21 de gener de 2026
La revolució silenciosa de les factures: tecnologia, normativa i oportunitat
Un recorregut personal per l‟evolució de la gestió de factures de proveïdor: del paper il‟OCR als circuits automatitzats, la factura electrònica i el nou paper de les empreses i les gestories.
Enginyer informàtic · Consultor TIC · CEO, Doceo Software Àlex Brusi és CEO de Doceo Software, especialitzada en digitalització i automatització de processos.
Si alguna cosa ha marcat aquest 2025 ha estat, sens dubte, la conversa constant al voltant de la factura electrònica. I el que encara ens queda per parlar. L’aplaçament de la seva entrada en vigor definitiva fins a finals de 2026 —un any més del previst— ha tingut efectes molt diferents segons a qui preguntis: per a alguns ha estat un alleujament, per a altres un fre important. Sigui com sigui, aquest retard no canvia una realitat de fons: la transformació ja està en marxa.
Moltes vegades, quan estem immersos en canvis normatius, tecnològics i operatius, ens costa agafar perspectiva. Dona la sensació que tot és més complex, més exigent, fins i tot més caòtic. Però si mirem enrere amb una mica de distància, és evident que hem avançat una barbaritat. I no precisament en una mala direcció, encara que a vegades ho sembli.
En aquest article vull compartir la meva experiència personal i professional sobre com hem arribat fins aquí en matèria de factura electrònica, d’on venim i cap a on anem. Un recorregut que comença amb arxivadors plens de paper i factures subjectes amb clips, i que ens porta fins a les dades estructurades, l’automatització i la gestió intel·ligent de la informació.
Abans de la digitalització: el regnat del paper i els clips
Recordo perfectament que, quan vaig començar amb la gestió de factures de proveïdor i amb els primers processos de comptabilització automàtica, cap a l’any 1999, la principal preocupació dels departaments financers no era tant la tecnologia com l’ordre.
Era necessari organitzar, classificar i indexar correctament les factures.
En aquell moment —parlem sempre de factures de proveïdor—, teòricament les factures havien de gestionar-se per ordre de recepció. El gran repte era com guardar-les bé i, sobretot, com arxivar-les.
La gestió de factures era, bàsicament, una qüestió d’ordre físic i d’arxiu.
S’utilitzaven molts clips. A cada factura se li afegia el justificant de correu postal, els albarans signats, les ordres de treball i qualsevol document relacionat amb l’expedient. Tot quedava subjecte al mateix foli. No era estrany trobar factures amb vint o trenta clips, gairebé com un collage documental.
Els inicis de la digitalització: escàners lents i OCR poc fiable
Quan es va començar a gestionar la factura de proveïdor en format digitalitzat, va sorgir un inconvenient important: la qualitat dels escàners. No era gaire bona, i això provocava que l’OCR fallés amb freqüència en la lectura automàtica de dades.
Els primers escàners amb què treballàvem eren molt lents. Els models que costaven unes 100.000 pessetes escanejaven aproximadament 12 pàgines per minut a una sola cara, és a dir, uns cinc segons per pàgina.
A més, la qualitat de la imatge deixava molt a desitjar: documents desalineats, torçats, moguts. Els motors d’OCR patinaven constantment i la lectura automàtica de dades era gairebé anecdòtica.
Amb el temps, tot això va anar millorant. Els escàners van guanyar velocitat, la qualitat de captura va augmentar i les interfícies de digitalització van començar a incorporar millores d’imatge, correccions automàtiques de rotació (deskew) i mecanismes físics més fiables. Els documents ja no sortien tan maltractats ni desalineats.
Tot i així, el procés seguia depenent totalment de l’OCR, amb un marge d’error intrínsecament alt. Era necessari aplicar moltes tècniques de millora d’imatge abans d’intentar llegir dades de manera automàtica.
La digitalització certificada: un abans i un després
Un gran salt qualitatiu va arribar amb la digitalització certificada de factures de proveïdor. Aquesta evolució va avançar molt ràpid perquè permetia que el document digitalitzat tingués valor legal.
Això va suposar diversos avantatges clau:
- Reducció dràstica de l’arxiu físic.
- Accés immediat als documents.
- Possibilitat de mostrar el document original en una inspecció sense haver de cercar paper.
