Registro de Entrada / Salida de Documentos: Obligaciones, Beneficios y Soluciones para Empresas y Entidades en España

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Registro de Entrada / Salida de Documentos: Obligaciones, Beneficios y Soluciones para Empresas y Entidades en España

¿Estás preparado? Descubre en menos de 5 minutos si esta obligación legal afecta a tu empresa

El registro de entrada y salida de documentos es un sistema obligatorio, regulado por diversas normativas españolas, que garantiza el control administrativo de documentos, tanto en su recepción como en su emisión. Su objetivo es proporcionar trazabilidad documental, asegurar la integridad de los documentos y facilitar la rendición de cuentas y la transparencia en la gestión.

¿Qué es el registro de entrada y salida de documentos en España?

El registro de entrada y salida de documentos es un sistema obligatorio, regulado por diversas normativas españolas, que garantiza el control administrativo de los documentos tanto en su recepción como en su emisión. Su finalidad es asegurar la trazabilidad documental, preservar la integridad de los documentos y facilitar la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión pública.

El marco legal principal es la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En su artículo 16 se establece que todas las administraciones deben contar con un registro electrónico obligatorio que incluya:

  • La fecha y hora de recepción o salida del documento
  • El remitente o destinatario
  • El tipo de documento y su contenido esencial
  • La asignación de un identificador único
  • Una copia auténtica del documento

Esta obligación también se extiende a ONG, entidades públicas empresariales, organismos autónomos y otras entidades del sector público que operan en España o que reciben financiación pública, en cumplimiento de la Ley 19/2013 de Transparencia y otras normativas relacionadas.

Además, reglamentos como el Real Decreto 4/2010 y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) refuerzan la necesidad de implantar una gestión documental eficiente, segura e interoperable, impulsando el uso de sistemas como el Sistema de Interconexión de Registros (SIR).

Encuesta rápida

¿Te afecta la obligación del registro de entrada y salida de documentos?

Contesta esta breve lista de comprobación. Si acumulas 3 o más respuestas afirmativas, es probable que estés obligado legalmente o que sea altamente recomendable implementarlo.

  1. ¿Tu empresa o entidad forma parte de la Administración Pública o está vinculada a ella?
  2. ¿Recibes financiación pública o subvenciones?
  3. ¿Eres una ONG, asociación o fundación con fondos públicos?
  4. ¿Emites y recibes documentación oficial o sensible?
  5. ¿Necesitas registrar comunicaciones oficiales o notificaciones con trazabilidad?
  6. ¿Tu actividad está regulada por leyes administrativas o de transparencia?
  7. ¿Quieres protegerte frente a reclamaciones asegurando el historial de un documento?
  8. ¿Gestionas muchos documentos y necesitas control, seguimiento y archivo seguro?
  9. ¿Te preocupa tu reputación o imagen de transparencia ante clientes o usuarios?
  10. ¿Tu organización está dentro del entorno europeo de cumplimiento documental?

Si te afecta

Doceo Reg, dentro de nuestra suite In-N-Out Documents, es un software de registro documental diseñado para ayudarte a cumplir con la normativa vigente de forma sencilla y efectiva.

Con nuestra plataforma de gestión documental, obtienes:

  • Registro automático de entrada y salida de documentos.
  • Generación de copias auténticas.
  • Asignación de identificadores únicos.
  • Control de fechas, hora, emisor y receptor.
  • Seguridad y trazabilidad total.
  • Cumplimiento documental empresa garantizado según la Ley 39/2015 y otras normativas españolas.

Solicita ahora una demo personalizada de Doceo Reg y comienza a registrar con total garantía legal.

¿Cómo funciona doceo Reg?

Si no te afecta (por ahora): ¿Por qué deberías implementarlo igualmente?

Incluso si no estás obligado legalmente, implementar un registro documental tiene numerosas ventajas:

  • Mejora la transparencia de tu empresa u organización, especialmente si prestas servicios públicos o gestionas información de terceros.
  • Refuerza tu reputación corporativa ante clientes, socios y usuarios.
  • Permite una gestión documental eficiente, organizada y segura.
  • Asegura trazabilidad completa: sabrás quién, cuándo y cómo se ha recibido o emitido un documento.
  • Actúa como un seguro legal en caso de conflictos: tendrás evidencia y copia auténtica de cada transacción documental.
  • Facilita auditorías internas o externas, cumplimiento normativo y certificaciones ISO.

En resumen, adoptar un sistema de registro documental es una decisión estratégica para cualquier entidad comprometida con la transparencia, la eficiencia operativa y la seguridad administrativa.

Requisitos en Europa: ¿Existe también normativa comunitaria?

Sí. Aunque la obligación del registro de entrada y salida de documentos está más desarrollada en el marco jurídico español, la Unión Europea también promueve la gestión documental segura y trazable.

Las directivas comunitarias sobre administración electrónica, interoperabilidad y protección de datos (como el Reglamento General de Protección de Datos – RGPD) instan a las entidades públicas y privadas a disponer de mecanismos de control documental, incluyendo:

  • Registro y seguimiento de la actividad documental.
  • Mecanismos que permitan demostrar responsabilidad proactiva (accountability).
  • Conservación segura y controlada de los documentos.

Países como Alemania, Francia o Italia ya cuentan con normativas similares a la española, y la tendencia en Europa es hacia la unificación de criterios en materia de archivo documental empresas, registro electrónico obligatorio y cumplimiento normativo digital.

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    Normativa aplicable

    Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

    • Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.

    Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.

    Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.

    La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:

    Artículo 16. Registros

    Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.

    El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.

    También se relaciona con:

    • Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
    • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
    • Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
    • Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
    Administraciones públicas:
    • Administración General del Estado
    • Comunidades Autónomas
    • Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
    • Organismos autónomos y entes públicos dependientes
    Sector público institucional:
    •  Universidades públicas
    • Empresas públicas
    • Fundaciones del sector público
    • Consorcios
    • Otros entes instrumentales
    Imagen que ilustra la gestión documental con workflows. Doceo Store, el mejor gestor documental 2025

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      ¿Qué es la eCompulsa y por qué es clave para tu empresa y la administración pública?

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      ¿Qué es la eCompulsa y por qué es clave para tu empresa y la administración pública?

      Descubre cómo cumplir la Ley 39/2015 y ahorrar tiempo con Doceo eCompulsa 5.2

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      Quiero contactar con un experto...

      ¿Digitalizas documentos pero no estás seguro de si estás cumpliendo la normativa? ¿Tu equipo pierde tiempo escaneando y comprimiendo archivos manualmente? La solución tiene nombre: Doceo eCompulsa 5.2.

      Cada vez más administraciones y empresas necesitan convertir documentos en papel en copias auténticas digitales que sean válidas legalmente. No basta con escanear: hay que hacerlo bien, y sobre todo, cumplir la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común. Es aquí donde entra la compulsa electrónica o eCompulsa.

      ¿Qué es una eCompulsa?

