Doceo Software nombra a Blue Raccoon PTY Ltd distribuidor exclusivo para la región SADEC en Sudáfrica

Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

Doceo Software nombra a Blue Raccoon PTY Ltd distribuidor exclusivo para la región SADEC en Sudáfrica

Junio 1, 2023

Doceo Software, proveedor líder de tecnologías que de forma modular se relacionan entre sí, formando soluciones adaptables y escalables para cualquier empresa y sector, se complace en anunciar su asociación estratégica con Blue Raccoon PTY Ltd, que será nombrado distribuidor exclusivo de su software en la región SADEC. El objetivo de esta colaboración es proporcionar a las pequeñas y medianas empresas (PYME) soluciones de software asequibles, escalables y fáciles de usar, que respondan a la creciente necesidad de una gestión eficaz de los documentos ante los crecientes retos de la gobernanza.

Doceo Software se ha consolidado como un nombre de confianza en el sector, especializado en la gestión de objetos digitales; generación de contenidos digitales, gestión de documentos web, flujos de trabajo, clasificación automática de documentos, extracción de información, reducción de peso, mejora de la calidad, identificación de contenidos, almacenamiento a largo plazo, firma biométrica con validez legal y digitalización masiva.

Sus soluciones están diseñadas para agilizar los procesos empresariales, mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de la normativa del sector. Con un fuerte enfoque en la asequibilidad y la flexibilidad, Doceo Software ofrece complementos opcionales y permite a los clientes elegir entre los modelos de despliegue on-premise, nube privada o Software como Servicio (SaaS).

Sin embargo, las PYMES suelen tener dificultades para acceder a soluciones de software asequibles y escalables que se adapten a sus necesidades específicas. Muchas se encuentran dependiendo de sistemas demasiado complejos que pueden no alinearse con sus procesos empresariales o carecer de las capacidades de automatización y validación necesarias. Esto puede dar lugar a ineficiencias, errores y posibles problemas de cumplimiento.

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    Albaranes digitales con validez legal, cada vez más imprescindibles para muchas empresas

    Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

    Albaranes digitales con validez legal, imprescindibles para muchas empresas

    Tener albaranes digitales con validez legal puede ser más que beneficioso para muchas empresas en España, especialmente aquellas que manejan un volumen significativo de transacciones comerciales y necesitan documentar el movimiento de mercancías.

    Buscamos empresas que quieran pasarse del incómodo papel a los albaranes digitales y prueben Doceo POD gratis 🙂

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    Elimine las tareas repetitivas y la introducción manual de datos, reduzca los errores propensos a los humanos y el coste de la impresión.

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    operaciones de entrega

    Diseñe y personalice formularios y albaranes aptos para móviles a los que pueda acceder desde doceo POD.

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    Disponga de toda su documentación ordenada, validada y fácilmente consultable.

    Una mejor experiencia

    Mejore la experiencia del cliente y del empleado desde el pedido hasta la entrega.

    Ventajas que puede ofrecer a las empresas los albaranes de entrega digitales

    Empresas de logística y transporte

    Las empresas de logística y transporte pueden beneficiarse de los albaranes digitales para documentar la entrega de mercancías, registrar la firma del destinatario y mantener un registro preciso de los envíos.

    Mayoristas y distribuidores

    Las empresas que se dedican a la distribución mayorista pueden utilizar albaranes digitales para registrar los productos enviados a sus clientes, incluyendo detalles como cantidades, descripciones y fechas de entrega.

    Empresas de comercio electrónico

    Las tiendas online y las empresas de comercio electrónico pueden utilizar albaranes digitales para documentar el envío de productos a sus clientes, incluyendo la información del pedido, la dirección de entrega y los detalles del paquete.

    Empresas de servicios

    Las empresas de servicios, como las de reparación, instalación o mantenimiento, pueden utilizar albaranes digitales para registrar las actividades realizadas en el lugar de trabajo, incluyendo los servicios prestados, las horas empleadas y los materiales utilizados.

    Empresas de construcción

    En el sector de la construcción, los albaranes digitales pueden ser útiles para documentar la entrega de materiales en el lugar de la obra, incluyendo detalles como la cantidad, el tipo y la calidad de los materiales entregados.

    Es fundamental considerar que los albaranes digitales deben cumplir requisitos legales para ser válidos, como el uso de firmas electrónicas reconocidas y el cumplimiento de la normativa fiscal actual. 

    Con Doceo POD, sus albaranes de entrega digitales de cumplimiento legal garantizando.

    Infografía de doceoPOD sobre el circuito de software y su workflow.

    ¿Albaranes de entrega digitales?

    Los albaranes de entrega digitales o comprobante de entrega son conocidos como POD (la abreviación del inglés Proof of delivery) y es el documento que da validez a las entregas de tu empresa. 

    En el proceso, primero se genera una nota de entrega. Esta, una vez firmada por el cliente, se denomina comprobante de entrega.

