Crawford Technologies y Doceo Software se asocian para optimizar la gestión documental accesible

Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

Crawford Technologies y Doceo Software se asocian para optimizar la gestión documental accesible

Una nueva colaboración ofrece soluciones de accesibilidad, automatización y cumplimiento de la Ley Europea de Accesibilidad en España, Portugal y Andorra

Agosto de 2025

Noticias

Crawford Technologies, proveedor de soluciones innovadoras de documentos que optimizan, mejoran y gestionan las comunicaciones con los clientes, está ampliando la disponibilidad de su plataforma AccessibilityNow® y su galardonada tecnología de flujos de trabajo mediante una alianza con Doceo Software, empresa especializada en la gestión de objetos digitales y la automatización del ciclo de vida de los documentos, con sede en España.

En virtud del acuerdo, Doceo actuará como distribuidor de valor añadido (VAR) de toda la gama de software empresarial y soluciones de accesibilidad documental de Crawford Technologies. Esta colaboración refuerza las soluciones consolidadas de gestión documental de Doceo al ofrecer nuevas oportunidades para brindar a los clientes de España, Portugal y Andorra soluciones de flujo de trabajo optimizadas que reducen costes, mejoran la productividad y cumplen con los estándares globales de accesibilidad.

“Integrar la solución AccessibilityNow de Crawford Technologies nos permite ampliar nuestra oferta de servicios y respaldar plenamente todo el ciclo de vida de los documentos para nuestros clientes. Esta colaboración fortalece nuestra misión de ofrecer una gestión documental más eficiente, inclusiva y alineada con los estándares digitales actuales”, afirmó Alex Brusi, CEO de Doceo Software.

Con las organizaciones europeas bajo una presión creciente para cumplir con la Ley Europea de Accesibilidad (EAA), AccessibilityNow ofrece un conjunto integral que aprovecha la inteligencia artificial y la automatización para gestionar los complejos requisitos de procesamiento de documentos transaccionales y estáticos de alto volumen de todo tipo. Al implementar todas las capacidades de AccessibilityNow, Doceo estará mejor preparado para ayudar a clientes de banca, seguros, sector público y otras industrias a garantizar el cumplimiento de la EAA, reducir riesgos y costes por incumplimiento, y asegurar que el contenido sea inclusivo y accesible.

“La alianza con Doceo Software amplía el alcance de nuestra plataforma AccessibilityNow en mercados europeos clave en un momento crítico. Con la Ley Europea de Accesibilidad ya en vigor, las organizaciones necesitan soluciones comprobadas para cumplir con la normativa y, al mismo tiempo, crear experiencias inclusivas”, señaló Ernie Crawford, Presidente y CEO de Crawford Technologies.

Acerca de Crawford Technologies

Crawford Technologies desarrolla soluciones que ayudan a las empresas a optimizar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de las comunicaciones con los clientes.

Con más de 2.000 clientes en seis continentes, Crawford Technologies ayuda a algunos de los bancos, aseguradoras, proveedores de atención médica, empresas de servicios públicos y proveedores de servicios de impresión más importantes del mundo a reducir costos, simplificar procesos y agilizar las comunicaciones críticas para el negocio en todos los canales y formatos.

Más información: www.crawfordtech.com

Acerca de Doceo Software

Con más de 18 años de experiencia, Doceo Software desarrolla soluciones en gestión de objetos digitales y automatización del ciclo de vida de documentos. Sus soluciones incluyen generación de contenido digital, gestión documental basada en web, flujos de validación, clasificación automática, extracción de datos, reducción de tamaño de archivos, mejora de calidad, identificación de contenido, archivado a largo plazo y firmas digitales, biométricas y con autenticación de dos factores. Doceo Software también ofrece servicios de digitalización a gran escala y accesibilidad documental.

Más información: www.doceosoftware.com

Icono de Doceo Software: gestión documental, firma electrónica, facturación electrónica y albarán digital

Obtén todos los detalles sobre nuestra emocionante colaboración con Crawford Technologies y descubre cómo Doceo Software está llevando soluciones avanzadas de accesibilidad de documentos y flujos de trabajo a España, Portugal y Andorra.

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    Los 5 Mejores Software de Registro de Entrada y Salida de Documentos 2025

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    Los 5 Mejores Software de Registro de Entrada y Salida de Documentos 2025

    Descubre en menos de 5 minutos

    En la era digital, las empresas y organismos manejan un volumen enorme de documentos, tanto físicos como digitales. Gestionar correctamente la entrada y salida de documentos es fundamental para asegurar la trazabilidad, cumplir con la normativa vigente (como la Ley 39/2015 en España) y optimizar los procesos internos.

    Los programas de registro de entrada y salida de documentos permiten registrar, clasificar, automatizar y distribuir información, reduciendo errores humanos y tiempos de gestión. Su uso es especialmente importante en departamentos administrativos, contabilidad, recursos humanos y en la gestión de expedientes oficiales.

    Comparativa de los 5 Mejores Programas en España (2025)

    SoftwareTipoFuncionalidades ClaveÚtil ParaCumplimiento Normativo
    Doceo Reg In-N-OutRegistro integralEntrada y salida de documentos, trazabilidad completa. Con OCR y implementación de IA durante el 2025Pymes y administraciones / Empresas con alto volumen de documentos y necesidad de almacenamiento a largo términoGDPR / Ley 39/2015
    ABBYY FlexiCaptureCaptura inteligenteOCR, clasificación automática, extracción de datosEmpresas con alto volumen de documentosGDPR / Ley 39/2015
    AthentoGestión documentalDigitalización, plantillas de extracción, automatizaciónEmpresas medianasGDPR
    Intelequia TrackRegistro digitalVisión 360º, control total de documentosOrganizaciones grandesLey 39/2015
    Continia Document CaptureCaptura inteligenteOCR, integración con ERPEmpresas con contabilidad digitalGDPR

    Beneficios Principales

    • Automatización: escanea y clasifica documentos sin intervención manual.
    • Cumplimiento normativo: garantiza que los documentos se registren y archiven siguiendo la ley.
    • Trazabilidad y control: cada documento queda registrado con fecha, hora y responsable.
    • Integración: conecta con ERP, CRM o sistemas contables para agilizar procesos.
    • Reducción de errores: evita duplicidades o pérdidas de información importante.

    Doceo In&Out Documents

    Doceo Reg, dentro de nuestra suite In-N-Out Documents, es un software de registro documental diseñado para ayudarte a cumplir con la normativa vigente de forma sencilla y efectiva.

    Con nuestra plataforma de gestión documental, obtienes:

    • Registro automático de entrada y salida de documentos.
    • Generación de copias auténticas.
    • Asignación de identificadores únicos.
    • Control de fechas, hora, emisor y receptor.
    • Seguridad y trazabilidad total.
    • Cumplimiento documental empresa garantizado según la Ley 39/2015 y otras normativas españolas.

    Solicita ahora una demo personalizada de Doceo Reg y comienza a registrar con total garantía legal.

    ¿Cómo funciona doceo Reg?

    Vídeo que mostra un dibuix d'una persona asseguda davant d'un ordinador, amb el fons "NoTensTemps_fons", transmetent una sensació de pressa o falta de temps.

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      Normativa aplicable

      Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

      • Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.

      Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.

      Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.

      La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:

      Artículo 16. Registros

      Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.

      El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.

      También se relaciona con:

      • Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
      • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
      • Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
      • Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
      Administraciones públicas:
      • Administración General del Estado
      • Comunidades Autónomas
      • Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
      • Organismos autónomos y entes públicos dependientes
      Sector público institucional:
      •  Universidades públicas
      • Empresas públicas
      • Fundaciones del sector público
      • Consorcios
      • Otros entes instrumentales
      Imagen que ilustra la gestión documental con workflows. Doceo Store, el mejor gestor documental 2025

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        Documentos estáticos y documentos transaccionales

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        Documentos estáticos y documentos transaccionales: ¿ahora accesibles?

        Guía práctica para empresas

        La accesibilidad digital ya no es solo una buena práctica: es un requisito legal, técnico y de negocio. En este artículo explico qué son los documentos estáticos y los documentos transaccionales, en qué se diferencian, por qué importan para tu empresa, qué exige la normativa y qué puedes hacer si tienes una gran cantidad de documentos transaccionales. Finalmente, te explico cómo puede ayudarte DoceoSoftware.

        Qué son: documentos estáticos vs. documentos transaccionales

        Documentos estáticos: son aquellos documentos que se crean una vez y se mantienen sin cambios frecuentes: por ejemplo, manuales, políticas internas, folletos, guías de producto o informes PDF que se publican en la web para consulta.