      La eCompulsa es el proceso de digitalizar un documento en papel y convertirlo en una copia auténtica en formato electrónico, con plena validez jurídica. Esto incluye:

      • La mejora automática de imagen.
      • La compresión del archivo sin pérdida de calidad.
      • La firma digital y sello de tiempo.

      Todo ello garantiza que el documento digital es una réplica fiel del original en papel, reconocida por las administraciones.

      ¿Qué normativa la exige?

      Principalmente, la Ley 39/2015, que obliga a las administraciones públicas a garantizar la validez y conservación de los documentos electrónicos. También se basa en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y la Ley 40/2015.

      Pero no solo afecta a entidades públicas: empresas privadas que trabajan con la administración o que buscan procesos más seguros y eficientes también pueden beneficiarse.

      • Ley 39/2015: Obliga a las administraciones a garantizar la validez legal y conservación segura de los documentos electrónicos.
      • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI): Establece los estándares para el intercambio seguro y fiable de documentos electrónicos entre organismos públicos.
      • Ley 40/2015: Regula los procedimientos administrativos electrónicos, incluyendo la digitalización y compulsa de documentos para asegurar transparencia y eficiencia.

      Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

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      Es el momento de que tu empresa descubra todo lo que podemos ofrecerte: soluciones avanzadas, líderes en el mercado, ¡a precios que te sorprenderán! Y lo mejor de todo, con el Kit Digital, ¡puedes obtenerlas completamente gratis!

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      ¿Por qué Doceo eCompulsa 5.2 es la mejor solución del mercado?

      Porque combina tecnología avanzada, facilidad de uso y cumplimiento legal en una sola herramienta.
      Doceo eCompulsa 5.2 permite:

      • Escanear de forma masiva o puntual, desde multifuncionales, escáner local, carpeta del servidor o incluso desde un correo electrónico.
      • Mejorar las imágenes, eliminar páginas en blanco, firmar digitalmente y aplicar sello de tiempo de forma automática.
      • Reducir el tamaño del archivo para cumplir con los límites de envío entre registros.
      • Minimizar espacio en disco, incluso con documentos en color optimizados.
      • Ahorrar tiempo, con una interfaz simple, procesos automatizados y firma digital sin intervención.

      Con un solo clic, tendrás copias auténticas listas para su gestión o envío.

      ¿Y para las empresas? También es una ventaja competitiva

      Aunque la eCompulsa es obligatoria en el entorno público, las empresas que digitalizan facturas, contratos o albaranes también pueden obtener grandes beneficios:

      • Ahorro de tiempo y recursos en el archivo documental.
      • Reducción de incidencias por peso o calidad en los envíos.
      • Seguridad jurídica en procesos de auditoría o inspección.
      • Mejora de la trazabilidad documental si se integra con Doceo REG para el registro de entrada y salida.

      ¿Quieres olvidarte de complicaciones?

      Con Doceo eCompulsa 5.2 tienes todo lo necesario para gestionar tus documentos correctamente, cumpliendo la normativa y optimizando recursos.

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        ¿Es legal la firma biométrica? Todo lo que debes saber sobre normativa y protección de datos

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        ¿Es legal la firma biométrica? Todo lo que debes saber sobre normativa y protección de datos

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        ¿Alguna vez has pensado que firmar un documento con el dedo en tu móvil es cosa de ciencia ficción? Pues no, la firma biométrica es hoy una realidad legal y segura que está revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus documentos. Pero, ¿es realmente legal? ¿Cumple con las normas de privacidad? ¿Qué debe saber una PYME antes de adoptarla? 

        Aquí te damos una guía clara y práctica para que no te quedes atrás y puedas digitalizar tus procesos con garantías.

        ¿Qué es exactamente la firma biométrica?

        La firma biométrica es un tipo de firma electrónica que captura características biométricas del firmante: desde la velocidad y presión con que se mueve el dedo o el lápiz sobre una pantalla, hasta la forma y ritmo de la firma. No se trata solo de una imagen digitalizada de tu firma, sino de un conjunto de datos únicos que garantizan la autenticidad del acto.

        ¿Es legal la firma biométrica? El marco normativo que debes conocer

        Sí, la firma biométrica es legal y está regulada principalmente por dos normativas clave en Europa:

        1. eIDAS (Reglamento Europeo sobre Identificación Electrónica y Servicios de Confianza)
          Este reglamento establece el marco para las firmas electrónicas en la UE. La firma biométrica, cuando cumple ciertos requisitos técnicos, tiene la misma validez legal que una firma manuscrita tradicional. Esto significa que puede usarse en contratos, facturas, documentos oficiales y más.
        2. RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)
          La firma biométrica implica el tratamiento de datos personales sensibles, por lo que debe respetar la privacidad y la seguridad de esos datos. Las empresas deben garantizar el consentimiento explícito del firmante, almacenar la información de forma segura y limitar el acceso solo a personas autorizadas.

        ¿Qué debe tener en cuenta una PYME antes, durante y después de implementar la firma biométrica?

        Antes:
        Evalúa que el proveedor garantice la seguridad (cifrado, RGPD) y ofrezca un consentimiento claro: los firmantes deben saber qué datos se recogen y por qué. Verifica que la solución sea compatible con tus sistemas y fácil de usar para no frenar a tu equipo.

        Durante:
        Asegúrate de una buena configuración inicial, con pruebas reales y formación al personal. La experiencia de firma debe ser fluida y legalmente sólida: debes poder demostrar la autenticidad de cada documento firmado.

        Después:
        Haz mantenimiento regular: revisa actualizaciones, guarda copias de seguridad y asegúrate de seguir cumpliendo la normativa vigente. El proveedor debe ofrecer soporte técnico y legal ante dudas o incidencias.

        Validez ante terceros y trazabilidad

        Una gran ventaja de la firma biométrica es su trazabilidad. Cada firma queda registrada con un sello de tiempo, datos del dispositivo y ubicación (si se configura así), lo que facilita la verificación ante terceros, jueces o auditorías. Esto aporta una capa extra de seguridad y confianza, especialmente para PYMES que necesitan cumplir con normativas y evitar fraudes.

        BioSign Forms: firma biométrica personalizada para documentos digitales únicos

        En DoceoSoftware sabemos que no todos los documentos son iguales. Por eso ofrecemos BioSign Forms, una solución que permite crear documentos electrónicos a medida en HTML y firmarlos con tecnología biométrica legal.

        ¿Necesitas un formulario específico para tu empresa o un proceso único de validación? Podemos diseñarlo para que cumpla con todas las normativas y se adapte a tu flujo de trabajo.

        Con BioSign Forms, tus documentos digitales no solo son seguros y legales, sino también flexibles y totalmente adaptados a ti. Así, tu PYME puede dar el salto a la digitalización sin complicaciones.

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        Formularios dinámicos con firma digital

        BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

        En sectores logísticos o industriales, no todos los documentos a firmar son iguales: inspecciones técnicas, partes de instalación, hojas de conformidad, cuestionarios…

        Con BioSign Forms, puedes crear formularios HTML totalmente personalizados, adaptados a las necesidades de tu empresa y al dispositivo que uses.

