Autor: admin

Firma electrónica para delivery en tiendas y pymes con albaranes digitales. Aplicación gratuita Doceo BioSign Delivery.

Empresas de distribución y logística

Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

Sectores

Empresas de distribución y logística

Optimiza tus entregas con nuestro software avanzado para logística, transporte y albarán digital

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POD, Albarán de Entrega Digital y Notas de Entrega

Beneficios clave para la distribución

Novedades para la gestión de documentos en logística

Las mejores soluciones

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Las empresas de distribución y logística enfrentan desafíos únicos que requieren soluciones tecnológicas avanzadas para mejorar la eficiencia, reducir costos y garantizar la precisión en cada etapa del proceso. 

Las funciones avanzadas, como la automatización de documentos y la firma electrónica, puede transformar radicalmente las operaciones de una empresa. A continuación, exploramos cómo estas herramientas pueden revolucionar su negocio y cuáles son las mejores opciones disponibles.

Diferencias entre POD, Albarán Digital y Notas de Entrega

En el ámbito del transporte, la logística y el delivery, se utilizan diversos documentos para asegurar la correcta gestión y seguimiento de los envíos. A continuación, te explico las diferencias entre POD, albarán de entrega digital y notas de entrega, y mencionaré otros documentos importantes relacionados con este sector.

POD (Proof of Delivery) 

Documento que confirma la entrega correcta al destinatario, incluyendo fecha, hora, nombre y firma del receptor. Puede ser físico o digital y proporciona evidencia tangible de la entrega.

Albarán de entrega digital

Documento digital que acompaña las mercancías durante su transporte y entrega. Registra detalles de los productos entregados, incluyendo cantidades y especificaciones, facilitando el control de inventarios y la confirmación de recepción.

Notas de Entrega

Documento que detalla los bienes entregados a un destinatario. Es menos formal que un albarán de entrega y se utiliza para entregas menores o internas dentro de una organización. Puede ser en papel o digital.

Otros documentos relacionados con la logística:

  • Carta de porte: Contrato entre remitente y transportista, detallando mercancías y condiciones.
  • Manifiesto de carga: Lista de envíos en un vehículo.
  • Guía de Remisión: Similar a la carta de porte, acompaña el transporte.
  • Factura comercial: Detalles de productos vendidos y términos comerciales.
  • Etiqueta de envío: Información de transporte y entrega.
  • Certificado de origen: Certifica el país de origen.
  • Documentos de seguro: Detallan la cobertura de mercancías transportadas.
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Qué puede hacer una solución

La optimización en la logística no solo se traduce en ahorros de costos, sino también en la mejora del servicio al cliente. Un sistema bien gestionado permite:

✔ Reducción de errores: Minimizar errores en el envío y recepción de mercancías mediante el uso de albarán digital. La integración de firma digital, firma biométrica y firma electrónica garantiza la autenticidad y seguridad de los documentos.

✔ Respuesta en tiempo real: Optimizar las entregas con tracking y geolocalización para ofrecer un mejor servicio a los clientes. Estas herramientas permiten conocer la ubicación exacta de las mercancías, reduciendo tiempos y costos de transporte al mejorar la eficiencia en las rutas.

✔ Mejora en la comunicación: Facilitar la comunicación entre diferentes departamentos y con los clientes, gestionando incidencias de manera eficiente. La automatización de procesos permite una respuesta rápida y organizada, mejorando la coordinación interna y la satisfacción del cliente.

✔ Gestión de incidencias: Identificar y resolver problemas de forma inmediata, gracias a la geolocalización y el tracking, evitando retrasos y asegurando una entrega eficiente.

✔ Automatización de procesos: Agilizar las operaciones logísticas mediante la automatización de tareas repetitivas, mejorando la eficiencia y reduciendo la posibilidad de errores humanos. Esto permite a las empresas centrarse en actividades de mayor valor añadido.

Beneficios clave para empresas de distribución y logística

Las empresas de distribución enfrentan desafíos únicos que requieren soluciones tecnológicas avanzadas para mejorar la eficiencia, reducir costos y garantizar la precisión en cada etapa del proceso. A continuación, exploramos cómo estas herramientas pueden revolucionar su negocio y cuáles son las mejores opciones disponibles.

Centralización y organización de la información

  • Biblioteca documental: Almacene todos los documentos en un solo lugar con capacidades de búsqueda avanzada para cualquier dato.
  • Relaciones entre documentos: Establezca conexiones entre documentos relacionados para una gestión más eficiente.
  • Control horario y rendimiento: Monitoree el desempeño de los empleados y el tiempo dedicado a las tareas mediante gráficos y análisis.

Eficiencia operativa

  • Automatización de documentos: Genere documentos automáticamente a partir de plantillas y datos de sistemas ERP o TMS, reduciendo el tiempo y errores en su manejo.
  • Gestión de tareas: Utilice herramientas de gestión de tareas para coordinar y seguir el progreso de las actividades.

Cumplimiento Normativo

  • Gestión de permisos: Controle los permisos de acceso sobre usuarios y equipos de trabajo, asegurando el cumplimiento de las normativas de almacenamiento y gestión de documentos.
  • Firma electrónica: Incluya firmas electrónicas biométricas que cumplen con las normativas legales, mejorando la validez y seguridad de los documentos.
Foto de transportista en empresas de distribución y logística con Doceo POD gratis, el mejor software para gestión de flotas.
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Novedades para la gestión de documentos para el sector de la distribución y logística

¿Un gestor documental para la distribución?

¡Claro que sí! Una plataforma de gestión documental es una solución digital diseñada para almacenar, organizar, gestionar y rastrear documentos electrónicos de manera centralizada. 

En el ámbito de la distribución y logística, este software facilita la administración de documentos clave como albaranes, notas de entrega, facturas y pedidos, brindando una solución accesible y eficiente.

Puede crear relaciones entre todos los documentos y así procesar cada cliente y sus entregas de la forma más eficiente. A prueba de inspecciones. 

Gestión de comprobantes de entrega

Documentos ordenados y validación:

  • Generación automática de datos: Cree comprobantes de entrega digitales bien organizados, validados y firmados mediante firma biométrica.
  • Historial detallado: Realice un seguimiento de quién ha modificado un documento y en qué momento.

Mejora en la entrega:

  • Documentos sin contacto: Genere comprobantes de entrega utilizando ubicación GPS y fotos, eliminando la necesidad de documentos físicos.
  • Captura de datos: Capture firmas, cambios en cantidades, hora/fecha, geolocalización, fotos y códigos de barras digitalmente en un solo dispositivo. 

Beneficios de la firma electrónica

La firma electrónica es una herramienta esencial que elimina la necesidad de firmas físicas, acelerando el flujo de trabajo y mejorando la seguridad.

  • Rapidez y Eficiencia: Los documentos se firman y devuelven en minutos, eliminando demoras.
  • Seguridad y Cumplimiento: Las firmas están cifradas y cumplen con regulaciones como el Reglamento Europeo eIDAS.
  • Accesibilidad: Permite firmar documentos desde cualquier dispositivo, facilitando operaciones globales.

Automatización de documentos

La automatización es fundamental en una plataforma moderna de gestión documental. Permite la generación automática de documentos como albaranes y facturas, lo que mejora la consistencia y reduce el tiempo necesario para su creación.

  • Ahorro de tiempo: Minimiza el tiempo requerido para la creación y gestión de documentos.
  • Consistencia y calidad: Asegura que todos los documentos cumplan con los estándares establecidos.
  • Integración: Sincroniza automáticamente los documentos con otros sistemas empresariales para una mejor coherencia.

Las mejores soluciones

Doceo POD

Doceo POD ofrece albaranes digitales, eliminando el papel y reduciendo errores y costos de impresión.

  • Mejora de la experiencia del cliente y empleado. Consiga opiniones 5 estrellas de sus clientes y de sus empleados.
  • Firma biométrica: Integra la firma biométrica Doceo BioSign, con validez legal y doble factor.
  • Gestión completa de documentación: La plataforma gestiona toda la documentación de forma ordenada y validada, con herramientas avanzadas de gestor documental con gestión de tareas, control horario, permisos y funciones CRM.
  • Permite enlazar con otros documentos como facturas, pedidos u órdenes de trabajo, entre otros.
  • (Opcional) Automatización opcional con OL Connect: OL Connect automatiza la generación de documentos, extraciónde datos automatizada y mantiene un historial detallado de acciones.
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Doceo BioSign Forms con Gestiona

Doceo BioSign Forms ofrece firma digital con garantías legales.

  • Dispone de formularios HTML personalizados a rellenar por el cliente.
  • Permite firmar documentos desde cualquier lugar con móviles o tablets, incluso offline, enviándolos al recuperar conexión.
  • Incrementa la calidad y trazabilidad de los procesos de firma, asegurando transacciones seguras y rápidas.
  • Se integra con sistemas externos mediante API, automatizando procesos y eliminando tareas manuales.
  • La APP captura datos en tiempo real, incluyendo firmas biométricas, GPS, fotos, y más. Está disponible en iOS y Android, gestionando documentos de forma eficiente y segura, y permite compartir documentos con un clic y organizarlos por cliente o categoría.
  • Dispone de la plataforma Doceo Gestiona con funciones de gestor documental.
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Soluciones Objectif Lune

Capture OnTheGo de Objectif Lune digitaliza y gestiona datos desde dispositivos móviles en tiempo real. Permite capturar, procesar y enviar información como formularios, firmas y fotos directamente desde el campo. Ventajas:

  • Eficiencia: Reduce la introducción manual de datos y errores.
  • Accesibilidad: Captura datos sin conexión y los envía al recuperar conexión.
  • Versatilidad: Maneja múltiples tipos de datos y documentos.
  • Integración: Se sincroniza con sistemas existentes para una gestión fluida.

PReS Connect de Objectif Lune facilita la creación, personalización y gestión de documentos dinámicos. Ventajas:

  • Eficiencia: Automatiza la producción de documentos personalizados.
  • Flexibilidad: Adapta formatos y contenidos a diferentes canales.
  • Integración: Se conecta con sistemas ERP y CRM para un flujo de trabajo optimizado.

PlanetPReS Connect optimiza la distribución y procesamiento de documentos multicanal. Ventajas:

  • Multicanal: Envía documentos por correo, email y web.
  • Automatización: Reduce la intervención manual en la gestión de documentos.
  • Escalabilidad: Maneja grandes volúmenes de documentos con facilidad.
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    Gestión documental para escuelas e institutos con registro de entrada y salida de documentos administrativos e informes. Doceo Reg.

    Software para Universidades y centros educativos

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    Software para Universidades y centros educativos

    Optimización en la educación superior: corrección automática de exámenes, gestión documental para comunicación interna y RRHH, y soluciones de copia auténtica

    Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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    Doceo Exams: Corrección automática de exámenes tipo test

    Doceo Store: Gestión documental eficiente en entornos educativos

    Doceo eCompulsa: Copia auténtica de documentos oficiales

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    La importancia de la digitalización en la educación superior

    Las universidades y centros educativos enfrentan un gran volumen de tareas administrativas y académicas que requieren soluciones digitales eficientes. La implementación de software especializado permite mejorar la gestión documental, agilizar la corrección de exámenes y garantizar la autenticidad de los documentos oficiales.

    Doceo Exams: Corrección automática de exámenes tipo test

    La corrección de exámenes tipo test es una tarea que consume muchas horas de trabajo en periodos de evaluación. Con Doceo Exams, los profesores pueden corregir automáticamente los exámenes de sus alumnos en cuestión de segundos, optimizando el tiempo y reduciendo los errores humanos.

    • Corrección en tiempo récord: En la Universidad de Girona, la incorporación de eIDAS Scan permite la corrección automática de exámenes de tipo test con un solo clic.
    • Menos desacuerdos entre profesores y alumnos: Reduce la necesidad de revisiones y discrepancias en las notas.
    • Automatización del proceso: Desde el escaneo del documento hasta la generación de informes detallados con las calificaciones.
    • Reducción de la carga de trabajo docente: Los profesores pueden dedicar más tiempo a la enseñanza y tutoría personalizada.
    • Cumplimiento normativo: Garantiza la integridad y seguridad en la corrección de exámenes.

