Gestión de facturas de proveedor en 2024

abril 22, 2024julio 10, 2026admin

Gestión de facturas de proveedor en 2024 y 2025

Optimizando la eficiencia financiera y cumpliendo con las regulaciones actuales en el contexto empresarial del 2024 y a lo largo del 2025

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Abril 25, 2024

¿CÓMO SE FACTURA EN 2024?

PRÓXIMOS CAMBIOS CLAVES: 2024-2025

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de proveedor?

¿CÓMO LLEVAR UN CONTROL DE PAGOS A PROVEEDORES?

En los próximos años, la gestión y procesamiento de facturas sufrirá una transformación radical en las empresas.

En el dinámico panorama empresarial de 2024, la gestión eficiente de facturas de proveedores se vuelve crucial. Desde la automatización hasta la integración de tecnologías avanzadas, las empresas están adoptando enfoques innovadores para optimizar sus procesos financieros. Descubre cómo las tendencias actuales están dando forma a la gestión de facturas de proveedores en el presente artículo.

¿Cómo se factura en 2024?

En 2024, la facturación en España se ha transformado bajo nuevas regulaciones que priorizan la digitalización.

Las normativas requieren el uso de sistemas electrónicos de facturación, garantizando la autenticidad mediante firmas digitales. Se simplifican los procesos con interoperabilidad entre sistemas y requisitos detallados de información. Además de beneficiar a las empresas, estas medidas facilitan la administración pública.

La Ley 25/2013 establece el marco para la facturación electrónica, mientras que las directivas de la UE, como la 2010/45/UE, influyen en las regulaciones nacionales. Las leyes fiscales, como la del IVA, establecen requisitos específicos, y las normativas técnicas, como las de la Agencia Tributaria, definen estándares tecnológicos para asegurar la validez de las facturas electrónicas.

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Próximos Cambios Claves: 2024-2025

Adopción de sistemas electrónicos de facturación: Las nuevas regulaciones priorizan la utilización de sistemas electrónicos para la emisión de facturas, dejando atrás el papel.
Facturas electrónicas firmadas digitalmente: Se requiere que las facturas electrónicas sean firmadas digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad.
Interoperabilidad entre sistemas: Se implementan medidas para facilitar la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación electrónica, simplificando los procesos administrativos.
Requisitos detallados de información: Se establecen requisitos detallados sobre la información que debe incluirse en las facturas electrónicas, asegurando su validez y cumplimiento normativo.
Mejora de la eficiencia y reducción del fraude fiscal: Estos cambios buscan mejorar la eficiencia en la gestión de facturas y reducir el fraude fiscal, beneficiando tanto a las empresas como a la administración pública.
Marco legal y técnico establecido: La Ley 25/2013 y la Directiva 2010/45/UE del Consejo establecen el marco legal y técnico para la implementación de estos cambios en la facturación electrónica en España.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de proveedor?

La Ley General Tributaria establece plazos tanto para la expedición como para el envío de facturas y, además, requiere la conservación de estas durante un período de cuatro años según el artículo 29.2.

Estas facturas son esenciales para la deducción de gastos, algunos de los cuales pueden justificarse con documentos alternativos. Por ejemplo, el recibo bancario es válido para deducir la cuota de autónomos. Se deben conservar en formato electrónico preferiblemente (en papel, de momento está permitido, pero en breve no será legal) o, garantizando el acceso inmediato por parte de Hacienda, la integridad de su contenido y su legibilidad.

Aunque el plazo general de conservación es de cuatro años, hay casos excepcionales que requieren conservarlas por más tiempo, como las facturas relacionadas con bienes amortizables o gastos que dan derecho a deducciones y bonificaciones.

¿Cómo llevar un control de pagos a proveedores?

Registro detallado: Mantén un registro detallado de todas las transacciones financieras relacionadas con los proveedores, incluyendo la fecha de pago, el monto, el proveedor y el concepto.
Uso de herramientas digitales: Considera el uso de software de gestión financiera que facilite el seguimiento de pagos a proveedores. Estas herramientas pueden automatizar procesos y generar informes detallados.
Establecimiento de plazos: Define plazos claros para el pago de facturas y asegúrate de cumplir con ellos. Esto ayudará a mantener una buena relación con los proveedores y evitar posibles penalizaciones por pagos tardíos.
Reconciliación de cuentas: Realiza reconciliaciones periódicas de cuentas para asegurarte de que los registros de pagos coincidan con las facturas emitidas por los proveedores.
Comunicación abierta: Mantén una comunicación abierta y fluida con los proveedores en caso de discrepancias o retrasos en los pagos. Esto ayudará a resolver cualquier problema de manera rápida y eficiente.

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Registro de entrada y salida de documentos obligatorio

abril 19, 2024julio 10, 2026admin

Registro de entrada y salida de documentos obligatorio

Cumple con la normativa vigente y controla el ciclo de vida documental desde su recepción hasta su archivo definitivo

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Requisitos Legales para el Sector Público y Organizaciones del Tercer Sector

¿Por qué es obligatorio?

Beneficios de un sistema de registro automatizado

Control del ciclo de vida documental

Doceo Reg, Registro de entrada y salida

Contacta con un experto

En el ámbito de la gestión administrativa, la implementación de soluciones de registro de entrada y salida automático se ha vuelto crucial para mejorar la eficiencia y la transparencia en las organizaciones. Este artículo explora la importancia y los beneficios de estas soluciones, así como los requisitos legales asociados para el sector público y las organizaciones del tercer sector.

Requisitos Legales para el Sector Público y Organizaciones del Tercer Sector

¿Por qué es obligatorio?

El registro de entrada y salida de documentos es una obligación legal y operativa para las administraciones públicas, entidades del sector público y, en algunos casos, empresas privadas que gestionan procedimientos administrativos o datos de terceros. Esta obligación está regulada por diversas normativas que establecen la necesidad de garantizar la trazabilidad documental, la transparencia y el acceso a la información.

Normativa vigente aplicable

1. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP):

Artículo 16.1: establece que toda administración debe tener un registro general electrónico de entrada y salida de documentos, donde se anoten todos los documentos que se reciban o salgan.
Artículo 16.4: señala que los registros deben permitir constatar la fecha y hora de presentación, así como la identidad del remitente, el órgano destinatario y la información esencial del documento.
Además, deben mantenerse mecanismos que garanticen la autenticidad, integridad y conservación de los documentos registrados.

2. Real Decreto 203/2021, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos:

Refuerza la obligación de mantener registros electrónicos y los requisitos que deben cumplir, tanto en formato como en interoperabilidad con otras plataformas del Estado (como el Sistema de Interconexión de Registros – SIR).

3. Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD):

Aunque no regulan directamente el registro documental, sí exigen medidas para garantizar la trazabilidad y el control sobre los datos personales, especialmente en el caso de documentos que contengan información confidencial, sanitaria, laboral, etc.

¿A quién aplica esta obligación?

Administraciones Públicas: estatal, autonómica, local, universidades públicas, etc. Todas están obligadas a disponer de registros electrónicos que documenten el flujo de información.
Entidades del sector público institucional: como consorcios, fundaciones públicas o empresas con participación pública mayoritaria.
Empresas privadas:

Cuando gestionan servicios públicos por concesión.
Cuando actúan como encargados del tratamiento de datos para entidades públicas.
Cuando participan en procedimientos administrativos, licitaciones o procesos sujetos a supervisión administrativa.

En estos casos, aunque el registro de entrada/salida puede no ser obligatorio per se, sí se exige trazabilidad documental, integridad de la información y cumplimiento de los plazos establecidos en los procedimientos.

¿Qué implica su cumplimiento?

Cumplir con esta normativa supone:

Disponer de un sistema de registro actualizado, accesible y seguro.
Garantizar la identificación del documento, fecha/hora de entrada o salida, remitente, destinatario y canal utilizado.
Poder demostrar documentalmente el tratamiento recibido por cada documento.
Facilitar la interoperabilidad entre sistemas, especialmente si se participa en plataformas públicas.
Evitar sanciones administrativas por pérdida de documentación, mal uso de datos o incumplimiento de plazos legales.

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Beneficios de un sistema de registro automatizado

La automatización del registro de entrada y salida conlleva numerosos beneficios aparte del cumplimiento de la legalidad:

Reducción de errores.
Optimización de los tiempos de respuesta,
Mejora de la seguridad de la información
Simplificación de los trámites administrativos.

