Automatización de procesos en la gestión documental y la factura electrónica obligatoria
Cómo optimizar la facturación y el cumplimiento legal mediante soluciones tecnológicas avanzadas
26 de noviembre, 2024
La automatización de procesos es un pilar fundamental para optimizar la gestión empresarial, especialmente en áreas críticas como la gestión documental y la factura electrónica obligatoria. Con normativas como VeriFactu en el horizonte, las empresas deben adaptarse rápidamente a los nuevos requisitos legales y operativos. En este artículo, exploraremos cómo herramientas avanzadas pueden facilitar la transición hacia un modelo automatizado, incluyendo la integración de Facturae, la digitalización de albaranes y la implementación de soluciones específicas como Doceo Factura.
Automatización de procesos: una necesidad ineludible
La automatización permite que las empresas gestionen tareas repetitivas de forma eficiente, reduciendo errores y liberando tiempo para actividades estratégicas. En el contexto de la factura electrónica obligatoria, la automatización cobra aún más relevancia, ya que asegura el cumplimiento normativo y mejora el flujo de trabajo.
Ventajas clave de la automatización:
- Ahorro de tiempo y costes: Generación, envío y archivo automático de facturas electrónicas y documentos relacionados.
- Reducción de errores: Control riguroso en el registro y la transmisión de datos.
- Cumplimiento normativo: Integración con sistemas como el SII y próximamente VeriFactu, cumpliendo con la legislación vigente.
Facturae y la evolución hacia la factura electrónica
Facturae es el estándar utilizado en España para la factura electrónica, diseñado para garantizar la interoperabilidad entre empresas y administraciones públicas. Este formato, obligatorio para contratos con la administración, se está extendiendo como la base del sistema de factura electrónica obligatoria a partir de normativas como la Ley Antifraude.
Principales características del formato Facturae:
- Estructura estandarizada: Facilita el intercambio entre diferentes plataformas y sistemas.
- Validez legal: Cumple con los requisitos de las administraciones públicas y el sector privado.
- Compatibilidad con VeriFactu: Adaptación sencilla a los nuevos requisitos de envío directo a la AEAT.
5 Recomendaciones para verificar si tu software cumple con la normativa Facturae
- Compatibilidad con Facturae y otros estándares similares:
Asegúrate de que tu software es capaz de generar y procesar facturas electrónicas en formato Facturae (.xsig o .xml). Revisa si admite también estándares locales o regionales adicionales, como TicketBAI en el País Vasco. - Conexión directa con la AEAT y VeriFactu:
Verifica si tu solución está diseñada para enviar la información de facturas electrónicas directamente a la Agencia Tributaria a través de sistemas como el SII (Suministro Inmediato de Información) o el próximo VeriFactu. - Gestión del ciclo completo de la factura electrónica:
El software debe gestionar desde la creación hasta el archivo seguro de las facturas, permitiendo su consulta en cualquier momento. Esto incluye funciones como el almacenamiento seguro y la asociación de las facturas con otros documentos, como albaranes y contratos. - Actualizaciones regulares:
La normativa fiscal y de facturación está en constante evolución. Es importante que tu proveedor garantice actualizaciones periódicas para adaptar el software a nuevas regulaciones, como la entrada en vigor de VeriFactu en 2025. - Firma electrónica avanzada y validez legal:
La firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de las facturas. Comprueba que el software permita firmar electrónicamente los documentos con sistemas homologados como Doceo BioSign, que cumplen con el Reglamento eIDAS.
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¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!Factura electrónica obligatoria y VeriFactu
Con la entrada en vigor de VeriFactu el 29 de julio de 2025, todas las empresas deberán utilizar software de facturación que permita reportar información directamente a la AEAT. Este sistema forma parte de las medidas de la Ley Antifraude, cuyo objetivo es reducir la evasión fiscal y aumentar la transparencia.
Cómo afecta VeriFactu a las empresas:
- Obligatoriedad de adaptación: Implementación de software compatible con el nuevo sistema.
- Transparencia total: Registro en tiempo real de todas las facturas emitidas y recibidas.
- Simplificación de auditorías: La AEAT podrá acceder directamente a los datos necesarios.
Digitalización de albaranes: un paso más hacia la eficiencia
Los albaranes son documentos esenciales para gestionar entregas y recepción de mercancías, y su digitalización puede aportar numerosos beneficios:
- Acceso centralizado: Todos los albaranes en un solo lugar, vinculados a facturas y pedidos.
- Automatización del flujo de trabajo: Vinculación automática de albaranes con facturas electrónicas para facilitar la conciliación.
- Reducción del papel: Contribución a prácticas empresariales sostenibles.
Doceo Factura: la solución ideal para tu empresa
Ante la complejidad de estas normativas y la necesidad de adaptarse rápidamente, Doceo Factura se posiciona como una de las mejores opciones del mercado. Esta herramienta ofrece:
- Cumplimiento normativo garantizado: Adaptación completa a VeriFactu, Facturae y otras normativas como el SII y TicketBAI.
- Automatización total: Generación, envío y seguimiento de facturas electrónicas con un solo clic.
- Gestión documental integrada: Vinculación de facturas con albaranes y otros documentos clave.
- Firma electrónica avanzada: Validez legal de todos los documentos, tanto internos como externos.
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¿Quieres ver cómo Doceo Factura puede transformar la gestión documental y el proceso de facturación en tu empresa? Solicita una demo personalizada y prepárate para la factura electrónica obligatoria con la mejor tecnología del mercado.
Adoptar la automatización de procesos no solo es una ventaja competitiva, sino una necesidad en un entorno cada vez más digitalizado y regulado. ¡Es el momento de dar el paso hacia el futuro con Doceo Factura!
No importa si eres autónomo o si gestionas una pequeña o mediana empresa, Doceo Factura es la herramienta que necesitas para simplificar tu facturación y mantener todo en orden, sin perder ni un minuto más en lo que no importa. Para que arranques con toda la información que necesitas, tenemos dos recursos gratuitos para ti:
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La Solución Ideal para tu Empresa
12 de noviembre, 2024
Si tienes una PYME, sabes que la facturación puede ser un dolor de cabeza. Y no solo eso, también necesitas cumplir con la normativa fiscal sin perder demasiado tiempo en ello. Aquí es donde entra Doceo Factura: el software de facturación que te va a facilitar la vida, sin complicaciones y de forma eficiente. Olvídate de las excusas, con Doceo Factura vas a optimizar el proceso de facturación, ahorrar tiempo y tener todo bajo control, todo desde un solo lugar.