    CASO DE ÉXITO:

    PROCESO DE GESTIÓN DE EXAMEN TIPO TEST CON EIDAS SCAN EXAM EN LA UNIVERSIDAD DE GIRONA

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    Gestión documental para escuelas e institutos con registro de entrada y salida de documentos administrativos e informes. Doceo Reg.

    Doceo Store: Gestión documental eficiente en entornos educativos

    Un gestor documental es clave para mejorar la comunicación interna y la gestión de recursos humanos en universidades y centros educativos. Doceo Store facilita el almacenamiento, la organización y el acceso a documentos de manera rápida y segura.

    • Automatización de procesos administrativos: Reducción de la carga burocrática y optimización del flujo de trabajo.
    • Interfaz intuitiva: Fácil de usar, sin necesidad de formación extensa.
    • Acceso seguro a la información: Permite compartir documentos entre departamentos garantizando la confidencialidad y cumplimiento normativo.
    • Historial de cambios y versiones: Control total sobre la evolución de los documentos.
    • Integración con otras plataformas: Compatible con los sistemas ya implementados en la institución.
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    Ventajas de elegir Doceo Software

    Con más de 15 años de experiencia en el sector, Doceo Software ofrece soluciones tecnológicas adaptadas a las necesidades específicas de cada institución educativa. Nuestro enfoque se basa en:

    • Proyectos a medida: Adaptamos nuestras soluciones a los requisitos específicos de cada cliente.

    • Integración total: Compatibilidad con cualquier sistema existente para evitar cambios drásticos en la operativa diaria.

    • Soporte especializado: Acompañamiento y formación para garantizar el éxito de la implementación.

    • Seguridad y cumplimiento normativo: Todas nuestras soluciones cumplen con los estándares legales y de protección de datos.

    La digitalización de procesos en universidades y centros educativos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también optimiza la experiencia tanto para docentes como para estudiantes. Soluciones como Doceo Exams, Doceo Store y Doceo eCompulsa garantizan una gestión académica moderna, segura y eficiente, adaptada a las necesidades de cada institución.

    Doceo eCompulsa: Copia auténtica de documentos oficiales

    Las universidades manejan una gran cantidad de documentos oficiales que requieren garantía de autenticidad. Doceo eCompulsa permite la generación de copias auténticas de documentos electrónicos, asegurando su validez legal.

    • Revisión rápida del contenido del documento: Agiliza la verificación de documentos académicos.
    • Asignación de metadatos automática: Optimiza la clasificación y búsqueda de documentos.
    • Generación de documentos con firma digital y de tiempo: Garantiza la integridad y autenticidad de los archivos.
    • Cumplimiento normativo: Adaptado a la legislación vigente para certificaciones oficiales.
    • Fácil integración con sistemas existentes: No requiere cambios en la infraestructura actual.
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      Gestión documental para centros de salud con registro de entrada y salida de documentos administrativos y control horario.

      Software para el sector sanitario y de cuidados

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      Sectores

      Software para el sector sanitario y de cuidados

      Optimiza la atención a tus pacientes con seguridad total y una interfaz ágil para tus profesionales. En salud, el foco es el cuidado, no la administración

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      Beneficios del software para la gestión de documentación médica

      ¿Qué puede hacer doceo Store en el ámbito sanitario?

      Cumplimiento de la normativa de protección de datos

      Ventajas de doceo Store en el ámbito sanitario

      Contacta con un experto

      La importancia de la digitalización en la atención sanitaria

      El sector sanitario está experimentando una rápida transformación impulsada por la digitalización. Los sistemas de software para la gestión de la atención y cuidados médicos están revolucionando la manera en que los profesionales interactúan con los pacientes, mejorando la eficiencia, seguridad y la calidad de los servicios ofrecidos. En este artículo, exploramos cómo el software especializado puede ser la clave para optimizar la atención a los pacientes y proporcionar una experiencia más fluida tanto para los profesionales de la salud como para los administradores.

      Beneficios del software para la gestión de documentación médica

      La adopción de software en el ámbito sanitario ha traído consigo mejoras significativas en la eficiencia operativa. La integración de herramientas digitales facilita la gestión de citas, expedientes médicos y la coordinación entre profesionales, permitiendo a los equipos médicos dedicar más tiempo al cuidado del paciente y menos a tareas administrativas.

      La gestión digital de la documentación médica elimina la necesidad de manejar grandes cantidades de papel, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la seguridad de los datos. Además, la digitalización facilita el acceso rápido y seguro a la información médica de los pacientes, lo que mejora la toma de decisiones y la continuidad en el tratamiento.

      Cumplimiento de la normativa de protección de datos

      En el sector sanitario, la protección de los datos personales es crucial debido a la naturaleza sensible de la información que se maneja, como historiales médicos, diagnósticos, tratamientos y datos financieros de los pacientes. Los sistemas de software utilizados en este ámbito deben cumplir con estrictas normativas de protección de datos para garantizar la privacidad y seguridad de esta información. Cumplir con las normativas no solo es una obligación legal, sino también una manera de generar confianza entre pacientes y proveedores de servicios de salud.

      Las normativas de protección de datos varían según la región, pero las más relevantes en el ámbito sanitario incluyen:

      1. Reglamento General de Protección de Datos (GDPR): Aplicable a países de la Unión Europea, el GDPR establece requisitos rigurosos sobre la recopilación, almacenamiento y manejo de datos personales, incluidas las pruebas de consentimiento explícito por parte de los pacientes para procesar su información. Los centros de salud deben contar con medidas de seguridad adecuadas, como el cifrado de datos y el control de accesos, para proteger la privacidad de los pacientes. También se debe garantizar la capacidad de los pacientes para acceder, corregir o eliminar sus datos en cualquier momento.

      2. Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA): En los Estados Unidos, la HIPAA regula la forma en que se manejan los datos de salud personales, incluyendo la creación de salvaguardas para evitar el acceso no autorizado a la información. Esta ley exige que los centros de salud implementen sistemas de software que aseguren la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos de salud.

      3. Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD): En España, esta ley adapta el GDPR y establece medidas específicas para proteger los datos personales, con especial atención a los datos de salud. Además, exige que los profesionales del sector sanitario cuenten con procesos documentados y evaluaciones de impacto sobre la privacidad antes de implementar tecnologías que manejen datos sensibles.

      Gestión documental para escuelas e institutos con registro de entrada y salida de documentos administrativos e informes. Doceo Reg.
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      ¿Qué puede hacer doceo Store en el ámbito sanitario?

      El personal médico no debería tener que preocuparse por cuestiones administrativas ni gastar tiempo en aprender a manejar un software complicado. Doceo Store ha sido diseñado para ser intuitivo y de uso inmediato, permitiendo que los profesionales de la salud puedan trabajar desde el primer minuto sin necesidad de formación extensa.

      Entre sus principales ventajas destacan:

      • Automatización de procesos: Registro y gestión de documentos sin necesidad de intervención manual.

      • Interfaz intuitiva: Facilita la navegación y reduce la curva de aprendizaje.

      • Acceso rápido a la información: Recuperación de historiales médicos y registros clínicos en segundos.

      • Compatibilidad con normativas de salud: Cumple con las regulaciones vigentes para la gestión de datos médicos.

      Ventajas de doceo Store en el ámbito sanitario

      • Reducción del uso de papel: Transición a un entorno digital que disminuye el impacto ambiental y los costes operativos.

      • Integración con otros sistemas: Compatibilidad con plataformas de gestión hospitalaria y sistemas de información de salud.

      • Mejor comunicación entre equipos: Facilita la colaboración entre médicos, enfermeros y administrativos.

      • Seguridad avanzada: Cifrado de datos, accesos restringidos y trazabilidad de documentos.

      La digitalización es clave para mejorar la eficiencia en la atención sanitaria y reducir la carga administrativa del personal. Herramientas como Doceo Store ofrecen una solución integral que permite optimizar la gestión documental sin afectar la calidad del servicio. Apostar por la digitalización en el ámbito sanitario es invertir en un futuro más ágil, seguro y eficiente.

      Con Doceo eCompulsa, también ofrecemos la opción de copia auténtica integrada en los escáneres HP a través de nuestro socio Gidoc Integral. 

      La solución COPIA AUTENTICA, permite generar copias electrónicas auténticas con validez legal equivalente al documento original, con un solo clic. La digitalización elimina el uso de papel desde el inicio del proceso, reduciendo costos y el impacto ambiental. Además, cumple con la normativa vigente (Ley 39/2015, ENS y NTI), asegurando imágenes digitales, metadatos obligatorios, firma electrónica y sellado de tiempo. 

      Icono de Copia Auténtica para documentación legal y oficial

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        Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico

        Software para banca y finanzas

        Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

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        Software para banca y finanzas

        Elige una solución adecuada y transforma los bancos tradicionales en plataformas versátiles que ofrecen experiencias excepcionales a los clientes

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        Elegir un Buen Software de Gestión Documental

        Necesidades Específicas para Seleccionar el Software Ideal para tu Entidad Financiera

        Consideraciones Clave para el Software de Gestión Documental Ideal

        Las mejores soluciones

        Contacta con un experto

        Elegir el software de gestión documental adecuado puede transformar un banco tradicional en una plataforma versátil y moderna, mejorando la eficiencia operativa, la seguridad de la información y la experiencia del cliente. Al considerar cuidadosamente las necesidades específicas, las funcionalidades clave y la escalabilidad, los bancos pueden tomar una decisión informada que beneficiará tanto a la institución como a sus clientes a largo plazo. 

        Elegir un Buen Software de Gestión Documental

        Mayor eficiencia

        Un buen software de gestión documental automatiza muchos procesos manuales, como la captura, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos. Esto ahorra tiempo y esfuerzo, permitiendo a los empleados centrarse en tareas más importantes.

        Seguridad y cumplimiento

        En el sector financiero, la seguridad de la información y el cumplimiento de normativas son esenciales. Un buen software ofrece encriptación de datos, control de acceso y auditorías de seguridad. Además, ayuda a cumplir con las normativas regulatorias, gestionando los documentos de acuerdo con las leyes aplicables.

        Acceso rápido a la información

        Con funcionalidades de búsqueda avanzada, los empleados pueden localizar documentos específicos en segundos, mejorando la productividad y reduciendo el tiempo de respuesta a las consultas de los clientes.

        Ahorro de costes

        Digitalizar documentos y reducir el uso de papel no solo es bueno para el medio ambiente, sino que también reduce los costes operativos. Menos espacio de almacenamiento físico y menos material de oficina son solo algunas formas en que un buen software puede ahorrar dinero.

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        Fundaciones, registro de entrada y salida

        Mejora de la experiencia del cliente

        • Acceso rápido a la información del cliente: ofrece un servicio eficiente y personalizado, facilitando la localización inmediata de documentos específicos.
        • La personalización del servicio incrementa su satisfacción, mientras que la rapidez y precisión en las consultas garantizan una atención eficiente y eficaz.
        • Servicio más eficiente: ahorra tiempo en la resolución de consultas y mejora la productividad del personal bancario, permitiendo un acceso rápido y preciso a la información del cliente y ofreciendo un servicio más personalizado.
        • Reduce los tiempos de espera y garantiza la exactitud de los datos proporcionados, asegurando así una atención rápida y precisa para mejorar la experiencia del cliente.
        • La calidad del servicio se mejora significativamente con un buen sistema de gestión documental, que es esencial para proporcionar una experiencia bancaria superior, optimizando la eficiencia y la satisfacción del cliente en cada interacción.

        Necesidades Específicas para Seleccionar el Software Ideal para tu Entidad Financiera

        Antes de elegir un software, es importante evaluar las necesidades específicas de tu banco o entidad financiera.

        ¿Qué tipo de documentos manejas? ¿Cuántos usuarios necesitan acceso? ¿Cuáles son los requisitos de seguridad?

