciones exitosas de la transformación digital, mejorando significativamente sus procesos y resultados. A continuación, presentamos algunos casos de éxito:
1. ACSA Armengol Calsina
Bomar 1937 y Andolac, del Grupo Armengol Calsina S.A., líderes en la distribución de alimentos y bebidas en Andorra, han mejorado sus procesos mediante la automatización y digitalización de albaranes. Esto les ha permitido mejorar la eficiencia, reducir errores y agilizar procesos, garantizando un seguimiento preciso en tiempo real.
2. Casa Mas
Casa Mas, empresa catalana con más de 25 años de experiencia en platos preparados frescos, optimizó sus procesos de entrega mediante la digitalización y automatización de albaranes. Con la solución POD de Objectif Lune, mejoraron la fiabilidad y eficiencia, integrando captura de datos y firmas digitales, seguimiento en tiempo real, y mayor movilidad para sus transportistas.
3. Supermercados Pijoan
Supermercados Pijoan, una empresa familiar con más de 25 años de experiencia en alimentación, ha alcanzado un nuevo nivel de madurez digital mediante la implementación del Kit Digital. Gracias a Doceo Store y Doceo FacCert, han automatizado la gestión de facturas, albaranes, nóminas y otros documentos, optimizando recursos y mejorando la eficiencia operativa.
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¿Qué pasa si un trabajador/a no quiere fichar?
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Implicaciones del Registro de Jornada: Consecuencias y Recomendaciones
03 de Octubre, 2024
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro de jornada laboral se ha convertido en un requisito obligatorio para todas las empresas en España. Esta normativa tiene como objetivo garantizar un control preciso del horario de trabajo de todos los empleados, contribuyendo a la lucha contra la morisidad y el trabajo no remunerado. Pero, ¿qué sucede si un trabajador o trabajadora se niega a fichar? A continuación, analizaremos las implicaciones de esta obligación, cómo abordar estas situaciones y las posibles consecuencias para la empresa en caso de incumplimiento.
Implicaciones del Registro de Jornada
El registro de la jornada laboral implica que las empresas deben llevar un control riguroso del horario de entrada y salida de sus empleados. Esto no solo ayuda a cumplir con la legislación laboral, sino que también proporciona un marco para garantizar los derechos de los trabajadores, como el pago de horas extras y el respeto de los períodos de descanso.
Las empresas deben asegurarse de que el sistema de registro sea accesible y fácil de usar para todos los empleados.
Descúbrelo aquí
Situaciones de Negativa a Fichar
En caso de que un trabajador o trabajadora se niegue a fichar, la empresa debe abordar la situación con cuidado. Aquí hay algunas pautas sobre cómo proceder:
Diálogo Abierto: La empresa debe iniciar un diálogo con el empleado para entender las razones detrás de su negativa. Puede haber motivos personales, técnicos o malentendidos sobre el sistema de registro.
Recordatorio de Obligaciones: Es fundamental recordar al empleado que el registro de jornada es una obligación legal y que su incumplimiento puede tener consecuencias para la empresa.
Formación y Apoyo: Si la negativa se debe a problemas con el sistema de fichaje, la empresa debe ofrecer la formación necesaria para asegurar que todos los empleados se sientan cómodos utilizando la herramienta, como Doceo InTime, que simplifica el proceso y mejora la experiencia del usuario.
Consecuencias para la Empresa
Si un trabajador/a persiste en su negativa a fichar, la empresa debe considerar las siguientes implicaciones:
Sanciones Administrativas: La Inspección de Trabajo puede imponer sanciones a la empresa si se determina que no se está cumpliendo con la obligación de registro de jornada. Estas sanciones pueden variar en función de la gravedad de la infracción.
Problemas en la Gestión de Recursos Humanos: La falta de un registro adecuado puede complicar la gestión de los recursos humanos, incluyendo el cálculo de nóminas, horas extras y días de vacaciones.
Responsabilidad Legal: Si se producen conflictos laborales relacionados con el horario de trabajo, la empresa podría enfrentar problemas legales si no cuenta con un registro de jornada que respalde sus decisiones.
El registro de jornada laboral es una obligación crucial para las empresas en España, que busca proteger tanto los derechos de los trabajadores como los intereses de las organizaciones. Así que en caso de que un trabajador/a se niegue a fichar, es esencial que la empresa actúe con diligencia, estableciendo un diálogo abierto y proporcionando la formación necesaria.
Aquí te dejamos algunas recomendaciones para que tus trabajadores entiendan la importancia del fichaje para que sea visto como algo beneficioso para el trabajador y no una forma de control como en muchos casos puede esperarse.
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Clica aquí Recomendaciones para Manejar la Negativa de un Trabajador a Fichar
Estas recomendaciones van desde el enfoque amistoso hasta las acciones legales que puede tomar la empresa.
1. Enfoque Amistoso
-
Diálogo abierto: Inicia una conversación informal con el trabajador para entender las razones de su negativa. Escucha sus inquietudes y muestra empatía. A veces, la negativa puede deberse a malentendidos sobre el sistema de fichaje o problemas personales.
-
Informar sobre la obligación legal: Recuerda al empleado que el registro de jornada es una obligación legal según el Real Decreto-ley 8/2019 y que es importante para proteger sus derechos laborales. Puedes hacerle firmar una circular con esta información conforme ha sido informado.
-
Facilitar el uso del sistema: Recuerda que cada persona es distinta a la hora de tener más o menos habilidad o interés por la tecnología y puede que el trabajador se vea abrumado con el funcionamiento de tu software de fichaje. Asegúrate de que el trabajador conozca cómo utilizar correctamente el sistema (por ejemplo, Doceo InTime). Ofrece formación si es necesario, destacando la facilidad de uso de la herramienta. Asegúrate de tranquilizar a tus trabajadores en el caso de errores o descuidos.
2. Intervención Formal
Advertencia verbal: Si el diálogo amistoso no tiene éxito, realiza una advertencia verbal formal, explicando las consecuencias de continuar con la negativa a fichar. Es importante documentar esta advertencia para futuros pasos.
Carta de advertencia: Si la negativa persiste, emite una carta formal de advertencia. En esta carta, se debe incluir:
- Descripción de la conducta del trabajador.
- Recordatorio de la obligación legal de fichar.
- Posibles consecuencias si la situación no cambia.
