10 Aspectos Cruciales que Debe Ofrecer tu Gestor Documental a tu empresa

10 Aspectos Cruciales que Debe Ofrecer tu Gestor Documental Empresarial

Septiembre 28, 2023

Doceo Store, mucho más que un gestor documental

Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave, como:

  • La gestión de usuarios y perfiles.
  • Búsqueda avanzada.
  • Calendario inteligente.
  • Organización eficiente con etiquetas.
  • Gestión visual de tareas.
  • Flexibilidad en tipologías documentales.
  • Administración de registros y expedientes.
  • Relaciones documentales.
  • Automatización de entrada documental.
  • Seguimiento transparente.
  • Flujos de trabajo personalizados.
  • Edición avanzada de PDFs.
  • Sellos personalizados.
  • Bandejas de entrada eficientes.
  • Interacción Drag & Drop.
  • Acceso multilingüe y acceso web desde cualquier dispositivo.

Mucho se habla de la necesidad de la transformación digital de las PYMES, pero rara vez se aborda lo que podría ser adecuado para tu empresa. La gestión de facturas, albaranes, documentos, recursos humanos, informes, contratos, o incluso una combinación de todos ellos, plantea la pregunta fundamental: ¿Cómo elegir el mejor software para procesar eficazmente esta diversidad de documentos, ya sea en papel o en formato digital?

A continuación, te presentamos 10 puntos esenciales que debes considerar al seleccionar tu sistema de gestión documental.

  1. La facilidad de uso: La interfaz del gestor debe ser intuitiva y fácil de usar para que tus empleados puedan adoptarlo rápidamente. Pide siempre que puedas una demo para evaluar si va a ser fácil o no. 
  2. El acceso remoto y desde cualquier dispositivo: La posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo es esencial en el mundo actual. Mejor elige siempre un sistema cloud.
  3. Búsqueda eficiente: Debe contar con un sistema de búsqueda avanzado que permita encontrar documentos por palabras clave, fechas y otros criterios relevantes.
  4. Seguridad robusta: La protección de datos es primordial. El gestor debe ofrecer medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores y la encriptación. Te recomendamos a demás que te fijes en la gestión de permisos y de roles. Doceo Store permite controlar quién tiene acceso a la información a un nivel mínimo de 1 dato para los documentos registrados.
  5. Integración con otras herramientas: Debe ser compatible con las aplicaciones y sistemas que ya utilizas. Fíjate si la empresa a la que vas a contratar el gestor tiene módulos complementarios (análisis de facturas, firma biométrica, lectura de datos…) o si tienen integraciones ya hechas con ERP.
  6. Automatización de flujos de trabajo: Debería permitirte crear flujos de trabajo automatizados para tareas como aprobaciones y revisión de documentos. No rechaces tampoco la posibilidad de realizar los procesos de forma manual.
  7. Control de versiones: La capacidad de mantener un historial de versiones de documentos es fundamental para el seguimiento de cambios y la prevención de errores. Pide a la empresa que te dé garantías ante la imposibilidad de realizar modificaciones. En el caso hipotético (o no tan hipotético) que tengas una inspección, estas garantías te lo van a poner todo mucho más fácil.
  8. Cumplimiento Normativo: Debe cumplir con las regulaciones de tu sector, como GDPR, HIPAA u otras leyes de privacidad y seguridad.
  9. Colaboración en tiempo real: Debe facilitar la colaboración en documentos en tiempo real para mejorar la productividad de tu equipo.
  10. Tiene funciones de oficina virtual: Desde la irrupción del coronavirus, el teletrabajo ha experimentado un aumento significativo y se ha convertido en una práctica común en todas las empresas. Es importante observar si tu entorno de trabajo remoto ofrece funcionalidades adicionales para gestionar documentos de la empresa y cumplir con otras tareas, como el control de horarios (incluyendo la posibilidad de fichar), la creación, edición o modificación de documentos nuevos, y el envío de notificaciones, entre otras.

Un gestor documental eficaz puede transformar la forma en que tu empresa maneja la información y aumentar significativamente la eficiencia operativa.

Al buscar una solución, asegúrate de que cumpla con estas 10 características básicas para garantizar que estás obteniendo el máximo beneficio para tu empresa, independientemente de su sector.

