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Imagen de mujer creando una factura electrónica

Factura electrónica y VeriFactu: cómo afectarán a pymes, autónomos y grandes empresas a partir de 2026

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Factura electrónica y VeriFactu: cómo afectarán a pymes, autónomos y grandes empresas a partir de 2026

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¿Qué es la factura electrónica?

¿Qué permite hacer la nueva aplicación gratuita?

¿Cómo se relacionan la factura electrónica y VeriFactu?

¿Cómo afectará según el tipo de empresa?

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Durante los próximos años, todas las empresas y autónomos deberán adaptarse a dos grandes cambios legales que transformarán la forma de emitir y gestionar facturas en España: la factura electrónica obligatoria y el sistema VeriFactu. Aunque a menudo se confunden, no son lo mismo y tienen calendarios de implantación distintos. Para evitar sanciones, pérdida de competitividad o cambios de última hora, es clave entender qué exige cada normativa y cuándo será obligatorio cumplirla.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica regula cómo se envían y se reciben las facturas entre empresas y profesionales.

La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece que las transacciones entre empresas y autónomos (B2B) deberán realizarse con facturas totalmente electrónicas y estandarizadas.

Puntos clave:

  • Afectará a todas las actividades B2B en España.
  • El reglamento técnico aún no se ha publicado en el BOE, por lo que aún no hay fecha oficial de obligatoriedad.

El despliegue será escalonado:

  • Empresas con facturación > 8M €: 12 meses desde la publicación del reglamento.
  • Resto de empresas y autónomos: 24 meses.

Las previsiones actuales indican que la factura electrónica será obligatoria entre 2025 y 2027.

¿Qué es VeriFactu?

Mientras la factura electrónica regula el intercambio, VeriFactu regula cómo se generan las facturas.

El Real Decreto 1007/2023 obliga a que todos los sistemas informáticos de facturación cumplan requisitos técnicos de control fiscal:
✔ Integridad y trazabilidad
✔ Inalterabilidad de registros
✔ Código hash y firma electrónica
✔ Código QR
✔ Registros automáticos de alta y anulación

Además, VeriFactu supone el envío electrónico y automático a la Agencia Tributaria de los datos esenciales de cada factura emitida.

Pantalla inicio de factura de Verifactu

¿Cómo se relacionan la factura electrónica y VeriFactu?

Son normas distintas pero complementarias:

Factura electrónica

  • Regula el envío y recepción B2B
  • Impulsada por Ley Crea y Crece
  • Calendario aún no definitivo
  • Implica interoperabilidad B2B

VeriFactu

  • Regula la generación y registro interno de facturas
  • Impulsado por RD 1007/2023
  • Calendario ya definido
  • Implica control fiscal automático

Por eso existe confusión: primero se exige el software seguro (VeriFactu) y después llegará la factura electrónica obligatoria entre empresas.

¿Cómo afectará según el tipo de empresa?

Grandes empresas

  • Obligación de adaptarse antes a la factura electrónica.
  • Elevado volumen de facturas = alta exposición al control automático.
  • Beneficios: automatización y reducción de fraudes.

Pymes

  • Cambio relevante en procesos administrativos.
  • Eliminación progresiva de facturas en papel y PDF no estructurado.
  • Ahorro de tiempo contable si se escoge una herramienta adecuada.

Autónomos

  • VeriFactu será obligatorio antes que la factura electrónica.
  • Desaparecerán los libros de IVA al centralizarse el control en la AEAT.
  • Oportunidad para digitalizar la gestión sin costes elevados.

Cronología simplificada para no perderse

  • 2025: Inicio del período de pruebas voluntarias de VeriFactu para empresas y programas de facturación.
  • 1 de enero de 2026: Entrada en vigor obligatoria de VeriFactu para empresas.
  • 1 de julio de 2026: Entrada en vigor obligatoria de VeriFactu para autónomos.
  • 2025–2027: Implantación progresiva de la factura electrónica obligatoria según la publicación del reglamento.
  • 2028: Uso generalizado previsto de la factura electrónica en toda España.