Establecer un plazo: Proporciona un plazo razonable para que el trabajador comience a cumplir con la obligación de fichar, dejando claro que se revisará su situación después de este plazo.
3. Acciones Disciplinarias
Advertencia escrita y con exigencia de firma: Si después del plazo establecido el trabajador sigue sin fichar, se le debe enviar una advertencia escrita más formal, advirtiendo que su conducta puede dar lugar a sanciones disciplinarias.
Iniciar procedimiento disciplinario: Si la situación no mejora, la empresa debe considerar iniciar un procedimiento disciplinario. Este proceso debe incluir:
- Reunión con el trabajador para discutir la situación.
- Presentación de pruebas (como registros de jornada que demuestren la negativa).
- Oportunidad para que el trabajador se defienda.
4. Consecuencias Legales
La gestión de un trabajador que se niega a fichar debe abordarse de manera gradual y estructurada. Desde el diálogo abierto hasta la posibilidad de acciones disciplinarias, es importante que la empresa siga un proceso claro y documentado. Antes de llegar al despido, se debe intentar resolver la situación mediante la comunicación y la formación, ya que el despido debe ser considerado como un último recurso y con la debida justificación legal.
Se espera no llegar a este punto, pero si fuera necesario:
Sanciones: Dependiendo de la gravedad de la situación y del historial del trabajador, las sanciones pueden variar desde una simple amonestación hasta una suspensión.
Despido: El despido puede ser considerado como una opción si el comportamiento del trabajador es reiterado y obstinado, y si la negativa a fichar afecta gravemente el funcionamiento de la empresa. Para proceder al despido, la empresa debe:
- Asegurarse de que hay pruebas documentales claras de la negativa a fichar.
- Justificar que el despido es procedente, es decir, que el incumplimiento del trabajador es suficientemente grave como para romper la relación laboral.
- Seguir el procedimiento legal adecuado para el despido, incluyendo la notificación formal y el cumplimiento de los plazos establecidos por la ley.
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Diferencias y requisitos de los prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados y no cualificados
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Diferencias y requisitos de los prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados y no cualificados
La importancia de contratar prestadores de confianza
los Prestadores de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificados y No Cualificados
12 de Septiembre, 2024
Cuando se trata de servicios electrónicos que implican la transmisión o almacenamiento de datos sensibles, la contratación de un prestador de servicios electrónicos de confianza es crucial para garantizar la seguridad y la validez jurídica de las transacciones.
5 Razones para Contratar un Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza
Seguridad de datos: Los prestadores de confianza garantizan altos estándares de seguridad en el manejo de datos y transacciones, reduciendo el riesgo de fraudes, ataques cibernéticos y accesos no autorizados.
Validez jurídica: Los servicios de confianza aseguran que las transacciones electrónicas cumplan con los requisitos legales, proporcionando una base sólida para la validez jurídica y la resolución de posibles disputas legales.
Cumplimiento normativo: Utilizar un prestador de confianza garantiza el cumplimiento de normativas y regulaciones específicas del sector, lo que ayuda a evitar problemas legales y sanciones en el futuro.
Integridad de la información: Los servicios de confianza protegen la integridad de los datos, asegurando que la información no sea alterada de manera no autorizada durante la transmisión o almacenamiento.
Confianza y reputación: Contratar un prestador de confianza refuerza la confianza de tus clientes y socios comerciales, mejorando la reputación de tu empresa al demostrar un compromiso con la seguridad y la protección de datos.
Cualificado vs. No Cualificado
Prestador Cualificado
- Costo superior: Generalmente, tiene un coste más elevado debido a los requisitos de certificación y auditoría. ¿Realmente lo necesitas?
- Certificación y supervisión: Está certificado y supervisado por una autoridad competente, garantizando el cumplimiento de estrictos requisitos de seguridad y normativas.
- Validez jurídica automática: Los servicios prestados tienen una presunción de validez jurídica en toda la UE, lo que facilita su reconocimiento y aceptación en todos los Estados miembros.
- Altos estándares de seguridad: Cumple con rigurosos estándares de seguridad, incluyendo dispositivos seguros de creación de firma y protección avanzada contra riesgos cibernéticos.
- Servicios especializados: Ideal para servicios que requieren altos niveles de seguridad y validez jurídica, como firmas electrónicas avanzadas y certificaciones de sitios web.
Prestador no Cualificado
- Flexibilidad y adaptabilidad: Ofrece una solución flexible y adaptada a las necesidades específicas de la empresa, sin las estrictas limitaciones de los requisitos reguladores.
- Eficiencia en costos: Proporciona una opción más económica, ideal para empresas que no requieren una validación jurídica estricta en toda la UE, permitiendo ahorrar en costos sin comprometer la calidad.
- Suficiente para muchas necesidades: Ideal para la mayoría de las empresas que necesitan servicios de confianza sin requisitos legales específicos, proporcionando un nivel adecuado de seguridad y fiabilidad.
- Simplicidad en la implementación: Generalmente, los procesos de contratación y puesta en marcha son más ágiles, lo que facilita una rápida implementación y adaptación a las necesidades empresariales.
- Atención personalizada: A menudo ofrece un servicio más personalizado y accesible, permitiendo una mejor adaptación a las necesidades particulares de cada empresa.
Elegir el prestador adecuado depende de las características del servicio requerido y de los requisitos específicos de seguridad y validez jurídica. Mientras que un prestador cualificado es esencial para servicios que exigen altos niveles de garantía y reconocimiento legal en toda la UE, un prestador no cualificado puede ser una opción más económica y flexible para muchas transacciones y servicios.
Un prestador no cualificado ofrece una solución más asequible y adaptable, ideal para empresas que no están obligadas por ley a utilizar servicios cualificados. Este tipo de prestador permite una implementación más sencilla y proporciona un nivel adecuado de seguridad para necesidades generales.
Es fundamental evaluar las necesidades particulares de tu empresa y encontrar el equilibrio adecuado entre coste y requisitos de seguridad antes de tomar una decisión.
¿Qué Debo Pedir al Contratar un Prestador de Software de Confianza?
Si estás considerando contratar un prestador de software de confianza, asegúrate de evaluar los siguientes aspectos clave:
- Seguridad y protección de datos: Verifica las certificaciones de seguridad (como ISO/IEC 27001) y el cumplimiento con normativas de protección de datos (como el RGPD).
- Historial y reputación: Investiga la experiencia del prestador y solicita referencias. Pide demostraciones en vivo y haz todas las preguntas que consideres necesarias.
