10 Aspectos Cruciales que Debe Ofrecer tu Gestor Documental a tu empresa

10 Aspectos Cruciales que Debe Ofrecer tu Gestor Documental Empresarial

Septiembre 28, 2023

Doceo Store, mucho más que un gestor documental

Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave, como:

  • La gestión de usuarios y perfiles.
  • Búsqueda avanzada.
  • Calendario inteligente.
  • Organización eficiente con etiquetas.
  • Gestión visual de tareas.
  • Flexibilidad en tipologías documentales.
  • Administración de registros y expedientes.
  • Relaciones documentales.
  • Automatización de entrada documental.
  • Seguimiento transparente.
  • Flujos de trabajo personalizados.
  • Edición avanzada de PDFs.
  • Sellos personalizados.
  • Bandejas de entrada eficientes.
  • Interacción Drag & Drop.
  • Acceso multilingüe y acceso web desde cualquier dispositivo.

Mucho se habla de la necesidad de la transformación digital de las PYMES, pero rara vez se aborda lo que podría ser adecuado para tu empresa. La gestión de facturas, albaranes, documentos, recursos humanos, informes, contratos, o incluso una combinación de todos ellos, plantea la pregunta fundamental: ¿Cómo elegir el mejor software para procesar eficazmente esta diversidad de documentos, ya sea en papel o en formato digital?

A continuación, te presentamos 10 puntos esenciales que debes considerar al seleccionar tu sistema de gestión documental.

  1. La facilidad de uso: La interfaz del gestor debe ser intuitiva y fácil de usar para que tus empleados puedan adoptarlo rápidamente. Pide siempre que puedas una demo para evaluar si va a ser fácil o no. 
  2. El acceso remoto y desde cualquier dispositivo: La posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo es esencial en el mundo actual. Mejor elige siempre un sistema cloud.
  3. Búsqueda eficiente: Debe contar con un sistema de búsqueda avanzado que permita encontrar documentos por palabras clave, fechas y otros criterios relevantes.
  4. Seguridad robusta: La protección de datos es primordial. El gestor debe ofrecer medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores y la encriptación. Te recomendamos a demás que te fijes en la gestión de permisos y de roles. Doceo Store permite controlar quién tiene acceso a la información a un nivel mínimo de 1 dato para los documentos registrados.
  5. Integración con otras herramientas: Debe ser compatible con las aplicaciones y sistemas que ya utilizas. Fíjate si la empresa a la que vas a contratar el gestor tiene módulos complementarios (análisis de facturas, firma biométrica, lectura de datos…) o si tienen integraciones ya hechas con ERP.
  6. Automatización de flujos de trabajo: Debería permitirte crear flujos de trabajo automatizados para tareas como aprobaciones y revisión de documentos. No rechaces tampoco la posibilidad de realizar los procesos de forma manual.
  7. Control de versiones: La capacidad de mantener un historial de versiones de documentos es fundamental para el seguimiento de cambios y la prevención de errores. Pide a la empresa que te dé garantías ante la imposibilidad de realizar modificaciones. En el caso hipotético (o no tan hipotético) que tengas una inspección, estas garantías te lo van a poner todo mucho más fácil.
  8. Cumplimiento Normativo: Debe cumplir con las regulaciones de tu sector, como GDPR, HIPAA u otras leyes de privacidad y seguridad.
  9. Colaboración en tiempo real: Debe facilitar la colaboración en documentos en tiempo real para mejorar la productividad de tu equipo.
  10. Tiene funciones de oficina virtual: Desde la irrupción del coronavirus, el teletrabajo ha experimentado un aumento significativo y se ha convertido en una práctica común en todas las empresas. Es importante observar si tu entorno de trabajo remoto ofrece funcionalidades adicionales para gestionar documentos de la empresa y cumplir con otras tareas, como el control de horarios (incluyendo la posibilidad de fichar), la creación, edición o modificación de documentos nuevos, y el envío de notificaciones, entre otras.

Un gestor documental eficaz puede transformar la forma en que tu empresa maneja la información y aumentar significativamente la eficiencia operativa.

