Automatización de procesos en la gestión documental y la factura electrónica obligatoria
Cómo optimizar la facturación y el cumplimiento legal mediante soluciones tecnológicas avanzadas
26 de noviembre, 2024
La automatización de procesos es un pilar fundamental para optimizar la gestión empresarial, especialmente en áreas críticas como la gestión documental y la factura electrónica obligatoria. Con normativas como VeriFactu en el horizonte, las empresas deben adaptarse rápidamente a los nuevos requisitos legales y operativos. En este artículo, exploraremos cómo herramientas avanzadas pueden facilitar la transición hacia un modelo automatizado, incluyendo la integración de Facturae, la digitalización de albaranes y la implementación de soluciones específicas como Doceo Factura.
Automatización de procesos: una necesidad ineludible
La automatización permite que las empresas gestionen tareas repetitivas de forma eficiente, reduciendo errores y liberando tiempo para actividades estratégicas. En el contexto de la factura electrónica obligatoria, la automatización cobra aún más relevancia, ya que asegura el cumplimiento normativo y mejora el flujo de trabajo.
Ventajas clave de la automatización:
- Ahorro de tiempo y costes: Generación, envío y archivo automático de facturas electrónicas y documentos relacionados.
- Reducción de errores: Control riguroso en el registro y la transmisión de datos.
- Cumplimiento normativo: Integración con sistemas como el SII y próximamente VeriFactu, cumpliendo con la legislación vigente.
Facturae y la evolución hacia la factura electrónica
Facturae es el estándar utilizado en España para la factura electrónica, diseñado para garantizar la interoperabilidad entre empresas y administraciones públicas. Este formato, obligatorio para contratos con la administración, se está extendiendo como la base del sistema de factura electrónica obligatoria a partir de normativas como la Ley Antifraude.
Principales características del formato Facturae:
- Estructura estandarizada: Facilita el intercambio entre diferentes plataformas y sistemas.
- Validez legal: Cumple con los requisitos de las administraciones públicas y el sector privado.
- Compatibilidad con VeriFactu: Adaptación sencilla a los nuevos requisitos de envío directo a la AEAT.
5 Recomendaciones para verificar si tu software cumple con la normativa Facturae
- Compatibilidad con Facturae y otros estándares similares:
Asegúrate de que tu software es capaz de generar y procesar facturas electrónicas en formato Facturae (.xsig o .xml). Revisa si admite también estándares locales o regionales adicionales, como TicketBAI en el País Vasco. - Conexión directa con la AEAT y VeriFactu:
Verifica si tu solución está diseñada para enviar la información de facturas electrónicas directamente a la Agencia Tributaria a través de sistemas como el SII (Suministro Inmediato de Información) o el próximo VeriFactu. - Gestión del ciclo completo de la factura electrónica:
El software debe gestionar desde la creación hasta el archivo seguro de las facturas, permitiendo su consulta en cualquier momento. Esto incluye funciones como el almacenamiento seguro y la asociación de las facturas con otros documentos, como albaranes y contratos. - Actualizaciones regulares:
La normativa fiscal y de facturación está en constante evolución. Es importante que tu proveedor garantice actualizaciones periódicas para adaptar el software a nuevas regulaciones, como la entrada en vigor de VeriFactu en 2025. - Firma electrónica avanzada y validez legal:
La firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de las facturas. Comprueba que el software permita firmar electrónicamente los documentos con sistemas homologados como Doceo BioSign, que cumplen con el Reglamento eIDAS.
Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital
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¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!Factura electrónica obligatoria y VeriFactu
Con la entrada en vigor de VeriFactu el 29 de julio de 2025, todas las empresas deberán utilizar software de facturación que permita reportar información directamente a la AEAT. Este sistema forma parte de las medidas de la Ley Antifraude, cuyo objetivo es reducir la evasión fiscal y aumentar la transparencia.
Cómo afecta VeriFactu a las empresas:
- Obligatoriedad de adaptación: Implementación de software compatible con el nuevo sistema.
- Transparencia total: Registro en tiempo real de todas las facturas emitidas y recibidas.