        Cada formulario puede incluir:

        • Campos a medida (textos, fechas, listas, observaciones).
        • Firma biométrica legal o firma con doble verificación (2FA).
        • Captura de imágenes o documentos adjuntos.
        • Validaciones automáticas para evitar errores.
        • Integración directa con tu ERP o sistema documental.

        Y, por supuesto, con plena validez legal bajo el Reglamento eIDAS.

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          Cómo asegurar tus entregas con firma digital soluciones para logística y distribución

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          Cómo asegurar tus entregas con firma digital: soluciones para logística y distribución

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          En logística no basta con que el paquete llegue… ¡tiene que llegar bien, con papeles en regla y sin dolores de cabeza! Hoy en día, asegurar una entrega no es solo cosa de transportarla, también toca cuidar la trazabilidad, la seguridad jurídica y que todo el proceso sea ágil como una buena playlist de carretera.

          En Doceo Software, lo sabemos, y por eso ofrecemos soluciones de firma digital adaptadas tanto a móviles como a tablets, mediante nuestra plataforma Doceo BioSign Delivery.

          ¿Por qué aplicar firma digital en logística?

          El objetivo principal es demostrar la entrega efectiva del producto o servicio y poder consultarlo, archivarlo o compartirlo en segundos, sin necesidad de imprimir o escanear. Pero hay más ventajas:

          Ahorro de tiempo y costes

          • Elimina la impresión y el archivo físico.
          • Automatiza el envío de documentos firmados al cliente, al ERP o al responsable logístico.
          • Evita pérdidas de documentos o errores manuales.

          Mayor seguridad jurídica

          • Nuestras firmas cumplen la normativa eIDAS y permiten trazabilidad legal en auditorías, inspecciones o reclamaciones.
          • Evitas disputas legales por entregas no verificadas.

          Mejora la experiencia del cliente

          • Recibe el comprobante firmado de inmediato.
          • Puede añadir comentarios o rechazar parcialmente la entrega con registro fotográfico.

          Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

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          Doceo BioSign Delivery: firma digital en movilidad

          BioSign Delivery es nuestra solución pensada específicamente para logística, distribución y transporte. Está diseñada para funcionar desde cualquier dispositivo móvil (Android, iOS o tabletas industriales) sin necesidad de papel.

          ¿Qué permite?

          • Captura de firma electrónica avanzada o biométrica directamente en el punto de entrega.
          • Registro de metadatos clave: hora, ubicación GPS, persona que firma, observaciones, fotografías.
          • Validación por doble factor (2FA) mediante código OTP por SMS si se requiere mayor nivel de seguridad.
          • Integración automática con tu ERP o gestor documental.
          • Notificación automática al cliente o responsable logístico.
          Logística Doceo POD

          Ejemplo práctico

          Imagina que tu repartidor entrega un paquete a una tienda. El receptor firma en la tablet, adjunta una observación sobre un embalaje roto y se toma una foto. Todo queda registrado y el documento firmado se archiva automáticamente, generando un aviso para logística y un PDF para el cliente.

          Integración con software de gestión documental: Doceo Store y Doceo POD

          Toda entrega firmada necesita un sistema seguro donde almacenar, clasificar y recuperar esos documentos.

          Por eso, nuestras soluciones de firma se integran con:

          • Doceo POD, ideal para gestionar albaranes, facturas, hojas de ruta y comprobantes de entrega.
          • Doceo Store, un potente software de gestión documental accesible desde el móvil, con buscador inteligente, alertas, clasificación automática y archivo estructurado.

          Este ecosistema asegura que cada documento firmado se integre automáticamente en el flujo digital de tu empresa.

          ¿Y si tus documentos no son albaranes estándar?

          BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

          En muchos sectores logísticos o industriales, los documentos de firma no son siempre iguales: inspecciones técnicas, partes de instalación, hojas de conformidad, cuestionarios…

          Con BioSign Forms, podemos diseñar formularios HTML a medida, completamente adaptados a tu empresa y dispositivos. Cada documento puede incluir:

          • Campos personalizados (textos, fechas, listas, observaciones).
          • Firma biométrica legal o firma 2FA.
          • Captura de fotos o documentos adjuntos.
          • Validaciones automáticas.
          • Integración con tu ERP o gestor documental.
          • Y por supuesto, todo con validez legal según el Reglamento eIDAS.

          ¿Para quién es ideal?

          Doceo BioSign Forms es ideal para empresas que:

          Usan formularios personalizados (internos o externos).
          Necesitan capturar datos de forma digital, segura y eficiente.
          Quieren eliminar papel, errores y tareas duplicadas.
          Buscan trazabilidad legal y operativa en cada firma.

          Casos habituales:

          • Clínicas y centros médicos (consentimientos, admisiones).
          • Instalación y mantenimiento (actas de revisión).
          • Aseguradoras (pólizas, partes).
          • Logística y reparto (albaranes, entregas).
          • Servicios técnicos o comerciales (informes, autorizaciones, cuestionarios).
          Firma electrónica cara a cara en Doceo BioSign F2F, igual que en papel.

          Información práctica que debes saber antes de implantar una solución de firma digital

          • ¿Necesito conexión a internet para firmar? No siempre. BioSign permite trabajar offline y sincronizar los datos una vez se recupere la conexión.
          • ¿Es válida la firma en caso de conflicto legal? Sí, si usas nuestra firma electrónica avanzada o biométrica, se puede presentar como prueba legal válida. Todos los datos (firma, ubicación, identidad) quedan registrados.
          • ¿Se puede usar en otros idiomas? Sí. Las interfaces, formularios y documentos se pueden adaptar a diferentes idiomas según la zona o cliente.
          • ¿Qué pasa si hay una incidencia en la entrega? El sistema permite añadir observaciones, hacer fotos y marcar el estado del paquete. Esto queda asociado al documento firmado, facilitando la trazabilidad.

          Pasar de las entregas tradicionales en papel a un sistema con firma digital avanzada o biométrica, integrado en un software de gestión documental accesible desde móvil, es un salto hacia una logística más profesional, segura y eficiente.

          Ya sea para mejorar la trazabilidad, cumplir con normativas o evitar errores administrativos, DoceoSoftware pone a tu alcance un conjunto de herramientas escalables, integrables y legales para transformar tu operativa logística.

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            Firma digital para empresas – presencial, remota, automática y por formulario

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            Firma digital para empresas: elige la modalidad que más se adapta a tus necesidades

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            Vídeo que mostra un dibuix d'una persona asseguda davant d'un ordinador, amb el fons "NoTensTemps_fons", transmetent una sensació de pressa o falta de temps.

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            En el día a día de una empresa moderna, donde lo digital y lo legal van de la mano, disponer de una solución de firma electrónica sólida no es un lujo, es parte del funcionamiento básico. Doceo BioSign, acreditado como servicio de confianza por el Ministerio, se adapta a cómo realmente trabaja tu equipo, ofreciendo cuatro formas distintas de firmar documentos según el contexto y la necesidad.

            Te las contamos a continuación para que puedas decidir cuál encaja mejor con tu forma de trabajar.