    1. Nota de entrega: Es un documento que incluye la descripción y la cantidad de los productos y servicios entregados. Una copia del documento, firmada por el comprador, se devuelve al vendedor como un Comprobante de la entrega.
    2. Comprobante de entrega: Un comprobante de entrega se consigue cuando un cliente firma una nota de entrega en la que acepta una entrega. Las notas de entrega se usan para documentar la transacción.

    Al trasladar sus procedimientos a una plataforma digital, se reduce el tiempo de procesamiento, se evitan posibles retrasos, se eliminan costes adicionales y se mejora la experiencia del cliente.

    El pasado, en papel
    • Notas de entrega perdidas, arrugadas o rotas.
    • Alto costo de impresión y escaneo de papel.
    • Archivo físico obligatorio para posibles reclamaciones.
    El futuro es digital
    • Acelera el procesamiento.
    • Reduce los procesos en papel.
    • Menos costos asociados con entregas incorrectas.
    • Mejorar la experiencia del cliente.

    Para la empresa

    Plataforma de gestión documental

    • Circuito de validación de documentos a través de bandejas (drag & drop) o con incrustación de sellos.
    • Biblioteca documental con búsqueda para cualquier dato.
    • Establezca relaciones entre documentos.
    • Herramientas de gestión de tareas.
    • Control horario y control de rendimiento con gráficos.
    • Calendario compartido e individual con recordatorios.
    • Gestión de permisos avanzada sobre usuarios y equipos de trabajo.
    • Funciones CRM: Podrá almacenar los datos de sus clientes y realizar un seguimiento.

    Los comprobantes de entrega

    • Generación de documentos automáticos con OL Connect.
    • Historial de acciones detallado. Haga seguimiento de quién y en que momento se ha realizado una modificación.
    • Sus comprobantes de entrega perfectamente ordenados, validados y firmados (firma biométrica).

    Para sus entregas

    • No más documentos desordenados, arrugados o mal impresos.
    • Mejor gestión de incidencias. Contacte en tiempo real con su empresa y solucione cualquier incidencia antes de abandonar el punto de entrega.
    • Agregue una ubicación GPS e incluso tome una foto para generar un comprobante de entrega sin contacto.
    • Captura de datos digitalmente en un solo dispositivo: Firmas, cambios en las cantidades, hora/fecha, geolocalización, fotografías, códigos de barras, notas y más.
    • El proceso no requiere de ninguna explicación extra. El documento digital está diseñado para parecer papel y simular el proceso a mano.

    Para sus clientes

    • No más documentos desordenados, arrugados o mal impresos.
    • Mejor gestión de incidencias. Contacte en tiempo real con su empresa y solucione cualquier incidencia antes de abandonar el punto de entrega.
    • Agregue una ubicación GPS e incluso tome una foto para generar un comprobante de entrega sin contacto.
    • Captura de datos digitalmente en un solo dispositivo: Firmas, Cambios en las cantidades, Hora/fecha, Geolocalización, Fotografías, Códigos de barras, Notas…
    • El proceso no requiere de ninguna explicación extra. El documento digital está diseñado para parecer papel y simular el proceso a mano.

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    • Creación de una versión digital de los formularios impresos.
    • Gestión del flujo de datos entre dispositivos móviles.
    • Portal de gestión en tiempo real.
    • Cambios en la información de la operación.
    • Envío de notas de entrega completas al flujo de trabajo del sistema.
    • Envío de comunicados en tiempo real al cliente.
    Sacamos todo el partido al añadir la tecnología al mix de Objectif Lune.
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    Fotografía que muestra la interfaz de la solución de firma digital **Bio Sign** en la pantalla de un teléfono móvil, lista para su uso.

    Firma biométrica

    Disponemos de un módulo doceo BioSign para ahorrar tiempo y desplazamientos a la hora de gestionar cualquier trámite.

    • Cumplimiento de la normativa vigente (artículo 26 del Reglamento Europeo 910/2014, conocido como eIDAS).
    • Mejora la experiencia de sus clientes pudiendo firmar sus documentos desde la comodidad de su dispositivo.
    • Disponga de toda la documentación en formato digital firmada, sin necesidad de impresión en papel.
    • Evita accesos innecesarios de terceras personas a los datos de carácter personal.
    • Mayor cobertura legal en caso de desacuerdos.

    doceo BioSign es la firma biométrica con validez legal que se integra en todas nuestras soluciones cloud.

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      ¿Debes emitir una factura a una administración pública? Te contamos como debes hacerlo

      Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

      ¿Debes emitir una factura a una administración pública?

      Te contamos como debes hacerlo

      Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

      Quiero contactar con un experto...

      Emitir una factura a una administración pública puede ser un proceso complejo si no cuentas con las herramientas adecuadas. La normativa exige cumplir requisitos específicos y utilizar plataformas electrónicas, lo que puede resultar confuso para quienes no están familiarizados con estos procedimientos. Afortunadamente, con DoceoFactura, puedes simplificar y agilizar esta tarea, asegurándote de cumplir con todos los estándares legales y técnicos.