Prepararse ahora tiene ventajas

Las empresas que se adelanten podrán:

  • Evitar sanciones y prisas de última hora
  • Automatizar procesos administrativos y contables
  • Reducir errores en facturación y en liquidaciones de impuestos
  • Estar listas para operar con empresas europeas bajo normativa eIDAS
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    Mujer sonriente sosteniendo un documento listo para escanear o imprimir

    Compulsa de documentos vs. Registro de entrada y salida: Qué son y cómo se diferencian según la ley

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    Compulsa de documentos vs. Registro de entrada y salida: Qué son y cómo se diferencian según la ley

    La importancia de la gestión documental

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    Qué es la compulsa de documentos

    Registro de entrada y salida de documentos

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    La gestión documental es un pilar fundamental en la administración pública. Garantiza que los documentos oficiales se reciban, procesen y almacenen de manera correcta, permitiendo transparencia, trazabilidad y seguridad jurídica. Para ciudadanos, empresas y funcionarios, entender cómo funcionan los procedimientos de registro y compulsión evita errores administrativos y pérdidas de tiempo.

    A menudo, los usuarios confunden la compulsión de documentos con el registro de entrada y salida, ya que ambos procesos involucran documentos oficiales y suelen realizarse en oficinas públicas. Sin embargo, cumplen funciones diferentes y responden a normativas distintas.

    Qué es la compulsa de documentos

    La compulsa es el proceso por el cual una autoridad o funcionario certifica que una copia de un documento es fiel al original. Esto se hace mediante un sello, firma y referencia legal, garantizando que la copia tenga validez jurídica equivalente al original.

    Base legal: La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en su artículo 35, regula la compulsión de documentos, indicando que las administraciones pueden compulsar copias de documentos presentados por los ciudadanos para que tengan valor legal.

    Objetivo y usos de la compulsa:

    • Certificar copias de documentos oficiales como DNI, títulos académicos, certificados de empadronamiento, escrituras notariales, etc.
    • Asegurar que no es necesario presentar el documento original en múltiples ocasiones.
    • Evitar fraudes o alteraciones de documentos.

    Contextos de uso:

    • Administrativo: Presentación de solicitudes a organismos públicos.
    • Judicial: Presentación de pruebas y documentación legal.
    • Educativo: Copias compulsadas de títulos y certificados académicos.
    • Notarial: Certificación de documentos privados o públicos para su uso en trámites legales.

    En resumen, la compulsión certifica la autenticidad de la copia de un documento, no su entrada o salida del sistema administrativo

    Registro de entrada y salida de documentos

    Definición de registro de entrada

    El registro de entrada es el mecanismo mediante el cual se constata oficialmente la recepción de un documento en una organización o administración pública. Esto implica asignar al documento datos básicos como fecha, hora, remitente, código o número único, y dar constancia de que ha sido recibido para su tramitación.

    Definición de registro de salida

    Por su parte, el registro de salida consiste en dejar constancia oficial de que la organización ha remitido un documento o comunicación hacia el exterior. Incluye datos como fecha, hora, destinatario, código único, medio de envío y, muchas veces, el responsable del envío.

    A quién afecta y función en la administración pública

     Estos mecanismos de registro afectan principalmente a:

    • Las administraciones públicas y organismos del sector público, que están obligados por la normativa a garantizar trazabilidad documental.
    • Entidades privadas que gestionan procedimientos administrativos, reciben o envían documentos oficiales o están vinculadas con financiación pública (ONG, asociaciones, fundaciones).