            ¿Cuál deberías elegir?

            • ¿Tienes oficinas físicas o firmas cara a cara? → F2F
            • ¿Necesitas firmar a distancia de forma segura? → Mobile
            • ¿Tu empresa hace entregas o visitas técnicas? → Delivery
            • ¿Usas formularios o autorizaciones? → Forms

            ¿Qué beneficios obtienes con BioSign?

            • Elimina el papel: 100 % digital.
            • Validez legal garantizada.
            • Trazabilidad completa de cada firma.
            • Flexibilidad total: paga solo por lo que usas.
            • Se integra fácilmente con tus sistemas existentes.

            Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

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            F2F – Firma biométrica presencial

            Doceo BioSign F2F permite firmar documentos digitales en persona mediante firma manuscrita biométrica capturada desde una tablet Android. Es ideal para empresas que requieren firma presencial, pero quieren eliminar el papel y garantizar trazabilidad legal.

            Características clave

            • Firma vinculada al PDF con evidencias biométricas.
            • Visualización completa del documento antes de firmar.
            • Notificaciones por correo y envío automático al firmante.
            • Personalización con el logo de la empresa.
            • Compatible con sistemas de gestión documental (ERP, Doceo Store…).
            • Modos de firma: ONE, PARALELO y SERIE.
            Firma electrónica cara a cara en Doceo BioSign F2F, igual que en papel.

            Sectores recomendados

            • Administraciones públicas, sanidad, banca, aseguradoras, notarios y despachos jurídicos.
            • Cumple con el Reglamento eIDAS (art. 26) y garantiza total validez legal.
            • Una solución segura, flexible y 100 % digital para firmar cara a cara.

            Mobile – Firma remota con doble autenticación (2FA)

            Firma documentos a distancia de forma segura, legal y sin necesidad de desplazarte. Doceo BioSign Mobile permite firmar documentos PDF mediante un sistema de doble autenticación: el firmante recibe un correo con un enlace y valida su identidad con un código OTP por SMS. No necesita app, aunque está disponible para Android e iOS.

            Características clave

            • Firma 100 % remota, sin contacto físico.
            • Validación con doble factor (correo + OTP).
            • Visualización completa del documento antes de firmar.
            • Notificaciones y envío automático del documento firmado.
            • Personalización con la imagen de tu empresa.
            • Integración con ERP, CRM y gestor documental vía API.
            • Modos de firma: ONE, PARALELO y SERIE.
            • Evidencias legales completas conforme al Reglamento eIDAS (art. 26)
            Firma electrónica con doble factor eIDAS para albaranes digitales en Doceo BioSign Forms.

            ¿Para quién es ideal?

            Empresas con equipos remotos, departamentos de RRHH, banca, aseguradoras, administración pública o profesionales que necesiten firmar documentos desde cualquier lugar con validez jurídica.

            Delivery – Firma en el momento de la entrega

            Firma electrónica para entregas en movilidad, pensada para empresas que necesitan dejar constancia legal de cada entrega, con trazabilidad, evidencias y firma digital en tiempo real. Ideal para entornos donde la rapidez, la eficiencia y la legalidad son clave.

            Características clave

            • Firma en movilidad: el repartidor genera el documento desde su dispositivo móvil y el cliente lo firma al recibirlo.
            • Evidencias completas: captura de firma, fotografía, ubicación GPS, códigos de barras, QR y comentarios en caso de incidencia.
            • Envío inmediato del documento firmado por correo al cliente y al sistema interno.
            • Notificaciones automáticas de aceptación o rechazo.
            • Modos de firma flexibles: ONE (firma mínima), PARALELO (simultáneo), SERIE (por turnos).
            • Cumplimiento normativo garantizado (eIDAS y RGPD).
            • Aplicación compatible con Android.
            • Integración con ERP, CRM y gestores documentales.
            • Escalable: desde uso básico gratuito hasta integración total con plataformas como Doceo POD.

            ¿Para quién es ideal?

            Doceo BioSign DELIVERY está especialmente diseñado para:

            • Empresas de logística y transporte
            • Comercios electrónicos (B2B y B2C)
            • Servicios de reparto y entrega a domicilio
            • Farmacias, floristerías y empresas de atención sanitaria
            • PYMES que entregan productos físicamente y necesitan justificar cada entrega
            • Autónomos que necesitan ahorrar tiempo, papel y desplazamientos

            Una solución pensada para quienes necesitan validar entregas de forma ágil, segura y conforme a la normativa.

            Forms – Formularios dinámicos con firma digital

            Digitaliza tus procesos de recogida de datos y firma de documentos con formularios inteligentes en HTML, adaptados a las necesidades de tu empresa. Con Doceo BioSign Forms, puedes diseñar, rellenar y firmar formularios desde cualquier lugar, incluso sin conexión a internet, y con plena validez legal bajo el Reglamento eIDAS.

            Características clave

            • Formularios dinámicos personalizados: Diseñamos formularios HTML adaptados a tus procesos: contratos, entregas, pedidos, autorizaciones o informes técnicos.
            • Firma biométrica o digital integrada: Cada formulario incluye firma digital segura, vinculada al documento final y registrada con evidencias: fecha, hora, ubicación, dispositivo, etc.
            • Uso con o sin conexión: Rellena y firma documentos incluso sin conexión a internet. Al recuperar señal, el sistema sincroniza automáticamente los datos.
            • Captura de datos avanzada: Permite añadir campos personalizables: texto, imágenes, firmas, geolocalización, códigos de barras, observaciones, etc.
            • Envío inmediato y trazabilidad completa: Los formularios firmados se envían al instante y quedan registrados para seguimiento, auditoría o inspecciones. El firmante puede recibir una copia por correo electrónico.
            • Aplicación disponible para Android e iOS: Accesible desde móviles y tablets. Muestra todos los formularios pendientes, y permite reorganizarlos o gestionarlos según prioridad.
            • Integración total: API para conexión con ERP, CRM u otras plataformas empresariales. Datos y estados de los formularios disponibles en tiempo real.
            • Gestión centralizada: Dashboard web para controlar todos los formularios enviados, descargarlos firmados y agruparlos por cliente, categoría o flujo de trabajo.
            Gestión documental con workflows y firma electrónica F2F de documentos en el sector constructor.

            ¿Para quién es ideal?

            Doceo BioSign Forms está pensado para empresas que:

            • Trabajan con formularios personalizados (internos o externos).
            • Necesitan capturar datos de forma digital, eficiente y segura.
            • Desean eliminar papel, errores manuales y procesos duplicados.
            • Requieren trazabilidad legal y operativa en cada formulario firmado.

            Ejemplos habituales:

            • Clínicas y centros médicos (consentimientos, formularios de admisión).
            • Empresas de instalación y mantenimiento (actas de revisión).
            • Aseguradoras (solicitudes de pólizas o partes).
            • Logística y reparto (albaranes, entregas, partes de conformidad).
            • Servicios técnicos o comerciales (informes, autorizaciones, cuestionarios).

            Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



              Doceo Store, Gestión Documental Cloud

              Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

              Gestión documental eficiente en la nube con Doceo Store

              Más allá de un gestor clásico

              Doceo Store es mucho más que un simple gestor documental online. Se trata de una plataforma integral de gestión documental y de flujos de trabajo que permite a las organizaciones digitalizar, organizar y automatizar sus procesos documentales con facilidad. Todo ello, cumpliendo con las normativas más exigentes: ISO 27001, Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y RGPD, lo que la convierte en una opción ideal para sectores como salud, educación, banca, administración pública y energía.

              ¿Es mejor trabajar en la nube o en local? Ventajas y desventajas del entorno cloud

              Cada vez más empresas apuestan por soluciones en la nube para gestionar su documentación. ¿Por qué? La nube permite acceder a los datos desde cualquier lugar, facilita el teletrabajo, reduce los costes en infraestructura y elimina la necesidad de mantenimiento físico de servidores. Además, se adapta a empresas de cualquier tamaño, permitiendo escalar el servicio según crecen las necesidades del negocio.

              Sin embargo, también existen algunas desventajas a considerar: la dependencia de una conexión estable a internet, posibles dudas sobre la privacidad si se trabaja con proveedores poco transparentes y la necesidad de asegurar un cumplimiento normativo riguroso, especialmente en sectores regulados.

              Por otro lado, trabajar “on-premise” —es decir, con servidores propios— permite un mayor control interno y puede ser recomendable para entornos con requisitos de seguridad extrema. No obstante, implica una inversión mayor en hardware, personal técnico y mantenimiento constante.

              La solución ideal dependerá del tipo de empresa y su estrategia digital. Y aquí es donde entra en juego Doceo Store, una solución cloud pensada para ofrecer lo mejor de ambos mundos: flexibilidad, seguridad y eficiencia.

              Gestión documental con workflows, firma electrónica, control horario y generación de informes para el sector constructor con Doceo Office.

              Doceo Store: la oficina virtual que centraliza tu documentación

              Funciones clave de Doceo Store

              • Interfaz intuitiva y adaptable a todo tipo de dispositivos. Perfecta para entornos de teletrabajo.
              • Soporte personalizado y formación gratuita para todos los trabajadores.
              • Automatización de procesos y flujos de trabajo personalizables.
              • Integración con ERP, CRM y sistemas de facturación, centralizando la información de tu empresa.
              • Múltiples opciones de búsqueda avanzada y filtros personalizables.
              • Gestión de tareas con tableros Kanban, para organizar el trabajo visualmente.
              • Edición avanzada de PDF, incluyendo comentarios, subrayado y firma digital.
              • Calendario inteligente para vincular eventos y documentos con contexto.
              • Gestión visual de expedientes y relaciones documentales, con vistas tipo lista o galería.
              • Acceso multilingüe y responsive, con app gratuita.

              Además, su precio competitivo lo hace accesible para pequeñas y medianas empresas que desean digitalizarse sin comprometer la calidad ni la seguridad.

              Módulos opcionales para una solución a medida

              Doceo InTime

              Permite el control horario de los empleados cumpliendo con la normativa vigente. Su uso desde móviles lo convierte en una herramienta ágil, intuitiva y eficaz para la gestión del tiempo laboral.

              Doceo BioSign

              Firma biométrica legalmente válida, integrada en la solución cloud. Evita desplazamientos, impresiones innecesarias y mejora la experiencia del usuario con total cobertura legal según la normativa europea eIDAS.

              Doceo Factura / FacCert

              Este módulo permite la gestión de facturas de proveedor y la generación de facturas propias. Cumpla con la Ley Creix y Creix y VERI*FACTU, automatice el trabajo y preocúpese por lo que realmente importa.

              ¿Por qué elegir Doceo Store?

              • Todo en uno: facturación, firma electrónica, control horario, tareas y más.
              • Eficiencia operativa: reduce tiempos, errores y costes.
              • Seguridad garantizada: certificados oficiales ISO, ENS y RGPD.
              • Reconocimiento del sector: galardonado con el Sello SoftDoIt 2025 al mejor software empresarial.
              Doceo Store representa una nueva generación de plataformas cloud pensadas para facilitar el día a día de cualquier organización. Fácil de implementar, escalable, segura y con soporte cercano.

              Digitalización segura y eficiente: soluciones documentales con validez legal

              En Doceo Software somos artesanos en la gestión de objetos digitales. Ofrecemos servicios de generación y tratamiento documental: digitalización masiva, firma digital y biométrica, validación, clasificación automática, extracción y mejora de información, archivo legal a largo plazo.

              Con más de 15 años de experiencia, diseñamos procesos documentales adaptados a empresas y administraciones públicas. Somos el principal distribuidor de Upland Objectif Lune en España, Portugal y Andorra. Nuestra apuesta en I+D nos posiciona como referentes en soluciones seguras, eficientes y con total validez legal.

               

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                  Cambios legales 2025 y 2026 todo lo que afectará a empresas y profesionales en España

                  Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                  Digitalización de documentos y seguridad de datos: las normativas clave que transformarán las empresas en 2025 y 2026

                  Todo en menos de 5 minutos

                  La digitalización documental ya no es una opción, sino una obligación legal y operativa para empresas en España y Europa. Pero digitalizar no solo implica escanear documentos: implica garantizar la seguridad de los datos, cumplir con estándares legales y prepararse para un ecosistema digital más exigente.

                  A continuación, te explicamos las principales normativas que afectarán a las organizaciones entre 2025 y 2026, tanto en el ámbito español como europeo, separando lo que ya está confirmado de lo que aún está en desarrollo.

                  Normativas confirmadas: lo que ya es una realidad

                  Factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece)

                  Todas las empresas y autónomos estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas.

                  • Las empresas con facturación superior a 8 millones de euros tendrán 1 año para adaptarse tras la publicación del reglamento (esperado para 2025).
                  • Las demás, 2 años.

                  Esta medida fomentará la digitalización documental masiva y reducirá el fraude fiscal.

                  El sistema Verifactu entrará en vigor en enero de 2026 para empresas y en julio de 2026 para autónomos.

                  Reglamento europeo DORA (Digital Operational Resilience Act)

                  A partir de enero de 2025, todas las empresas del sector financiero deberán cumplir con estándares de resiliencia digital y ciberseguridad.
                  Incluye obligaciones sobre:

                  • Evaluación de riesgos tecnológicos.
                  • Planes de continuidad digital.
                  • Requisitos para proveedores de servicios TIC.

                  ⚠️ Aunque es específico del sector financiero, sentará precedentes para otros sectores regulados.

                  Reglamento europeo sobre la gestión y el acceso a los datos (Data Act)

                  Aplicable a partir del 12 de septiembre de 2025, este reglamento regula el uso de datos generados por dispositivos conectados, incluyendo:

                  • Equipos industriales.
                  • Software empresarial.
                  • Plataformas en la nube.

                  Las empresas deberán garantizar que los datos se pueden compartir con terceros de forma segura y bajo control del usuario.

