Gestión de facturas de proveedor en 2024 y 2025
Optimizando la eficiencia financiera y cumpliendo con las regulaciones actuales en el contexto empresarial del 2024 y a lo largo del 2025
Abril 25, 2024
En los próximos años, la gestión y procesamiento de facturas sufrirá una transformación radical en las empresas.
En el dinámico panorama empresarial de 2024, la gestión eficiente de facturas de proveedores se vuelve crucial. Desde la automatización hasta la integración de tecnologías avanzadas, las empresas están adoptando enfoques innovadores para optimizar sus procesos financieros. Descubre cómo las tendencias actuales están dando forma a la gestión de facturas de proveedores en el presente artículo.
¿Cómo se factura en 2024?
En 2024, la facturación en España se ha transformado bajo nuevas regulaciones que priorizan la digitalización.
Las normativas requieren el uso de sistemas electrónicos de facturación, garantizando la autenticidad mediante firmas digitales. Se simplifican los procesos con interoperabilidad entre sistemas y requisitos detallados de información. Además de beneficiar a las empresas, estas medidas facilitan la administración pública.
La Ley 25/2013 establece el marco para la facturación electrónica, mientras que las directivas de la UE, como la 2010/45/UE, influyen en las regulaciones nacionales. Las leyes fiscales, como la del IVA, establecen requisitos específicos, y las normativas técnicas, como las de la Agencia Tributaria, definen estándares tecnológicos para asegurar la validez de las facturas electrónicas.
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Próximos Cambios Claves: 2024-2025
- Adopción de sistemas electrónicos de facturación: Las nuevas regulaciones priorizan la utilización de sistemas electrónicos para la emisión de facturas, dejando atrás el papel.
- Facturas electrónicas firmadas digitalmente: Se requiere que las facturas electrónicas sean firmadas digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad.
- Interoperabilidad entre sistemas: Se implementan medidas para facilitar la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación electrónica, simplificando los procesos administrativos.
- Requisitos detallados de información: Se establecen requisitos detallados sobre la información que debe incluirse en las facturas electrónicas, asegurando su validez y cumplimiento normativo.
- Mejora de la eficiencia y reducción del fraude fiscal: Estos cambios buscan mejorar la eficiencia en la gestión de facturas y reducir el fraude fiscal, beneficiando tanto a las empresas como a la administración pública.
- Marco legal y técnico establecido: La Ley 25/2013 y la Directiva 2010/45/UE del Consejo establecen el marco legal y técnico para la implementación de estos cambios en la facturación electrónica en España.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de proveedor?
La Ley General Tributaria establece plazos tanto para la expedición como para el envío de facturas y, además, requiere la conservación de estas durante un período de cuatro años según el artículo 29.2.
Estas facturas son esenciales para la deducción de gastos, algunos de los cuales pueden justificarse con documentos alternativos. Por ejemplo, el recibo bancario es válido para deducir la cuota de autónomos. Se deben conservar en formato electrónico preferiblemente (en papel, de momento está permitido, pero en breve no será legal) o, garantizando el acceso inmediato por parte de Hacienda, la integridad de su contenido y su legibilidad.
Aunque el plazo general de conservación es de cuatro años, hay casos excepcionales que requieren conservarlas por más tiempo, como las facturas relacionadas con bienes amortizables o gastos que dan derecho a deducciones y bonificaciones.
¿Cómo llevar un control de pagos a proveedores?
- Registro detallado: Mantén un registro detallado de todas las transacciones financieras relacionadas con los proveedores, incluyendo la fecha de pago, el monto, el proveedor y el concepto.
- Uso de herramientas digitales: Considera el uso de software de gestión financiera que facilite el seguimiento de pagos a proveedores. Estas herramientas pueden automatizar procesos y generar informes detallados.
- Establecimiento de plazos: Define plazos claros para el pago de facturas y asegúrate de cumplir con ellos. Esto ayudará a mantener una buena relación con los proveedores y evitar posibles penalizaciones por pagos tardíos.
