Transformación Digital en ONG de España: Centrados en Ayudar a las Personas
Septiembre 15, 2023
¿Qué exige la ley a las ONG?
En España, la ley que establece la obligación para las ONG de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Esta ley, en su artículo 17, establece que las entidades del sector público, entre las que se incluyen las ONG que reciben financiación pública, deben contar con sistemas de registro y archivo de los documentos.
DESCUBRA DOCEO REG, Registro de entrada y salidaLas ONG en España abrazan la transformación digital para aumentar su impacto social, agilizar procesos internos, gestionar recursos y conectarse con una audiencia más amplia y diversa.
¿Qué soliciones digitales usan las ONG?
Aquí hay algunas formas en que las ONG españolas están abrazando la transformación digital:
Recaudación de fondos online: Las plataformas de donación en línea y las campañas de crowdfunding hacen que sea más fácil que nunca recaudar fondos y llegar a donantes potenciales en todo el país.
Comunicación efectiva: Las redes sociales, los sitios web y el correo electrónico permiten a las ONG comunicarse con sus seguidores y donantes de manera más eficiente, compartiendo historias impactantes y manteniendo a la comunidad informada sobre su trabajo.
Automatización de procesos: La automatización de tareas administrativas libera tiempo y recursos que las ONG pueden destinar a su misión principal: ayudar a quienes más lo necesitan.
Este último punto es mucho más importante de lo que parece y en el que nos vamos a centrar en este artículo.
La simplificación de los procesos administrativos
El informe de la Taula d’entitats del Tercer Sector de Catalunya destaca desafíos técnicos en la presentación de proyectos y propone simplificar los procesos administrativos para entidades sociales y beneficiarios de subvenciones públicas.
Aquí algunas de las demandas incluidas en el informe:
- Unificar todos los trámites de la administración de Cataluña en un único portal.
- Armonizar todos los trámites y las justificaciones.
- Crear un sistema único de registro de documentos actualizable regularmente por parte de la entidad.
- Facilitar el acceso a formularios antes de la apertura del proceso de tramitación.
- Adaptar los formularios que utilicen formato HTML, reemplazando los formularios únicos en PDF o Word.
- Incorporar un sistema de quejas en todos los formularios.
Un portal único y un registro de datos centralizado simplificarían la vida de las ONG en Cataluña al evitar la repetición de información ante la administración. Las empresas tecnológicas pueden proporcionar soluciones internas para mejorar la conexión mientras se espera la mejora del sistema público a largo plazo.
¿Qué puede ofrecer el sector privado a su ONG?
El sector privado TIC puede brindar a su ONG tecnología de vanguardia, asesoramiento en soluciones digitales, capacitación en herramientas tecnológicas y apoyo en la automatización de procesos, fortaleciendo su eficiencia y capacidad para lograr nuestros objetivos humanitarios.
Doceo Software se especializa en gestión digital: contenido, documentos, firma digital, clasificación automática, digitalización masiva, asegurando validez legal. Tenemos diversas soluciones que pueden agilizar tus procesos a la vez que dar cumplimiento a la ley.
Algunos de nuestros puntos fuertes que podemos ofrecer son los siguientes:
Eficiencia en el Trabajo: Este software optimiza la productividad al permitir que personal con poca formación lo utilice fácilmente. Esto significa que las ONG pueden lograr más con menos recursos humanos, liberando tiempo y energía para su misión principal: ayudar a quienes lo necesitan.
Conexión y Colaboración Simplificadas: Facilita la conexión y la integración con sistemas públicos a través de su propia API, lo que agiliza la gestión de información y datos. Esto permite a las ONG trabajar de manera más eficiente y colaborar con otras entidades y organismos públicos de manera más efectiva.
Costo-efectivo y Cumplimiento Legal: A pesar de su eficacia, el software es asequible para las ONG. Además, al simplificar los procesos administrativos y la gestión de documentación, ayuda a las ONG a cumplir con las obligaciones legales sin problemas, lo que les permite centrarse en su misión humanitaria sin preocupaciones burocráticas.
Promover una digitalización transformadora en entidades sociales para reducir la burocracia, centrarse en ayudar a las personas y fortalecer la confianza y transparencia con donantes y la comunidad.
Doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.
- Automatización de codificación de entrada y salida de documentos con sellos de tiempo y otros metadatos.
- Creación de resguardos de presentación de registros para cada documento.
- Seguimiento del origen o destino de cada documento.
- Búsquedas de registros e información contenida en ellos, incluyendo búsquedas por estado.
- Registro de historial de acciones con detalles sobre quién las realizó, generación de copias digitales de documentos en papel y gestión de repositorio de documentos con formularios, flujos de validación, permisos y roles de usuario configurables, y la capacidad de establecer vínculos entre registros y documentos.
La solucion Doceo Reg, In-N-Out Documents es la solución para el cumplimiento de registro de entrada y salida para toda la documentación de vuestra organización. Al ser desarrolladores, podemos adaptar la solución a vuestras necesidades, ampliando a otras capacidades como control horario, firma biométrica o electrónica, gestor documental con flujos de trabajo automáticos.
Control horario
Un sistema de control horario legal, ágil y sencillo. Registra entradas, salidas, ausencias y vacaciones con un clic y ofrece una app móvil opcional. Cumplimiento normativo garantizado.
Firma electónica
Con doceo BioSign cualquier documento firmado digitalmente, ordenado y con notificaciones es tiempo real. Compatible con todas nuestras soluciones.
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Flujos de trabajo
El sistema es altamente eficiente para intercambiar y clasificar documentos digitales, con opciones de clasificación rápida mediante sellos digitales y automatizaciones.