        Responder a estas preguntas te ayudará a identificar las funcionalidades esenciales que debe tener el software.

        Funcionalidades clave

        Busca un software que ofrezca:

        • Automatización de procesos
        • Seguridad avanzada y encriptación
        • Control de acceso y permisos
        • Búsqueda avanzada y recuperación de documentos
        • Integración con otros sistemas bancarios
        • Capacidades de auditoría y cumplimiento normativo

        Facilidad de uso

        La facilidad de uso es especialmente crucial para garantizar una rápida adopción del software por parte de empleados y clientes, especialmente aquellos de edad avanzada.

        Para las personas mayores, una interfaz intuitiva y fácil de usar no solo facilita la navegación, sino que también reduce la frustración y el estrés asociado con el manejo de nuevas tecnologías.

        Un sistema que ofrezca opciones claras y accesibles, con botones grandes y textos legibles, ayuda a que estos clientes puedan realizar sus operaciones bancarias de manera independiente y cómoda.

        Esto no solo optimiza el tiempo de formación para los empleados, sino que también asegura que todos los clientes, independientemente de su edad, puedan acceder a servicios de manera eficiente y con confianza.

        Fotografía de una mujer trabajando cómodamente con su ordenador en una oficina, con una sonrisa y mirando directamente a la cámara.
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        Consideraciones Clave para el Software de Gestión Documental Ideal

        Soporte y mantenimiento

        Un buen proveedor de software debe ofrecer soporte técnico y mantenimiento continuos para garantizar el funcionamiento óptimo del sistema. 

        Es fundamental que el proveedor tenga un historial comprobado de soporte al cliente, con un equipo de soporte accesible y capacitado para resolver problemas rápidamente. Además, el proveedor debe comprometerse a proporcionar actualizaciones regulares para mejorar el software, corregir errores y asegurar su compatibilidad con las nuevas normativas y tecnologías emergentes. 

        Esto asegura que el sistema se mantenga eficiente y en conformidad con los requisitos legales y operativos vigentes.

        Pruebas y referencias

        Antes de tomar una decisión final sobre la adquisición de software, es crucial solicitar una prueba del sistema.

        Esto permite evaluar su rendimiento en un entorno realista y verificar si cumple con las expectativas y necesidades específicas de tu institución. Además, busca referencias y testimonios de otros bancos o instituciones financieras que ya estén utilizando el software.

        Las experiencias de estos usuarios actuales pueden ofrecer una visión valiosa sobre la funcionalidad, la fiabilidad y el nivel de soporte que puedes esperar, ayudando a tomar una decisión más informada y segura.

        Escalabilidad para el negocio

        Es esencial elegir un software que pueda escalar con el crecimiento de tu negocio. La escalabilidad garantiza que el sistema pueda manejar un aumento en el volumen de documentos y usuarios sin experimentar problemas de rendimiento.

        Un software escalable no solo facilita la expansión de tus operaciones, sino que también protege tu inversión a largo plazo, permitiendo que el sistema se adapte a las futuras necesidades y desafíos de la institución sin necesidad de una renovación completa.

        Recuerda estos 5 puntos

        1. Evaluar las necesidades específicas: Considera cuidadosamente las necesidades únicas de tu banco para seleccionar un software que se ajuste perfectamente a tus requerimientos.
        2. Priorizar funcionalidades clave: Asegúrate de que el software ofrezca las funcionalidades esenciales que optimicen la eficiencia y seguridad operativa.
        3. Verificar soporte y mantenimiento: Opta por proveedores que ofrezcan soporte técnico y mantenimiento continuos, así como actualizaciones regulares.
        4. Solicitar pruebas y referencias: Realiza pruebas del software y busca referencias para validar su desempeño y fiabilidad en entornos reales.
        5. Considerar la escalabilidad: Elige un software que pueda crecer con tu negocio, manejando aumentos en volumen y usuarios sin afectar el rendimiento.

        Las mejores soluciones

        Doceo Store

        Más allá de un gestor documental. Automatice sus procesos documentales y concéntrese en lo importante con Doceo Store.

        • Gestión de usuarios y perfiles: Administre perfiles y permisos de usuarios y grupos de manera centralizada.
        • Búsqueda avanzada: Localice rápidamente documentos, tareas, eventos y archivos adjuntos con opciones de búsqueda avanzadas.
        • Gestión de tareas visual: Use tableros Kanban para crear, administrar y asignar tareas, incluso a partir de documentos.
        • Organización eficaz con etiquetas: Clasifique registros y eventos con etiquetas personalizadas para un acceso rápido y ordenado.
        • Calendario inteligente: Cree y comparta eventos, asociándolos con documentos y registros para una gestión contextualizada.
        • Interacción Drag & Drop: Facilite el movimiento de documentos entre bandejas con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar.
        • Variedad y flexibilidad documental: Gestione diferentes tipos de documentos y atributos según sus necesidades.
        • Administración de registros y expedientes: Visualice y administre registros y expedientes con opciones de eliminar, seleccionar, clonar, exportar e imprimir.
        • Relaciones documentales: Establezca conexiones entre documentos para una comprensión integral y una mejor toma de decisiones.
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        Doceo BioSign Forms con Gestiona

        Doceo BioSign Forms ofrece firma digital con garantías legales.

        • Dispone de formularios HTML personalizados a rellenar por el cliente.
        • Permite firmar documentos desde cualquier lugar con móviles o tablets, incluso offline, enviándolos al recuperar conexión.
        • Incrementa la calidad y trazabilidad de los procesos de firma, asegurando transacciones seguras y rápidas.
        • Se integra con sistemas externos mediante API, automatizando procesos y eliminando tareas manuales.
        • La APP captura datos en tiempo real, incluyendo firmas biométricas, GPS, fotos, y más. Está disponible en iOS y Android, gestionando documentos de forma eficiente y segura, y permite compartir documentos con un clic y organizarlos por cliente o categoría.
        • Dispone de la plataforma Doceo Gestiona con funciones de gestor documental.
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        Doceo Reg, Registro de entrada y salida

        Doceo Reg optimiza el registro de entrada y salida de documentos, asegurando un control riguroso y sin alteraciones. Este sistema es esencial para seguir el flujo de documentos, mantener la seguridad de la información y facilitar su búsqueda.

        Características Principales:

        • Registro Automático: Asigna códigos de entrada o salida automáticamente, con opciones de sellado de tiempo y metadatos.
        • Resguardo de Presentación: Genera un comprobante para cada registro de documento.
        • Rastreo Eficiente: Identifica siempre el origen y destino de los documentos.
        • Búsquedas Avanzadas: Realiza búsquedas totales y parciales, y consulta el historial de acciones.
        • Digitalización: Convierte documentos en papel a formato digital con garantías de autenticidad.
        • Repositorio de Documentos: Permite crear y subir documentos nuevos.
        • Formularios y Flujos de Validación: Integra flujos de trabajo con sistema de arrastrar y soltar.
        • Configuración de Permisos: Permite roles y permisos de usuario completamente personalizables.
        • Vínculos entre Registros: Facilita la creación de conexiones entre documentos y registros.

        Para obtener orientación sobre la incorporación de Doceo Reg en tu organización y descubrir cómo puede mejorar la gestión documental, contáctanos para más información.

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          Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

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          Impulsa el mejor servicio al ciudadano con nuestras soluciones de software de copia compulsada

          Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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          Transformación Digital en la Administración Pública

          Doceo eCompulsa 5.2 se presenta como una solución avanzada para la gestión documental en la administración pública, ofreciendo una transformación significativa en la manera de manejar y procesar documentos. 

          Esta herramienta se especializa en la generación de copia electrónica auténtica, proporcionando una serie de ventajas clave que optimizan tanto la eficiencia como la conformidad normativa.

          Ventajas de Doceo eCompulsa, Copia auténtica

          • Generación de Copias Auténticas: Doceo eCompulsa permite la digitalización masiva o puntual de documentos en papel, creando copias electrónicas auténticas con una mejora notable en la calidad de imagen y una reducción eficiente del tamaño del archivo. Esta funcionalidad asegura que los documentos digitales mantengan la fidelidad al original, cumpliendo con la normativa vigente según la Ley 39/2015.

          • Eficiencia Operativa: La solución facilita una compulsa electrónica rápida con solo un clic, lo que minimiza el trabajo manual y reduce significativamente el tiempo necesario para el proceso. Además, incorpora una firma digital automatizada y un sellado de tiempo, garantizando la autenticidad y la integridad de los documentos digitales.

          • Optimización del Espacio y Costos: Al reducir el tamaño de los archivos y el espacio requerido para el almacenamiento, Doceo eCompulsa disminuye tanto los costos asociados como el impacto ambiental del uso de papel. Los documentos en blanco y negro se conservan fieles al original, mientras que los documentos a color se optimizan para ocupar menos espacio sin perder calidad.

          • Proceso de Digitalización Simplificado: La solución admite múltiples modalidades de importación de documentos: desde máquinas multifuncionales, escáneres locales, carpetas en servidores, o mediante extracción directa de correos electrónicos. Este proceso automatizado incluye la mejora de imagen, la eliminación de páginas en blanco, y el envío del documento a su sistema de gestión.

          Fondo decorativo de una gran oficina con varios escritorios y sillas, plantas de interior y una vista panorámica de la ciudad a través de las ventanas.
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          ¿Cómo funciona Doceo eCompulsa?

          1. Digitalización e importación: Doceo eCompulsa permite la digitalización de documentos a través de varias modalidades: usando una máquina multifuncional, invocando el escáner local desde la aplicación web (Doceo Scan), ubicando los documentos en una carpeta en el servidor o extrayéndolos directamente de correos electrónicos.
          2. Proceso automatizado: Una vez importados, el sistema automatiza el proceso al mejorar la calidad de imagen, reducir el tamaño del archivo, eliminar páginas en blanco según parámetros predefinidos, y añadir firma digital y sello de tiempo para garantizar la autenticidad.
          3. Resultado final: Finalmente, el documento procesado se envía automáticamente al sistema de gestión, completando así la transición a un formato digital eficiente y conforme a la normativa.

          Normativa para la administración pública

          Ir al artículo

          Con Doceo eCompulsa, también ofrecemos la opción de copia auténtica integrada en los escáneres HP a través de nuestro socio Gidoc Integral. 

          La solución COPIA AUTENTICA, permite generar copias electrónicas auténticas con validez legal equivalente al documento original, con un solo clic. La digitalización elimina el uso de papel desde el inicio del proceso, reduciendo costos y el impacto ambiental. Además, cumple con la normativa vigente (Ley 39/2015, ENS y NTI), asegurando imágenes digitales, metadatos obligatorios, firma electrónica y sellado de tiempo. 

          Icono de Copia Auténtica para documentación legal y oficial

          Organismos Autónomos y la Compulsa Electrónica

          Doceo eCompulsa 5.2 redefine la gestión documental en organismos autónomos al ofrecer una solución integral para digitalizar, autenticar y gestionar documentos de manera eficiente y conforme a la normativa.

          Ventajas de Doceo eCompulsa

            • Generación de Copias Electrónicas Auténticas: Con Doceo eCompulsa, puede digitalizar documentos en papel, transformándolos en copias electrónicas auténticas con una calidad de imagen mejorada y un tamaño de archivo reducido. Esta funcionalidad asegura que los documentos digitales reflejen fielmente el contenido original, cumpliendo con los requisitos de la Ley 39/2015.

            • Eficiencia Mejorada: La solución permite realizar una compulsa electrónica con un solo clic, minimizando el esfuerzo manual y reduciendo significativamente el tiempo necesario para procesar documentos. La firma digital y el sello de tiempo se aplican automáticamente, garantizando la integridad y autenticidad de cada documento.

            • Reducción de Costos y Espacio: Al optimizar el tamaño de los archivos y el espacio de almacenamiento, Doceo eCompulsa contribuye a la reducción de costos operativos y al impacto ambiental. Los documentos en blanco y negro se preservan con alta fidelidad, mientras que los documentos a color se optimizan para ocupar menos espacio sin sacrificar la calidad.