Si deseas obtener más información, no dudes en ponerte en contacto con uno de nuestros expertos. Estaremos encantados de ayudarte y proporcionarte la información adicional que necesitas.

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    eIDAS y eIDAS 2: Evolución de la Identificación Electrónica en la Unión Europea

    Septiembre 21, 2023

    Firme sus documentos digitales de la misma manera que en papel

    Utilice Doceo BioSign F2F para firmar documentos digitalmente de manera similar a la firma en papel, garantizando la validez legal. Con Doceo BioSign Mobile, firme documentos sin necesidad de rúbrica. Doceo BioSign Delivery le permite firmar documentos de entregas en tiempo real, con seguimiento de ubicación y reportes detallados. También, con Doceo BioSign Forms, firme digitalmente como lo haría en papel, asegurando su validez legal.

    El Reglamento (UE) 910/2014, conocido como Reglamento eIDAS, establece normas para la identificación electrónica y los servicios de confianza en la UE. La próxima versión, eIDAS 2, busca adaptarse a avances tecnológicos.

    eIDAS estableció un marco común en 2016, mejorando la validez de firmas electrónicas. eIDAS 2, aún en negociación, ampliará su alcance, fortalecerá la seguridad y promoverá la creación de identidades digitales sin verificación gubernamental.

    La fecha de entrada en vigor de eIDAS 2 es desconocida, pero se espera para después de 2024, y su implementación variará según los Estados miembros. La hoja de ruta proporciona un plan preliminar.

    eIDAS 2 introducirá servicios digitales transfronterizos adicionales, mejorará la seguridad y simplificará los procesos de identidad digital y confianza en la contratación pública, mejorando la interoperabilidad entre sistemas nacionales.

    eIDAS sentando las bases para la identificación electrónica

    El reglamento eIDAS entró en vigor el 1 de julio de 2016. Hasta entonces, la Directiva 1999/93/CE regulaba los servicios de identificación electrónica. Esta normativa reconocía la validez de las firmas electrónicas, que se consideraban equivalentes a las firmas manuscritas y tenían validez en los tribunales. Sin embargo, como sucede con las directivas a nivel europeo, estas son interpretables para cada Estado miembro, por lo que el reconocimiento y la validez de las firmas electrónicas entre diferentes países y sus tribunales era una complicación. 

    Con la creación del Reglamento eIDAS, se ha logrado una aplicación directa de las normativas y un marco común para todos los Estados miembros. Cabe destacar que aunque el reglamento eIDAS entró en vigor en 2016, algunos de sus requisitos se han implementado de manera gradual siguiendo los plazos establecidos.

    Desde su entrada en vigor, eIDAS ha tenido un impacto significativo en el mercado único digital de la UE al establecer un marco para la identificación electrónica, las firmas electrónicas y los servicios de confianza que permiten transacciones electrónicas transfronterizas, seguras y sin fricciones.

    ¿Qué es eIDAS 2? Hacia una identidad digital

    No existe una regulación específica llamada “eIDAS 2”. Sin embargo, en septiembre de 2020, la Comisión Europea presentó una propuesta para actualizar el Reglamento eIDAS, comúnmente conocido como “eIDAS 2”. 

    Esta propuesta está actualmente en proceso de negociación en los organismos europeos y aún debe ser adoptada. La propuesta de eIDAS 2 tiene como objetivo actualizar y mejorar el reglamento eIDAS existente para impulsar aún más la transformación digital en la UE y adaptarse a los cambiantes avances tecnológicos y sociales.

    ¿Cuáles son las diferencias entre eIDAS y eIDAS 2?

    Las principales novedades que introducirá eIDAS 2 en comparación con el marco actual del Reglamento eIDAS son: 

    • Ampliar el ámbito de aplicación del reglamento para incluir servicios digitales transfronterizos adicionales, como la autenticación y la identificación de dispositivos
    • Fortalecer la seguridad y la privacidad de las identidades electrónicas y los servicios de confianza. 
    • Establecer un marco para la creación y el uso de identidades digitales, conocidas como billeteras de identidad, que permiten a individuos y empresas crear y utilizar identidades digitales sin verificación gubernamental. 
    • Simplificar las identidades digitales y los servicios de confianza en los procesos de contratación pública y mejorar la interoperabilidad entre sistemas nacionales.

