Automatización de procesos en la gestión documental y la factura electrónica obligatoria
Cómo optimizar la facturación y el cumplimiento legal mediante soluciones tecnológicas avanzadas
26 de noviembre, 2024
La automatización de procesos es un pilar fundamental para optimizar la gestión empresarial, especialmente en áreas críticas como la gestión documental y la factura electrónica obligatoria. Con normativas como VeriFactu en el horizonte, las empresas deben adaptarse rápidamente a los nuevos requisitos legales y operativos. En este artículo, exploraremos cómo herramientas avanzadas pueden facilitar la transición hacia un modelo automatizado, incluyendo la integración de Facturae, la digitalización de albaranes y la implementación de soluciones específicas como Doceo Factura.
Automatización de procesos: una necesidad ineludible
La automatización permite que las empresas gestionen tareas repetitivas de forma eficiente, reduciendo errores y liberando tiempo para actividades estratégicas. En el contexto de la factura electrónica obligatoria, la automatización cobra aún más relevancia, ya que asegura el cumplimiento normativo y mejora el flujo de trabajo.
Ventajas clave de la automatización:
- Ahorro de tiempo y costes: Generación, envío y archivo automático de facturas electrónicas y documentos relacionados.
- Reducción de errores: Control riguroso en el registro y la transmisión de datos.
- Cumplimiento normativo: Integración con sistemas como el SII y próximamente VeriFactu, cumpliendo con la legislación vigente.
Facturae y la evolución hacia la factura electrónica
Facturae es el estándar utilizado en España para la factura electrónica, diseñado para garantizar la interoperabilidad entre empresas y administraciones públicas. Este formato, obligatorio para contratos con la administración, se está extendiendo como la base del sistema de factura electrónica obligatoria a partir de normativas como la Ley Antifraude.
Principales características del formato Facturae:
- Estructura estandarizada: Facilita el intercambio entre diferentes plataformas y sistemas.
- Validez legal: Cumple con los requisitos de las administraciones públicas y el sector privado.
- Compatibilidad con VeriFactu: Adaptación sencilla a los nuevos requisitos de envío directo a la AEAT.
5 Recomendaciones para verificar si tu software cumple con la normativa Facturae
- Compatibilidad con Facturae y otros estándares similares:
Asegúrate de que tu software es capaz de generar y procesar facturas electrónicas en formato Facturae (.xsig o .xml). Revisa si admite también estándares locales o regionales adicionales, como TicketBAI en el País Vasco. - Conexión directa con la AEAT y VeriFactu:
Verifica si tu solución está diseñada para enviar la información de facturas electrónicas directamente a la Agencia Tributaria a través de sistemas como el SII (Suministro Inmediato de Información) o el próximo VeriFactu. - Gestión del ciclo completo de la factura electrónica:
El software debe gestionar desde la creación hasta el archivo seguro de las facturas, permitiendo su consulta en cualquier momento. Esto incluye funciones como el almacenamiento seguro y la asociación de las facturas con otros documentos, como albaranes y contratos. - Actualizaciones regulares:
La normativa fiscal y de facturación está en constante evolución. Es importante que tu proveedor garantice actualizaciones periódicas para adaptar el software a nuevas regulaciones, como la entrada en vigor de VeriFactu en 2025. - Firma electrónica avanzada y validez legal:
La firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de las facturas. Comprueba que el software permita firmar electrónicamente los documentos con sistemas homologados como Doceo BioSign, que cumplen con el Reglamento eIDAS.
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¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!Factura electrónica obligatoria y VeriFactu
Con la entrada en vigor de VeriFactu el 29 de julio de 2025, todas las empresas deberán utilizar software de facturación que permita reportar información directamente a la AEAT. Este sistema forma parte de las medidas de la Ley Antifraude, cuyo objetivo es reducir la evasión fiscal y aumentar la transparencia.
Cómo afecta VeriFactu a las empresas:
- Obligatoriedad de adaptación: Implementación de software compatible con el nuevo sistema.
- Transparencia total: Registro en tiempo real de todas las facturas emitidas y recibidas.
- Simplificación de auditorías: La AEAT podrá acceder directamente a los datos necesarios.
Digitalización de albaranes: un paso más hacia la eficiencia
Los albaranes son documentos esenciales para gestionar entregas y recepción de mercancías, y su digitalización puede aportar numerosos beneficios:
- Acceso centralizado: Todos los albaranes en un solo lugar, vinculados a facturas y pedidos.
- Automatización del flujo de trabajo: Vinculación automática de albaranes con facturas electrónicas para facilitar la conciliación.