- Simplificación de auditorías: La AEAT podrá acceder directamente a los datos necesarios.
Digitalización de albaranes: un paso más hacia la eficiencia
Los albaranes son documentos esenciales para gestionar entregas y recepción de mercancías, y su digitalización puede aportar numerosos beneficios:
- Acceso centralizado: Todos los albaranes en un solo lugar, vinculados a facturas y pedidos.
- Automatización del flujo de trabajo: Vinculación automática de albaranes con facturas electrónicas para facilitar la conciliación.
- Reducción del papel: Contribución a prácticas empresariales sostenibles.
Doceo Factura: la solución ideal para tu empresa
Ante la complejidad de estas normativas y la necesidad de adaptarse rápidamente, Doceo Factura se posiciona como una de las mejores opciones del mercado. Esta herramienta ofrece:
- Cumplimiento normativo garantizado: Adaptación completa a VeriFactu, Facturae y otras normativas como el SII y TicketBAI.
- Automatización total: Generación, envío y seguimiento de facturas electrónicas con un solo clic.
- Gestión documental integrada: Vinculación de facturas con albaranes y otros documentos clave.
- Firma electrónica avanzada: Validez legal de todos los documentos, tanto internos como externos.
Solicita una demo gratuita
¿Quieres ver cómo Doceo Factura puede transformar la gestión documental y el proceso de facturación en tu empresa? Solicita una demo personalizada y prepárate para la factura electrónica obligatoria con la mejor tecnología del mercado.
Adoptar la automatización de procesos no solo es una ventaja competitiva, sino una necesidad en un entorno cada vez más digitalizado y regulado. ¡Es el momento de dar el paso hacia el futuro con Doceo Factura!
No importa si eres autónomo o si gestionas una pequeña o mediana empresa, Doceo Factura es la herramienta que necesitas para simplificar tu facturación y mantener todo en orden, sin perder ni un minuto más en lo que no importa. Para que arranques con toda la información que necesitas, tenemos dos recursos gratuitos para ti:
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La Solución Ideal para tu Empresa
12 de noviembre, 2024
Si tienes una PYME, sabes que la facturación puede ser un dolor de cabeza. Y no solo eso, también necesitas cumplir con la normativa fiscal sin perder demasiado tiempo en ello. Aquí es donde entra Doceo Factura: el software de facturación que te va a facilitar la vida, sin complicaciones y de forma eficiente. Olvídate de las excusas, con Doceo Factura vas a optimizar el proceso de facturación, ahorrar tiempo y tener todo bajo control, todo desde un solo lugar.
¿Por qué Doceo Factura es la mejor opción para tu PYME?
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Olvídate de los dolores de cabeza por no cumplir con las leyes fiscales. Doceo Factura está diseñado para asegurarse de que siempre estés al día con la normativa, ya sea en tu país o a nivel internacional. Todo lo que necesitas está integrado para que no tengas que preocuparte de nada. - Automatiza todo lo que puedas
¿A quién le gustan las tareas repetitivas? Con Doceo Factura automatizas todo: la creación de facturas, los seguimientos, los recordatorios de pagos… menos tiempo en tareas administrativas, más tiempo para hacer crecer tu negocio. Y lo mejor de todo, sin errores. - Se integra con todo lo que ya usas
Sabemos que tienes otros sistemas en funcionamiento, así que Doceo Factura se integra a la perfección con tu software de contabilidad y gestión de inventarios. Es como un nuevo miembro en tu equipo, pero digital. - Accede desde donde sea
Tu negocio no para y tú tampoco. Con Doceo Factura puedes acceder a tu sistema desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, tablet o móvil. Solo necesitas conexión a Internet y ya estás listo para gestionar todo desde donde estés. - Soporte y formación a tu medida
Porque sabemos que no todo el mundo es un experto en software de facturación, te ofrecemos soporte y formación personalizados para que puedas aprovechar todas las funcionalidades desde el primer día. Nada de tutoriales complicados, solo soluciones prácticas.