¿Por qué Doceo Factura es la mejor opción para tu PYME?
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Olvídate de los dolores de cabeza por no cumplir con las leyes fiscales. Doceo Factura está diseñado para asegurarse de que siempre estés al día con la normativa, ya sea en tu país o a nivel internacional. Todo lo que necesitas está integrado para que no tengas que preocuparte de nada. - Automatiza todo lo que puedas
¿A quién le gustan las tareas repetitivas? Con Doceo Factura automatizas todo: la creación de facturas, los seguimientos, los recordatorios de pagos… menos tiempo en tareas administrativas, más tiempo para hacer crecer tu negocio. Y lo mejor de todo, sin errores. - Se integra con todo lo que ya usas
Sabemos que tienes otros sistemas en funcionamiento, así que Doceo Factura se integra a la perfección con tu software de contabilidad y gestión de inventarios. Es como un nuevo miembro en tu equipo, pero digital. - Accede desde donde sea
Tu negocio no para y tú tampoco. Con Doceo Factura puedes acceder a tu sistema desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, tablet o móvil. Solo necesitas conexión a Internet y ya estás listo para gestionar todo desde donde estés. - Soporte y formación a tu medida
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Descubre Doceo Store
11 de noviembre, 2024
En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la optimización de los procesos son clave para el éxito, especialmente cuando se trata de la gestión documental. Doceo Store no es solo un gestor documental tradicional: es una herramienta avanzada que integra funcionalidades de gestión de flujo de trabajo, firma electrónica, facturación y control horario, proporcionando una plataforma completa y adaptable para cualquier tipo de empresa. A continuación, exploraremos cómo Doceo Store redefine el concepto de gestión documental.
Mucho más que un gestor documental
Doceo Store permite automatizar los procesos de documentación, proporcionando a las empresas la libertad de centrarse en lo que realmente importa. La plataforma es intuitiva, fácil de usar y está adaptada al teletrabajo, garantizando flexibilidad y accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Funcionalidades de Gestión Documental Integral
- Flexibilidad y adaptabilidad: Doceo Store se adapta a las necesidades de cualquier sector y es accesible desde cualquier dispositivo, lo que lo hace ideal para el trabajo remoto. Es una solución llave en mano, diseñada para ser usada desde el primer momento sin necesidad de formación compleja.
- Tipologías documentales y asociaciones: La plataforma permite gestionar diferentes tipos de documentos y definir relaciones entre ellos, ofreciendo una comprensión global de la información y facilitando la toma de decisiones en tiempo real.
- Búsqueda avanzada y personalizada: Gracias a sus opciones de búsqueda avanzada, los usuarios pueden filtrar documentos mediante palabras clave, metadatos, carpetas o contenido, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
- Automatización de entrada documental: La incorporación de documentos puede hacerse de forma manual o mediante el uso de módulos adicionales, como la impresora virtual Doceo Printer, agilizando así la captura de documentos y mejorando el control del flujo de información.
Módulos de Valor Añadido
Además de las funcionalidades propias de un gestor documental, Doceo Store integra módulos avanzados para gestionar otros aspectos esenciales:
Doceo InTime para Control Horario
El módulo Doceo InTime es ideal para registrar y gestionar las horas de trabajo de los empleados, asegurando el cumplimiento con la normativa vigente sobre el control horario en España. Facilita una gestión precisa del tiempo laboral, mejorando la planificación, la eficiencia y la transparencia en la organización.
Doceo BioSign para Firma Electrónica
Con el módulo Doceo BioSign, las empresas pueden gestionar firmas electrónicas con total validez legal, de acuerdo con el Reglamento eIDAS. Esto no solo ahorra tiempo y recursos al reducir la necesidad de desplazamientos y de impresión en papel, sino que también garantiza una mayor cobertura legal en caso de desacuerdos y protege los datos personales.
Gestión de Facturación Electrónica
Doceo Store incorpora también la funcionalidad de creación y visualización de facturas electrónicas, facilitando el cumplimiento normativo vigente y permitiendo a las empresas gestionar, almacenar y consultar sus facturas de forma eficiente y segura.
Herramienta Completa de Gestión de Flujos de Trabajo
- Creación y gestión de flujos de trabajo: El gestor de flujos de trabajo de Doceo Store permite crear, compartir y comentar documentos, ofreciendo una colaboración más fluida entre los equipos. Las tareas se visualizan en tableros Kanban, permitiendo asignar y gestionar actividades en función de prioridades y plazos.
- Calendario inteligente: El calendario de Doceo Store facilita la creación y gestión de eventos, asociándolos a documentos y registros para ofrecer un contexto adicional. Esta función es especialmente útil para reuniones y proyectos de equipo.
- Historial de acciones y auditoría: Para un seguimiento transparente, la plataforma permite acceder a un historial detallado de acciones, lo que facilita auditorías internas y asegura un control preciso de la documentación.
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¿Por qué elegir Doceo Store?
Con Doceo Store, las empresas obtienen una solución integral que cubre todas las necesidades de gestión documental, optimizando los flujos de trabajo y mejorando la eficiencia operativa. Además, su flexibilidad, combinada con módulos adicionales de control horario, firma electrónica y facturación, lo convierte en el gestor documental más completo y avanzado del mercado.
Para aquellas empresas que buscan una plataforma que no solo administre sus documentos, sino que también proporcione herramientas avanzadas de productividad, Doceo Store es la elección ideal. Con su enfoque en la automatización y la adaptabilidad, Doceo Store asegura que las organizaciones puedan gestionar toda su documentación de manera centralizada, confiable y eficiente.