        Documentos transaccionales: son los documentos generados durante una relación comercial o administrativa: facturas, albaranes, recibos, extractos, contratos personalizados, avisos de envío, justificantes de pago y comunicaciones automatizadas que se envían al cliente. A menudo se crean en masa desde sistemas ERP, plataformas de facturación o comercios electrónicos y se distribuyen por correo electrónico, descarga o a través de áreas privadas.

        Principales diferencias
        • Frecuencia y volumen: los transaccionales se generan continuamente y en alto volumen; los estáticos suelen publicarse con menos frecuencia.
        • Personalización: los transaccionales contienen datos personalizados por cliente u operación; los estáticos son genéricos.
        • Flujo técnico: los transaccionales se producen desde sistemas automatizados y plantillas; los estáticos se diseñan y revisan manualmente.
        • Impacto en accesibilidad: los estáticos pueden auditarse y corregirse documento a documento; los transaccionales requieren automatización y control en la cadena de generación para que sean accesibles desde el origen.

        Qué es la accesibilidad digital (resumen)

        La accesibilidad digital es el conjunto de prácticas, normas y técnicas que hacen que las personas con discapacidades (visión, audición, movilidad, cognitiva, etc.) puedan percibir, entender, navegar e interactuar con contenidos digitales con igualdad de oportunidades.

        Incluye tanto sitios web y aplicaciones como los documentos descargables (PDF, Word, HTML, etc.) y los flujos de interacción (formularios, procesos de compra, notificaciones). Las pautas técnicas más utilizadas son las WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) y estándares relacionados que detallan criterios verificables.

        Conclusión legal rápida: si publicas información para usuarios (especialmente si eres proveedor de servicios digitales o trabajas con administraciones públicas o tienes obligaciones sectoriales), debes garantizar accesibilidad técnica, documentarla y ofrecer vías de reclamación y corrección.

        ¿Qué dice la normativa?

        • A nivel europeo existe la Directiva (UE) 2016/2102 sobre accesibilidad de los sitios web y las aplicaciones móviles de los organismos del sector público, que establece requisitos comunes y técnicas armonizadas.
        • En España, el Real Decreto 1112/2018 adapta y desarrolla esos requisitos para sitios web y aplicaciones de la administración y otros sujetos obligados; además, existen guías prácticas para crear PDF accesibles.
        • La normativa y su transposición nacional refuerzan que los documentos digitales que forman parte de servicios (por ejemplo, procesos de compra, banca electrónica, facturación electrónica) deben ser accesibles. Las empresas deben documentar la conformidad y adoptar medidas técnicas y organizativas para garantizarla.

        Si tienes gran cantidad de documentos transaccionales: retos y soluciones prácticas

        Retos

        • Volumen masivo que impide la revisión manual de cada PDF.
        • Fuentes de datos variadas (ERP, CRM, plataformas e-commerce) que generan plantillas distintas.
        • Necesidad de preservar firma electrónica, estructura fiscal y validez legal al tiempo que se hace accesible.

        ¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

        DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

        Soluciones recomendadas

        • Crear plantillas accesibles desde el origen: diseña las plantillas (facturas, albaranes, correos) con estructura semántica (encabezados, tablas accesibles, textos alternativos, enlaces claros) y configura el generador para que produzca PDF etiquetados o formatos accesibles. Esto evita tener que corregir documentos después.
        • Automatizar etiquetado y validación: integra un proceso que convierta la salida de tu ERP a PDF/UA o a formatos alternativos accesibles y que ejecute comprobaciones automáticas (checkers WCAG/PDFUA).
        • Gestión por capas: conserva la versión legal/fiscal y añade una capa accesible (por ejemplo, una versión HTML accesible vinculada desde el PDF o una representación accesible en el área de cliente).
        • Priorizar por criticidad: empieza por facturas y comprobantes que reciben consumidores con discapacidad; luego, notificaciones críticas (contratos, avisos legales).
        • Monitorización y reporting: genera informes de conformidad, tickets de corrección y un plan de remediación continuo.
        • Formación y gobernanza: forma a los equipos que diseñan plantillas y mantiene criterios de accesibilidad en los requisitos funcionales.

        ¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?

        Doceo Software puede acompañarte en todo el proceso práctico: auditoría de documentos actuales, diseño de plantillas accesibles, automatización de generación accesible desde tu ERP o sistema de facturación, validación automática y creación de un flujo de remediación para todo el parque documental transaccional.

        Si quieres, podemos:

        • auditar una muestra representativa de tus documentos transaccionales;
        • proponer cambios en plantillas y en el pipeline de generación;
        • implementar comprobación automática y reporting;

        Contacta con Doceo Software para una demo y descubre cómo convertir tu masa documental en un activo accesible y conforme.

        Trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.

        Somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).

        Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.

        Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.

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          Accesibilidad de los documentos digitales en España: normativa, obligaciones y por qué importa

          Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

          Accesibilidad de los documentos digitales en España: normativa, obligaciones y por qué importa

          Qué implica la nueva Ley de Accesibilidad Digital y cómo prepararte desde ya

          El 28 de junio de 2025 entró en vigor la Ley Europea de Accesibilidad, que transforma como empresas y organizaciones presentan su información digital. Obliga a que productos y servicios sean accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad. Ahora, la accesibilidad digital es ley, mejora la vida de muchas personas y proyecta la cara humana de tu marca. Aquí te explico qué exige, a quién aplica y cómo puede ayudarte DoceoSoftware.

          Qué norma lo dice y desde cuándo está activa

          La normativa fija plazos transitorios de aplicación según el tipo de producto o servicio, pero marca un cambio estructural: la accesibilidad digital deja de ser una recomendación y pasa a ser un requisito legal con implicaciones en la comunicación, el marketing, la gestión documental y la relación con clientes y empleados.

          Para el sector público (webs, apps y documentos digitales)

          El Real Decreto 1112/2018, sobre accesibilidad de los sitios web y aplicaciones móviles del sector público, establece requisitos técnicos basados en la norma UNE-EN 301 549 (alineada con WCAG 2.1) y obligaciones como publicar una declaración de accesibilidad y habilitar un mecanismo de reclamación. Muchos requisitos fueron obligatorios en 2020 y las apps móviles en 2021.
          Este real decreto también alcanza a los documentos electrónicos publicados en la web (PDF, Word, etc.), que deben ser accesibles desde su publicación. Los documentos internos destinados a empleados con discapacidad también deben cumplir criterios de accesibilidad, aunque no estén en la web pública, ya que forman parte de la igualdad de condiciones en el puesto de trabajo.

          Este real decreto también alcanza a los documentos electrónicos publicados en la web (PDF, Word, etc.), que deben ser accesibles desde su publicación. Los documentos internos destinados a empleados con discapacidad también deben cumplir criterios de accesibilidad, aunque no estén en la web pública, ya que forman parte de la igualdad de condiciones en el puesto de trabajo.

          Marco general y derechos de las personas con discapacidad

          La Ley 51/2003 (Igualdad de Oportunidades, No Discriminación y Accesibilidad Universal) y el Texto Refundido de la Ley General de Derechos de las Personas con Discapacidad y de su Inclusión Social (Real Decreto Legislativo 1/2013) recogen el principio de accesibilidad universal y la obligación de eliminar barreras, también en el entorno digital y laboral. Esto implica que las empresas deben garantizar que la información y la documentación, tanto externa como interna, sea comprensible y utilizable por cualquier persona, incluidas las que tienen discapacidad.

          Regulación más amplia y transposición europea

          El 28 de junio de 2025 entró en vigor la Ley Europea de Accesibilidad (Acta Europea de Accesibilidad), que amplía las obligaciones a empresas y organizaciones privadas en múltiples sectores. Obliga a que determinados productos y servicios digitales (incluidos portales, apps, dispositivos, plataformas y documentación digital asociada) sean accesibles para todas las personas.

          Quiénes deben cumplir (administración pública y empresas)

          • Administraciones públicas: están obligadas por el Real Decreto 1112/2018 a que sus webs y aplicaciones sean accesibles, a publicar la declaración de accesibilidad y a ofrecer un mecanismo de comunicación y queja.
          • Empresas privadas que prestan servicios al público: con la transposición de la normativa europea y la normativa estatal aplicable, muchas empresas que ofrecen productos o servicios digitales (comercio electrónico, banca, transporte, plataformas, servicios vinculados a la administración electrónica, etc.) deben garantizar la accesibilidad de sus webs, aplicaciones y servicios digitales. Los plazos y obligaciones dependen del tipo de servicio y de si es nuevo o preexistente.