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Llevamos más de 15 años como especialistas en gestión de documentos digitales y conocemos las complicaciones que pueden surgir con las normativas actuales. Si estás luchando por mantenerte al día o necesitas ayuda con la adaptación, nuestro equipo de expertos está aquí para ofrecerte todo el soporte que necesitas. Ya sea que necesites ajustar tus procesos internos o implementar nuevas herramientas que cumplan con las últimas exigencias, podemos ayudarte a superar cualquier reto.
Escríbenos y hablamos a info@doceosoftware.com
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Descubre Doceo Store
11 de noviembre, 2024
En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la optimización de los procesos son clave para el éxito, especialmente cuando se trata de la gestión documental. Doceo Store no es solo un gestor documental tradicional: es una herramienta avanzada que integra funcionalidades de gestión de flujo de trabajo, firma electrónica, facturación y control horario, proporcionando una plataforma completa y adaptable para cualquier tipo de empresa. A continuación, exploraremos cómo Doceo Store redefine el concepto de gestión documental.
Mucho más que un gestor documental
Doceo Store permite automatizar los procesos de documentación, proporcionando a las empresas la libertad de centrarse en lo que realmente importa. La plataforma es intuitiva, fácil de usar y está adaptada al teletrabajo, garantizando flexibilidad y accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Funcionalidades de Gestión Documental Integral
- Flexibilidad y adaptabilidad: Doceo Store se adapta a las necesidades de cualquier sector y es accesible desde cualquier dispositivo, lo que lo hace ideal para el trabajo remoto. Es una solución llave en mano, diseñada para ser usada desde el primer momento sin necesidad de formación compleja.
- Tipologías documentales y asociaciones: La plataforma permite gestionar diferentes tipos de documentos y definir relaciones entre ellos, ofreciendo una comprensión global de la información y facilitando la toma de decisiones en tiempo real.
- Búsqueda avanzada y personalizada: Gracias a sus opciones de búsqueda avanzada, los usuarios pueden filtrar documentos mediante palabras clave, metadatos, carpetas o contenido, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
- Automatización de entrada documental: La incorporación de documentos puede hacerse de forma manual o mediante el uso de módulos adicionales, como la impresora virtual Doceo Printer, agilizando así la captura de documentos y mejorando el control del flujo de información.
Módulos de Valor Añadido
Además de las funcionalidades propias de un gestor documental, Doceo Store integra módulos avanzados para gestionar otros aspectos esenciales:
Doceo InTime para Control Horario
El módulo Doceo InTime es ideal para registrar y gestionar las horas de trabajo de los empleados, asegurando el cumplimiento con la normativa vigente sobre el control horario en España. Facilita una gestión precisa del tiempo laboral, mejorando la planificación, la eficiencia y la transparencia en la organización.
Doceo BioSign para Firma Electrónica
Con el módulo Doceo BioSign, las empresas pueden gestionar firmas electrónicas con total validez legal, de acuerdo con el Reglamento eIDAS. Esto no solo ahorra tiempo y recursos al reducir la necesidad de desplazamientos y de impresión en papel, sino que también garantiza una mayor cobertura legal en caso de desacuerdos y protege los datos personales.
Gestión de Facturación Electrónica
Doceo Store incorpora también la funcionalidad de creación y visualización de facturas electrónicas, facilitando el cumplimiento normativo vigente y permitiendo a las empresas gestionar, almacenar y consultar sus facturas de forma eficiente y segura.
Herramienta Completa de Gestión de Flujos de Trabajo
- Creación y gestión de flujos de trabajo: El gestor de flujos de trabajo de Doceo Store permite crear, compartir y comentar documentos, ofreciendo una colaboración más fluida entre los equipos. Las tareas se visualizan en tableros Kanban, permitiendo asignar y gestionar actividades en función de prioridades y plazos.
- Calendario inteligente: El calendario de Doceo Store facilita la creación y gestión de eventos, asociándolos a documentos y registros para ofrecer un contexto adicional. Esta función es especialmente útil para reuniones y proyectos de equipo.
- Historial de acciones y auditoría: Para un seguimiento transparente, la plataforma permite acceder a un historial detallado de acciones, lo que facilita auditorías internas y asegura un control preciso de la documentación.