      A continuación, te explicamos cómo emitir facturas a administraciones públicas y te damos consejos prácticos según seas empresa, autónomo o particular.

      Factura electrónica: una obligación, no una opción

      Desde la aprobación de la Ley 25/2013, es obligatorio emitir facturas electrónicas para todas las transacciones superiores a 5.000 euros con administraciones públicas. Sin embargo, en la práctica, muchas entidades exigen este tipo de facturación incluso para importes menores.

      Con Doceo Factura, puedes crear facturas electrónicas en formato Facturae, firmarlas digitalmente y enviarlas directamente a la plataforma correspondiente, como FACe, todo en pocos clics y sin complicaciones técnicas. 

      Requisitos clave de la factura electrónica

      Para que una administración pública acepte tu factura, debe incluir:

      • Formato Facturae: Obligatorio en España, garantiza que la factura cumpla con los estándares.
      • Datos del emisor y receptor: NIF, nombre completo o razón social, y dirección.
      • Código DIR3: Identifica a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.
      • Número de registro y fecha de emisión: Información básica de cualquier factura.
      • Desglose del IVA y normativa aplicable: Si el servicio está exento de IVA, debe especificarse la normativa correspondiente.

      Con Doceo Factura, puedes automatizar estos requisitos, minimizando errores y ahorrando tiempo.

      Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

      ¡En Doceo Software somos artesanos en la gestión de objetos digitales!

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      ¿Cómo se envían las facturas electrónicas?

      La administración pública utiliza plataformas digitales como FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) para recibir las facturas.

      Con Doceo Factura, puedes integrar tu sistema con FACe y otras plataformas locales, eliminando la necesidad de realizar el envío manualmente.

      Beneficios de Doceo Factura

      DoceoFactura es una solución diseñada para facilitar la facturación electrónica. Entre sus ventajas destacan:

      • Creación automatizada de facturas en formato Facturae.
      • Firma digital integrada.
      • Conexión directa con FACe y otras plataformas públicas.
      • Seguimiento en tiempo real del estado de tus facturas.
      • Soporte técnico especializado para resolver cualquier duda.
      Foto del equipo de Doceo Software con los productos Doceo Store y el gestor documental Verifactu.

      Consejos prácticos según tu perfil

      Si eres empresa

      • Usa un software profesional: Como Doceo Factura, para gestionar volúmenes grandes de facturas y automatizar el proceso.
      • Ten en cuenta los plazos de pago: La administración tiene tiempos específicos para aceptar y liquidar facturas. Doceo Factura permite hacer seguimiento de cada una.
      • Gestiona certificados digitales: Asegúrate de que los certificados estén siempre actualizados para evitar rechazos.

      Si eres autónomo

      • Controla los impuestos: Recuerda que debes incluir y desglosar correctamente el IVA o indicar la exención aplicable.
      • Utiliza plantillas preconfiguradas: Con Doceo Factura, puedes usar formatos ya listos que incluyen todos los campos requeridos por la administración.
      • Busca asesoramiento: Si eres nuevo en la facturación electrónica, Doceo Factura incluye soporte para ayudarte.

      Si eres una asociación

      • Consulta si necesitas factura electrónica: Aunque no siempre es obligatorio, muchas administraciones públicas lo exigen, sobre todo si gestionas subvenciones o ayudas públicas.
      • Ten tus datos actualizados: Asegúrate de que la información de la asociación, como el NIF y la dirección, esté al día para evitar problemas al emitir facturas.
      • Facilita la gestión con Doceo Factura: La herramienta permite organizar las facturas de manera sencilla y mantener un registro ordenado, ideal para asociaciones con recursos limitados.

      Si eres particular

      • Consulta si necesitas factura electrónica: aunque no siempre es obligatorio, muchas administraciones públicas lo requieren. Si debes emitir una factura puntual, contacta con el ayuntamiento para aclarar los requisitos y asesórate con un experto para conocer las opciones legales disponibles y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.

      Si eres autónomo...

      1. Identifica requisitos específicos: Averigua los requisitos y procedimientos específicos para facturar a la Administración Pública a la que estás prestando servicios.
      2. Cumple con la normativa: Asegúrate de cumplir con todos los requisitos legales y administrativos, incluyendo la Ley de Contratos del sector público y cualquier otra regulación aplicable. 
      3. Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
      4. Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
      5. Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, incluyendo impuestos si corresponde.
      6. Inclusión de información legal: Asegúrate de incluir tu información como autónomo, incluyendo tu nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal, así como cualquier información legal requerida.
      7. Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los términos y condiciones acordados previamente.

      Si eres una PYME...

