Caso de éxito I Kit Digital en el sector de la alimentación
Supermercados Pijoan
Un ejemplo de implantación de soluciones digitales para una cobertura completa de la documentación de la empresa
El Kit Digital y la implementación de Doceo Store con Doceo FacCert marcaron un hito importante en el proceso de digitalización de Supermercados Pijoan, llevando a la empresa hacia la excelencia en madurez digital en sus procesos internos.
- A propósito de Supermercados Pijoan
Supermercats Pijoan es una destacada empresa familiar con más de 25 años de experiencia en el sector de la venta de alimentos.
Ubicado en Calonge, Supermercat Pijoan cuenta con dos establecimientos para atender las necesidades de sus clientes. Además de su destacada selección de productos frescos y de alta calidad, Supermercat Pijoan se distingue por su planta de fabricación propia bajo la marca Casa Bona.
Su compromiso con la calidad y la satisfacción del cliente ha llevado al éxito y reconocimiento de la marca.
- Los retos
Nuestra relación con Supermercats Pijoan se remonta a un primer servicio contratado de digitalización de facturas de proveedor, pero la necesidad de tener todos los documentos internos apareció a propósito del Kit Digital aunque a fecha de hoy, se ha ampliado la necesidad a soluciones que satisfacen necesidades específicas y que quedan fuera de este.
Para sumir el reto se ha contratado Doceo Store, el gestor documental para toda la documentación: gestión de facturas de proveedor, albaranes de entrega, facturas de cliente, nóminas, tarifas y contratos. El mayor desafío ha sido la capacidad de gestión automatizada de tantos documentos de naturaleza distinta, con características propias y uso completamente diferente. Nóminas de los trabajadores, facturas de proveedor, albaranes… todo ordenado y con circuitos de validación.
Tanto es así, que el reto se ha ampliado a la necesidad a la gestión de algo tan importante para el perfecto funcionamiento de una empresa con muchos trabajadores, como la gestión de turnos de trabajo.
La gestión automatizada de una amplia variedad de documentos con características y usos diferentes ha sido el principal desafío. Lograr la organización y automatización de estos documentos a través de flujos de trabajo ha sido clave en este proceso.
- LAS SOLUCIONES
Nuestra relación con Supermercats Pijoan se remonta a un primer servicio contratado de digitalización de facturas, con Doceo FacCert. Con el nuevo reto de conseguir la digitalización de todos los documentos internos de la empresa, se incorporó Doceo Store, el gestor documental.
Las facturas de proveedor
Actualmente, las facturas de proveedor se descargan automáticamente desde su correo electrónico, se extraen los datos tanto de cabecera como líneas de detalle, se validan y estos datos se envían a su propio programa de contabilidad y a la vez a Doceo Store.
En el gestor documental, las facturas entran directamente en un workflow para su proceso de validación. En primera estancia, las facturas son repartidas a distintas responsables, donde se clasifican como correctas, pendientes de reclamación o duplicadas. Para Pijoan es muy importante que todas las facturas sean validadas de una forma u otra, así que todas las que son pendientes de reclamación se gestionan de una forma ágil y efectiva. Las facturas validadas son enviadas a su ERP para su contabilización.
Albaranes de entrega, Facturas de clientes y otros documentos
Los albaranes de proveedor y otros documentos también son procesadas automáticamente con los flujos de trabajo. Por ejemplo, las facturas emitidas tienen su flujo de proceso para el control de estado (pagado y pendiente). Existe un workflow para las tarifas de sus proveedores. Todo clasificado y bajo control para una optimización de recursos.
Las nóminas de los trabajadores
En el caso de las nóminas de sus trabajadores, estas son enviadas por la gestoría y, una vez entradas automáticamente en el gestor documental, estas son separadas y clasificadas para cada trabajador para que este reciba su documento con total seguridad y privacidad. Sin errores humanos en los envíos y en apenas un solo clic.
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