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¿Por qué elegir Doceo Store?
Con Doceo Store, las empresas obtienen una solución integral que cubre todas las necesidades de gestión documental, optimizando los flujos de trabajo y mejorando la eficiencia operativa. Además, su flexibilidad, combinada con módulos adicionales de control horario, firma electrónica y facturación, lo convierte en el gestor documental más completo y avanzado del mercado.
Para aquellas empresas que buscan una plataforma que no solo administre sus documentos, sino que también proporcione herramientas avanzadas de productividad, Doceo Store es la elección ideal. Con su enfoque en la automatización y la adaptabilidad, Doceo Store asegura que las organizaciones puedan gestionar toda su documentación de manera centralizada, confiable y eficiente.
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¿Qué es la Transformación Digital?
¿Qué es la Transformación Digital?
El cambio profundo en la cultura organizativa de las empresas del que todo el mundo habla
08 de octubre, 2024
En los últimos años, hemos oído hablar mucho de la transformación digital, pero ¿qué significa realmente? Nos referimos a un proceso en el que las empresas integran tecnologías digitales en todos sus departamentos y áreas de trabajo para ser más eficientes, mejorar la experiencia del cliente y abrir nuevas oportunidades de negocio.
No es simplemente adoptar nuevas herramientas tecnológicas. Es un cambio profundo en la cultura organizativa que requiere a las empresas evolucionar en sus formas de trabajar y pensar. Esto implica automatización de procesos, decisiones basadas en datos, una mejor colaboración entre equipos y la agilización de tareas cotidianas para mantenerse competitivas en el mercado actual.
Beneficios de la Transformación Digital
Entre los principales beneficios de la transformación digital se encuentran:
- Mayor eficiencia operativa: Automatización de tareas rutinarias y procesos manuales, lo que reduce errores y tiempos.
- Mejora en la experiencia del cliente: Ofrecer soluciones más rápidas, personalizadas y accesibles, lo que mejora la satisfacción del cliente.
- Toma de decisiones basada en datos: Gracias a la integración de tecnologías como el Big Data y la inteligencia artificial, las empresas pueden analizar grandes cantidades de datos en tiempo real para mejorar la toma de decisiones.
- Innovación y ventaja competitiva: Las empresas que se transforman digitalmente están mejor preparadas para adaptarse a los cambios del mercado y anticiparse a las necesidades de sus clientes.
¿Por qué es necesaria la Transformación Digital?
En un entorno empresarial cada vez más competitivo y globalizado, las empresas necesitan ser más ágiles y estar preparadas para responder rápidamente a las demandas cambiantes del mercado. Además, con la creciente digitalización de la vida cotidiana, los clientes esperan experiencias más rápidas, personalizadas y fluidas, lo que impulsa a las empresas a adaptarse.
Las organizaciones que no se transforman digitalmente corren el riesgo de quedarse atrás, perder clientes y oportunidades de negocio, ya que no podrán competir eficazmente con empresas más ágiles que ya han adoptado estas tecnologías.
La transformación digital no es solo una moda o una opción para las empresas, sino una necesidad en un entorno cada vez más competitivo. Las empresas que han logrado digitalizarse de manera efectiva no solo han mejorado su eficiencia y capacidad de adaptación, sino que también han creado nuevas oportunidades de negocio y mejorado la experiencia de sus clientes.
Adaptarse a las nuevas tecnologías, automatizar procesos y aprovechar el análisis de datos se ha convertido en una pieza fundamental para asegurar el éxito en el mundo empresarial actual.
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¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!Tres Ejemplos de Transformación Digital
Algunas empresas han logrado implementaciones exitosas de la transformación digital, mejorando significativamente sus procesos y resultados. A continuación, presentamos algunos casos de éxito:
1. ACSA Armengol Calsina
Bomar 1937 y Andolac, del Grupo Armengol Calsina S.A., líderes en la distribución de alimentos y bebidas en Andorra, han mejorado sus procesos mediante la automatización y digitalización de albaranes. Esto les ha permitido mejorar la eficiencia, reducir errores y agilizar procesos, garantizando un seguimiento preciso en tiempo real.