          ¿Qué significa la expresión “CCM platforms support accessibility”?

          La expresión “CCM platforms support accessibility” significa que las plataformas de Customer Communications Management (CCM) —es decir, sistemas para diseñar, gestionar y enviar comunicaciones con clientes— ofrecen funciones que aseguran la accesibilidad de los contenidos y de los canales por los que se entregan.

          Estas plataformas permiten a las empresas crear comunicaciones personalizadas y multicanal (correo electrónico, SMS, impresión, web…) cumpliendo con normativas de accesibilidad como las WCAG o la European Accessibility Act, para que cualquier persona, incluidas aquellas con discapacidad, pueda acceder, leer y comprender la información sin barreras.

          Obligación externa vs. documentos internos: ¿qué ocurre con los documentos para tus trabajadores?

          Aunque la normativa de accesibilidad digital pone el foco en los servicios y contenidos dirigidos al público, el marco de derechos e inclusión obliga igualmente en el ámbito laboral:

          • La Ley General de Derechos de las Personas con Discapacidad y la Ley 51/2003 establecen derechos a la accesibilidad y a ajustes razonables en el puesto de trabajo. Por tanto, las empresas deben asegurarse de que los documentos internos esenciales (políticas de empresa, procedimientos, contenido formativo, nóminas, informes que afectan a la relación laboral, herramientas de gestión internas) sean accesibles o que exista un mecanismo razonable para facilitar esa información en formatos accesibles cuando un trabajador lo necesite. Esto es, además de cumplimiento legal, una obligación de igualdad y no discriminación.
          • Adaptaciones habituales: versiones accesibles de PDF (etiquetado correcto), HTML semántico, ficheros DOCX/ODT con estructura lógica, subtítulos y transcripciones para vídeos formativos, compatibilidad con lectores de pantalla y formatos alternativos bajo petición del trabajador.
          • La gestión de la cuota de reserva y la política de inclusión forman parte de las obligaciones que la empresa debe satisfacer ante los servicios públicos y, en su caso, justificar (medidas alternativas, bonificaciones, etc.).

          Cuota de reserva y contratación de personas con discapacidad (según SEPE)

          El SEPE recuerda la obligación de cuota de reserva para la contratación de personas con discapacidad:

          Cuota de reserva: las empresas públicas y privadas que empleen a un número de 50 o más trabajadores estarán obligadas a que, de entre ellos, al menos el 2% sean personas trabajadoras con discapacidad, salvo convenio colectivo o voluntad del empresario, siempre que se apliquen medidas alternativas.


          La Administración pública deberá reservar el 7% de las plazas de convocatorias a personas con discapacidad, según lo establecido en el Real Decreto-Legislativo 1/2013 y la normativa aplicable.


          Es obligación de las empresas llevar a cabo la comunicación establecida en el artículo 5 del Real Decreto 1451/1983 ante los servicios públicos de empleo de las comunidades autónomas donde tengan centros de trabajo (sin perjuicio de que sea ante el SEPE en Ceuta y Melilla).

          Accesibilidad digital: dónde actuar y qué hacer ahora

          Sectores y departamentos que deben prestar especial atención

          La accesibilidad digital no es solo una obligación legal: es una oportunidad para que tu organización sea más inclusiva, mejore la experiencia de todos y demuestre su compromiso con la igualdad. Algunas áreas deben prestar especial atención para garantizar que sus servicios y documentos sean accesibles:

          • Atención al cliente y soporte: formularios, chat, contenidos de ayuda.
          • Comercio electrónico y marketing: procesos de compra, newsletters, landing pages.
          • Recursos Humanos: documentación interna, ofertas de empleo accesibles, procesos de selección.
          • Administración y contratación pública: licitaciones, portales de transparencia, trámites electrónicos.
          • Productos y desarrollo / IT: webs, apps, plataformas, APIs.
          • Legal y cumplimiento: declaraciones de accesibilidad, gestión de riesgos y sanciones.
          • Formación y capacitación: cursos, vídeos, contenidos e-learning.
          • Finanzas y banca: banca online, cajeros, terminales de autoservicio.
          • Ventas y operaciones: herramientas B2B y contratos en línea.
          • Instalaciones y atención presencial: kioscos, pantallas de información y señalética digital.

          ¿Estás en la lista? Si quieres, podemos ayudarte a analizar tus documentos y asegurar que cumplan con los estándares de accesibilidad.

          ¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

          DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

          Por qué debe importarte (más allá de evitar multas)

          La accesibilidad digital no es solo una obligación legal, sino un compromiso con la inclusión y la eficiencia en tu organización. Sus beneficios son claros y diversos:

          • Es un derecho: la accesibilidad evita la discriminación y garantiza igualdad de acceso a la información y a los servicios.
          • Mejora la reputación y la confianza: demostrar compromiso con la inclusión atrae clientes y talento.
          • Oportunidad de mercado: las personas con discapacidad y las personas mayores constituyen un segmento significativo; los servicios accesibles aumentan ventas y fidelidad.
          • Eficiencia interna: documentos accesibles facilitan la comunicación con empleados, reducen incidencias y agilizan procesos.
          • Subvenciones y beneficios: el cumplimiento puede facilitar el acceso a ayudas, bonificaciones y contratos públicos, además de evitar sanciones.

          Cómo empezar: prácticas recomendadas rápidas

          Dar los primeros pasos hacia la accesibilidad digital puede resultar más sencillo si sigues un enfoque estructurado. Aquí tienes algunas recomendaciones prácticas para comenzar hoy mismo:

          1. Revisa y prioriza: identifica las webs, apps y documentos más críticos para tu organización, como procesos de compra, trámites, nóminas o formación.
          2. Cumple los estándares: toma como referencia normas reconocidas como UNE-EN 301 549 y WCAG 2.1 nivel AA.
          3. Declara y comunica: publica tu declaración de accesibilidad y habilita un mecanismo de reclamación cuando corresponda.
          4. Forma a tu equipo: asegúrate de que los departamentos de IT, producto, RR. HH. y atención al cliente conozcan y apliquen buenas prácticas.
          5. Adapta documentos: convierte tus PDFs, HTML y otros contenidos en formatos accesibles, añade subtítulos y proporciona alternativas textuales.
          6. Mide y mantiene: realiza auditorías periódicas, genera informes y establece un plan de remediación para garantizar mejoras continuas.

          ¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?

          En Doceo Software somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).

          Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.

          Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.

          Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



            Potencia tus Comunicaciones con una Plataforma CCM (Customer Communications Management Platform)

            Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

            Potencia tus Comunicaciones con una Plataforma CCM (Gestión de las Comunicaciones con el Cliente)

            Cómo DoceoSoftware y Upland Objectif Lune garantizan el cumplimiento normativo y mejoran la experiencia de tus clientes

            ¿Sabías que más del 15 % de la población mundial vive con alguna discapacidad? Esto significa que, si tus comunicaciones no son accesibles, podrías estar ignorando a más de 1 de cada 7 clientes potenciales.

            CCM (Customer Communications Management) es la clave para resolver este desafío: son plataformas diseñadas para crear, gestionar y distribuir comunicaciones personalizadas a través de cualquier canal (correo electrónico, web, SMS, impresión, apps móviles…) asegurando que cada mensaje cumpla con los estándares de accesibilidad (WCAG, EAA) y sea compatible con tecnologías asistivas como lectores de pantalla o navegación por teclado.

            ¿Qué son las plataformas CCM?

            La expresión “CCM platforms support accessibility” significa que las plataformas de Customer Communications Management (CCM) —es decir, sistemas para diseñar, gestionar y enviar comunicaciones con clientes— ofrecen funciones que aseguran la accesibilidad de los contenidos y de los canales por los que se entregan.

            Estas plataformas permiten a las empresas crear comunicaciones personalizadas y multicanal (correo electrónico, SMS, impresión, web…) cumpliendo con normativas de accesibilidad como las WCAG o la European Accessibility Act, para que cualquier persona, incluidas aquellas con discapacidad, pueda acceder, leer y comprender la información sin barreras.

            Comunicación multicanal

            Comunicación coherente a través de todos los canales

            Accesibilidad

            Contenido accesible para todas las personas, según normativas vigentes

            Automatización de las comunicaciones

            Envío automático y personalizado de mensajes según reglas definidas

            Gestión documental

            Control y organización eficiente de documentos vinculados a las comunicaciones

            ¿Qué implica “soportar accesibilidad”?