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La evolución de la identidad digital en la Unión Europea
La Evolución de la Identidad Digital en la Unión Europea
Facilitando la Vida Cotidiana en la Unión Europea
5 de novembre, 2024
En la actualidad, la identidad digital se está convirtiendo en un aspecto esencial de la vida cotidiana de los ciudadanos europeos. La Unión Europea ha lanzado varias iniciativas para facilitar la identificación y verificación de los ciudadanos en diversos contextos, incluyendo el acceso a servicios públicos, la seguridad en los viajes y la protección de datos personales. Entre estas iniciativas se destacan la Billetera de Identidad Digital de la UE (EUDI Wallet), la Aplicación Digital de Viaje de la UE y la Aplicación de Verificación de Edad de la UE. A continuación, se exploran cada una de estas herramientas y su relevancia.
¡No te quedes atrás! El mundo avanza rápidamente y tu competencia está lista para subirse al carro de la transformación digital. La transformación digital te permitirá ser más ágil, eficiente y, en última instancia, más competitivo
Billetera de Identidad Digital de la UE (EUDI Wallet)
La Billetera de Identidad Digital de la UE es una herramienta centralizada que permite a los ciudadanos europeos verificar su identidad en múltiples sectores, incluyendo servicios públicos, banca y mercados privados.
Su diseño garantiza que funcione en todos los Estados miembros de la UE, lo que significa que los ciudadanos pueden utilizarla en cualquier país de la Unión. Esta billetera digital representa un paso significativo hacia la modernización y simplificación de los procesos de identificación.
Aplicación Digital de Viaje de la UE
La Aplicación Digital de Viaje de la UE tiene como objetivo mejorar la seguridad en el control de fronteras y facilitar los viajes dentro del espacio europeo. Esta aplicación permite a los ciudadanos almacenar sus credenciales electrónicas y documentos de viaje con anticipación, agilizando así el proceso de paso por las fronteras.
La digitalización de estos documentos es un avance que promete mejorar la experiencia de viaje para tanto ciudadanos de la UE como de países no pertenecientes a la Unión.
Aplicación de Verificación de Edad de la UE
La Aplicación de Verificación de Edad de la UE se ha diseñado para facilitar la verificación de la edad sin requerir el intercambio de información personal innecesaria.
Esta aplicación permite a los usuarios confirmar su elegibilidad para acceder a contenido restringido por edad o ciertos servicios, mientras mantiene un enfoque en la privacidad. Con este tipo de soluciones, se busca proteger la información sensible de los ciudadanos.
¿Por qué no se combinan estas herramientas en una sola aplicación?
Uso Opcional: La Billetera de Identidad Digital no será obligatoria para los ciudadanos europeos y no reemplazará los documentos de identificación físicos. En cambio, coexistirán, permitiendo a los ciudadanos elegir cómo desean identificarse.
Falta de un marco de confianza con países no pertenecientes a la UE: Actualmente, no existe un marco de confianza mutua que reconozca los servicios de confianza calificados o las identidades digitales entre la UE y los países no pertenecientes a la Unión. Esto limita la utilización de la Billetera de Identidad Digital exclusivamente a los ciudadanos de la UE.
Prueba de Cero Conocimiento: La Aplicación de Viaje y la Aplicación de Verificación de Edad están diseñadas para revelar solo la información mínima y necesaria. Por ejemplo, en el control fronterizo, puede que solo se muestre el nombre y la foto del viajero, mientras que la verificación de edad simplemente confirmará el grupo de edad.
¿Es necesario utilizar todas estas aplicaciones?
No necesariamente. Los documentos de identidad tradicionales seguirán siendo válidos, y las herramientas están diseñadas para funcionar en conjunto. Esto significa que los ciudadanos pueden optar por almacenar sus detalles de viaje dentro de la Billetera de Identidad Digital o utilizarla para la verificación de edad según lo necesiten.
La implementación de estas herramientas garantiza la seguridad y privacidad de la información, alineándose con los más altos estándares de la UE, como el reglamento eIDAS. La decisión sobre cómo interactuar con estas herramientas digitales recae en cada ciudadano europeo, quien podrá elegir utilizar todas, algunas o ninguna de estas soluciones de identidad digital.
El avance hacia una identidad digital en la Unión Europea es un paso significativo hacia la modernización de los procesos administrativos y la mejora de la experiencia del usuario en diversos ámbitos. A medida que estas herramientas se vayan integrando en la vida diaria, será crucial para los ciudadanos entender sus beneficios y cómo pueden usarlas para su conveniencia y seguridad.
Referencias
- Comisión Europea – Información oficial sobre la identidad digital en la UE y las iniciativas relacionadas:
www.ec.europa.eu/digital-strategy/our-policies/eu-digital-identity_en - Reglamento eIDAS – Información sobre el marco regulador para la identificación electrónica y los servicios de confianza en la UE:
eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0910 - Reglamento eIDAS 2.0 – Documentación sobre las actualizaciones del reglamento:
www.ec.europa.eu/digital-strategy/our-policies/eidas-20_en - Agencia Europea de Seguridad de Redes y de la Información (ENISA) – Recursos sobre la seguridad y la privacidad en el contexto de la identidad digital:
www.enisa.europa.eu/topics/csirt-services/activities/digital-identity - Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) – Proyectos financiados para la digitalización en la educación y otros sectores:
ec.europa.eu/regional_policy/es/funding/ - Portal de Datos Abiertos de la UE – Información y datos sobre diversas iniciativas de la UE:
data.europa.eu/en
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La transformación digital: El camino hacia una eficiencia personal y empresarial superior
¿Qué beneficios aporta la transformación digital a tu empresa?
Ventajas clave en 2025
25 de octubre, 2024
En el contexto actual, la transformación digital ya no es una opción, sino una necesidad para cualquier empresa que busque mantenerse competitiva en un mercado cada vez más dinámico y exigente. Adoptar soluciones digitales no solo optimiza la gestión diaria, sino que también impulsa la eficiencia de manera significativa.
¡No te quedes atrás! El mundo avanza rápidamente y tu competencia está lista para subirse al carro de la transformación digital. No permitir que tu empresa aproveche esta oportunidad puede suponer un retroceso significativo. La adopción de herramientas digitales no solo es un paso hacia la modernización, sino una inversión en el futuro de tu negocio. La transformación digital te permitirá ser más ágil, eficiente y, en última instancia, más competitivo.