- Soporte y mantenimiento: Confirma que el prestador ofrezca soporte técnico adecuado y un plan de actualizaciones y mantenimiento.
- Flexibilidad y adaptación: Verifica si el software se puede personalizar y escalar según el crecimiento de tu empresa.
- Coste y condiciones contractuales: Infórmate sobre el modelo de precios, costos adicionales y condiciones del contrato, incluyendo cláusulas de cancelación.
- Documentación y formación: Asegúrate de recibir documentación completa y verifica si el prestador ofrece formación para ti y tu equipo.
Evaluar estos aspectos te ayudará a seleccionar un prestador de software que satisfaga tus necesidades y expectativas.
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Retrasos en la Implementación del Reglamento Veri*factu: ¿Qué significa para ti?
Retrasos en la Implementación del Reglamento Veri*factu: ¿Qué significa para ti?
Ventajas e inconvenientes
10 de Septiembre, 2024
El proceso de homologación del software de facturación, bajo el reglamento Veri*factu, se está retrasando más de lo previsto. Aunque el Gobierno envió a la Comisión Europea las especificaciones técnicas antes de las vacaciones, la publicación de la orden ministerial en el BOE probablemente no se realizará antes de finales de octubre o principios de noviembre.
Esto dará a los fabricantes de software hasta finales de julio de 2025 para adaptar sus programas al nuevo reglamento.
¿Qué Impacto Tiene y Qué Soluciones Hay?
¿Qué Impacto Tiene Esto?
Este retraso genera un desajuste: el Real Decreto 1007/2023 establece que la obligación de usar software homologado empezará el 1 de julio de 2025. Sin embargo, los fabricantes podrían necesitar más tiempo para cumplir con estos requisitos, creando un periodo en el que los usuarios usarán software que aún no es completamente conforme.
¿Qué Se Puede Hacer?
La solución más probable es que se prorrogue la fecha de entrada en vigor. El Gobierno podría incluir una disposición en el nuevo real decreto que desarrolle la Ley Crea y Crece, proponiendo una nueva fecha límite, posiblemente el 1 de enero de 2026. Esto daría tiempo suficiente a los fabricantes para adaptar sus sistemas y evitar problemas a los usuarios.
Ventajas e Inconvenientes del Retraso
Ventajas
- Tiempo Adicional para Adaptación: Los fabricantes de software tendrán más tiempo para adaptar sus sistemas a los nuevos requisitos, asegurando una transición más fluida y menos problemática.
- Reducción de Problemas Iniciales: Con más tiempo, se minimiza el riesgo de errores y fallos en el software, lo que puede llevar a una implementación más estable y confiable.
Inconvenientes
- Desajuste en la Implementación: Los usuarios podrían encontrarse con un periodo en el que deben utilizar software que no cumple completamente con los nuevos requisitos legales.
- Retrasos en la Digitalización: Las empresas tendrán que esperar más tiempo para beneficiarse completamente de las mejoras en la normativa de facturación electrónica.
Aprovecha las Ayudas del Kit Digital
Mientras tanto, puedes prepararte para esta transición. Doceo Software ofrece soluciones como Doceo eFact, que te ayudarán a cumplir con la normativa de facturación electrónica. Con las ayudas del Kit Digital, puedes comenzar a elegir el mejor software sin coste adicional.
Para más detalles y seguir el desarrollo de la normativa, consulta el BOE. Si necesitas más información sobre cómo aprovechar el Kit Digital y nuestras soluciones, contacta con nosotros en info@doceosoftware.com. ¡No pierdas la oportunidad de digitalizar tu empresa y estar preparado para los cambios que se avecinan!
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Factura electrónica: Prepárate para el futuro digital de los próximos meses
Factura electrónica: Prepárate para el futuro digital de los próximos meses
Las claves para cumplir con la normativa 2024 y 2025
03 de Junio, 2024
La factura electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para la modernización y digitalización de los procesos empresariales. En España, la implementación de la factura electrónica ha sido un proceso gradual, impulsado por diversas leyes y reglamentos que buscan fomentar la transparencia, eficiencia y competitividad de las empresas.
Preparándose para el Futuro: Verifatu y Crea y Crece
La transición hacia la factura electrónica representa un desafío, pero también una oportunidad para que las empresas mejoren sus procesos, reduzcan costos y aumenten la transparencia. Es fundamental que las empresas se preparen con anticipación, adaptando sus sistemas y procesos a los nuevos requisitos normativos.
El Verifactu y el Reglamento de Facturación
Uno de los hitos más recientes es el Real Decreto 1007/2023, que regula las obligaciones de facturación. Este reglamento introduce el Verifactu, un código QR que permite la verificación de la autenticidad de las facturas.
Los desarrolladores y comercializadores de software de facturación tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas a estos nuevos requisitos.
La Ley "Crea y Crece" y la Obligatoriedad de la Factura Electrónica
La Ley “Crea y Crece”, aún pendiente de aprobación del reglamento. En cuando se publique se dará el pistoletazo de salida de la obligatoriedad progresiva de la factura electrónica para todas las empresas. Estos serán los tramos:
- Las empresas con un volumen de negocios superior a 8 millones de euros tendrán un plazo de 1 año para implementar la factura electrónica.
- Las empresas más pequeñas contarán con 2 años.
- Los profesionales que facturen menos de 8 millones de euros tendrán 3 años.
Nuevos Requisitos para la Facturación Electrónica
Interconexión Gratuita y Comunicación de Estados de Facturas
La facturación electrónica en España está experimentando cambios significativos con la implementación de nuevos requisitos.
Uno de los aspectos clave es la obligatoriedad de interconexión entre las diferentes plataformas de facturación.
Si bien esta interconexión será gratuita, las plataformas podrán cobrar por los servicios adicionales que ofrezcan.
Los estados: otra novedad
Una de las novedades más relevantes es la comunicación de los estados de las facturas.
Cuando se actúe a través de una plataforma de facturación electrónica, será necesario indicar si se acepta o rechaza la factura recibida.
Este proceso deberá realizarse en un plazo de cuatro días naturales desde la recepción de la factura.
Además, se deberá comunicar la fecha y el hecho del pago completo de la factura, también dentro de un plazo regulado.
Los plazos: también hay novedades
En cuanto a los plazos de entrada en vigor, se han producido algunas modificaciones en la última versión del reglamento.
