Registro de Entrada y Salida: ¿Obligatorio para tu Actividad?
En el ámbito de la gestión administrativa, la implementación de soluciones de registro de entrada y salida automático se ha vuelto crucial para mejorar la eficiencia y la transparencia en las organizaciones. Este artículo explora la importancia y los beneficios de estas soluciones, así como los requisitos legales asociados para el sector público y las organizaciones del tercer sector.
Importancia del Registro de Entrada y Salida Automático
El registro de entrada y salida automático permite gestionar de manera eficiente la recepción y el envío de documentos, agilizando los procesos administrativos y mejorando la trazabilidad de la información. Además, garantiza el cumplimiento de los plazos establecidos y facilita el seguimiento de los expedientes.
Requisitos Legales para el Sector Público y Organizaciones del Tercer Sector
Según la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común, el registro de entrada y salida es obligatorio para el sector público, organismos autónomos y entidades públicas empresariales. Del mismo modo, las organizaciones no gubernamentales (ONG) están sujetas a la Ley 19/2013, que establece normativas específicas sobre transparencia y acceso a la información pública.
Beneficios de Implementar Soluciones Automatizadas
La automatización del registro de entrada y salida conlleva numerosos beneficios aparte del cumplimiento de la legalidad:
- Reducción de errores.
- Optimización de los tiempos de respuesta,
- Mejora de la seguridad de la información
- Simplificación de los trámites administrativos.
Además, facilita la integración con otros sistemas de gestión documental y la generación de informes para la toma de decisiones.
Al seleccionar una solución de registro automático, es crucial considerar la facilidad de uso, la capacidad de personalización, la compatibilidad con otros sistemas, la seguridad de los datos y el respaldo técnico proporcionado por el proveedor.
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Reglamento verifactu: Lo que necesitas saber para elegir el mejor software
Reglamento verifactu: Todo Lo que necesitas saber
Obtenga toda la información necesaria sobre el reglamento VeriFactu y asegure que su empresa esté lista para adaptarse antes del 1 de julio de 2025.
Abril 20, 2024
Usuarios obligados a cumplir con el Reglamento Verifactu
El Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que estarán obligados a su cumplimiento los siguientes usuarios:
- Los desarrolladores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación, quienes deberán generar soluciones que se ajusten a los requisitos técnicos especificados en la normativa.
- Las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades, con excepción de aquellas que se encuentren total o parcialmente exentas.
- Los contribuyentes del impuesto sobre la renta de las personas físicas que desarrollen actividades económicas.
- Los sujetos pasivos del impuesto sobre la renta de no residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
Estas obligaciones afectan tanto a la emisión de facturas completas como a las facturas simplificadas, en el ámbito tanto del B2B como del B2C.
Es importante destacar que la normativa es de aplicación en todo el territorio nacional, incluyendo Canarias, Ceuta y Melilla, con las particularidades que les son propias en materia de impuestos indirectos.
¿Quién está exento?
El Verifactu afecta a todas las empresas y autónomos obligados a emitir facturas, excepto:
- Las empresas que están exentas de facturación.
- Las empresas que desarrollan actividades en el sector agrícola, ganadero y pesquero, que están exentas del (IVA).
- Quienes ya estén bajo el SII.
- Los territorios de régimen fiscal foral como País Vasco y Navarra.
¿Qué es Verifactu, cómo funciona y cuáles son sus objetivos?
Los sistemas de emisión de facturas verificables (Veri*factu) son aquellos que cumplen con las obligaciones de facturación establecidas por el Reglamento complementario a la ley Antifraude.
¿Cómo debe ser una factura Verifactu?
El término «Verifactu» se refiere a un sistema de facturación en el cual la factura emitida debe incluir la palabra «Verifactu».
Este concepto implica la verificación de la factura a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT).
Las facturas simplificadas, como los tiques, también deben cumplir con los requisitos del software de facturación, al igual que las facturas completas. Esto se aplica tanto en transacciones B2B (business-to-business) como B2C (business-to-consumer).
La importancia del código QR en verifactu
Las facturas Verifactu y no Verifactu incluirán un Código QR con ciertos datos. Este código recopila los datos principales de la factura y permite su verificación.
¿Qué pasa con las facturas electrónicas bajo la ley Crea y Crece? Las facturas electrónicas si contienen el código QR igualmente debe indicar al lado el URL. Y las que no pueden incluir el código QR directamente, por lo menos deben proporcionar una URL con los datos necesarios.
CÓMO FUNCIONA VERIFACTU
Las empresas y autónomos pueden cumplir con Verifactu enviando registros de facturación a la Agencia Tributaria.
El Verifactu es una palabra que debe aparecer en la propia factura. Esta palabra indica que la factura es verificable en la sede electrónica de la AEAT.
¿Quién la verifica? Cualquier cliente puede escanear el código QR de la factura con una aplicación móvil. Al hacerlo, preguntará a la AEAT si la factura ha sido declarada, y la AEAT confirmará si es así. Esta funcionalidad otorga transparencia y confianza al proceso de facturación.
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A parir del día 5 de junio
¿Cuáles son los plazos de implantación Y BENEFICIOS DEL SISTEMA VERIFACTU?
El 1 de julio de 2025 es la fecha límite para que empresas y autónomos se adapten.
Los desarrolladores de programas tienen 9 meses desde la publicación de la orden ministerial para adaptar sus productos y añadir una declaración de cumplimiento.
Beneficios del Sistema Verifactu
Transparencia y Confianza: El sistema permite que los clientes verifiquen si las facturas han sido declaradas a la AEAT mediante un código QR. Esto aumenta la confianza en las transacciones comerciales.
Eficiencia Operativa: Los datos de las facturas pueden ser descargados automáticamente desde la sede electrónica de la AEAT e integrados en los sistemas de gestión de las empresas, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
Control y Cumplimiento: Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, al asegurar que todas las facturas emitidas están registradas y declaradas correctamente.
Reducción del Fraude: Al garantizar que todas las facturas son verificables, se reduce significativamente el riesgo de fraudes fiscales.
¿Cómo está la normativa a fecha de hoy?
Situación Actual de la Normativa de Facturación
La normativa de facturación en España está en un momento de transición. El Real Decreto 1007/2023, que regula las obligaciones de facturación, ha sido aprobado y se encuentra en proceso de implementación.
Sin embargo, aún falta la aprobación del reglamento que desarrolla los requisitos técnicos para los sistemas informáticos de facturación, incluyendo el Verifactu (también hablamos indirectamente de la Ley Crea y Crece).
Reglamento de Facturación
El reglamento de facturación ha sufrido un retraso debido a la necesidad de obtener el visto bueno de la Comisión Europea. Recientemente, ha sido aprobado por el Consejo de Estado y ahora se encuentra en proceso de publicación.