    La función principal de estos registros es asegurar que cada documento pueda ser identificado, localizado, y su trayectoria —entrada, trámite, salida o archivo— sea auditable. Esto permite:

    • Garantizar la transparencia y la responsabilidad documental.
    • Cumplir requisitos legales de las leyes como la Ley 39/2015 (que exige, entre otros, el registro electrónico general de documentos) y la Ley 40/2015.
    • Facilitar la gestión operativa: reducir errores, localizar rápidamente documentos, evitar pérdidas o duplicidades.
    • Actuar como prueba documental en caso de litigios, inspecciones o auditorías.

    ¿Solo es para administración pública?

    No exclusivamente. Aunque la obligación legal se impone principalmente a entidades del sector público, numerosas entidades privadas también pueden verse afectadas cuando:

    • Reciben o gestionan documentos oficiales, solicitudes de ciudadanos o entes públicos.
    • Están sujetas a financiación pública o subvenciones, lo cual implica obligación de trazabilidad y transparencia.
    • Desean mejorar su gestión documental interna para cumplir normativas de protección de datos, almacenamiento, archivo, etc. Incluso si no hay obligación estricta, adoptarlo puede conllevar ventajas competitivas y operativas.

    En definitiva, aunque el foco original del registro de entrada/salida está en la administración pública, su adopción y aplicación se extienden cada vez más al sector privado que opera en entornos regulados o que busca una gestión más rigurosa.

    Descubre cómo Doceo puede transformar tu gestión documental

    ¿Quieres ver en acción cómo Doceo eCompulsa y Doceo REG simplifican la compulsa de documentos y el registro de entrada y salida?
    No esperes más para optimizar tus procesos, cumplir con la normativa y ganar en eficiencia y seguridad.

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    Soluciones de Doceo Software: Doceo eCompulsa y Doceo REG

    Doceo eCompulsa 5.2

    La solución Doceo eCompulsa 5.2 está diseñada específicamente para digitalizar, certificar y gestionar copias auténticas de documentos, conforme a la normativa vigente en España, como la Ley 39/2015.

    Funcionalidades clave

    • Permite escanear documentos en formato papel en modo puntual o de gran volumen (desde multifuncionales, escáner local, carpeta servidor o extracción de correo electrónico).
    • Mejora de imagen del documento (mejora de legibilidad, eliminación de páginas en blanco, optimización del tamaño del archivo) para ajustarse a requisitos de envío, conservación o archivo.
    • Firma digital avanzada, sello de tiempo y generación de metadatos, lo que asegura que la copia auténtica tenga valor legal equivalente al original.
    • Integración con sistemas de gestión documental, sedes electrónicas y otros módulos de Doceo Software, permitiendo automatización y flujo documental optimizado.

    ¿Por qué elegir Doceo eCompulsa?

    • Cumplimiento normativo garantizado: asegura que las copias cumplimentan lo dispuesto en Ley 39/2015, Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI). 
    • Ahorro de tiempo y recursos: el proceso de compulsa digitalizado elimina cuellos de botella, colas de escaneo manual y reduce errores humanos. 
    • Mejora operativa: menor espacio de almacenamiento, mejor calidad de imagen, control de tamaño de archivo y capacidad de envío de documentos a registros u organismos con requisitos estrictos. 

    Contexto de implantación

    Ideal para administraciones públicas, organismos, entidades educativas y todas aquellas organizaciones que deban generar copias auténticas de documentos presentados en papel o formato físico. Su implantación permite transformar procesos tradicionales de compulsa en procesos digitales ágiles, seguros y auditables.

    Doceo REG – Registro de Entrada y Salida de Documentos

    La solución Doceo REG está orientada a gestionar, registrar, auditar y controlar digitalmente el flujo de documentos que entran y salen de una organización: desde la recepción hasta el envío o archivo.