Para las empresas con un volumen de negocios superior a 8 millones de euros, la obligatoriedad de la factura electrónica entrará en vigor un año después de la publicación del reglamento.
Para las empresas y profesionales con un volumen de negocios inferior a 8 millones de euros, este plazo se amplía a dos años. En el caso de la comunicación de los estados de las facturas, el plazo será de 24 meses para las empresas que facturen menos de 8 millones de euros.
Para los profesionales y autónomos, este plazo se extiende a 36 meses desde la publicación del reglamento.
LOS NUEVOS FORMATOS PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA
La factura electrónica está experimentando una transformación significativa que afecta tanto a las empresas como a los profesionales que las manejan.
Esta evolución implica la adopción de formatos estructurados que, aunque no son fácilmente comprensibles para aquellos que no son informáticos, son esenciales para cumplir con las normativas emergentes.
Formatos Estructurados Obligatorios
El uso de formatos estructurados se está convirtiendo en obligatorio. Estos formatos, aunque pueden parecer complejos, son esenciales para asegurar la interoperabilidad y la correcta gestión de la información entre empresas. Los principales formatos en discusión incluyen:
EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Utilizado principalmente por empresas que ya están familiarizadas con sistemas EDI, el formato EDIFACT sigue siendo una opción viable para estas entidades.
XML: El formato Factura-e, basado en XML, es ampliamente conocido y utilizado en contratos públicos. Aunque se espera que haya pequeñas diferencias con nuevas versiones, su uso seguirá siendo prevalente debido a su aceptación generalizada y compatibilidad con sistemas de gestión empresarial.
Formatos Europeos: Existen otros formatos europeos que, aunque similares, pueden presentar diferencias técnicas. Estos formatos también deberán ser compatibles con las normativas locales y europeas para asegurar su validez.
La Muerte de los formatos EXCEL, Word y PDF en Facturación Electrónica
Es crucial comprender que el PDF, un formato ampliamente utilizado en la facturación, está siendo reemplazado en el ámbito de la facturación electrónica. Aunque todavía es común en muchos contextos, no es adecuado para las nuevas normativas que exigen formatos estructurados y automatizados. El PDF está muerto como formato de factura válido para las empresas. Otra cosa será el formato de visualización de estos formatos estructurados, pero no será válido en ningún caso.
Uno de los principales desafíos para las empresas será la adaptación de su software de facturación. Los sistemas actuales, como los que utilizan Excel o Word, no cumplirán con los nuevos requisitos. Será necesario implementar software especializado que pueda generar y gestionar facturas en los formatos estructurados obligatorios.
Las empresas deberán adquirir software de facturación que cumpla con los requisitos estructurales. Este software debe ser capaz de:
- Generar facturas en formatos estructurados como XML y EDIFACT.
- Asegurar la interoperabilidad con otros sistemas de facturación y gestión empresarial.
- Facilitar la transmisión y recepción de facturas electrónicas de acuerdo con las normativas vigentes.
La transición hacia estos nuevos formatos no solo implica la implementación de software, sino también la capacitación del personal. Las empresas deben asegurarse de que sus empleados estén familiarizados con el nuevo software y comprendan las implicaciones de la facturación electrónica estructurada.
La transición a formatos de factura electrónica estructurados es inevitable y necesaria para cumplir con las nuevas normativas. Aunque el proceso puede parecer complicado, la implementación de software adecuado y la capacitación del personal asegurarán una transición suave. Las empresas que ya utilizan sistemas EDI continuarán con sus prácticas, mientras que aquellas que aún dependen de métodos tradicionales deberán adaptarse rápidamente.
El futuro de la facturación electrónica es estructurado y automatizado. Adaptarse a estos cambios no solo asegurará el cumplimiento normativo, sino que también mejorará la eficiencia y precisión en la gestión de facturas.
¿A partir de cuando será obligatoria la factura electrónica?
La factura electrónica será obligatoria a partir de la entrada en vigor de la Ley “Crea y Crece” y el Real Decreto 1007/2023 que regula el Verifactu. Según estos plazos:
- Para empresas con volumen de negocios superior a 8 millones de euros, la factura electrónica será obligatoria 1 año después de la publicación del reglamento.
- Para empresas y profesionales con volumen de negocios inferior a 8 millones, el plazo se extiende a 2 años después de la publicación del reglamento.
- En cuanto al Verifactu (código QR en facturas), las empresas tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas informáticos a los nuevos requisitos técnicos.
La entrada en vigor exacta dependerá de cuándo se publique el reglamento que desarrolla la Ley “Crea y Crece”. Pero en cualquier caso, las empresas deben estar preparadas para cumplir con la factura electrónica y el Verifactu en los plazos establecidos.
Entonces en resumen:
- Factura electrónica: 1 año para grandes empresas, 2 años para pymes y autónomos, a contar desde publicación del reglamento.
- Verifactu: Obligatorio a partir del 1 de julio de 2025.
¿Qué ocurrirá durante el año en que las grandes empresas estén obligadas pero las pymes no?
Durante el período de transición, si una gran empresa (que ya está obligada a emitir factura electrónica) le vende a otra empresa que aún no está obligada, la gran empresa deberá emitir dos facturas:
- Una factura en el formato electrónico obligatorio.
- Una segunda factura en un formato que la empresa compradora pueda entender, ya que aún no está preparada para recibir la factura electrónica.
La gran empresa tendrá que acompañar la factura electrónica con un documento adicional, como si fuera una “segunda factura”, para facilitar la transición a la empresa compradora que aún no está obligada.
Por otro lado, en el caso inverso, si una empresa pequeña o mediana (que aún no está obligada) le vende a una gran empresa (que sí está obligada), la normativa no menciona nada específico.
Por lógica, la empresa pequeña/mediana no tendría por qué emitir la factura en el formato electrónico obligatorio, ya que ella aún no está sujeta a esa obligación. Esto plantea un escenario en el que las grandes empresas podrían presionar a sus proveedores más pequeños para que adopten la factura electrónica, incluso antes de que les sea obligatorio. Esto es algo que las empresas deben tener en cuenta y prepararse para abordar durante este período de transición.
La clave es que durante este año de transición, las grandes empresas deberán adaptarse al formato electrónico obligatorio, pero deberán facilitar la transición a aquellas empresas más pequeñas que aún no estén obligadas a emitir factura electrónica.