Además, facilita la integración con otros sistemas de gestión documental y la generación de informes para la toma de decisiones.

Al seleccionar una solución de registro automático, es crucial considerar la facilidad de uso, la capacidad de personalización, la compatibilidad con otros sistemas, la seguridad de los datos y el respaldo técnico proporcionado por el proveedor.

Control del ciclo de vida documental

El ciclo de vida documental es el conjunto de etapas por las que pasa un documento desde su creación o recepción hasta su archivo definitivo o eliminación. Controlarlo no solo mejora la eficiencia interna, sino que garantiza el cumplimiento normativo, la seguridad jurídica y la trazabilidad de la información.

Un sistema de gestión documental eficaz permite automatizar y supervisar todas estas fases, asegurando que cada documento esté donde debe estar, accesible para quien lo necesita y protegido frente a accesos indebidos o pérdidas.

Ventajas del control integral

Un control riguroso del ciclo de vida documental:

Evita riesgos legales y pérdida de información.
Mejora la transparencia y la rendición de cuentas.
Optimiza el espacio y los recursos.
Facilita auditorías y procesos internos.
Permite una mejor toma de decisiones, basada en datos documentados.

El proceso

1. Recepción o creación del documento

Esta es la etapa inicial. El documento puede:

Ser recibido desde el exterior (correo electrónico, registro de entrada, sede electrónica, etc.).
Ser creado internamente (actas, presupuestos, informes, formularios administrativos, etc.).

En esta fase, es imprescindible registrar:

La fecha y hora exactas de entrada o creación.
El origen del documento (quién lo envía o crea).
Su tipología, clasificación y destinatario interno.

Este registro garantiza la trazabilidad desde el primer momento y activa el circuito documental correspondiente.

2. Tramitación o uso activo

Durante esta fase el documento es consultado, modificado, validado, firmado o utilizado en un proceso administrativo o productivo. Aquí se gestionan:

Accesos controlados por rol o nivel de responsabilidad.
Versionado del documento para evitar errores o duplicidades.
Seguimiento de acciones realizadas sobre el documento (edición, aprobación, traslado, etc.).

Un buen sistema de gestión documental registra automáticamente estos cambios y permite reconstruir el historial completo de cada documento.

3. Conservación y archivo activo

Una vez utilizado, el documento pasa a una fase de conservación activa, en la que ya no se modifica, pero aún puede ser consultado regularmente. En esta etapa se debe:

Asegurar su integridad, protección y accesibilidad.
Determinar si debe conservarse en soporte digital, físico o híbrido.
Cumplir con los plazos legales de conservación, que varían según el tipo de documento (laborales, fiscales, administrativos, etc.).

La normativa, como la LOPDGDD o la Ley de Archivos, establece plazos específicos para muchos documentos, y es fundamental cumplirlos para evitar sanciones o pérdidas de información relevante.

4. Archivo definitivo o eliminación

Superado su periodo de conservación activa, el documento puede:

Pasar al archivo definitivo, si tiene valor histórico, legal o probatorio.
Ser eliminado de forma segura, si ya ha cumplido su función y la normativa lo permite.

En ambos casos, es esencial:

Aplicar criterios archivísticos y técnicos.
Dejar constancia del proceso con metadatos y comprobantes de eliminación o transferencia.
Garantizar la destrucción segura de documentos con datos personales o confidenciales (por ejemplo, mediante trituración certificada o eliminación criptográfica).

Doceo Reg (In-N-Out Documents) es la solución avanzada de registro documental que garantiza el control total sobre los movimientos de entrada y salida de documentos en cualquier organización. Automatiza el registro, asegura la trazabilidad y cumple con la normativa vigente en materia de gestión documental.

Seguridad, trazabilidad y cumplimiento normativo

Con Doceo Reg, cada documento queda vinculado automáticamente a un registro de entrada o salida, con código único, metadatos y sellado de tiempo (timestamp). Además, genera un resguardo de presentación de registro, lo que permite probar el momento exacto en el que se ha producido el intercambio documental.

Esta solución garantiza el cumplimiento de la ley gracias a:

Generación de copia auténtica digital de documentos en papel, con plenas garantías legales.
Certificaciones de seguridad: ISO/IEC 27001 y Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
Posibilidad de aplicar la firma electrónica y el sellado de tiempo conforme al Reglamento eIDAS.

Funcionalidades destacadas

Historial completo de acciones: visualiza en todo momento quién ha accedido, modificado o validado un documento.
Búsqueda avanzada: por contenido, por estado o por código de registro, ya sea total o parcial.
Control del ciclo de vida: desde la entrada hasta el archivo, con opción de vincular documentos y registros relacionados.
Formularios personalizados: para la creación y clasificación rápida de documentos.
Validación y circuitos internos: flujos entre bandejas con sistema drag & drop, ágil e intuitivo.
Gestión de permisos y roles: configuración granular para garantizar el acceso seguro según perfil.
Un único entorno para la gestión documental segura
Doceo Reg centraliza la documentación de entrada y salida y la integra con el repositorio documental corporativo. Así, facilita no solo el cumplimiento normativo, sino también la mejora de procesos, la transparencia y la eficiencia administrativa.

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Reglamento verifactu: Lo que necesitas saber para elegir el mejor software

diciembre 22, 2023julio 10, 2026admin

Actualizado 2026

Reglamento verifactu: Todo Lo que necesitas saber

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¿Usuarios Obligados y Exentos del Reglamento Verifactu?

¿Qué es Verifactu, cómo funciona y cuáles son sus objetivos?

Este es el calendario definitivo de implantación y beneficios del sistema Verifactu

¿Cómo está la normativa a fecha de hoy?

Contacta con nosotros y te contamos más

Aviso oficial

A fecha 2 de diciembre, y cuando faltaba un mes para la entrada en vigor de la ampliación de Verifactu, Hacienda ha anunciado el aplazamiento de su aplicación hasta el 1 de diciembre de 2017.

¿Usuarios obligados a cumplir con el Reglamento Verifactu?

El Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que estarán obligados a su cumplimiento los siguientes usuarios:

Los desarrolladores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación, quienes deberán generar soluciones que se ajusten a los requisitos técnicos especificados en la normativa.
Las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades, con excepción de aquellas que se encuentren total o parcialmente exentas.
Los contribuyentes del impuesto sobre la renta de las personas físicas que desarrollen actividades económicas.
Los sujetos pasivos del impuesto sobre la renta de no residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Estas obligaciones afectan tanto a la emisión de facturas completas como a las facturas simplificadas, en el ámbito tanto del B2B como del B2C.

Es importante destacar que la normativa es de aplicación en todo el territorio nacional, incluyendo Canarias, Ceuta y Melilla, con las particularidades que les son propias en materia de impuestos indirectos.

¿Quién está exento?

El Verifactu afecta a todas las empresas y autónomos obligados a emitir facturas, excepto:

Las empresas que están exentas de facturación.
Las empresas que desarrollan actividades en el sector agrícola, ganadero y pesquero, que están exentas del (IVA).
Quienes ya estén bajo el SII.
Los territorios de régimen fiscal foral como País Vasco y Navarra.

Hasta finales de 2025 se ha dicho mucho que no es obligatorio: ¿QUÉ SIGNIFICA REALMENTE QUE VERIFACTU NO SEA OBLIGATORIO?

Aunque se habla mucho de VERIFACTU en relación con el Real Decreto 1007/2023, conocido como Reglamento de facturación, el envío automático obligatorio de los registros de facturación a la Agencia Tributaria (modalidad VERIFACTU) aún no es exigido para todas las empresas.

El reglamento establece dos modalidades para cumplir con las nuevas obligaciones:

Modalidad VERIFACTU: el sistema envía automáticamente los registros de facturación a la AEAT.
Modalidad no VERIFACTU: no se envían automáticamente, pero el sistema debe garantizar integridad, conservación, inalterabilidad, trazabilidad y otros requisitos técnicos de seguridad.

¿Qué significa que VERIFACTU no sea obligatorio?

Actualmente existe una aplicación gratuita, muy sencilla y con algunas limitaciones, apta para aquellas empresas o autónomos con un número muy reducido de facturas mensuales:
Agencia Tributaria – VERIFACTU

Aunque aún no es obligatorio, se prevé una futura transición hacia su obligatoriedad generalizada. Es importante tener en cuenta que las empresas que no se adhieran a VERIFACTU podrían convertirse en objetivo de inspecciones.