2. Casa Mas
Casa Mas, empresa catalana con más de 25 años de experiencia en platos preparados frescos, optimizó sus procesos de entrega mediante la digitalización y automatización de albaranes. Con la solución POD de Objectif Lune, mejoraron la fiabilidad y eficiencia, integrando captura de datos y firmas digitales, seguimiento en tiempo real, y mayor movilidad para sus transportistas.
3. Supermercados Pijoan
Supermercados Pijoan, una empresa familiar con más de 25 años de experiencia en alimentación, ha alcanzado un nuevo nivel de madurez digital mediante la implementación del Kit Digital. Gracias a Doceo Store y Doceo FacCert, han automatizado la gestión de facturas, albaranes, nóminas y otros documentos, optimizando recursos y mejorando la eficiencia operativa.
¡En DoceoSoftware estamos comprometidos con el cumplimiento normativo!
Con más de 15 años de experiencia, ofrecemos el software de gestión más avanzado del mercado. Ahorra preocupaciones y confía en Doceo Software para impulsar el éxito de tu negocio.
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¿Qué pasa si un trabajador/a no quiere fichar?
¿Qué pasa si un trabajador/a no quiere fichar?
Implicaciones del Registro de Jornada: Consecuencias y Recomendaciones
03 de Octubre, 2024
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro de jornada laboral se ha convertido en un requisito obligatorio para todas las empresas en España. Esta normativa tiene como objetivo garantizar un control preciso del horario de trabajo de todos los empleados, contribuyendo a la lucha contra la morisidad y el trabajo no remunerado. Pero, ¿qué sucede si un trabajador o trabajadora se niega a fichar? A continuación, analizaremos las implicaciones de esta obligación, cómo abordar estas situaciones y las posibles consecuencias para la empresa en caso de incumplimiento.
Implicaciones del Registro de Jornada
El registro de la jornada laboral implica que las empresas deben llevar un control riguroso del horario de entrada y salida de sus empleados. Esto no solo ayuda a cumplir con la legislación laboral, sino que también proporciona un marco para garantizar los derechos de los trabajadores, como el pago de horas extras y el respeto de los períodos de descanso.
Las empresas deben asegurarse de que el sistema de registro sea accesible y fácil de usar para todos los empleados.
Descúbrelo aquí
Situaciones de Negativa a Fichar
En caso de que un trabajador o trabajadora se niegue a fichar, la empresa debe abordar la situación con cuidado. Aquí hay algunas pautas sobre cómo proceder:
Diálogo Abierto: La empresa debe iniciar un diálogo con el empleado para entender las razones detrás de su negativa. Puede haber motivos personales, técnicos o malentendidos sobre el sistema de registro.
Recordatorio de Obligaciones: Es fundamental recordar al empleado que el registro de jornada es una obligación legal y que su incumplimiento puede tener consecuencias para la empresa.
Formación y Apoyo: Si la negativa se debe a problemas con el sistema de fichaje, la empresa debe ofrecer la formación necesaria para asegurar que todos los empleados se sientan cómodos utilizando la herramienta, como Doceo InTime, que simplifica el proceso y mejora la experiencia del usuario.
Consecuencias para la Empresa
Si un trabajador/a persiste en su negativa a fichar, la empresa debe considerar las siguientes implicaciones:
Sanciones Administrativas: La Inspección de Trabajo puede imponer sanciones a la empresa si se determina que no se está cumpliendo con la obligación de registro de jornada. Estas sanciones pueden variar en función de la gravedad de la infracción.
Problemas en la Gestión de Recursos Humanos: La falta de un registro adecuado puede complicar la gestión de los recursos humanos, incluyendo el cálculo de nóminas, horas extras y días de vacaciones.
Responsabilidad Legal: Si se producen conflictos laborales relacionados con el horario de trabajo, la empresa podría enfrentar problemas legales si no cuenta con un registro de jornada que respalde sus decisiones.
El registro de jornada laboral es una obligación crucial para las empresas en España, que busca proteger tanto los derechos de los trabajadores como los intereses de las organizaciones. Así que en caso de que un trabajador/a se niegue a fichar, es esencial que la empresa actúe con diligencia, estableciendo un diálogo abierto y proporcionando la formación necesaria.