Órdenes Ministeriales
Una vez publicado el reglamento, se espera la publicación de las órdenes ministeriales que desarrollarán los detalles de la normativa. La orden ministerial sobre el Verifactu está prácticamente lista y se espera que sea publicada pronto. La orden ministerial sobre la factura electrónica, por otro lado, se publicará después de la publicación del reglamento.
Información Adicional
Además de las órdenes ministeriales, se espera la publicación de una orden que proporcionará información adicional sobre los requisitos del software y el Verifactu. Esta orden incluirá FAQs (Preguntas Frecuentes) que serán muy útiles para las empresas que necesitan entender mejor los requisitos técnicos.
La agencia tributaria ya ha preparado una batería de consultas relacionadas con el software y el Verifactu. Estas consultas se han ido presentando y se incorporarán también los temas de la factura electrónica. La sede electrónica de la agencia tributaria habilitará un apartado para ampliar información sobre estos temas.
La normativa de facturación en España está en un momento de transición, pero se espera que pronto se publiquen las órdenes ministeriales y la orden que proporcionará información adicional sobre los requisitos del software y el Verifactu.
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Todo lo que necesitas saber sobre el documento POD
Todo lo que necesitas saber sobre el documento POD
Te contamos como debes hacerlo
20 de enero de 2025
El documento POD (Proof of Delivery, por sus siglas en inglés) es una pieza fundamental en el proceso de entrega y recepción de productos o servicios. Este documento proporciona una confirmación escrita de que una entrega se ha realizado con éxito y que el destinatario ha recibido los bienes o servicios solicitados. En este artículo, exploraremos en detalle todo lo que necesitas saber sobre el documento POD y su importancia en el mundo de la logística y la gestión de entregas.
¿Qué es un documento POD?
Un documento POD es un registro que demuestra que la entrega se ha completado según lo acordado entre el remitente y el destinatario. Suele contener información clave, como la fecha y hora de entrega, el nombre y la firma del receptor, la dirección de entrega y una descripción detallada de los bienes o servicios entregados. En esencia, el POD actúa como un comprobante que respalda la entrega y confirma que se ha cumplido con éxito.
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La importancia del POD en las empresas
El Proof of Delivery (POD) se ha convertido en un pilar crucial para las empresas españolas. Este documento no solo confirma la entrega exitosa de productos o servicios, sino que también garantiza la satisfacción del cliente y fortalece la confianza en la marca.
En un mercado empresarial cada vez más competitivo, el POD proporciona evidencia tangible de la calidad del servicio, mejora la eficiencia operativa y facilita la facturación precisa.
Además, con la adopción de soluciones digitales, las empresas españolas están avanzando hacia una gestión de entregas más rápida y sin papel, aumentando así su productividad y manteniendo altos estándares de profesionalismo en el comercio.
El documento POD es esencial por varias razones:
Evidencia de entrega: El POD sirve como evidencia sólida de que la entrega se realizó según lo programado. Esto es fundamental para resolver disputas o reclamaciones en caso de entregas no completadas o dañadas.
Control de calidad: Las empresas utilizan el POD para evaluar la calidad de su servicio de entrega y garantizar que se cumplan los estándares establecidos.
Facturación precisa: El POD también es crucial para la facturación. Con el documento en mano, las empresas pueden generar facturas precisas y evitar disputas sobre los cargos.
Seguimiento y visibilidad: El registro de información en el POD proporciona visibilidad a lo largo de la cadena de suministro y permite un seguimiento efectivo de las entregas en tiempo real.
Tipos de documentos POD
Existen varias formas de obtener un documento POD:
Físico en papel: En muchos casos, el conductor de la entrega proporciona un documento en papel que se firma físicamente. Este formato tradicional todavía se utiliza ampliamente.
Digital o electrónico: Con la tecnología moderna, los documentos POD se pueden generar y firmar electrónicamente en dispositivos móviles o terminales de entrega. Esto agiliza el proceso y proporciona un registro digital seguro.
Fotografías: En algunos escenarios, tomar una fotografía de los bienes entregados en su ubicación final actúa como un documento POD visual.
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¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!El Futuro Digital del Documento POD: Transformando la Logística Empresarial
En la era digital, la transformación de los documentos Proof of Delivery (POD) está revolucionando la logística empresarial.
La transición hacia formatos electrónicos y soluciones tecnológicas ha optimizado la eficiencia y la precisión en las entregas. La firma digital y las aplicaciones móviles permiten a los clientes confirmar recibos instantáneamente, eliminando el papeleo y acelerando los procesos. Además, la integración de sensores y seguimiento en tiempo real proporciona visibilidad total de la cadena de suministro.
Esta evolución hacia el POD digital no solo reduce costos y errores, sino que también mejora la satisfacción del cliente, sentando las bases para una logística empresarial ágil, inteligente y centrada en el cliente en el futuro.
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La transformación digital: El camino hacia una eficiencia personal y empresarial superior
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Preguntas frecuentes del control horario de la empresa
La transformación digital en las pymes
¿Qué entendemos como transformación digital en la empresa?
La transformación digital empresarial implica integrar tecnologías digitales en todos los aspectos organizativos para mejorar la eficiencia y ofrecer una experiencia del cliente mejorada. Además de adoptar nuevas tecnologías, implica cambios culturales y mentales, promoviendo la colaboración y agilidad en la toma de decisiones. Incluye el uso estratégico de herramientas como inteligencia artificial, análisis de datos y automatización para optimizar procesos.
El objetivo es mejorar la competitividad al proporcionar productos y servicios personalizados y eficientes, adaptados a las demandas del mercado. Además, permite a las empresas anticipar tendencias y estar preparadas para los cambios futuros en un entorno digital en constante evolución.
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TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN LAS EMPRESAS DE MODELO TRADICIONAL
En España, algunas actividades empresariales que históricamente han mostrado resistencia a la transformación digital incluyen sectores tradicionales y actividades económicas arraigadas en modelos de negocio convencionales. Algunos ejemplos de industrias que a menudo son más reticentes a la transformación digital incluyen:
Industria Agrícola: Las explotaciones agrícolas y ganaderas pueden mostrar resistencia debido a la naturaleza tradicional de la agricultura y las prácticas arraigadas en métodos tradicionales.
Construcción y Obras Públicas: Empresas en este sector a menudo han sido lentas para adoptar nuevas tecnologías debido a la naturaleza física y práctica de su trabajo. Sin embargo, están comenzando a adoptar tecnologías como Building Information Modeling (BIM) y software de gestión de proyectos.
Pequeño Comercio Tradicional: Tiendas locales y pequeños negocios minoristas pueden resistirse a la transformación digital debido a la falta de conocimientos tecnológicos y recursos financieros limitados.
Turismo y Hostelería: Aunque algunas empresas en esta industria han adoptado la tecnología para reservas en línea y gestión de clientes, muchas pequeñas empresas pueden no estar completamente digitalizadas debido a la falta de recursos o la resistencia al cambio.