      1. Investiga los Procedimientos: Investiga los procedimientos y requisitos específicos para facturar a la Administración Pública, teniendo en cuenta las regulaciones aplicables y los contratos establecidos.
      2. Cumple con las Normativas: Asegúrate de cumplir con todas las normativas legales y administrativas, incluyendo la normativa de contratación pública y cualquier otra regulación relevante.
      3. Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción de manera detallada, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
      4. Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
      5. Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, teniendo en cuenta cualquier impuesto aplicable y los términos del contrato.
      6. Inclusión de información legal: Añade la información legal de tu empresa, como su nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal y cualquier otra información requerida por la normativa.
      7. Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los procedimientos establecidos, asegurándote de seguir cualquier requisito adicional especificado en el contrato.

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        ¿Quién paga el IVA del kit digital?

        Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

        ¿Quién paga el IVA del bono digital del kit digital?

        Enero 24, 2023

        IVA, ¿Quién lo paga?

        El IVA del bono digital del kit digital es pagado por el comprador, no por el agente digitalizador.

        El agente digitalizador es responsable de recaudar el IVA y remitirlo al gobierno. 

        Puede que te interese también:

        Pasos del KIT DIGITAL

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            Los documentos en la logistica de Colombia

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            Los documentos en la logistica de Colombia

            Enero 19, 2023

            ¿Qué documentos existen en Colombia como pruebas de entrega en las empresas de logística?

            En Colombia, los documentos más comunes utilizados como pruebas de entrega en las empresas de logística son:

            • El recibo de entrega, en el cual el destinatario confirma haber recibido los productos en las condiciones acordadas.
            • El conocimiento de embarque, también conocido como guía de carga, en el cual se detallan las características de los productos entregados.
            • La factura comercial, en la que se reflejan los detalles del precio, productos entregados, entre otros.
            • El Proof of Delivery (P.O.D.) es un documento que acredita la entrega de un paquete o mercancía a un destinatario. Es un comprobante de entrega que incluye información como la fecha, hora y nombre de la persona que recibió el paquete. 

            ¿Qué diferencia existe entre la firma digital y la firma electrónica?

            Firma digital “con la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita” y, de acuerdo al Decreto 2364 de 2012, con mecanismos que garantiza autenticidad e integridad.

            La firma digital debe contar con los siguientes atributos para tener la misma validez legal que la manuscrita:

            • Es única a la persona que la usa.
            • Es susceptible de ser verificada.
            • Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
            • Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma queda invalidada.
            • Está conforme a la reglamentación adoptada por el Gobierno Nacional.

            Modificada por el Decreto 19 de 2012, el cual enumera las normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

            La firma digital también está definida por la Ley 527 en su segundo artículo, como “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”, haciendo referencia a los algoritmos de encriptación asimétrica que utiliza tanto claves públicas como privadas para la creación y verificación de las firmas.

            Firma electrónica con significativa merma en la carga probatoria. La Ley 527 de 1999 está basada en la Ley Modelo de Comercio Electrónico (1996), de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional.

            En su artículo 7, establece el principio de equivalencia funcional de la firma electrónica, siempre y cuando se cumplan las mismas funciones que se le atribuye a la firma manuscrita.

            Los requisitos mínimos que deben cumplirse son los siguientes:

            • Debe permitir identificar al iniciador de un mensaje de datos
            • Debe servir para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
            • Debe ser confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

            ¿Seguimos?

            Si quiere que sigamos contándole o acompañándole, concrete una fecha para hablar con nosotros.

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              ¿Para qué sirve un gestor documental y
              qué ventajas tiene para las empresas?

              Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

              ¿Para qué sirve un gestor documental y qué ventajas tiene para las empresas?

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              Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

              Quiero contactar con un experto...

              Un gestor documental es un software que ayuda a las empresas a organizar, almacenar y compartir documentos electrónicos de manera ágil y muy eficiente. La tendencia actual es que las empresas trabajen sin papel tanto por la necesidad medioambiental, como la legalidad que a nivel europeo nos está llegando año tras año.

              doceo Store

              ¿Qué es un gestor documental?

              Un gestor documental es un sistema informático que permite administrar de manera centralizada toda la documentación de una empresa. Su objetivo principal es optimizar los procesos relacionados con la creación, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos, reduciendo el uso del papel y aumentando la eficiencia operativa.

              Estudios indican que las empresas que implementan un sistema de gestión documental pueden reducir hasta un 40% el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y aumentar su productividad en un 30%, gracias a la automatización de tareas y la mejora en la accesibilidad de la información.