            Cuando se dice que una plataforma CCM “soporta accesibilidad”, significa que:
            • Genera contenidos accesibles, por ejemplo mediante plantillas adecuadas y herramientas que facilitan cumplir los estándares de accesibilidad (como WCAG).
            • Asegura compatibilidad con tecnologías asistidas, como lectores de pantalla o navegación mediante teclado.
            • Cumple con normativas como la European Accessibility Act, que exige que productos y servicios digitales sean utilizables por personas con discapacidad. Por ejemplo, en el contexto de la herramienta CCM19, se menciona que permite incluir fácilmente una declaración de accesibilidad (como un “accessibility statement”) en el widget, habilitando su lectura o su apertura mediante enlace en entornos accesibles.

            La solución integral de DoceoSoftware

            En DoceoSoftware llevamos más de 18 años ayudando a organizaciones de todos los tamaños a digitalizar y automatizar su ciclo de vida documental. Nuestra propuesta se basa en tres pilares:

            Automatización inteligente

            • Generación y personalización masiva de documentos: plantillas que se alimentan de datos en tiempo real.
            • Circuitos de validación y firmas digitales: flujo ágil con doble factor y biometría.
            • Reducción automática de peso y mejora de calidad: comprimimos imágenes sin perder legibilidad.

            Accesibilidad garantizada

            • Cumplimiento de estándares WCAG y European Accessibility Act.
            • Etiquetado semántico para lectores de pantalla, contrastes adaptados y navegación por teclado.
            • Declaración de accesibilidad integrada, visible en cada comunicación.

            Escalabilidad y flexibilidad

            • Soluciones cloud o on-premise, adaptadas a tu infraestructura.
            • Módulos independientes para clasificación automática, extracción de información y archivado a largo plazo.
            • Integraciones con ERP, CRM y sistemas de terceros.

            ¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

            DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

            El aliado perfecto: Upland Objectif Lune

            Para ofrecer una experiencia de 360°, somos distribuidor oficial en España, Portugal y Andorra de Upland Objectif Lune, líder mundial en composición y automatización de comunicaciones multicanal. Con esta alianza:

            • Aprovechas la potencia de Objectif Lune para diseñar, componer y distribuir mensajes personalizados en e-mail, SMS, web, impresión y apps.
            • Integras sin esfuerzo la captura de datos y la orquestación de flujos de entrada/salida.
            • Refuerzas la accesibilidad desde la propia generación de contenido, gracias a las plantillas y asistentes de OL que garantizan cumplimiento normativo.

            De este modo, combinamos nuestra experiencia local en gestión documental con la tecnología global de OL para darte lo mejor de ambos mundos.

            Retos comunes en la gestión documental y el papel clave de las plataformas CCM

            Principales puntos de dolor

            • Sistemas informáticos heredados
            • Falta de personalización en las comunicaciones
            • Procesos manuales ineficientes
            • Costos operativos elevados
            • Inconsistencia en la experiencia del cliente
            • Integración limitada entre sistemas
            • Tiempos lentos de respuesta
            • Normativas que cambian constantemente
            • Falta de tiempo y recursos del departamento de TI
            • Incapacidad para gestionar múltiples canales
            • Competencia más avanzada
            • Silos Operativos

            Cuando la creación de cartas, facturas o comunicaciones multicanal se hace archivo a archivo, departamento a departamento, los plazos se alargan, los costes se disparan y se corre el riesgo de incumplir requisitos legales. Además, la experiencia de usuario sufre: un PDF mal etiquetado o una web inaccesible ahuyentan a potenciales clientes y dañan la reputación de marca.

            Beneficios que aporta contar con un CCM con OL® Connect

            • Mejora la experiencia del cliente (CX)
            • Automatización eficiente
            • Ahorro de coste
            • Cumplimiento normativo
            • Integración con sistemas existentes
            • Escalabilidad y adaptabilidad
            • Incremento de tasas de respuesta
            • Multicanalidad

            Pero, ¿cómo funciona?

            • Captura de datos: Captura y extrae datos y documentos PDF desde cualquier ERP CRM o Sistema legado.
            • Composición de documentos: Reutilice sus documentos existentes o cree contenido personalizado nuevo para salidas multicanal, añada imágenes, códigos de barras etc.
            • Organiza el flujo de salida: Añade condiciones y lógica a los resultados. Posibilidad de dividir, agrupar ,combinar documentos y ordenar las salidas fácilmente.
            • Distribución: Automatiza procesos mediante reglas distribución multicanal email, web, impresión, SMS , DMS.
            • Interacción: Utilice su producción digital para crear nuevas entradas digitales.

            Mejora la creación, distribución e interacción de sus comunicaciones empresariales. A continuación un caso de uso basado en un caso real.

            CASO DE éxito: Una entidad financiera mejora la accesibilidad de sus documentos sin cambiar su infraestructura

            Contexto

            Una gran empresa del sector financiero, con una amplia oferta de productos para particulares y empresas (como tarjetas de crédito, banca personal y comercial, préstamos e inversiones), necesitaba garantizar el cumplimiento normativo en materia de accesibilidad. Para ello, debía ofrecer documentos en formato PDF accesible a clientes con discapacidad visual o cognitiva.

            El reto

            La compañía guardaba los documentos en un repositorio y contaba con una herramienta capaz de generar PDFs accesibles. Sin embargo, crear estos archivos en el momento de la composición implicaba tener que almacenar todos los documentos tanto en su formato original —algunos de ellos casi obsoletos— como en versión accesible. Esto habría incrementado considerablemente el tiempo de procesamiento, el consumo de recursos y los costes de almacenamiento. Además, esta solución no ofrecía ninguna mejora para los documentos ya archivados.

            Su objetivo era generar PDFs accesibles bajo demanda, directamente desde los datos almacenados, sin alterar el entorno ni los flujos de trabajo existentes. Todo debía ocurrir en solo unos segundos por documento, para no afectar la experiencia del cliente.

            La solución

            Se propuso una arquitectura que permite convertir los documentos a PDF accesible únicamente cuando el cliente lo solicita, manteniendo los archivos originales. Esto garantiza cumplimiento normativo sin incrementar los costes de infraestructura ni duplicar archivos.

            El sistema se integró con el repositorio existente, aprovechando plantillas configurables que definen la estructura accesible: orden de lectura, texto alternativo, etiquetas semánticas, etc. Esta estrategia permite incluso adaptar los documentos a otros formatos accesibles en el futuro (como HTML accesible o letra grande) sin necesidad de volver a etiquetar desde cero.

            Resultados

            Los clientes reciben sus documentos en formato PDF accesible conforme a WCAG 2.0 en cuestión de segundos, ya sea una comunicación nueva o un documento archivado hace años. La empresa no tuvo que modificar su sistema ni formar de nuevo a su personal, y ha estimado un ahorro de decenas de miles y miles de euros en almacenamiento a lo largo de 30 años gracias a esta generación bajo demanda. 

            Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



              La accesibilidad digital: de obligación legal a oportunidad estratégica

              Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

              Normativas internacionales de accesibilidad digital y documental: lo que debes saber

              Cumplir con los estándares de accesibilidad no es solo una exigencia legal: es una oportunidad para crear contenidos más inclusivos, funcionales y alineados con buenas prácticas globales

              La accesibilidad ya no es opcional. No se trata solo de una cuestión ética o de responsabilidad social: es una exigencia legal en todo el mundo. Las normativas internacionales establecen estándares muy concretos para garantizar que todas las personas, independientemente de sus capacidades, puedan acceder a la información digital y utilizarla de forma autónoma.

              Este imperativo afecta tanto al sector público como al privado, y su incumplimiento puede tener consecuencias económicas, legales y reputacionales muy graves.

              ¿Qué es la accesibilidad y por qué debes conocer la normativa que la regula?

              La accesibilidad garantiza que todas las personas puedan acceder a la información y a los servicios, sin importar sus capacidades. Conocer las normativas que la regulan —como la EN 301 549 en Europa— es clave para cumplir la ley y ser verdaderamente inclusivo.

              ¿Por qué es importante la accesibilidad?

              Garantizar la accesibilidad significa permitir que todas las personas, independientemente de sus capacidades físicas, sensoriales o cognitivas, puedan acceder a la información, utilizar servicios y participar plenamente en la vida digital.

              Esto no solo es una cuestión ética, sino también una obligación legal en la mayoría de países desarrollados. Las leyes de accesibilidad suelen estar integradas dentro de los marcos de derechos civiles o derechos humanos, y se aplican tanto al sector público como al privado.

              En Estados Unidos, leyes como la Americans with Disabilities Act (ADA) y la Sección 508 obligan a que sitios web y documentos digitales sean plenamente accesibles. En Canadá, la Accessible Canada Act y normativas provinciales como la AODA (Ontario) contemplan sanciones de hasta 50.000 $ diarios.