    ¿Cuándo entrará en vigor eIDAS 2?

    Todavía se desconoce cuándo entrará en vigor eIDAS 2.0, ya que la propuesta está en proceso de negociación y aún no ha sido adoptada formalmente por la Unión Europea. Sin embargo, la Comisión Europea ha publicado una hoja de ruta para implementar eIDAS 2. 

    La hoja de ruta establece un calendario para la revisión y adopción del Reglamento propuesto y su implementación por parte de los Estados miembros y los proveedores de servicios de identificación electrónica y servicios de confianza. La propuesta actualmente está en negociación y se espera que dure hasta 2024.

     Después de esa fecha, los Estados miembros comenzarán la implementación. Es importante destacar que la hoja de ruta es un plan preliminar y el calendario puede cambiar a medida que avance el proceso de revisión y adopción. Una vez que se adopte el Reglamento eIDAS 2, deberá publicarse en el Diario Oficial de la Unión Europea y entrará en vigor 20 días después de su publicación.

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      Transformación Digital en las ONG de España: Centrados en ayudas a las personas

      Transformación Digital en ONG de España: Centrados en Ayudar a las Personas

      Septiembre 15, 2023

      ¿Qué exige la ley a las ONG?

      En España, la ley que establece la obligación para las ONG de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Esta ley, en su artículo 17, establece que las entidades del sector público, entre las que se incluyen las ONG que reciben financiación pública, deben contar con sistemas de registro y archivo de los documentos.

      DESCUBRA DOCEO REG, Registro de entrada y salida

      Las ONG en España abrazan la transformación digital para aumentar su impacto social, agilizar procesos internos, gestionar recursos y conectarse con una audiencia más amplia y diversa.

      ¿Qué soliciones digitales usan las ONG?

      Aquí hay algunas formas en que las ONG españolas están abrazando la transformación digital:

      Recaudación de fondos online: Las plataformas de donación en línea y las campañas de crowdfunding hacen que sea más fácil que nunca recaudar fondos y llegar a donantes potenciales en todo el país.

      Comunicación efectiva: Las redes sociales, los sitios web y el correo electrónico permiten a las ONG comunicarse con sus seguidores y donantes de manera más eficiente, compartiendo historias impactantes y manteniendo a la comunidad informada sobre su trabajo.

      Automatización de procesos: La automatización de tareas administrativas libera tiempo y recursos que las ONG pueden destinar a su misión principal: ayudar a quienes más lo necesitan. 

      Este último punto es mucho más importante de lo que parece y en el que nos vamos a centrar en este artículo.

      La simplificación de los procesos administrativos

      El informe de la Taula d’entitats del Tercer Sector de Catalunya destaca desafíos técnicos en la presentación de proyectos y propone simplificar los procesos administrativos para entidades sociales y beneficiarios de subvenciones públicas.

      Aquí algunas de las demandas incluidas en el informe:

      1. Unificar todos los trámites de la administración de Cataluña en un único portal.
      2. Armonizar todos los trámites y las justificaciones.
      3. Crear un sistema único de registro de documentos actualizable regularmente por parte de la entidad.
      4. Facilitar el acceso a formularios antes de la apertura del proceso de tramitación.
      5. Adaptar los formularios que utilicen formato HTML, reemplazando los formularios únicos en PDF o Word.
      6. Incorporar un sistema de quejas en todos los formularios.

      Un portal único y un registro de datos centralizado simplificarían la vida de las ONG en Cataluña al evitar la repetición de información ante la administración. Las empresas tecnológicas pueden proporcionar soluciones internas para mejorar la conexión mientras se espera la mejora del sistema público a largo plazo.

      ¿Qué puede ofrecer el sector privado a su ONG?

      El sector privado TIC puede brindar a su ONG tecnología de vanguardia, asesoramiento en soluciones digitales, capacitación en herramientas tecnológicas y apoyo en la automatización de procesos, fortaleciendo su eficiencia y capacidad para lograr nuestros objetivos humanitarios.