            • Proceso de Digitalización Simplificado: La solución ofrece múltiples opciones para la importación de documentos, como el uso de máquinas multifuncionales, escáneres locales a través de una aplicación web (Doceo Scan), carga desde carpetas en servidores o extracción directa desde correos electrónicos. El sistema automatiza la mejora de imagen, elimina páginas en blanco y envía los documentos al sistema de gestión.

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          ¿Cómo funciona Doceo eCompulsa?

          1. Digitalización e Importación: Los documentos se digitalizan mediante varias opciones: utilizando una máquina multifuncional, invocando el escáner local desde la aplicación web, ubicando documentos en carpetas de servidor o extrayendo directamente desde correos electrónicos.

          2. Automatización del Proceso: Tras la importación, Doceo eCompulsa mejora automáticamente la calidad de imagen, reduce el tamaño del archivo, elimina páginas en blanco según parámetros predefinidos, y añade firma digital y sello de tiempo para asegurar la autenticidad del documento.

          3. Resultado Final: Los documentos procesados se envían automáticamente al sistema de gestión, facilitando la transición a un formato digital eficiente y alineado con las regulaciones vigentes.

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            Foto retrato de primer plano de las manos de un oficinista con tableta

            Cómo elegir colores accesibles en tu control horario con Doceo InTime

            Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

            Accesibilidad

            ¿Cómo elegir colores accesibles?

            Diseñando para todos: accesibilidad y experiencia de usuario en tus aplicaciones de gestión

            Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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            26/01/2026

            Equipo de Doceo Software

            En DoceoSoftware apostamos por la accesibilidad y el diseño universal como pilares de nuestras soluciones. Por eso, nuestras aplicaciones incorporan una selección inteligente de colores: al elegir el color de fondo que desees, el sistema ajusta automáticamente el color del texto para garantizar un contraste accesible, legible y conforme a las buenas prácticas de usabilidad.

            Aun así, creemos que es importante explicar cómo funciona el contraste de color y por qué es clave para una buena experiencia de usuario. Hoy queremos hablaros de Doceo InTime, nuestra solución de control horario, y de cómo podéis organizar botones y colores en vuestra interfaz pensando en accesibilidad y diseño inclusivo.

            ¿Sabías que los colores que elijas para tu aplicación pueden influir directamente en que algunas personas puedan utilizarla correctamente o no? A continuación, te mostramos cómo elegir combinaciones de color que beneficien a todos: personas con o sin problemas de visión, usuarios de mayor edad o quienes trabajan en condiciones de iluminación complicadas.

            Diseño universal: qué es y por qué importa

            La accesibilidad consiste en diseñar interfaces que puedan ser usadas por cualquier persona, independientemente de sus capacidades, edad o contexto. El diseño universal busca que el software sea comprensible, usable y eficiente desde el primer momento, sin soluciones especiales ni ajustes posteriores.

            Aplicar accesibilidad significa tener en cuenta elementos como:

            • Compatibilidad con lectores de pantalla
            • Contrastes de color adecuados
            • Textos legibles y tamaños correctos
            • Navegación clara e intuitiva

            Estos principios no solo ayudan a personas con discapacidad, sino también a usuarios mayores, a quienes trabajan con poca luz o a quienes usan el móvil en movimiento.

            En muchos países, la accesibilidad es obligatoria para webs y aplicaciones de servicios públicos, comerciales o educativos. Incluso cuando no lo es, aplicarla mejora la experiencia y reduce errores.

            Nuestro Doceo InTime permite configurar los botones a tu gusto, con colores a medida. Pero, ¿cómo asegurarte de que tus colores son accesibles?

            ¡Facil! En doceostore y doceo Intime, la configuración de colores para botones de control horario y etiquetas documentales es totalmente automática. El sistema integra una herramienta que genera estas tonalidades respetando siempre el ratio de contraste necesario. Por ello, no requiere supervisión manual: cualquier botón que crees cumplirá directamente con los estándares de accesibilidad, garantizando una legibilidad óptima sin esfuerzo adicional.

            ¿Te gustaría saber más?
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            Cómo elegir colores accesibles

            Aquí tienes un paso a paso sencillo:

            1. Selecciona tus colores

            • Decide el color de fondo del botón
            • Decide el color del texto o icono

            2. Comprueba la relación de contraste

            La relación de contraste entre el color de fondo y el de texto debe ser suficiente para que cualquier persona pueda leerlo.

            • WCAG 2.1 recomienda una relación mínima de 4,5:1 para texto normal y 3:1 para texto grande.

            Herramientas gratuitas para comprobarlo:

            3. Introduce los valores en la herramienta

            • Copia los colores de tu aplicación (HEX o RGB)
            • Pégalos en la herramienta
            • Comprueba el ratio de contraste que te da la herramienta
            Copia de pantalla como se selecciona un color para la comprovación de su contraste para accesibilidad

            Para verificar la accesibilidad cromática con WebAIM Contrast Checker, sitúa la aplicación a la derecha y tu web a la izquierda. Usa el Color Picker para capturar el color del texto (Foreground) y el del fondo (Background).

            Si el ratio resultante es igual o superior a 4.5:1, el contraste es correcto según los estándares de lectura. Si es inferior, es necesario ajustar los tonos para garantizar la legibilidad. Así cumplirás con las pautas básicas de accesibilidad web.

            4. Ajusta si es necesario

            • Si el contraste no cumple el mínimo, cambia el color de fondo o del texto
            • Repite la comprobación hasta cumplir el estándar

            5. Aplica los colores

            • Configura los botones en tu panel de control con los colores verificados
            • Asegúrate de mantener coherencia visual entre botones, iconos y textos
            Copia de pantalla con propuesta de colores para que el contraste sea accesible

            Para elegir colores accesibles, te sugerimos estas opciones:

            • Para mantener el texto blanco: usa el fondo #6D7E00.
            • Para mantener el tono del fondo: usa el texto #717171.

            Ambas combinaciones garantizan el contraste mínimo legal de 4.5:1.

            Diseñar con accesibilidad y diseño universal no solo es una obligación en muchos casos, sino también una mejora para todos.

            Con pequeños pasos como comprobar los colores y su contraste, puedes hacer que tu control horario sea más intuitivo, cómodo y usable, incluso en condiciones complicadas de luz o para personas con dificultades visuales.

            En DoceoSoftware, creemos que un software accesible es un software mejor, y con Doceo InTime puedes empezar a aplicar estos principios hoy mismo.

            Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



              Foto de una Oficina paperless con trabajadores

              El nuevo registro de jornada: crónica de una reforma anunciada

              Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

              El nuevo registro de jornada: crónica de una reforma anunciada (y todavía pendiente)

              ¿Qué puede cambiar realmente en el control horario a partir de 2026 y por qué las empresas no pueden mirar hacia otro lado

              Contexto político y jurídico

              QUÉ DICE LA NORMATIVA ACTUAL

              LOS GRANDES PROBLEMAS PRÁCTICOS DEL REGISTRO

              EL ANTEPROYECTO DE REAL DECRETO

              UNA NORMA PENSADA PARA ¿QUIÉN?

              Contacta con un experto

              El registro de jornada laboral no es una novedad en el ordenamiento jurídico español. Desde la reforma del Estatuto de los Trabajadores de 2019, todas las empresas están obligadas a registrar la hora de inicio y de finalización de la jornada. No obstante, cinco años después, el debate continúa plenamente abierto.

              El registro de jornada se ha consolidado como una herramienta central de la política laboral del Gobierno, tanto para combatir las horas extraordinarias no declaradas como para posibilitar una futura reducción de la jornada laboral. Sin un sistema de control horario fiable y objetivo, cualquier reducción del tiempo de trabajo queda jurídicamente debilitada.

              En este contexto, durante los últimos meses el Gobierno ha impulsado una reforma del control horario orientada a hacer obligatorio el registro digital, eliminando los sistemas manuales o fácilmente manipulables. El proyecto de Real Decreto prevé registros más detallados, accesibles y bajo un mayor control de la Inspección de Trabajo.

              Esta iniciativa responde a la experiencia inspectora, que ha puesto de manifiesto que muchos sistemas actuales son formales o incompletos y no garantizan un control real de la jornada. Además, la implantación de los nuevos sistemas avanza de manera desigual en muchas empresas.

              Finalmente, la reforma se enmarca en un paquete más amplio de cambios laborales, como la reducción de la jornada a 37,5 horas y el refuerzo del derecho a la desconexión digital, situando el control horario como pieza clave para garantizar el cumplimiento efectivo del tiempo de trabajo.

              Cronología de los últimos pasos en control horario (España):

              • 2019: Reforma del Estatuto de los Trabajadores. Obligación general de registrar el inicio y el fin de la jornada.

              • 2024: Acuerdo Gobierno–sindicatos para reducir la jornada a 37,5 horas; el control horario se vuelve clave.

              • 2025: Impulso de un proyecto de Real Decreto para hacer obligatorio el registro digital, reforzar la Inspección y mejorar la fiabilidad de los sistemas.

              Contexto político y jurídico: ¿Por qué volvemos a hablar del registro de jornada?

              El registro de jornada laboral no es una novedad en el ordenamiento jurídico español. Desde la reforma del Estatuto de los Trabajadores de 2019, todas las empresas están obligadas a garantizar un sistema de control horario que permita registrar la hora de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Sin embargo, cinco años después, el debate continúa plenamente abierto.

              El motivo es claro: el registro de jornada se ha convertido en una pieza clave de la política laboral del Gobierno. No solo como instrumento de lucha contra las horas extraordinarias no declaradas, sino también como elemento estructural para hacer posible una futura reducción de la jornada laboral. Sin un sistema de control horario robusto y fiable, cualquier intento de reducir el tiempo de trabajo queda jurídicamente debilitado.

              Esta realidad explica por qué el Ministerio de Trabajo ha vuelto a poner el foco en el registro de jornada. La experiencia inspectora ha puesto de manifiesto que, a pesar de la obligación legal, muchos sistemas actuales son formales, incompletos o fácilmente manipulables. El registro existe, pero a menudo no cumple su función real de control.

              La estrategia del Ministerio: de la ley al Real decreto

              El giro hacia el Real Decreto no es casual ni meramente técnico. Responde a una decisión política muy concreta: avanzar en la regulación del registro de jornada sin pasar por el Parlamento.

              Desde el punto de vista jurídico, la diferencia es relevante.
              Una ley requiere debate parlamentario, enmiendas, mayorías y, a menudo, concesiones políticas. Un reglamento —como el Real Decreto— puede ser aprobado por el Gobierno, siempre que se mantenga dentro del marco legal existente y no invada materias reservadas a ley.

              El Ministerio sostiene que el nuevo texto no crea una obligación nueva, sino que desarrolla y concreta una obligación ya existente en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta interpretación es clave: es la que permite justificar que el cambio se haga por vía reglamentaria.

              Así, el Real Decreto se presenta como un despliegue técnico del registro de jornada: define sus requisitos, el contenido mínimo, el formato, las garantías de acceso y conservación, y refuerza los mecanismos de control y sanción. En la práctica, sin embargo, el impacto es profundo y va mucho más allá de una simple aclaración normativa.

              En cuanto a la tramitación, el proyecto ya ha superado fases internas e informes preceptivos, aunque no está aún aprobado definitivamente. Los plazos son inciertos y el calendario político puede alterarlos, pero existe un consenso bastante amplio en un punto: la probabilidad de que el Real Decreto llegue a ver la luz es elevada, aunque sea con ajustes o una entrada en vigor diferida.

              Para las empresas, esto plantea un escenario incómodo pero realista: prepararse para una norma que aún no existe formalmente, pero que puede llegar con poco margen de reacción.

              Y es aquí donde el debate deja de ser político para convertirse en estratégico.