Al buscar una solución, asegúrate de que cumpla con estas 10 características básicas para garantizar que estás obteniendo el máximo beneficio para tu empresa, independientemente de su sector.

Si deseas obtener más información, no dudes en ponerte en contacto con uno de nuestros expertos. Estaremos encantados de ayudarte y proporcionarte la información adicional que necesitas.

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    eIDAS y eIDAS 2: Evolución de la Identificación Electrónica en la Unión Europea

    eIDAS y eIDAS 2: Evolución de la Identificación Electrónica en la Unión Europea

    Septiembre 21, 2023

    Firme sus documentos digitales de la misma manera que en papel

    Utilice Doceo BioSign F2F para firmar documentos digitalmente de manera similar a la firma en papel, garantizando la validez legal. Con Doceo BioSign Mobile, firme documentos sin necesidad de rúbrica. Doceo BioSign Delivery le permite firmar documentos de entregas en tiempo real, con seguimiento de ubicación y reportes detallados. También, con Doceo BioSign Forms, firme digitalmente como lo haría en papel, asegurando su validez legal.

    El Reglamento (UE) 910/2014, conocido como Reglamento eIDAS, establece normas para la identificación electrónica y los servicios de confianza en la UE. La próxima versión, eIDAS 2, busca adaptarse a avances tecnológicos.

    eIDAS estableció un marco común en 2016, mejorando la validez de firmas electrónicas. eIDAS 2, aún en negociación, ampliará su alcance, fortalecerá la seguridad y promoverá la creación de identidades digitales sin verificación gubernamental.

    La fecha de entrada en vigor de eIDAS 2 es desconocida, pero se espera para después de 2024, y su implementación variará según los Estados miembros. La hoja de ruta proporciona un plan preliminar.

    eIDAS 2 introducirá servicios digitales transfronterizos adicionales, mejorará la seguridad y simplificará los procesos de identidad digital y confianza en la contratación pública, mejorando la interoperabilidad entre sistemas nacionales.

    eIDAS sentando las bases para la identificación electrónica

    El reglamento eIDAS entró en vigor el 1 de julio de 2016. Hasta entonces, la Directiva 1999/93/CE regulaba los servicios de identificación electrónica. Esta normativa reconocía la validez de las firmas electrónicas, que se consideraban equivalentes a las firmas manuscritas y tenían validez en los tribunales. Sin embargo, como sucede con las directivas a nivel europeo, estas son interpretables para cada Estado miembro, por lo que el reconocimiento y la validez de las firmas electrónicas entre diferentes países y sus tribunales era una complicación. 

    Con la creación del Reglamento eIDAS, se ha logrado una aplicación directa de las normativas y un marco común para todos los Estados miembros. Cabe destacar que aunque el reglamento eIDAS entró en vigor en 2016, algunos de sus requisitos se han implementado de manera gradual siguiendo los plazos establecidos.

    Desde su entrada en vigor, eIDAS ha tenido un impacto significativo en el mercado único digital de la UE al establecer un marco para la identificación electrónica, las firmas electrónicas y los servicios de confianza que permiten transacciones electrónicas transfronterizas, seguras y sin fricciones.

    ¿Qué es eIDAS 2? Hacia una identidad digital

    No existe una regulación específica llamada “eIDAS 2”. Sin embargo, en septiembre de 2020, la Comisión Europea presentó una propuesta para actualizar el Reglamento eIDAS, comúnmente conocido como “eIDAS 2”. 

    Esta propuesta está actualmente en proceso de negociación en los organismos europeos y aún debe ser adoptada. La propuesta de eIDAS 2 tiene como objetivo actualizar y mejorar el reglamento eIDAS existente para impulsar aún más la transformación digital en la UE y adaptarse a los cambiantes avances tecnológicos y sociales.

    ¿Cuáles son las diferencias entre eIDAS y eIDAS 2?

