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Caso de éxito I Administración pública con documentación masiva
doceo eCompulsa en el Ayuntamiento de Barcelona
Copia auténtica para la documentación del registro de entrada integrada en el sistema de ventana única
En este proyecto se abordó la digitalización de la documentación del registro de entrada y en concreto de la ventanilla única para el Ayuntamiento de Barcelona.
El registro de entrada de un ayuntamiento es uno de los puntos donde más tráfico documental se genera. El gran reto para doceo eCompulsa fue demostrar la buena capacidad de adaptabilidad a toda la variedad de documentos que la ciudadanía puede llegar a presentar.
Es por ello que destacamos de doceo eCompulsa aplicado al sistema de seguridad interna de Barcelona, las siguientes características:
- Adaptación a la legislación vigente y todos los requerimientos propios de la administración pública.
- Inicio del proceso a través de soluciones web.
- Captura en color y doble cara.
- Detección automática de la página si es en color, escala de grises o blanco y negro y mejora automática.
- Detección de páginas en blanco con el análisis del contenido sin utilización de umbrales de tamaño.
- Generación automática de documentos PDF / A y inclusión de los metadatos dentro del documento.
- Digitalización, generación y envío de los documentos en memoria (no se guarda nada disco).
- Separación de documentos mediante hojas separadoras.
- Firma delegada en módulos externos en cumplimiento de las políticas de firma según parámetro indicado en la llamada.
- La transmisión escáner – ordenador se realiza vía TWAIN.
- Integración con Documenta como repositorio documental y el módulo MGCE para la signatura digital.
- Capacidad de utilizar equipos multifuncionales en red y de sobremesa con opción de mostrar u ocultar equipos al usuario.
- Visor de las imágenes digitalizadas y, eliminación de las páginas en blanco (con posibilidad de recuperarlas).
- Eliminación automática de los documentos enviados a sistemas externos en caso de que el documento supere un umbral indicado en la llamada del proceso.
- Notificación del resultado del proceso de digitalización a una dirección indicada como parámetro.
- Informar al usuario del número de páginas digitalizadas, hojas separadoras, hojas en blanco, páginas con contenido, tamaño de cada documento generado y, de todos los documentos procesados durante la sesión de escaneo.