      Doceo Software se especializa en gestión digital: contenido, documentos, firma digital, clasificación automática, digitalización masiva, asegurando validez legal. Tenemos diversas soluciones que pueden agilizar tus procesos a la vez que dar cumplimiento a la ley. 

      Algunos de nuestros puntos fuertes que podemos ofrecer son los siguientes:

      1. Eficiencia en el Trabajo: Este software optimiza la productividad al permitir que personal con poca formación lo utilice fácilmente. Esto significa que las ONG pueden lograr más con menos recursos humanos, liberando tiempo y energía para su misión principal: ayudar a quienes lo necesitan.

      2. Conexión y Colaboración Simplificadas: Facilita la conexión y la integración con sistemas públicos a través de su propia API, lo que agiliza la gestión de información y datos. Esto permite a las ONG trabajar de manera más eficiente y colaborar con otras entidades y organismos públicos de manera más efectiva.

      3. Costo-efectivo y Cumplimiento Legal: A pesar de su eficacia, el software es asequible para las ONG. Además, al simplificar los procesos administrativos y la gestión de documentación, ayuda a las ONG a cumplir con las obligaciones legales sin problemas, lo que les permite centrarse en su misión humanitaria sin preocupaciones burocráticas.

      Promover una digitalización transformadora en entidades sociales para reducir la burocracia, centrarse en ayudar a las personas y fortalecer la confianza y transparencia con donantes y la comunidad.

      Doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.

      1. Automatización de codificación de entrada y salida de documentos con sellos de tiempo y otros metadatos.
      2. Creación de resguardos de presentación de registros para cada documento.
      3. Seguimiento del origen o destino de cada documento.
      4. Búsquedas de registros e información contenida en ellos, incluyendo búsquedas por estado.
      5. Registro de historial de acciones con detalles sobre quién las realizó, generación de copias digitales de documentos en papel y gestión de repositorio de documentos con formularios, flujos de validación, permisos y roles de usuario configurables, y la capacidad de establecer vínculos entre registros y documentos.

      La solucion Doceo Reg, In-N-Out Documents es la solución para el cumplimiento de registro de entrada y salida para toda la documentación de vuestra organización. Al ser desarrolladores, podemos adaptar la solución a vuestras necesidades, ampliando a otras capacidades como control horario, firma biométrica o electrónica, gestor documental con flujos de trabajo automáticos.

      Control horario

      Un sistema de control horario legal, ágil y sencillo. Registra entradas, salidas, ausencias y vacaciones con un clic y ofrece una app móvil opcional. Cumplimiento normativo garantizado.

      Firma electónica

      Con doceo BioSign cualquier documento firmado digitalmente, ordenado y con notificaciones es tiempo real. Compatible con todas nuestras soluciones.
      Accede a todas las modalidades de firma

      Flujos de trabajo

      El sistema es altamente eficiente para intercambiar y clasificar documentos digitales, con opciones de clasificación rápida mediante sellos digitales y automatizaciones.
      Accede a más información

      Descubra todo lo que podemos hacer por su organización

      Somos fabricantes y todas nuestras soluciones están siempre a la última para ofrecer lo mejor sea cual sea su sector.

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        Impulsando la eficiencia y la transparencia: la reforma hacia la facturación electrónica

        Impulsando la eficiencia y la transparencia:
        la reforma hacia la facturación electrónica

        Julio 07, 2023

        Ley 18/2022 "Crea y crece"

        El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.

        CONTACTE CON UN EXPERTODESCUBRA DOCEO EFACT

        ¿Cuál es el formato o formatos que propone el borrador de la ley Crea y Crece para la factura electrónica?

        El objetivo principal de la reforma de la ley Crea y Crece para la factura electrónica, es reducir costos y liberar recursos a través de la implementación de un sistema de facturación electrónica que cumpla con criterios y principios específicos. 

        El sistema que la empresa elija deberá proporcionar transparencia en los estados de pago y fomentar la negociación entre las partes. Para lograrlo, es necesario que las plataformas existentes de factura electrónica puedan interconectarse de manera gratuita para promover la competencia y permitir que las empresas elijan una única plataforma para operar.