              En Europa, la norma técnica EN 301 549 —de cumplimiento obligatorio en contratos públicos— establece como referencia el estándar WCAG 2.0 nivel AA para todo tipo de interfaces digitales: sitios web, aplicaciones, sistemas internos, portales para empleados y documentos PDF.

              A continuación, exploramos estas normativas con más detalle.

              ¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

              DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

              Las cuatro dimensiones clave de la accesibilidad: física, digital, documental y comunicacional

              Aunque en Doceo Software nos enfoquemos en la accesibilidad documental, esta va mucho más allá. Estos cuatro bloques abarcan las áreas esenciales para que cualquier persona, con independencia de sus capacidades, pueda relacionarse de forma plena y autónoma con el entorno, la tecnología y la información:

              Accesibilidad Física

              Garantiza que entornos, edificios, transportes y espacios —públicos o privados— sean utilizables por cualquier persona, independientemente de su movilidad.

              • rampas y ascensores
              • baños adaptados
              • pasillos y puertas suficientemente anchos
              • señalización táctil o con botones elevados
              Accesibilidad Digital

              Se ocupa de que sitios web, aplicaciones y plataformas sean navegables y utilizables por personas con discapacidad visual, auditiva o motora.

              • uso semántico de etiquetas HTML
              • navegación completa por teclado
              • subtítulos y transcripciones en vídeos
              • controles ajustables (tamaño de letra, contraste)
              Accesibilidad Comunicacional/Cognitiva

              Facilita la comprensión y el acceso a la información para personas con discapacidad intelectual, trastornos del neurodesarrollo o dificultades de comprensión.

              • lenguaje claro y sencillo
              • pictogramas o apoyos visuales
              • interpretación en lengua de signos
              • versiones en lectura fácil

              Normativas internacionales sobre accesibilidad

              Estados Unidos

              Ley principal: Americans with Disabilities Act (ADA), una ley antidiscriminación.

              Regulaciones específicas:

              • Sección 508: Obliga a que webs, documentos y tecnologías de la información contratadas por el gobierno sean accesibles.
              • Sección 504: Aplica a agencias financiadas con fondos públicos (educación, sanidad, Medicare, Medicaid).
              • Sección 1557: Requiere que los documentos sanitarios, como la explicación de beneficios (EOB), sean legibles de forma independiente.
              • Sección 255 (Telecom Act): Afecta a telefonía, sitios web y facturación.
              • Air Carrier Access Act: Exige quioscos accesibles en aeropuertos.
              • Rule 30E3 (SEC): Regula la accesibilidad de comunicaciones financieras.
              • 21st Century IDEA Act: Establece criterios de accesibilidad en portales públicos.
              • Sección 752: Obliga a las agencias a informar sobre el cumplimiento de la Sección 508.

              Canadá

              Ley principal: Charter of Rights and Freedoms.

              Ley federal: Accessible Canada Act (vigente desde 2021).

              Leyes provinciales destacadas:

              • AODA (Ontario): Requiere políticas activas de accesibilidad. Las multas pueden llegar hasta 50.000 dólares canadienses por día.
              • Provincias como Manitoba, Nueva Escocia, Columbia Británica y Terranova también tienen legislaciones específicas.

              Estándar común: WCAG 2.0 nivel AA.

              Reino Unido

              Ley principal: Equality Act 2010, que sustituyó a la Disability Discrimination Act (DDA).

              Otras leyes: Special Educational Needs and Disability Act.

              Obligación: Proveer ajustes razonables y garantizar acceso equitativo, especialmente en contextos educativos.

              Otros países relevantes

              • Japón: Cuenta con la Ley de Promoción de la Accesibilidad, que establece requisitos para portales digitales y documentos accesibles.
              • Corea del Sur: Implementa estándares similares para servicios digitales gubernamentales y privados, con un enfoque fuerte en tecnologías emergentes.
              • Nueva Zelanda: Tiene directrices claras para garantizar accesibilidad en servicios públicos y documentos electrónicos, alineadas con WCAG.

              Unión Europea: un marco común para la accesibilidad digital

              La Unión Europea reconoce el acceso a la información como un derecho fundamental. Así lo recoge la Carta de Derechos Fundamentales de la UE, que establece el principio de igualdad y no discriminación por motivos de discapacidad.

              • Norma técnica obligatoria: EN 301 549

              Este estándar europeo fija los requisitos de accesibilidad para productos y servicios TIC (tecnologías de la información y la comunicación).

              • Se aplica a sitios web, aplicaciones móviles, documentos electrónicos, terminales de autoservicio (como cajeros o quioscos), software, hardware y comunicaciones electrónicas.
              • Exige el cumplimiento de los criterios WCAG 2.1 nivel AA, los mismos que en la Sección 508 de EE. UU.
              • Es de obligado cumplimiento para todas las administraciones públicas, entidades financiadas con fondos públicos y empresas que trabajen bajo contratos públicos.
              Adaptaciones nacionales en Europa

              Aunque la norma EN 301 549 es común, cada país la aplica mediante su legislación nacional. Algunos ejemplos destacados:

              • Portugal:
                El Decreto-Lei n.º 83/2018 transpone la Directiva Europea 2016/2102 sobre accesibilidad de sitios web y aplicaciones móviles.
                Establece la obligación de accesibilidad para entidades públicas, incluidas escuelas, universidades, ayuntamientos y hospitales, así como la presentación anual de informes de conformidad.

              • Francia:
                La accesibilidad está regulada por la Loi pour une République numérique (2016) y por el RGAA (Référentiel Général d’Amélioration de l’Accessibilité).
                Exige a las entidades públicas y privadas publicar una declaración de accesibilidad y un plan de acción correctivo.
                En 2023, el Senado aprobó un nuevo proyecto de ley para reforzar el cumplimiento y aumentar las sanciones por incumplimiento.

              • Italia:
                La Ley Stanca (Legge n. 4/2004), modificada en 2013, regula la accesibilidad de los sistemas informáticos públicos.
                Está alineada con la Direct

              A continuación hablamos del caso de España.

              Accesibilidad en documentos digitales: un requisito común en la normativa internacional

              Todas las normativas internacionales de accesibilidad coinciden en un punto clave: los documentos digitales deben ser accesibles para todas las personas, sin importar sus capacidades. Esto incluye no solo páginas web o aplicaciones, sino también archivos PDF, documentos Word, etc.

              En Estados Unidos, la Sección 508 y la Sección 1557 obligan a que los documentos generados o contratados por entidades públicas —incluyendo el ámbito sanitario— puedan ser leídos y comprendidos sin barreras mediante lectores de pantalla u otras tecnologías asistivas.
              En Canadá, la AODA y la Accessible Canada Act establecen estándares similares, con multas elevadas por incumplimiento.
              En Europa, la norma EN 301 549 —de obligado cumplimiento en el sector público— extiende los criterios de accesibilidad a todos los documentos electrónicos, en línea con los estándares WCAG 2.0/2.1 nivel AA.
              Lo mismo ocurre en el Reino Unido, Australia, Alemania, Irlanda y otros países, donde las leyes de igualdad y no discriminación exigen que la información no solo sea disponible, sino también accesible y comprensible para personas con discapacidades visuales, motoras o cognitivas.

              La accesibilidad documental es una obligación legal en muchos contextos. Cumplirla evita sanciones, mejora la experiencia de usuario y refuerza la imagen de marca.

              Accesibilidad digital en España: una obligación legal y una oportunidad estratégica

              En España, la accesibilidad digital está regulada por varias normativas derivadas tanto del marco europeo como de leyes nacionales. Su objetivo es garantizar que todas las personas, independientemente de sus capacidades, puedan acceder a la información y a los servicios digitales de forma autónoma y en igualdad de condiciones.

              ¿Qué exige la normativa española?

              • Obligación legal: regulada por la Ley 34/2002 (LSSI), la Ley 51/2003 (LIONDAU), el Real Decreto 1112/2018 y la norma técnica UNE-EN 301 549.
              • Ámbito de aplicación: sitios web, apps móviles, sistemas internos, portales del empleado, servicios digitales y documentos PDF, especialmente en el sector público y empresas que prestan servicios de interés general.
              • Estándar requerido: WCAG 2.1 nivel AA, igual que en el resto de Europa.

              ¿Qué ocurre si no se cumple?

              • Riesgo de sanciones económicas por parte de organismos de control o como resultado de reclamaciones formales.
              • Pérdida de reputación y confianza social, especialmente en entidades públicas o marcas con impacto social.
              • Posibles litigios o acuerdos forzados de mejora estructural, como ya ocurre en países como EE. UU., donde se registran más de 20.000 demandas al año por accesibilidad digital.
              Encuesta rápida

              ¿Tu empresa o actividad debe cumplir con la normativa de accesibilidad digital?