                  Reglamento de Inteligencia Artificial de la UE (AI Act)

                  El reglamento entrará progresivamente en vigor en 2025 y será plenamente aplicable en 2026.

                  Implica obligaciones para proveedores y usuarios de sistemas de IA, especialmente en sectores sensibles como:

                  • Recursos humanos.
                  • Finanzas.
                  • Educación.

                  Afectará directamente a herramientas de automatización documental con IA y al tratamiento de datos sensibles.

                  Normativas en desarrollo: lo que se está cocinando

                  Ley de consumo sostenible y greenwashing

                  El gobierno español trabaja en una ley que adaptará las directivas europeas sobre:

                  • Etiquetado medioambiental.
                  • Reclamaciones “verdes”.
                  • Reparabilidad de productos.

                  Afectará a cómo se comunican y documentan los impactos ambientales en entornos digitales.

                  Revisión de la Directiva Marco de Residuos

                  Prevista para 2025, esta norma buscará reducir residuos y establecer nuevos estándares de trazabilidad, lo que afectará a la digitalización del control documental de residuos y materiales.

                  Los próximos años traerán cambios profundos en cómo las empresas gestionan la documentación, desde la facturación electrónica hasta el cumplimiento normativo en el uso de IA y protección de datos.

                  La clave no está solo en digitalizar, sino en hacerlo con garantías:

                  • Trazabilidad documental
                  • Acceso seguro
                  • Cumplimiento normativo

                  La digitalización sin seguridad es un riesgo. La seguridad sin digitalización es ineficiencia.

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                    ¿Qué es la Directiva (UE) 2019/882?

                    Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                    ¿Qué es la Directiva (UE) 2019/882?

                    PDFs y accesibilidad: la nueva normativa europea que lo cambia todo

                    A partir del 28 de junio de 2025, entra en vigor una normativa europea que transformará la manera en que se crean y publican documentos digitales, especialmente los PDF. Se trata de la Ley Europea de Accesibilidad (European Accessibility Act – EAA), formalmente la Directiva (UE) 2019/882, que exigirá que una gran variedad de contenidos digitales sean plenamente accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad.

                    ¿Qué es la Directiva (UE) 2019/882?

                    Esta directiva tiene como objetivo mejorar la accesibilidad digital en Europa, estableciendo criterios comunes que los Estados miembros deben aplicar para productos y servicios como sitios web, apps, terminales de pago y, de forma muy relevante, documentos electrónicos como los PDFs.

                    Datos clave:

                    • Nombre oficial: Directiva (UE) 2019/882 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de abril de 2019.
                    • Objetivo: Garantizar la accesibilidad digital de productos y servicios para personas con discapacidad.
                    • Transposición estatal: Antes del 28 de junio de 2022.
                    • Aplicación obligatoria: A partir del 28 de junio de 2025.

                    ¿Cómo afecta a los PDF?

                    Todos los PDFs ofrecidos como parte de un servicio digital al público (banca, seguros, transporte, administración electrónica, etc.) deberán cumplir con los requisitos de accesibilidad digital.

                    Estos requisitos se alinean con:

                    • El estándar EN 301 549
                    • Las Pautas WCAG 2.1 en nivel AA

                    Esto implica que los PDFs deberán ser navegables, comprensibles y utilizables con tecnologías de asistencia como lectores de pantalla.

                    Ordenador con banderas de la Unión Europea que simboliza la facturación electrónica a través de la red PEPPOL. Doceo Store: el software para crear facturas y hacer crecer tu negocio.

                    ¿A quién afecta esta normativa?

                    • Empresas que ofrecen servicios digitales al público (e-commerce, banca, transporte, medios…).
                    • Administraciones públicas (ya obligadas desde 2016 por otra directiva específica).
                    • Entidades que trabajen con documentos digitales en entornos regulados o financiados con fondos públicos.

                    La accesibilidad digital ya no es una opción: es una obligación legal. Y los documentos PDF —uno de los formatos más comunes— deberán cumplir con estos requisitos a partir de 2025.

                    No cumplir puede significar:

                    • Sanciones
                    • Pérdida de contratos públicos
                    • Exclusión del mercado digital europeo

                    ¿Qué se necesita para que un PDF sea accesible?

                    Aquí tienes una checklist práctica en español para garantizar que un PDF cumple con los requisitos de accesibilidad, de acuerdo con la Directiva (UE) 2019/882, el estándar EN 301 549 y las WCAG 2.1 (nivel AA).

                    1. Estructura y etiquetado del documento

                    El PDF tiene activadas las etiquetas de estructura (Tags).

                    Los títulos, párrafos y listas tienen el marcado correcto (<H1>, <P>, <L>, etc.).

                    La jerarquía de encabezados está bien definida (H1, H2, H3…).

                    El orden de lectura es lógico y secuencial (lectura natural y navegación con teclado).

                    2. Imágenes y contenido no textual

                    Todas las imágenes tienen texto alternativo (alt text) significativo.

                    Las imágenes decorativas están marcadas como decorativas (sin alt o como /Artifact).

                    No se ha usado texto dentro de imágenes (excepto si también está disponible como texto real).

                    3. Tablas

                    Las tablas son reales (no imágenes) y se usan solo para mostrar datos.

                    Cada tabla tiene encabezados definidos (<TH>).

                    El orden de lectura por filas y columnas es coherente.

                    No se usan tablas con fines puramente visuales o de maquetación.

                    4. Enlaces y navegación

                    Los enlaces tienen texto descriptivo (evitar «haz clic aquí»).

                    Todos los enlaces están activos y funcionan correctamente.

                    Hay una tabla de contenidos con enlaces internos, si el documento es largo.

                    5. Idioma y metadatos

                    Está definido el idioma principal del documento

                    Si hay otros idiomas dentro del texto, están marcados correctamente.

                    El documento incluye metadatos completos: título, autor, idioma, palabras clave.

                    6. Diseño visual y contraste

                    El contraste entre el texto y el fondo es suficiente (mínimo 4.5:1)

                    El color no es el único medio para transmitir información.

                    El texto es legible y de tamaño adecuado (mínimo 12 pt recomendado).

                    7. Validación y pruebas

                    El PDF ha sido validado con herramientas como:

                    1. PAC 2021 ✔️
                    2. Adobe Acrobat Pro («Comprobación de accesibilidad») ✔️
                    3. CommonLook PDF Validator ✔️

                    El documento se ha probado con un lector de pantalla (NVDA, JAWS, VoiceOver).

                    Se puede navegar solo con teclado (tabulación, encabezados, enlaces).

                    Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                      Guía para elegir CRM el más adecuado según tu actividad

                      Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                      ¿Qué tipo de CRM necesita tu empresa? Guía para elegir el más adecuado según tu activida

                      Deja atrás Excel: mejora tu gestión hasta un 30% con el CRM adecuado*

                      Vídeo que mostra un dibuix d'una persona asseguda davant d'un ordinador, amb el fons "NoTensTemps_fons", transmetent una sensació de pressa o falta de temps.

                      Quiero contactar con un experto...