- Reconciliación de cuentas: Realiza reconciliaciones periódicas de cuentas para asegurarte de que los registros de pagos coincidan con las facturas emitidas por los proveedores.
- Comunicación abierta: Mantén una comunicación abierta y fluida con los proveedores en caso de discrepancias o retrasos en los pagos. Esto ayudará a resolver cualquier problema de manera rápida y eficiente.
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Obtenga toda la información necesaria sobre el reglamento VeriFactu y asegure que su empresa esté lista para adaptarse antes del 1 de julio de 2025.
Abril 20, 2024
Usuarios obligados a cumplir con el Reglamento Verifactu
El Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que estarán obligados a su cumplimiento los siguientes usuarios:
- Los desarrolladores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación, quienes deberán generar soluciones que se ajusten a los requisitos técnicos especificados en la normativa.
- Las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades, con excepción de aquellas que se encuentren total o parcialmente exentas.
- Los contribuyentes del impuesto sobre la renta de las personas físicas que desarrollen actividades económicas.
- Los sujetos pasivos del impuesto sobre la renta de no residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
Estas obligaciones afectan tanto a la emisión de facturas completas como a las facturas simplificadas, en el ámbito tanto del B2B como del B2C.
Es importante destacar que la normativa es de aplicación en todo el territorio nacional, incluyendo Canarias, Ceuta y Melilla, con las particularidades que les son propias en materia de impuestos indirectos.
¿Quién está exento?
El Verifactu afecta a todas las empresas y autónomos obligados a emitir facturas, excepto:
- Las empresas que están exentas de facturación.
- Las empresas que desarrollan actividades en el sector agrícola, ganadero y pesquero, que están exentas del (IVA).
- Quienes ya estén bajo el SII.
- Los territorios de régimen fiscal foral como País Vasco y Navarra.
¿Qué es Verifactu, cómo funciona y cuáles son sus objetivos?
Los sistemas de emisión de facturas verificables (Veri*factu) son aquellos que cumplen con las obligaciones de facturación establecidas por el Reglamento complementario a la ley Antifraude.
¿Cómo debe ser una factura Verifactu?
El término «Verifactu» se refiere a un sistema de facturación en el cual la factura emitida debe incluir la palabra «Verifactu».
Este concepto implica la verificación de la factura a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT).
Las facturas simplificadas, como los tiques, también deben cumplir con los requisitos del software de facturación, al igual que las facturas completas. Esto se aplica tanto en transacciones B2B (business-to-business) como B2C (business-to-consumer).
La importancia del código QR en verifactu
Las facturas Verifactu y no Verifactu incluirán un Código QR con ciertos datos. Este código recopila los datos principales de la factura y permite su verificación.
¿Qué pasa con las facturas electrónicas bajo la ley Crea y Crece? Las facturas electrónicas si contienen el código QR igualmente debe indicar al lado el URL. Y las que no pueden incluir el código QR directamente, por lo menos deben proporcionar una URL con los datos necesarios.
CÓMO FUNCIONA VERIFACTU
Las empresas y autónomos pueden cumplir con Verifactu enviando registros de facturación a la Agencia Tributaria.
El Verifactu es una palabra que debe aparecer en la propia factura. Esta palabra indica que la factura es verificable en la sede electrónica de la AEAT.
¿Quién la verifica? Cualquier cliente puede escanear el código QR de la factura con una aplicación móvil. Al hacerlo, preguntará a la AEAT si la factura ha sido declarada, y la AEAT confirmará si es así. Esta funcionalidad otorga transparencia y confianza al proceso de facturación.
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¿Cuáles son los plazos de implantación Y BENEFICIOS DEL SISTEMA VERIFACTU?
El 1 de julio de 2025 es la fecha límite para que empresas y autónomos se adapten.
