10 Aspectos Cruciales que Debe Ofrecer tu Gestor Documental Empresarial
Septiembre 28, 2023
Doceo Store, mucho más que un gestor documental
Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave, como:
- La gestión de usuarios y perfiles.
- Búsqueda avanzada.
- Calendario inteligente.
- Organización eficiente con etiquetas.
- Gestión visual de tareas.
- Flexibilidad en tipologías documentales.
- Administración de registros y expedientes.
- Relaciones documentales.
- Automatización de entrada documental.
- Seguimiento transparente.
- Flujos de trabajo personalizados.
- Edición avanzada de PDFs.
- Sellos personalizados.
- Bandejas de entrada eficientes.
- Interacción Drag & Drop.
- Acceso multilingüe y acceso web desde cualquier dispositivo.
Mucho se habla de la necesidad de la transformación digital de las PYMES, pero rara vez se aborda lo que podría ser adecuado para tu empresa. La gestión de facturas, albaranes, documentos, recursos humanos, informes, contratos, o incluso una combinación de todos ellos, plantea la pregunta fundamental: ¿Cómo elegir el mejor software para procesar eficazmente esta diversidad de documentos, ya sea en papel o en formato digital?
A continuación, te presentamos 10 puntos esenciales que debes considerar al seleccionar tu sistema de gestión documental.
- La facilidad de uso: La interfaz del gestor debe ser intuitiva y fácil de usar para que tus empleados puedan adoptarlo rápidamente. Pide siempre que puedas una demo para evaluar si va a ser fácil o no.
- El acceso remoto y desde cualquier dispositivo: La posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo es esencial en el mundo actual. Mejor elige siempre un sistema cloud.
- Búsqueda eficiente: Debe contar con un sistema de búsqueda avanzado que permita encontrar documentos por palabras clave, fechas y otros criterios relevantes.
- Seguridad robusta: La protección de datos es primordial. El gestor debe ofrecer medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores y la encriptación. Te recomendamos a demás que te fijes en la gestión de permisos y de roles. Doceo Store permite controlar quién tiene acceso a la información a un nivel mínimo de 1 dato para los documentos registrados.
- Integración con otras herramientas: Debe ser compatible con las aplicaciones y sistemas que ya utilizas. Fíjate si la empresa a la que vas a contratar el gestor tiene módulos complementarios (análisis de facturas, firma biométrica, lectura de datos…) o si tienen integraciones ya hechas con ERP.
- Automatización de flujos de trabajo: Debería permitirte crear flujos de trabajo automatizados para tareas como aprobaciones y revisión de documentos. No rechaces tampoco la posibilidad de realizar los procesos de forma manual.
- Control de versiones: La capacidad de mantener un historial de versiones de documentos es fundamental para el seguimiento de cambios y la prevención de errores. Pide a la empresa que te dé garantías ante la imposibilidad de realizar modificaciones. En el caso hipotético (o no tan hipotético) que tengas una inspección, estas garantías te lo van a poner todo mucho más fácil.
- Cumplimiento Normativo: Debe cumplir con las regulaciones de tu sector, como GDPR, HIPAA u otras leyes de privacidad y seguridad.
- Colaboración en tiempo real: Debe facilitar la colaboración en documentos en tiempo real para mejorar la productividad de tu equipo.
- Tiene funciones de oficina virtual: Desde la irrupción del coronavirus, el teletrabajo ha experimentado un aumento significativo y se ha convertido en una práctica común en todas las empresas. Es importante observar si tu entorno de trabajo remoto ofrece funcionalidades adicionales para gestionar documentos de la empresa y cumplir con otras tareas, como el control de horarios (incluyendo la posibilidad de fichar), la creación, edición o modificación de documentos nuevos, y el envío de notificaciones, entre otras.
Un gestor documental eficaz puede transformar la forma en que tu empresa maneja la información y aumentar significativamente la eficiencia operativa.
Al buscar una solución, asegúrate de que cumpla con estas 10 características básicas para garantizar que estás obteniendo el máximo beneficio para tu empresa, independientemente de su sector.
Si deseas obtener más información, no dudes en ponerte en contacto con uno de nuestros expertos. Estaremos encantados de ayudarte y proporcionarte la información adicional que necesitas.
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