              Foto de una Oficina paperless con trabajadores

              Un aviso para las empresas
              Aunque el texto definitivo del Real Decreto no se ha publicado, el contexto político y jurídico permite avanzar una clara conclusión: esta reforma no es coyuntural ni improvisada. Responde a una estrategia sostenida y es muy probable que acabe aprobándose, con ajustes, pero sin un cambio de rumbo sustancial.

              El uso del reglamento como herramienta de control

              El proyecto de Real Decreto no pretende, formalmente, crear nuevos derechos u obligaciones sustantivas, sino establecer requisitos técnicos y funcionales del registro de jornada. Pero este desarrollo reglamentario puede tener efectos muy profundos en la práctica:

              • Reducir drásticamente la discrecionalidad empresarial.
              • Limitar o eliminar determinados sistemas considerados poco fiables.
              • Facilitar el acceso directo e inmediato de la Inspección de Trabajo a los registros.

              Desde un punto de vista jurídico, nos encontramos ante un ejemplo clásico de cómo el reglamento puede convertir una obligación genérica en una exigencia muy concreta y difícil de eludir.

              QUÉ DICE LA NORMATIVA ACTUAL (Y QUE CONTINUA VIGENTE)

              El registro de jornada hoy: qué es obligatorio y qué no

              La obligación de registrar la jornada laboral está establecida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que define la base normativa actual. Este artículo establece que todas las empresas deben garantizar un registro fidedigno de la jornada de todos los trabajadores, sin excepciones por tamaño de la empresa ni tipo de contrato. Esto incluye trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial y con contratos eventuales.

              El contenido mínimo del registro, tal como exige la normativa vigente, es la hora de inicio y de finalización de la jornada diaria. No hay obligación de registrar pausas ni actividades concretas, aunque los convenios colectivos pueden ampliar esta información. La norma deja, por tanto, un amplio margen sobre cómo implementar el registro, pero su obligatoriedad es universal e incuestionable.

              Jurisprudencia clave: objetivo, fiable y accesible

              La jurisprudencia de los tribunales ha sido clara en tres puntos fundamentales:

              • Objetivo y fiable: El registro debe reflejar la realidad del tiempo efectivo de trabajo. Esto significa que no se puede manipular unilateralmente ni falsear las horas trabajadas. El registro debe ser verificable y susceptible de comprobación por inspección laboral o por la empresa, en caso de conflicto.
              • Ausencia de sistema único: La normativa no impone un formato específico. Los tribunales han validado tanto sistemas en papel como digitales, siempre que cumplan los requisitos de objetividad y fiabilidad. Esto permite a las empresas adaptarse según su estructura y recursos.
              • Accesibilidad: El registro debe ser accesible para el trabajador y para la inspección. Esto garantiza la transparencia y la posibilidad de reclamación si hay discrepancias.

              En resumen, cualquier sistema que garantice estas tres condiciones es válido, pero se debe evitar prácticas que puedan alterar unilateralmente los datos.

              El régimen sancionador del registro de jornada es claro: la inspección de trabajo puede imponer multas y sanciones si detecta incumplimientos, y la empresa es responsable incluso si el error no es intencionado. Las sanciones pueden ser de carácter administrativo y económico, con importe según la gravedad del incumplimiento.

              Además, en caso de conflicto laboral, se presume a favor del trabajador. Esto significa que si no hay un registro fiable, el tribunal puede aceptar como ciertas las horas declaradas por el trabajador, incluyendo horas extraordinarias no pagadas. Esta presunción también impacta los contratos a tiempo parcial, ya que la falta de registro puede demostrar efectivamente que el trabajador ha realizado más horas de las establecidas en el contrato.

              Por lo tanto, aunque la norma permite flexibilidad en el formato del registro, no registrar o registrar mal puede tener consecuencias legales muy relevantes, especialmente en reclamaciones de compensación de horas trabajadas y en inspecciones laborales.

              LOS GRANDES PROBLEMAS PRÁCTICOS DEL REGISTRO

              Aunque la normativa actual y la jurisprudencia establecen los principios básicos del registro de jornada, en la práctica persisten situaciones complejas que dificultan la implementación uniforme y fiable del registro:

              1. Trabajo itinerante y teletrabajo: Los trabajadores que no están en un lugar fijo, como comerciales, técnicos de mantenimiento o profesionales en teletrabajo, plantean un reto: cómo registrar con exactitud el tiempo efectivo de trabajo cuando la entrada y salida no se producen en una oficina o centro físico. Las soluciones digitales basadas en geolocalización o aplicaciones pueden ayudar, pero existen preocupaciones sobre privacidad y fiabilidad.
              2. Viajes y desplazamientos: El tiempo que un trabajador pasa en desplazamientos entre distintos lugares de trabajo o en viajes laborales a menudo no queda claro si cuenta como jornada efectiva. La normativa exige el registro de todo el tiempo trabajado, pero los sistemas tradicionales no suelen diferenciar entre tiempo productivo y tiempo de desplazamiento, creando vacíos o interpretaciones diversas.
              3. Tiempo de disponibilidad, guardias y esperas: Los trabajadores de guardia o con periodos de disponibilidad presencial o remota plantean otro problema: cómo medir y registrar correctamente el tiempo “activo” versus el tiempo de disponibilidad pasiva. La falta de indicaciones claras sobre estos periodos genera incertidumbre legal y dificultades para cumplir con el registro.
              4. Pausas, desayunos, comidas y “tiempo gris”: Existe un espacio ambiguo entre la jornada laboral efectiva y las pausas no remuneradas o mínimas. El tiempo dedicado a desayunar, comer o a actividades intermedias sin productividad directa a menudo queda fuera del registro, pero puede ser considerado parte de la jornada según las condiciones concretas del trabajo. Este “tiempo gris” es difícil de cuantificar y de tratar de manera uniforme, especialmente en sectores con horarios fragmentados o rotativos.
              Mockup de la aplicación gratuita Doceo InTime para control horario adaptado a cada necesidad.

              DOCEO INTIME: CONTROL HORARIO FÁCIL, FLEXIBLE Y COMPLETO

              Doceo InTime se integra fácilmente con los sistemas de gestión existentes y con el resto de soluciones de Doceo, ofreciendo una gestión unificada y optimizada para toda la empresa.

              Fichaje adaptable a todos los convenios

              Nuestro sistema es escalable y compatible con diversos convenios laborales, garantizando que el registro horario sea eficiente y sin complicaciones, independientemente del tamaño de la empresa o del sector.

              Flexibilidad total según las necesidades de tu empresa

              • Entrada y salida con un clic: registrar el horario nunca había sido tan fácil.
              • Gestión completa de tareas, permisos y horarios: asigna tareas por departamentos, registra actividades fuera del horario habitual, gestiona permisos complejos y controla diferentes oficinas sin complicaciones.
              • Análisis detallado: visualiza lo que ocurre en tu empresa para tomar mejores decisiones y valorar proyectos.

              Aunque Doceo InTime es extremadamente intuitivo, incluye formación 100% gratuita para toda tu empresa, asegurando una implementación rápida y sin errores.

              Fichaje adaptable a todos los dispositivos

              Versión web por PC: perfecta para trabajadores de despacho, con acceso desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Interfaz intuitiva y flexible.
              Infografía sobre control horario mixto en oficina y comerciales con móvil. Gestión del tiempo y fichaje digital.

               APP por móvil o tablet: registra la entrada y la salida desde cualquier lugar con sólo unos clics. Ideal para trabajadores desplazados o en tareas fuera de la oficina.

              Infografía sobre control horario móvil para técnicos en visitas. Sistema de fichaje digital y registro de jornada laboral.

              Dispositivo de punto fijo: para oficinas, almacenes o centros con presencia física. Garantiza un registro preciso y accesible a todos los empleados.

              Control horario en un supermercado con tableta. Registro de jornada digital para empleados.

              EL ANTEPROYECTO DE REAL DECRETO: ¿QUÉ CAMBIA?

              Principios del nuevo modelo de registro

              El anteproyecto propone un modelo claramente digital y uniformizado, con objetivos que buscan mejorar la transparencia y la seguridad jurídica:

              • Digitalización obligatoria: El registro en papel pasa a ser opcional o residual; el objetivo es garantizar trazabilidad, fiabilidad y acceso en tiempo real. Esto facilita la gestión interna y la inspección laboral, pero obliga a las empresas a invertir en herramientas tecnológicas y a formar a los trabajadores.
              • Objetividad, fiabilidad y accesibilidad redefinidas: El anteproyecto establece criterios más estrictos para que el registro sea independiente de la voluntad del trabajador y del empresario, con garantías de que los registros no puedan ser manipulados unilateralmente y sean fácilmente accesibles para todas las partes.
              • ¿Fin del papel? Aunque no se elimina del todo, el papel deja de ser suficiente como soporte principal; la digitalización es la norma y el registro manual solo sería aceptable como excepción controlada.
              • Digitalización obligatoria con trazabilidad y acceso en tiempo real.
              • Objetividad, fiabilidad y accesibilidad garantizadas, sin manipulación.
              • Fin del papel: registro manual sólo como excepción controlada.

              El nuevo contenido mínimo del registro

              El anteproyecto amplía y precisa qué elementos deben constar en el registro:

              1. Identificación del trabajador y tipo de jornada: Cada registro debe especificar claramente quién es el trabajador y si tiene jornada completa, parcial, flexible, por turnos, etc.
              2. Inicio y fin con hora y minuto: La normativa deja claro que no basta con la fecha; es necesario registrar hora y minuto exactos de entrada y salida.
              3. Pausas no consideradas «tiempo de trabajo»: Las pausas reglamentarias (desayuno, comida, descansos) no cuentan como horas trabajadas, aunque deben registrarse como períodos no laborales.
              4. Presencialidad, teletrabajo y conciliación: El registro debe reflejar dónde se realiza la jornada: oficina, domicilio u otro lugar, incorporando información que permita gestionar conciliación y derechos asociados al teletrabajo.
              5. Tiempo de espera y disponibilidad: Se recoge la necesidad de registrar períodos de guardia, disponibilidad y espera, aunque no se consideren horas efectivas, para garantizar transparencia y cálculo correcto de compensaciones.
              6. Totalizaciones y trazabilidad: Cada registro debe ser resumido y verificable: total de horas, control de desviaciones respecto a la jornada pactada, y posibilidad de auditoría interna y externa. Esta trazabilidad es clave para evitar litigios y sanciones.

              El refuerzo del papel de la Representación Legal de Trabajadores

              Aquí tens la traducció al español mantenint l’HTML intacte: «`html

              La Representación Legal de los Trabajadores (RLT) ve ampliadas sus funciones y responsabilidades:

              • Información, control e intervención: La RLT tendrá acceso directo a los registros, con capacidad para verificar el cumplimiento y alertar sobre posibles irregularidades.
              • Conflictos potenciales: Esta supervisión activa puede provocar tensiones con la dirección, sobre todo en empresas con procesos internos poco digitalizados o con resistencias al cambio.
              • Carga administrativa añadida: La obligación de revisar registros, validar asentamientos y documentar incidencias incrementa el trabajo de la RLT, con posibles necesidades de recursos y formación adicional.

              SANCIONES Y RIESGO EMPRESARIAL

              El anteproyecto cambia radicalmente la dinámica de responsabilidad y sanciones:

              • Comparativa entre el régimen actual y el propuesto: Antes, la sanción se podía aplicar a la empresa como unidad. Ahora, el riesgo se traslada a cada trabajador, ya que los registros individuales son vinculantes y cada incumplimiento puede ser considerado como infracción independiente.
              • Impacto económico real: Esto puede traducirse en multas más elevadas y multiplicadas por el número de trabajadores afectados, especialmente si los errores son repetitivos o generalizados.
              • Especial afectación a pymes y microempresas: Las pequeñas empresas, con menos recursos administrativos y técnicos, podrían verse más expuestas a sanciones y litigios, lo que refuerza la necesidad de contar con herramientas digitales fiables y protocolos internos claros.

              UNA NORMA PENSADA PARA ¿QUIÉN?