Industria Textil y de la Moda: Empresas de moda y textiles pueden ser reticentes debido a la naturaleza creativa y artesanal de la industria, aunque la digitalización está ganando terreno en áreas como el comercio electrónico y el diseño asistido por ordenador.
Servicios Profesionales Tradicionales: Profesionales como abogados, notarios y contadores a veces muestran resistencia debido a la necesidad de mantener la confidencialidad y la tradición en sus prácticas laborales.
Las herramientas digitales que son más necesarias para una pequeña y mediana empresa (PYME) pueden variar según la industria y las necesidades específicas de la empresa. Sin embargo, algunas herramientas digitales generalmente útiles para las PYME incluyen:
- Sistemas de Gestión Empresarial (ERP)
- Software de Gestión Documental
- Herramientas de Gestión de Proyectos
- Sistema de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM)
- Plataformas de Comercio Electrónico
- Herramientas de Marketing Digital
- Herramientas de Analítica Web
- Herramientas de Colaboración en Línea u oficina virtual
- Seguridad Cibernética
- Plataformas de Reservas y Citas en Línea
Pasos para llevar a cabo la transformación
Análisis antes de empezar
- Conocimiento de cada miembro de la organización en cada una de sus tareas. ¿Qué plazos tiene?, ¿Cuándo tarda en…?, ¿Con qué finalidad…? Son algunas de las preguntas que se deben hacer.
- Necesidades que surgen una vez hemos analizado cada una de las tareas de los miembros. Siempre basándonos en los objetivos estratégicos que tenga la empresa.
- Formación de los miembros de la empresa. Es muy importante para una óptima transformación que todos sus miembros estén formados y capacitados. No debemos olvidar que los trabajadores son el centro de la transformación. Usar soluciones fáciles e intuitivas va a facilitar la formación de los empleados, pero siempre vamos a tener que considerar este punto.
- Automatización de los procesos que pueden ser automatizados. Este dato lo obtendremos del análisis de conocimientos de las tareas y de las necesidades que surjan.
- Identificación de las herramientas oportunas y que mejor se adaptan a nuestra empresa. En este punto es muy importante un buen asesoramiento porque hoy día hay infinidad de herramientas y no todas hacen lo que prometen hacer. Debemos optar por demostraciones de las soluciones más que dejarnos llevar por la información que nos pueda ofrecer una web. La ayuda de un experto puede ser crucial para ahorrarnos disgustos y muchas horas de búsquedas por internet.
- Análisis de datos que nos ofrecen las herramientas. Este punto es esencial para saber lo bien que lo estamos haciendo o si, por lo contrario, necesitamos implantar cambios.
Conoce tareas y las necesidades de tu empresa
Analizar las tareas y necesidades de una empresa es un proceso crucial para identificar áreas de mejora, optimizar operaciones y maximizar la eficiencia. Aquí hay algunos pasos para realizar un análisis detallado:
Entrevistas y Evaluación del Personal
- Realizar entrevistas con empleados para entender sus tareas diarias, desafíos y sugerencias de mejora.
- Evaluar las habilidades y competencias del personal para identificar necesidades de capacitación o contratación adicional.
Mapeo de Procesos y Análisis de Eficiencia
- Documentar y analizar los procesos internos para identificar redundancias y cuellos de botella.
- Evaluar la eficiencia de las tareas existentes, identificando aquellas que podrían beneficiarse de la automatización o la mejora tecnológica.
Feedback del Cliente y Análisis de Mercado
- Recopilar comentarios de los clientes para comprender sus necesidades y expectativas.
- Analizar datos de mercado para identificar tendencias y demandas, ajustando las tareas de la empresa en consecuencia.
Evaluación de Tecnologías y Herramientas
- Revisar las herramientas y tecnologías utilizadas en la empresa para determinar si están alineadas con las necesidades del negocio.
- Identificar soluciones tecnológicas que puedan mejorar la productividad y eficiencia en las tareas cotidianas.
Análisis FODA y Planificación Estratégica
- Realizar un análisis FODA para identificar fortalezas internas, debilidades, oportunidades y amenazas externas.
- Desarrollar una estrategia a corto y largo plazo que aborde las necesidades identificadas, estableciendo metas claras y acciones concretas para mejorar las tareas y operaciones de la empresa.
En las PYMES, algunas tareas habituales pueden resultar irrelevantes y consumir tiempo que podría utilizarse de manera más eficiente. Estas tareas pueden ser automatizadas con software, permitiendo a los empleados enfocarse en actividades que generan más valor para la empresa. Algunas de estas tareas incluyen:
- Gestión Manual de Hojas de Cálculo: Tareas como la introducción manual de datos en hojas de cálculo pueden automatizarse utilizando software de contabilidad o sistemas de gestión empresarial (ERP), eliminando errores humanos y ahorrando tiempo.
- Seguimiento de Facturas y Pagos: Automatizar el proceso de facturación y seguimiento de pagos mediante software de facturación electrónica. Estos sistemas pueden enviar recordatorios automáticos a los clientes sobre pagos pendientes y rastrear los pagos recibidos.
- Gestión de Inventarios: Utilizar sistemas de gestión de inventarios automatizados que rastreen automáticamente los niveles de stock, realicen pedidos cuando sea necesario y ayuden a evitar la pérdida de ventas debido a la falta de existencias.
- Programación y Gestión de Citas: Implementar herramientas de programación en línea que permitan a los clientes programar sus propias citas. Estos sistemas pueden enviar recordatorios automáticos y sincronizar las citas con el calendario de la empresa.
¿Qué ventajas supone la automatización de tareas?
La automatización de tareas en una empresa conlleva numerosas ventajas, entre las que se incluyen:
- Aumento de la Eficiencia: La automatización permite realizar tareas de forma más rápida y precisa, reduciendo el tiempo necesario para completar procesos y aumentando la eficiencia operativa.
- Reducción de Errores: Al minimizar la intervención humana, se reducen los errores y las inconsistencias en los procesos, lo que lleva a una mayor precisión y calidad en las operaciones empresariales.
- Ahorro de Tiempo y Recursos: Al automatizar tareas repetitivas y tediosas, los empleados pueden dedicar su tiempo a actividades más estratégicas y de mayor valor, lo que mejora la productividad general de la empresa.
- Optimización de Costos: La automatización puede reducir los costos operativos al eliminar la necesidad de empleados para ciertas tareas, lo que contribuye a la optimización de los recursos financieros de la empresa.
- Mejora en la Experiencia del Cliente: La automatización permite respuestas rápidas y precisas a las consultas y necesidades del cliente, mejorando la experiencia del cliente y fortaleciendo las relaciones con ellos.
Estas ventajas no solo mejoran la eficiencia interna y la productividad, sino que también contribuyen a una experiencia del cliente mejorada y a una posición competitiva más fuerte en el mercado.