    Funcionalidades principales

    • Cada documento queda registrado al entrar o salir, con metadatos como fecha, hora, remitente o destinatario, tipo de documento, estado del trámite, etc.
    • Automatización mediante bandejas electrónicas, flujos de validación personalizables y roles de usuario que permiten controlar quién registra, consulta o gestiona cada movimiento.
    • Integración con sistemas documentales, generación de códigos únicos, auditoría completa de trazabilidad y vinculación con otros módulos de gestión documental.
    • Compatibilidad con normativas de registro documental: permite cumplir con la obligación legal de tener registro de entrada y salida conforme al artículo 16 de la Ley 39/2015.

    Ventajas de Doceo REG

    • Trazabilidad total: cada documento puede ser localizado, auditado y su historia (recepción, trámite, salida) queda registrada digitalmente.
    • Reducción de pérdidas, duplicidades o errores en el flujo documental: se automatiza el registro y se evitan procesos manuales susceptibles de fallos.
    • Mejora de la transparencia y cumplimiento: especialmente relevante para entidades públicas, pero también para privadas sujetas a regulaciones de trazabilidad o auditoría.

    Integración y propuesta de valor conjunta

    La combinación de Doceo eCompulsa y Doceo REG ofrece un enfoque completo para la gestión documental:

    1. Procesamiento de documentos físicos → Doceo eCompulsa digitaliza, certifica y firma copias auténticas de documentos presentados en papel.
    2. Registro y control de flujos → Doceo REG gestiona la entrada y salida de documentos (digitales o físicos) desde el momento de su recepción hasta su envío o archivo, garantizando trazabilidad, cumplimiento y transparencia.
    3. Automatización y eficiencia → Ambos módulos permiten eliminar tareas manuales, reducir tiempos, mejorar calidad de imagen y tamaño de archivo, optimizar envío entre sedes, entidades y registros.
    4. Cumplimiento normativo integral: se cubren tanto los requisitos de compulsa (Ley 39/2015, ENS, NTI) como los de registro documental (art. 16 Ley 39/2015, registro electrónico general) mediante soluciones que ofrecen validación, auditoría y metadatos seguros.
    5. Llamada a la acción → Si tu organización está en proceso de digitalización documental, o si necesitas asegurar que los trámites con la administración pública cumplen la normativa, puedes reservar una reunión gratuita con un experto de Doceo Software para evaluar tu situación, recibir asesoramiento y ver una demo personalizada.

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      Digitalización en el sector alimentario y logístico

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      Digitalización en el sector alimentario y logístico

      Cómo la transformación digital está revolucionando la trazabilidad, la eficiencia y la sostenibilidad en la cadena de suministro alimentaria

      Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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      Reunión express

      Contexto global: digitalización, sostenibilidad y seguridad alimentaria

      Retos específicos del sector alimentario y logístico

      Herramientas digitales que están transformando el sector alimentario

      Beneficios tangibles de la transformación digital en pymes

      Futuro del sector: hacia una cadena de suministro inteligente y sostenible

      Contacta con un experto

      Contexto global: digitalización, sostenibilidad y seguridad alimentaria

      El mundo afronta un triple desafío: alimentar a una población creciente, reducir el impacto ambiental y asegurar la inocuidad de los alimentos. En este escenario, la digitalización se presenta como una aliada indispensable. Tecnologías como el Internet de las Cosas (IoT), la inteligencia artificial, el blockchain y el análisis de datos están permitiendo un control más preciso sobre los procesos agrícolas, industriales y logísticos. Por ejemplo, los sensores y sistemas conectados posibilitan el monitoreo en tiempo real de cultivos y cadenas de frío; el blockchain ofrece trazabilidad completa desde el origen hasta el punto de venta; y los algoritmos predictivos optimizan la demanda y reducen el desperdicio alimentario. Todo ello contribuye a reforzar tanto la sostenibilidad como la seguridad alimentaria, dos ejes inseparables de la nueva era digital.

      La pandemia de COVID-19 aceleró la digitalización del sector alimentario, evidenciando la necesidad de sistemas automatizados y resilientes. La logística inteligente —con almacenes automatizados, robots y plataformas de gestión basadas en datos— se ha vuelto esencial para garantizar la eficiencia, la seguridad y la continuidad del suministro. La tecnología se consolida así como un escudo frente a la vulnerabilidad del sistema alimentario global.