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La Transformación Digital de las Fundaciones en España
Actualizaciones en la facturación electrónica
Septiembre 08, 2023
La Ley Crea y Crece ha implementado cambios significativos en la facturación electrónica. Ahora, las facturas electrónicas con firma digital serán obligatorias en transacciones entre empresarios o profesionales.
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¿Cómo deberá ser la factura digital según el borrador de la ley Crea y Crece?DESCUBRA DOCEO EFACT, EMISIÓN DE FACTURASEl 15 de junio, los Ministerios de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de Hacienda y Función Pública presentaron el borrador del Reglamento de Factura Electrónica, un paso clave en la implementación de la Ley “Crea y Crece”. Esto indica que las entidades involucradas están coordinando la ejecución del proyecto. Sin embargo, los detalles técnicos aún no están disponibles, y el período de un año para su aplicación no ha comenzado. Este plazo iniciará cuando se publiquen los detalles técnicos y se apruebe oficialmente en el BOE
¿Qué exige la ley de transparencia a las fundaciones?
La Ley de Transparencia se implementó hace más de dos años en el tercer sector, pero sus requisitos apenas afectan a un reducido número de fundaciones y asociaciones en España. Para cumplir con esta ley, una entidad debe cumplir ciertos criterios establecidos en el artículo 3 de la misma: recibir subvenciones públicas superiores a 100,000 euros al año o que los ingresos públicos representen al menos el 40% de sus ingresos anuales, siempre y cuando alcancen los 5,000 euros.
No todas las fundaciones están obligadas a hacer pública esta información, pero sí a presentarla a la administración que lo requiera. Esta información hace referencia a información institucional y organizativa, gestión económica y presupuestaria, información de relevancia jurídica, programación y planificación, contratación pública, actividad subvencional, etc.
Implementación de la Transformación Digital
La transformación digital en el ámbito de las fundaciones implica la adopción de tecnologías avanzadas para mejorar la eficiencia y la accesibilidad de la información. Esto abarca la creación de sitios web interactivos, sistemas de gestión documental y herramientas de comunicación en línea. Además, las fundaciones deben cumplir con regulaciones de privacidad para salvaguardar la confidencialidad de los datos de donantes y beneficiarios.
Un componente clave de esta transformación es la implementación de un sistema de registro digital con copias auténticas y metadatos, lo que fortalece la seguridad, la transparencia y el cumplimiento normativo. Este enfoque simplifica la administración de recursos y genera confianza entre las partes interesadas, fortaleciendo el impacto de las fundaciones en la sociedad.
Soluciones para la gestión documental de las fundaciones
Las soluciones de software que pueden beneficiar significativamente el funcionamiento interno de una fundación son:
Sistema de Gestión de Donantes (DMS – Donor Management System): Este software está diseñado específicamente para ayudar a las fundaciones a rastrear y gestionar las contribuciones de donantes, automatizar procesos de recaudación de fondos y mantener registros precisos de donaciones.
Plataforma de Gestión de Subvenciones: Estas soluciones permiten a las fundaciones simplificar la solicitud, revisión y seguimiento de subvenciones, lo que mejora la eficiencia en la gestión de fondos y fortalece la transparencia.
Software de Registro de entrada y salida: El software de registro de entrada y salida le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización, ordenación y seguimiento de todos los documentos, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas a la administración pública.
Estas soluciones de software no solo mejoran la eficiencia interna, sino que también ayudan a mantener registros precisos y transparentes, lo que es esencial para el funcionamiento exitoso de una fundación.
Ventajas de disponer de un registro de entrada y salida en una fundación
Disponer de un registro de entrada y salida para la documentación digital ofrece numerosas ventajas para las fundaciones:
Transparencia y Auditoría: Permite un seguimiento preciso de todos los documentos que entran y salen de la fundación, lo que facilita la transparencia en la gestión y permite una auditoría más eficaz. Esto es especialmente importante en el ámbito de las fundaciones, donde la rendición de cuentas es esencial.
Eficiencia en la Gestión Documental: Facilita la gestión de documentos al proporcionar un sistema centralizado para registrar y rastrear la documentación. Esto reduce la posibilidad de pérdida de documentos y agiliza los procesos internos, lo que ahorra tiempo y recursos.
Seguridad y Cumplimiento Normativo: Ayuda a garantizar la seguridad de los documentos sensibles. Los registros detallados de entrada y salida son útiles para cumplir con regulaciones de privacidad y protección de datos, lo que reduce el riesgo de incumplimientos normativos.
Acceso y Colaboración: Facilita el acceso rápido y controlado a la documentación por parte de los miembros del equipo. Esto promueve la colaboración eficiente, ya que todos los involucrados pueden acceder a la información relevante en tiempo real, sin importar su ubicación.
Historial y Recuperación de Documentos: Proporciona un historial completo de todos los movimientos de documentos, lo que facilita la recuperación de documentos en caso de pérdida o disputa. Los registros de entrada y salida actúan como una “huella digital” que documenta quién accedió a un documento y cuándo lo hizo.
Doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.
- Automatización de codificación de entrada y salida de documentos con sellos de tiempo y otros metadatos.
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- Búsquedas de registros e información contenida en ellos, incluyendo búsquedas por estado.
- Registro de historial de acciones con detalles sobre quién las realizó, generación de copias digitales de documentos en papel y gestión de repositorio de documentos con formularios, flujos de validación, permisos y roles de usuario configurables, y la capacidad de establecer vínculos entre registros y documentos.
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