Los desarrolladores de programas tienen 9 meses desde la publicación de la orden ministerial para adaptar sus productos y añadir una declaración de cumplimiento.
Beneficios del Sistema Verifactu
Transparencia y Confianza: El sistema permite que los clientes verifiquen si las facturas han sido declaradas a la AEAT mediante un código QR. Esto aumenta la confianza en las transacciones comerciales.
Eficiencia Operativa: Los datos de las facturas pueden ser descargados automáticamente desde la sede electrónica de la AEAT e integrados en los sistemas de gestión de las empresas, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
Control y Cumplimiento: Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, al asegurar que todas las facturas emitidas están registradas y declaradas correctamente.
Reducción del Fraude: Al garantizar que todas las facturas son verificables, se reduce significativamente el riesgo de fraudes fiscales.
¿Cómo está la normativa a fecha de hoy?
Situación Actual de la Normativa de Facturación
La normativa de facturación en España está en un momento de transición. El Real Decreto 1007/2023, que regula las obligaciones de facturación, ha sido aprobado y se encuentra en proceso de implementación.
Sin embargo, aún falta la aprobación del reglamento que desarrolla los requisitos técnicos para los sistemas informáticos de facturación, incluyendo el Verifactu (también hablamos indirectamente de la Ley Crea y Crece).
Reglamento de Facturación
El reglamento de facturación ha sufrido un retraso debido a la necesidad de obtener el visto bueno de la Comisión Europea. Recientemente, ha sido aprobado por el Consejo de Estado y ahora se encuentra en proceso de publicación.
Órdenes Ministeriales
Una vez publicado el reglamento, se espera la publicación de las órdenes ministeriales que desarrollarán los detalles de la normativa. La orden ministerial sobre el Verifactu está prácticamente lista y se espera que sea publicada pronto. La orden ministerial sobre la factura electrónica, por otro lado, se publicará después de la publicación del reglamento.
Información Adicional
Además de las órdenes ministeriales, se espera la publicación de una orden que proporcionará información adicional sobre los requisitos del software y el Verifactu. Esta orden incluirá FAQs (Preguntas Frecuentes) que serán muy útiles para las empresas que necesitan entender mejor los requisitos técnicos.
La agencia tributaria ya ha preparado una batería de consultas relacionadas con el software y el Verifactu. Estas consultas se han ido presentando y se incorporarán también los temas de la factura electrónica. La sede electrónica de la agencia tributaria habilitará un apartado para ampliar información sobre estos temas.
La normativa de facturación en España está en un momento de transición, pero se espera que pronto se publiquen las órdenes ministeriales y la orden que proporcionará información adicional sobre los requisitos del software y el Verifactu.
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Optimiza tu Gestión de Facturas: Ahora es Posible con Nuestro Gestor Documental Avanzado
Optimiza tu Gestión de Facturas: Ahora es Posible con Doceo Store
Octubre 05, 2023
En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la precisión son claves para el éxito. La gestión de facturas es una de las áreas donde las empresas pueden mejorar significativamente su productividad y reducir errores.
Con la introducción de soluciones innovadoras como Doceo FacCert y Doceo Store, las empresas tienen la oportunidad de transformar por completo su enfoque hacia la gestión documental y la administración de facturas.
Doceo FacCert: Simplifica tu proceso de facturación
Doceo FacCert es una solución avanzada de gestión de facturas que ha revolucionado la forma en que las empresas manejan sus transacciones financieras. ¿Cómo? Automatizando cada paso del proceso de facturación, desde la creación y distribución hasta la validación y archivado. Olvídate de los tediosos procesos manuales y las posibilidades de errores humanos.
Con Doceo FacCert, las facturas se generan y validan de forma electrónica, lo que no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza la precisión en cada factura emitida.
Beneficios de Doceo FacCert:
- Ahorro de Tiempo: Elimina la necesidad de tareas manuales repetitivas, permitiendo que tu equipo se centre en actividades más estratégicas.