              Beneficios de un gestor documental para las empresas

              Implementar un gestor documental en una empresa aporta numerosas ventajas, entre ellas:

              • Acceso rápido y eficiente: Permite localizar cualquier documento en segundos mediante búsquedas avanzadas, etiquetas y categorizaciones. Esto mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a buscar información.
              • Seguridad y control de acceso: Los sistemas de gestión documental incluyen permisos de usuario que garantizan que solo las personas autorizadas puedan acceder a determinada información, reduciendo el riesgo de fugas o accesos no autorizados.
              • Automatización de procesos: Facilita la automatización de flujos de trabajo, como aprobaciones, revisiones y firmas digitales, lo que agiliza las operaciones internas y reduce errores.
              • Reducción de costos: Al eliminar la dependencia del papel y los costos de almacenamiento físico, una empresa puede ahorrar en impresiones, archivadores y espacio de oficina. Según estudios, la digitalización de documentos puede reducir hasta un 70% los costos operativos relacionados con la gestión documental.
              • Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones de protección de datos y normativas sectoriales al mantener un control riguroso sobre la documentación y su ciclo de vida.
              • Colaboración y trabajo en equipo: Los empleados pueden acceder y trabajar en documentos de manera colaborativa, desde cualquier ubicación y en tiempo real, lo que mejora la comunicación y la eficiencia. Se estima que el trabajo en la nube y el acceso remoto pueden aumentar hasta en un 25% la productividad de los equipos.

              ¿Qué debes tener en cuenta para elegir tu mejor opción?

              7 puntos clave que no debes ignorar

              Elegir un gestor documental no se trata solo de buscar funcionalidades. Debes evaluar una solución que se adapte a las necesidades reales de tu empresa. Aquí te dejamos algunos criterios clave:

              1. Cumplimiento normativo: Asegúrate de que cumpla con las regulaciones exigidas por tu sector.
              2. Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje.
              3. Escalabilidad: Debe crecer contigo y adaptarse a futuras necesidades.
              4. Soporte técnico: Un buen servicio de asistencia personalizada es clave para resolver incidencias rápidamente.
              5. Funcionalidades específicas: No todos los gestores son iguales. Valora herramientas como control de versiones, firma electrónica o flujos de trabajo.
              6. Integración: Debe conectarse fácilmente con el resto de sistemas de tu empresa.
              7. Precio justo: Apuesta por un software que combine potencia y asequibilidad.

              El futuro de los gestores documentales

              Los gestores documentales han dejado de ser simples archivos digitales para convertirse en plataformas estratégicas para el crecimiento de las empresas. En el contexto actual, marcado por la transformación digital y la automatización, es imprescindible contar con una solución modular, escalable e inteligente.

              Gestores documentales con módulos variables y preparados para IA

              Los gestores documentales del futuro deben permitir una configuración flexible, adaptada a las necesidades reales de cada organización. Recomendamos elegir una solución que permita incluir módulos clave, que aporten valor inmediato y acompañen el crecimiento a medio y largo plazo.

              Módulos esenciales para una solución todo en uno:

              • Control horario y de recursos humanos
                Gestión integrada de fichajes, vacaciones, permisos y fichas de personal desde el mismo entorno documental.
              • Firma electrónica
                Flujo seguro y legal de firma de documentos, adaptable a contratos, autorizaciones y comunicaciones internas.
              • Factura electrónica legal
                Imprescindible por su obligatoriedad normativa en fase de despliegue en España. Un gestor debe adaptarse a los cambios legales sin perder interoperabilidad.
              • Compatibilidad con documentos clave como contratos, pedidos y albaranes
                Aunque aún no todos son obligatorios en formato digital, es previsible que lo sean pronto. Un buen gestor documental debe estar preparado para ello.
              • Capacidad de integración con ERP
                Es crucial que el gestor documental se comunique con el sistema ERP de la empresa. Si no dispone de una integración directa, debe ofrecer una API propia que facilite el desarrollo de conexiones personalizadas.

              IA e inteligencia documental: el siguiente paso

              Una solución moderna debe estar preparada para incorporar módulos de inteligencia artificial, que permitan desde el reconocimiento automático de documentos (OCR avanzado) hasta el análisis de datos y flujos documentales.

              ¿Por qué elegir Doceo Store?

              Doceo Store no es solo un gestor documental, es una oficina virtual completa, diseñada para cubrir todas las necesidades de documentación y gestión de flujos de trabajo en empresas de cualquier sector.

              Automatización y eficiencia desde el primer día

              Con Doceo Store puedes olvidarte de tareas repetitivas. Su sistema automatiza la entrada de documentos (por impresora virtual, escáner o importación) y permite configurar flujos de trabajo personalizados para gestionar tareas, aprobaciones o validaciones.

              Cumplimiento total de normativas

              Cumple con ISO 27001, ENS y RGPD, siendo ideal para todos los sectores sin que esto incremente su precio, como sucede en otras opciones. Para altamente regulados como sanidad, educación, banca o administraciones públicas, Doceo Software tiene opciones. Contacta con nosotros.

              Precio competitivo y formación incluida

              Ofrece funcionalidades avanzadas a un precio accesible, especialmente pensado para pymes. Además, incluye formación gratuita para todos los trabajadores y un soporte personalizado que se adapta a cada cliente.

              Múltiples funcionalidades en un solo entorno

              • Gestión de usuarios y perfiles
              • Buscador avanzado de documentos, tareas y eventos
              • Tableros Kanban de tareas
              • Calendario inteligente y eventos con documentos asociados
              • Edición avanzada de PDFs (comentarios, firmas, sellos)
              • Tipologías documentales flexibles
              • Control horario, firma electrónica y facturación electrónica

              Integración total y acceso universal

              Compatible con ERP, CRM y otros sistemas. Accesible desde cualquier dispositivo, en múltiples idiomas y adaptado al teletrabajo.