¡Es el momento de actuar y abrazar el cambio para asegurar el éxito a largo plazo!
Los datos presentados por estos estudios y organismos ofrecen un contexto claro sobre el impacto de la digitalización en la eficiencia personal y empresarial. No solo se trata de mejorar procesos, sino de transformar la forma en que se organiza y colabora dentro de las empresas. La implementación de herramientas digitales, desde software de gestión hasta plataformas de colaboración en la nube, tiene un potencial significativo para aumentar la productividad y, por ende, la competitividad en un mercado cada vez más exigente.
En conclusión, la digitalización es un motor clave para mejorar la eficiencia, y la afirmación de que puede aumentar la eficiencia personal en un 20% no solo es plausible, sino que se confirma en diversas investigaciones.
Informe de Progreso y Tendencias Digitales (World Bank, 2023)
Una factura electrónica es un documento que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios, y que se emite y recibe en formato digital. Su principal característica es que, a diferencia de las facturas en papel, se genera, envía y almacena de manera completamente electrónica, utilizando formatos específicos como XML, FacturaE o UBL.
El Informe de Progreso y Tendencias Digitales del Banco Mundial subraya cómo la digitalización ha permitido a las empresas reducir costos y aumentar la productividad individual. Para las PYMEs, esto significa una mejora en la eficiencia operativa, lo que a su vez puede traducirse en mayores márgenes de beneficio. La capacidad de adaptarse rápidamente a las condiciones del mercado también permite a las empresas mantenerse competitivas.
Impacto Económico de la Transformación Digital (McKinsey)
Un estudio de McKinsey también refuerza esta idea. En su análisis titulado Impacto Económico de la Transformación Digital, se observa que la adopción de tecnologías digitales puede generar un aumento de la productividad de entre el 10% y el 25%, dependiendo del sector y de la escala de implementación.
En concreto, McKinsey subraya cómo las herramientas digitales optimizan los procesos de trabajo, mejoran la comunicación interna y potencian la colaboración entre equipos, lo que se traduce en un impacto directo en la eficiencia del personal.
El estudio de McKinsey destaca que la adopción de tecnologías digitales puede aumentar la productividad entre un 10% y un 25%.
Para los autónomos, esto puede significar una mejora en la gestión del tiempo y la optimización de tareas administrativas.
En el caso de grandes empresas, la mejora en la comunicación y colaboración entre equipos puede facilitar la innovación y reducir los tiempos de respuesta en proyectos.
Informe de la OCDE: Digitalización y Productividad
El Banco Mundial ha destacado cómo la digitalización está transformando el crecimiento económico y la creación de empleo. Según su Informe de Progreso y Tendencias Digitales 2023, las empresas que han implementado soluciones digitales han mejorado significativamente su eficiencia operativa. Este estudio sugiere que la digitalización no solo reduce los costos, sino que también incrementa la productividad individual dentro de las organizaciones.
El informe de la OCDE establece que las empresas que han digitalizado sus procesos reportan mejoras operativas de más del 20%.
Esto implica que las PYMEs pueden beneficiarse significativamente al implementar software de gestión que centralice información y facilite el trabajo colaborativo. Esta adopción también mejora la rendición de cuentas y la transparencia dentro de la organización.
La Digitalización en las PYMEs (Comisión Europea)
La Comisión Europea también ha destacado el papel de la digitalización en la mejora de la eficiencia empresarial, especialmente en las pequeñas y medianas empresas (PYMEs).
Su informe titulado El Papel de la Digitalización en la Mejora de la Eficiencia Empresarial señala que las PYMEs que han adoptado soluciones digitales reportan mejoras en sus procesos productivos de al menos el 20%.
La Comisión Europea revela que las PYMEs que adoptan soluciones digitales reportan mejoras en sus procesos productivos de al menos el 20%.
Para un autónomo, esto significa poder gestionar su negocio de manera más efectiva y centrarse en su crecimiento.
Las grandes empresas también pueden beneficiarse al optimizar la cadena de suministro y mejorar la experiencia del cliente.
Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) 2023
El Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI), desarrollado por la Comisión Europea, proporciona una visión detallada del estado de la digitalización en Europa.
Según este índice, las empresas que han implementado soluciones digitales logran mejoras en su eficiencia operativa del 15% al 25%. Esto se debe a la capacidad de estas empresas para adaptarse mejor a los cambios del mercado y a las innovaciones tecnológicas.
Esto les permite adaptarse mejor a las innovaciones tecnológicas y a las fluctuaciones del mercado. Para las grandes empresas, esto se traduce en una capacidad de respuesta más ágil y en la implementación rápida de nuevas estrategias comerciales.
Fuentes:
- World Bank, «Informe de Progreso y Tendencias Digitales» (2023)
- McKinsey, «Impacto Económico de la Transformación Digital»
- OCDE, «Digitalización y Productividad»
- Comisión Europea, «El Papel de la Digitalización en la Mejora de la Eficiencia Empresarial»
- DESI, «Índice de Economía y Sociedad Digital» (2023)
5 Razones para que las Empresas Se Sumen a la Transformación Digital
- Aumento de la Productividad: La digitalización puede incrementar la eficiencia operativa entre un 15% y un 25%, lo que se traduce en una mayor productividad. Las empresas que implementan soluciones digitales pueden optimizar sus procesos y reducir tiempos de inactividad, lo que les permite operar de manera más efectiva .
Mejor Adaptación al Mercado: En un entorno empresarial que cambia rápidamente, las empresas que no se digitalizan corren el riesgo de quedarse atrás. La transformación digital proporciona las herramientas necesarias para adaptarse a las tendencias del mercado y las necesidades de los clientes. Esto es crucial para mantener la competitividad, especialmente cuando los competidores están adoptando tecnologías innovadoras .
Mejor Experiencia del Cliente: La digitalización permite una comunicación más fluida y personalizada con los clientes. Al aprovechar tecnologías como el análisis de datos y las plataformas en línea, las empresas pueden ofrecer un servicio más centrado en el cliente, mejorando así la satisfacción y la fidelización .