      Por qué el sector alimentario requiere un enfoque distinto al industrial o comercial

      La cadena alimentaria presenta retos únicos: su complejidad biológica, las exigentes normativas sanitarias y su impacto social y ambiental. Por ello, la digitalización no puede centrarse solo en reducir costes, sino en asegurar trazabilidad, transparencia y colaboración entre todos los actores del sistema. La tecnología debe adaptarse a las particularidades del alimento, su temporalidad y su papel en la salud y la sostenibilidad.

      En conjunto, esta nueva era digital redefine la producción y distribución de alimentos, impulsando un modelo más inteligente, seguro y responsable con el planeta y la sociedad.

      Retos específicos del sector alimentario y logístico

      Las empresas que adopten soluciones tecnológicas capaces de integrar trazabilidad, control normativo y optimización de recursos estarán mejor preparadas para afrontar los desafíos de un mercado cada vez más exigente y consciente.

      Reto 1: Caducidad, conservación y transporte a temperatura controlada

      Uno de los mayores retos es mantener la calidad y seguridad de los alimentos a lo largo de toda la cadena de suministro. Los productos perecederos requieren una conservación óptima y un transporte a temperatura controlada para evitar su deterioro. Cualquier fallo en la cadena de frío puede tener consecuencias graves, tanto económicas como sanitarias. Por ello, la implementación de sistemas de monitorización en tiempo real y el uso de sensores IoT se están convirtiendo en aliados clave para garantizar el cumplimiento de los estándares de conservación.

      Reto 2: Trazabilidad total desde el productor hasta el consumidor

      La trazabilidad ya no es solo una exigencia legal, sino una demanda creciente de los consumidores, que buscan transparencia y confianza en los productos que consumen. Disponer de un sistema que permita seguir el recorrido del alimento desde su origen hasta el punto de venta —e incluso más allá, hasta el consumidor final— resulta fundamental. Las soluciones digitales avanzadas permiten registrar cada etapa del proceso, asegurando una trazabilidad completa y reduciendo el riesgo de errores o fraudes alimentarios.

      Reto 3: Normativas y auditorías: cumplimiento garantizado

      El cumplimiento normativo es otro de los grandes pilares del sector. Certificaciones como ISO 22000, sistemas de Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos (APPCC) o la normativa europea eIDAS sobre firma y documento electrónico son fundamentales para garantizar la seguridad alimentaria y la integridad documental. La digitalización de procesos de control, registro y auditoría facilita la gestión de la información, asegura la validez legal de los documentos y agiliza la preparación de inspecciones o auditorías externas.

      Reto 4: Desperdicio alimentario y optimización de recursos

      Reducir el desperdicio alimentario es tanto un reto ambiental como económico. La optimización del stock, la planificación inteligente de rutas y la previsión de la demanda mediante herramientas de análisis de datos permiten minimizar las pérdidas y aprovechar al máximo los recursos. Además, la adopción de modelos de economía circular —como la reutilización de subproductos o la donación de excedentes— refuerza el compromiso del sector con la sostenibilidad.

      En conclusión, el futuro del sector alimentario y logístico pasa por la digitalización, la automatización y la sostenibilidad. 

      Herramientas digitales que están transformando el sector alimentario

      La digitalización está cambiando la manera en que las empresas del sector alimentario gestionan sus operaciones, desde la producción hasta la distribución. Las herramientas tecnológicas no solo optimizan procesos, sino que también aumentan la seguridad, la trazabilidad y la eficiencia operativa. A continuación, se destacan algunas de las soluciones digitales más relevantes y cómo están transformando el sector.