¿Qué es Verifactu, cómo funciona y cuáles son sus objetivos?

Aunque a menudo se confunden, VERIFACTU y la factura electrónica no son lo mismo.

Los sistemas de emisión de facturas verificables (Veri*factu) son aquellos que cumplen con las obligaciones de facturación establecidas por el Reglamento complementario a la ley Antifraude.

¿Cómo debe ser una factura Verifactu?

El término «Verifactu» se refiere a un sistema de facturación en el cual la factura emitida debe incluir la palabra «Verifactu».

Este concepto implica la verificación de la factura a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT).

Las facturas simplificadas, como los tiques, también deben cumplir con los requisitos del software de facturación, al igual que las facturas completas. Esto se aplica tanto en transacciones B2B (business-to-business) como B2C (business-to-consumer).

La importancia del código QR en verifactu

Las facturas Verifactu y no Verifactu incluirán un Código QR con ciertos datos. Este código recopila los datos principales de la factura y permite su verificación.

¿Qué pasa con las facturas electrónicas bajo la ley Crea y Crece? Las facturas electrónicas si contienen el código QR igualmente debe indicar al lado el URL. Y las que no pueden incluir el código QR directamente, por lo menos deben proporcionar una URL con los datos necesarios.

CÓMO FUNCIONA VERIFACTU

Las empresas y autónomos pueden cumplir con Verifactu enviando registros de facturación a la Agencia Tributaria.

El Verifactu es una palabra que debe aparecer en la propia factura. Esta palabra indica que la factura es verificable en la sede electrónica de la AEAT.

¿Quién la verifica? Cualquier cliente puede escanear el código QR de la factura con una aplicación móvil. Al hacerlo, preguntará a la AEAT si la factura ha sido declarada, y la AEAT confirmará si es así. Esta funcionalidad otorga transparencia y confianza al proceso de facturación.

¿QUÉ ES VERIFACTU Y QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?

Aunque a menudo se confunden, VERIFACTU y la factura electrónica no son lo mismo.

¿Qué es la factura electrónica?

Regula cómo se envían y reciben las facturas.
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) regula quién y cómo debe emitirse la factura electrónica y en qué relaciones comerciales (principalmente B2B).

¿Qué es VeriFactu?

Regula cómo se generan las facturas.
El Real Decreto 1007/2023 regula obligatoriamente los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación para empresas y autónomos en España, sean electrónicos o no.

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Este es el calendario definitivo de implantación y beneficios del sistema Verifactu

Calendario actualizado de Verifactu:

29 de julio de 2025: Todos los softwares de facturación deberán cumplir con la normativa técnica establecida en el Real Decreto 1007/2023.
1 de enero de 2027 (previsto): Comienza la obligatoriedad de la factura electrónica para empresas (personas jurídicas), según la Ley Crea y Crece.
1 de julio de 2027 (previsto): La obligatoriedad se extiende a los autónomos (personas físicas).

Beneficios del Sistema Verifactu

Transparencia y Confianza: El sistema permite que los clientes verifiquen si las facturas han sido declaradas a la AEAT mediante un código QR. Esto aumenta la confianza en las transacciones comerciales.
Eficiencia Operativa: Los datos de las facturas pueden ser descargados automáticamente desde la sede electrónica de la AEAT e integrados en los sistemas de gestión de las empresas, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
Control y Cumplimiento: Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, al asegurar que todas las facturas emitidas están registradas y declaradas correctamente.
Reducción del Fraude: Al garantizar que todas las facturas son verificables, se reduce significativamente el riesgo de fraudes fiscales.

¿Cómo está la normativa a fecha de hoy?

Situación Actual de la Normativa de Facturación

La normativa de facturación en España está en un momento de transición. El Real Decreto 1007/2023, que regula las obligaciones de facturación, ha sido aprobado y se encuentra en proceso de implementación.

Sin embargo, aún falta la aprobación del reglamento que desarrolla los requisitos técnicos para los sistemas informáticos de facturación, incluyendo el Verifactu (también hablamos indirectamente de la Ley Crea y Crece).

Reglamento de Facturación

El reglamento de facturación ha sufrido un retraso debido a la necesidad de obtener el visto bueno de la Comisión Europea. Recientemente, ha sido aprobado por el Consejo de Estado y ahora se encuentra en proceso de publicación.

Órdenes Ministeriales

Una vez publicado el reglamento, se espera la publicación de las órdenes ministeriales que desarrollarán los detalles de la normativa. La orden ministerial sobre el Verifactu está prácticamente lista y se espera que sea publicada pronto. La orden ministerial sobre la factura electrónica, por otro lado, se publicará después de la publicación del reglamento.

Información Adicional

Además de las órdenes ministeriales, se espera la publicación de una orden que proporcionará información adicional sobre los requisitos del software y el Verifactu. Esta orden incluirá FAQs (Preguntas Frecuentes) que serán muy útiles para las empresas que necesitan entender mejor los requisitos técnicos.

La agencia tributaria ya ha preparado una batería de consultas relacionadas con el software y el Verifactu. Estas consultas se han ido presentando y se incorporarán también los temas de la factura electrónica. La sede electrónica de la agencia tributaria habilitará un apartado para ampliar información sobre estos temas.

La normativa de facturación en España está en un momento de transición, pero se espera que pronto se publiquen las órdenes ministeriales y la orden que proporcionará información adicional sobre los requisitos del software y el Verifactu.

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Preguntas frecuentes del control horario de la empresa

octubre 31, 2023julio 10, 2026admin

La transformación digital en las pymes

¿Qué entendemos como transformación digital en la empresa?

La transformación digital empresarial implica integrar tecnologías digitales en todos los aspectos organizativos para mejorar la eficiencia y ofrecer una experiencia del cliente mejorada. Además de adoptar nuevas tecnologías, implica cambios culturales y mentales, promoviendo la colaboración y agilidad en la toma de decisiones. Incluye el uso estratégico de herramientas como inteligencia artificial, análisis de datos y automatización para optimizar procesos.

El objetivo es mejorar la competitividad al proporcionar productos y servicios personalizados y eficientes, adaptados a las demandas del mercado. Además, permite a las empresas anticipar tendencias y estar preparadas para los cambios futuros en un entorno digital en constante evolución.

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN LAS EMPRESAS DE MODELO TRADICIONAL

En España, algunas actividades empresariales que históricamente han mostrado resistencia a la transformación digital incluyen sectores tradicionales y actividades económicas arraigadas en modelos de negocio convencionales. Algunos ejemplos de industrias que a menudo son más reticentes a la transformación digital incluyen:

Industria Agrícola: Las explotaciones agrícolas y ganaderas pueden mostrar resistencia debido a la naturaleza tradicional de la agricultura y las prácticas arraigadas en métodos tradicionales.
Construcción y Obras Públicas: Empresas en este sector a menudo han sido lentas para adoptar nuevas tecnologías debido a la naturaleza física y práctica de su trabajo. Sin embargo, están comenzando a adoptar tecnologías como Building Information Modeling (BIM) y software de gestión de proyectos.
Pequeño Comercio Tradicional: Tiendas locales y pequeños negocios minoristas pueden resistirse a la transformación digital debido a la falta de conocimientos tecnológicos y recursos financieros limitados.
Turismo y Hostelería: Aunque algunas empresas en esta industria han adoptado la tecnología para reservas en línea y gestión de clientes, muchas pequeñas empresas pueden no estar completamente digitalizadas debido a la falta de recursos o la resistencia al cambio.
Industria Textil y de la Moda: Empresas de moda y textiles pueden ser reticentes debido a la naturaleza creativa y artesanal de la industria, aunque la digitalización está ganando terreno en áreas como el comercio electrónico y el diseño asistido por ordenador.
Servicios Profesionales Tradicionales: Profesionales como abogados, notarios y contadores a veces muestran resistencia debido a la necesidad de mantener la confidencialidad y la tradición en sus prácticas laborales.