        La nueva ley Crea y Crece, reconoce la importancia de la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica, asegurando que se incluyan diversos formatos compatibles con los utilizados en Europa y por las empresas en España. Se destaca que ya existen plataformas privadas de factura electrónica que continuarán brindando servicios a sectores específicos, pero se enfatiza la necesidad de mejorar la interoperabilidad y la interconexión entre ellas.

        Avanzando hacia la facturación 100 % electrónica

        La implementación de esta reforma se realizará de manera progresiva, con pruebas piloto y la adaptación gradual de las empresas. Se tiene en cuenta la directiva europea y su modificación en relación con la facturación electrónica, así como las experiencias internacionales de otros países que ya han implementado este sistema.

        En cuanto a la situación actual, se observa un aumento en el uso de facturas electrónicas en sectores como el gran consumo, el automóvil, la sanidad y las agencias de viaje. Se busca preservar y mejorar lo que ya existe, evitando distorsiones y garantizando la compatibilidad con los servicios privados de factura electrónica.

        Requisitos y estándares: Impulso a la facturación electrónica

        El real decreto establece requisitos mínimos para las plataformas que deseen formar parte del sistema nacional de facturación electrónica, incluyendo seguridad de la información, niveles de servicio y facilidad de interconexión. Asimismo, se establecen estados mínimos que deben incorporar las facturas electrónicas, como el estado de factura y pago, aunque se permite la generación de otros estados voluntarios.

        El siguiente paso es someter el proyecto a los trámites internos y obtener informes de diversas instancias. Posteriormente, se solicitará la aprobación de la Unión Europea y los Estados miembros. El objetivo es que la norma entre en vigor en un plazo de un año para las empresas más grandes y se establezcan prórrogas para las más pequeñas y los autónomos.

        Esta reforma busca reducir abusos en los plazos de pago, fomentar la digitalización de las empresas y mejorar el cumplimiento del IVA. Se pretende cambiar el tejido productivo del país y mejorar el entorno empresarial. Se invita a las partes interesadas a participar en el proceso y plantear sus observaciones para enriquecer el proyecto.

        La implementación progresiva de un sistema de facturación electrónica busca reducir costos y liberar recursos, promoviendo la transparencia en los estados de pago y fomentando la negociación entre las partes. Las plataformas existentes podrán interconectarse gratuitamente, generando competencia y permitiendo a las empresas elegir una única plataforma.

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        encontrar la mejor solución para usted?

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          Cómo deberá ser la factura digital según el borrador de la ley Crea y Crece

          ¿Cómo deberá ser la factura digital según el borrador de la ley Crea y Crece?

          Juny 23, 2023

          Ley 18/2022 "Crea y crece"

          El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.

          ¿Te contamos más?

          ¿Cuál es el formato o formatos que propone el borrador de la ley Crea y Crece para la factura electrónica?

          El lunes pasado, se hizo público el borrador del real decreto que complementa la Ley 18/2022, del 28 de septiembre, sobre la creación y crecimiento de empresas en lo que respecta a la factura electrónica entre empresas y profesionales (relaciones B2B).

          La gran incógnita que nos intriga a todos es descubrir el formato exacto que está tomando forma y concretándose después de la polémica del “formato estructurado” mencionado en la ley.

          Empezamos a ver de qué estamos hablando en el borrador, concretamente en el artículo 6 del borrador.  Vamos a ver qué comenta en este artículo.

          Se entenderá por factura electrónica a los efectos de este Real Decreto aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis: 

          • Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
          • Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.
          • Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
          • Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento. 

          Por orden de la persona titular del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital podrán añadirse otras sintaxis admitidas adicionales en atención a la amplitud de su uso en un determinado sector económico o a la innovación tecnológica en este campo.

          Los plazos de adaptación a la nueva situación

          Los plazos empiezan a contar a partir de la publicación del reglamento (oficial, no el borrador):

          • Un primer plazo de 1 año para empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
          • Un segundo plazo de 2 años para empresas y autónomos con una facturación anual menor a 8 millones de euros.

          La Firma mejor con firma biomótrica o doble factor

          Las facturas electrónicas emitidas a través de plataformas privadas deben ser firmadas por el emisor con una firma electrónica avanzada, de acuerdo con el artículo 10.1.a) del Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012). 