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¿Qué es el reporte fiscal a la AEAT de los registros de facturación?
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Las claves para cumplir con la normativa 2024 y 2025
03 de Junio, 2024
El reporte fiscal a la AEAT de los registros de facturación es un procedimiento regulado que exige a las empresas suministrar información detallada sobre sus facturas a la Agencia Tributaria. Este proceso incluye varios métodos y normativas específicas para garantizar el cumplimiento. Ahora lo veremos, vamos por partes.
Tipos de Suministro Fiscal
El reporte fiscal a la Agencia Tributaria de los registros de facturación, curiosamente, viene regulado en la misma norma que los requisitos del software, aunque se trate de un aspecto diferente.
Existen varios tipos de suministros de los registros que deben ser considerados.
SII (Suministro Inmediato de Información del IVA)
El conocido Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) fue implementado en 2017. Las empresas que ya están familiarizadas con este sistema saben que deben transmitir la información de manera online a la Agencia Tributaria, con un decalaje de unos 4 días, prorrogable por algunos días más.
Libros Registros Unificados
Otra forma de suministro es la de presentar, cuando sea requerido, los libros registros de IVA a la administración tributaria. Esto incluye el libro registro de facturas emitidas y recibidas. Actualmente, existe un formato unificado para estos registros. Cuando se requiera, las empresas deberán aportar estos datos en el formato correspondiente.
Directiva ViDA
El proyecto ViDA, una directiva cuyo borrador se publicó en diciembre del año pasado, establecerá la obligatoriedad de la factura electrónica para las operaciones intercomunitarias. Esto reemplazará la declaración de operaciones intercomunitarias por una declaración por cada factura a través de una factura electrónica.
Va a tardar pero tarde o temprano la tendremos que aplicar.
Se prevé que el sistema de reporte universal se implemente con el tiempo, aunque por ahora las empresas deben continuar facturando y remitiendo datos como lo han hecho hasta ahora. El sistema Verifactu es similar al SII, pero está orientado a empresas más pequeñas.
Verifactu
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es un sistema basado en software de facturación a través del cual las empresas pueden comunicar datos directamente a la Agencia Tributaria de forma online. Este sistema elimina el decalaje de 4 días del SII, permitiendo que las facturas generadas se comuniquen en tiempo real a la administración.
Características del Verifactu
- Factura Verificable: La palabra “Verifactu” debe figurar en la propia factura.
- Verificación por Clientes: Cualquier cliente puede verificar si una factura ha sido declarada a la Agencia Tributaria escaneando un código QR con una aplicación en su smartphone.
- Voluntariedad: El uso del sistema Verifactu es voluntario. Aquellos que decidan utilizarlo deben asegurarse de que su software cumpla con requisitos técnicos específicos.
Usuarios Obligados a Cumplir con Verifactu
Los usuarios obligados a cumplir con Verifactu incluyen:
- Desarrolladores y comercializadores de software de facturación.
- Empresas que tributen por el impuesto de sociedades, IRPF o impuestos sobre la renta de no residentes.
- Entidades en régimen de atribución de rentas.
- Esto afecta tanto a facturas completas como a facturas simplificadas.
En un entorno fiscal cada vez más exigente, la gestión documental y el cumplimiento normativo son fundamentales para las empresas. En este contexto, Doceo Software se destaca como especialista en soluciones de gestión documental, ofreciendo a nuestros clientes la tranquilidad y confianza de contar siempre con una versión de software actualizada y conforme a la legislación vigente.
Nuestra constante evolución y compromiso con la normativa nos permiten anticiparnos a los cambios y garantizar que nuestros clientes estén preparados para cumplir con los requisitos establecidos por el Real Decreto 1007/2023 y la próxima orden ministerial. Al desarrollar nuestro propio software, podemos personalizarlo y ajustarlo a las necesidades específicas de cada empresa, brindando un soporte técnico especializado y actualizaciones regulares.
Avanzamos junto a nuestros clientes, creciendo y evolucionando para estar siempre a la vanguardia de los cambios normativos. Nuestra misión es acompañar a las empresas en su camino hacia un futuro empresarial sólido y seguro, brindando soluciones de gestión documental que les permitan centrarse en su actividad principal sin preocupaciones.
¡En DoceoSoftware estamos comprometidos con el cumplimiento normativo!
Con más de 15 años de experiencia, ofrecemos el software de gestión más avanzado del mercado. Ahorra preocupaciones y confía en Doceo Software para impulsar el éxito de tu negocio.
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Requisitos del Software para Factura Electónica y Gestión Documental
Requisitos del Software para Factura Digital y Gestión Documental
CLAVES PARA este 2024
01 de Junio, 2024
La Ley General Tributaria impacta significativamente en el ámbito empresarial, no solo en la facturación sino también en la contabilidad y la gestión general de la empresa. Es importante destacar que esta normativa debe ser cumplida tanto por los programas de contabilidad como por los de facturación.
Requisitos que debe garantizar el software de gestión en las empresas españolas
Novedades en el REGLAMENTO DE FACTURACIÓN
El registro de eventos
El nuevo reglamento, aunque parcial, recalca y amplía los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria. Además de reiterar los requisitos ya mencionados, introduce nuevas obligaciones, como la necesidad de registrar todas las operaciones de facturación de manera secuencial y con garantías informáticas, utilizando tecnologías como los hashes para asegurar que los datos no puedan ser manipulados.
Este enfoque es similar al blockchain, donde cada registro de eventos queda encadenado de manera que garantiza la integridad y la inmutabilidad de la información.
El registro de eventos en el software es crucial, ya que debe documentar todas las acciones realizadas, asegurando la integridad y trazabilidad de la información. Además, la disociación de la información permite que un inspector solo acceda a datos relevantes sin invadir otras áreas.
El desafío de la inalterabilidad
Uno de los mayores desafíos es la inalterabilidad de los datos. Esto significa que los datos no pueden ser modificados sin dejar un rastro.
Por ejemplo, si hay un error en contabilidad, no se puede simplemente corregir el asiento y sobrescribir el dato anterior. En su lugar, se debe realizar un asiento inverso para cancelar la operación original. De manera similar, en caso de error en una factura, se debe emitir una factura rectificativa en lugar de crear una nueva y borrar la anterior.
Este proceso requiere un cambio significativo en las prácticas habituales, donde muchas veces se optaba por la solución más rápida y sencilla de sobrescribir datos.