Las herramientas digitales que son más necesarias para una pequeña y mediana empresa (PYME) pueden variar según la industria y las necesidades específicas de la empresa. Sin embargo, algunas herramientas digitales generalmente útiles para las PYME incluyen:

Sistemas de Gestión Empresarial (ERP)
Software de Gestión Documental
Herramientas de Gestión de Proyectos
Sistema de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM)
Plataformas de Comercio Electrónico
Herramientas de Marketing Digital
Herramientas de Analítica Web
Herramientas de Colaboración en Línea u oficina virtual
Seguridad Cibernética
Plataformas de Reservas y Citas en Línea

Pasos para llevar a cabo la transformación

Análisis antes de empezar

Conocimiento de cada miembro de la organización en cada una de sus tareas. ¿Qué plazos tiene?, ¿Cuándo tarda en…?, ¿Con qué finalidad…? Son algunas de las preguntas que se deben hacer.
Necesidades que surgen una vez hemos analizado cada una de las tareas de los miembros. Siempre basándonos en los objetivos estratégicos que tenga la empresa.
Formación de los miembros de la empresa. Es muy importante para una óptima transformación que todos sus miembros estén formados y capacitados. No debemos olvidar que los trabajadores son el centro de la transformación. Usar soluciones fáciles e intuitivas va a facilitar la formación de los empleados, pero siempre vamos a tener que considerar este punto.
Automatización de los procesos que pueden ser automatizados. Este dato lo obtendremos del análisis de conocimientos de las tareas y de las necesidades que surjan.
Identificación de las herramientas oportunas y que mejor se adaptan a nuestra empresa. En este punto es muy importante un buen asesoramiento porque hoy día hay infinidad de herramientas y no todas hacen lo que prometen hacer. Debemos optar por demostraciones de las soluciones más que dejarnos llevar por la información que nos pueda ofrecer una web. La ayuda de un experto puede ser crucial para ahorrarnos disgustos y muchas horas de búsquedas por internet.
Análisis de datos que nos ofrecen las herramientas. Este punto es esencial para saber lo bien que lo estamos haciendo o si, por lo contrario, necesitamos implantar cambios.

Conoce tareas y las necesidades de tu empresa

Analizar las tareas y necesidades de una empresa es un proceso crucial para identificar áreas de mejora, optimizar operaciones y maximizar la eficiencia. Aquí hay algunos pasos para realizar un análisis detallado:

Entrevistas y Evaluación del Personal

Realizar entrevistas con empleados para entender sus tareas diarias, desafíos y sugerencias de mejora.
Evaluar las habilidades y competencias del personal para identificar necesidades de capacitación o contratación adicional.

Mapeo de Procesos y Análisis de Eficiencia

Documentar y analizar los procesos internos para identificar redundancias y cuellos de botella.
Evaluar la eficiencia de las tareas existentes, identificando aquellas que podrían beneficiarse de la automatización o la mejora tecnológica.

Feedback del Cliente y Análisis de Mercado

Recopilar comentarios de los clientes para comprender sus necesidades y expectativas.
Analizar datos de mercado para identificar tendencias y demandas, ajustando las tareas de la empresa en consecuencia.

Evaluación de Tecnologías y Herramientas

Revisar las herramientas y tecnologías utilizadas en la empresa para determinar si están alineadas con las necesidades del negocio.
Identificar soluciones tecnológicas que puedan mejorar la productividad y eficiencia en las tareas cotidianas.

Análisis FODA y Planificación Estratégica

Realizar un análisis FODA para identificar fortalezas internas, debilidades, oportunidades y amenazas externas.
Desarrollar una estrategia a corto y largo plazo que aborde las necesidades identificadas, estableciendo metas claras y acciones concretas para mejorar las tareas y operaciones de la empresa.

En las PYMES, algunas tareas habituales pueden resultar irrelevantes y consumir tiempo que podría utilizarse de manera más eficiente. Estas tareas pueden ser automatizadas con software, permitiendo a los empleados enfocarse en actividades que generan más valor para la empresa. Algunas de estas tareas incluyen:

Gestión Manual de Hojas de Cálculo: Tareas como la introducción manual de datos en hojas de cálculo pueden automatizarse utilizando software de contabilidad o sistemas de gestión empresarial (ERP), eliminando errores humanos y ahorrando tiempo.
Seguimiento de Facturas y Pagos: Automatizar el proceso de facturación y seguimiento de pagos mediante software de facturación electrónica. Estos sistemas pueden enviar recordatorios automáticos a los clientes sobre pagos pendientes y rastrear los pagos recibidos.
Gestión de Inventarios: Utilizar sistemas de gestión de inventarios automatizados que rastreen automáticamente los niveles de stock, realicen pedidos cuando sea necesario y ayuden a evitar la pérdida de ventas debido a la falta de existencias.
Programación y Gestión de Citas: Implementar herramientas de programación en línea que permitan a los clientes programar sus propias citas. Estos sistemas pueden enviar recordatorios automáticos y sincronizar las citas con el calendario de la empresa.

¿Qué ventajas supone la automatización de tareas?

La automatización de tareas en una empresa conlleva numerosas ventajas, entre las que se incluyen:

Aumento de la Eficiencia: La automatización permite realizar tareas de forma más rápida y precisa, reduciendo el tiempo necesario para completar procesos y aumentando la eficiencia operativa.
Reducción de Errores: Al minimizar la intervención humana, se reducen los errores y las inconsistencias en los procesos, lo que lleva a una mayor precisión y calidad en las operaciones empresariales.
Ahorro de Tiempo y Recursos: Al automatizar tareas repetitivas y tediosas, los empleados pueden dedicar su tiempo a actividades más estratégicas y de mayor valor, lo que mejora la productividad general de la empresa.
Optimización de Costos: La automatización puede reducir los costos operativos al eliminar la necesidad de empleados para ciertas tareas, lo que contribuye a la optimización de los recursos financieros de la empresa.
Mejora en la Experiencia del Cliente: La automatización permite respuestas rápidas y precisas a las consultas y necesidades del cliente, mejorando la experiencia del cliente y fortaleciendo las relaciones con ellos.

Estas ventajas no solo mejoran la eficiencia interna y la productividad, sino que también contribuyen a una experiencia del cliente mejorada y a una posición competitiva más fuerte en el mercado.

3 consejos para identificar las mejores herramientas

Identificar las mejores herramientas de transformación digital para una empresa es crucial para el éxito de la implementación. Aquí hay tres consejos clave para ayudarte a tomar decisiones informadas y encontrar la solución más adecuada para tus necesidades:

Definir Claramente tus Requerimientos: Antes de buscar herramientas, identifica los objetivos específicos que quieres lograr con la transformación digital. ¿Necesitas mejorar la gestión de clientes, optimizar procesos internos o aumentar la eficiencia operativa? Al tener claras tus necesidades, podrás buscar herramientas que se alineen con tus objetivos.
Pedir Demostraciones y Ser Crítico: Solicita demos y pruebas gratuitas de las herramientas que estás considerando. Durante las demostraciones, haz preguntas detalladas sobre cómo el software abordará tus necesidades específicas. No dudes en ser crítico y profundizar en los detalles. Pregunta sobre casos de uso similares y solicita referencias de clientes. Evalúa la interfaz de usuario, la facilidad de uso y la capacidad de personalización del software.
Explorar Alternativas Menos Conocidas: No te limites a las soluciones más conocidas del mercado. A veces, las soluciones menos conocidas pueden ofrecer funcionalidades más específicas y personalizadas para ciertos sectores o tipos de empresas. Investiga y explora opciones menos populares pero especializadas que puedan adaptarse mejor a tus necesidades únicas. Lee reseñas, busca testimonios de clientes y consulta a expertos en la industria para obtener recomendaciones.

Recuerda que cada empresa es diferente, por lo que una herramienta que funciona bien para una organización puede no ser la mejor opción para otra. Al ser claro acerca de tus necesidades y ser crítico durante el proceso de evaluación, estarás mejor equipado para encontrar la herramienta de transformación digital que se adapte perfectamente a tu empresa.

¿Cómo me ayuda el análisis de datos a mejorar?

El análisis de datos puede ser increíblemente beneficioso para las PYMEs y autónomos, ya que proporciona información valiosa que puede utilizarse para tomar decisiones más informadas y estratégicas.