- Reducción de Errores: Minimiza los errores humanos y asegura la precisión en cada factura generada.
- Cumplimiento Legal: Cumple con todas las regulaciones fiscales y legales, evitando posibles penalizaciones.
- Visibilidad Total: Accede a un seguimiento en tiempo real de cada factura, desde su creación hasta su pago.
Doceo Store: Tu centro de Gestión Documental avanzado
Doceo Store, por otro lado, es la respuesta a la creciente necesidad de las empresas de gestionar sus documentos de manera eficaz y segura. Ya no es suficiente simplemente archivar documentos; se trata de organizarlos, acceder a ellos rápidamente cuando sea necesario y garantizar su integridad y confidencialidad.
Doceo Store ofrece una plataforma intuitiva y segura para almacenar, organizar y compartir documentos empresariales.
Beneficios de Doceo Store:
- Almacenamiento Seguro: Almacena tus documentos de forma segura en la nube, eliminando el riesgo de pérdida o daño.
- Acceso Rápido: Encuentra documentos en segundos, gracias a un sistema de organización inteligente y potentes herramientas de búsqueda.
- Colaboración Eficiente: Comparte documentos de forma segura con colegas y clientes, facilitando la colaboración en proyectos.
- Cumplimiento Normativo: Cumple con las regulaciones de privacidad y retención de datos, asegurando que tu empresa esté siempre en conformidad.
Doceo Store, mucho más que un gestor documental
Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave, como:
- La gestión de usuarios y perfiles.
- Búsqueda avanzada.
- Calendario inteligente.
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- Flexibilidad en tipologías documentales.
- Administración de registros y expedientes.
- Relaciones documentales.
- Automatización de entrada documental.
- Seguimiento transparente.
- Flujos de trabajo personalizados.
- Edición avanzada de PDFs.
- Sellos personalizados.
- Bandejas de entrada eficientes.
- Interacción Drag & Drop.
- Acceso multilingüe y acceso web desde cualquier dispositivo.
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Con Doceo FacCert y Doceo Store, las empresas tienen la oportunidad de optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente. La automatización y la organización eficiente de los documentos son pasos fundamentales hacia el éxito empresarial en el mundo digital de hoy. No se trata solo de gestionar facturas y documentos; se trata de transformar la forma en que tu empresa opera y se relaciona con el mundo.
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eIDAS y eIDAS 2: Evolución de la Identificación Electrónica en la Unión Europea
eIDAS y eIDAS 2: Evolución de la Identificación Electrónica en la Unión Europea
Septiembre 21, 2023
Firme sus documentos digitales de la misma manera que en papel
Utilice Doceo BioSign F2F para firmar documentos digitalmente de manera similar a la firma en papel, garantizando la validez legal. Con Doceo BioSign Mobile, firme documentos sin necesidad de rúbrica. Doceo BioSign Delivery le permite firmar documentos de entregas en tiempo real, con seguimiento de ubicación y reportes detallados. También, con Doceo BioSign Forms, firme digitalmente como lo haría en papel, asegurando su validez legal.
El Reglamento (UE) 910/2014, conocido como Reglamento eIDAS, establece normas para la identificación electrónica y los servicios de confianza en la UE. La próxima versión, eIDAS 2, busca adaptarse a avances tecnológicos.
eIDAS estableció un marco común en 2016, mejorando la validez de firmas electrónicas. eIDAS 2, aún en negociación, ampliará su alcance, fortalecerá la seguridad y promoverá la creación de identidades digitales sin verificación gubernamental.