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              Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂

                ¿Qué diferencias existen entre firma biométrica, firma digital, certificado digital, sello y firma manuscrita?

                Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

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                firma digital, certificado digital, sello y firma manuscrita?

                Enero 13, 2023

                La firma biométrica

                La firma biométrica es una forma de firmar electrónicamente utilizando características físicas únicas del individuo, como huellas dactilares o reconocimiento facial.

                La firma biométrica es 100 % siempre que registre la información obligatoria del trazo de la persona firmante. Es difícil de falsificar y resulta muy segura y fácil de hacer, solo se requiere un dispositivo adaptado con un lápiz digital. La rúbrica con el dedo no puede considerarse firma biométrica, ya que no es capaz de captar algunos de los parámetros esenciales para su total validez.

                Existe una modalidad también legal y sin que el firmante tenga que plasmar su rúbrica en el dispositivo, se trata de la firma de doble factor en la que se puede establecer con seguridad que la persona que tiene acceso a ese dispositivo en concreto ha efectuado una acción.

                La firma digital

                La firma digital es una representación electrónica de una firma manuscrita y se utiliza para garantizar la autenticidad de un documento electrónico. 

                No tiene por qué registrar algunos de los parámetros obligatorios para su validez legal, pero para algunos casos, esta rúbrica, puede ser suficiente para entregas, sobre todo si se acompaña con el registro de su localización, por ejemplo. Debe entenderse que es fácilmente suplantable y por ello no contaría con la validez legal ante un perito.

                Los sellos

                Un sello es una imagen o gráfico que se utiliza para indicar que un documento ha sido firmado o sellado por una autoridad o entidad.

                Existen los sellos tradicionales y también existen los sellos digitales que pueden tener la misma validez que los primeros.

                La firma manuscrita

                La firma manuscrita es una marca o escrito hecho a mano por una persona para indicar su aceptación o autoría de un documento.

                En papel, la tradicional. Esta firma para su autentificación se usan peritos caligráficos especializados.

                Elige una de nuestras soluciones para tu empresa

                Implantamos en tu empresa una oficina virtual interactiva y funcional que te permita una colaboración más eficiente entre tus trabadores.

                Digitalizamos y optimizamos la gestión de las relaciones comerciales con tus clientes

                Digitaliza el flujo de emisión de las facturas a tus clientes

                Digitalizamos y/o automatizar los procesos de facturación de tu negocio.

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                Digitalizamos y/o automatizar los procesos de recursos humanos de tu negocio

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                ¿Seguimos?

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                  Me han concedido el Kit Digital

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                  Me han concedido el Kit Digital, ¿y ahora qué?

                  Novembre 09, 2022

                  Pasos del KIT DIGITAL

                  1
                  PASO
                  ALTA Y TEST MADUREZ KIT DIGITAL

                  Registrarse en la página web de Acelera Pyme y realiza el Test de Madurez Digital.

                  2
                  PASO
                  SOLICITA EL BONO DEL KIT DIGITAL

                  Tramita solicitud del "Bono Digital" en la web.

                  3
                  PASO
                  EL ACUERDO DE PRESTACIÓN

                  Es un acuerdo que hacemos sobre la solución o soluciones de digitalización que vas a tener.

                  Si ya te han concedido el Bono Digital, tienes que saber que ya has superado lo más complejo.

                  Ahora solo tienes que elegir la solución que más te conviene y formalizar el acuerdo de prestación

                  El acuerdo de prestación

                  El acuerdo se compone por 4 bloques de información, pero no te preocupes porque el acuerdo es algo que realiza el Agente digitalizador. Tú solo tendrás que ofrecernos algunos de los datos que te pediremos.

                  • Bloque 1: DATOS BÁSICOS
                  • Bloque 2: CATEGORÍA DE SOLUCIÓN DE DIGITALIZACIÓN
                  • Bloque 3: DECLARACIONES RESPONSABLES
                  • Bloque 4: PROTECCIÓN DE DATOS

                  ¡Alerta con los plazos!

                  Debes tener en cuenta que el Bono Digital, una vez concedido, tiene fecha de caducidad. El plazo máximo para la formalización de los Acuerdos De Prestación de Soluciones de Digitalización, será de seis meses, contados a partir de la publicación de la Resolución de Concesión de la ayuda al Beneficiario.

                  Transcurrido este tiempo, vas a perder el derecho al cobro de la parte del bono digital que no se hubiera recogido en un Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.

                  Una vez firmado el Acuerdo, nosotros, como agentes digitalizadores, emitiremos una única factura por el importe total de la solución de digitalización contratada asociada al Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.

                  La factura reflejará la reducción en el importe a abonar por el beneficiario, en lo que respecta a la cuantía de la subvención concedida asociada al Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.

