Los 4 puntos claves del futuro próximo de los gestores documentales

4 puntos claves del futuro próximo de los Gestores documentales

Febrero 07, 2023

En un futuro no muy lejano no existirá ningún software de Gestión Documental que no esté marcado por la adopción masiva de la nube, la inteligencia artificial y la automatización. Estos son los 4 checks que no puedes ignorar cuando contrates un Gestor Documental:

La mayoría de los gestores documentales están migrando hacia la nube para mejorar la accesibilidad, la escalabilidad y la seguridad de los documentos.

La inteligencia artificial se utilizará cada vez más para mejorar la búsqueda, la clasificación y la recuperación de documentos.

La automatización y la robótica serán una parte integral de la gestión documental en el futuro, permitiendo la automatización de tareas repetitivas y mejorando la eficiencia de la gestión de documentos.

Los gestores documentales se desarrollarán para mejorar la colaboración y la coordinación en tiempo real entre equipos.

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    Febrero 06, 2023

    ¿Qué es factura-e y qué características tiene para que sea legal?

    Para hacer una primera factura electrónica en un ayuntamiento, debe seguir los siguientes pasos:

    1. Identificación de la empresa o entidad que emite la factura: incluir información como nombre, dirección, identificación fiscal, etc.
    2. Identificación del cliente o receptor de la factura: incluir información como nombre, dirección, identificación fiscal, etc.
    3. Detalle de los bienes o servicios prestados: incluir una descripción detallada de los bienes o servicios, cantidad, precio unitario y subtotal.
    4. Cálculo de impuestos: incluir el cálculo de los impuestos correspondientes como IVA, etc.
    5. Información adicional: incluir cualquier información adicional relevante, como forma de pago, fecha de vencimiento, etc.

    El formato de la factura electrónica es obligatoria desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, pero a fecha de hoy, aún tienes un cierto margen de tiempo para usar facturas como las de siempre. Igualmente, te recomendamos muy encarecidamente que intentes cumplir desde el primer momento con el formato electrónico y las normativas fiscales y tributarias del país en el que se emite la factura. Por ejemplo, en España el formato es el Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B.

    La Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B

    En España, existen dos tipos de facturas electrónicas: la Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B.

    La Factura Electrónica A es un formato que se utiliza para facturar a clientes particulares o consumidores finales, y debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos de la Agencia Tributaria (AEAT).

    La Factura Electrónica B2B, por otro lado, es un formato que se utiliza para facturar a otras empresas o entidades, y debe cumplir con los requisitos establecidos por la AEAT, así como con los requisitos específicos de facturación electrónica entre empresas.

    Algunas de las principales diferencias entre la Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B incluyen:

    1. Requisitos fiscales y tributarios: la Factura Electrónica A y la Factura Electrónica B2B tienen requisitos fiscales y tributarios diferentes.

    2. Información incluida en la factura: la Factura Electrónica A requiere la inclusión de información adicional, como el NIF o CIF del cliente, mientras que la Factura Electrónica B2B requiere la inclusión de información detallada sobre el cliente y los productos o servicios prestados.

    3. Requisitos de seguridad: la Factura Electrónica B2B requiere un mayor nivel de seguridad y autenticación, mientras que la Factura Electrónica A es más sencilla en este aspecto.

    Es importante conocer las diferencias entre los dos formatos de facturación electrónica en España para emitir facturas electrónicas que cumplan con las normativas fiscales y tributarias correspondientes.

    Ley 18/2022 "Crea y crece"

    El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.

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      ¿Qué es factura-e y qué características tiene para que sea legal?

      La factura-e es una factura electrónica, es decir, una factura que se emite y se recibe en formato electrónico.

      Es importante tener en cuenta que la factura-e debe cumplir con las normas específicas de cada país, ya que cada uno tiene sus propias regulaciones sobre este tema. En España ha entrado en vigor la llamada Ley Crea y Crece que va a revolucionar el marco legal para la factura electrónica, aunque una de las cosas que, de momento, se puede entrever es que factura-e seguirá siendo legal.