          Cuando una factura electrónica firmada se transmite entre diferentes plataformas designadas por el emisor y el destinatario, la sintaxis y especificaciones técnicas son acordadas por ambas partes. 

          Contenido de las facturas

          En el intercambio de facturas electrónicas a través de plataformas privadas, los emisores deben enviar una copia a la solución pública de facturación, que incluya los contenidos obligatorios según el Real Decreto 1619/2012. Todas las facturas electrónicas deben tener un código único con el número de identificación fiscal del emisor, número y serie de la factura, y fecha de expedición

          Empresas y profesionales pueden acordar con sus proveedores que las facturas contengan información adicional más allá de los requisitos mínimos establecidos en el Real Decreto 1619/2012. Sin embargo, solo se puede exigir información del destinatario en la factura electrónica si el emisor la tiene disponible antes de la fecha de la operación documentada.

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            Junio 1, 2023

            Doceo Software, proveedor líder de tecnologías que de forma modular se relacionan entre sí, formando soluciones adaptables y escalables para cualquier empresa y sector, se complace en anunciar su asociación estratégica con Blue Raccoon PTY Ltd, que será nombrado distribuidor exclusivo de su software en la región SADEC. El objetivo de esta colaboración es proporcionar a las pequeñas y medianas empresas (PYME) soluciones de software asequibles, escalables y fáciles de usar, que respondan a la creciente necesidad de una gestión eficaz de los documentos ante los crecientes retos de la gobernanza.

            Doceo Software se ha consolidado como un nombre de confianza en el sector, especializado en la gestión de objetos digitales; generación de contenidos digitales, gestión de documentos web, flujos de trabajo, clasificación automática de documentos, extracción de información, reducción de peso, mejora de la calidad, identificación de contenidos, almacenamiento a largo plazo, firma biométrica con validez legal y digitalización masiva.

            Sus soluciones están diseñadas para agilizar los procesos empresariales, mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de la normativa del sector. Con un fuerte enfoque en la asequibilidad y la flexibilidad, Doceo Software ofrece complementos opcionales y permite a los clientes elegir entre los modelos de despliegue on-premise, nube privada o Software como Servicio (SaaS).

            Sin embargo, las PYMES suelen tener dificultades para acceder a soluciones de software asequibles y escalables que se adapten a sus necesidades específicas. Muchas se encuentran dependiendo de sistemas demasiado complejos que pueden no alinearse con sus procesos empresariales o carecer de las capacidades de automatización y validación necesarias. Esto puede dar lugar a ineficiencias, errores y posibles problemas de cumplimiento.

            Blue Raccoon PTY Ltd es un proveedor tecnológico de confianza con experiencia en desarrollo de software, diseño de soluciones y automatización de flujos de trabajo. Con un profundo conocimiento del mercado local, Blue Raccoon PTY Ltd tiene como objetivo ofrecer soluciones de software innovadoras a las empresas, permitiéndoles superar los retos y alcanzar sus objetivos.

            La asociación entre Doceo Software y Blue Raccoon PTY Ltd pretende colmar esta brecha ofreciendo soluciones a medida a las PYME de la región SADEC. Blue Raccoon PTY Ltd, un proveedor tecnológico de confianza, aporta una amplia experiencia en la distribución de software y un profundo conocimiento de los requisitos específicos del mercado local.

            Uno de los principales retos a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas en la actualidad es el creciente número de leyes y normativas relacionadas con la gobernanza y el cumplimiento, los recursos financieros limitados, la competencia con las grandes empresas, la adaptación a la transformación digital requerida a nivel mundial, las normativas de sostenibilidad y la gestión eficiente de las operaciones.

            La suite Doceo Software ofrece a las pymes de la región SADEC una solución integral para hacer frente a estos retos. La naturaleza modular del software permite a las empresas implementar módulos específicos que se alinean con sus necesidades únicas, permitiendo seleccionar la opción más adecuada para su presupuesto e infraestructura.

            La asociación entre Doceo Software y Blue Raccoon PTY Ltd marca una nueva era para las PYME de la región SADEC, ofreciéndoles la oportunidad de aprovechar soluciones de software avanzadas que antes solo estaban al alcance de las grandes empresas.