- Reducción del papel: Contribución a prácticas empresariales sostenibles.
Doceo Factura: la solución ideal para tu empresa
Ante la complejidad de estas normativas y la necesidad de adaptarse rápidamente, Doceo Factura se posiciona como una de las mejores opciones del mercado. Esta herramienta ofrece:
- Cumplimiento normativo garantizado: Adaptación completa a VeriFactu, Facturae y otras normativas como el SII y TicketBAI.
- Automatización total: Generación, envío y seguimiento de facturas electrónicas con un solo clic.
- Gestión documental integrada: Vinculación de facturas con albaranes y otros documentos clave.
- Firma electrónica avanzada: Validez legal de todos los documentos, tanto internos como externos.
Solicita una demo gratuita
¿Quieres ver cómo Doceo Factura puede transformar la gestión documental y el proceso de facturación en tu empresa? Solicita una demo personalizada y prepárate para la factura electrónica obligatoria con la mejor tecnología del mercado.
Adoptar la automatización de procesos no solo es una ventaja competitiva, sino una necesidad en un entorno cada vez más digitalizado y regulado. ¡Es el momento de dar el paso hacia el futuro con Doceo Factura!
No importa si eres autónomo o si gestionas una pequeña o mediana empresa, Doceo Factura es la herramienta que necesitas para simplificar tu facturación y mantener todo en orden, sin perder ni un minuto más en lo que no importa. Para que arranques con toda la información que necesitas, tenemos dos recursos gratuitos para ti:
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La Solución Ideal para tu Empresa
12 de noviembre, 2024
Si tienes una PYME, sabes que la facturación puede ser un dolor de cabeza. Y no solo eso, también necesitas cumplir con la normativa fiscal sin perder demasiado tiempo en ello. Aquí es donde entra Doceo Factura: el software de facturación que te va a facilitar la vida, sin complicaciones y de forma eficiente. Olvídate de las excusas, con Doceo Factura vas a optimizar el proceso de facturación, ahorrar tiempo y tener todo bajo control, todo desde un solo lugar.
¿Por qué Doceo Factura es la mejor opción para tu PYME?
- Cumple con la normativa, sin esfuerzo
Olvídate de los dolores de cabeza por no cumplir con las leyes fiscales. Doceo Factura está diseñado para asegurarse de que siempre estés al día con la normativa, ya sea en tu país o a nivel internacional. Todo lo que necesitas está integrado para que no tengas que preocuparte de nada. - Automatiza todo lo que puedas
¿A quién le gustan las tareas repetitivas? Con Doceo Factura automatizas todo: la creación de facturas, los seguimientos, los recordatorios de pagos… menos tiempo en tareas administrativas, más tiempo para hacer crecer tu negocio. Y lo mejor de todo, sin errores. - Se integra con todo lo que ya usas
Sabemos que tienes otros sistemas en funcionamiento, así que Doceo Factura se integra a la perfección con tu software de contabilidad y gestión de inventarios. Es como un nuevo miembro en tu equipo, pero digital. - Accede desde donde sea
Tu negocio no para y tú tampoco. Con Doceo Factura puedes acceder a tu sistema desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, tablet o móvil. Solo necesitas conexión a Internet y ya estás listo para gestionar todo desde donde estés. - Soporte y formación a tu medida
Porque sabemos que no todo el mundo es un experto en software de facturación, te ofrecemos soporte y formación personalizados para que puedas aprovechar todas las funcionalidades desde el primer día. Nada de tutoriales complicados, solo soluciones prácticas.
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Escríbenos y hablamos a info@doceosoftware.com
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Descubre Doceo Store
11 de noviembre, 2024
En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la optimización de los procesos son clave para el éxito, especialmente cuando se trata de la gestión documental. Doceo Store no es solo un gestor documental tradicional: es una herramienta avanzada que integra funcionalidades de gestión de flujo de trabajo, firma electrónica, facturación y control horario, proporcionando una plataforma completa y adaptable para cualquier tipo de empresa. A continuación, exploraremos cómo Doceo Store redefine el concepto de gestión documental.
Mucho más que un gestor documental
Doceo Store permite automatizar los procesos de documentación, proporcionando a las empresas la libertad de centrarse en lo que realmente importa. La plataforma es intuitiva, fácil de usar y está adaptada al teletrabajo, garantizando flexibilidad y accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Funcionalidades de Gestión Documental Integral
- Flexibilidad y adaptabilidad: Doceo Store se adapta a las necesidades de cualquier sector y es accesible desde cualquier dispositivo, lo que lo hace ideal para el trabajo remoto. Es una solución llave en mano, diseñada para ser usada desde el primer momento sin necesidad de formación compleja.
