Maydisa construcció i reformes
Cas d'èxit | Sector de la construcció i les reformes
Maydisa
Transformació digital de la gestió documental i logística gràcies al Kit Digital
Quan pensem en el Kit Digital, sovint ens venen al cap crítiques o experiències poc satisfactòries. Però també hi ha històries reals d’èxit que val la pena explicar. Aquest és el cas de Maydisa, una empresa de referència en el sector de la construcció i les reformes.
- Sobre Maydisa
Maydisa és una empresa consolidada en el sector de la construcció i les reformes, especialitzada en el subministrament de materials d’alta qualitat per a obra nova, rehabilitacions i reformes integrals. Amb dècades d’experiència i un enfocament constant en la innovació, Maydisa ha sabut adaptar-se a les necessitats canviants del mercat, oferint solucions tècniques avançades a professionals d’arreu del país.
Davant una demanda creixent d’agilitat en els processos de lliurament i control de materials, Maydisa va decidir fer un pas més en la seva estratègia de transformació digital per optimitzar la seva operativa diària.
- Els reptes
Maydisa ja comptava amb una solució bàsica per a la seva gestió documental, que funcionava com a repositori d’arxius. Tanmateix, amb el pas del temps i el creixement natural de l’empresa, es va veure l’oportunitat d’anar més enllà i convertir aquesta eina en un veritable suport actiu per als processos logístics i administratius.
En un entorn com el de Maydisa, on la coordinació entre magatzems, transportistes i clients genera un alt volum documental, especialment pel que fa a albarans i comprovants de lliurament, resulta clau disposar de sistemes àgils i fiables.
Alguns dels reptes que van motivar aquesta evolució:
- Gestió documental complexa: la documentació generada en paper augmentava amb l’activitat, i calia una manera més eficient de gestionar-la i compartir-la entre departaments.
- Traçabilitat millorable: el seguiment de comandes es feia manualment, cosa que dificultava una traçabilitat completa i en temps real.
- Confirmació de lliuraments amb demores innecessàries: la validació de documents tenia marge de millora en agilitat, fet que hauria permès tancar les operacions amb la rapidesa desitjada.
- Minimització d’errors humans: automatitzar processos es presentava com una oportunitat per reduir riscos i millorar la qualitat de la informació gestionada.
L’exigència constant i l’atenció a les novetats tecnològiques que optimitzen els processos interns són factors clau que impulsen l’eficiència i el creixement sostingut de l’empresa.
- La solució
Gràcies al Kit Digital, Maydisa va saber aprofitar l’oportunitat per fer un pas endavant en la seva gestió documental, implementant una versió més avançada i plenament integrada amb el seu ERP. En aquest procés, va incorporar Doceo Store, el seu nou gestor documental, adaptat a les necessitats específiques de l’empresa.
Aquesta decisió va suposar una transformació real en la seva manera de treballar:
- Classificació automàtica de documents: el sistema llegeix codis de barres generats des de l’ERP o escanejats, i indexa automàticament els documents amb les dades corresponents.
- Safates compartides entre departaments: es van crear espais col·laboratius per revisar i classificar la documentació segons l’estat del procés, millorant la coordinació interna.
- Gestió del crèdit i validació de vendes: ara es realitza digitalment, mitjançant segells automàtics amb informació clau (responsable, import, fase de validació, etc.).
- Reunions setmanals més eficients: la documentació està organitzada segons el seu estat dins del flux de treball, fet que facilita la presa de decisions en compres, vendes i administració.
- Accés directe des de l’ERP: els documents queden enllaçats a camps clau i es poden consultar amb un sol clic des del sistema de gestió.
- Migració completa de l’històric: tot l’arxiu documental anterior es va integrar en el nou sistema, centralitzant l’accés a la informació.
- El resultat: una digitalització real
L’aposta de Maydisa per la transformació digital reforça el seu compromís amb l’eficiència, la sostenibilitat i la innovació. Gràcies a aquesta solució, l’empresa no només ha optimitzat els seus processos logístics, sinó que ha establert les bases per continuar creixent de manera intel·ligent i adaptada als reptes del futur en el sector de la construcció.
- Reducció del 90 % en l’ús de paper per a albarans i documentació logística.
- Confirmació immediata de lliuraments i recepció de materials.
- Millora en la traçabilitat i el control intern, gràcies a una gestió documental unificada i digital.
- Estalvi de temps i recursos, permetent que l’equip se centri en tasques de major valor afegit.