La fecha de entrada en vigor de eIDAS 2 es desconocida, pero se espera para después de 2024, y su implementación variará según los Estados miembros. La hoja de ruta proporciona un plan preliminar.
eIDAS 2 introducirá servicios digitales transfronterizos adicionales, mejorará la seguridad y simplificará los procesos de identidad digital y confianza en la contratación pública, mejorando la interoperabilidad entre sistemas nacionales.
eIDAS sentando las bases para la identificación electrónica
El reglamento eIDAS entró en vigor el 1 de julio de 2016. Hasta entonces, la Directiva 1999/93/CE regulaba los servicios de identificación electrónica. Esta normativa reconocía la validez de las firmas electrónicas, que se consideraban equivalentes a las firmas manuscritas y tenían validez en los tribunales. Sin embargo, como sucede con las directivas a nivel europeo, estas son interpretables para cada Estado miembro, por lo que el reconocimiento y la validez de las firmas electrónicas entre diferentes países y sus tribunales era una complicación.
Con la creación del Reglamento eIDAS, se ha logrado una aplicación directa de las normativas y un marco común para todos los Estados miembros. Cabe destacar que aunque el reglamento eIDAS entró en vigor en 2016, algunos de sus requisitos se han implementado de manera gradual siguiendo los plazos establecidos.
Desde su entrada en vigor, eIDAS ha tenido un impacto significativo en el mercado único digital de la UE al establecer un marco para la identificación electrónica, las firmas electrónicas y los servicios de confianza que permiten transacciones electrónicas transfronterizas, seguras y sin fricciones.
¿Qué es eIDAS 2? Hacia una identidad digital
No existe una regulación específica llamada «eIDAS 2». Sin embargo, en septiembre de 2020, la Comisión Europea presentó una propuesta para actualizar el Reglamento eIDAS, comúnmente conocido como «eIDAS 2».
Esta propuesta está actualmente en proceso de negociación en los organismos europeos y aún debe ser adoptada. La propuesta de eIDAS 2 tiene como objetivo actualizar y mejorar el reglamento eIDAS existente para impulsar aún más la transformación digital en la UE y adaptarse a los cambiantes avances tecnológicos y sociales.
¿Cuáles son las diferencias entre eIDAS y eIDAS 2?
Las principales novedades que introducirá eIDAS 2 en comparación con el marco actual del Reglamento eIDAS son:
- Ampliar el ámbito de aplicación del reglamento para incluir servicios digitales transfronterizos adicionales, como la autenticación y la identificación de dispositivos.
- Fortalecer la seguridad y la privacidad de las identidades electrónicas y los servicios de confianza.
- Establecer un marco para la creación y el uso de identidades digitales, conocidas como billeteras de identidad, que permiten a individuos y empresas crear y utilizar identidades digitales sin verificación gubernamental.
- Simplificar las identidades digitales y los servicios de confianza en los procesos de contratación pública y mejorar la interoperabilidad entre sistemas nacionales.
¿Cuándo entrará en vigor eIDAS 2?
Todavía se desconoce cuándo entrará en vigor eIDAS 2.0, ya que la propuesta está en proceso de negociación y aún no ha sido adoptada formalmente por la Unión Europea. Sin embargo, la Comisión Europea ha publicado una hoja de ruta para implementar eIDAS 2.
La hoja de ruta establece un calendario para la revisión y adopción del Reglamento propuesto y su implementación por parte de los Estados miembros y los proveedores de servicios de identificación electrónica y servicios de confianza. La propuesta actualmente está en negociación y se espera que dure hasta 2024.
Después de esa fecha, los Estados miembros comenzarán la implementación. Es importante destacar que la hoja de ruta es un plan preliminar y el calendario puede cambiar a medida que avance el proceso de revisión y adopción. Una vez que se adopte el Reglamento eIDAS 2, deberá publicarse en el Diario Oficial de la Unión Europea y entrará en vigor 20 días después de su publicación.
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Impulsando la eficiencia y la transparencia: la reforma hacia la facturación electrónica
Impulsando la eficiencia y la transparencia:
la reforma hacia la facturación electrónica
Julio 07, 2023
Ley 18/2022 "Crea y crece"
El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.
