Cas d´èxit I xxxxxxxxxxx
SUMAR | Serveis Públics d'Acció Social de Catalunya
Signa xxxxxxxxxxxxxxxxx
Sumar xxxxxxxxxxxxxxx
- A propòsit de SUMAR, Serveis Públics d'Acció Social de Catalunya
SUMAR és una organització compromesa a millorar la qualitat de vida amb serveis socials innovadors. Col·labora amb el tercer sector i l’administració per fomentar la felicitat i la professionalitat.
Amb visió de lideratge a Catalunya, ofereix serveis com suport a domicili, gestionant serveis i infraestructures socials mitjançant convenis d’encàrrec de gestió. Inicia projectes, selecciona professionals, transforma processos, promou la innovació i millora contínuament els serveis. Comunica millores i reinverteix l’excedent econòmic en serveis socials.
Destaca pel suport a persones que necessiten ajuda a la vida quotidiana a Girona, demostrant un compromís amb la millora dels serveis socials.
- Nosaltres, Doceo Software
Doceo Software som artesans de la gestió d’objectes digitals amb una àmplia experiència en gestió documental i innovació tecnològica.
Amb més de 15 anys d’experiència, proporcionem solucions sofisticades, incloent-hi generació de contingut digital, validació, classificació, reducció de pes i signatura digital i biomètrica vàlida.
Som el principal distribuïdor d’Upland Objectif Lune a Espanya, Portugal i Andorra, líder internacional en solucions d’automatització de processos, composició i captura de dades.
A Doceo Software combinem expertesa i innovació per afrontar les necessitats de gestió documental del segle XXI.
- Quin grau d'innovació presenta tant el desenvolupament de la solució, com la seva implementació per part de l'empresa receptora
S’ha posat en marxa un sistema altament innovador i automatitzat per a la càrrega, distribució i processament de les factures dels proveïdors. Aquest sistema simplifica significativament les operacions relacionades amb la gestió de les factures de proveïdor.
En primer lloc, les factures es descarreguen de manera automàtica des de la bústia de correu electrònic. Posteriorment, es realitza una extracció de les dades contingudes en les factures, i aquestes dades són immediatament verificades. Una vegada verificades, les factures s’envien al gestor documental Doceo Store, on són processades de manera eficaç i eficient.
Un membre de l’equip de SUMAR, reparteix les factures i les encamina a diversos fluxos de treball en funció del seu contingut i altres factors específics de cada factura. Aquests fluxos de treball estan dissenyats per garantir que les factures passin pels procediments adequats i rebin les aprovacions necessàries. El resultat d’aquests processos és la generació automàtica d’un fitxer que és recollit pel sistema ERP de l’empresa, assegurant una integració perfecta de les dades de les factures.
A més de les funcionalitats bàsiques del sistema, s’ha desenvolupat una opció addicional per a la transformació de factures electròniques (factura-e) ja signades, en format PDF. Això permet complir amb les regulacions legals mentre es manté un format amigable per als usuaris durant la consulta de les factures.
En una evolució més recent, s’ha posat èmfasi en l’optimització del processament de les factures que tenen un caràcter urgent. Aquestes factures, una vegada digitalitzades, són prioritzades i processades de manera immediata per garantir que arribin al sistema ERP sense demora.
Recentment, s’ha tingut en compte la complexitat de les factures excepcionals que poden requerir una extracció de dades personalitzada. El sistema està dissenyat per afrontar aquestes situacions i assegurar que les dades es recopilin amb precisió, independentment de la seva complexitat.
- Quin grau de complexitat té, sobretot el desenvolupament, però també la implementació de la solució creada
La complexitat d’aquest sistema rau en la seva adaptabilitat mitjançant diversos mòduls i una sincronització precisa, dissenyant un circuit meticulosament ajustat a les necessitats de SUMAR.
D’aquesta manera, destaquen les següents funcionalitats per la seva innovació i complexitat:
- Identificació automàtica de dades de factura: Les dades de les factures de proveïdors es detecten automàticament, incloent-hi el receptor, el NIF de l’emissor, el número de factura, la data i els imports, sense necessitat de formació prèvia.
- Generació de metadades personalitzades: Les dades de la factura es tradueixen en metadades personalitzades per a la integració amb Doceo Store i el seu posterior processament amb l’ERP. A més, el procés està constantment controlat amb accés restringit i traçabilitat dels documents que no es pot modificar.
- Generació de PDFs des del format XML: El sistema transforma les factures del format XML (que serà obligatori segons la llei “Crea y Crece”, ben aviat) en PDFs fàcils d’entendre i amigables, assegurant la conformitat legal fins que aquest format esdevingui estàndard.
- Gestió avançada de fluxos de treball: La flexibilitat és clau amb la capacitat de crear, modificar i eliminar fluxos de treball per adaptar-se als canvis en les regulacions i a les transformacions internes de l’entitat al llarg del temps.