- La digitalització certificada va eliminar hores de recerca i molts mals de cap en auditories.
Quan arribava una inspecció de la Agència Tributària, o un requeriment judicial que sol·licitava totes les factures d’un proveïdor durant un període concret, la recerca física podia ser interminable. Sovint, a més, sorgia el problema de no trobar alguna factura perquè s’havia indexat malament.
Això feia que moltes empreses acabessin fotocopiant factures una i una altra vegada. No era estrany trobar diversos arxius paral·lels: el d’administració, el del responsable d’obra o projecte, el de subvencions… cadascun amb còpies engrapades del mateix document.
L'arribada del PDF: automatització real
Una altra revolució va arribar quan les factures van començar a enviar-se en format PDF. En aquest punt, ja era possible llegir automàticament les dades perquè el text sovint estava incrustat dins del document.
Això va marcar una diferència fonamental: ja no depeníem d’un OCR interpretant una imatge, sinó que treballàvem amb text digital perfecte, amb una precisió molt elevada.
Encara avui hi ha casos en què el PDF no té capa de text o aquesta està corrupta, i llavors cal aplicar OCR. Però la gran diferència és que la imatge ja no prové d’un escaneig físic, sinó d’un document generat directament pel sistema informàtic, amb una qualitat excel·lent.
De documents no estructurats a dades estructurades
Un pas clau va ser l’obligatorietat, en la relació amb l’administració pública, d’emetre factura electrònica en format Facturae. Aquí passem definitivament d’un document no estructurat a un document completament estructurat.
Això implica:
- Extracció automàtica i directa de dades.
- Eliminació pràctica d’errors.
- Garantia total del procés.
Aquí entrem en un nou paradigma de gestió documental i automatització.
Al principi, les empreses es preocupaven per l’espai en disc. Després, pel temps d’indexació. I finalment, per l’automatització dels circuits de validació i gestió documental.
Avui dia ja podem llegir automàticament comandes i albarans associats a les factures i fer conciliacions automàtiques, detectant què quadra i què no. Quan no existeix comanda o albarà, cal establir circuits de validació, que poden variar segons l’empresa.
Actualment, és residual qui envia factures en PDF escanejat. La majoria són PDFs nadius, cosa que ha permès assolir ràtios de lectura automàtica del 80% o 90% de la informació.
Crea i Creix, Verifactu i l'automatització mínima garantida
- CIF del receptor
- Número de factura
- Data
- Import total
- Control de duplicats
- Preclassificació automàtica
- Agilització de la comptabilització
- Reducció d’errors manuals
- Circuits de validació
Amplia la teva informació sobre VERIFACTU en els nostres articles del blog
Lluny de desaparèixer, el negoci evoluciona: La gran transformació de les gestories
Aquí és on el canvi serà més profund. Avui dia, gran part del negoci de les gestories és portar comptabilitats, sovint a partir de muntanyes de papers, PDFs escanejats o correus reenviats.
Aquest model desaparèixer pràcticament del tot.
Les gestories hauran d’evolucionar cap a assessories, amb gestors documentals compartits, visió completa de la informació i capacitat d’anàlisi real.
La comptabilització deixarà de ser el centre; l’assessorament, no.
Això permetrà analitzar desviacions, estudiar l’evolució de costos i vendes, fer previsions, detectar oportunitats de subvencions, R+D, innovació i creixement.
Aquest canvi serà especialment rellevant per a les petites empreses, que fins ara no tenien accés a aquest nivell d’assessorament. A partir d’ara, el tindran.
I, si no, les gestories tal com les coneixem avui deixaran de tenir sentit.
Quan es va començar a parlar de la factura electrònica i de la llei Crea i Creix, la sensació inicial va ser que se’ns acabava la unitat de negoci de gestió i automatització de factures de proveïdor. Però la realitat és just la contrària.
És un repte, sí, però sobretot una gran oportunitat.
Amb solucions de gestió documental, podrem automatitzar tota la resta del procés: conciliacions, validacions internes, històrics, analítica de dades. És cert que l’extracció de dades de factures nacionals pràcticament desapareixerà en dos o tres anys, però continuaran existint excepcions: petits col·lectius, factures estrangeres, casos residuals.