Aquí te explico cómo el análisis de datos puede ayudarte a mejorar tu negocio:

Comprender a tus clientes: Analizar datos clientes mejora personalización, experiencia, y estrategias de marketing para impulsar eficacia y satisfacción.
Optimizar operaciones: El análisis de datos optimiza operaciones, aumenta eficiencia, reduce costos y mejora calidad de productos/servicios.
Mejorar la toma de decisiones: Datos informan decisiones: evalúa productos, fija precios, identifica tendencias y guía expansiones para maximizar oportunidades y minimizar riesgos.
Predecir tendencias y demandas: Análisis predictivo: anticipa demanda, ajusta inventario y estrategias de marketing, previene excedentes o escasez de productos.
Optimizar estrategias de marketing: Analiza campañas de marketing para identificar canales, mensajes y audiencias efectivas, optimizando estrategias y recursos.
Mejorar la Experiencia del Cliente: Al entender mejor a tus clientes a través del análisis de datos, puedes personalizar sus interacciones con tu negocio. Puedes ofrecer recomendaciones de productos personalizadas, proporcionar un servicio al cliente más eficiente y adaptar tu oferta para satisfacer sus necesidades específicas.

Ya sea una PYME o un autónomo, aprovechar el poder del análisis de datos puede marcar la diferencia en el crecimiento y el éxito de tu negocio.

Confían en nuestras soluciones administraciones públicas, pymes y grandes empresas nacionales e internacionales.

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Claves de la ley de control horario papel vs digital

octubre 24, 2023julio 10, 2026admin

las claves de la Ley de Control Horario de Trabajadores: papel vs. digital

El Real Decreto-ley 8/2019, que entró en vigor el 12 de mayo de 2019 en España, establece la obligación para todas las empresas de llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Esta ley tiene como objetivo principal garantizar el control horario para asegurar el cumplimiento de las normativas laborales y la protección de los derechos de los trabajadores.

De acuerdo con esta ley:

Registro Diario: Todas las empresas deben llevar un registro diario de las horas de entrada y salida de cada empleado, independientemente de su contrato o modalidad de trabajo.
Conservación de Registros: Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Sanciones por Incumplimiento: Las empresas que no cumplan con esta obligación pueden enfrentar sanciones económicas impuestas por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

¿Cuáles son las obligaciones y el cumplimiento requeridos por la Ley del Control Horario de Trabajadores en España (2019)?

Doceo Virtual Office con
CONTROL HORARIO

Doceo Control Horario puede añadir gestor documental, y se adapta a las necesidades de tu empresa con módulos específicos (gestor documental con flujos de trabajo, gestión de facturas, albaranes, firma electrónica…).

Disponible en aplicación para móviles, tablets y en la nube para PC.

La ley del control horario de los trabajadores publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) en 2019, concretamente el Real Decreto-ley 8/2019, establece las siguientes obligaciones para las empresas en España:

Registro Diario: Todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de cada empleado, indicando la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo.
Conservación de Registros: Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años. Deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Garantía de Exactitud: Los registros deben reflejar con precisión la hora de inicio y finalización de la jornada laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria establecida en los contratos.
Inclusión de Horas Extra: Si se realizan horas extraordinarias, estas también deben quedar registradas junto con el resto de la jornada laboral.
Control para Empleados a Tiempo Parcial: Los empleados a tiempo parcial deben tener un registro específico que incluya las horas realizadas en cada jornada.
Sanciones por Incumplimiento: Las empresas que no cumplan con estas obligaciones pueden enfrentar sanciones económicas impuestas por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Estas obligaciones están diseñadas para garantizar la transparencia en las horas trabajadas y el cumplimiento de las normativas laborales. Las empresas deben cumplir con estas disposiciones para evitar posibles sanciones y asegurar un ambiente laboral justo y legal. Te recomiendo consultar fuentes oficiales o asesores legales para obtener información actualizada y específica sobre esta ley, ya que las regulaciones pueden haber cambiado desde mi última actualización en septiembre de 2021.

Registro de Jornada Laboral: ¿Papel o Formato Digital, Cuál Es Mejor?

En el mundo laboral actual, surge la pregunta: ¿papel o formato digital para el registro de jornada laboral? Ambos métodos tienen ventajas y desventajas.

El papel es tradicional, pero propenso a errores y pérdidas, mientras que el formato digital ofrece precisión y facilidad de almacenamiento. Las soluciones digitales cumplen con regulaciones legales, simplifican procesos y permiten análisis de datos.

La transición hacia el registro digital es eficiente y efectiva, ofreciendo un seguimiento preciso del tiempo laboral y simplificando los procesos administrativos, aunque la elección debe basarse en las necesidades específicas de cada empresa.

Formato Papel

Ventajas:

Familiaridad: Muchos empleados están familiarizados con el método tradicional en papel, lo que puede facilitar la adopción.
Baja Barrera de Entrada: Requiere menos inversión inicial en tecnología y puede ser adecuado para pequeñas empresas con recursos limitados.

Desventajas:

Propenso a Errores: Los registros en papel son susceptibles a errores humanos y pueden llevar a imprecisiones en los datos.
Dificultad en el Análisis: Analizar grandes volúmenes de datos y extraer información significativa puede ser más complicado con registros en papel.

Formato Digital

Ventajas:

Precisión: Los sistemas digitales ofrecen precisión en el registro, reduciendo errores y garantizando datos confiables.
Facilidad de Análisis: Los datos digitales son fácilmente analizables, permitiendo a las empresas obtener información valiosa para la gestión del tiempo y la productividad.

Desventajas:

Costo Inicial: La implementación de sistemas digitales puede requerir una inversión inicial, aunque actualmente los costes son mucho menores y aportan a la empresa grandes ventajas.

Confían en nuestras soluciones administraciones públicas, pymes y grandes empresas nacionales e internacionales.

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eIDAS y eIDAS 2: Evolución de la Identificación Electrónica en la Unión Europea

septiembre 21, 2023julio 10, 2026admin

eIDAS y eIDAS 2: Evolución de la Identificación Electrónica en la Unión Europea

Septiembre 21, 2023

Firme sus documentos digitales de la misma manera que en papel

Utilice Doceo BioSign F2F para firmar documentos digitalmente de manera similar a la firma en papel, garantizando la validez legal. Con Doceo BioSign Mobile, firme documentos sin necesidad de rúbrica. Doceo BioSign Delivery le permite firmar documentos de entregas en tiempo real, con seguimiento de ubicación y reportes detallados. También, con Doceo BioSign Forms, firme digitalmente como lo haría en papel, asegurando su validez legal.

El Reglamento (UE) 910/2014, conocido como Reglamento eIDAS, establece normas para la identificación electrónica y los servicios de confianza en la UE. La próxima versión, eIDAS 2, busca adaptarse a avances tecnológicos.

eIDAS estableció un marco común en 2016, mejorando la validez de firmas electrónicas. eIDAS 2, aún en negociación, ampliará su alcance, fortalecerá la seguridad y promoverá la creación de identidades digitales sin verificación gubernamental.

La fecha de entrada en vigor de eIDAS 2 es desconocida, pero se espera para después de 2024, y su implementación variará según los Estados miembros. La hoja de ruta proporciona un plan preliminar.

eIDAS 2 introducirá servicios digitales transfronterizos adicionales, mejorará la seguridad y simplificará los procesos de identidad digital y confianza en la contratación pública, mejorando la interoperabilidad entre sistemas nacionales.

eIDAS sentando las bases para la identificación electrónica

El reglamento eIDAS entró en vigor el 1 de julio de 2016. Hasta entonces, la Directiva 1999/93/CE regulaba los servicios de identificación electrónica. Esta normativa reconocía la validez de las firmas electrónicas, que se consideraban equivalentes a las firmas manuscritas y tenían validez en los tribunales. Sin embargo, como sucede con las directivas a nivel europeo, estas son interpretables para cada Estado miembro, por lo que el reconocimiento y la validez de las firmas electrónicas entre diferentes países y sus tribunales era una complicación.

Con la creación del Reglamento eIDAS, se ha logrado una aplicación directa de las normativas y un marco común para todos los Estados miembros. Cabe destacar que aunque el reglamento eIDAS entró en vigor en 2016, algunos de sus requisitos se han implementado de manera gradual siguiendo los plazos establecidos.

Desde su entrada en vigor, eIDAS ha tenido un impacto significativo en el mercado único digital de la UE al establecer un marco para la identificación electrónica, las firmas electrónicas y los servicios de confianza que permiten transacciones electrónicas transfronterizas, seguras y sin fricciones.

¿Qué es eIDAS 2? Hacia una identidad digital

No existe una regulación específica llamada «eIDAS 2». Sin embargo, en septiembre de 2020, la Comisión Europea presentó una propuesta para actualizar el Reglamento eIDAS, comúnmente conocido como «eIDAS 2».