3 consejos para identificar las mejores herramientas
Identificar las mejores herramientas de transformación digital para una empresa es crucial para el éxito de la implementación. Aquí hay tres consejos clave para ayudarte a tomar decisiones informadas y encontrar la solución más adecuada para tus necesidades:
Definir Claramente tus Requerimientos: Antes de buscar herramientas, identifica los objetivos específicos que quieres lograr con la transformación digital. ¿Necesitas mejorar la gestión de clientes, optimizar procesos internos o aumentar la eficiencia operativa? Al tener claras tus necesidades, podrás buscar herramientas que se alineen con tus objetivos.
Pedir Demostraciones y Ser Crítico: Solicita demos y pruebas gratuitas de las herramientas que estás considerando. Durante las demostraciones, haz preguntas detalladas sobre cómo el software abordará tus necesidades específicas. No dudes en ser crítico y profundizar en los detalles. Pregunta sobre casos de uso similares y solicita referencias de clientes. Evalúa la interfaz de usuario, la facilidad de uso y la capacidad de personalización del software.
Explorar Alternativas Menos Conocidas: No te limites a las soluciones más conocidas del mercado. A veces, las soluciones menos conocidas pueden ofrecer funcionalidades más específicas y personalizadas para ciertos sectores o tipos de empresas. Investiga y explora opciones menos populares pero especializadas que puedan adaptarse mejor a tus necesidades únicas. Lee reseñas, busca testimonios de clientes y consulta a expertos en la industria para obtener recomendaciones.
Recuerda que cada empresa es diferente, por lo que una herramienta que funciona bien para una organización puede no ser la mejor opción para otra. Al ser claro acerca de tus necesidades y ser crítico durante el proceso de evaluación, estarás mejor equipado para encontrar la herramienta de transformación digital que se adapte perfectamente a tu empresa.
¿Cómo me ayuda el análisis de datos a mejorar?
El análisis de datos puede ser increíblemente beneficioso para las PYMEs y autónomos, ya que proporciona información valiosa que puede utilizarse para tomar decisiones más informadas y estratégicas.
Aquí te explico cómo el análisis de datos puede ayudarte a mejorar tu negocio:
- Comprender a tus clientes: Analizar datos clientes mejora personalización, experiencia, y estrategias de marketing para impulsar eficacia y satisfacción.
- Optimizar operaciones: El análisis de datos optimiza operaciones, aumenta eficiencia, reduce costos y mejora calidad de productos/servicios.
- Mejorar la toma de decisiones: Datos informan decisiones: evalúa productos, fija precios, identifica tendencias y guía expansiones para maximizar oportunidades y minimizar riesgos.
- Predecir tendencias y demandas: Análisis predictivo: anticipa demanda, ajusta inventario y estrategias de marketing, previene excedentes o escasez de productos.
- Optimizar estrategias de marketing: Analiza campañas de marketing para identificar canales, mensajes y audiencias efectivas, optimizando estrategias y recursos.
- Mejorar la Experiencia del Cliente: Al entender mejor a tus clientes a través del análisis de datos, puedes personalizar sus interacciones con tu negocio. Puedes ofrecer recomendaciones de productos personalizadas, proporcionar un servicio al cliente más eficiente y adaptar tu oferta para satisfacer sus necesidades específicas.
Ya sea una PYME o un autónomo, aprovechar el poder del análisis de datos puede marcar la diferencia en el crecimiento y el éxito de tu negocio.
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Claves de la ley de control horario papel vs digital
las claves de la Ley de Control Horario de Trabajadores: papel vs. digital
El Real Decreto-ley 8/2019, que entró en vigor el 12 de mayo de 2019 en España, establece la obligación para todas las empresas de llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Esta ley tiene como objetivo principal garantizar el control horario para asegurar el cumplimiento de las normativas laborales y la protección de los derechos de los trabajadores.
De acuerdo con esta ley:
Registro Diario: Todas las empresas deben llevar un registro diario de las horas de entrada y salida de cada empleado, independientemente de su contrato o modalidad de trabajo.
Conservación de Registros: Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Sanciones por Incumplimiento: Las empresas que no cumplan con esta obligación pueden enfrentar sanciones económicas impuestas por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Cuáles son las obligaciones y el cumplimiento requeridos por la Ley del Control Horario de Trabajadores en España (2019)?
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CONTROL HORARIO
Doceo Control Horario puede añadir gestor documental, y se adapta a las necesidades de tu empresa con módulos específicos (gestor documental con flujos de trabajo, gestión de facturas, albaranes, firma electrónica…).
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La ley del control horario de los trabajadores publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) en 2019, concretamente el Real Decreto-ley 8/2019, establece las siguientes obligaciones para las empresas en España:
Registro Diario: Todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de cada empleado, indicando la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo.
Conservación de Registros: Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años. Deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Garantía de Exactitud: Los registros deben reflejar con precisión la hora de inicio y finalización de la jornada laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria establecida en los contratos.
Inclusión de Horas Extra: Si se realizan horas extraordinarias, estas también deben quedar registradas junto con el resto de la jornada laboral.
Control para Empleados a Tiempo Parcial: Los empleados a tiempo parcial deben tener un registro específico que incluya las horas realizadas en cada jornada.
Sanciones por Incumplimiento: Las empresas que no cumplan con estas obligaciones pueden enfrentar sanciones económicas impuestas por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Estas obligaciones están diseñadas para garantizar la transparencia en las horas trabajadas y el cumplimiento de las normativas laborales. Las empresas deben cumplir con estas disposiciones para evitar posibles sanciones y asegurar un ambiente laboral justo y legal. Te recomiendo consultar fuentes oficiales o asesores legales para obtener información actualizada y específica sobre esta ley, ya que las regulaciones pueden haber cambiado desde mi última actualización en septiembre de 2021.
Registro de Jornada Laboral: ¿Papel o Formato Digital, Cuál Es Mejor?
En el mundo laboral actual, surge la pregunta: ¿papel o formato digital para el registro de jornada laboral? Ambos métodos tienen ventajas y desventajas.
El papel es tradicional, pero propenso a errores y pérdidas, mientras que el formato digital ofrece precisión y facilidad de almacenamiento. Las soluciones digitales cumplen con regulaciones legales, simplifican procesos y permiten análisis de datos.
La transición hacia el registro digital es eficiente y efectiva, ofreciendo un seguimiento preciso del tiempo laboral y simplificando los procesos administrativos, aunque la elección debe basarse en las necesidades específicas de cada empresa.
Formato Papel
Ventajas:
- Familiaridad: Muchos empleados están familiarizados con el método tradicional en papel, lo que puede facilitar la adopción.
- Baja Barrera de Entrada: Requiere menos inversión inicial en tecnología y puede ser adecuado para pequeñas empresas con recursos limitados.