              ¿Tu sistema actual resiste el nuevo decreto?

              Antes de que llegue cualquier normativa definitiva, las empresas pueden hacer un diagnóstico preventivo:

              Checklist práctico

              • ¿Existe un registro fiable y accesible?
              • ¿Se controla tanto el inicio como el final de jornada?
              • ¿Se pueden generar informes y trazabilidad?
              • ¿Los trabajadores saben cómo registrar correctamente su tiempo?

              Errores habituales

              • Asumir que el papel es suficiente.
              • Confundir tiempo de descanso con tiempo de trabajo.
              • No distinguir entre presencialidad, teletrabajo y disponibilidad.

              Cómo hablar con el proveedor de control horario

              • Verificar que el sistema cumpla objetividad, fiabilidad y accesibilidad.
              • Solicitar pruebas prácticas y generación de informes legales.
              • Acordar protocolos de revisión interna y corrección de errores.

              El impacto real sobre las pequeñas y medianas empresas

              El nuevo Real Decreto no afecta igual a todas las empresas. Las pymes y microempresas son especialmente vulnerables:

              • Burocracia, costes y complejidad técnica: La digitalización obligatoria y la trazabilidad de cada registro generan nuevas tareas administrativas, con posible necesidad de personal adicional o de dedicación de tiempo del personal existente.
              • Proveedores, aplicaciones y dependencia tecnológica: La mayoría de pequeñas empresas deberán contratar aplicaciones o proveedores externos para cumplir con el registro digital fiable, creando dependencia tecnológica y costes recurrentes.
              • Brecha entre grandes empresas y pymes: Las grandes empresas disponen de departamentos de RRHH y recursos IT, mientras que las pymes deben adaptarse rápidamente o arriesgarse a sanciones, acentuando la desigualdad en capacidad de gestión.

              A pesar de todas las dudas y cambios que tendremos que afrontar, el control horario no es un castigo, sino una herramienta pensada para mejorar la relación entre trabajador y empresa. Cuando nos parezca que tanto cambio solo sirve para darnos dolor de cabeza, conviene recordar de dónde venimos: antes no había registro fiable, ni transparencia, ni herramientas para equilibrar las horas trabajadas con las necesidades de la empresa.

              Con un buen software de control horario, la vida en la empresa se hace mucho más fácil y, sobre todo, más justa: los trabajadores ven reconocidas sus horas, y la empresa puede organizarse con claridad y seguridad. Sí, las reglas del juego y las regulaciones a veces parecen caóticas y sin sentido, pero en el caso del control horario, realmente son buenas para todos.

              Libera tu tiempo,
              Potencia tu Valor

              Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                La revolución silenciosa de las facturas: tecnología, normativa y oportunidad

                Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.
                OPINIÓN | Novedades y Actualidad | Newsletter

                21 de enero de 2026

                Emprenedor treballant amb factures

                La revolución silenciosa de las facturas: tecnología, normativa y oportunidad

                Un recorrido personal por la evolución de la gestión de facturas de proveedor: del papel y el OCR a los circuitos automatizados, la factura electrónica y el nuevo papel de las empresas y las gestorías.

                Alex Brusi

                Ingeniero informático · Consultor TIC · CEO, Doceo Software Àlex Brusi és CEO de Doceo Software, especialitzada en digitalització i automatització de processos.

                Linkedin Envelope

                Antes de la digitalización

                Los inicios de la digitalización

                La digitalización certificada

                La llegada del PDF

                Crea y Crece y Verifactu

                el negocio evoluciona: las gestorías

                Contacta con un experto

                Si algo ha marcado este 2025 ha sido, sin duda, la conversación constante alrededor de la factura electrónica. Y lo que todavía nos queda por hablar. El aplazamiento de su entrada en vigor definitiva hasta finales de 2026 —un año más de lo previsto— ha tenido efectos muy distintos según a quién preguntes: para algunos ha sido un alivio, para otros un freno importante. Sea como sea, este retraso no cambia una realidad de fondo: la transformación ya está en marcha.

                Muchas veces, cuando estamos inmersos en cambios normativos, tecnológicos y operativos, nos cuesta tomar perspectiva. Da la sensación de que todo es más complejo, más exigente, incluso más caótico. Pero si miramos atrás con un poco de distancia, es evidente que hemos avanzado una barbaridad. Y no precisamente en una mala dirección, aunque a veces lo parezca.

                En este artículo quiero compartir mi experiencia personal y profesional sobre cómo hemos llegado hasta aquí en materia de factura electrónica, de dónde venimos y hacia dónde vamos. Un recorrido que empieza con archivadores llenos de papel y facturas sujetas con clips, y que nos lleva hasta los datos estructurados, la automatización y la gestión inteligente de la información.

                Antes de la digitalización: el reinado del papel y los clips

                Recuerdo perfectamente que, cuando empecé con la gestión de facturas de proveedor y con los primeros procesos de contabilización automática, hacia el año 1999, la principal preocupación de los departamentos financieros no era tanto la tecnología como el orden.

                Era necesario organizar, clasificar e indexar correctamente las facturas.

                En aquel momento —hablamos siempre de facturas de proveedor—, teóricamente las facturas debían gestionarse por orden de recepción. El gran reto era cómo guardarlas bien y, sobre todo, cómo archivarlas.

                La gestión de facturas era, básicamente, una cuestión de orden físico y de archivo.

                Se utilizaban muchísimos clips. A cada factura se añadía el resguardo de correo postal, los albaranes firmados, las órdenes de trabajo y cualquier documento relacionado con el expediente. Todo quedaba sujeto al mismo folio. No era extraño encontrar facturas con veinte o treinta clips, casi como un collage documental.

                Montaña de documentos en papel apilados sobre la mesa de una oficina, transmitiendo desorden y sobrecarga administrativa.

                Los inicios de la digitalización: escáneres lentos y OCR poco fiable

                Cuando se empezó a gestionar la factura de proveedor en formato digitalizado, surgió un inconveniente importante: la calidad de los escáneres. No era muy buena, y eso provocaba que el OCR fallara con frecuencia en la lectura automática de datos.

                Los primeros escáneres con los que trabajamos eran muy lentos. Los modelos que costaban unas 100.000 pesetas escaneaban aproximadamente 12 páginas por minuto a una cara, es decir, unos cinco segundos por página.

                Además, la calidad de imagen dejaba mucho que desear: documentos desalineados, torcidos, movidos. Los motores de OCR patinaban constantemente y la lectura automática de datos era casi anecdótica.

                Con el tiempo, todo esto fue mejorando. Los escáneres ganaron velocidad, la calidad de captura aumentó y las interfaces de digitalización comenzaron a incorporar mejoras de imagen, correcciones automáticas de rotación (deskew) y mecanismos físicos más fiables. Los documentos ya no salían tan maltratados ni desalineados.

                Aun así, el proceso seguía dependiendo totalmente del OCR, con un margen de error intrínsecamente alto. Era necesario aplicar muchas técnicas de mejora de imagen antes de intentar leer datos de manera automática.

                La digitalización certificada: un antes y un después

                Un gran salto cualitativo llegó con la digitalización certificada de facturas de proveedor. Esta evolución avanzó muy rápido porque permitía que el documento digitalizado tuviera valor legal.

                Esto supuso varias ventajas clave:

                • Reducción drástica del archivo físico.
                • Acceso inmediato a los documentos.
                • Posibilidad de mostrar el documento original en una inspección sin buscar papel.
                • La digitalización certificada eliminó horas de búsqueda y muchos dolores de cabeza en auditorías.

                Cuando llegaba una inspección de la Agencia Tributaria, o un requerimiento judicial que solicitaba todas las facturas de un proveedor durante un período concreto, la búsqueda física podía ser interminable. A menudo, además, surgía el problema de no encontrar alguna factura porque se había indexado mal.

                Esto hacía que muchas empresas acabaran fotocopiando facturas una y otra vez. No era extraño encontrar varios archivos paralelos: el de administración, el del responsable de obra o proyecto, el de subvenciones… cada uno con copias grapadas del mismo documento.

                Hombre visiblemente cansado y estresado revisando una carpeta, con un gran volumen de documentos en papel acumulados detrás de él en una oficina.

                La llegada del PDF: automatización real

                Otra revolución llegó cuando las facturas comenzaron a enviarse en formato PDF. En este punto, ya era posible leer automáticamente los datos porque el texto a menudo estaba incrustado dentro del documento.

                Esto marcó una diferencia fundamental: ya no dependíamos de un OCR interpretando una imagen, sino que trabajábamos con texto digital perfecto, con una precisión muy elevada.

                Aún hoy hay casos en los que el PDF no tiene capa de texto o esta está corrupta, y entonces hay que aplicar OCR. Pero la gran diferencia es que la imagen ya no proviene de un escaneo físico, sino de un documento generado directamente por el sistema informático, con una calidad excelente.

                De documentos no estructurados a datos estructurados

                Un paso clave fue la obligatoriedad, en la relación con la administración pública, de emitir factura electrónica en formato Facturae. Aquí pasamos definitivamente de un documento no estructurado a un documento completamente estructurado.

                Esto implica:

                • Extracción automática y directa de datos.
                • Eliminación práctica de errores.
                • Garantía total del proceso.

                Aquí entramos en un nuevo paradigma de gestión documental y automatización.

                Al principio, las empresas se preocupaban por el espacio en disco. Después, por el tiempo de indexación. Y, finalmente, por la automatización de los circuitos de validación y gestión documental.

                Hoy en día ya podemos leer automáticamente pedidos y albaranes asociados a las facturas y realizar conciliaciones automáticas, detectando qué cuadra y qué no. Cuando no existe pedido o albarán, es necesario establecer circuitos de validación, que pueden variar según la empresa.

                Foto de una mujer escaneando a la manera de hace unos años con un gran scanner sobre la mesa
                Actualmente, es residual quien envía facturas en PDF escaneado. La mayoría son PDFs nativos, lo que ha permitido alcanzar ratios de lectura automática del 80% o 90% de la información.
                Solicita una asesoría gratuita y descubre qué puede hacer el software adecuado por tu negocio.

                Crea y Crece, Verifactu y la automatización mínima garantizada

                La ley Crea y Crece parecía que iba a llegar de forma inminente y a traer una adopción masiva de formatos estructurados como Facturae. Todo apuntaba a una automatización total muy rápida, pero la realidad es que todavía está pendiente.

                Mientras tanto, llega Verifactu, que permite leer automáticamente datos básicos como:

                • CIF del receptor
                • Número de factura
                • Fecha
                • Importe total

                Este conjunto de datos es limitado si lo comparamos con la riqueza de un Facturae, pero es suficiente para una automatización básica muy útil:

                • Control de duplicados
                • Preclasificación automática
                • Agilización de la contabilización
                • Reducción de errores manuales
                • Circuitos de validación

                Verifactu no lo es todo, pero es un paso clave hacia la calidad del dato en origen.

                Infografía que muestra cómo la factura se crea y se envía automáticamente a la AEAT, regresa con un código QR y se integra en nuestro flujo de trabajo para su gestión y control eficiente.

                Amplía tu información sobre VERIFACTU en nuestros artículos del blog

                Lejos de desaparecer, el negocio evoluciona: La gran transformación de las gestorías

                Aquí es donde el cambio será más profundo. Hoy en día, gran parte del negocio de las gestorías es llevar contabilidades, a menudo a partir de montones de papeles, PDFs escaneados o correos reenviados.

                Este modelo desaparecerá prácticamente por completo.

                Las gestorías deberán evolucionar hacia asesorías, con gestores documentales compartidos, visión completa de la información y capacidad de análisis real.

                La contabilización dejará de ser el centro; el asesoramiento, no.

                Esto permitirá analizar desviaciones, estudiar la evolución de costes y ventas, hacer previsiones, detectar oportunidades de subvenciones, I+D, innovación y crecimiento.

                Este cambio será especialmente relevante para las pequeñas empresas, que hasta ahora no tenían acceso a este nivel de asesoramiento. A partir de ahora, lo tendrán.