CONTACTE CON UN EXPERTODESCUBRA DOCEO EFACT¿Cuál es el formato o formatos que propone el borrador de la ley Crea y Crece para la factura electrónica?
El objetivo principal de la reforma de la ley Crea y Crece para la factura electrónica, es reducir costos y liberar recursos a través de la implementación de un sistema de facturación electrónica que cumpla con criterios y principios específicos.
El sistema que la empresa elija deberá proporcionar transparencia en los estados de pago y fomentar la negociación entre las partes. Para lograrlo, es necesario que las plataformas existentes de factura electrónica puedan interconectarse de manera gratuita para promover la competencia y permitir que las empresas elijan una única plataforma para operar.
La nueva ley Crea y Crece, reconoce la importancia de la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica, asegurando que se incluyan diversos formatos compatibles con los utilizados en Europa y por las empresas en España. Se destaca que ya existen plataformas privadas de factura electrónica que continuarán brindando servicios a sectores específicos, pero se enfatiza la necesidad de mejorar la interoperabilidad y la interconexión entre ellas.
Avanzando hacia la facturación 100 % electrónica
La implementación de esta reforma se realizará de manera progresiva, con pruebas piloto y la adaptación gradual de las empresas. Se tiene en cuenta la directiva europea y su modificación en relación con la facturación electrónica, así como las experiencias internacionales de otros países que ya han implementado este sistema.
En cuanto a la situación actual, se observa un aumento en el uso de facturas electrónicas en sectores como el gran consumo, el automóvil, la sanidad y las agencias de viaje. Se busca preservar y mejorar lo que ya existe, evitando distorsiones y garantizando la compatibilidad con los servicios privados de factura electrónica.
Requisitos y estándares: Impulso a la facturación electrónica
El real decreto establece requisitos mínimos para las plataformas que deseen formar parte del sistema nacional de facturación electrónica, incluyendo seguridad de la información, niveles de servicio y facilidad de interconexión. Asimismo, se establecen estados mínimos que deben incorporar las facturas electrónicas, como el estado de factura y pago, aunque se permite la generación de otros estados voluntarios.
El siguiente paso es someter el proyecto a los trámites internos y obtener informes de diversas instancias. Posteriormente, se solicitará la aprobación de la Unión Europea y los Estados miembros. El objetivo es que la norma entre en vigor en un plazo de un año para las empresas más grandes y se establezcan prórrogas para las más pequeñas y los autónomos.
Esta reforma busca reducir abusos en los plazos de pago, fomentar la digitalización de las empresas y mejorar el cumplimiento del IVA. Se pretende cambiar el tejido productivo del país y mejorar el entorno empresarial. Se invita a las partes interesadas a participar en el proceso y plantear sus observaciones para enriquecer el proyecto.
La implementación progresiva de un sistema de facturación electrónica busca reducir costos y liberar recursos, promoviendo la transparencia en los estados de pago y fomentando la negociación entre las partes. Las plataformas existentes podrán interconectarse gratuitamente, generando competencia y permitiendo a las empresas elegir una única plataforma.
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¿Te contamos más?¿Cuál es el formato o formatos que propone el borrador de la ley Crea y Crece para la factura electrónica?
El lunes pasado, se hizo público el borrador del real decreto que complementa la Ley 18/2022, del 28 de septiembre, sobre la creación y crecimiento de empresas en lo que respecta a la factura electrónica entre empresas y profesionales (relaciones B2B).
La gran incógnita que nos intriga a todos es descubrir el formato exacto que está tomando forma y concretándose después de la polémica del «formato estructurado» mencionado en la ley.
Empezamos a ver de qué estamos hablando en el borrador, concretamente en el artículo 6 del borrador. Vamos a ver qué comenta en este artículo.
Se entenderá por factura electrónica a los efectos de este Real Decreto aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis:
- Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
- Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.
Por orden de la persona titular del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital podrán añadirse otras sintaxis admitidas adicionales en atención a la amplitud de su uso en un determinado sector económico o a la innovación tecnológica en este campo.