Desventajas:
- Propenso a Errores: Los registros en papel son susceptibles a errores humanos y pueden llevar a imprecisiones en los datos.
- Dificultad en el Análisis: Analizar grandes volúmenes de datos y extraer información significativa puede ser más complicado con registros en papel.
Formato Digital
Ventajas:
- Precisión: Los sistemas digitales ofrecen precisión en el registro, reduciendo errores y garantizando datos confiables.
- Facilidad de Análisis: Los datos digitales son fácilmente analizables, permitiendo a las empresas obtener información valiosa para la gestión del tiempo y la productividad.
Desventajas:
- Costo Inicial: La implementación de sistemas digitales puede requerir una inversión inicial, aunque actualmente los costes son mucho menores y aportan a la empresa grandes ventajas.
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Todo lo que Doceo Store puede hacer por tu empresa
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DOCEO FACCERT + DOCEO STORE, EL MEJOR ALIADO PARA SU EMPRESA
Independientemente del volumen de facturas de proveedores que maneje su empresa, tener un sistema de gestión documental implementado le ayuda a optimizar sus procesos, va a resultar un avance en proceso de digitalización de la empresa. Va a suponer agilizar los procesos internos y eso supone menos tiempo dedicado a tareas repetitivas y de poco valor.
No más Excel, ni carpetas que se pueden perder. Tampoco no más almacenamientos en la nube que resultan caros y que no aportan nada.
Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave.
DoceoStore APP le permite realizar trámites y consultar documentos desde su dispositivo móvil de forma fácil y rápida. Acceda a sus archivos y gestione sus documentos de manera eficiente, todo desde la comodidad de su teléfono o tablet. Simplifique sus tareas administrativas con nuestra aplicación móvil intuitiva.
GESTIÓN DE FACTURAS CON DOCEO STORE
Un gestor documental puede ofrecer varias ventajas significativas para gestionar las facturas de una empresa:
- Organización y acceso eficiente: Un gestor documental organiza facturas, simplificando su búsqueda y acceso. Clasifica y archiva documentos para una recuperación fácil y eficiente cuando se necesita.
- Reducción de errores y pérdida de documentos: Digitalización y centralización minimizan errores y pérdida de documentos, asegurando seguridad y accesibilidad.
- Automatización de procesos: Integración con automatización agiliza procesos, aumenta eficiencia y mejora precisión.
DOCEO STORE CON CONTROL HORARIO
Fiche, gestione sus vacaciones, salidas médicas o comerciales con Doceo Store. Todo en una misma solución.
- Registro preciso del tiempo: Registro preciso de entrada, salida y descansos para empleados.
- Acceso y Rectificación de Datos: Acceso y corrección transparente de datos de fichaje para empleados.
- Registro de Cambios: Todos los cambios realizados se registran, indicando quién y cuándo lo hizo.
- Fichaje por dispositivos móviles: Fichaje móvil para empleados que trabajan fuera de la oficina.
- Cumplimiento RGPD: Garantiza privacidad según Reglamento General de Protección de Datos.
- Acceso y ubicación GPS automática del dispositivo.
- Generación y almacenamiento de informes: Genera informes detallados para inspecciones laborales. Almacena registros de fichaje seguros.
- Facilidad de Auditoría: Facilita auditoría para verificar el cumplimiento con las leyes laborales.
- Soporte Técnico: Ofrece soporte técnico para resolver problemas y consultas del usuario.
DOCEO STORE CON AGENDA COMPARTIDA
Doceo Store ofrece una agenda completa que le permite consultar y gestionar tanto tareas individuales como grupales.
- Puede controlar la visibilidad de sus actividades y decidir qué información compartir.
- Permite adjuntar documentos de trabajo directamente en la agenda.
- Gestión de etiquetas facilita un control eficiente de los eventos, mientras que los eventos pueden crearse fácilmente a partir de registros en el gestor documental.
- Con filtros personales y opciones de visualización flexibles, puede organizar sus eventos diarios, semanales, mensuales o anuales según sus necesidades.
- Generación automática de eventos a partir de registros documentales recién creados.
DOCEO STORE CON GESTION DE TAREAS (KANBAN)
Doceo Store ofrece una pizarra kanban para gestionar tareas y proyectos.
- Gestión de Tareas: Permite organizar y gestionar tareas de manera eficiente, asignando responsabilidades y prioridades de forma visual.
- Optimización del flujo de trabajo: Ayuda a identificar cuellos de botella y optimizar el flujo de trabajo al visualizar claramente las etapas de cada tarea.
- Permite adjuntar documentos directamente, facilitando la gestión eficiente de tareas
- Mediante etiquetas, localice rápidamente las tareas.
- Colaboración en Equipo: Facilita la colaboración al mostrar a todos los miembros del equipo el estado actual de las tareas y quién está trabajando en qué.
- Adaptabilidad y Flexibilidad: Kanban es altamente adaptable y puede ser utilizado en diversos contextos, desde el desarrollo de software hasta la gestión de proyectos, adaptándose a las necesidades específicas de cada equipo o proyecto.
DOCEO BIO SIGN PARA UNA GESTIÓN COMPLETA Y CUMPLIMIENTO DE LA LEY "CREA Y CRECE"
Doceo Store se integra perfectamente con el módulo de firma electrónica BioSign, adaptándose a la modalidad elegida por su empresa.
Doceo BioSing F2F (Presenial)
Con Doceo BioSign F2F firme digitalmente tal y como lo haría con papel y con todas las garantías legales.
Doceo BioSing Mobile (Doble Factor)
Con Doceo BioSign Mobile o doble factor, cualquier documento firmado digitalmente sin necesidad de rúbrica.
Doceo BioSing Delivery (Entregas)
Con Doceo BioSign Delivery, firme los documentos de sus entregas en tiempo real, ahorrando tiempo y dinero. Obtenga localización en el mapa y reportes detallados de incidencias con fotos y texto.
Doceo BioSing Forms
Firma y gestión en tiempo real de formularios a partir de plantillas HTML disponibles.
La gestión de usuarios y perfiles
Administra perfiles de usuarios y grupos, junto con sus permisos y preferencias de perfil.
Búsqueda avanzada
Búsqueda avanzada simplifica acceso a documentos, tareas y eventos.
Calendario inteligente
Calendario inteligente que organiza eventos y adjunta documentos relevantes automáticamente para eficiencia.
Control horario
Registra y gestiona el tiempo laboral para supervisar eficientemente el trabajo.
Organización eficiente con etiquetas
Optimiza organización con etiquetas personalizadas para acceso rápido y eficiente a registros, eventos y tareas.
Gestión visual de tareas
Sistema visual de gestión de tareas que optimiza productividad y colaboración.
Flexibilidad en tipologías documentales
Gestiona diferentes tipos de atributos y documentos de manera flexible y adaptada a tus necesidades.