                Y, si no, las gestorías tal y como las conocemos hoy dejarán de tener sentido.

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                Foto de una Oficina paperless con trabajadores

                Cuando se empezó a hablar de la factura electrónica y de la ley Crea y Crece, la sensación inicial fue que se nos acababa la unidad de negocio de gestión y automatización de facturas de proveedor. Pero la realidad es justo la contraria.

                Es un reto, sí, pero sobre todo una gran oportunidad.

                Con soluciones de gestión documental, podremos automatizar todo el resto del proceso: conciliaciones, validaciones internas, históricos, analítica de datos. Es cierto que la extracción de datos de facturas nacionales prácticamente desaparecerá en dos o tres años, pero seguirán existiendo excepciones: pequeños colectivos, facturas extranjeras, casos residuales.

                El foco ya no será archivar, ni indexar, ni “picar” datos, sino gestionar información y aportar valor.

                Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                  Qué hacer si no encuentras el software que necesitas para tu empresa

                  Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                  Qué hacer si no encuentras el software que necesitas para tu empresa

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                  Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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                  ¿Por qué no encuentras el software que realmente necesitas?

                  ¿Adaptamos nuestros procesos al software o el software a nuestros procesos?

                  Tipos de software y sus características

                  Cómo decidir y actuar cuando no encuentras el software ideal

                  Contacta con un experto

                  ¿Quién no ha visto decenas de promesas sobre el “mejor software del mercado”?

                  Cada día nos bombardean con mensajes sobre lo fácil que sería nuestra vida si usáramos esta o aquella herramienta, cuánto tiempo nos ahorraría y cuántas tareas automatizaría. Pero luego llega el momento de probar esa solución “perfecta” y… sorpresa: justo esa función que para nosotros es imprescindible no existe.

                  ¿Te suena familiar? A nosotros también. Seguramente, en algún momento, te habrás hecho preguntas como:

                  • ¿Nos conviene desarrollar software a medida o comprar uno ya hecho?
                  • ¿Qué tipos de empresas de software existen?
                  • ¿Nuestro proceso es lo suficientemente particular como para justificar un desarrollo propio?
                  • ¿Cuál es la mejor opción para nuestro caso?

                  Como expertos en desarrollo de software empresarial, queremos ayudarte a identificar qué solución puede ser más beneficiosa a corto, medio y largo plazo. En este artículo encontrarás consejos prácticos, ejemplos reales y criterios claros para tomar decisiones más informadas sobre software.

                  ¿Por qué no encuentras el software que realmente necesitas?

                  Empecemos por lo más evidente: hay varias razones por las que ninguna solución “lista para usar” encaja perfectamente con tu empresa.

                  La solución es muy específica o vertical: El software general cubre áreas como contabilidad, CRM o gestión documental. Pero si lo que buscas es algo como:

                  • Gestión documental con flujos legales específicos
                  • Integraciones muy concretas con sistemas internos
                  • Cumplimiento normativo local

                  …es posible que no exista un paquete que cumpla con todo de manera exacta.

                  El mercado está fragmentado: Muchas empresas de software se enfocan en soluciones genéricas, dejando de lado necesidades sectoriales muy concretas. Además, esta tendencia parece ir en aumento debido a la enorme competencia en el sector.

                  Tus requisitos son combinados: Cuando necesitas combinar funcionalidades como control horario + firma legal + gestión documental + integración con ERP, rara vez un paquete estándar puede cubrirlo todo de manera efectiva.

                  Las “trampas” del marketing: Existen soluciones que prometen hacerlo todo y gratis desde el primer momento. Te das de alta, pruebas la plataforma un tiempo… y resulta que para usar más funciones tienes que pagar. Muchas soluciones ampliamente anunciadas ofrecen funciones limitadas bajo el supuesto “gratis”.

                   

                  Dos repartidores de servicio de delivery llevando cajas de pedidos

                  ¿Adaptamos nuestros procesos al software o el software a nuestros procesos?

                  Esta es una de las preguntas más habituales. Te ayudamos a analizar los pros y los contras de cada enfoque… o incluso de un punto intermedio.

                  Adaptar tus procesos al software existente

                  Es recomendable cuando:

                  • Tus procesos son similares a los estándares del sector.
                  • No quieres invertir demasiado.
                  • Necesitas salir rápido al mercado.

                  Ejemplos: usar un ERP estándar o un CRM convencional.
                  Objetivo: hacer la empresa eficiente siguiendo procesos probados.

                  Desarrollar software a medida

                  Conviene cuando:

                  • Tienes requisitos muy específicos.
                  • Tu proceso es un diferenciador competitivo.
                  • No existe ninguna solución en el mercado que se acerque.

                  Ejemplos: procesos legales muy concretos, cumplimiento normativo único, flujos internos característicos.
                  Objetivo: alinear la tecnología con tu modelo de negocio único.

                  Un modelo híbrido: software estándar con desarrollos a medida

                  Esta opción suele funcionar cuando:

                  • Parte del proceso se ajusta a estándares, pero necesitas funcionalidades específicas.
                  • Quieres aprovechar los costes bajos y la estabilidad de un software estándar.
                  • Buscas diferenciarte mediante personalizaciones estratégicas.
                  • Deseas facilitar el mantenimiento a largo plazo.

                  En muchos casos, esta es la mejor opción: una base sólida combinada con extensiones específicas que cubran tus necesidades únicas.

                  Tipos de software y sus características

                  Conocer los tipos de proveedores te ayuda a elegir la opción más adecuada. Te los describimos:

                  A. Software empaquetado (standard)

                  Programas diseñados para un público amplio, listos para usar:

                  • ERP como Business Central, SAGE 50, JDE, SAP u Odoo
                  • CRM como Salesforce o HubSpot
                  • Suites ofimáticas como Microsoft 365

                  Ventajas: probados.
                  Desventajas: poca personalización; tras varias horas de uso, puede que descubras funciones básicas que no están incluidas y sus precios son elevados.

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                  ¡Pruébalo gratis!

                  B. Software configurable

                  Es software estándar, pero con opciones de configuración:

                  • Workflows personalizables
                  • Campos que puedes crear
                  • Integraciones modulares

                  Ejemplos: Doceo Store para gestión documental con módulos adaptables.

                  Ventajas: más flexible que el estándar.
                  Desventajas: sigue limitando ciertos requisitos muy específicos.

                  C. Software a medida (custom)

                  Se construye exclusivamente para tu empresa y puede cubrir todo lo que necesites:

                  • Procesos específicos
                  • Integraciones internas
                  • Automatización personalizada

                  Ejemplos: un sistema interno desarrollado con Doceo Store que automatiza flujos legales, integra ERP y CRM propios y gestiona compliance normativo único.

                  Ventajas: se ajusta 100% a tus necesidades.
                  Desventajas: coste y tiempo más elevados.

                  D. Híbridos: plataforma + personalización

                  Combina lo mejor de ambos mundos:

                  • Usas una plataforma sólida como base

                  • Construyes extensiones a medida

                  Ejemplos: Un gestor documental potente como Doceo Store + personalización de procesos internos.

                  Ventajas: equilibrio entre coste y ajuste a tus necesidades; llaves en mano, uso desde el primer día, formación a medida y control total del proyecto.
                  Desventajas: requiere buena gobernanza tecnológica.

                  Cómo decidir y actuar cuando no encuentras el software ideal

                  Test rápido: ¿Qué tipo de software te conviene?

                  Responde estas preguntas para orientarte:

                  1. ¿Tus procesos son bastante estándar o muy específicos?
                  2. ¿Tu ventaja competitiva depende de procesos internos únicos?
                  3. ¿Quieres una implementación rápida o puedes esperar un desarrollo más largo?
                  4. ¿Tu presupuesto permite pagar más por una solución a medida o prefieres minimizar costes iniciales?
                  5. ¿Necesitas flexibilidad para personalizar solo algunas partes o todo debe ser a medida?

                  Resultados orientativos:

                  • Mayoría de respuestas estándar → software empaquetado o configurable
                  • Procesos muy específicos o ventaja competitiva → software a medida
                  • Equilibrio entre rapidez y personalización → modelo híbrido

                  Recomendaciones prácticas

                  • Define claramente qué necesitas y qué es imprescindible antes de hablar con proveedores.
                  • Considera dividir el desarrollo en fases: empezar por lo esencial y añadir funcionalidades progresivamente, pagando poco a poco. Puede que sea más asequible económicamente.
                  • Pide una demo de funcionalidades clave antes de comprometerte (aunque sea un producto gratis).
                  • Evalúa costes, tiempos y riesgos de cada opción: estándar, híbrido o a medida.

                  Nuestra experiencia: la mayoría de empresas opta por una base sólida + personalizaciones estratégicas, minimizando riesgos y costes.

                  Si quieres, puedes ponerte en contacto con nosotros y contarnos tus necesidades.

                  En pocos minutos responderemos todas tus dudas… ¡y probablemente te sorprenderás con los precios!

                  Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                    Newsletter Edición Navidad 2025 – 26

                    Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

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                    Tu resumen navideño de novedades y soluciones digitales

                    Apartados

                    El aplazamiento de VeriFactu: ¿nos aporta ventajas?

                    El aplazamiento de VeriFactu, el sistema de verificación de facturas en tiempo real de la Agencia Tributaria, trae consigo ventajas claras para pymes y autónomos. Originalmente, su obligatoriedad estaba prevista para 2026, pero ahora se retrasa hasta 2027, ofreciendo un margen adicional para adaptar sistemas y procesos sin prisas.

                    ¿Qué ha pasado exactamente?

                    La prórroga busca dar tiempo a las empresas para prepararse ante los desafíos técnicos y administrativos, así como garantizar que la transición a la Ley Antifraude sea ordenada. Aunque se pospone la obligación, la normativa sobre integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sigue vigente.

                    Para quienes manejan pocos documentos, existen soluciones gratuitas y limitadas que permiten generar, etiquetar y enviar facturas de manera compliant. Son ideales para necesidades puntuales o volúmenes reducidos.

                    Las empresas con grandes volúmenes de facturación necesitarán soluciones completas que integren VeriFactu automáticamente, gestionen registros transaccionales y aseguren cumplimiento con los estándares de seguridad.

                    ¿Qué debe cumplir?

                    Integridad

                    • La factura debe mantenerse completa y sin alteraciones no autorizadas.
                    • Se protege frente a modificaciones accidentales o maliciosas.

                    Trazabilidad

                    • Todos los movimientos o cambios de la factura deben registrarse.
                    • Permite auditar quién hizo qué y cuándo, facilitando el control y la verificación fiscal.

                    Autenticidad

                    • Se debe garantizar que la factura proviene de la fuente que dice emitirla y que es genuina.
                    • Se logra mediante firmas electrónicas, sellos de tiempo y códigos hash, que validan al emisor y el contenido.

                    ¿Qué hacer ahora?

                    Si ya tienes VeriFactu, es un buen momento para revisar si tu sistema cumple los requisitos legales y optimizar procesos. Si aún no lo tienes, aprovecha este tiempo para evaluar la mejor solución para tu empresa y no dudes en consultarnos: podemos guiarte en la implementación y en la adaptación de tus sistemas

                    Reglamento verifactu: Todo Lo que necesitas saber

                    CRONOLOGÍA DE FECHAS CLAVE: VERIFACTU Y FACTURA ELECTRÓNICA

                    Julio 2025

                    • Inicio del período de pruebas de VeriFactu para programas de facturación y empresas.
                    • La Agencia Tributaria permite comenzar a enviar reportes fiscales de prueba sin efectos legales.

                    1 de enero de 2026

                    • Entrada en vigor obligatoria de VeriFactu para empresas.
                    • Todas las empresas que emitan facturas deben poder reportar automáticamente a Hacienda los datos esenciales de cada factura emitida.
                    • El sistema sustituye los libros de registro de IVA y permite un control fiscal inmediato.