                      Hoy en día, con la digitalización avanzando a toda velocidad y la competencia creciendo cada semana, seguir gestionando tus relaciones con clientes sin un buen CRM es como ir a una carrera en bicicleta… mientras los demás van en coche.

                      Pero entre tantas opciones disponibles, encontrar el CRM ideal puede parecer más complicado que decidir qué serie ver un domingo por la noche.

                      ¿Vendes online? ¿Ofreces servicios personalizados? ¿Tienes un equipo comercial que necesita organización o manejas un montón de documentación cada semana? Sea cual sea tu caso, hay un tipo de CRM que puede adaptarse justo a lo que necesitas —ni más, ni menos.

                      Beneficios Medibles del CRM frente a Excel o CRM antiguos

                      ¿Un 30%? ¿De verdad? Pues sí. Diversos estudios respaldan las ventajas de implementar un CRM en lugar de depender de Excel para la gestión comercial y operativa. Aquí algunos datos clave:

                      • Aumento del 29% en ventas
                        Las empresas que adoptan un CRM han reportado un incremento promedio del 29% en sus ventas.
                        Fuentes: blog.neteris.com, monkeyplusbc.com

                      • Mejora del 34% en productividad
                        Los equipos de ventas que utilizan CRM han experimentado una mejora del 34% en su productividad.
                        Fuentes: SMF360, blog.neteris.com, monkeyplusbc.com

                      • Reducción del ciclo de ventas entre un 8% y un 14%
                        Gracias a la automatización y la gestión estructurada que ofrece un CRM, el tiempo necesario para cerrar ventas se reduce significativamente.
                        Fuentes: TecnoSoluciones.com, Comparapps

                      • Ahorro de entre 5 y 10 horas semanales
                        Al automatizar tareas repetitivas y centralizar la información, las empresas ganan entre 5 y 10 horas por semana. Fuente: leadsales.io

                      Foto de mujer explicando las diferencias y requisitos de los prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados y no cualificados.

                      5 modalidades de CRM

                      Modo 1

                      CRM con automatización de marketing digital: ideal para e-commerce y negocios online

                      Si tu empresa se dedica a la venta online o al marketing digital, lo más importante es atraer, captar y fidelizar clientes de forma automatizada. En este caso, lo ideal es un CRM que integre herramientas de email marketing, embudos de conversión, segmentación avanzada y análisis de campañas.

                      Ventajas clave:

                      • Automatización de correos y campañas.
                      • Seguimiento del comportamiento del cliente.
                      • Integración con plataformas de e-commerce y redes sociales.
                      Modo 2

                      CRM para empresas de servicios: atención personalizada y seguimiento continuo

                      Si tu empresa ofrece servicios (consultoría, salud, formación, asesorías, etc.), necesitas un CRM que facilite la gestión de relaciones a largo plazo y la personalización del trato al cliente. Aquí, la clave está en el seguimiento de interacciones, citas, historial de servicios y satisfacción del cliente.

                      Ventajas clave:

                      • Historial detallado de cada cliente.
                      • Gestión de agendas, tareas y recordatorios.
                      • Integración con herramientas de soporte y atención al cliente.
                      Modo 3

                      CRM para empresas B2B: gestión comercial y pipeline de ventas

                      En modelos B2B (business to business), lo fundamental es gestionar oportunidades de venta, cuentas clave y ciclos comerciales largos. Estos CRMs deben incluir funcionalidades para controlar el pipeline de ventas, gestionar contactos dentro de empresas y facilitar la colaboración del equipo de ventas.

                      Ventajas clave:

                      • Gestión de oportunidades y forecast.
                      • Acceso compartido a la información comercial.
                      • Informes de rendimiento y seguimiento de objetivos.
                      Modo 4

                      CRM para grandes corporaciones: escalabilidad y personalización

                      Las grandes empresas con múltiples departamentos necesitan soluciones potentes, altamente personalizables y con capacidad de integrarse con otros sistemas (ERP, BI, etc.). Estos CRMs suelen ser complejos, con grandes posibilidades de configuración y un coste más elevado.

                      Ventajas clave:

                      • Integraciones avanzadas.
                      • Personalización a gran escala.
                      • Análisis de datos y dashboards a medida.
                      Imagen representativa de Doceo Software, una solución integral para la gestión documental y el control de procesos empresariales
                      Modo 5

                      CRM para pymes con gestión integral: la solución completa y asequible

                      Para pequeñas y medianas empresas que necesitan tenerlo todo controlado sin complicaciones ni grandes inversiones, lo ideal es una solución todo-en-uno. Aquí es donde destaca Doceo CRM.

                      Doceo CRM está diseñado especialmente para pymes que buscan una gestión completa, sencilla y accesible. No solo permite tener todos tus contactos y clientes bien organizados, sino que también incorpora funciones automatizadas para facilitar el trabajo del equipo comercial.

                      Además, Doceo CRM va un paso más allá al integrar un completo gestor documental, ideal para recibir, almacenar y vincular pedidos, facturas, contratos, albaranes y otros documentos esenciales del día a día. Todos estos documentos pueden firmarse digitalmente desde la misma plataforma, asegurando el cumplimiento legal y simplificando los procesos administrativos.

                      Ventajas clave de Doceo CRM para pymes:

                      • Organización completa de clientes y colaboradores.
                      • Funciones automatizadas para el equipo comercial.
                      • Gestión documental integrada con firma digital.
                      • Asequible y fácil de usar.

                      Doceo CRM es la solución ideal para pymes: organiza clientes, automatiza tareas y gestiona documentos como pedidos, contratos y facturas con firma digital. Ahorra tiempo, cumple con la legalidad y centraliza todo en una herramienta completa, ágil y asequible.

                      ¿No sabes por dónde empezar? Escríbenos para recibir asesoramiento gratuito y descubre cómo Doceo CRM puede adaptarse exactamente a lo que tu empresa necesita.

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                        Facturación electrónica internacional: claves para cumplir con la normativa española y adaptarse al entorno global

                        Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                        Facturación electrónica internacional: claves para cumplir con la normativa española y adaptarse al entorno global

                        Guía práctica para entender las nuevas normativas que afectan a tu empresa

                        Con la entrada en vigor de nuevas normativas como la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude en España, las empresas deben prestar especial atención a los requisitos que afectan tanto a la emisión como a la recepción de facturas electrónicas, especialmente cuando se trata de relaciones comerciales internacionales. A continuación, te explicamos los principales escenarios y cómo prepararte para cada uno de ellos.

                        ¿Qué ocurre al enviar facturas electrónicas a empresas extranjeras?

                        Cuando tu empresa española necesita emitir facturas a otras compañías fuera del país, especialmente en operaciones B2B (business-to-business), es importante tener en cuenta que la legislación que se aplica es la del país de origen (España) y la del país receptor.

                        • Si el país receptor no tiene normativa de facturación electrónica, podrás seguir enviando tus facturas en formato PDF o cualquier otro formato acordado, como has hecho hasta ahora. Aun así, si ya tienes implementada la facturación electrónica, será más eficiente enviar el mismo tipo de archivo electrónico, siempre que sea comprensible para el destinatario.