Esta propuesta está actualmente en proceso de negociación en los organismos europeos y aún debe ser adoptada. La propuesta de eIDAS 2 tiene como objetivo actualizar y mejorar el reglamento eIDAS existente para impulsar aún más la transformación digital en la UE y adaptarse a los cambiantes avances tecnológicos y sociales.

¿Cuáles son las diferencias entre eIDAS y eIDAS 2?

Las principales novedades que introducirá eIDAS 2 en comparación con el marco actual del Reglamento eIDAS son:

Ampliar el ámbito de aplicación del reglamento para incluir servicios digitales transfronterizos adicionales, como la autenticación y la identificación de dispositivos.
Fortalecer la seguridad y la privacidad de las identidades electrónicas y los servicios de confianza.
Establecer un marco para la creación y el uso de identidades digitales, conocidas como billeteras de identidad, que permiten a individuos y empresas crear y utilizar identidades digitales sin verificación gubernamental.
Simplificar las identidades digitales y los servicios de confianza en los procesos de contratación pública y mejorar la interoperabilidad entre sistemas nacionales.

¿Cuándo entrará en vigor eIDAS 2?

Todavía se desconoce cuándo entrará en vigor eIDAS 2.0, ya que la propuesta está en proceso de negociación y aún no ha sido adoptada formalmente por la Unión Europea. Sin embargo, la Comisión Europea ha publicado una hoja de ruta para implementar eIDAS 2.

La hoja de ruta establece un calendario para la revisión y adopción del Reglamento propuesto y su implementación por parte de los Estados miembros y los proveedores de servicios de identificación electrónica y servicios de confianza. La propuesta actualmente está en negociación y se espera que dure hasta 2024.

Después de esa fecha, los Estados miembros comenzarán la implementación. Es importante destacar que la hoja de ruta es un plan preliminar y el calendario puede cambiar a medida que avance el proceso de revisión y adopción. Una vez que se adopte el Reglamento eIDAS 2, deberá publicarse en el Diario Oficial de la Unión Europea y entrará en vigor 20 días después de su publicación.

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Transformación Digital en las ONG de España: Centrados en ayudas a las personas

septiembre 15, 2023julio 10, 2026admin

Transformación Digital en ONG de España: Centrados en Ayudar a las Personas

¿Qué soliciones digitales usan las ONG?

La simplificación de los procesos administrativos

¿Qué puede ofrecer el sector privado a su ONG?

CONTACTO

¿Qué exige la ley a las ONG?

En España, la ley que establece la obligación para las ONG de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Esta ley, en su artículo 17, establece que las entidades del sector público, entre las que se incluyen las ONG que reciben financiación pública, deben contar con sistemas de registro y archivo de los documentos.

DESCUBRA DOCEO REG, Registro de entrada y salida

Las ONG en España abrazan la transformación digital para aumentar su impacto social, agilizar procesos internos, gestionar recursos y conectarse con una audiencia más amplia y diversa.

¿Qué soliciones digitales usan las ONG?

Aquí hay algunas formas en que las ONG españolas están abrazando la transformación digital:

Recaudación de fondos online: Las plataformas de donación en línea y las campañas de crowdfunding hacen que sea más fácil que nunca recaudar fondos y llegar a donantes potenciales en todo el país.

Comunicación efectiva: Las redes sociales, los sitios web y el correo electrónico permiten a las ONG comunicarse con sus seguidores y donantes de manera más eficiente, compartiendo historias impactantes y manteniendo a la comunidad informada sobre su trabajo.

Automatización de procesos: La automatización de tareas administrativas libera tiempo y recursos que las ONG pueden destinar a su misión principal: ayudar a quienes más lo necesitan.

Este último punto es mucho más importante de lo que parece y en el que nos vamos a centrar en este artículo.

La simplificación de los procesos administrativos

El informe de la Taula d’entitats del Tercer Sector de Catalunya destaca desafíos técnicos en la presentación de proyectos y propone simplificar los procesos administrativos para entidades sociales y beneficiarios de subvenciones públicas.

Aquí algunas de las demandas incluidas en el informe:

Unificar todos los trámites de la administración de Cataluña en un único portal.
Armonizar todos los trámites y las justificaciones.
Crear un sistema único de registro de documentos actualizable regularmente por parte de la entidad.
Facilitar el acceso a formularios antes de la apertura del proceso de tramitación.
Adaptar los formularios que utilicen formato HTML, reemplazando los formularios únicos en PDF o Word.
Incorporar un sistema de quejas en todos los formularios.

Un portal único y un registro de datos centralizado simplificarían la vida de las ONG en Cataluña al evitar la repetición de información ante la administración. Las empresas tecnológicas pueden proporcionar soluciones internas para mejorar la conexión mientras se espera la mejora del sistema público a largo plazo.

¿Qué puede ofrecer el sector privado a su ONG?

El sector privado TIC puede brindar a su ONG tecnología de vanguardia, asesoramiento en soluciones digitales, capacitación en herramientas tecnológicas y apoyo en la automatización de procesos, fortaleciendo su eficiencia y capacidad para lograr nuestros objetivos humanitarios.

Doceo Software se especializa en gestión digital: contenido, documentos, firma digital, clasificación automática, digitalización masiva, asegurando validez legal. Tenemos diversas soluciones que pueden agilizar tus procesos a la vez que dar cumplimiento a la ley.

Algunos de nuestros puntos fuertes que podemos ofrecer son los siguientes:

Eficiencia en el Trabajo: Este software optimiza la productividad al permitir que personal con poca formación lo utilice fácilmente. Esto significa que las ONG pueden lograr más con menos recursos humanos, liberando tiempo y energía para su misión principal: ayudar a quienes lo necesitan.
Conexión y Colaboración Simplificadas: Facilita la conexión y la integración con sistemas públicos a través de su propia API, lo que agiliza la gestión de información y datos. Esto permite a las ONG trabajar de manera más eficiente y colaborar con otras entidades y organismos públicos de manera más efectiva.
Costo-efectivo y Cumplimiento Legal: A pesar de su eficacia, el software es asequible para las ONG. Además, al simplificar los procesos administrativos y la gestión de documentación, ayuda a las ONG a cumplir con las obligaciones legales sin problemas, lo que les permite centrarse en su misión humanitaria sin preocupaciones burocráticas.

Promover una digitalización transformadora en entidades sociales para reducir la burocracia, centrarse en ayudar a las personas y fortalecer la confianza y transparencia con donantes y la comunidad.

Doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.

Automatización de codificación de entrada y salida de documentos con sellos de tiempo y otros metadatos.
Creación de resguardos de presentación de registros para cada documento.
Seguimiento del origen o destino de cada documento.
Búsquedas de registros e información contenida en ellos, incluyendo búsquedas por estado.
Registro de historial de acciones con detalles sobre quién las realizó, generación de copias digitales de documentos en papel y gestión de repositorio de documentos con formularios, flujos de validación, permisos y roles de usuario configurables, y la capacidad de establecer vínculos entre registros y documentos.

La solucion Doceo Reg, In-N-Out Documents es la solución para el cumplimiento de registro de entrada y salida para toda la documentación de vuestra organización. Al ser desarrolladores, podemos adaptar la solución a vuestras necesidades, ampliando a otras capacidades como control horario, firma biométrica o electrónica, gestor documental con flujos de trabajo automáticos.

Control horario

Un sistema de control horario legal, ágil y sencillo. Registra entradas, salidas, ausencias y vacaciones con un clic y ofrece una app móvil opcional. Cumplimiento normativo garantizado.

Firma electónica

Con doceo BioSign cualquier documento firmado digitalmente, ordenado y con notificaciones es tiempo real. Compatible con todas nuestras soluciones.
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Flujos de trabajo

El sistema es altamente eficiente para intercambiar y clasificar documentos digitales, con opciones de clasificación rápida mediante sellos digitales y automatizaciones.
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La Transformación Digital de las Fundaciones en España

septiembre 4, 2023julio 10, 2026admin

La transformación digital de las fundaciones en España: normativa, retos y soluciones tecnológicas

¿Qué exige la ley de transparencia a las fundaciones?

Transformación Digital

Soluciones para las fundaciones

Ventajas del registro de entrada y salida

CONTACTO

La Ley Crea y Crece ha implementado cambios significativos en la facturación electrónica. Ahora, las facturas electrónicas con firma digital serán obligatorias en transacciones entre empresarios o profesionales.

Obtén más detalles en este artículo.