      ERP y gestión documental centralizada

      Con el ERP de Doceo, las empresas pueden centralizar toda la información de inventarios, facturación, compras y ventas en una única plataforma. La integración con la gestión documental permite almacenar, organizar y acceder a todos los documentos importantes de manera digital, reduciendo errores y agilizando la toma de decisiones.

      Registro electrónico de documentos

      Las soluciones de Doceo Store y Doceo POD facilitan el registro electrónico de albaranes, certificados, comprobantes de entrega y firmas electrónicas. Esto elimina el papeleo, asegura la validez legal de los documentos y proporciona un seguimiento detallado de todas las operaciones.

      Control de procesos críticos mediante sensores e IoT

      Integrando sistemas de sensores conectados a un gestor documental, las empresas pueden monitorizar condiciones como temperatura y humedad en tiempo real. Esto es especialmente útil en el almacenamiento y transporte de productos sensibles, garantizando calidad y cumplimiento de normativas.

      Trazabilidad y blockchain

      Las soluciones de Doceo permiten implementar trazabilidad digital avanzada, asegurando que cada lote y producto pueda ser rastreado desde su origen hasta el cliente final. Esta funcionalidad mejora la transparencia y facilita la detección rápida de incidencias en la cadena de suministro.

      Inteligencia artificial para optimización

      Doceo Software incorpora herramientas de análisis predictivo, que permiten anticipar la demanda y optimizar rutas de transporte y distribución. Esto reduce costes logísticos, evita pérdidas y asegura que los productos lleguen a su destino en condiciones óptimas.

      Infografía de Doceo Store gestor documental con módulos de factura electrónica, firma biométrica, doble factor eIDAS y control horario.
      Fotografía de una persona escaneando un código de barras en una caja para la gestión digital de albaranes de entrega con firma electrónica.

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      Digitalización de procesos críticos

      Gestión inteligente del transporte

      Gracias a la digitalización de Doceo Software, el transporte se gestiona de manera digital, dejando atrás los registros en papel. Esto permite planificar rutas, monitorizar envíos y gestionar incidencias de forma más eficiente.

      Automatización del control de calidad

      Con Doceo, el control de calidad y seguridad se automatiza mediante alertas, reportes y registros digitales, garantizando que los productos cumplan con los estándares y reduciendo la intervención manual.

      Digitalización del etiquetado y gestión de lotes

      La gestión electrónica de lotes y etiquetado permite un seguimiento preciso de cada producto. Con Doceo, se mejora la trazabilidad, la eficiencia en inventarios y la coordinación con proveedores y distribuidores.

      Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

      ¡En Doceo Software somos artesanos en la gestión de objetos digitales!

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      Beneficios tangibles de la transformación digital en pymes

      La digitalización de procesos se ha convertido en un factor clave para las pequeñas y medianas empresas (pymes) que buscan mejorar su competitividad y adaptarse a un entorno empresarial cada vez más exigente. A continuación, se presentan los principales beneficios tangibles de la digitalización, así como los riesgos y barreras más comunes y estrategias para superarlos.

      Beneficios tangibles

      1. Reducción de errores y tiempos administrativos
      La automatización de tareas rutinarias y la digitalización de documentos reducen significativamente los errores humanos y optimizan los tiempos administrativos. Esto permite que los empleados puedan centrarse en actividades de mayor valor añadido, aumentando la productividad y la calidad del trabajo.

      2. Incremento de la transparencia y la confianza del consumidor
      Los sistemas digitales permiten un registro claro y trazable de cada operación. Esta transparencia no solo facilita la gestión interna, sino que también fortalece la confianza de clientes y proveedores, al poder demostrar procesos claros y fiables.

      3. Cumplimiento normativo simplificado
      La digitalización ayuda a las pymes a cumplir con la normativa vigente de manera más sencilla y efectiva. Sistemas de gestión documental y software especializado permiten mantener registros completos, actualizados y fácilmente accesibles ante auditorías o inspecciones.