                        • Si el país receptor sí tiene normativa de facturación electrónica, es posible que la empresa receptora prefiera (o incluso solicite) recibir facturas en formato estructurado compatible con su sistema. En este caso, aunque no es obligatorio, facilitar este tipo de intercambio puede beneficiar ambas partes, siempre que tu sistema esté preparado para ello.

                        En cualquier situación, se recomienda trabajar con herramientas de facturación electrónica que puedan adaptarse tanto a la normativa española como a la de otros países.

                        Recepción de facturas electrónicas de empresas extranjeras

                        A la inversa, cuando tu empresa recibe facturas de proveedores internacionales, no puedes exigirles que se adapten a la legislación española. Por tanto, debes estar preparado para recibir documentos en formato PDF o en formatos estructurados que se rijan por otras normativas.

                        Si el proveedor ya usa sistemas de facturación electrónica, puede ofrecerte enviar facturas estructuradas según su normativa nacional. Si tu empresa también está preparada, esto puede ser una gran ventaja. De nuevo, contar con una solución tecnológica flexible será clave para facilitar la gestión documental y contable.

                        Facturación electrónica con administraciones públicas internacionales

                        Distintos formatos, distintas redes: la importancia de un software flexible

                        Cada país puede implementar la factura electrónica con tecnologías diferentes. Algunos han creado sus propias plataformas, mientras que otros permiten el uso de canales más genéricos como PayPal. También hay países que ya operan con redes internacionales estandarizadas, como es el caso de PEPPOL, de la que hablaremos a continuación.

                        Este escenario fragmentado hace que las empresas se enfrenten a la necesidad de gestionar múltiples formatos y canales de envío, lo cual puede complicar mucho la gestión si no se dispone de un software de facturación adecuado. Es imprescindible utilizar una herramienta que permita:

                        • Conectarse con diversas plataformas y redes.
                        • Enviar y recibir facturas estructuradas según el estándar requerido.
                        • Cumplir con la normativa vigente en cualquier país receptor.

                        Esta capacidad de adaptación no solo es necesaria para la relación con el sector público, sino también para colaborar con empresas privadas que trabajen bajo criterios similares.

                        A continuación, entraremos en detalle sobre la red PEPPOL, una infraestructura clave para facilitar estos intercambios electrónicos en toda Europa.

                        Cuando entramos en el ámbito de la facturación electrónica internacional, es importante distinguir entre las relaciones con empresas privadas y con administraciones públicas. En este segundo caso, la situación cambia completamente, ya que la normativa europea unifica los requisitos para el envío y recepción de facturas a entidades públicas de los distintos países.

                        Esto significa que, independientemente del país europeo donde se encuentre el organismo público receptor, si este está legalmente obligado a recibir facturas electrónicas estructuradas, deberás enviar tu factura en ese formato. Se trata de una obligación legal que afecta a todas las empresas que facturan a administraciones públicas dentro de la Unión Europea, incluidas las de España.

                        La red PEPPOL: un puente para la facturación electrónica europea

                        ¿Qué es la red PEPPOL?

                        PEPPOL significa Pan-European Public Procurement Online, y es una infraestructura de comunicación digital segura creada para facilitar el intercambio de documentos electrónicos (como facturas, pedidos o guías de envío) entre empresas y administraciones públicas, principalmente en Europa.

                        PEPPOL no es un software, sino una red de interoperabilidad que conecta sistemas distintos usando estándares comunes. Funciona gracias a un sistema de punts d’accés (Access Points), a través de los cuales las organizaciones pueden enviar y recibir documentos de forma estructurada y segura.

                        ¿Por qué es importante?

                        • Interoperabilidad: permite que distintas plataformas de facturación electrónica puedan hablar entre sí, independientemente del software que usen.
                        • Estándares comunes: reduce errores, evita formatos incompatibles y acelera procesos.
                        • Seguridad: la red es segura y está certificada, lo que garantiza la integridad y autenticidad de los documentos.
                        • Ahorro y eficiencia: elimina el papel, automatiza procesos y ahorra recursos administrativos tanto a gobiernos como a empresas.
                        • Cumplimiento legal: en muchos países, el uso de PEPPOL ya es obligatorio para la facturación electrónica con la administración pública, y se está extendiendo al ámbito B2B (empresa a empresa), como es el caso en Italia y próximamente en España.

                        La globalización de los mercados obliga a las empresas a adaptarse a múltiples normativas en sus procesos de facturación. Si bien la normativa española establece claramente cómo deben emitirse y recibirse las facturas dentro del país, a nivel internacional es esencial contar con soluciones tecnológicas versátiles que permitan cumplir con los distintos requerimientos normativos y técnicos.

                        ¿Qué países la usan?

                        PEPPOL comenzó como un proyecto financiado por la Unión Europea y hoy es gestionado por OpenPEPPOL, una organización internacional sin ánimo de lucro.

                        También fuera de Europa:

                        • Australia y Nueva Zelanda han adoptado PEPPOL como estándar nacional para facturación electrónica.
                        • Singapur, Japón y Canadà también han mostrado interés o implementaciones parciales.

                        PEPPOL y la facturación en España

                        Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, España se está preparando para unificar el modelo de facturación electrónica, y PEPPOL jugará un papel clave en esta transición, especialmente para empresas que operan a nivel internacional o trabajan con administraciones públicas europeas.

                        Tabla resumen de requisitos de facturación electrónica en Europa por país (2024)

                        La Ley Antifraude y su impacto en la emisión de facturas

                        La Ley Antifraude, también conocida como ley VeriFactu, solo afecta a las empresas españolas y exclusivamente a la emisión de facturas. Esta normativa exige el uso de software que garantice la integridad de la información, impida modificaciones posteriores y genere un archivo seguro con trazabilidad.

                        Aunque estés emitiendo una factura a una empresa extranjera y esta esté exenta de IVA por ser una operación internacional, debes igualmente cumplir con los requisitos de VeriFactu en cuanto a emisión.

                        Por otro lado, si recibes una factura de una empresa extranjera, esta no está sujeta a la normativa española ni tiene obligación de cumplir con VeriFactu.

                        Diferencias clave: VeriFactu vs. Facturación electrónica

                        Es importante destacar que VeriFactu no sustituye la facturación electrónica. Son dos normativas independientes:

                        • VeriFactu regula cómo deben emitirse las facturas en España con software certificado y con medidas antifraude.
                        • La factura electrónica regula cómo deben generarse, enviarse, recibirse y almacenarse las facturas, en formato estructurado.

                        Contar con un proveedor de servicios de facturación electrónica que esté preparado para operar con redes como PEPPOL y que también facilite la recepción y emisión de facturas vía correo electrónico estructurado te permitirá afrontar todos los escenarios posibles sin fricciones.

                        DOCEO FACTURA ELECTRÓNICA: EL PROGRAMA PARA HACER FACTURAS MÁS COMPLETO 100 % LEGAL

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