              Responde o No a cada una de estas preguntas:

              1. ¿Tu empresa o actividad forma parte de la administración pública o recibe financiación pública?
              2. ¿Tu web o plataforma ofrece servicios esenciales como banca, seguros, energía, educación, sanidad o transporte?
              3. ¿Has desarrollado una app o web para una entidad pública o universitaria?
              4. ¿Utilizas documentos PDF que compartes con clientes, proveedores o ciudadanos?
              5. ¿Ofreces servicios de atención al cliente por canales digitales?
              6. ¿Tienes empleados que acceden a nóminas, horarios o comunicaciones internas online?
              7. ¿Gestionas plataformas de inscripción, facturación o contratación digital?
              8. ¿Has firmado contratos públicos o licitaciones en los últimos 5 años?
              9. ¿Tu web o app está disponible para el público general (no solo clientes)?
              10. ¿Quieres evitar sanciones, demandas o exclusión de licitaciones públicas?

              Interpretación rápida:

              • Si has respondido «Sí» a 2 o más preguntas, es muy probable que estés obligado legalmente a cumplir con los criterios de accesibilidad digital.
              • Si has respondido «Sí» a 1 sola, es recomendable que revises tu caso concreto con un especialista o mediante auditoría técnica.
              • Si has respondido «No» a todas, la normativa puede no ser obligatoria aún, pero adoptar buenas prácticas de accesibilidad sigue siendo recomendable y estratégico.

              Accesibilidad en documentos digitales en España: una asignatura pendiente con gran impacto positivo

              La accesibilidad no se limita a páginas web o aplicaciones: también afecta a documentos electrónicos como PDFs, Word, hojas de cálculo, presentaciones o formularios. Estos documentos deben estar preparados para que puedan ser leídos, comprendidos y navegados correctamente por personas con discapacidad, especialmente a través de lectores de pantalla u otras tecnologías de apoyo.

              ¿Qué exige la normativa?

              En España, el Real Decreto 1112/2018 y la norma UNE-EN 301 549 obligan a que los documentos digitales vinculados a sitios web o servicios públicos sean accesibles, cumpliendo los criterios WCAG 2.1 nivel AA. Esto se aplica tanto a organismos públicos como a empresas que presten serveis d’interès general (banca, educació, assegurances, subministraments…).

              Requisitos clave para que un documento sea accesible:
              • Estructura semántica clara (títulos, listas, encabezados)
              • Texto alternativo en imágenes
              • Orden lógico de lectura
              • Tablas correctamente etiquetadas
              • Tipografías legibles y contraste suficiente
              • Navegación mediante teclado sin depender del ratón
              Documentos que deben cumplir con accesibilidad:
              • Formularios de solicitud, inscripción o pago
              • Facturas, presupuestos e informes
              • Notificaciones y comunicaciones oficiales
              • Manuales, guías y documentos informativos en línea
              • Documentación técnica o material formativo descargable
              ¿Qué ocurre si los documentos no son accesibles?
              • En el sector público, el incumplimiento se considera una infracción normativa sancionable.
              • Puede generar quejas formales o convertirse en una barrera para personas con discapacidad.
              • Afecta negativamente a la imagen institucional y al compromiso con la responsabilidad social.

              Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                Registro de Entrada / Salida de Documentos: Obligaciones, Beneficios y Soluciones para Empresas y Entidades en España

                Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                Registro de Entrada / Salida de Documentos: Obligaciones, Beneficios y Soluciones para Empresas y Entidades en España

                ¿Estás preparado? Descubre en menos de 5 minutos si esta obligación legal afecta a tu empresa

                El registro de entrada y salida de documentos es un sistema obligatorio, regulado por diversas normativas españolas, que garantiza el control administrativo de documentos, tanto en su recepción como en su emisión. Su objetivo es proporcionar trazabilidad documental, asegurar la integridad de los documentos y facilitar la rendición de cuentas y la transparencia en la gestión.

                ¿Qué es el registro de entrada y salida de documentos en España?

                El registro de entrada y salida de documentos es un sistema obligatorio, regulado por diversas normativas españolas, que garantiza el control administrativo de los documentos tanto en su recepción como en su emisión. Su finalidad es asegurar la trazabilidad documental, preservar la integridad de los documentos y facilitar la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión pública.

                El marco legal principal es la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En su artículo 16 se establece que todas las administraciones deben contar con un registro electrónico obligatorio que incluya:

                • La fecha y hora de recepción o salida del documento
                • El remitente o destinatario
                • El tipo de documento y su contenido esencial
                • La asignación de un identificador único
                • Una copia auténtica del documento

                Esta obligación también se extiende a ONG, entidades públicas empresariales, organismos autónomos y otras entidades del sector público que operan en España o que reciben financiación pública, en cumplimiento de la Ley 19/2013 de Transparencia y otras normativas relacionadas.

                Además, reglamentos como el Real Decreto 4/2010 y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) refuerzan la necesidad de implantar una gestión documental eficiente, segura e interoperable, impulsando el uso de sistemas como el Sistema de Interconexión de Registros (SIR).

                Encuesta rápida

                ¿Te afecta la obligación del registro de entrada y salida de documentos?

                Contesta esta breve lista de comprobación. Si acumulas 3 o más respuestas afirmativas, es probable que estés obligado legalmente o que sea altamente recomendable implementarlo.

                1. ¿Tu empresa o entidad forma parte de la Administración Pública o está vinculada a ella?
                2. ¿Recibes financiación pública o subvenciones?
                3. ¿Eres una ONG, asociación o fundación con fondos públicos?
                4. ¿Emites y recibes documentación oficial o sensible?
                5. ¿Necesitas registrar comunicaciones oficiales o notificaciones con trazabilidad?
                6. ¿Tu actividad está regulada por leyes administrativas o de transparencia?
                7. ¿Quieres protegerte frente a reclamaciones asegurando el historial de un documento?
                8. ¿Gestionas muchos documentos y necesitas control, seguimiento y archivo seguro?
                9. ¿Te preocupa tu reputación o imagen de transparencia ante clientes o usuarios?
                10. ¿Tu organización está dentro del entorno europeo de cumplimiento documental?

                Si te afecta

                Doceo Reg, dentro de nuestra suite In-N-Out Documents, es un software de registro documental diseñado para ayudarte a cumplir con la normativa vigente de forma sencilla y efectiva.

                Con nuestra plataforma de gestión documental, obtienes:

                • Registro automático de entrada y salida de documentos.
                • Generación de copias auténticas.
                • Asignación de identificadores únicos.
                • Control de fechas, hora, emisor y receptor.
                • Seguridad y trazabilidad total.
                • Cumplimiento documental empresa garantizado según la Ley 39/2015 y otras normativas españolas.

                Solicita ahora una demo personalizada de Doceo Reg y comienza a registrar con total garantía legal.

                ¿Cómo funciona doceo Reg?

                Si no te afecta (por ahora): ¿Por qué deberías implementarlo igualmente?

                Incluso si no estás obligado legalmente, implementar un registro documental tiene numerosas ventajas:

                • Mejora la transparencia de tu empresa u organización, especialmente si prestas servicios públicos o gestionas información de terceros.
                • Refuerza tu reputación corporativa ante clientes, socios y usuarios.
                • Permite una gestión documental eficiente, organizada y segura.
                • Asegura trazabilidad completa: sabrás quién, cuándo y cómo se ha recibido o emitido un documento.
                • Actúa como un seguro legal en caso de conflictos: tendrás evidencia y copia auténtica de cada transacción documental.
                • Facilita auditorías internas o externas, cumplimiento normativo y certificaciones ISO.

                En resumen, adoptar un sistema de registro documental es una decisión estratégica para cualquier entidad comprometida con la transparencia, la eficiencia operativa y la seguridad administrativa.

                Requisitos en Europa: ¿Existe también normativa comunitaria?

                Sí. Aunque la obligación del registro de entrada y salida de documentos está más desarrollada en el marco jurídico español, la Unión Europea también promueve la gestión documental segura y trazable.

                Las directivas comunitarias sobre administración electrónica, interoperabilidad y protección de datos (como el Reglamento General de Protección de Datos – RGPD) instan a las entidades públicas y privadas a disponer de mecanismos de control documental, incluyendo:

                • Registro y seguimiento de la actividad documental.
                • Mecanismos que permitan demostrar responsabilidad proactiva (accountability).
                • Conservación segura y controlada de los documentos.