                  En ese momento, puedes ya disfrutar de la solución contratada completamente gratis.

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                    FAQ para la nueva Ley crea y crece y lo que afecta en el proceso de emitir/recibir facturas electrónicas

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                    FAQ para la nueva Ley crea y crece y lo que afecta en el proceso de emitir/recibir facturas electrónicas

                    Octubre 28, 2022

                    ¿Seguirá existiendo la necesidad de consentimiento por parte del remitente de recibir una factura?

                    No, desde la entrada en vigor de la ley y de la finalización de los plazos según facturación de las empresas, no se requerirá que el remitente autorice tal envío en las relaciones b2b y autónomos. Será obligatorio emitir la factura digitalmente. 

                    ¿Esta ley interfiere en la normativa de facturas de proveedor?

                    Las facturas de proveedor si son B2B van a tener la misma obligatoriedad de ser expedidas/recibidas en formato electrónico y con firma digital. No importa si son de cliente o de proveedor.

                    ¿Existe un plazo para adaptarse a la nueva ley?

                    Sí, existe este plazo que empezará a contar a partir de la aprobación del Reglamento de la Ley (artículo 12):

                    • Un primer plazo de 1 año para empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
                    • Un segundo plazo de 2 años para empresas y autónomos con una facturación anual menor a 8 millones de euros.
                    ¿Existe un Reglamento de esta ley?

                    No, a fecha de hoy, en el mes de octubre de 2022, no existe y no se espera antes de 3 a 6 meses.

                    En el momento en que se apruebe será la fecha a empezar a contar, según facturación de la empresa, los plazos de 1 o 2 años para su obligatoriedad.

                    ¿Como afecta la ley a los proveedores estrangeros (incluso fuera de la UE)?

                    Muy probablemente las empresas extranjeras que deseen operar con empresas Españolas van a tener que adaptarse, especialmente a lo que se refiere a la implementación de firma electrónica

                     

                    Los próximos años veremos una gran transformación en este sentido. Será obligatoria en las relaciones B2B (solo habrá algunas diferencias en las relaciones B2C).

                     

                    Por eso es más que recomendable no esperar al último momento para digitalizar, según la ley, las facturas electrónicas de nuestra empresa.

                    ¿Dentro de la UE, me afecta la normativa de la Ley crea y crece?

                    En el momento en que una empresa con sede en España debe emitir una factura, esta está bajo la normativa de su país de origen. Por lo tanto, sí, deberá ser emitida en formato electrónico

                    Las facturas que podamos recibir, si en el país de origen no contempla esta normativa, igualmente debemos pensar que, más temprano que tarde, TODOS los países dela UE adoptarán una legislación muy parecida a la nuestra y deberán contemplar la factura electrónica y la firma digital.

                    ¿Qué pasa si no estamos de acuerdo con una factura electrónica recibida?

                    No vamos a poder ignorar la factura y no se recomienda que se haga.

                    Lo recomendable, en el caso de no estar de acuerdo y que se desee discutir, será mandar un burofax desde los servicios jurídicos de la empresa en el caso de que la comunicación tradicional (el envío de un mail o una llamada de teléfono) no solucione en poco tiempo la disputa.

                    ¿Si una factura recibida no cumple con la normativa, debemos quejamos?

                    Recomendamos que para ahorrar problemas con la Agencia Tributaria, exijamos las máximas con todas las facturas que recibamos.

                    Si bien es cierto que muy probablemente no exista una persecución para cualquier pequeño error, las facturas, deberán cumplir unos mínimos establecidos por la ley: deben ser auténticas e integras.

                    Debemos evitar cualquier sospecha de manipulación tanto de lo emitido, como lo recibido.

                     

                    ¿Que formato XML es el oficial?

                    Se está trabajando actualmente en igualar formatos entre países. Por el momento se contempla solo el estándar XML europeo. 

                    ¿Cuánto tiempo tendré que guardar la factura electrónica?

                    Deberás guardar tus facturas emitidas (y disponibles en el caso de que tus clientes te las pidan) durante 4 años (artículo 2 de la ley 56/2007). 

                    Estos 4 años en los que te pueden pedir la factura, se contemplan aunque la empresa cierre.

                    Accede a la Ley aquí.

                    ¿Se requiere de las dos firmas (emisor y receptor) o con solo la del receptor es suficiente?

                    Solo las facturas electrónicas firmadas tanto por el emisor como el receptor van a ser consideradas dentro de la normativa.

                    No es suficiente si solo la firma el receptor.

                    La firma del emisor debe existir antes del envío de la factura, no después.

                    Las facturas que recibo y escaneo ahora, ¿qué validez tienen?

                    Al no ser consideradas facturas electrónicas, no están bajo la nueva ley.

                    El único valor que tendrán estas facturas será el que tenga para cumplir con las obligaciones de conservación y poder (o no) destruir el original en papel

                    Igualmente, el proceso de preservación en formato digital debe estar bajo la normativa de copia auténtica e ir igualmente firmada digitalmente.