- Edició avançada de PDFs: Els documents en format PDF generats a partir de l’XML poden ser editats amb funcions com la visualització, subratllat i comentaris, millorant la col·laboració i la comprensió.
- Gestió eficient de documents: Els documents poden ser enviats automàticament a carpetes de comprovació i gestió o bé ser moguts de manera senzilla arrossegant-los i deixant-los anar.
- Administració precisa de perfils d’usuaris i grups: El sistema ofereix una administració detallada dels perfils d’usuaris i grups amb permisos totalment personalitzables, incloent-hi la possibilitat d’accedir a tipus específics de factures o limitar l’accés a dades concretes segons l’usuari o el grup.
- Processament ràpid de factures urgents: S’ha implementat un sistema de processament immediat per a les factures que requereixen una validació urgent. El temps de processament des de l’entrada al sistema fins a l’ERP és de només uns segons.
La robustesa d’aquest sistema ofereix una solució completa i altament personalitzada per a la gestió de les factures dels proveïdors. Aquest sistema optimitza els processos i proporciona un control meticulós sobre les dades i la documentació.
- Quins resultats de millora en la productivitat i l'àmbit econòmic ha aportat la introducció de la digitalització a l'empresa, estalvi energètic, de feina humana
La introducció de la digitalització a l’entitat amb la integració del Doceo Store amb FacCert i eFACT de gestió de factures de proveïdor amb extracció de dades i validació automàtica de Doceo Software, a més de la gestió documental intel·ligent, ha aportat diversos beneficis en termes de productivitat i eficiència econòmica. Aquí tens 6 punts de millora destacats per SUMAR:
- Reducció de la càrrega de treball manual: La digitalització ha eliminat la necessitat de processar manualment les factures de proveïdors, reduint la càrrega de treball humà i permetent als empleats centrar-se en tasques més estratègiques i de valor afegit per als usuaris necessitats.
- Augment de l’eficiència en el processament de factures: Amb l’extracció de dades i la validació automàtica, el processament de les factures s’ha accelerat significativament, reduint els temps de pagament i millorant les relacions amb els proveïdors.
- Estalvi energètic i reducció de paper: La digitalització ha contribuït a una disminució substancial de l’ús de paper i, per tant, ha estalviat recursos naturals i energia associada a la impressió, transport i emmagatzematge de documents en paper.
- Millora de la precisió i la conformitat legal: Els sistemes de gestió de factures digitals ofereixen una major precisió en la identificació de dades i asseguren el compliment de les regulacions legals, evitant errors humans i possibles sancions.
- Accés i recuperació ràpida d’informació: Amb la gestió documental intel·ligent, les factures i altres documents són fàcilment accessibles i recuperables en temps real, el que agilitza la presa de decisions i la resposta a les necessitats dels usuaris.
- Optimització de recursos econòmics: La millora de la productivitat i l’eficiència derivades de la digitalització poden traduir-se en estalvis econòmics significatius a llarg termini.
Aquests estalvis poden optimitzar la gestió de recursos personals i econòmics, per tal que aquests puguin ser reinvertits per aportar serveis addicionals o millorar els existents per a les persones necessitades.
- Quins processos ha permès optimitzar i com
La integració de la solució de Doceo Store amb FacCert i eFACT de gestió de factures de proveïdor amb extracció de dades i validació automàtica, així com la gestió documental intel·ligent, ofereix nombrosos avantatges per a una entitat social centrada a ajudar persones necessitades. Aquesta tecnologia optimitza diversos processos:
- Processament Eficient de Factures: Permet l’extracció i validació automàtica de dades de factures, accelerant el processament i evitant errors humans.
- Estalvi de Temps i Recursos: Redueix substancialment la càrrega de treball manual, permetent als empleats centrar-se en altres tasques crucials.
- Accés Ràpid a Informació: Emmagatzema documents digitalitzats de manera organitzada, facilitant l’accés a la informació rellevant quan sigui necessari.
- Conformitat Legal: Assegura que totes les factures compleixin les regulacions vigents, reduint el risc de sancions i problemes legals.
- Reducció de Costos a Llarg Terminis: Encara que implica una inversió inicial, redueix els costos operatius a llarg termini, com la despesa en paper i impressió.
- Augment de la Transparència: Millora la transparència financera, essencial per a obtenir donacions i subvencions.
- Preses de Decisions Més Informades: Proporciona dades precises i accessibles per prendre decisions financeres i operacionals més informades.
Aquesta integració permet a l’entitat social centrar-se més en la seva missió de proporcionar serveis de qualitat, ja que redueix la càrrega administrativa, minimitza errors i millora la conformitat legal.
Coneix Doceo Store amb el Mòdul FacCert de gestió de factures de proveïdor
xxxxxxxxxxxx
Descobriu tot el que podem fer per la vostra empresa
Som fabricants i totes les nostres solucions estan sempre a la darrera per oferir el millor sigui quin sigui el seu sector.
REUNIÓ EXPRÈSContacti amb el nostre equip de vendes