      Para que sea legal, debe cumplir con una serie de características, entre las que se incluyen:

      • Estar firmada electrónicamente por el emisor.
      • Contener un número de referencia de factura único e irrepetible.
      • Cumplir con el formato establecido por el Ministerio de Hacienda.
      • Debe contener los datos mínimos exigidos por la normativa fiscal.
      • Estar almacenada en un sistema de gestión documental seguro y accesible para el destinatario y la Administración Tributaria.

      ¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?

      Para crear una factura en formato factura-e, siga estos pasos:

      • Paso 1: Reúna la información necesaria para la factura, como los datos de su empresa y del cliente, los detalles del producto o servicio vendido y el precio.
      • Paso 2: Utilice un software de facturación electrónica que cumpla con las normas de la factura-e. El ministerio de hacienda dispone de instrucciones básicas para ello. Clica aquí para acceder. 
      • Paso 3: Ingrese la información necesaria en el software y asegúrese de que toda la información esté correcta.
      • Paso 4: Genere la factura en el formato requerido (generalmente XML) y firme electrónicamente.
      • Paso 5: Envíe la factura al cliente a través de correo electrónico o mediante un sistema de intercambio de facturas electrónicas.

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        ¿Cómo hacer una factura electrónica de gratis?

        ¿Cómo hacer una factura electrónica gratis?

        Enero 26, 2023

        Hay varias opciones para crear facturas electrónicas gratuitas si eres un autónomo. Te ofrecemos algunas ideas:

        • Utilizar plantillas de facturas gratuitas en línea: hay varios sitios web que ofrecen plantillas de facturas gratuitas para descargar e imprimir. Puedes personalizar estas plantillas con tus propios datos y utilizarlas para crear tus facturas.

        Ten cuidado con: las plantillas no te aseguran el cumplimiento de la normativa ni te ayudan a saber qué impuestos debes incluir en tu factura.

        • Existen programas de contabilidad gratuitos: hay varios programas de contabilidad gratuitos disponibles en línea que te permiten crear y enviar facturas electrónicas. Algunos ejemplos incluyen Wave, Zoho Books, y SlickPie.

        Ten cuidado con: Los programas gratuitos o bien tienen unos periodos de prueba limitados o tienen una funcionalidad limitada. Te recomendamos que pruebes más de uno ante de decidirte. 

        Nuestro consejo: hay programas de pago muy asequibles. No te conformes con las escasas posibilidades que te ofrecen los programas gratuitos, podrías perderte ventajas increíbles que te ayuden a ahorrar muchísimo en tiempo y dinero. 

        • Utiliza aplicaciones móviles: hay varias aplicaciones móviles disponibles para crear y enviar facturas electrónicas.

        Nuestro consejo: Algunas de ellas son gratuitas y otras tienen un costo, pero te permite generar facturas de manera sencilla y rápida.

        • Utiliza herramientas de Facturación electrónica ofrecidas por el gobierno: Dependiendo del país donde te encuentres, algunos gobiernos ofrecen herramientas de facturación electrónica gratuitas para los contribuyentes.

        Nuestro consejo: Esta es la mejor opción para empezar, pero las soluciones que vas a encontrar son muy limitadas. Te recomendamos echar un ojo a soluciones de pago igualmente homologadas por el gobierno que te pueden hacer tu día a día mucho más fácil.

        Es importante recordar que, independientemente de la opción que elijas, debes cumplir con todas las regulaciones fiscales y tributarias aplicables. Es recomendable verificar que cumples con las regulaciones fiscales en tu país, ya que estas pueden variar dependiendo del lugar.

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          ¿Quién paga el IVA del kit digital?

          ¿Quién paga el IVA del bono digital del kit digital?

          Enero 24, 2023

          IVA, ¿Quién lo paga?

          El IVA del bono digital del kit digital es pagado por el comprador, no por el agente digitalizador.

          El agente digitalizador es responsable de recaudar el IVA y remitirlo al gobierno. 

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            ¿Cómo puedo evitar sanciones de la Agencia Tributaria en sus facturas de proveedor?

            Evita sanciones de la Agencia Tributaria en tus facturas de proveedor

            Enero 25, 2023

            Para evitar sanciones de la Agencia Tributaria en las facturas de proveedor, es importante asegurarse de cumplir con todas las regulaciones fiscales y tributarias aplicables. 