Optimización de Costos: Las empresas digitales pueden reducir costos al automatizar procesos y mejorar la gestión de recursos. Esto es especialmente beneficioso para las PYMEs, ya que pueden lograr una eficiencia similar a la de las grandes empresas sin un gasto significativo .
Innovación y Crecimiento Sostenible: La transformación digital no solo mejora los procesos existentes, sino que también fomenta la innovación. Las empresas que se suben al carro de la digitalización tienen más oportunidades de explorar nuevas líneas de negocio y expandirse en mercados emergentes.
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Factura electrónica: qué es y para qué sirve (2025)
Factura electrónica: qué es y para qué sirve (2025)
validez legal y ventajas clave
23 de octubre, 2024
La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero con ventajas adicionales relacionadas con su emisión, almacenamiento y procesamiento.
Este tipo de factura se caracteriza por su formato estructurado, lo que permite un tratamiento automatizado y su transmisión electrónica entre emisor y receptor. La factura electrónica debe cumplir con los requisitos legales establecidos en la normativa vigente, garantizando su autenticidad, integridad y legibilidad.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios, y que se emite y recibe en formato digital. Su principal característica es que, a diferencia de las facturas en papel, se genera, envía y almacena de manera completamente electrónica, utilizando formatos específicos como XML, FacturaE o UBL.
En España, la emisión de facturas electrónicas está regulada por el Real Decreto 1619/2012, que establece las obligaciones de facturación, y la Ley 56/2007, de medidas de impulso de la sociedad de la información, que promueve el uso de la factura electrónica en transacciones comerciales.
Desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), el uso de la factura electrónica se ha extendido como un mecanismo obligatorio para empresas y autónomos en muchas situaciones. A partir de 2025, será obligatorio para todas las operaciones entre empresas (B2B), un paso más en la digitalización del tejido empresarial.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
- Facilitar el cumplimiento normativo: La factura electrónica permite cumplir con las obligaciones fiscales de manera más eficiente, ya que está integrada en sistemas que verifican el cumplimiento de los requisitos legales, como los establecidos en la Ley General Tributaria o el Reglamento de Facturación.
- Reducir la morosidad: Gracias a la ley Crea y Crece, la factura electrónica es una herramienta clave en la lucha contra la morosidad empresarial. La normativa establece plazos claros para la emisión, recepción y pago de las facturas, facilitando un mayor control sobre los vencimientos y el cobro.
- Optimizar la gestión administrativa: Al digitalizar el proceso de emisión y recepción de facturas, las empresas reducen significativamente el tiempo y los costes asociados a la gestión de facturas en papel. Esto incluye el ahorro en impresión, envío postal y almacenamiento.
- Mejorar la trazabilidad y control: Con la factura electrónica, los datos quedan registrados en sistemas digitales, lo que facilita el control de las transacciones y permite llevar un registro más transparente y detallado de las operaciones comerciales. Además, es más fácil verificar el estado de las facturas emitidas y recibidas.
- Contribuir a la sostenibilidad: Al eliminar el uso del papel, las facturas electrónicas también tienen un impacto positivo en el medio ambiente, contribuyendo a la sostenibilidad empresarial.
- Interoperabilidad con sistemas tributarios: La factura electrónica permite la comunicación directa con la Agencia Tributaria, facilitando el control fiscal y reduciendo errores en la declaración del IVA, gracias a herramientas como el Suministro Inmediato de Información (SII), obligatorio para ciertos contribuyentes.
Normativa aplicable
La factura electrónica está regulada por varias normativas, entre las que destacan:
- Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.
- Ley 58/2003, General Tributaria, que establece las obligaciones fiscales de los contribuyentes.
- Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), que impone la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresas.
- Reglamento eIDAS, que regula el uso de servicios electrónicos, incluido el de firma electrónica, asegurando la validez y seguridad de las facturas electrónicas en toda la Unión Europea.
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ACCEDE A EBOOK¿Cómo emitir una factura electrónica?
Para emitir una factura electrónica, es necesario disponer de un software de facturación compatible con los requisitos legales. Este software debe garantizar:
- Firma electrónica: Para asegurar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido de la factura.
- Formato estructurado: Utilización de formatos específicos (como XML o FacturaE) que permitan el intercambio automático de la factura entre sistemas.
- Comunicación con la Agencia Tributaria: Para cumplir con el SII u otras obligaciones tributarias.
¿Quién está obligado a usar la factura electrónica?
En 2025, la emisión de facturas electrónicas será obligatoria para todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos, lo que incluye cualquier transacción en la que ambas partes tengan actividad empresarial o profesional. Además, aquellas empresas que participen en licitaciones públicas o trabajen con la administración ya están obligadas a usar la factura electrónica desde 2015.
La factura electrónica no solo es una herramienta para mejorar la eficiencia y reducir costes, sino que también es un requisito legal que cada vez más empresas deberán adoptar. Su uso facilita el cumplimiento normativo, mejora la transparencia en los pagos y contribuye a una gestión empresarial más ágil y sostenible.
Curso de gestión documental y facturación empresarial 2025
En este curso, conocerás la normativa actualizada sobre facturación electrónica, profundizando en los detalles de la nueva regulación para garantizar que tu negocio cumpla con los requisitos legales vigentes. Además, aprenderás a usar doceo Facturae, una herramienta práctica que te permitirá gestionar tus facturas de manera eficiente y automatizada, optimizando el proceso de emisión, recepción y conservación. Con ello, te asegurarás de que tu empresa esté al día con las exigencias legales, asegurando un cumplimiento legal garantizado en todas tus operaciones comerciales.
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¿Qué es la Transformación Digital?
¿Qué es la Transformación Digital?
El cambio profundo en la cultura organizativa de las empresas del que todo el mundo habla
08 de octubre, 2024
En los últimos años, hemos oído hablar mucho de la transformación digital, pero ¿qué significa realmente? Nos referimos a un proceso en el que las empresas integran tecnologías digitales en todos sus departamentos y áreas de trabajo para ser más eficientes, mejorar la experiencia del cliente y abrir nuevas oportunidades de negocio.
No es simplemente adoptar nuevas herramientas tecnológicas. Es un cambio profundo en la cultura organizativa que requiere a las empresas evolucionar en sus formas de trabajar y pensar. Esto implica automatización de procesos, decisiones basadas en datos, una mejor colaboración entre equipos y la agilización de tareas cotidianas para mantenerse competitivas en el mercado actual.