Administración de registros y expedientes
Explora, organiza y gestiona registros con funciones intuitivas y versátiles.
Relaciones documentales
Vincula documentos y registros para decisiones informadas y comprensión completa.
Automatización de entrada documental
Importa documentos manual o automáticamente con módulos Doceo, agiliza captura.
Seguimiento transparente
Accede a un registro detallado de acciones realizadas para una auditoría precisa y un seguimiento completo.
Flujos de trabajo personalizados
Diseña, optimiza y automatiza flujos de trabajo intuitivos y personalizables eficientemente.
Edición avanzada de PDFs
Visualiza, subraya, comenta y agrega sellos y firmas personalizadas a archivos PDF, mejorando la colaboración.
Sellos personalizados
Crea sellos personalizados y asigna sellos específicos a tipologías documentales, añadiendo una capa de autenticación visual.
Interacción Drag & Drop
Sistema visual de gestión de tareas que optimiza productividad y colaboración.
Acceso multilingüe desde cualquier dispositivo
Elige tu idioma de preferencia para una experiencia adaptada.
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Optimiza tu Gestión de Facturas: Ahora es Posible con Nuestro Gestor Documental Avanzado
Optimiza tu Gestión de Facturas: Ahora es Posible con Doceo Store
Octubre 05, 2023
En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la precisión son claves para el éxito. La gestión de facturas es una de las áreas donde las empresas pueden mejorar significativamente su productividad y reducir errores.
Con la introducción de soluciones innovadoras como Doceo FacCert y Doceo Store, las empresas tienen la oportunidad de transformar por completo su enfoque hacia la gestión documental y la administración de facturas.
Doceo FacCert: Simplifica tu proceso de facturación
Doceo FacCert es una solución avanzada de gestión de facturas que ha revolucionado la forma en que las empresas manejan sus transacciones financieras. ¿Cómo? Automatizando cada paso del proceso de facturación, desde la creación y distribución hasta la validación y archivado. Olvídate de los tediosos procesos manuales y las posibilidades de errores humanos.
Con Doceo FacCert, las facturas se generan y validan de forma electrónica, lo que no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza la precisión en cada factura emitida.
Beneficios de Doceo FacCert:
- Ahorro de Tiempo: Elimina la necesidad de tareas manuales repetitivas, permitiendo que tu equipo se centre en actividades más estratégicas.
- Reducción de Errores: Minimiza los errores humanos y asegura la precisión en cada factura generada.
- Cumplimiento Legal: Cumple con todas las regulaciones fiscales y legales, evitando posibles penalizaciones.
- Visibilidad Total: Accede a un seguimiento en tiempo real de cada factura, desde su creación hasta su pago.
Doceo Store: Tu centro de Gestión Documental avanzado
Doceo Store, por otro lado, es la respuesta a la creciente necesidad de las empresas de gestionar sus documentos de manera eficaz y segura. Ya no es suficiente simplemente archivar documentos; se trata de organizarlos, acceder a ellos rápidamente cuando sea necesario y garantizar su integridad y confidencialidad.
Doceo Store ofrece una plataforma intuitiva y segura para almacenar, organizar y compartir documentos empresariales.
Beneficios de Doceo Store:
- Almacenamiento Seguro: Almacena tus documentos de forma segura en la nube, eliminando el riesgo de pérdida o daño.
- Acceso Rápido: Encuentra documentos en segundos, gracias a un sistema de organización inteligente y potentes herramientas de búsqueda.
- Colaboración Eficiente: Comparte documentos de forma segura con colegas y clientes, facilitando la colaboración en proyectos.
- Cumplimiento Normativo: Cumple con las regulaciones de privacidad y retención de datos, asegurando que tu empresa esté siempre en conformidad.
Doceo Store, mucho más que un gestor documental
Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave, como:
- La gestión de usuarios y perfiles.
- Búsqueda avanzada.
- Calendario inteligente.
- Organización eficiente con etiquetas.
- Gestión visual de tareas.
- Flexibilidad en tipologías documentales.
- Administración de registros y expedientes.
- Relaciones documentales.
- Automatización de entrada documental.
- Seguimiento transparente.
- Flujos de trabajo personalizados.
- Edición avanzada de PDFs.
- Sellos personalizados.
- Bandejas de entrada eficientes.
- Interacción Drag & Drop.
- Acceso multilingüe y acceso web desde cualquier dispositivo.
Transforma tu empresa con DoceoSoftware
Con Doceo FacCert y Doceo Store, las empresas tienen la oportunidad de optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente. La automatización y la organización eficiente de los documentos son pasos fundamentales hacia el éxito empresarial en el mundo digital de hoy. No se trata solo de gestionar facturas y documentos; se trata de transformar la forma en que tu empresa opera y se relaciona con el mundo.
Descubre el potencial completo de tu negocio con las soluciones avanzadas de Doceo Software. Optimiza tu gestión de facturas y lleva tu gestión documental al siguiente nivel. La eficiencia y la productividad están a solo un clic de distancia.
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10 Aspectos Cruciales que Debe Ofrecer tu Gestor Documental a tu empresa
10 Aspectos Cruciales que Debe Ofrecer tu Gestor Documental Empresarial
Descubre Doceo Store
10 de enero 2025
Doceo Store, mucho más que un gestor documental
Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave, como:
- La gestión de usuarios y perfiles.
- Búsqueda avanzada.
- Calendario inteligente.
- Organización eficiente con etiquetas.
- Gestión visual de tareas.
- Flexibilidad en tipologías documentales.
- Administración de registros y expedientes.
- Relaciones documentales.
- Automatización de entrada documental.
- Seguimiento transparente.
- Flujos de trabajo personalizados.
- Edición avanzada de PDFs.
- Sellos personalizados.
- Bandejas de entrada eficientes.
- Interacción Drag & Drop.
- Acceso multilingüe y acceso web desde cualquier dispositivo.
Mucho se habla de la necesidad de la transformación digital de las PYMES, pero rara vez se aborda lo que podría ser adecuado para tu empresa. La gestión de facturas, albaranes, documentos, recursos humanos, informes, contratos, o incluso una combinación de todos ellos, plantea la pregunta fundamental: ¿Cómo elegir el mejor software para procesar eficazmente esta diversidad de documentos, ya sea en papel o en formato digital?
A continuación, te presentamos 10 puntos esenciales que debes considerar al seleccionar tu sistema de gestión documental.
- La facilidad de uso: La interfaz del gestor debe ser intuitiva y fácil de usar para que tus empleados puedan adoptarlo rápidamente. Pide siempre que puedas una demo para evaluar si va a ser fácil o no.
- El acceso remoto y desde cualquier dispositivo: La posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo es esencial en el mundo actual. Mejor elige siempre un sistema cloud.
- Búsqueda eficiente: Debe contar con un sistema de búsqueda avanzado que permita encontrar documentos por palabras clave, fechas y otros criterios relevantes.