- Tipologías documentales y asociaciones: La plataforma permite gestionar diferentes tipos de documentos y definir relaciones entre ellos, ofreciendo una comprensión global de la información y facilitando la toma de decisiones en tiempo real.
- Búsqueda avanzada y personalizada: Gracias a sus opciones de búsqueda avanzada, los usuarios pueden filtrar documentos mediante palabras clave, metadatos, carpetas o contenido, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
- Automatización de entrada documental: La incorporación de documentos puede hacerse de forma manual o mediante el uso de módulos adicionales, como la impresora virtual Doceo Printer, agilizando así la captura de documentos y mejorando el control del flujo de información.
Módulos de Valor Añadido
Además de las funcionalidades propias de un gestor documental, Doceo Store integra módulos avanzados para gestionar otros aspectos esenciales:
Doceo InTime para Control Horario
El módulo Doceo InTime es ideal para registrar y gestionar las horas de trabajo de los empleados, asegurando el cumplimiento con la normativa vigente sobre el control horario en España. Facilita una gestión precisa del tiempo laboral, mejorando la planificación, la eficiencia y la transparencia en la organización.
Doceo BioSign para Firma Electrónica
Con el módulo Doceo BioSign, las empresas pueden gestionar firmas electrónicas con total validez legal, de acuerdo con el Reglamento eIDAS. Esto no solo ahorra tiempo y recursos al reducir la necesidad de desplazamientos y de impresión en papel, sino que también garantiza una mayor cobertura legal en caso de desacuerdos y protege los datos personales.
Gestión de Facturación Electrónica
Doceo Store incorpora también la funcionalidad de creación y visualización de facturas electrónicas, facilitando el cumplimiento normativo vigente y permitiendo a las empresas gestionar, almacenar y consultar sus facturas de forma eficiente y segura.
Herramienta Completa de Gestión de Flujos de Trabajo
- Creación y gestión de flujos de trabajo: El gestor de flujos de trabajo de Doceo Store permite crear, compartir y comentar documentos, ofreciendo una colaboración más fluida entre los equipos. Las tareas se visualizan en tableros Kanban, permitiendo asignar y gestionar actividades en función de prioridades y plazos.
- Calendario inteligente: El calendario de Doceo Store facilita la creación y gestión de eventos, asociándolos a documentos y registros para ofrecer un contexto adicional. Esta función es especialmente útil para reuniones y proyectos de equipo.
- Historial de acciones y auditoría: Para un seguimiento transparente, la plataforma permite acceder a un historial detallado de acciones, lo que facilita auditorías internas y asegura un control preciso de la documentación.
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¿Por qué elegir Doceo Store?
Con Doceo Store, las empresas obtienen una solución integral que cubre todas las necesidades de gestión documental, optimizando los flujos de trabajo y mejorando la eficiencia operativa. Además, su flexibilidad, combinada con módulos adicionales de control horario, firma electrónica y facturación, lo convierte en el gestor documental más completo y avanzado del mercado.
Para aquellas empresas que buscan una plataforma que no solo administre sus documentos, sino que también proporcione herramientas avanzadas de productividad, Doceo Store es la elección ideal. Con su enfoque en la automatización y la adaptabilidad, Doceo Store asegura que las organizaciones puedan gestionar toda su documentación de manera centralizada, confiable y eficiente.
Pruébalo gratis y consulta nuestras
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La evolución de la identidad digital en la Unión Europea
La Evolución de la Identidad Digital en la Unión Europea
Facilitando la Vida Cotidiana en la Unión Europea
5 de novembre, 2024
En la actualidad, la identidad digital se está convirtiendo en un aspecto esencial de la vida cotidiana de los ciudadanos europeos. La Unión Europea ha lanzado varias iniciativas para facilitar la identificación y verificación de los ciudadanos en diversos contextos, incluyendo el acceso a servicios públicos, la seguridad en los viajes y la protección de datos personales. Entre estas iniciativas se destacan la Billetera de Identidad Digital de la UE (EUDI Wallet), la Aplicación Digital de Viaje de la UE y la Aplicación de Verificación de Edad de la UE. A continuación, se exploran cada una de estas herramientas y su relevancia.