Los plazos de adaptación a la nueva situación
Los plazos empiezan a contar a partir de la publicación del reglamento (oficial, no el borrador):
- Un primer plazo de 1 año para empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
- Un segundo plazo de 2 años para empresas y autónomos con una facturación anual menor a 8 millones de euros.
La Firma mejor con firma biomótrica o doble factor
Las facturas electrónicas emitidas a través de plataformas privadas deben ser firmadas por el emisor con una firma electrónica avanzada, de acuerdo con el artículo 10.1.a) del Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
Cuando una factura electrónica firmada se transmite entre diferentes plataformas designadas por el emisor y el destinatario, la sintaxis y especificaciones técnicas son acordadas por ambas partes.
Contenido de las facturas
En el intercambio de facturas electrónicas a través de plataformas privadas, los emisores deben enviar una copia a la solución pública de facturación, que incluya los contenidos obligatorios según el Real Decreto 1619/2012. Todas las facturas electrónicas deben tener un código único con el número de identificación fiscal del emisor, número y serie de la factura, y fecha de expedición.
Empresas y profesionales pueden acordar con sus proveedores que las facturas contengan información adicional más allá de los requisitos mínimos establecidos en el Real Decreto 1619/2012. Sin embargo, solo se puede exigir información del destinatario en la factura electrónica si el emisor la tiene disponible antes de la fecha de la operación documentada.
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¿Te contamos más?¿Qué es factura-e y qué características tiene para que sea legal?
La factura-e es una factura electrónica, es decir, una factura que se emite y se recibe en formato electrónico.
Es importante tener en cuenta que la factura-e debe cumplir con las normas específicas de cada país, ya que cada uno tiene sus propias regulaciones sobre este tema. En España ha entrado en vigor la llamada Ley Crea y Crece que va a revolucionar el marco legal para la factura electrónica, aunque una de las cosas que, de momento, se puede entrever es que factura-e seguirá siendo legal.
Para que sea legal, debe cumplir con una serie de características, entre las que se incluyen:
- Estar firmada electrónicamente por el emisor.
- Contener un número de referencia de factura único e irrepetible.
- Cumplir con el formato establecido por el Ministerio de Hacienda.
- Debe contener los datos mínimos exigidos por la normativa fiscal.
- Estar almacenada en un sistema de gestión documental seguro y accesible para el destinatario y la Administración Tributaria.
¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?
Para crear una factura en formato factura-e, siga estos pasos:
- Paso 1: Reúna la información necesaria para la factura, como los datos de su empresa y del cliente, los detalles del producto o servicio vendido y el precio.
- Paso 2: Utilice un software de facturación electrónica que cumpla con las normas de la factura-e. El ministerio de hacienda dispone de instrucciones básicas para ello. Clica aquí para acceder.
- Paso 3: Ingrese la información necesaria en el software y asegúrese de que toda la información esté correcta.
- Paso 4: Genere la factura en el formato requerido (generalmente XML) y firme electrónicamente.
- Paso 5: Envíe la factura al cliente a través de correo electrónico o mediante un sistema de intercambio de facturas electrónicas.
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Hay varias opciones para crear facturas electrónicas gratuitas si eres un autónomo. Te ofrecemos algunas ideas:
- Utilizar plantillas de facturas gratuitas en línea: hay varios sitios web que ofrecen plantillas de facturas gratuitas para descargar e imprimir. Puedes personalizar estas plantillas con tus propios datos y utilizarlas para crear tus facturas.
Ten cuidado con: las plantillas no te aseguran el cumplimiento de la normativa ni te ayudan a saber qué impuestos debes incluir en tu factura.
- Existen programas de contabilidad gratuitos: hay varios programas de contabilidad gratuitos disponibles en línea que te permiten crear y enviar facturas electrónicas. Algunos ejemplos incluyen Wave, Zoho Books, y SlickPie.