Aquí te dejamos algunas recomendaciones para que tus trabajadores entiendan la importancia del fichaje para que sea visto como algo beneficioso para el trabajador y no una forma de control como en muchos casos puede esperarse.
Descubra Doceo InTime y todas sus modalidades
Clica aquí Recomendaciones para Manejar la Negativa de un Trabajador a Fichar
Estas recomendaciones van desde el enfoque amistoso hasta las acciones legales que puede tomar la empresa.
1. Enfoque Amistoso
-
Diálogo abierto: Inicia una conversación informal con el trabajador para entender las razones de su negativa. Escucha sus inquietudes y muestra empatía. A veces, la negativa puede deberse a malentendidos sobre el sistema de fichaje o problemas personales.
-
Informar sobre la obligación legal: Recuerda al empleado que el registro de jornada es una obligación legal según el Real Decreto-ley 8/2019 y que es importante para proteger sus derechos laborales. Puedes hacerle firmar una circular con esta información conforme ha sido informado.
-
Facilitar el uso del sistema: Recuerda que cada persona es distinta a la hora de tener más o menos habilidad o interés por la tecnología y puede que el trabajador se vea abrumado con el funcionamiento de tu software de fichaje. Asegúrate de que el trabajador conozca cómo utilizar correctamente el sistema (por ejemplo, Doceo InTime). Ofrece formación si es necesario, destacando la facilidad de uso de la herramienta. Asegúrate de tranquilizar a tus trabajadores en el caso de errores o descuidos.
2. Intervención Formal
Advertencia verbal: Si el diálogo amistoso no tiene éxito, realiza una advertencia verbal formal, explicando las consecuencias de continuar con la negativa a fichar. Es importante documentar esta advertencia para futuros pasos.
Carta de advertencia: Si la negativa persiste, emite una carta formal de advertencia. En esta carta, se debe incluir:
- Descripción de la conducta del trabajador.
- Recordatorio de la obligación legal de fichar.
- Posibles consecuencias si la situación no cambia.
Establecer un plazo: Proporciona un plazo razonable para que el trabajador comience a cumplir con la obligación de fichar, dejando claro que se revisará su situación después de este plazo.
3. Acciones Disciplinarias
Advertencia escrita y con exigencia de firma: Si después del plazo establecido el trabajador sigue sin fichar, se le debe enviar una advertencia escrita más formal, advirtiendo que su conducta puede dar lugar a sanciones disciplinarias.
Iniciar procedimiento disciplinario: Si la situación no mejora, la empresa debe considerar iniciar un procedimiento disciplinario. Este proceso debe incluir:
- Reunión con el trabajador para discutir la situación.
- Presentación de pruebas (como registros de jornada que demuestren la negativa).
- Oportunidad para que el trabajador se defienda.
4. Consecuencias Legales
La gestión de un trabajador que se niega a fichar debe abordarse de manera gradual y estructurada. Desde el diálogo abierto hasta la posibilidad de acciones disciplinarias, es importante que la empresa siga un proceso claro y documentado. Antes de llegar al despido, se debe intentar resolver la situación mediante la comunicación y la formación, ya que el despido debe ser considerado como un último recurso y con la debida justificación legal.
Se espera no llegar a este punto, pero si fuera necesario:
Sanciones: Dependiendo de la gravedad de la situación y del historial del trabajador, las sanciones pueden variar desde una simple amonestación hasta una suspensión.
Despido: El despido puede ser considerado como una opción si el comportamiento del trabajador es reiterado y obstinado, y si la negativa a fichar afecta gravemente el funcionamiento de la empresa. Para proceder al despido, la empresa debe:
- Asegurarse de que hay pruebas documentales claras de la negativa a fichar.
- Justificar que el despido es procedente, es decir, que el incumplimiento del trabajador es suficientemente grave como para romper la relación laboral.
- Seguir el procedimiento legal adecuado para el despido, incluyendo la notificación formal y el cumplimiento de los plazos establecidos por la ley.
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