            • Emitir facturas correctamente y de acuerdo con las normas fiscales. Con la Ley Crea y Crece se va a imponer, para todas las empresas y autónomos, el formato electrónico fon firma electrónica.
            • Registrar las facturas en el sistema contable en el momento en que se reciben. Debe tener especial cuidado con posibles errores humanos.
            • Asegurarse de cumplir con los plazos de pago y de cumplir con las obligaciones de retención de impuestos
            • Cumplir con las obligaciones de presentación de declaraciones fiscales. Para estos dos puntos, es especialmente recomendables el uso de un software que emita avisos automáticamente.
            • Conservar toda la documentación relacionada con las facturas de proveedor por un período de tiempo suficientemente largo.

            Es importante también contar con un equipo contable y legal que esté al tanto de las regulaciones fiscales para evitar sanciones y multas que puedan generar problemas financieros y legales.

            No todas las empresas disponen de personal especializado o que tenga el suficiente tiempo para estar al caso de la ley. Muchas veces resulta complejo para los departamentos contables gestionar el volumen de trabajo del día a día y estar al día. Incluso las gestorías deben hacer frente a grandes volúmenes de documentación en momentos clave del año fiscal. A veces les resulta difícil dar la atención personalizada que merecen sus clientes.

            El uso de soluciones informáticas homologadas que te ayuden a gestionar automáticamente el volumen de facturas de proveedor puede ayudarte a ahorrar mucho dinero y tiempo. 

            • Libera de tareas pesadas tu personal para que se ocupen de tareas que aporten valor para tu empresa.
            • Evita errores humanos.
            • Asegúrate que esté homologada y tendrás la seguridad de cumplir con la ley vigente. 
            • Ahorra en el servicio que te ofrece tu gestoría.

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              Enero 16, 2023

              doceo Store

              Un gestor documental es un software que ayuda a las empresas a organizar, almacenar y compartir documentos electrónicos de manera ágil y muy eficiente. La tendencia actual es que las empresas trabajen sin papel tanto por la necesidad medioambiental, como la legalidad que a nivel europeo nos está llegando año tras año.

              Ventajas de usar un gestor documental

              Algunas de las ventajas de utilizar un gestor documental incluyen:

              • Facilidad de acceso CLOUD: los documentos están almacenados en una sola ubicación centralizada y se pueden acceder desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet.
              • Mejora de la colaboración entre equipos: los empleados pueden trabajar en documentos simultáneamente y compartirlos con facilidad.
              • Mayor seguridad de acuerdo con la legalidad vigente: los documentos están protegidos contra pérdida y acceso no autorizado mediante mecanismos de seguridad avanzados.
              • Mayor eficiencia y rapidez, mayor ahorro: los documentos están organizados de manera lógica, lo que facilita su búsqueda y recuperación.
              • Mejora de la productividad: los empleados pueden dedicar menos tiempo a buscar documentos y más tiempo a realizar tareas importantes.
              • Reducción de costos, sobre todo los relacionados con el papel y el almacenaje: los documentos electrónicos ocupan menos espacio físico y son más fáciles de copiar y distribuir, lo que reduce los costos de almacenamiento y distribución.

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                La firma biométrica

                La firma biométrica es una forma de firmar electrónicamente utilizando características físicas únicas del individuo, como huellas dactilares o reconocimiento facial.

                La firma biométrica es 100 % siempre que registre la información obligatoria del trazo de la persona firmante. Es difícil de falsificar y resulta muy segura y fácil de hacer, solo se requiere un dispositivo adaptado con un lápiz digital. La rúbrica con el dedo no puede considerarse firma biométrica, ya que no es capaz de captar algunos de los parámetros esenciales para su total validez.

                Existe una modalidad también legal y sin que el firmante tenga que plasmar su rúbrica en el dispositivo, se trata de la firma de doble factor en la que se puede establecer con seguridad que la persona que tiene acceso a ese dispositivo en concreto ha efectuado una acción.