- Major satisfacció del client, oferint un servei més àgil, transparent i modern.
Aquest cas demostra que, ben aprofitat, el Kit Digital pot ser un veritable motor de transformació digital. No es tracta només d’implementar noves eines, sinó de repensar processos, automatitzar tasques i dotar l’equip de solucions eficients.
A Maydisa, la digitalització ja no és una promesa de futur: és una realitat que els fa més àgils, competitius i preparats per seguir creixent.
Kit Digital i doceosoftware
Quan pensem en el Kit Digital, sovint ens venen al cap crítiques o experiències poc satisfactòries. Però també hi ha històries reals d’èxit que val la pena explicar. Aquest és el cas de Maydisa, com hem vist.
El Kit Digital ha estat, sens dubte, una iniciativa clau per impulsar la digitalització de les empreses espanyoles. Tanmateix, en alguns casos, una comunicació poc clara ha generat malentesos i cert mal gust entre aquelles empreses que no van rebre la informació adequada o que van confiar en agents poc preparats.
És important recordar que el Kit Digital no és una solució màgica, però sí un punt de partida potent per modernitzar processos, guanyar eficiència i fer més competitives les empreses, tant a l’interior com a l’exterior del país. Un exemple clar són els Kits de Serveis d’Oficina Virtual, Gestió de Processos o la nova Gestió de processos amb IA, que permeten integrar solucions per optimitzar fluxos de treball, eliminar tasques manuals i reduir errors. Segons diversos estudis, les empreses que digitalitzen la seva gestió interna poden arribar a millorar la seva productivitat fins a un 20%* respecte a aquelles que no tenen un control automatitzat dels seus processos.
Esperem que empreses com Maydisa, que han apostat per aquest camí, continuïn avançant en el seu creixement. I animem totes les organitzacions a no témer al Kit Digital, sinó a informar-se bé, buscar assessorament de qualitat i confiar en agents digitalitzadors honestos i professionals. La digitalització és una inversió de futur —amb el suport adequat, pot ser una veritable palanca de canvi.
*Dades extretes de EuropaPress
Si heu arribat fins aquí, potser és el moment de contactar amb nosaltres 🙂
El govern d’Andorra
Cas d´èxit I Administració pública
El govern d'Andorra
Optimització dels processos del comprovant de lliurament mitjançant l'automatització i la digitalització
El sistema de digitalització per agilitzar els tràmits
La nostra relació amb el Govern Andorrà es remunta al 2014 quan es va implementar una primera versió de la nostra solució doceo eCompulsa adaptada a les seves necessitats al tràfic documental a registre d’entrada.
En aquesta primera versió, la necessitat era tramitar en el menor temps possible i amb el mateix personal treballador, possibles pics de tràmits en cas de campanyes governamentals.
“El Govern ha posat en marxa un nou sistema de recepció i digitalització de la documentació destinat a estalviar tràmits als ciutadans. L’Executiu va explicar ahir que es tracta d’un nou pas cap a l’e-administració, que es posa en marxa amb motiu de la campanya d’ajuts a l’habitatge. En aquest sentit, va assenyalar que el principi bàsic és que qualsevol document o informació que sigui reclamat per l’administració es pugui arxivar electrònicament i tingui valor mentre estigui vigent.”
Bibliografía: El Periòdic [online] Consultable aquí [Darrer accés 20 Maig 2021].
Hi ha hagut diverses versions de la nostra solució durant aquests anys. La darrera actualització incorpora:
- El document, o conjunt de documents, s’arxiva i reanomena segons el codi detectat al codi de barres.
- Incorporem la possibilitat de firmar els documents.
- En algunes tipologies documentals es detecta de forma automàtica la firma i la fotografia. Aquests elements s’envien pel seu processament individual. Ex. Sol·licitud de carnets de moto.
- Inici del procés de digitalització directament des del portal de gestió de tràmits.
Versió 2.0
Sol·licitud de carnet de moto: Lectura automàtica de textos i firma
Propietats d’escaneig específiques segons la tipologia del document
Versió 3.0
Els nostres projectes són vius i en constant transformació, per tal d’oferir sempre les darreres novetats tecnològiques que s’adaptin millor als nostres clients.
