Gestión de facturas de proveedor en 2024 y 2025
Optimizando la eficiencia financiera y cumpliendo con las regulaciones actuales en el contexto empresarial del 2024 y a lo largo del 2025
Abril 25, 2024
En los próximos años, la gestión y procesamiento de facturas sufrirá una transformación radical en las empresas.
En el dinámico panorama empresarial de 2024, la gestión eficiente de facturas de proveedores se vuelve crucial. Desde la automatización hasta la integración de tecnologías avanzadas, las empresas están adoptando enfoques innovadores para optimizar sus procesos financieros. Descubre cómo las tendencias actuales están dando forma a la gestión de facturas de proveedores en el presente artículo.
¿Cómo se factura en 2024?
En 2024, la facturación en España se ha transformado bajo nuevas regulaciones que priorizan la digitalización.
Las normativas requieren el uso de sistemas electrónicos de facturación, garantizando la autenticidad mediante firmas digitales. Se simplifican los procesos con interoperabilidad entre sistemas y requisitos detallados de información. Además de beneficiar a las empresas, estas medidas facilitan la administración pública.
La Ley 25/2013 establece el marco para la facturación electrónica, mientras que las directivas de la UE, como la 2010/45/UE, influyen en las regulaciones nacionales. Las leyes fiscales, como la del IVA, establecen requisitos específicos, y las normativas técnicas, como las de la Agencia Tributaria, definen estándares tecnológicos para asegurar la validez de las facturas electrónicas.
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Próximos Cambios Claves: 2024-2025
- Adopción de sistemas electrónicos de facturación: Las nuevas regulaciones priorizan la utilización de sistemas electrónicos para la emisión de facturas, dejando atrás el papel.
- Facturas electrónicas firmadas digitalmente: Se requiere que las facturas electrónicas sean firmadas digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad.
- Interoperabilidad entre sistemas: Se implementan medidas para facilitar la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación electrónica, simplificando los procesos administrativos.
- Requisitos detallados de información: Se establecen requisitos detallados sobre la información que debe incluirse en las facturas electrónicas, asegurando su validez y cumplimiento normativo.
- Mejora de la eficiencia y reducción del fraude fiscal: Estos cambios buscan mejorar la eficiencia en la gestión de facturas y reducir el fraude fiscal, beneficiando tanto a las empresas como a la administración pública.
- Marco legal y técnico establecido: La Ley 25/2013 y la Directiva 2010/45/UE del Consejo establecen el marco legal y técnico para la implementación de estos cambios en la facturación electrónica en España.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de proveedor?
La Ley General Tributaria establece plazos tanto para la expedición como para el envío de facturas y, además, requiere la conservación de estas durante un período de cuatro años según el artículo 29.2.
Estas facturas son esenciales para la deducción de gastos, algunos de los cuales pueden justificarse con documentos alternativos. Por ejemplo, el recibo bancario es válido para deducir la cuota de autónomos. Se deben conservar en formato electrónico preferiblemente (en papel, de momento está permitido, pero en breve no será legal) o, garantizando el acceso inmediato por parte de Hacienda, la integridad de su contenido y su legibilidad.
Aunque el plazo general de conservación es de cuatro años, hay casos excepcionales que requieren conservarlas por más tiempo, como las facturas relacionadas con bienes amortizables o gastos que dan derecho a deducciones y bonificaciones.
¿Cómo llevar un control de pagos a proveedores?
- Registro detallado: Mantén un registro detallado de todas las transacciones financieras relacionadas con los proveedores, incluyendo la fecha de pago, el monto, el proveedor y el concepto.
- Uso de herramientas digitales: Considera el uso de software de gestión financiera que facilite el seguimiento de pagos a proveedores. Estas herramientas pueden automatizar procesos y generar informes detallados.
- Establecimiento de plazos: Define plazos claros para el pago de facturas y asegúrate de cumplir con ellos. Esto ayudará a mantener una buena relación con los proveedores y evitar posibles penalizaciones por pagos tardíos.
- Reconciliación de cuentas: Realiza reconciliaciones periódicas de cuentas para asegurarte de que los registros de pagos coincidan con las facturas emitidas por los proveedores.
- Comunicación abierta: Mantén una comunicación abierta y fluida con los proveedores en caso de discrepancias o retrasos en los pagos. Esto ayudará a resolver cualquier problema de manera rápida y eficiente.
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Registro de entrada y salida de documentos obligatorio
Registro de entrada y salida de documentos obligatorio
En el ámbito de la gestión administrativa, la implementación de soluciones de registro de entrada y salida automático se ha vuelto crucial para mejorar la eficiencia y la transparencia en las organizaciones. Este artículo explora la importancia y los beneficios de estas soluciones, así como los requisitos legales asociados para el sector público y las organizaciones del tercer sector.
Importancia del Registro de Entrada y Salida Automático
El registro de entrada y salida automático permite gestionar de manera eficiente la recepción y el envío de documentos, agilizando los procesos administrativos y mejorando la trazabilidad de la información. Además, garantiza el cumplimiento de los plazos establecidos y facilita el seguimiento de los expedientes.
Requisitos Legales para el Sector Público y Organizaciones del Tercer Sector
Según la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común, el registro de entrada y salida es obligatorio para el sector público, organismos autónomos y entidades públicas empresariales. Del mismo modo, las organizaciones no gubernamentales (ONG) están sujetas a la Ley 19/2013, que establece normativas específicas sobre transparencia y acceso a la información pública.
Beneficios de Implementar Soluciones Automatizadas
La automatización del registro de entrada y salida conlleva numerosos beneficios aparte del cumplimiento de la legalidad:
- Reducción de errores.
- Optimización de los tiempos de respuesta,
- Mejora de la seguridad de la información
- Simplificación de los trámites administrativos.
Además, facilita la integración con otros sistemas de gestión documental y la generación de informes para la toma de decisiones.
Al seleccionar una solución de registro automático, es crucial considerar la facilidad de uso, la capacidad de personalización, la compatibilidad con otros sistemas, la seguridad de los datos y el respaldo técnico proporcionado por el proveedor.