                La firma digital

                La firma digital es una representación electrónica de una firma manuscrita y se utiliza para garantizar la autenticidad de un documento electrónico. 

                No tiene por qué registrar algunos de los parámetros obligatorios para su validez legal, pero para algunos casos, esta rúbrica, puede ser suficiente para entregas, sobre todo si se acompaña con el registro de su localización, por ejemplo. Debe entenderse que es fácilmente suplantable y por ello no contaría con la validez legal ante un perito.

                Los sellos

                Un sello es una imagen o gráfico que se utiliza para indicar que un documento ha sido firmado o sellado por una autoridad o entidad.

                Existen los sellos tradicionales y también existen los sellos digitales que pueden tener la misma validez que los primeros.

                La firma manuscrita

                La firma manuscrita es una marca o escrito hecho a mano por una persona para indicar su aceptación o autoría de un documento.

                En papel, la tradicional. Esta firma para su autentificación se usan peritos caligráficos especializados.

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                  Me han concedido el Kit Digital, ¿y ahora qué?

                  Novembre 09, 2022

                  Pasos del KIT DIGITAL

                  1
                  PASO
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                  Registrarse en la página web de Acelera Pyme y realiza el Test de Madurez Digital.

                  2
                  PASO
                  SOLICITA EL BONO DEL KIT DIGITAL

                  Tramita solicitud del "Bono Digital" en la web.

                  3
                  PASO
                  EL ACUERDO DE PRESTACIÓN

                  Es un acuerdo que hacemos sobre la solución o soluciones de digitalización que vas a tener.

                  Si ya te han concedido el Bono Digital, tienes que saber que ya has superado lo más complejo.

                  Ahora solo tienes que elegir la solución que más te conviene y formalizar el acuerdo de prestación

                  El acuerdo de prestación

                  El acuerdo se compone por 4 bloques de información, pero no te preocupes porque el acuerdo es algo que realiza el Agente digitalizador. Tú solo tendrás que ofrecernos algunos de los datos que te pediremos.

                  • Bloque 1: DATOS BÁSICOS
                  • Bloque 2: CATEGORÍA DE SOLUCIÓN DE DIGITALIZACIÓN
                  • Bloque 3: DECLARACIONES RESPONSABLES
                  • Bloque 4: PROTECCIÓN DE DATOS

                  ¡Alerta con los plazos!

                  Debes tener en cuenta que el Bono Digital, una vez concedido, tiene fecha de caducidad. El plazo máximo para la formalización de los Acuerdos De Prestación de Soluciones de Digitalización, será de seis meses, contados a partir de la publicación de la Resolución de Concesión de la ayuda al Beneficiario.

                  Transcurrido este tiempo, vas a perder el derecho al cobro de la parte del bono digital que no se hubiera recogido en un Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.

                  Una vez firmado el Acuerdo, nosotros, como agentes digitalizadores, emitiremos una única factura por el importe total de la solución de digitalización contratada asociada al Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.

                  La factura reflejará la reducción en el importe a abonar por el beneficiario, en lo que respecta a la cuantía de la subvención concedida asociada al Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.

                  En ese momento, puedes ya disfrutar de la solución contratada completamente gratis.

                  Logo-digitalizadores

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                    FAQ para la nueva Ley crea y crece y lo que afecta en el proceso de emitir/recibir facturas electrónicas

                    FAQ para la nueva Ley crea y crece y lo que afecta en el proceso de emitir/recibir facturas electrónicas

                    Octubre 28, 2022

                    No, desde la entrada en vigor de la ley y de la finalización de los plazos según facturación de las empresas, no se requerirá que el remitente autorice tal envío en las relaciones b2b y autónomos. Será obligatorio emitir la factura digitalmente. 

                    Las facturas de proveedor si son B2B van a tener la misma obligatoriedad de ser expedidas/recibidas en formato electrónico y con firma digital. No importa si son de cliente o de proveedor.

                    Sí, existe este plazo que empezará a contar a partir de la aprobación del Reglamento de la Ley (artículo 12):

                    • Un primer plazo de 1 año para empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
                    • Un segundo plazo de 2 años para empresas y autónomos con una facturación anual menor a 8 millones de euros.