- Seguridad robusta: La protección de datos es primordial. El gestor debe ofrecer medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores y la encriptación. Te recomendamos a demás que te fijes en la gestión de permisos y de roles. Doceo Store permite controlar quién tiene acceso a la información a un nivel mínimo de 1 dato para los documentos registrados.
- Integración con otras herramientas: Debe ser compatible con las aplicaciones y sistemas que ya utilizas. Fíjate si la empresa a la que vas a contratar el gestor tiene módulos complementarios (análisis de facturas, firma biométrica, lectura de datos…) o si tienen integraciones ya hechas con ERP.
- Automatización de flujos de trabajo: Debería permitirte crear flujos de trabajo automatizados para tareas como aprobaciones y revisión de documentos. No rechaces tampoco la posibilidad de realizar los procesos de forma manual.
- Control de versiones: La capacidad de mantener un historial de versiones de documentos es fundamental para el seguimiento de cambios y la prevención de errores. Pide a la empresa que te dé garantías ante la imposibilidad de realizar modificaciones. En el caso hipotético (o no tan hipotético) que tengas una inspección, estas garantías te lo van a poner todo mucho más fácil.
- Cumplimiento Normativo: Debe cumplir con las regulaciones de tu sector, como GDPR, HIPAA u otras leyes de privacidad y seguridad.
- Colaboración en tiempo real: Debe facilitar la colaboración en documentos en tiempo real para mejorar la productividad de tu equipo.
- Tiene funciones de oficina virtual: Desde la irrupción del coronavirus, el teletrabajo ha experimentado un aumento significativo y se ha convertido en una práctica común en todas las empresas. Es importante observar si tu entorno de trabajo remoto ofrece funcionalidades adicionales para gestionar documentos de la empresa y cumplir con otras tareas, como el control de horarios (incluyendo la posibilidad de fichar), la creación, edición o modificación de documentos nuevos, y el envío de notificaciones, entre otras.
Un gestor documental eficaz puede transformar la forma en que tu empresa maneja la información y aumentar significativamente la eficiencia operativa.
Al buscar una solución, asegúrate de que cumpla con estas 10 características básicas para garantizar que estás obteniendo el máximo beneficio para tu empresa, independientemente de su sector.
Si deseas obtener más información, no dudes en ponerte en contacto con uno de nuestros expertos. Estaremos encantados de ayudarte y proporcionarte la información adicional que necesitas.
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eIDAS y eIDAS 2: Evolución de la Identificación Electrónica en la Unión Europea
eIDAS y eIDAS 2: Evolución de la Identificación Electrónica en la Unión Europea
Septiembre 21, 2023
Firme sus documentos digitales de la misma manera que en papel
Utilice Doceo BioSign F2F para firmar documentos digitalmente de manera similar a la firma en papel, garantizando la validez legal. Con Doceo BioSign Mobile, firme documentos sin necesidad de rúbrica. Doceo BioSign Delivery le permite firmar documentos de entregas en tiempo real, con seguimiento de ubicación y reportes detallados. También, con Doceo BioSign Forms, firme digitalmente como lo haría en papel, asegurando su validez legal.
El Reglamento (UE) 910/2014, conocido como Reglamento eIDAS, establece normas para la identificación electrónica y los servicios de confianza en la UE. La próxima versión, eIDAS 2, busca adaptarse a avances tecnológicos.
eIDAS estableció un marco común en 2016, mejorando la validez de firmas electrónicas. eIDAS 2, aún en negociación, ampliará su alcance, fortalecerá la seguridad y promoverá la creación de identidades digitales sin verificación gubernamental.
La fecha de entrada en vigor de eIDAS 2 es desconocida, pero se espera para después de 2024, y su implementación variará según los Estados miembros. La hoja de ruta proporciona un plan preliminar.
eIDAS 2 introducirá servicios digitales transfronterizos adicionales, mejorará la seguridad y simplificará los procesos de identidad digital y confianza en la contratación pública, mejorando la interoperabilidad entre sistemas nacionales.
eIDAS sentando las bases para la identificación electrónica
El reglamento eIDAS entró en vigor el 1 de julio de 2016. Hasta entonces, la Directiva 1999/93/CE regulaba los servicios de identificación electrónica. Esta normativa reconocía la validez de las firmas electrónicas, que se consideraban equivalentes a las firmas manuscritas y tenían validez en los tribunales. Sin embargo, como sucede con las directivas a nivel europeo, estas son interpretables para cada Estado miembro, por lo que el reconocimiento y la validez de las firmas electrónicas entre diferentes países y sus tribunales era una complicación.
Con la creación del Reglamento eIDAS, se ha logrado una aplicación directa de las normativas y un marco común para todos los Estados miembros. Cabe destacar que aunque el reglamento eIDAS entró en vigor en 2016, algunos de sus requisitos se han implementado de manera gradual siguiendo los plazos establecidos.
Desde su entrada en vigor, eIDAS ha tenido un impacto significativo en el mercado único digital de la UE al establecer un marco para la identificación electrónica, las firmas electrónicas y los servicios de confianza que permiten transacciones electrónicas transfronterizas, seguras y sin fricciones.
¿Qué es eIDAS 2? Hacia una identidad digital
No existe una regulación específica llamada «eIDAS 2». Sin embargo, en septiembre de 2020, la Comisión Europea presentó una propuesta para actualizar el Reglamento eIDAS, comúnmente conocido como «eIDAS 2».
Esta propuesta está actualmente en proceso de negociación en los organismos europeos y aún debe ser adoptada. La propuesta de eIDAS 2 tiene como objetivo actualizar y mejorar el reglamento eIDAS existente para impulsar aún más la transformación digital en la UE y adaptarse a los cambiantes avances tecnológicos y sociales.
¿Cuáles son las diferencias entre eIDAS y eIDAS 2?
Las principales novedades que introducirá eIDAS 2 en comparación con el marco actual del Reglamento eIDAS son:
- Ampliar el ámbito de aplicación del reglamento para incluir servicios digitales transfronterizos adicionales, como la autenticación y la identificación de dispositivos.
- Fortalecer la seguridad y la privacidad de las identidades electrónicas y los servicios de confianza.
- Establecer un marco para la creación y el uso de identidades digitales, conocidas como billeteras de identidad, que permiten a individuos y empresas crear y utilizar identidades digitales sin verificación gubernamental.
- Simplificar las identidades digitales y los servicios de confianza en los procesos de contratación pública y mejorar la interoperabilidad entre sistemas nacionales.
¿Cuándo entrará en vigor eIDAS 2?
Todavía se desconoce cuándo entrará en vigor eIDAS 2.0, ya que la propuesta está en proceso de negociación y aún no ha sido adoptada formalmente por la Unión Europea. Sin embargo, la Comisión Europea ha publicado una hoja de ruta para implementar eIDAS 2.