            Con esta asociación, las pymes pueden ahora adoptar modernos sistemas de flujo de trabajo documental que no solo optimizan sus operaciones, sino que también proporcionan tranquilidad en un entorno empresarial cada vez más regulado, una gestión eficiente de las operaciones y una transformación digital que permite afrontar los constantes cambios del mercado y tener capacidad operativa para competir con las grandes empresas.

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              FONDOS EUROPEOS DE DESARROLLO REGIONAL

              UNA MANERA DE HACER EUROPA

              DoceoSoftware, S.L. participa en el Programa de Iniciación a la Exportación ICEX‐Next, y cuenta con el apoyo de ICEX y con la cofinanciación de Fondos europeos FEDER. La finalidad de este apoyo es contribuir al desarrollo internacional de la empresa y de su entorno.

              Albaranes digitales con validez legal, cada vez más imprescindibles para muchas empresas

              Albaranes digitales con validez legal, imprescindibles para muchas empresas

              Mayo 22, 2023

              Tener albaranes digitales con validez legal puede ser más que beneficioso para muchas empresas en España, especialmente aquellas que manejan un volumen significativo de transacciones comerciales y necesitan documentar el movimiento de mercancías.

              Ventajas que puede ofrecer a las empresas los albaranes de entrega digitales

              Empresas de logística y transporte

              Las empresas de logística y transporte pueden beneficiarse de los albaranes digitales para documentar la entrega de mercancías, registrar la firma del destinatario y mantener un registro preciso de los envíos.

              Mayoristas y distribuidores

              Las empresas que se dedican a la distribución mayorista pueden utilizar albaranes digitales para registrar los productos enviados a sus clientes, incluyendo detalles como cantidades, descripciones y fechas de entrega.

              Empresas de comercio electrónico

              Las tiendas online y las empresas de comercio electrónico pueden utilizar albaranes digitales para documentar el envío de productos a sus clientes, incluyendo la información del pedido, la dirección de entrega y los detalles del paquete.

              Empresas de servicios

              Las empresas de servicios, como las de reparación, instalación o mantenimiento, pueden utilizar albaranes digitales para registrar las actividades realizadas en el lugar de trabajo, incluyendo los servicios prestados, las horas empleadas y los materiales utilizados.

              Empresas de construcción

              En el sector de la construcción, los albaranes digitales pueden ser útiles para documentar la entrega de materiales en el lugar de la obra, incluyendo detalles como la cantidad, el tipo y la calidad de los materiales entregados.

              Es fundamental considerar que los albaranes digitales deben cumplir requisitos legales para ser válidos, como el uso de firmas electrónicas reconocidas y el cumplimiento de la normativa fiscal actual. 

              Con Doceo POD, sus albaranes de entrega digitales de cumplimiento legal garantizando.

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                Los 4 puntos claves del futuro próximo de los gestores documentales

                4 puntos claves del futuro próximo de los Gestores documentales

                Febrero 07, 2023

                En un futuro no muy lejano no existirá ningún software de Gestión Documental que no esté marcado por la adopción masiva de la nube, la inteligencia artificial y la automatización. Estos son los 4 checks que no puedes ignorar cuando contrates un Gestor Documental:

                La mayoría de los gestores documentales están migrando hacia la nube para mejorar la accesibilidad, la escalabilidad y la seguridad de los documentos.

                La inteligencia artificial se utilizará cada vez más para mejorar la búsqueda, la clasificación y la recuperación de documentos.

                La automatización y la robótica serán una parte integral de la gestión documental en el futuro, permitiendo la automatización de tareas repetitivas y mejorando la eficiencia de la gestión de documentos.

                Los gestores documentales se desarrollarán para mejorar la colaboración y la coordinación en tiempo real entre equipos.

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                  ¿Debes emitir una factura a una administración pública? Te contamos como debes hacerlo

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                  Febrero 06, 2023

                  ¿Qué es factura-e y qué características tiene para que sea legal?