    Las principales novedades que introducirá eIDAS 2 en comparación con el marco actual del Reglamento eIDAS son: 

    • Ampliar el ámbito de aplicación del reglamento para incluir servicios digitales transfronterizos adicionales, como la autenticación y la identificación de dispositivos
    • Fortalecer la seguridad y la privacidad de las identidades electrónicas y los servicios de confianza. 
    • Establecer un marco para la creación y el uso de identidades digitales, conocidas como billeteras de identidad, que permiten a individuos y empresas crear y utilizar identidades digitales sin verificación gubernamental. 
    • Simplificar las identidades digitales y los servicios de confianza en los procesos de contratación pública y mejorar la interoperabilidad entre sistemas nacionales.

    ¿Cuándo entrará en vigor eIDAS 2?

    Todavía se desconoce cuándo entrará en vigor eIDAS 2.0, ya que la propuesta está en proceso de negociación y aún no ha sido adoptada formalmente por la Unión Europea. Sin embargo, la Comisión Europea ha publicado una hoja de ruta para implementar eIDAS 2. 

    La hoja de ruta establece un calendario para la revisión y adopción del Reglamento propuesto y su implementación por parte de los Estados miembros y los proveedores de servicios de identificación electrónica y servicios de confianza. La propuesta actualmente está en negociación y se espera que dure hasta 2024.

     Después de esa fecha, los Estados miembros comenzarán la implementación. Es importante destacar que la hoja de ruta es un plan preliminar y el calendario puede cambiar a medida que avance el proceso de revisión y adopción. Una vez que se adopte el Reglamento eIDAS 2, deberá publicarse en el Diario Oficial de la Unión Europea y entrará en vigor 20 días después de su publicación.

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      Transformación Digital en las ONG de España: Centrados en ayudas a las personas

      Transformación Digital en ONG de España: Centrados en Ayudar a las Personas

      Septiembre 15, 2023

      ¿Qué exige la ley a las ONG?

      En España, la ley que establece la obligación para las ONG de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Esta ley, en su artículo 17, establece que las entidades del sector público, entre las que se incluyen las ONG que reciben financiación pública, deben contar con sistemas de registro y archivo de los documentos.

      DESCUBRA DOCEO REG, Registro de entrada y salida

      Las ONG en España abrazan la transformación digital para aumentar su impacto social, agilizar procesos internos, gestionar recursos y conectarse con una audiencia más amplia y diversa.

      ¿Qué soliciones digitales usan las ONG?

      Aquí hay algunas formas en que las ONG españolas están abrazando la transformación digital:

      Recaudación de fondos online: Las plataformas de donación en línea y las campañas de crowdfunding hacen que sea más fácil que nunca recaudar fondos y llegar a donantes potenciales en todo el país.

      Comunicación efectiva: Las redes sociales, los sitios web y el correo electrónico permiten a las ONG comunicarse con sus seguidores y donantes de manera más eficiente, compartiendo historias impactantes y manteniendo a la comunidad informada sobre su trabajo.

      Automatización de procesos: La automatización de tareas administrativas libera tiempo y recursos que las ONG pueden destinar a su misión principal: ayudar a quienes más lo necesitan. 

      Este último punto es mucho más importante de lo que parece y en el que nos vamos a centrar en este artículo.

      La simplificación de los procesos administrativos

      El informe de la Taula d’entitats del Tercer Sector de Catalunya destaca desafíos técnicos en la presentación de proyectos y propone simplificar los procesos administrativos para entidades sociales y beneficiarios de subvenciones públicas.

      Aquí algunas de las demandas incluidas en el informe:

      1. Unificar todos los trámites de la administración de Cataluña en un único portal.
      2. Armonizar todos los trámites y las justificaciones.
      3. Crear un sistema único de registro de documentos actualizable regularmente por parte de la entidad.
      4. Facilitar el acceso a formularios antes de la apertura del proceso de tramitación.
      5. Adaptar los formularios que utilicen formato HTML, reemplazando los formularios únicos en PDF o Word.
      6. Incorporar un sistema de quejas en todos los formularios.