                    No, a fecha de hoy, en el mes de octubre de 2022, no existe y no se espera antes de 3 a 6 meses.

                    En el momento en que se apruebe será la fecha a empezar a contar, según facturación de la empresa, los plazos de 1 o 2 años para su obligatoriedad.

                    Muy probablemente las empresas extranjeras que deseen operar con empresas Españolas van a tener que adaptarse, especialmente a lo que se refiere a la implementación de firma electrónica

                     

                    Los próximos años veremos una gran transformación en este sentido. Será obligatoria en las relaciones B2B (solo habrá algunas diferencias en las relaciones B2C).

                     

                    Por eso es más que recomendable no esperar al último momento para digitalizar, según la ley, las facturas electrónicas de nuestra empresa.

                    En el momento en que una empresa con sede en España debe emitir una factura, esta está bajo la normativa de su país de origen. Por lo tanto, sí, deberá ser emitida en formato electrónico

                    Las facturas que podamos recibir, si en el país de origen no contempla esta normativa, igualmente debemos pensar que, más temprano que tarde, TODOS los países dela UE adoptarán una legislación muy parecida a la nuestra y deberán contemplar la factura electrónica y la firma digital.

                    No vamos a poder ignorar la factura y no se recomienda que se haga.

                    Lo recomendable, en el caso de no estar de acuerdo y que se desee discutir, será mandar un burofax desde los servicios jurídicos de la empresa en el caso de que la comunicación tradicional (el envío de un mail o una llamada de teléfono) no solucione en poco tiempo la disputa.

                    Recomendamos que para ahorrar problemas con la Agencia Tributaria, exijamos las máximas con todas las facturas que recibamos.

                    Si bien es cierto que muy probablemente no exista una persecución para cualquier pequeño error, las facturas, deberán cumplir unos mínimos establecidos por la ley: deben ser auténticas e integras.

                    Debemos evitar cualquier sospecha de manipulación tanto de lo emitido, como lo recibido.

                     

                    Se está trabajando actualmente en igualar formatos entre países. Por el momento se contempla solo el estándar XML europeo. 

                    Deberás guardar tus facturas emitidas (y disponibles en el caso de que tus clientes te las pidan) durante 4 años (artículo 2 de la ley 56/2007). 

                    Estos 4 años en los que te pueden pedir la factura, se contemplan aunque la empresa cierre.

                    Accede a la Ley aquí.

                    Solo las facturas electrónicas firmadas tanto por el emisor como el receptor van a ser consideradas dentro de la normativa.

                    No es suficiente si solo la firma el receptor.

                    La firma del emisor debe existir antes del envío de la factura, no después.

                    Al no ser consideradas facturas electrónicas, no están bajo la nueva ley.

                    El único valor que tendrán estas facturas será el que tenga para cumplir con las obligaciones de conservación y poder (o no) destruir el original en papel

                    Igualmente, el proceso de preservación en formato digital debe estar bajo la normativa de copia auténtica e ir igualmente firmada digitalmente.

                    Más información en doceoeCompulsa

                    Depende.

                    En el caso de que el piso o pisos arrendados sea a particulares, se considera una relación B2C y tus obligaciones pasan fuera de la normativa a la que nos referimos.

                    Si los alquilas a empresa (por ejemplo, como despachos), tu relación será B2B y sí estarás bajo la normativa de la nueva ley Crea y crece.

                    Sí, estás obligado a emitir y firmar digitalmente todas tus facturas, aunque factures poco al año o solo hagas trabajos como autónomo de forma intermitente.

                    Desde el pasado 19 de octubre la factura electrónica es obligatoria en España. La Ley llamada “Crea y crece” se ubica dentro del Plan de Recuperación y Resiliencia y tiene la finalidad de instaurar un conjunto de mejoras para favorecer el crecimiento del tejido empresarial, su productividad, la mejora de la calidad de los empleos y la internacionalización.

                    El punto que más va a afectar a las empresas y a los autónomos es la obligatoriedad de generar todas las facturas en formato digital.

                    ¿Tienes dudas? Ponte en contacto con nosotros

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