                  Para hacer una primera factura electrónica en un ayuntamiento, debe seguir los siguientes pasos:

                  1. Identificación de la empresa o entidad que emite la factura: incluir información como nombre, dirección, identificación fiscal, etc.
                  2. Identificación del cliente o receptor de la factura: incluir información como nombre, dirección, identificación fiscal, etc.
                  3. Detalle de los bienes o servicios prestados: incluir una descripción detallada de los bienes o servicios, cantidad, precio unitario y subtotal.
                  4. Cálculo de impuestos: incluir el cálculo de los impuestos correspondientes como IVA, etc.
                  5. Información adicional: incluir cualquier información adicional relevante, como forma de pago, fecha de vencimiento, etc.

                  El formato de la factura electrónica es obligatoria desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, pero a fecha de hoy, aún tienes un cierto margen de tiempo para usar facturas como las de siempre. Igualmente, te recomendamos muy encarecidamente que intentes cumplir desde el primer momento con el formato electrónico y las normativas fiscales y tributarias del país en el que se emite la factura. Por ejemplo, en España el formato es el Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B.

                  La Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B

                  En España, existen dos tipos de facturas electrónicas: la Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B.

                  La Factura Electrónica A es un formato que se utiliza para facturar a clientes particulares o consumidores finales, y debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos de la Agencia Tributaria (AEAT).

                  La Factura Electrónica B2B, por otro lado, es un formato que se utiliza para facturar a otras empresas o entidades, y debe cumplir con los requisitos establecidos por la AEAT, así como con los requisitos específicos de facturación electrónica entre empresas.

                  Algunas de las principales diferencias entre la Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B incluyen:

                  1. Requisitos fiscales y tributarios: la Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B tienen requisitos fiscales y tributarios diferentes.

                  2. Información incluida en la factura: la Factura Electrónica A requiere la inclusión de información adicional, como el NIF o CIF del cliente, mientras que la Factura Electrónica B2B requiere la inclusión de información detallada sobre el cliente y los productos o servicios prestados.

                  3. Requisitos de seguridad: la Factura Electrónica B2B requiere un mayor nivel de seguridad y autenticación, mientras que la Factura Electrónica A es más sencilla en este aspecto.

                  Es importante conocer las diferencias entre los dos formatos de facturación electrónica en España para emitir facturas electrónicas que cumplan con las normativas fiscales y tributarias correspondientes.

                  Ley 18/2022 "Crea y crece"

                  El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.

                  ¿Te contamos más?

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                    ¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?

                    ¿Cómo hacer una factura electrónica gratis?

                    Enero 26, 2023

                    Ley 18/2022 "Crea y crece"

                    El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.

                    ¿Te contamos más?

                    ¿Qué es factura-e y qué características tiene para que sea legal?

                    La factura-e es una factura electrónica, es decir, una factura que se emite y se recibe en formato electrónico.

                    Es importante tener en cuenta que la factura-e debe cumplir con las normas específicas de cada país, ya que cada uno tiene sus propias regulaciones sobre este tema. En España ha entrado en vigor la llamada Ley Crea y Crece que va a revolucionar el marco legal para la factura electrónica, aunque una de las cosas que, de momento, se puede entrever es que factura-e seguirá siendo legal.

                    Para que sea legal, debe cumplir con una serie de características, entre las que se incluyen:

                    • Estar firmada electrónicamente por el emisor.
                    • Contener un número de referencia de factura único e irrepetible.
                    • Cumplir con el formato establecido por el Ministerio de Hacienda.
                    • Debe contener los datos mínimos exigidos por la normativa fiscal.
                    • Estar almacenada en un sistema de gestión documental seguro y accesible para el destinatario y la Administración Tributaria.

                    ¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?

                    Para crear una factura en formato factura-e, siga estos pasos:

                    • Paso 1: Reúna la información necesaria para la factura, como los datos de su empresa y del cliente, los detalles del producto o servicio vendido y el precio.
                    • Paso 2: Utilice un software de facturación electrónica que cumpla con las normas de la factura-e. El ministerio de hacienda dispone de instrucciones básicas para ello. Clica aquí para acceder. 
                    • Paso 3: Ingrese la información necesaria en el software y asegúrese de que toda la información esté correcta.
                    • Paso 4: Genere la factura en el formato requerido (generalmente XML) y firme electrónicamente.
                    • Paso 5: Envíe la factura al cliente a través de correo electrónico o mediante un sistema de intercambio de facturas electrónicas.

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