                    1 de julio de 2026

                    • Entrada en vigor de VeriFactu para autónomos y comunidades de bienes.
                    • Hasta ese momento, pueden utilizar VeriFactu de manera voluntaria o continuar con su sistema habitual.

                    2027

                    • Posibles ajustes normativos y técnicos derivados de la implantación plena de la factura electrónica y VeriFactu.

                    2028

                    • Entrada prevista de la obligatoriedad de la factura electrónica en España, según la Ley 13/2023.
                    • Aplicación inicial para grandes empresas, y posterior extensión a pymes y autónomos.
                    • Las facturas deberán ser 100% electrónicas y compatibles con eIDAS (Reglamento Europeo de identidad y servicios de confianza).

                    Perspectiva europea

                    • 2026: Francia y Bélgica inician la obligatoriedad de la factura electrónica y el reporte fiscal, con sistemas equivalentes a VeriFactu.
                    • 2027: Alemania prevé iniciar la obligación de factura electrónica.

                    Tendencias y novedades en documentación digital

                    Noticias de accesibilidad documental: PDF accesibles

                    La normativa europea exige que, desde junio de 2025, todos los documentos PDF publicados o entregados digitalmente sean plenamente accesibles. Esta obligación afecta tanto a administraciones públicas como a empresas que ofrecen servicios digitales y forma parte del European Accessibility Act (EAA). El objetivo es garantizar que cualquier persona, incluidas aquellas con discapacidad visual, cognitiva o motora, pueda acceder y entender los documentos sin barreras.

                    Hasta ahora era habitual confiar en herramientas automáticas para corregir o etiquetar PDFs, pero estos métodos ya no son suficientes. Los documentos deben contar con una estructura semántica correcta, orden lógico de lectura, textos alternativos y buen contraste, requisitos que las herramientas automáticas no pueden garantizar por completo. Por eso, la remediación manual pasa a ser imprescindible para asegurar el cumplimiento legal y la accesibilidad real.

                    En organizaciones que manejan grandes volúmenes de documentos transaccionales —como facturas, notificaciones o certificados— se recomienda adoptar un modelo híbrido. Este modelo combina preetiquetado automático, plantillas accesibles desde el origen, validación masiva mediante herramientas de control de calidad y revisión manual especializada para documentos críticos. Este enfoque permite mantener la conformidad normativa sin ralentizar procesos.

                    La accesibilidad documental ya no es opcional: es un requisito legal y una responsabilidad social. Para más información y recursos, consulta los enlaces disponibles. En DoceoSoftware llevamos tiempo trabajando en este ámbito. Estamos disponibles para resolver cualquier duda adicional sobre este cambio normativo.

                    Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión
                    Compulsa de documentos vs. Registro de entrada y salida

                    Qué son y cómo se diferencian según la ley

                    La compulsa de documentos es el proceso por el cual se verifica que una copia de un documento coincide fielmente con su original, certificando su autenticidad para trámites administrativos o legales. Según la normativa vigente, este procedimiento garantiza que los documentos presentados en distintas entidades tengan validez legal sin necesidad de entregar el original.

                    Por su parte, el registro de entrada y salida es un sistema que controla la recepción y envío de documentos dentro de una organización, asegurando trazabilidad, integridad y seguimiento. La ley obliga a mantener un registro detallado de todas las comunicaciones, con fechas, remitentes y destinatarios, especialmente en la administración pública y organismos regulados.

                    Los usuarios entregan la documentación a la administración pública: Un proceso digitalizado que facilita la gestión de documentos entre ciudadanos y entidades gubernamentales.

                    Casos de uso típicos y beneficios

                    La compulsa se utiliza habitualmente para certificados, títulos o contratos que requieren copia certificada. El registro de entrada y salida se aplica en la gestión interna de oficinas, ayuntamientos o empresas que necesitan controlar cada documento recibido y enviado. Entre sus beneficios destacan la transparencia, la eficiencia en la gestión documental y la seguridad en la comunicación oficial.

                    Para saber más, accede a los enlaces. Doceo Software dispone de la herramienta más completa y adaptable del mercado: doceo REG

                    Doceo Software y la copia auténtica desde 2010

                    ¿Sabías que Doceo Software implementó en 2010 su solución de copia auténtica? Fue una de nuestras primeras soluciones, junto con la lectura de códigos de barras y la gestión de facturas de proveedor. Desde entonces, esta herramienta se ha consolidado como una de nuestras soluciones estrella durante más de 15 años y sigue siendo clave en la gestión documental.

                    A lo largo de los años, hemos evolucionado para adaptarnos a las necesidades de la administración pública y privada, en procesos de documentación digital o digitalizada. Hoy, Doceo Software ofrece la herramienta más completa y adaptable del mercado: doceo REG, que integra funcionalidades avanzadas para garantizar trazabilidad, seguridad y eficiencia en la gestión documental.

                    Para saber más, accede a los enlaces disponibles y descubre todo lo que doceo REG puede hacer por tu organización.

                    Novedades en los documentos de transporte: Carta de porte y eCMR

                    Nuevo marco legal en España: digitalización obligatoria en 2026

                    El sector del transporte está en plena transformación digital. En España, se ha aprobado un nuevo marco legal que obliga a la digitalización completa de los documentos de transporte a partir de 2026. Esta medida busca simplificar la gestión administrativa, reducir errores y garantizar la trazabilidad de mercancías en toda la cadena logística. 

                    ¿Qué documentos serán obligatorios en formato digital?

                    • Documento de control → utilizado para supervisión e inspección. La digitalización será obligatoria a partir del 5 de octubre de 2026.
                    • Carta de porte → documento que formaliza el contrato de transporte. Su obligatoriedad digital se implementará a lo largo de 2026.
                    • eCMR → versión electrónica de la carta de porte, con todas las ventajas de gestión digital y trazabilidad. También se hará obligatoria durante 2026.
                    • Albarán de entrega → aunque se espera su digitalización, todavía no hay fechas oficiales confirmadas.

                    Para saber más, accede a los enlaces para descubrir más sobre doceo POD, albaran de entrega digital. Pregúntanos sobre el Documento de control,  Carta de porte y eCMR y descubrirás que con BioSign Forms podrás generar cualquier modelo de documento a medida de tus necesidades.

                    Cumplimiento eIDAS y firma electrónica

                    Doceo BioSign: firma electrónica avanzada y seguridad legal

                    Doceo BioSign es la solución de firma electrónica avanzada de DoceoSoftware, diseñada para cumplir con la normativa eIDAS y garantizar la máxima seguridad legal en todos tus documentos digitales. Con BioSign, cada firma electrónica se genera bajo estándares criptográficos robustos, asegurando autenticidad, integridad y trazabilidad de los documentos. Esta solución es ideal para organizaciones que requieren procesos 100% digitales sin comprometer la validez jurídica de sus registros.

                    BioSign ofrece tres modalidades adaptadas a distintas necesidades: BioSign Presencial, para atención directa; BioSign Doble Factor, que añade una capa extra de seguridad; y BioSign Delivery, pensada para validar entregas y comunicaciones de manera legal y automática.

                    Cómo garantiza la validez jurídica de tus documentos

                    Cada firma se registra con marca temporal, identificando al firmante y asegurando que cualquier modificación posterior quede detectada. Los documentos firmados con BioSign tienen plena validez ante la administración y terceros, cumpliendo los requisitos legales de eIDAS. Además, DoceoSoftware permite diseñar tus propios documentos mediante BioSign Forms, integrando campos dinámicos y personalizados para cada flujo de trabajo.

                    Las novedades de nuestras soluciones

                    doceoPortalReg: Registro seguro de entrada y salida de documentos para todos

                    DoceoSoftware presenta doceoPortalReg, la evolución de Doceo Reg, diseñada para que usuarios externos puedan registrarse de forma segura y enviar documentos a una administración pública o a cualquier entidad que requiera este sistema. Ahora, toda la potencia y seguridad de las plataformas de las administraciones públicas está disponible para todos, facilitando la comunicación oficial y el seguimiento documental.

                    Pantalla de inicio y roles de acceso

                    El portal cuenta con una pantalla de inicio de sesión donde los usuarios pueden acceder según su rol:

                    • Usuarios internos: con permisos completos para configurar el sistema y gestionar cualquier registro.
                    • Usuarios externos: pueden crear nuevos registros, consultar los pendientes y recibir notificaciones sobre el estado de sus envíos.

                    Registro y seguimiento de documentos

                    Los registros de entrada se generan con número y fecha/hora automáticos y un formato estándar en tres partes: Asunto, Expone y Solicita. Cada registro genera automáticamente un acuse de recibo, que se puede enviar por correo electrónico. Los registros de salida permiten a la entidad responder desde el mismo sistema, notificando al usuario externo vía email.

                    Gestión avanzada y personalización

                    Los administradores internos pueden configurar flujos de trabajo, gestionar documentos, enviar respuestas y diseñar documentos personalizados con plantillas de montaje. Además, el portal permite adjuntar archivos, visualizar PDFs y mantener un histórico completo de todas las comunicaciones.

                    Document Assembly: montar automáticamente documentos a partir de datos dinámicos y enviarlos a clientes

                    Doceo BioSign Assembly permite montar automáticamente documentos a partir de datos dinámicos y enviarlos a clientes o usuarios, optimizando la gestión documental. Su interfaz intuitiva facilita la visualización y administración de los documentos: un buscador para filtrar y localizar rápidamente, una columna central con información detallada (ID, nombre, tipo y ubicación) y un panel derecho para previsualizar el documento en tiempo real.

                    Disponible como módulo de Doceo BioSign Forms, Document Assembly automatiza flujos de trabajo, generando y enviando documentos mediante plantillas personalizadas. Aunque BioSign incluye una plantilla estándar, este módulo permite crear y adaptar tus propias plantillas según cada proceso, ensamblando documentos dinámicamente y ofreciendo formularios completamente personalizados, aumentando la eficiencia y la precisión en la comunicación documental.

                    Solicita tu demo y orientación gratuita

                    No arriesgues la legalidad de tu fundación ni pierdas tiempo gestionando documentos de manera manual. Solicita hoy mismo tu orientación gratuita, descubre cómo Doceo REG puede ayudarte a cumplir la Ley 50/2002, y si quieres, te mostramos una demo completa con precios y todas las funcionalidades que van más allá del cumplimiento legal, mejorando la gestión integral de tu documentación.




                      Opinión

                      Reflexión sobre sistemas inteligentes, inteligencia artificial y la burbuja del momento

                      ¿Estamos sobrevalorando las capacidades reales de la inteligencia artificial? ¿Qué impacto tendrán los sistemas inteligentes en nuestras organizaciones y sociedad?

                      El artículo analiza la burbuja actual en torno a la IA y cómo distinguir entre expectativas exageradas y aplicaciones prácticas. Reflexiona sobre cómo aprovechar la innovación sin perder la perspectiva realista.
                      Lee el artículo completo aquí y profundiza en la reflexión.

                      Novedades normativas UE 2025/2026

                      La UE impulsa una nueva era en la documentación digital: con European Digital Identity Wallet —parte de eIDAS 2.0— todos los estados miembros deben ofrecer, antes de 2026, una cartera digital que permita firma electrónica y autenticación interoperable en cualquier país de la UE.

                      Además, con la entrada en vigor del paquete ViDA package en 2025, se fomentan la facturación electrónica y los registros digitales, reforzando los requisitos para la gestión documental en las empresas. 

                      Estas medidas abren nuevas posibilidades a administraciones, empresas y ciudadanos para usar documentos digitales con valor legal y trazabilidad.

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                          *La prueba gratuita de 30 días actualmente está disponible para Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store y Virtual Office, POD (albaranes de entrega), REG (Registro de entrada y salida). Para eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realizamos una demostración con sus documentos para resultados 100% reales y ajustados a su empresa. Confidencialidad garantizada. Su prueba gratuita puede demorarse según la cantidad de demandas existentes. No se preocupe, le incluiremos en una lista de espera y nos pondremos en contacto con usted muy pronto.

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