¿Qué softwares están homologados para la digitalización certificada de facturas según el RD 1007/2023?
El Cumplimiento de Requisitos de Facturación: Responsabilidad del Fabricante
En España, a fecha que se escribe este artículo, ningún software cumple plenamente con los requisitos del RD 1007/2023, ya que la normativa está en desarrollo. Algunos fabricantes dicen tener software homologado por la agencia, pero no es cierto. Se necesita una declaración responsable del fabricante que certifique el cumplimiento con la ley, el reglamento y la orden ministerial pendiente de publicación.
¿Cómo sé si mi software cumple con los requisitos? LA DECLARACIÓN RESPONSABLE
Actualmente, ningún software en España cumple plenamente con los requisitos, puesto que la normativa específica aún está en desarrollo. Algunos fabricantes afirman tener software homologado por la agencia, pero en realidad, no existe tal homologación. En su lugar, se requiere una declaración responsable del fabricante firmada que certifique que el software cumple con la ley, el reglamento y la orden ministerial pendiente de publicación.
Esta declaración debe estar disponible tanto en formato físico como digital dentro del software, asegurando su fácil acceso. La primera acción de un inspector será verificar estas declaraciones responsables, y su ausencia podría resultar en sanciones. Es vital que las empresas aseguren el cumplimiento de estos requisitos para evitar penalizaciones.
Al consultar a tu fabricante de software sobre el cumplimiento del RD 1007/2023, es probable que te indiquen que tu versión actual no cumple con los requisitos. Te sugerirán actualizar a la próxima versión, que se lanzará tras la aprobación de la orden ministerial pendiente. Si terceros gestionan tu software, serán responsables de cumplir con los requisitos técnicos. Es esencial estar al tanto de estos cambios para garantizar la conformidad con la normativa vigente.
¡En DoceoSoftware estamos comprometidos con el cumplimiento normativo!
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Normativas de facturación y digitalización: Claves para empresas 2024
Normativas de facturación y digitalización
CLAVES PARA EMPRESAS 2024 | 2025
28 de Mayo, 2024
En el mundo empresarial actual, comprender las normativas de facturación y digitalización es esencial. Este post explora las claves que las empresas deben conocer para cumplir con los requisitos legales y aprovechar las ventajas de la digitalización en sus procesos de facturación.
El software deberá cumplir con lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación:
- Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación)
- Ley 56/2007 (Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información)
- Seguir las disposiciones de la Ley General Tributaria, en particular el artículo 29.2.j) introducido por la Ley 11/2021.
- Ley 58/2003 (Ley General Tributaria)
- Otras normas específicas (Sectoriales)
- Respetar las órdenes ministeriales vigentes que regulen aspectos específicos de la facturación.
- Cumplir con cualquier otra normativa sectorial aplicable.
Detalles de las Normativas
Primero, quiero aclarar tres aspectos fundamentales que debemos tener en cuenta:
- Requisitos sobre el software para facturación
- El reporte fiscal de las facturas
- La facturación electrónica
Debemos entender que hay tres materias esenciales que afectan a las empresas en el ámbito de la facturación y digitalización, pero que emanan de diferentes órganos.
Normativas de Hacienda (ministerio de hacienda y función pública)
- Objetivo: Lucha contra el fraude fiscal.
- Primera Materia: Requisitos para los software de facturación.
- Segunda Materia: Reporte fiscal de los registros de facturación (incluyendo el SII y Verifactu).
Normativa de Economía (ministerio de economía, comercio y empresa)
- Objetivo: Digitalización y lucha contra la morosidad entre empresas.
- Tercera Materia: Facturación electrónica.
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A parir del día 5 de junio
Impacto en las Empresas
El problema surge porque estas normativas han sido introducidas casi simultáneamente, lo que genera confusión. Aunque tienen objetivos diferentes y recorren caminos distintos, a menudo se entremezclan en los medios de comunicación cuando hablan de facturación electrónica.
Es importante que conozcas si tú estás exento del cumplimiento de algunas normativas. Por ejemplo, Verifactu afecta a todas las empresas y autónomos obligados a emitir facturas, excepto:
- Las empresas que están exentas de facturación.
- Las empresas que desarrollan actividades en el sector agrícola, ganadero y pesquero, que están exentas del (IVA).
- Quienes ya estén bajo el SII.
- Los territorios de régimen fiscal foral como País Vasco y Navarra.
Software Especializado para Cumplimiento de Facturación Legal
Para cumplir con los requisitos legales de facturación, es imprescindible contar con un software especializado. Este software no solo facilita la emisión de facturas, sino que también garantiza la transmisión automática de los datos al SII para aquellos que ya están acogidos a este sistema, y al Verifactu para los nuevos obligados.
La Agencia Tributaria ha regulado estos procedimientos para asegurar el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia en la gestión de la facturación electrónica y el reporte fiscal.
Usar diferentes programas gratuitos para cada etapa del proceso puede resultar ineficaz y propenso a errores. La automatización integral de todo el proceso de facturación garantizará una mayor productividad y cumplimiento normativo, asegurando que todas las etapas, desde la generación hasta la firma y envío de las facturas, se realicen de manera eficiente y sin errores.
El cumplimiento de estos requisitos es esencial para garantizar que las empresas operen dentro del marco legal establecido, evitando sanciones y asegurando la transparencia y la eficiencia en sus procesos de facturación.
Es fundamental que, como empresarios y profesionales, seamos críticos y exigentes con los softwares de facturación que utilizamos. Asegurémonos de que cumplen con la normativa vigente y ofrecen las herramientas necesarias para mantener nuestras operaciones legales y eficientes.
Solo así podremos fomentar un entorno empresarial justo y transparente, beneficiando tanto a nuestras empresas como al conjunto de la sociedad.
¿Cómo sé si el software cumple con la normativa?
Cumplir con estos requisitos no solo asegura la legalidad de tu programa de facturación, sino que también te protege ante posibles auditorías y sanciones.
Para que un programa de facturación sea considerado legal, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Integridad
- Inalterabilidad
- Trazabilidad
- Legibilidad
- Accesibilidad
- Conservación
¿Cómo verificar estos requisitos? Para asegurarte de que tu programa de facturación cumple con todos estos requisitos, lo mejor es preguntar directamente a tu proveedor de software. Es su responsabilidad garantizar que su producto cumpla con todas las normativas legales y técnicas necesarias. Un proveedor confiable debería poder proporcionarte toda la documentación y certificaciones que respalden el cumplimiento de estos estándares.