¡No te quedes atrás! El mundo avanza rápidamente y tu competencia está lista para subirse al carro de la transformación digital. La transformación digital te permitirá ser más ágil, eficiente y, en última instancia, más competitivo
Billetera de Identidad Digital de la UE (EUDI Wallet)
La Billetera de Identidad Digital de la UE es una herramienta centralizada que permite a los ciudadanos europeos verificar su identidad en múltiples sectores, incluyendo servicios públicos, banca y mercados privados.
Su diseño garantiza que funcione en todos los Estados miembros de la UE, lo que significa que los ciudadanos pueden utilizarla en cualquier país de la Unión. Esta billetera digital representa un paso significativo hacia la modernización y simplificación de los procesos de identificación.
Aplicación Digital de Viaje de la UE
La Aplicación Digital de Viaje de la UE tiene como objetivo mejorar la seguridad en el control de fronteras y facilitar los viajes dentro del espacio europeo. Esta aplicación permite a los ciudadanos almacenar sus credenciales electrónicas y documentos de viaje con anticipación, agilizando así el proceso de paso por las fronteras.
La digitalización de estos documentos es un avance que promete mejorar la experiencia de viaje para tanto ciudadanos de la UE como de países no pertenecientes a la Unión.
Aplicación de Verificación de Edad de la UE
La Aplicación de Verificación de Edad de la UE se ha diseñado para facilitar la verificación de la edad sin requerir el intercambio de información personal innecesaria.
Esta aplicación permite a los usuarios confirmar su elegibilidad para acceder a contenido restringido por edad o ciertos servicios, mientras mantiene un enfoque en la privacidad. Con este tipo de soluciones, se busca proteger la información sensible de los ciudadanos.
¿Por qué no se combinan estas herramientas en una sola aplicación?
Uso Opcional: La Billetera de Identidad Digital no será obligatoria para los ciudadanos europeos y no reemplazará los documentos de identificación físicos. En cambio, coexistirán, permitiendo a los ciudadanos elegir cómo desean identificarse.
Falta de un marco de confianza con países no pertenecientes a la UE: Actualmente, no existe un marco de confianza mutua que reconozca los servicios de confianza calificados o las identidades digitales entre la UE y los países no pertenecientes a la Unión. Esto limita la utilización de la Billetera de Identidad Digital exclusivamente a los ciudadanos de la UE.
Prueba de Cero Conocimiento: La Aplicación de Viaje y la Aplicación de Verificación de Edad están diseñadas para revelar solo la información mínima y necesaria. Por ejemplo, en el control fronterizo, puede que solo se muestre el nombre y la foto del viajero, mientras que la verificación de edad simplemente confirmará el grupo de edad.
¿Es necesario utilizar todas estas aplicaciones?
No necesariamente. Los documentos de identidad tradicionales seguirán siendo válidos, y las herramientas están diseñadas para funcionar en conjunto. Esto significa que los ciudadanos pueden optar por almacenar sus detalles de viaje dentro de la Billetera de Identidad Digital o utilizarla para la verificación de edad según lo necesiten.
La implementación de estas herramientas garantiza la seguridad y privacidad de la información, alineándose con los más altos estándares de la UE, como el reglamento eIDAS. La decisión sobre cómo interactuar con estas herramientas digitales recae en cada ciudadano europeo, quien podrá elegir utilizar todas, algunas o ninguna de estas soluciones de identidad digital.
El avance hacia una identidad digital en la Unión Europea es un paso significativo hacia la modernización de los procesos administrativos y la mejora de la experiencia del usuario en diversos ámbitos. A medida que estas herramientas se vayan integrando en la vida diaria, será crucial para los ciudadanos entender sus beneficios y cómo pueden usarlas para su conveniencia y seguridad.
Referencias
- Comisión Europea – Información oficial sobre la identidad digital en la UE y las iniciativas relacionadas:
www.ec.europa.eu/digital-strategy/our-policies/eu-digital-identity_en - Reglamento eIDAS – Información sobre el marco regulador para la identificación electrónica y los servicios de confianza en la UE:
eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0910 - Reglamento eIDAS 2.0 – Documentación sobre las actualizaciones del reglamento:
www.ec.europa.eu/digital-strategy/our-policies/eidas-20_en - Agencia Europea de Seguridad de Redes y de la Información (ENISA) – Recursos sobre la seguridad y la privacidad en el contexto de la identidad digital:
www.enisa.europa.eu/topics/csirt-services/activities/digital-identity - Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) – Proyectos financiados para la digitalización en la educación y otros sectores:
ec.europa.eu/regional_policy/es/funding/ - Portal de Datos Abiertos de la UE – Información y datos sobre diversas iniciativas de la UE:
data.europa.eu/en
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