Recull de premsa
En marxa un nou sistema de digitalització per agilitzar els tràmits
Publicat el Dimecres, 7 de maig de 2014 | 01:00 h
El Govern ha posat en marxa un nou sistema de recepció i digitalització de la documentació destinat a estalviar tràmits als ciutadans. L'Executiu va explicar ahir que... Seguir llegint
Descobriu tot el que podem fer per la vostra empresa
Som fabricants i totes les nostres solucions estan sempre a la darrera per oferir el millor sigui quin sigui el seu sector.
REUNIÓ EXPRÈSContacti amb el nostre equip de vendesSi vols que t'expliquem més, escriu-nos!
Cas d’èxit doceo eCompulsa a l’Ajuntament de Barcelona
Cas d'èxit I Administració pública amb documentació massiva
doceo eCompulsa a l'Ajuntament de Barcelona
Còpia autèntica per la documentació del registre d'entrada integrada al sistema de finestra única
En aquest projecte es va abordar la digitalització de la documentació del registre d’entrada i en concret de la finestreta única per l’Ajuntament de Barcelona.
El registre d’entrada d’un ajuntament és un dels punts on més tràfic documental es genera. El gran repte per doceo eCompulsa va ser demostrar la bona capacitat d’adaptabilitat a tota la varietat de documents que la ciutadania pot arribar a presentar.
És per això que destaquem de doceo eCompulsa aplicat a sistema de seguretat interna de Barcelona, les següents característiques:
- Adaptació a la legislació vigent i tots els requisits propis de l’administració pública.
- Inici del procés a través de solucions web.
- Captura en color i doble cara.
- Detecció automàtica de la pàgina si és en color, escala de grisos o blanc i negre i millora automàtica.
- Detecció de pàgines en blanc amb l’anàlisi del contingut sense utilització de llindars de mida.
- Generació automàtica de documents PDF / A i inclusió de les metadades dins el document.
- Digitalització, generació i enviament dels documents en memòria (no es guarda res disc).
- Separació de documents mitjançant fulls separadors.
- Signatura delegada a mòduls externs en compliment de les polítiques de signatura segons paràmetre indicat en la trucada.
- La transmissió entre l’escàner i l’ordinador es realitza via TWAIN.
- Integració amb Documenta com a repositori documental i el mòdul MGCE per a la signatura digital.
- Capacitat d’utilitzar equips multifuncionals en xarxa i de sobretaula amb opció de mostrar o amagar equips a l’usuari.
- Visor de les imatges digitalitzades i, eliminació de les pàgines en blanc (amb possibilitat de recuperar-les).
- Eliminació automàtica dels documents enviats a sistemes externs en cas que el document superi un llindar indicat a la crida del procés.
- Notificació del resultat del procés de digitalització a una adreça indicada com a paràmetre.
- Informar l’usuari del nombre de pàgines digitalitzades, fulls separadors, fulls en blanc, pàgines amb contingut, mida de cada document generat i, de tots els documents processats durant la sessió d’escaneig.
Descobriu tot el que podem fer per la vostra empresa
Som fabricants i totes les nostres solucions estan sempre a la darrera per oferir el millor sigui quin sigui el seu sector.
REUNIÓ EXPRÈSContacti amb el nostre equip de vendesSi vols que t'expliquem més, escriu-nos!
UAB
Cas d'èxit I Sector universitats i educació
UAB
CÒPIA AUTÈNTICA A PARTIR DE DOCUMENTS EN FORMAT ELECTRÒNIC
La Universitat Autònoma de Barcelona és una de les universitats més prestigioses del nostre país amb més de 35.000 estudiants* entre estudiants de grau, de qualsevol de les seves tipologies de màster i programes de doctorat cada any.
Es va implementar la solució Doceo eCopia per gestionar la documentació del Departament de Psicologia i, d’aquesta forma, optimitzar el treball diari durant el calendari lectiu.
És per això que destaquem de Doceo eCopia les següents característiques:
- Ràpida revisió del contingut del document PDF.
- Àgil assignació de les metadades.
- Obtenció d’un document PDF amb les metadades, signatura digital i de temps.
- Compliment de la normativa vigent.
- Configuració molt senzilla i intuïtiva per a una ràpida adaptació de el personal.
* Dades de la web www.uab.cat a setembre de 2020.
La solució Doceo eCopia es va implementar durant el mes de novembre del 2019.
Descobriu tot el que podem fer per la vostra empresa
Som fabricants i totes les nostres solucions estan sempre a la darrera per oferir el millor sigui quin sigui el seu sector.
REUNIÓ EXPRÈSContacti amb el nostre equip de vendes