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Resumen de las normativas clave para la protección de datos y facturación electrónica 2024
Resumen de las normativas clave para la protección de datos y facturación electrónica en este 2024 y 2025
Ley Antifraude, VERI*FACTU, Crea y Crece, RD1619/2012 y eIDAS.
24 de Mayo, 2024
La protección de datos y la facturación electrónica son aspectos fundamentales en el entorno empresarial actual. En este artículo, exploraremos las normativas clave que regulan estos ámbitos: la Ley Antifraude, VERI*FACTU, RD1619/2012 y eIDAS.
Todas ellas son normativas básicas que cualquier empresa o autónomo, en algún momento, deberá conocer y muy probablemente implementar en su sistema. Este es un resumen para que empieces a familiarizarte con todos estos nombres y te sitúes comenzando con buen pie.
Estas normativas, en conjunto, son cruciales para garantizar la seguridad, integridad y legalidad en la gestión de datos y la facturación electrónica en el contexto empresarial actual.
Ley Antifraude
La Ley Antifraude, también conocida como Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, tiene como objetivo combatir el fraude fiscal en España.
Esta normativa establece requisitos estrictos para la facturación electrónica y la protección de datos en el ámbito empresarial.
5 Puntos Clave
- Refuerzo de los controles y medidas anti-evasión fiscal.
- Obligación de facturación electrónica para determinadas operaciones. Requisitos de conservación y trazabilidad de los registros de facturación.
- Sanciones más severas por incumplimiento de las obligaciones tributarias.
- Medidas para mejorar la cooperación entre administraciones públicas.
Saber Más
Para profundizar en los detalles de la Ley Antifraude y su impacto en tu negocio, te recomendamos consultar los recursos oficiales de la Agencia Tributaria y asesorarte con expertos en materia fiscal y de protección de datos.
Alcance de la Ley
Afecta a empresarios, profesionales y cualquier entidad que realice operaciones sujetas a obligaciones tributarias en España.
Cronología y fechas clave
- 2021: Se aprueba la Ley 11/2021 de medidas de prevención contra el fraude fiscal, conocida como “Ley Antifraude”, transponiendo una directiva comunitaria del año 2016.
- 2023: La Ley Antifraude lleva en vigor casi dos años, introduciendo medidas que impactan en los programas de facturación de autónomos y empresas, así como sanciones por la tenencia de software que permita doble contabilidad.
- 2024: Durante este año, los proveedores de software de facturación deben adaptar sus programas a los requerimientos del reglamento técnico de la ley.
- A fecha de redacción de este artículo estamos pendiente de presentación del reglamento que será el punto de partida de la aplicación.
- 1 de julio de 2025: A partir de esta fecha, las empresas y autónomos en España estarán obligados a facturar exclusivamente con software que cumpla con la normativa de la Ley Antifraude (veri*factu).
VERI*FACTU
Veri*Factu es una parte integral de la Ley Antifraude en España. Esta ley, concretamente, define los requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de los registros de facturación. Estas normativas son fundamentales para asegurar el cumplimiento de la normativa tributaria.
5 PUNTOS CLAVE
- Define los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación para asegurar la autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas.
- Establece la obligatoriedad de utilizar sistemas VERI*FACTU para la emisión de facturas electrónicas.
- Garantiza la remisión instantánea de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
- Promueve la digitalización y la automatización de los procesos de facturación.
Contribuye a la lucha contra el fraude fiscal y la evasión de impuestos.
ALCANCE DE LA LEY
Afecta a todos los contribuyentes y empresas que emiten facturas electrónicas en España.
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A parir del día 5 de junio
CRONOLOGÍA Y FECHAS CLAVE
- Entrada en vigor: Establecida en la normativa.
- Plazos de adaptación: Determinados por la legislación vigente.
Crea y crece
La Ley CREA Y CRECE tiene como objetivo principal fomentar la creación y el crecimiento de empresas en un entorno propicio para el emprendimiento. Busca simplificar trámites administrativos, impulsar la innovación, apoyar la internacionalización, estimular la inversión y promover la generación de empleo.
5 PUNTOS CLAVE
- Simplificación administrativa para facilitar la creación y gestión de empresas.
- Impulso a la innovación a través de incentivos y apoyo a la investigación y desarrollo.
- Apoyo a la internacionalización de empresas para expandir mercados y oportunidades.
- Estímulo a la inversión mediante medidas que favorecen el acceso a financiación.
- Promoción del empleo a través de incentivos a la contratación y al crecimiento empresarial.
ALCANCE DE LA LEY
La ley afecta a emprendedores, pymes y grandes empresas que buscan crecer y desarrollarse en el mercado, abarcando diversos sectores económicos y actividades empresariales.
CRONOLOGÍA Y FECHAS CLAVE
- Aprobación del reglamento pendiente. Se estima a lo largo del 2024.
- Entrada en vigor a partir del 1 de enero del año siguiente.
- Implementación gradual con hitos importantes en los próximos años para asegurar su efectiva aplicación.
SABER MÁS
Para conocer en detalle la Ley CREA Y CRECE y su impacto en el entorno empresarial, se recomienda consultar el texto completo de la legislación y buscar asesoramiento especializado en derecho empresarial y fiscal.
¿CREA Y CRECE y la Ley Antifraude son lo mismo?
La Ley CREA Y CRECE y la Ley Antifraude son dos normativas diferentes, aunque ambas están relacionadas con la facturación electrónica en España.
Según la información proporcionada en los resultados de búsqueda:
- La Ley CREA Y CRECE (Ley 18/2022) es impulsada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, y tiene como objetivo reducir la morosidad a través del uso obligatorio de la factura electrónica entre empresas y autónomos (B2B).
- Por otro lado, la Ley Antifraude (Ley 11/2021) es promovida por el Ministerio de Hacienda y Función Pública, y su misión principal es combatir las prácticas de evasión fiscal y fortalecer la integridad del sistema tributario.
Aunque ambas leyes están relacionadas con la facturación electrónica, tienen enfoques y objetivos diferenciados. La Ley CREA Y CRECE no forma parte de la Ley Antifraude, sino que son dos normativas independientes que coexisten en el marco legal español.