¿Cómo deberá ser la factura digital según el borrador de la ley Crea y Crece?DESCUBRA DOCEO EFACT, EMISIÓN DE FACTURAS

El 15 de junio, los Ministerios de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de Hacienda y Función Pública presentaron el borrador del Reglamento de Factura Electrónica, un paso clave en la implementación de la Ley «Crea y Crece». Esto indica que las entidades involucradas están coordinando la ejecución del proyecto. Sin embargo, los detalles técnicos aún no están disponibles, y el período de un año para su aplicación no ha comenzado. Este plazo iniciará cuando se publiquen los detalles técnicos y se apruebe oficialmente en el BOE

¿Qué exige la ley de transparencia a las fundaciones?

La Ley de Transparencia se implementó hace más de dos años en el tercer sector, pero sus requisitos apenas afectan a un reducido número de fundaciones y asociaciones en España. Para cumplir con esta ley, una entidad debe cumplir ciertos criterios establecidos en el artículo 3 de la misma: recibir subvenciones públicas superiores a 100,000 euros al año o que los ingresos públicos representen al menos el 40% de sus ingresos anuales, siempre y cuando alcancen los 5,000 euros.

No todas las fundaciones están obligadas a hacer pública esta información, pero sí a presentarla a la administración que lo requiera. Esta información hace referencia a información institucional y organizativa, gestión económica y presupuestaria, información de relevancia jurídica, programación y planificación, contratación pública, actividad subvencional, etc.

Implementación de la Transformación Digital

La transformación digital en el ámbito de las fundaciones implica la adopción de tecnologías avanzadas para mejorar la eficiencia y la accesibilidad de la información. Esto abarca la creación de sitios web interactivos, sistemas de gestión documental y herramientas de comunicación en línea. Además, las fundaciones deben cumplir con regulaciones de privacidad para salvaguardar la confidencialidad de los datos de donantes y beneficiarios.

Un componente clave de esta transformación es la implementación de un sistema de registro digital con copias auténticas y metadatos, lo que fortalece la seguridad, la transparencia y el cumplimiento normativo. Este enfoque simplifica la administración de recursos y genera confianza entre las partes interesadas, fortaleciendo el impacto de las fundaciones en la sociedad.

Soluciones para la gestión documental de las fundaciones

Las soluciones de software que pueden beneficiar significativamente el funcionamiento interno de una fundación son:

Sistema de Gestión de Donantes (DMS – Donor Management System): Este software está diseñado específicamente para ayudar a las fundaciones a rastrear y gestionar las contribuciones de donantes, automatizar procesos de recaudación de fondos y mantener registros precisos de donaciones.

Plataforma de Gestión de Subvenciones: Estas soluciones permiten a las fundaciones simplificar la solicitud, revisión y seguimiento de subvenciones, lo que mejora la eficiencia en la gestión de fondos y fortalece la transparencia.

Software de Registro de entrada y salida: El software de registro de entrada y salida le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización, ordenación y seguimiento de todos los documentos, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas a la administración pública.

Estas soluciones de software no solo mejoran la eficiencia interna, sino que también ayudan a mantener registros precisos y transparentes, lo que es esencial para el funcionamiento exitoso de una fundación.

Ventajas de disponer de un registro de entrada y salida en una fundación

Disponer de un registro de entrada y salida para la documentación digital ofrece numerosas ventajas para las fundaciones:

Transparencia y Auditoría: Permite un seguimiento preciso de todos los documentos que entran y salen de la fundación, lo que facilita la transparencia en la gestión y permite una auditoría más eficaz. Esto es especialmente importante en el ámbito de las fundaciones, donde la rendición de cuentas es esencial.
Eficiencia en la Gestión Documental: Facilita la gestión de documentos al proporcionar un sistema centralizado para registrar y rastrear la documentación. Esto reduce la posibilidad de pérdida de documentos y agiliza los procesos internos, lo que ahorra tiempo y recursos.
Seguridad y Cumplimiento Normativo: Ayuda a garantizar la seguridad de los documentos sensibles. Los registros detallados de entrada y salida son útiles para cumplir con regulaciones de privacidad y protección de datos, lo que reduce el riesgo de incumplimientos normativos.
Acceso y Colaboración: Facilita el acceso rápido y controlado a la documentación por parte de los miembros del equipo. Esto promueve la colaboración eficiente, ya que todos los involucrados pueden acceder a la información relevante en tiempo real, sin importar su ubicación.
Historial y Recuperación de Documentos: Proporciona un historial completo de todos los movimientos de documentos, lo que facilita la recuperación de documentos en caso de pérdida o disputa. Los registros de entrada y salida actúan como una «huella digital» que documenta quién accedió a un documento y cuándo lo hizo.

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Impulsando la eficiencia y la transparencia: la reforma hacia la facturación electrónica

julio 7, 2023julio 10, 2026admin

Impulsando la eficiencia y la transparencia:
la reforma hacia la facturación electrónica

Julio 07, 2023

Ley 18/2022 "Crea y crece"

El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.

CONTACTE CON UN EXPERTO DESCUBRA DOCEO EFACT

¿Cuál es el formato o formatos que propone el borrador de la ley Crea y Crece para la factura electrónica?

El objetivo principal de la reforma de la ley Crea y Crece para la factura electrónica, es reducir costos y liberar recursos a través de la implementación de un sistema de facturación electrónica que cumpla con criterios y principios específicos.

El sistema que la empresa elija deberá proporcionar transparencia en los estados de pago y fomentar la negociación entre las partes. Para lograrlo, es necesario que las plataformas existentes de factura electrónica puedan interconectarse de manera gratuita para promover la competencia y permitir que las empresas elijan una única plataforma para operar.

La nueva ley Crea y Crece, reconoce la importancia de la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica, asegurando que se incluyan diversos formatos compatibles con los utilizados en Europa y por las empresas en España. Se destaca que ya existen plataformas privadas de factura electrónica que continuarán brindando servicios a sectores específicos, pero se enfatiza la necesidad de mejorar la interoperabilidad y la interconexión entre ellas.

Avanzando hacia la facturación 100 % electrónica

La implementación de esta reforma se realizará de manera progresiva, con pruebas piloto y la adaptación gradual de las empresas. Se tiene en cuenta la directiva europea y su modificación en relación con la facturación electrónica, así como las experiencias internacionales de otros países que ya han implementado este sistema.

En cuanto a la situación actual, se observa un aumento en el uso de facturas electrónicas en sectores como el gran consumo, el automóvil, la sanidad y las agencias de viaje. Se busca preservar y mejorar lo que ya existe, evitando distorsiones y garantizando la compatibilidad con los servicios privados de factura electrónica.

Requisitos y estándares: Impulso a la facturación electrónica

El real decreto establece requisitos mínimos para las plataformas que deseen formar parte del sistema nacional de facturación electrónica, incluyendo seguridad de la información, niveles de servicio y facilidad de interconexión. Asimismo, se establecen estados mínimos que deben incorporar las facturas electrónicas, como el estado de factura y pago, aunque se permite la generación de otros estados voluntarios.

El siguiente paso es someter el proyecto a los trámites internos y obtener informes de diversas instancias. Posteriormente, se solicitará la aprobación de la Unión Europea y los Estados miembros. El objetivo es que la norma entre en vigor en un plazo de un año para las empresas más grandes y se establezcan prórrogas para las más pequeñas y los autónomos.

Esta reforma busca reducir abusos en los plazos de pago, fomentar la digitalización de las empresas y mejorar el cumplimiento del IVA. Se pretende cambiar el tejido productivo del país y mejorar el entorno empresarial. Se invita a las partes interesadas a participar en el proceso y plantear sus observaciones para enriquecer el proyecto.

La implementación progresiva de un sistema de facturación electrónica busca reducir costos y liberar recursos, promoviendo la transparencia en los estados de pago y fomentando la negociación entre las partes. Las plataformas existentes podrán interconectarse gratuitamente, generando competencia y permitiendo a las empresas elegir una única plataforma.

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¿Debes emitir una factura a una administración pública? Te contamos como debes hacerlo

febrero 6, 2023julio 10, 2026admin

¿Debes emitir una factura a una administración pública?

Te contamos como debes hacerlo

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Factura electrónica: una obligación, no una opción

Requisitos clave de la factura electrónica

¿Cómo se envían las facturas electrónicas?