Beneficios de la Transformación Digital
Entre los principales beneficios de la transformación digital se encuentran:
- Mayor eficiencia operativa: Automatización de tareas rutinarias y procesos manuales, lo que reduce errores y tiempos.
- Mejora en la experiencia del cliente: Ofrecer soluciones más rápidas, personalizadas y accesibles, lo que mejora la satisfacción del cliente.
- Toma de decisiones basada en datos: Gracias a la integración de tecnologías como el Big Data y la inteligencia artificial, las empresas pueden analizar grandes cantidades de datos en tiempo real para mejorar la toma de decisiones.
- Innovación y ventaja competitiva: Las empresas que se transforman digitalmente están mejor preparadas para adaptarse a los cambios del mercado y anticiparse a las necesidades de sus clientes.
¿Por qué es necesaria la Transformación Digital?
En un entorno empresarial cada vez más competitivo y globalizado, las empresas necesitan ser más ágiles y estar preparadas para responder rápidamente a las demandas cambiantes del mercado. Además, con la creciente digitalización de la vida cotidiana, los clientes esperan experiencias más rápidas, personalizadas y fluidas, lo que impulsa a las empresas a adaptarse.
Las organizaciones que no se transforman digitalmente corren el riesgo de quedarse atrás, perder clientes y oportunidades de negocio, ya que no podrán competir eficazmente con empresas más ágiles que ya han adoptado estas tecnologías.
La transformación digital no es solo una moda o una opción para las empresas, sino una necesidad en un entorno cada vez más competitivo. Las empresas que han logrado digitalizarse de manera efectiva no solo han mejorado su eficiencia y capacidad de adaptación, sino que también han creado nuevas oportunidades de negocio y mejorado la experiencia de sus clientes.
Adaptarse a las nuevas tecnologías, automatizar procesos y aprovechar el análisis de datos se ha convertido en una pieza fundamental para asegurar el éxito en el mundo empresarial actual.
Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital
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¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!Tres Ejemplos de Transformación Digital
Algunas empresas han logrado implementaciones exitosas de la transformación digital, mejorando significativamente sus procesos y resultados. A continuación, presentamos algunos casos de éxito:
1. ACSA Armengol Calsina
Bomar 1937 y Andolac, del Grupo Armengol Calsina S.A., líderes en la distribución de alimentos y bebidas en Andorra, han mejorado sus procesos mediante la automatización y digitalización de albaranes. Esto les ha permitido mejorar la eficiencia, reducir errores y agilizar procesos, garantizando un seguimiento preciso en tiempo real.
2. Casa Mas
Casa Mas, empresa catalana con más de 25 años de experiencia en platos preparados frescos, optimizó sus procesos de entrega mediante la digitalización y automatización de albaranes. Con la solución POD de Objectif Lune, mejoraron la fiabilidad y eficiencia, integrando captura de datos y firmas digitales, seguimiento en tiempo real, y mayor movilidad para sus transportistas.
3. Supermercados Pijoan
Supermercados Pijoan, una empresa familiar con más de 25 años de experiencia en alimentación, ha alcanzado un nuevo nivel de madurez digital mediante la implementación del Kit Digital. Gracias a Doceo Store y Doceo FacCert, han automatizado la gestión de facturas, albaranes, nóminas y otros documentos, optimizando recursos y mejorando la eficiencia operativa.
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¿Qué pasa si un trabajador/a no quiere fichar?
¿Qué pasa si un trabajador/a no quiere fichar?
Implicaciones del Registro de Jornada: Consecuencias y Recomendaciones
03 de Octubre, 2024
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro de jornada laboral se ha convertido en un requisito obligatorio para todas las empresas en España. Esta normativa tiene como objetivo garantizar un control preciso del horario de trabajo de todos los empleados, contribuyendo a la lucha contra la morisidad y el trabajo no remunerado. Pero, ¿qué sucede si un trabajador o trabajadora se niega a fichar? A continuación, analizaremos las implicaciones de esta obligación, cómo abordar estas situaciones y las posibles consecuencias para la empresa en caso de incumplimiento.
Implicaciones del Registro de Jornada
El registro de la jornada laboral implica que las empresas deben llevar un control riguroso del horario de entrada y salida de sus empleados. Esto no solo ayuda a cumplir con la legislación laboral, sino que también proporciona un marco para garantizar los derechos de los trabajadores, como el pago de horas extras y el respeto de los períodos de descanso.
Las empresas deben asegurarse de que el sistema de registro sea accesible y fácil de usar para todos los empleados.
Descúbrelo aquí
Situaciones de Negativa a Fichar
En caso de que un trabajador o trabajadora se niegue a fichar, la empresa debe abordar la situación con cuidado. Aquí hay algunas pautas sobre cómo proceder:
Diálogo Abierto: La empresa debe iniciar un diálogo con el empleado para entender las razones detrás de su negativa. Puede haber motivos personales, técnicos o malentendidos sobre el sistema de registro.
Recordatorio de Obligaciones: Es fundamental recordar al empleado que el registro de jornada es una obligación legal y que su incumplimiento puede tener consecuencias para la empresa.
Formación y Apoyo: Si la negativa se debe a problemas con el sistema de fichaje, la empresa debe ofrecer la formación necesaria para asegurar que todos los empleados se sientan cómodos utilizando la herramienta, como Doceo InTime, que simplifica el proceso y mejora la experiencia del usuario.
Consecuencias para la Empresa
Si un trabajador/a persiste en su negativa a fichar, la empresa debe considerar las siguientes implicaciones:
Sanciones Administrativas: La Inspección de Trabajo puede imponer sanciones a la empresa si se determina que no se está cumpliendo con la obligación de registro de jornada. Estas sanciones pueden variar en función de la gravedad de la infracción.
Problemas en la Gestión de Recursos Humanos: La falta de un registro adecuado puede complicar la gestión de los recursos humanos, incluyendo el cálculo de nóminas, horas extras y días de vacaciones.
