1. La facilidad de uso: La interfaz del gestor debe ser intuitiva y fácil de usar para que tus empleados puedan adoptarlo rápidamente. Pide siempre que puedas una demo para evaluar si va a ser fácil o no. 
2. El acceso remoto y desde cualquier dispositivo: La posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo es esencial en el mundo actual. Mejor elige siempre un sistema cloud.
3. Búsqueda eficiente: Debe contar con un sistema de búsqueda avanzado que permita encontrar documentos por palabras clave, fechas y otros criterios relevantes.
4. Seguridad robusta: La protección de datos es primordial. El gestor debe ofrecer medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores y la encriptación. Te recomendamos a demás que te fijes en la gestión de permisos y de roles. Doceo Store permite controlar quién tiene acceso a la información a un nivel mínimo de 1 dato para los documentos registrados.
5. Integración con otras herramientas: Debe ser compatible con las aplicaciones y sistemas que ya utilizas. Fíjate si la empresa a la que vas a contratar el gestor tiene módulos complementarios (análisis de facturas, firma biométrica, lectura de datos…) o si tienen integraciones ya hechas con ERP.
6. Automatización de flujos de trabajo: Debería permitirte crear flujos de trabajo automatizados para tareas como aprobaciones y revisión de documentos. No rechaces tampoco la posibilidad de realizar los procesos de forma manual.
7. Control de versiones: La capacidad de mantener un historial de versiones de documentos es fundamental para el seguimiento de cambios y la prevención de errores. Pide a la empresa que te dé garantías ante la imposibilidad de realizar modificaciones. En el caso hipotético (o no tan hipotético) que tengas una inspección, estas garantías te lo van a poner todo mucho más fácil.
8. Cumplimiento Normativo: Debe cumplir con las regulaciones de tu sector, como GDPR, HIPAA u otras leyes de privacidad y seguridad.
9. Colaboración en tiempo real: Debe facilitar la colaboración en documentos en tiempo real para mejorar la productividad de tu equipo.
10. Tiene funciones de oficina virtual: Desde la irrupción del coronavirus, el teletrabajo ha experimentado un aumento significativo y se ha convertido en una práctica común en todas las empresas. Es importante observar si tu entorno de trabajo remoto ofrece funcionalidades adicionales para gestionar documentos de la empresa y cumplir con otras tareas, como el control de horarios (incluyendo la posibilidad de fichar), la creación, edición o modificación de documentos nuevos, y el envío de notificaciones, entre otras.

Un gestor documental eficaz puede transformar la forma en que tu empresa maneja la información y aumentar significativamente la eficiencia operativa.

Al buscar una solución, asegúrate de que cumpla con estas 10 características básicas para garantizar que estás obteniendo el máximo beneficio para tu empresa, independientemente de su sector.

Si deseas obtener más información, no dudes en ponerte en contacto con uno de nuestros expertos. Estaremos encantados de ayudarte y proporcionarte la información adicional que necesitas.

El reglamento eIDAS entró en vigor el 1 de julio de 2016. Hasta entonces, la Directiva 1999/93/CE regulaba los servicios de identificación electrónica. Esta normativa reconocía la validez de las firmas electrónicas, que se consideraban equivalentes a las firmas manuscritas y tenían validez en los tribunales. Sin embargo, como sucede con las directivas a nivel europeo, estas son interpretables para cada Estado miembro, por lo que el reconocimiento y la validez de las firmas electrónicas entre diferentes países y sus tribunales era una complicación. 

Con la creación del Reglamento eIDAS, se ha logrado una aplicación directa de las normativas y un marco común para todos los Estados miembros. Cabe destacar que aunque el reglamento eIDAS entró en vigor en 2016, algunos de sus requisitos se han implementado de manera gradual siguiendo los plazos establecidos.

Desde su entrada en vigor, eIDAS ha tenido un impacto significativo en el mercado único digital de la UE al establecer un marco para la identificación electrónica, las firmas electrónicas y los servicios de confianza que permiten transacciones electrónicas transfronterizas, seguras y sin fricciones.

Aquí hay algunas formas en que las ONG españolas están abrazando la transformación digital:

Recaudación de fondos online: Las plataformas de donación en línea y las campañas de crowdfunding hacen que sea más fácil que nunca recaudar fondos y llegar a donantes potenciales en todo el país.

Comunicación efectiva: Las redes sociales, los sitios web y el correo electrónico permiten a las ONG comunicarse con sus seguidores y donantes de manera más eficiente, compartiendo historias impactantes y manteniendo a la comunidad informada sobre su trabajo.

Automatización de procesos: La automatización de tareas administrativas libera tiempo y recursos que las ONG pueden destinar a su misión principal: ayudar a quienes más lo necesitan. 

Este último punto es mucho más importante de lo que parece y en el que nos vamos a centrar en este artículo.

La Ley de Transparencia se implementó hace más de dos años en el tercer sector, pero sus requisitos apenas afectan a un reducido número de fundaciones y asociaciones en España. Para cumplir con esta ley, una entidad debe cumplir ciertos criterios establecidos en el artículo 3 de la misma: recibir subvenciones públicas superiores a 100,000 euros al año o que los ingresos públicos representen al menos el 40% de sus ingresos anuales, siempre y cuando alcancen los 5,000 euros. 

No todas las fundaciones están obligadas a hacer pública esta información, pero sí a presentarla a la administración que lo requiera. Esta información hace referencia a información institucional y organizativa, gestión económica y presupuestaria, información de relevancia jurídica, programación y planificación, contratación pública, actividad subvencional, etc.