Beneficios de Doceo Factura

Consejos prácticos según tu perfil

Contacta con un experto

Emitir una factura a una administración pública puede ser un proceso complejo si no cuentas con las herramientas adecuadas. La normativa exige cumplir requisitos específicos y utilizar plataformas electrónicas, lo que puede resultar confuso para quienes no están familiarizados con estos procedimientos. Afortunadamente, con DoceoFactura, puedes simplificar y agilizar esta tarea, asegurándote de cumplir con todos los estándares legales y técnicos.

A continuación, te explicamos cómo emitir facturas a administraciones públicas y te damos consejos prácticos según seas empresa, autónomo o particular.

Factura electrónica: una obligación, no una opción

Desde la aprobación de la Ley 25/2013, es obligatorio emitir facturas electrónicas para todas las transacciones superiores a 5.000 euros con administraciones públicas. Sin embargo, en la práctica, muchas entidades exigen este tipo de facturación incluso para importes menores.

Con Doceo Factura, puedes crear facturas electrónicas en formato Facturae, firmarlas digitalmente y enviarlas directamente a la plataforma correspondiente, como FACe, todo en pocos clics y sin complicaciones técnicas.

Requisitos clave de la factura electrónica

Para que una administración pública acepte tu factura, debe incluir:

Formato Facturae: Obligatorio en España, garantiza que la factura cumpla con los estándares.
Datos del emisor y receptor: NIF, nombre completo o razón social, y dirección.
Código DIR3: Identifica a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.
Número de registro y fecha de emisión: Información básica de cualquier factura.
Desglose del IVA y normativa aplicable: Si el servicio está exento de IVA, debe especificarse la normativa correspondiente.

Con Doceo Factura, puedes automatizar estos requisitos, minimizando errores y ahorrando tiempo.

Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

¡En Doceo Software somos artesanos en la gestión de objetos digitales!

Es el momento de que tu empresa descubra todo lo que podemos ofrecerte: soluciones avanzadas, líderes en el mercado, ¡a precios que te sorprenderán! Y lo mejor de todo, con el Kit Digital, ¡puedes obtenerlas completamente gratis!

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¿Cómo se envían las facturas electrónicas?

La administración pública utiliza plataformas digitales como FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) para recibir las facturas.

Con Doceo Factura, puedes integrar tu sistema con FACe y otras plataformas locales, eliminando la necesidad de realizar el envío manualmente.

Beneficios de Doceo Factura

DoceoFactura es una solución diseñada para facilitar la facturación electrónica. Entre sus ventajas destacan:

Creación automatizada de facturas en formato Facturae.
Firma digital integrada.
Conexión directa con FACe y otras plataformas públicas.
Seguimiento en tiempo real del estado de tus facturas.
Soporte técnico especializado para resolver cualquier duda.

Consejos prácticos según tu perfil

Si eres empresa

Usa un software profesional: Como Doceo Factura, para gestionar volúmenes grandes de facturas y automatizar el proceso.
Ten en cuenta los plazos de pago: La administración tiene tiempos específicos para aceptar y liquidar facturas. Doceo Factura permite hacer seguimiento de cada una.
Gestiona certificados digitales: Asegúrate de que los certificados estén siempre actualizados para evitar rechazos.

Si eres autónomo

Controla los impuestos: Recuerda que debes incluir y desglosar correctamente el IVA o indicar la exención aplicable.
Utiliza plantillas preconfiguradas: Con Doceo Factura, puedes usar formatos ya listos que incluyen todos los campos requeridos por la administración.
Busca asesoramiento: Si eres nuevo en la facturación electrónica, Doceo Factura incluye soporte para ayudarte.

Si eres una asociación

Consulta si necesitas factura electrónica: Aunque no siempre es obligatorio, muchas administraciones públicas lo exigen, sobre todo si gestionas subvenciones o ayudas públicas.
Ten tus datos actualizados: Asegúrate de que la información de la asociación, como el NIF y la dirección, esté al día para evitar problemas al emitir facturas.
Facilita la gestión con Doceo Factura: La herramienta permite organizar las facturas de manera sencilla y mantener un registro ordenado, ideal para asociaciones con recursos limitados.

Si eres particular

Consulta si necesitas factura electrónica: aunque no siempre es obligatorio, muchas administraciones públicas lo requieren. Si debes emitir una factura puntual, contacta con el ayuntamiento para aclarar los requisitos y asesórate con un experto para conocer las opciones legales disponibles y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.

Si eres autónomo...

Identifica requisitos específicos: Averigua los requisitos y procedimientos específicos para facturar a la Administración Pública a la que estás prestando servicios.
Cumple con la normativa: Asegúrate de cumplir con todos los requisitos legales y administrativos, incluyendo la Ley de Contratos del sector público y cualquier otra regulación aplicable.
Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, incluyendo impuestos si corresponde.
Inclusión de información legal: Asegúrate de incluir tu información como autónomo, incluyendo tu nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal, así como cualquier información legal requerida.
Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los términos y condiciones acordados previamente.

Si eres una PYME...

Investiga los Procedimientos: Investiga los procedimientos y requisitos específicos para facturar a la Administración Pública, teniendo en cuenta las regulaciones aplicables y los contratos establecidos.
Cumple con las Normativas: Asegúrate de cumplir con todas las normativas legales y administrativas, incluyendo la normativa de contratación pública y cualquier otra regulación relevante.
Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción de manera detallada, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, teniendo en cuenta cualquier impuesto aplicable y los términos del contrato.
Inclusión de información legal: Añade la información legal de tu empresa, como su nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal y cualquier otra información requerida por la normativa.
Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los procedimientos establecidos, asegurándote de seguir cualquier requisito adicional especificado en el contrato.

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Nombre de la cookie	Duración	Descripción	Categoría
Galetas de análisis y rendimiento
`_ga` (Google Analytics)	2 años	Identifica usuarios únicos para análisis estadístico.	Analítica
`_gid` (Google Analytics)	24 horas	Diferencia usuarios para estadísticas.	Analítica
`_gat` (Google Analytics)	1 minuto	Limita la tasa de solicitudes.	Rendimiento
`clarity` (Microsoft Clarity)	1 año	Analiza interacciones y sesiones de usuario.	Analítica
`_clsk` (Clarity)	1 día	Agrupa varias vistas de página en un solo registro de sesión.	Analítica
`_clck` (Clarity)	1 año	Identificador único del visitante.	Analítica
`AMP_TOKEN`	1 año	Gestiona identificadores de cliente y cookies AMP.	Analítica
Galetas de marketing / interacción
`joinchat_*`	Variable	Gestiona la ventana de chat con WhatsApp.	Funcional / Marketing
`fbp / fbc`	90 días	Seguimiento de campañas publicitarias de Facebook.	Marketing
`popup_anything_*`	Variable	Controla la aparición de popups.	Marketing / Funcional
Galetas de plugins funcionales
`betterdocs_*`	Variable	Funcionalidad de base de conocimiento.	Funcional
`spectra_*`	Variable	Añade blogs adicionales a Gutenberg.	Funcional
`essential_addons_*`	Variable	Funcionalidad avanzada para Elementor.	Funcional
`masteriyo_*`	Variable	Gestión de cursos LMS.	Funcional
`user_registration_*`	Variable	Registra y mantiene sesiones de usuarios registrados.	Funcional
`cf7_*`	Variable	Gestión de formularios y envío de PDF (Contact Form 7 y extensiones).	Funcional
`autoptimize_*`	Variable	Optimización de CSS, JS y caché.	Rendimiento
`wp-fastest-cache_*`	Variable	Almacenamiento en caché para mejorar la velocidad.	Rendimiento
`converter-for-media_*`	Variable	Convierte imágenes a WebP / AVIF.	Rendimiento
`yoast-seo_*`	Variable	Mejora el SEO y genera sitemaps.	Rendimiento
`userfeedback_*`	Variable	Encuestas y feedback de usuarios.	Analítica
`quiz_and_survey_*`	Variable	Gestión de cuestionarios y encuestas (QSM).	Funcional
`loco_translate_` / `locoai_`	Variable	Traducciones dinámicas.	Funcional
`ultra_addons_cf7_*`	Variable	Funcionalidad ampliada para Contact Form 7.	Funcional
`fluente_support_*`	Variable	Gestión de tickets de soporte.	Funcional

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Hasta finales de 2025 se ha dicho mucho que no es obligatorio: ¿QUÉ SIGNIFICA REALMENTE QUE VERIFACTU NO SEA OBLIGATORIO?

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