                    Más información en doceoeCompulsa

                    Alquilo pisos, ¿debo emitir factura electrónica?

                    Depende.

                    En el caso de que el piso o pisos arrendados sea a particulares, se considera una relación B2C y tus obligaciones pasan fuera de la normativa a la que nos referimos.

                    Si los alquilas a empresa (por ejemplo, como despachos), tu relación será B2B y sí estarás bajo la normativa de la nueva ley Crea y crece.

                    Soy autónomo, pero facturo muy poco al año, ¿debo igualmente emitir mis facturas digitalmente y firmarlas?

                    Sí, estás obligado a emitir y firmar digitalmente todas tus facturas, aunque factures poco al año o solo hagas trabajos como autónomo de forma intermitente.

                    Desde el pasado 19 de octubre la factura electrónica es obligatoria en España. La Ley llamada «Crea y crece» se ubica dentro del Plan de Recuperación y Resiliencia y tiene la finalidad de instaurar un conjunto de mejoras para favorecer el crecimiento del tejido empresarial, su productividad, la mejora de la calidad de los empleos y la internacionalización.

                    El punto que más va a afectar a las empresas y a los autónomos es la obligatoriedad de generar todas las facturas en formato digital.

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                      Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂

                        La factura electrónica obligatoria en la nueva Ley crea y crece

                        Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                        La factura electrónica, obligatoria en España con la Ley "crea y crece"

                        Octubre 26, 2022

                        Desde el pasado 19 de octubre la factura electrónica es obligatoria en España. La Ley llamada «Crea y crece» se ubica dentro del Plan de Recuperación y Resiliencia y tiene la finalidad de instaurar un conjunto de mejoras para favorecer el crecimiento del tejido empresarial, su productividad, la mejora de la calidad de los empleos y la internacionalización.

                        El punto que más va a afectar a las empresas y a los autónomos es la obligatoriedad de generar todas las facturas en formato digital.

                        ¿Qué dice la ley de Creación y Crecimiento de empresas?

                        Los artículos en los que se habla de factura electrónica son el 12.1 y 12.4. Estos dos artículos en realidad son una modificación del art. 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

                        Se centra en el deber en las relaciones b2b se expidan y se reciban las facturas en formato electrónico. 

                        Para los empresarios que hasta el momento tenían una gestión tradicional de sus facturas, van a necesitar transformase digitalmente. Para ello, deben saber que existen las ayudas del Kit Digital

                         

                        Cumple con la
                        Ley Crea y Crece
                        con doceo eFACT

                        doceo eFACT, facturas digitales a coste cero para ti y tu empresa con las ayudas del gobierno fondos Next Generation del Kit Digital.

                        Te contamos como en solo 15 minutos.

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                        ¿Qué és la factura electrónica?

                        La factura electrónica es un documento que se crea, envía y recibe en formato electrónico y que dispone de la misma validez legal que la factura en papel.

                        • Igual que la que se crea en papel pero en un formato digital.
                        • Se requiere el consentimiento del destinatario.
                        • Debe incluir toda la información necesaria, igual que en papel.
                        • Debe ir firmada electrónicamente.
                        Existen dos tipos de facturas:
                        1. Sin formato estructurado: como puede ser un PDF.
                        2. Con formato estructurado: puede ser en XML. 

                        Esta ley va a cambiar radicalmente la forma de relacionarse con sus clientes, los autónomos y pequeñas empresas de España.

                        ¿Qué pasa con las facturas expedidas a particulares?

                        La ley es más flexible y solo será obligatorio en caso de que el particular la pida o que este la acepte recibir.

                        ¿Puedo escanear una facturas en papel generando un PDF y mandarla?

                        Sí, si antes de mandarla, el remitente escanea la factura emitida en papel y la envía en formato electrónico (pot ejemplo, un PDF). No se considera factura electrónica si el remitente envía la factura en papel y el receptor la escanea.

                        ¿Qué dice la legalidad sobre la firma electrónica?

                        El artículo 26 del Reglamento (UE) N.º 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014, trata sobre los requisitos que debe tener la firma electrónica.

                        El Real Decreto Ley de 2012 admite otras formas de «firma», el intercambio electrónico de datos u otras. El más común va a ser la firma electrónica avanzada.

                        ¿Qué requisitos debe tener la firma electrónica avanzada?

                        No es ni la firma electrónica simple, ni la firma electrónica cualificada, aunque la tenga la persona emisora responsable. No se regula por normas españolas, sino por el Derecho comunitario.

                        • La firma debe tener una vinculación con el firmante de forma única y que permita la identificación de este.
                        • Ser creada usando datos de creación de la firma que el firmante pueda usar, garantizando a la vez un alto nivel de confianza y que esté bajo su control exclusivo.
                        • Que esté vinculada con los datos firmados por la misma, de modo que no permita ninguna modificación de estos y que si son modificados, estos canbios puedan ser detectables.

                         

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