      Un portal único y un registro de datos centralizado simplificarían la vida de las ONG en Cataluña al evitar la repetición de información ante la administración. Las empresas tecnológicas pueden proporcionar soluciones internas para mejorar la conexión mientras se espera la mejora del sistema público a largo plazo.

      ¿Qué puede ofrecer el sector privado a su ONG?

      El sector privado TIC puede brindar a su ONG tecnología de vanguardia, asesoramiento en soluciones digitales, capacitación en herramientas tecnológicas y apoyo en la automatización de procesos, fortaleciendo su eficiencia y capacidad para lograr nuestros objetivos humanitarios.

      Doceo Software se especializa en gestión digital: contenido, documentos, firma digital, clasificación automática, digitalización masiva, asegurando validez legal. Tenemos diversas soluciones que pueden agilizar tus procesos a la vez que dar cumplimiento a la ley. 

      Algunos de nuestros puntos fuertes que podemos ofrecer son los siguientes:

      1. Eficiencia en el Trabajo: Este software optimiza la productividad al permitir que personal con poca formación lo utilice fácilmente. Esto significa que las ONG pueden lograr más con menos recursos humanos, liberando tiempo y energía para su misión principal: ayudar a quienes lo necesitan.

      2. Conexión y Colaboración Simplificadas: Facilita la conexión y la integración con sistemas públicos a través de su propia API, lo que agiliza la gestión de información y datos. Esto permite a las ONG trabajar de manera más eficiente y colaborar con otras entidades y organismos públicos de manera más efectiva.

      3. Costo-efectivo y Cumplimiento Legal: A pesar de su eficacia, el software es asequible para las ONG. Además, al simplificar los procesos administrativos y la gestión de documentación, ayuda a las ONG a cumplir con las obligaciones legales sin problemas, lo que les permite centrarse en su misión humanitaria sin preocupaciones burocráticas.

      Promover una digitalización transformadora en entidades sociales para reducir la burocracia, centrarse en ayudar a las personas y fortalecer la confianza y transparencia con donantes y la comunidad.

      Doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.

      1. Automatización de codificación de entrada y salida de documentos con sellos de tiempo y otros metadatos.
      2. Creación de resguardos de presentación de registros para cada documento.
      3. Seguimiento del origen o destino de cada documento.
      4. Búsquedas de registros e información contenida en ellos, incluyendo búsquedas por estado.
      5. Registro de historial de acciones con detalles sobre quién las realizó, generación de copias digitales de documentos en papel y gestión de repositorio de documentos con formularios, flujos de validación, permisos y roles de usuario configurables, y la capacidad de establecer vínculos entre registros y documentos.

      La solucion Doceo Reg, In-N-Out Documents es la solución para el cumplimiento de registro de entrada y salida para toda la documentación de vuestra organización. Al ser desarrolladores, podemos adaptar la solución a vuestras necesidades, ampliando a otras capacidades como control horario, firma biométrica o electrónica, gestor documental con flujos de trabajo automáticos.

      Control horario

      Un sistema de control horario legal, ágil y sencillo. Registra entradas, salidas, ausencias y vacaciones con un clic y ofrece una app móvil opcional. Cumplimiento normativo garantizado.

      Firma electónica

      Con doceo BioSign cualquier documento firmado digitalmente, ordenado y con notificaciones es tiempo real. Compatible con todas nuestras soluciones.
      Accede a todas las modalidades de firma

      Flujos de trabajo

      El sistema es altamente eficiente para intercambiar y clasificar documentos digitales, con opciones de clasificación rápida mediante sellos digitales y automatizaciones.
      Accede a más información

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          *La prueba gratuita de 30 días actualmente está disponible para Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store y Virtual Office, POD (albaranes de entrega), REG (Registro de entrada y salida). Para eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realizamos una demostración con sus documentos para resultados 100% reales y ajustados a su empresa. Confidencialidad garantizada. Su prueba gratuita puede demorarse según la cantidad de demandas existentes. No se preocupe, le incluiremos en una lista de espera y nos pondremos en contacto con usted muy pronto.

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