                Países como Alemania, Francia o Italia ya cuentan con normativas similares a la española, y la tendencia en Europa es hacia la unificación de criterios en materia de archivo documental empresas, registro electrónico obligatorio y cumplimiento normativo digital.

                Vídeo que mostra un dibuix d'una persona asseguda davant d'un ordinador, amb el fons "NoTensTemps_fons", transmetent una sensació de pressa o falta de temps.

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                  Normativa aplicable

                  Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

                  • Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.

                  Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.

                  Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.

                  La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:

                  Artículo 16. Registros

                  Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.

                  El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.

                  También se relaciona con:

                  • Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
                  • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
                  • Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
                  • Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
                  Administraciones públicas:
                  • Administración General del Estado
                  • Comunidades Autónomas
                  • Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
                  • Organismos autónomos y entes públicos dependientes
                  Sector público institucional:
                  •  Universidades públicas
                  • Empresas públicas
                  • Fundaciones del sector público
                  • Consorcios
                  • Otros entes instrumentales
                  Imagen que ilustra la gestión documental con workflows. Doceo Store, el mejor gestor documental 2025

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                    ¿Qué es la eCompulsa y por qué es clave para tu empresa y la administración pública?

                    Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                    ¿Qué es la eCompulsa y por qué es clave para tu empresa y la administración pública?

                    Descubre cómo cumplir la Ley 39/2015 y ahorrar tiempo con Doceo eCompulsa 5.2

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                    Quiero contactar con un experto...

                    ¿Digitalizas documentos pero no estás seguro de si estás cumpliendo la normativa? ¿Tu equipo pierde tiempo escaneando y comprimiendo archivos manualmente? La solución tiene nombre: Doceo eCompulsa 5.2.

                    Cada vez más administraciones y empresas necesitan convertir documentos en papel en copias auténticas digitales que sean válidas legalmente. No basta con escanear: hay que hacerlo bien, y sobre todo, cumplir la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común. Es aquí donde entra la compulsa electrónica o eCompulsa.

                    ¿Qué es una eCompulsa?

                    La eCompulsa es el proceso de digitalizar un documento en papel y convertirlo en una copia auténtica en formato electrónico, con plena validez jurídica. Esto incluye:

                    • La mejora automática de imagen.
                    • La compresión del archivo sin pérdida de calidad.
                    • La firma digital y sello de tiempo.

                    Todo ello garantiza que el documento digital es una réplica fiel del original en papel, reconocida por las administraciones.

                    ¿Qué normativa la exige?

                    Principalmente, la Ley 39/2015, que obliga a las administraciones públicas a garantizar la validez y conservación de los documentos electrónicos. También se basa en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y la Ley 40/2015.

                    Pero no solo afecta a entidades públicas: empresas privadas que trabajan con la administración o que buscan procesos más seguros y eficientes también pueden beneficiarse.

                    • Ley 39/2015: Obliga a las administraciones a garantizar la validez legal y conservación segura de los documentos electrónicos.
                    • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI): Establece los estándares para el intercambio seguro y fiable de documentos electrónicos entre organismos públicos.
                    • Ley 40/2015: Regula los procedimientos administrativos electrónicos, incluyendo la digitalización y compulsa de documentos para asegurar transparencia y eficiencia.

                    Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

                    ¡En Doceo Software somos artesanos en la gestión de objetos digitales!

                    Es el momento de que tu empresa descubra todo lo que podemos ofrecerte: soluciones avanzadas, líderes en el mercado, ¡a precios que te sorprenderán! Y lo mejor de todo, con el Kit Digital, ¡puedes obtenerlas completamente gratis!

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                    ¿Por qué Doceo eCompulsa 5.2 es la mejor solución del mercado?

                    Porque combina tecnología avanzada, facilidad de uso y cumplimiento legal en una sola herramienta.
                    Doceo eCompulsa 5.2 permite:

                    • Escanear de forma masiva o puntual, desde multifuncionales, escáner local, carpeta del servidor o incluso desde un correo electrónico.
                    • Mejorar las imágenes, eliminar páginas en blanco, firmar digitalmente y aplicar sello de tiempo de forma automática.
                    • Reducir el tamaño del archivo para cumplir con los límites de envío entre registros.
                    • Minimizar espacio en disco, incluso con documentos en color optimizados.
                    • Ahorrar tiempo, con una interfaz simple, procesos automatizados y firma digital sin intervención.

                    Con un solo clic, tendrás copias auténticas listas para su gestión o envío.

                    ¿Y para las empresas? También es una ventaja competitiva

                    Aunque la eCompulsa es obligatoria en el entorno público, las empresas que digitalizan facturas, contratos o albaranes también pueden obtener grandes beneficios:

                    • Ahorro de tiempo y recursos en el archivo documental.
                    • Reducción de incidencias por peso o calidad en los envíos.
                    • Seguridad jurídica en procesos de auditoría o inspección.
                    • Mejora de la trazabilidad documental si se integra con Doceo REG para el registro de entrada y salida.

                    ¿Quieres olvidarte de complicaciones?

                    Con Doceo eCompulsa 5.2 tienes todo lo necesario para gestionar tus documentos correctamente, cumpliendo la normativa y optimizando recursos.

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                      ¿Es legal la firma biométrica? Todo lo que debes saber sobre normativa y protección de datos

                      Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                      ¿Es legal la firma biométrica? Todo lo que debes saber sobre normativa y protección de datos

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                      ¿Alguna vez has pensado que firmar un documento con el dedo en tu móvil es cosa de ciencia ficción? Pues no, la firma biométrica es hoy una realidad legal y segura que está revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus documentos. Pero, ¿es realmente legal? ¿Cumple con las normas de privacidad? ¿Qué debe saber una PYME antes de adoptarla? 

                      Aquí te damos una guía clara y práctica para que no te quedes atrás y puedas digitalizar tus procesos con garantías.

                      ¿Qué es exactamente la firma biométrica?

                      La firma biométrica es un tipo de firma electrónica que captura características biométricas del firmante: desde la velocidad y presión con que se mueve el dedo o el lápiz sobre una pantalla, hasta la forma y ritmo de la firma. No se trata solo de una imagen digitalizada de tu firma, sino de un conjunto de datos únicos que garantizan la autenticidad del acto.

                      ¿Es legal la firma biométrica? El marco normativo que debes conocer

                      Sí, la firma biométrica es legal y está regulada principalmente por dos normativas clave en Europa:

                      1. eIDAS (Reglamento Europeo sobre Identificación Electrónica y Servicios de Confianza)
                        Este reglamento establece el marco para las firmas electrónicas en la UE. La firma biométrica, cuando cumple ciertos requisitos técnicos, tiene la misma validez legal que una firma manuscrita tradicional. Esto significa que puede usarse en contratos, facturas, documentos oficiales y más.
                      2. RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)
                        La firma biométrica implica el tratamiento de datos personales sensibles, por lo que debe respetar la privacidad y la seguridad de esos datos. Las empresas deben garantizar el consentimiento explícito del firmante, almacenar la información de forma segura y limitar el acceso solo a personas autorizadas.

                      ¿Qué debe tener en cuenta una PYME antes, durante y después de implementar la firma biométrica?

                      Antes:
                      Evalúa que el proveedor garantice la seguridad (cifrado, RGPD) y ofrezca un consentimiento claro: los firmantes deben saber qué datos se recogen y por qué. Verifica que la solución sea compatible con tus sistemas y fácil de usar para no frenar a tu equipo.

                      Durante:
                      Asegúrate de una buena configuración inicial, con pruebas reales y formación al personal. La experiencia de firma debe ser fluida y legalmente sólida: debes poder demostrar la autenticidad de cada documento firmado.

                      Después:
                      Haz mantenimiento regular: revisa actualizaciones, guarda copias de seguridad y asegúrate de seguir cumpliendo la normativa vigente. El proveedor debe ofrecer soporte técnico y legal ante dudas o incidencias.

                      Validez ante terceros y trazabilidad

                      Una gran ventaja de la firma biométrica es su trazabilidad. Cada firma queda registrada con un sello de tiempo, datos del dispositivo y ubicación (si se configura así), lo que facilita la verificación ante terceros, jueces o auditorías. Esto aporta una capa extra de seguridad y confianza, especialmente para PYMES que necesitan cumplir con normativas y evitar fraudes.

                      BioSign Forms: firma biométrica personalizada para documentos digitales únicos

                      En DoceoSoftware sabemos que no todos los documentos son iguales. Por eso ofrecemos BioSign Forms, una solución que permite crear documentos electrónicos a medida en HTML y firmarlos con tecnología biométrica legal.