Responsabilidad Legal: Si se producen conflictos laborales relacionados con el horario de trabajo, la empresa podría enfrentar problemas legales si no cuenta con un registro de jornada que respalde sus decisiones.
El registro de jornada laboral es una obligación crucial para las empresas en España, que busca proteger tanto los derechos de los trabajadores como los intereses de las organizaciones. Así que en caso de que un trabajador/a se niegue a fichar, es esencial que la empresa actúe con diligencia, estableciendo un diálogo abierto y proporcionando la formación necesaria.
Aquí te dejamos algunas recomendaciones para que tus trabajadores entiendan la importancia del fichaje para que sea visto como algo beneficioso para el trabajador y no una forma de control como en muchos casos puede esperarse.
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Clica aquí Recomendaciones para Manejar la Negativa de un Trabajador a Fichar
Estas recomendaciones van desde el enfoque amistoso hasta las acciones legales que puede tomar la empresa.
1. Enfoque Amistoso
-
Diálogo abierto: Inicia una conversación informal con el trabajador para entender las razones de su negativa. Escucha sus inquietudes y muestra empatía. A veces, la negativa puede deberse a malentendidos sobre el sistema de fichaje o problemas personales.
-
Informar sobre la obligación legal: Recuerda al empleado que el registro de jornada es una obligación legal según el Real Decreto-ley 8/2019 y que es importante para proteger sus derechos laborales. Puedes hacerle firmar una circular con esta información conforme ha sido informado.
-
Facilitar el uso del sistema: Recuerda que cada persona es distinta a la hora de tener más o menos habilidad o interés por la tecnología y puede que el trabajador se vea abrumado con el funcionamiento de tu software de fichaje. Asegúrate de que el trabajador conozca cómo utilizar correctamente el sistema (por ejemplo, Doceo InTime). Ofrece formación si es necesario, destacando la facilidad de uso de la herramienta. Asegúrate de tranquilizar a tus trabajadores en el caso de errores o descuidos.
2. Intervención Formal
Advertencia verbal: Si el diálogo amistoso no tiene éxito, realiza una advertencia verbal formal, explicando las consecuencias de continuar con la negativa a fichar. Es importante documentar esta advertencia para futuros pasos.
Carta de advertencia: Si la negativa persiste, emite una carta formal de advertencia. En esta carta, se debe incluir:
- Descripción de la conducta del trabajador.
- Recordatorio de la obligación legal de fichar.
- Posibles consecuencias si la situación no cambia.
Establecer un plazo: Proporciona un plazo razonable para que el trabajador comience a cumplir con la obligación de fichar, dejando claro que se revisará su situación después de este plazo.
3. Acciones Disciplinarias
Advertencia escrita y con exigencia de firma: Si después del plazo establecido el trabajador sigue sin fichar, se le debe enviar una advertencia escrita más formal, advirtiendo que su conducta puede dar lugar a sanciones disciplinarias.
Iniciar procedimiento disciplinario: Si la situación no mejora, la empresa debe considerar iniciar un procedimiento disciplinario. Este proceso debe incluir:
- Reunión con el trabajador para discutir la situación.
- Presentación de pruebas (como registros de jornada que demuestren la negativa).
- Oportunidad para que el trabajador se defienda.
4. Consecuencias Legales
La gestión de un trabajador que se niega a fichar debe abordarse de manera gradual y estructurada. Desde el diálogo abierto hasta la posibilidad de acciones disciplinarias, es importante que la empresa siga un proceso claro y documentado. Antes de llegar al despido, se debe intentar resolver la situación mediante la comunicación y la formación, ya que el despido debe ser considerado como un último recurso y con la debida justificación legal.
Se espera no llegar a este punto, pero si fuera necesario:
Sanciones: Dependiendo de la gravedad de la situación y del historial del trabajador, las sanciones pueden variar desde una simple amonestación hasta una suspensión.
Despido: El despido puede ser considerado como una opción si el comportamiento del trabajador es reiterado y obstinado, y si la negativa a fichar afecta gravemente el funcionamiento de la empresa. Para proceder al despido, la empresa debe:
- Asegurarse de que hay pruebas documentales claras de la negativa a fichar.
- Justificar que el despido es procedente, es decir, que el incumplimiento del trabajador es suficientemente grave como para romper la relación laboral.
- Seguir el procedimiento legal adecuado para el despido, incluyendo la notificación formal y el cumplimiento de los plazos establecidos por la ley.
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Diferencias y requisitos de los prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados y no cualificados
La importancia de contratar prestadores de confianza
los Prestadores de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificados y No Cualificados
12 de Septiembre, 2024
Cuando se trata de servicios electrónicos que implican la transmisión o almacenamiento de datos sensibles, la contratación de un prestador de servicios electrónicos de confianza es crucial para garantizar la seguridad y la validez jurídica de las transacciones.
5 Razones para Contratar un Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza
Seguridad de datos: Los prestadores de confianza garantizan altos estándares de seguridad en el manejo de datos y transacciones, reduciendo el riesgo de fraudes, ataques cibernéticos y accesos no autorizados.
Validez jurídica: Los servicios de confianza aseguran que las transacciones electrónicas cumplan con los requisitos legales, proporcionando una base sólida para la validez jurídica y la resolución de posibles disputas legales.
Cumplimiento normativo: Utilizar un prestador de confianza garantiza el cumplimiento de normativas y regulaciones específicas del sector, lo que ayuda a evitar problemas legales y sanciones en el futuro.
Integridad de la información: Los servicios de confianza protegen la integridad de los datos, asegurando que la información no sea alterada de manera no autorizada durante la transmisión o almacenamiento.
Confianza y reputación: Contratar un prestador de confianza refuerza la confianza de tus clientes y socios comerciales, mejorando la reputación de tu empresa al demostrar un compromiso con la seguridad y la protección de datos.
Cualificado vs. No Cualificado
Prestador Cualificado
- Costo superior: Generalmente, tiene un coste más elevado debido a los requisitos de certificación y auditoría. ¿Realmente lo necesitas?
- Certificación y supervisión: Está certificado y supervisado por una autoridad competente, garantizando el cumplimiento de estrictos requisitos de seguridad y normativas.