Eidas
El Reglamento (UE) No 910/2014, conocido como normativa eIDAS, tiene como objetivo reforzar la confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior de la Unión Europea. Esta regulación establece un marco jurídico común para la identificación electrónica y los servicios de confianza, como la firma electrónica, el sello electrónico y la autenticación de sitios web.
5 PUNTOS CLAVE
- Establece requisitos técnicos y de seguridad para los servicios de confianza electrónicos.
- Regula la figura del prestador cualificado de servicios de confianza y sus obligaciones.
- Garantiza la interoperabilidad de los sistemas de identificación electrónica entre Estados miembros.
- Otorga a la firma electrónica avanzada el mismo valor legal que la firma manuscrita.
- Crea un sistema de supervisión y auditoría de los prestadores de servicios de confianza.
ALCANCE DE LA LEY
La normativa eIDAS es de aplicación en todos los Estados miembros de la Unión Europea, afectando a empresas, administraciones públicas y ciudadanos que realicen transacciones electrónicas.
CRONOLOGÍA Y FECHAS CLAVE
- Entrada en vigor: 17 de septiembre de 2014.
- Aplicación obligatoria a partir del 1 de julio de 2016.
- Adaptación progresiva de los sistemas y servicios a los requisitos de la normativa.
SABER MÁS
Para profundizar en los detalles de la normativa eIDAS y su impacto en las operaciones electrónicas, se recomienda consultar el texto completo del Reglamento (UE) No 910/2014 y asesorarse con expertos en materia de servicios de confianza y firma electrónica.
Las principales diferencias entre la normativa eIDAS original y la propuesta de eIDAS 2 son:
- Ampliación del ámbito de aplicación para incluir más servicios digitales transfronterizos, como la autenticación y la identificación de dispositivos.
- Fortalecimiento de la seguridad y privacidad de las identidades electrónicas y los servicios de confianza.
- Establecimiento de un marco para la creación y uso de identidades digitales (billeteras de identidad) sin verificación gubernamental.
- Simplificación de las identidades digitales y servicios de confianza en contratación pública y mejora de la interoperabilidad entre sistemas nacionales.
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Gestión de facturas de proveedor en 2024
Gestión de facturas de proveedor en 2024 y 2025
Optimizando la eficiencia financiera y cumpliendo con las regulaciones actuales en el contexto empresarial del 2024 y a lo largo del 2025
Abril 25, 2024
En los próximos años, la gestión y procesamiento de facturas sufrirá una transformación radical en las empresas.
En el dinámico panorama empresarial de 2024, la gestión eficiente de facturas de proveedores se vuelve crucial. Desde la automatización hasta la integración de tecnologías avanzadas, las empresas están adoptando enfoques innovadores para optimizar sus procesos financieros. Descubre cómo las tendencias actuales están dando forma a la gestión de facturas de proveedores en el presente artículo.
¿Cómo se factura en 2024?
En 2024, la facturación en España se ha transformado bajo nuevas regulaciones que priorizan la digitalización.
Las normativas requieren el uso de sistemas electrónicos de facturación, garantizando la autenticidad mediante firmas digitales. Se simplifican los procesos con interoperabilidad entre sistemas y requisitos detallados de información. Además de beneficiar a las empresas, estas medidas facilitan la administración pública.
La Ley 25/2013 establece el marco para la facturación electrónica, mientras que las directivas de la UE, como la 2010/45/UE, influyen en las regulaciones nacionales. Las leyes fiscales, como la del IVA, establecen requisitos específicos, y las normativas técnicas, como las de la Agencia Tributaria, definen estándares tecnológicos para asegurar la validez de las facturas electrónicas.
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Próximos Cambios Claves: 2024-2025
- Adopción de sistemas electrónicos de facturación: Las nuevas regulaciones priorizan la utilización de sistemas electrónicos para la emisión de facturas, dejando atrás el papel.
- Facturas electrónicas firmadas digitalmente: Se requiere que las facturas electrónicas sean firmadas digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad.
- Interoperabilidad entre sistemas: Se implementan medidas para facilitar la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación electrónica, simplificando los procesos administrativos.
- Requisitos detallados de información: Se establecen requisitos detallados sobre la información que debe incluirse en las facturas electrónicas, asegurando su validez y cumplimiento normativo.
- Mejora de la eficiencia y reducción del fraude fiscal: Estos cambios buscan mejorar la eficiencia en la gestión de facturas y reducir el fraude fiscal, beneficiando tanto a las empresas como a la administración pública.
- Marco legal y técnico establecido: La Ley 25/2013 y la Directiva 2010/45/UE del Consejo establecen el marco legal y técnico para la implementación de estos cambios en la facturación electrónica en España.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de proveedor?
La Ley General Tributaria establece plazos tanto para la expedición como para el envío de facturas y, además, requiere la conservación de estas durante un período de cuatro años según el artículo 29.2.
Estas facturas son esenciales para la deducción de gastos, algunos de los cuales pueden justificarse con documentos alternativos. Por ejemplo, el recibo bancario es válido para deducir la cuota de autónomos. Se deben conservar en formato electrónico preferiblemente (en papel, de momento está permitido, pero en breve no será legal) o, garantizando el acceso inmediato por parte de Hacienda, la integridad de su contenido y su legibilidad.
Aunque el plazo general de conservación es de cuatro años, hay casos excepcionales que requieren conservarlas por más tiempo, como las facturas relacionadas con bienes amortizables o gastos que dan derecho a deducciones y bonificaciones.
¿Cómo llevar un control de pagos a proveedores?
- Registro detallado: Mantén un registro detallado de todas las transacciones financieras relacionadas con los proveedores, incluyendo la fecha de pago, el monto, el proveedor y el concepto.
- Uso de herramientas digitales: Considera el uso de software de gestión financiera que facilite el seguimiento de pagos a proveedores. Estas herramientas pueden automatizar procesos y generar informes detallados.
- Establecimiento de plazos: Define plazos claros para el pago de facturas y asegúrate de cumplir con ellos. Esto ayudará a mantener una buena relación con los proveedores y evitar posibles penalizaciones por pagos tardíos.
- Reconciliación de cuentas: Realiza reconciliaciones periódicas de cuentas para asegurarte de que los registros de pagos coincidan con las facturas emitidas por los proveedores.
- Comunicación abierta: Mantén una comunicación abierta y fluida con los proveedores en caso de discrepancias o retrasos en los pagos. Esto ayudará a resolver cualquier problema de manera rápida y eficiente.
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