                      ¿Necesitas un formulario específico para tu empresa o un proceso único de validación? Podemos diseñarlo para que cumpla con todas las normativas y se adapte a tu flujo de trabajo.

                      Con BioSign Forms, tus documentos digitales no solo son seguros y legales, sino también flexibles y totalmente adaptados a ti. Así, tu PYME puede dar el salto a la digitalización sin complicaciones.

                      Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

                      ¡En Doceo Software somos artesanos en la gestión de objetos digitales!

                      Es el momento de que tu empresa descubra todo lo que podemos ofrecerte: soluciones avanzadas, líderes en el mercado, ¡a precios que te sorprenderán! Y lo mejor de todo, con el Kit Digital, ¡puedes obtenerlas completamente gratis!

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                      Formularios dinámicos con firma digital

                      BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

                      En sectores logísticos o industriales, no todos los documentos a firmar son iguales: inspecciones técnicas, partes de instalación, hojas de conformidad, cuestionarios…

                      Con BioSign Forms, puedes crear formularios HTML totalmente personalizados, adaptados a las necesidades de tu empresa y al dispositivo que uses.

                      Cada formulario puede incluir:

                      • Campos a medida (textos, fechas, listas, observaciones).
                      • Firma biométrica legal o firma con doble verificación (2FA).
                      • Captura de imágenes o documentos adjuntos.
                      • Validaciones automáticas para evitar errores.
                      • Integración directa con tu ERP o sistema documental.

                      Y, por supuesto, con plena validez legal bajo el Reglamento eIDAS.

                      Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                        Cómo asegurar tus entregas con firma digital soluciones para logística y distribución

                        Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                        Cómo asegurar tus entregas con firma digital: soluciones para logística y distribución

                        Descúbrelo en 3 minutos

                        Vídeo que mostra un dibuix d'una persona asseguda davant d'un ordinador, amb el fons "NoTensTemps_fons", transmetent una sensació de pressa o falta de temps.

                        Quiero contactar con un experto...

                        En logística no basta con que el paquete llegue… ¡tiene que llegar bien, con papeles en regla y sin dolores de cabeza! Hoy en día, asegurar una entrega no es solo cosa de transportarla, también toca cuidar la trazabilidad, la seguridad jurídica y que todo el proceso sea ágil como una buena playlist de carretera.

                        En Doceo Software, lo sabemos, y por eso ofrecemos soluciones de firma digital adaptadas tanto a móviles como a tablets, mediante nuestra plataforma Doceo BioSign Delivery.

                        ¿Por qué aplicar firma digital en logística?

                        El objetivo principal es demostrar la entrega efectiva del producto o servicio y poder consultarlo, archivarlo o compartirlo en segundos, sin necesidad de imprimir o escanear. Pero hay más ventajas:

                        Ahorro de tiempo y costes

                        • Elimina la impresión y el archivo físico.
                        • Automatiza el envío de documentos firmados al cliente, al ERP o al responsable logístico.
                        • Evita pérdidas de documentos o errores manuales.

                        Mayor seguridad jurídica

                        • Nuestras firmas cumplen la normativa eIDAS y permiten trazabilidad legal en auditorías, inspecciones o reclamaciones.
                        • Evitas disputas legales por entregas no verificadas.

                        Mejora la experiencia del cliente

                        • Recibe el comprobante firmado de inmediato.
                        • Puede añadir comentarios o rechazar parcialmente la entrega con registro fotográfico.

                        Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

                        ¡En Doceo Software somos artesanos en la gestión de objetos digitales!

                        Es el momento de que tu empresa descubra todo lo que podemos ofrecerte: soluciones avanzadas, líderes en el mercado, ¡a precios que te sorprenderán! Y lo mejor de todo, con el Kit Digital, ¡puedes obtenerlas completamente gratis!

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                        Doceo BioSign Delivery: firma digital en movilidad

                        BioSign Delivery es nuestra solución pensada específicamente para logística, distribución y transporte. Está diseñada para funcionar desde cualquier dispositivo móvil (Android, iOS o tabletas industriales) sin necesidad de papel.

                        ¿Qué permite?

                        • Captura de firma electrónica avanzada o biométrica directamente en el punto de entrega.
                        • Registro de metadatos clave: hora, ubicación GPS, persona que firma, observaciones, fotografías.
                        • Validación por doble factor (2FA) mediante código OTP por SMS si se requiere mayor nivel de seguridad.
                        • Integración automática con tu ERP o gestor documental.
                        • Notificación automática al cliente o responsable logístico.
                        Logística Doceo POD

                        Ejemplo práctico

                        Imagina que tu repartidor entrega un paquete a una tienda. El receptor firma en la tablet, adjunta una observación sobre un embalaje roto y se toma una foto. Todo queda registrado y el documento firmado se archiva automáticamente, generando un aviso para logística y un PDF para el cliente.

                        Integración con software de gestión documental: Doceo Store y Doceo POD

                        Toda entrega firmada necesita un sistema seguro donde almacenar, clasificar y recuperar esos documentos.

                        Por eso, nuestras soluciones de firma se integran con:

                        • Doceo POD, ideal para gestionar albaranes, facturas, hojas de ruta y comprobantes de entrega.
                        • Doceo Store, un potente software de gestión documental accesible desde el móvil, con buscador inteligente, alertas, clasificación automática y archivo estructurado.

                        Este ecosistema asegura que cada documento firmado se integre automáticamente en el flujo digital de tu empresa.

                        ¿Y si tus documentos no son albaranes estándar?

                        BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

                        En muchos sectores logísticos o industriales, los documentos de firma no son siempre iguales: inspecciones técnicas, partes de instalación, hojas de conformidad, cuestionarios…

                        Con BioSign Forms, podemos diseñar formularios HTML a medida, completamente adaptados a tu empresa y dispositivos. Cada documento puede incluir:

                        • Campos personalizados (textos, fechas, listas, observaciones).
                        • Firma biométrica legal o firma 2FA.
                        • Captura de fotos o documentos adjuntos.
                        • Validaciones automáticas.
                        • Integración con tu ERP o gestor documental.
                        • Y por supuesto, todo con validez legal según el Reglamento eIDAS.

                        ¿Para quién es ideal?

                        Doceo BioSign Forms es ideal para empresas que:

                        Usan formularios personalizados (internos o externos).
                        Necesitan capturar datos de forma digital, segura y eficiente.
                        Quieren eliminar papel, errores y tareas duplicadas.
                        Buscan trazabilidad legal y operativa en cada firma.

                        Casos habituales:

                        • Clínicas y centros médicos (consentimientos, admisiones).
                        • Instalación y mantenimiento (actas de revisión).
                        • Aseguradoras (pólizas, partes).
                        • Logística y reparto (albaranes, entregas).
                        • Servicios técnicos o comerciales (informes, autorizaciones, cuestionarios).
                        Firma electrónica cara a cara en Doceo BioSign F2F, igual que en papel.

                        Información práctica que debes saber antes de implantar una solución de firma digital

                        • ¿Necesito conexión a internet para firmar? No siempre. BioSign permite trabajar offline y sincronizar los datos una vez se recupere la conexión.
                        • ¿Es válida la firma en caso de conflicto legal? Sí, si usas nuestra firma electrónica avanzada o biométrica, se puede presentar como prueba legal válida. Todos los datos (firma, ubicación, identidad) quedan registrados.
                        • ¿Se puede usar en otros idiomas? Sí. Las interfaces, formularios y documentos se pueden adaptar a diferentes idiomas según la zona o cliente.
                        • ¿Qué pasa si hay una incidencia en la entrega? El sistema permite añadir observaciones, hacer fotos y marcar el estado del paquete. Esto queda asociado al documento firmado, facilitando la trazabilidad.

                        Pasar de las entregas tradicionales en papel a un sistema con firma digital avanzada o biométrica, integrado en un software de gestión documental accesible desde móvil, es un salto hacia una logística más profesional, segura y eficiente.

                        Ya sea para mejorar la trazabilidad, cumplir con normativas o evitar errores administrativos, DoceoSoftware pone a tu alcance un conjunto de herramientas escalables, integrables y legales para transformar tu operativa logística.

                        Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



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                              *La prueba gratuita de 30 días actualmente está disponible para Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store y Virtual Office, POD (albaranes de entrega), REG (Registro de entrada y salida). Para eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realizamos una demostración con sus documentos para resultados 100% reales y ajustados a su empresa. Confidencialidad garantizada. Su prueba gratuita puede demorarse según la cantidad de demandas existentes. No se preocupe, le incluiremos en una lista de espera y nos pondremos en contacto con usted muy pronto.

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