- Validez jurídica automática: Los servicios prestados tienen una presunción de validez jurídica en toda la UE, lo que facilita su reconocimiento y aceptación en todos los Estados miembros.
- Altos estándares de seguridad: Cumple con rigurosos estándares de seguridad, incluyendo dispositivos seguros de creación de firma y protección avanzada contra riesgos cibernéticos.
- Servicios especializados: Ideal para servicios que requieren altos niveles de seguridad y validez jurídica, como firmas electrónicas avanzadas y certificaciones de sitios web.
Prestador no Cualificado
- Flexibilidad y adaptabilidad: Ofrece una solución flexible y adaptada a las necesidades específicas de la empresa, sin las estrictas limitaciones de los requisitos reguladores.
- Eficiencia en costos: Proporciona una opción más económica, ideal para empresas que no requieren una validación jurídica estricta en toda la UE, permitiendo ahorrar en costos sin comprometer la calidad.
- Suficiente para muchas necesidades: Ideal para la mayoría de las empresas que necesitan servicios de confianza sin requisitos legales específicos, proporcionando un nivel adecuado de seguridad y fiabilidad.
- Simplicidad en la implementación: Generalmente, los procesos de contratación y puesta en marcha son más ágiles, lo que facilita una rápida implementación y adaptación a las necesidades empresariales.
- Atención personalizada: A menudo ofrece un servicio más personalizado y accesible, permitiendo una mejor adaptación a las necesidades particulares de cada empresa.
Elegir el prestador adecuado depende de las características del servicio requerido y de los requisitos específicos de seguridad y validez jurídica. Mientras que un prestador cualificado es esencial para servicios que exigen altos niveles de garantía y reconocimiento legal en toda la UE, un prestador no cualificado puede ser una opción más económica y flexible para muchas transacciones y servicios.
Un prestador no cualificado ofrece una solución más asequible y adaptable, ideal para empresas que no están obligadas por ley a utilizar servicios cualificados. Este tipo de prestador permite una implementación más sencilla y proporciona un nivel adecuado de seguridad para necesidades generales.
Es fundamental evaluar las necesidades particulares de tu empresa y encontrar el equilibrio adecuado entre coste y requisitos de seguridad antes de tomar una decisión.
¿Qué Debo Pedir al Contratar un Prestador de Software de Confianza?
Si estás considerando contratar un prestador de software de confianza, asegúrate de evaluar los siguientes aspectos clave:
- Seguridad y protección de datos: Verifica las certificaciones de seguridad (como ISO/IEC 27001) y el cumplimiento con normativas de protección de datos (como el RGPD).
- Historial y reputación: Investiga la experiencia del prestador y solicita referencias. Pide demostraciones en vivo y haz todas las preguntas que consideres necesarias.
- Soporte y mantenimiento: Confirma que el prestador ofrezca soporte técnico adecuado y un plan de actualizaciones y mantenimiento.
- Flexibilidad y adaptación: Verifica si el software se puede personalizar y escalar según el crecimiento de tu empresa.
- Coste y condiciones contractuales: Infórmate sobre el modelo de precios, costos adicionales y condiciones del contrato, incluyendo cláusulas de cancelación.
- Documentación y formación: Asegúrate de recibir documentación completa y verifica si el prestador ofrece formación para ti y tu equipo.
Evaluar estos aspectos te ayudará a seleccionar un prestador de software que satisfaga tus necesidades y expectativas.
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Retrasos en la Implementación del Reglamento Veri*factu: ¿Qué significa para ti?
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Ventajas e inconvenientes
10 de Septiembre, 2024
El proceso de homologación del software de facturación, bajo el reglamento Veri*factu, se está retrasando más de lo previsto. Aunque el Gobierno envió a la Comisión Europea las especificaciones técnicas antes de las vacaciones, la publicación de la orden ministerial en el BOE probablemente no se realizará antes de finales de octubre o principios de noviembre.
Esto dará a los fabricantes de software hasta finales de julio de 2025 para adaptar sus programas al nuevo reglamento.
¿Qué Impacto Tiene y Qué Soluciones Hay?
¿Qué Impacto Tiene Esto?
Este retraso genera un desajuste: el Real Decreto 1007/2023 establece que la obligación de usar software homologado empezará el 1 de julio de 2025. Sin embargo, los fabricantes podrían necesitar más tiempo para cumplir con estos requisitos, creando un periodo en el que los usuarios usarán software que aún no es completamente conforme.
¿Qué Se Puede Hacer?
La solución más probable es que se prorrogue la fecha de entrada en vigor. El Gobierno podría incluir una disposición en el nuevo real decreto que desarrolle la Ley Crea y Crece, proponiendo una nueva fecha límite, posiblemente el 1 de enero de 2026. Esto daría tiempo suficiente a los fabricantes para adaptar sus sistemas y evitar problemas a los usuarios.
Ventajas e Inconvenientes del Retraso
Ventajas
- Tiempo Adicional para Adaptación: Los fabricantes de software tendrán más tiempo para adaptar sus sistemas a los nuevos requisitos, asegurando una transición más fluida y menos problemática.
- Reducción de Problemas Iniciales: Con más tiempo, se minimiza el riesgo de errores y fallos en el software, lo que puede llevar a una implementación más estable y confiable.
Inconvenientes
- Desajuste en la Implementación: Los usuarios podrían encontrarse con un periodo en el que deben utilizar software que no cumple completamente con los nuevos requisitos legales.
- Retrasos en la Digitalización: Las empresas tendrán que esperar más tiempo para beneficiarse completamente de las mejoras en la normativa de facturación electrónica.
Aprovecha las Ayudas del Kit Digital
Mientras tanto, puedes prepararte para esta transición. Doceo Software ofrece soluciones como Doceo eFact, que te ayudarán a cumplir con la normativa de facturación electrónica. Con las ayudas del Kit Digital, puedes comenzar a elegir el mejor software sin coste adicional.
Para más detalles y seguir el desarrollo de la normativa, consulta el BOE. Si necesitas más información sobre cómo aprovechar el Kit Digital y nuestras soluciones, contacta con nosotros en info@doceosoftware.com. ¡No pierdas la oportunidad de digitalizar tu empresa y estar preparado para los cambios que se avecinan!
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