La hoja de ruta establece un calendario para la revisión y adopción del Reglamento propuesto y su implementación por parte de los Estados miembros y los proveedores de servicios de identificación electrónica y servicios de confianza. La propuesta actualmente está en negociación y se espera que dure hasta 2024.
Después de esa fecha, los Estados miembros comenzarán la implementación. Es importante destacar que la hoja de ruta es un plan preliminar y el calendario puede cambiar a medida que avance el proceso de revisión y adopción. Una vez que se adopte el Reglamento eIDAS 2, deberá publicarse en el Diario Oficial de la Unión Europea y entrará en vigor 20 días después de su publicación.
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Transformación Digital en las ONG de España: Centrados en ayudas a las personas
Transformación Digital en ONG de España: Centrados en Ayudar a las Personas
Septiembre 15, 2023
¿Qué exige la ley a las ONG?
En España, la ley que establece la obligación para las ONG de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Esta ley, en su artículo 17, establece que las entidades del sector público, entre las que se incluyen las ONG que reciben financiación pública, deben contar con sistemas de registro y archivo de los documentos.
DESCUBRA DOCEO REG, Registro de entrada y salidaLas ONG en España abrazan la transformación digital para aumentar su impacto social, agilizar procesos internos, gestionar recursos y conectarse con una audiencia más amplia y diversa.
¿Qué soliciones digitales usan las ONG?
Aquí hay algunas formas en que las ONG españolas están abrazando la transformación digital:
Recaudación de fondos online: Las plataformas de donación en línea y las campañas de crowdfunding hacen que sea más fácil que nunca recaudar fondos y llegar a donantes potenciales en todo el país.
Comunicación efectiva: Las redes sociales, los sitios web y el correo electrónico permiten a las ONG comunicarse con sus seguidores y donantes de manera más eficiente, compartiendo historias impactantes y manteniendo a la comunidad informada sobre su trabajo.
Automatización de procesos: La automatización de tareas administrativas libera tiempo y recursos que las ONG pueden destinar a su misión principal: ayudar a quienes más lo necesitan.
Este último punto es mucho más importante de lo que parece y en el que nos vamos a centrar en este artículo.
La simplificación de los procesos administrativos
El informe de la Taula d’entitats del Tercer Sector de Catalunya destaca desafíos técnicos en la presentación de proyectos y propone simplificar los procesos administrativos para entidades sociales y beneficiarios de subvenciones públicas.
Aquí algunas de las demandas incluidas en el informe:
- Unificar todos los trámites de la administración de Cataluña en un único portal.
- Armonizar todos los trámites y las justificaciones.
- Crear un sistema único de registro de documentos actualizable regularmente por parte de la entidad.
- Facilitar el acceso a formularios antes de la apertura del proceso de tramitación.
- Adaptar los formularios que utilicen formato HTML, reemplazando los formularios únicos en PDF o Word.
- Incorporar un sistema de quejas en todos los formularios.
Un portal único y un registro de datos centralizado simplificarían la vida de las ONG en Cataluña al evitar la repetición de información ante la administración. Las empresas tecnológicas pueden proporcionar soluciones internas para mejorar la conexión mientras se espera la mejora del sistema público a largo plazo.
¿Qué puede ofrecer el sector privado a su ONG?
El sector privado TIC puede brindar a su ONG tecnología de vanguardia, asesoramiento en soluciones digitales, capacitación en herramientas tecnológicas y apoyo en la automatización de procesos, fortaleciendo su eficiencia y capacidad para lograr nuestros objetivos humanitarios.
Doceo Software se especializa en gestión digital: contenido, documentos, firma digital, clasificación automática, digitalización masiva, asegurando validez legal. Tenemos diversas soluciones que pueden agilizar tus procesos a la vez que dar cumplimiento a la ley.
Algunos de nuestros puntos fuertes que podemos ofrecer son los siguientes:
Eficiencia en el Trabajo: Este software optimiza la productividad al permitir que personal con poca formación lo utilice fácilmente. Esto significa que las ONG pueden lograr más con menos recursos humanos, liberando tiempo y energía para su misión principal: ayudar a quienes lo necesitan.
Conexión y Colaboración Simplificadas: Facilita la conexión y la integración con sistemas públicos a través de su propia API, lo que agiliza la gestión de información y datos. Esto permite a las ONG trabajar de manera más eficiente y colaborar con otras entidades y organismos públicos de manera más efectiva.
Costo-efectivo y Cumplimiento Legal: A pesar de su eficacia, el software es asequible para las ONG. Además, al simplificar los procesos administrativos y la gestión de documentación, ayuda a las ONG a cumplir con las obligaciones legales sin problemas, lo que les permite centrarse en su misión humanitaria sin preocupaciones burocráticas.
Promover una digitalización transformadora en entidades sociales para reducir la burocracia, centrarse en ayudar a las personas y fortalecer la confianza y transparencia con donantes y la comunidad.
Doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.
- Automatización de codificación de entrada y salida de documentos con sellos de tiempo y otros metadatos.
- Creación de resguardos de presentación de registros para cada documento.
- Seguimiento del origen o destino de cada documento.
- Búsquedas de registros e información contenida en ellos, incluyendo búsquedas por estado.
- Registro de historial de acciones con detalles sobre quién las realizó, generación de copias digitales de documentos en papel y gestión de repositorio de documentos con formularios, flujos de validación, permisos y roles de usuario configurables, y la capacidad de establecer vínculos entre registros y documentos.
La solucion Doceo Reg, In-N-Out Documents es la solución para el cumplimiento de registro de entrada y salida para toda la documentación de vuestra organización. Al ser desarrolladores, podemos adaptar la solución a vuestras necesidades, ampliando a otras capacidades como control horario, firma biométrica o electrónica, gestor documental con flujos de trabajo automáticos.
Control horario
Un sistema de control horario legal, ágil y sencillo. Registra entradas, salidas, ausencias y vacaciones con un clic y ofrece una app móvil opcional. Cumplimiento normativo garantizado.
Firma electónica
Con doceo BioSign cualquier documento firmado digitalmente, ordenado y con notificaciones es tiempo real. Compatible con todas nuestras soluciones.
Accede a todas las modalidades de firma
Flujos de trabajo
El sistema es altamente eficiente para intercambiar y clasificar documentos digitales, con opciones de clasificación rápida mediante sellos digitales y automatizaciones.
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*La prueba gratuita de 30 días actualmente está disponible para Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store y Virtual Office, POD (albaranes de entrega), REG (Registro de entrada y salida). Para eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realizamos una demostración con sus documentos para resultados 100% reales y ajustados a su empresa. Confidencialidad garantizada. Su prueba gratuita puede demorarse según la cantidad de demandas existentes. No se preocupe, le incluiremos en una lista de espera y nos pondremos en contacto con usted muy pronto.