Ten cuidado con: Los programas gratuitos o bien tienen unos periodos de prueba limitados o tienen una funcionalidad limitada. Te recomendamos que pruebes más de uno ante de decidirte.
Nuestro consejo: hay programas de pago muy asequibles. No te conformes con las escasas posibilidades que te ofrecen los programas gratuitos, podrías perderte ventajas increíbles que te ayuden a ahorrar muchísimo en tiempo y dinero.
- Utiliza aplicaciones móviles: hay varias aplicaciones móviles disponibles para crear y enviar facturas electrónicas.
Nuestro consejo: Algunas de ellas son gratuitas y otras tienen un costo, pero te permite generar facturas de manera sencilla y rápida.
- Utiliza herramientas de Facturación electrónica ofrecidas por el gobierno: Dependiendo del país donde te encuentres, algunos gobiernos ofrecen herramientas de facturación electrónica gratuitas para los contribuyentes.
Nuestro consejo: Esta es la mejor opción para empezar, pero las soluciones que vas a encontrar son muy limitadas. Te recomendamos echar un ojo a soluciones de pago igualmente homologadas por el gobierno que te pueden hacer tu día a día mucho más fácil.
Es importante recordar que, independientemente de la opción que elijas, debes cumplir con todas las regulaciones fiscales y tributarias aplicables. Es recomendable verificar que cumples con las regulaciones fiscales en tu país, ya que estas pueden variar dependiendo del lugar.
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¿Quién paga el IVA del kit digital?
¿Quién paga el IVA del bono digital del kit digital?
Enero 24, 2023
IVA, ¿Quién lo paga?
El IVA del bono digital del kit digital es pagado por el comprador, no por el agente digitalizador.
El agente digitalizador es responsable de recaudar el IVA y remitirlo al gobierno.
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¿Cómo puedo evitar sanciones de la Agencia Tributaria en sus facturas de proveedor?
Evita sanciones de la Agencia Tributaria en tus facturas de proveedor
Enero 25, 2023
Para evitar sanciones de la Agencia Tributaria en las facturas de proveedor, es importante asegurarse de cumplir con todas las regulaciones fiscales y tributarias aplicables.
- Emitir facturas correctamente y de acuerdo con las normas fiscales. Con la Ley Crea y Crece se va a imponer, para todas las empresas y autónomos, el formato electrónico fon firma electrónica.
- Registrar las facturas en el sistema contable en el momento en que se reciben. Debe tener especial cuidado con posibles errores humanos.
- Asegurarse de cumplir con los plazos de pago y de cumplir con las obligaciones de retención de impuestos.
- Cumplir con las obligaciones de presentación de declaraciones fiscales. Para estos dos puntos, es especialmente recomendables el uso de un software que emita avisos automáticamente.
- Conservar toda la documentación relacionada con las facturas de proveedor por un período de tiempo suficientemente largo.
Es importante también contar con un equipo contable y legal que esté al tanto de las regulaciones fiscales para evitar sanciones y multas que puedan generar problemas financieros y legales.
No todas las empresas disponen de personal especializado o que tenga el suficiente tiempo para estar al caso de la ley. Muchas veces resulta complejo para los departamentos contables gestionar el volumen de trabajo del día a día y estar al día. Incluso las gestorías deben hacer frente a grandes volúmenes de documentación en momentos clave del año fiscal. A veces les resulta difícil dar la atención personalizada que merecen sus clientes.
El uso de soluciones informáticas homologadas que te ayuden a gestionar automáticamente el volumen de facturas de proveedor puede ayudarte a ahorrar mucho dinero y tiempo.
- Libera de tareas pesadas tu personal para que se ocupen de tareas que aporten valor para tu empresa.
- Evita errores humanos.
- Asegúrate que esté homologada y tendrás la seguridad de cumplir con la ley vigente.
- Ahorra en el servicio que te ofrece tu gestoría.
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