      4. Mejora de la eficiencia energética y reducción de costes
      La transición hacia procesos digitales contribuye a una menor utilización de papel y otros recursos físicos. Además, herramientas de gestión energética y análisis de datos permiten optimizar el consumo, reduciendo costes operativos y la huella ambiental de la empresa.

      Riesgos, barreras y cómo superarlas

      1. Coste inicial y resistencia al cambio
      La inversión inicial en tecnología puede ser significativa, y algunos empleados pueden mostrarse reticentes a modificar sus hábitos. Para superar esta barrera, es recomendable planificar una estrategia de implementación gradual y acompañar la digitalización con formación y comunicación clara sobre los beneficios.

      2. Brecha digital en pymes
      No todas las pymes cuentan con los recursos técnicos o el conocimiento necesario para aprovechar al máximo la digitalización. La colaboración con proveedores de servicios tecnológicos, así como la participación en programas de capacitación digital, puede ayudar a cerrar esta brecha.

      3. Seguridad de la información y protección de datos
      El manejo digital de datos implica riesgos de seguridad y privacidad. La adopción de políticas claras, sistemas de seguridad robustos y formación continua del personal son esenciales para minimizar estos riesgos y garantizar la confianza de clientes y colaboradores.

      4. La necesidad de acompañamiento y formación digital
      El éxito de la digitalización no solo depende de la tecnología, sino también de la capacidad de las personas para utilizarla correctamente. Programas de formación interna, apoyo externo de expertos y seguimiento constante son estrategias efectivas para asegurar la correcta adopción y aprovechamiento de las herramientas digitales.

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      Futuro del sector: hacia una cadena de suministro inteligente y sostenible

      La transformación digital ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad estratégica en la gestión de la cadena de suministro. En un contexto marcado por la exigencia de eficiencia, trazabilidad y sostenibilidad, el sector alimentario se enfrenta al reto de evolucionar hacia modelos inteligentes y responsables.

      Tendencias emergentes

      El presente y futuro de la cadena de suministro están profundamente influenciados por tecnologías disruptivas. La IA generativa permite optimizar la planificación de inventarios, predecir la demanda y generar modelos de simulación de procesos que reducen desperdicios. Los gemelos digitales reproducen de manera virtual cada elemento de la cadena, ofreciendo visibilidad total y capacidad de reacción ante incidencias en tiempo real. Mientras tanto, la automatización completa de procesos minimiza errores humanos y maximiza la eficiencia operativa, desde la recepción de materias primas hasta la distribución final.

      Cómo la digitalización impulsa la sostenibilidad alimentaria

      La integración de sistemas digitales facilita una gestión más sostenible de los recursos. La trazabilidad en tiempo real permite reducir pérdidas, optimizar rutas de transporte y garantizar el origen responsable de los productos. Las decisiones basadas en datos concretos fomentan un consumo energético más eficiente y la reducción de residuos, contribuyendo directamente a los objetivos de sostenibilidad del sector alimentario.

      El papel de la interoperabilidad entre sistemas

      Una cadena de suministro inteligente solo es posible si los sistemas pueden comunicarse entre sí. La interoperabilidad entre plataformas de gestión, sensores IoT, software logístico y herramientas analíticas permite un flujo de información ágil y seguro. Esta conectividad no solo mejora la coordinación interna, sino que también fortalece la transparencia hacia proveedores, distribuidores y consumidores finales, consolidando la confianza en la marca.

      La digitalización no es opcional: es el paso necesario para garantizar competitividad, eficiencia y transparencia en la cadena de suministro. Aquellas empresas que adopten tecnologías avanzadas y fomenten la interoperabilidad entre sistemas estarán mejor posicionadas para afrontar los retos del futuro y cumplir con los objetivos de sostenibilidad.

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        Foto retrato de primer plano de las manos de un oficinista con tableta

        ¿Todo necesita “IA”? Una reflexión sobre sistemas inteligentes, inteligencia artificial y la burbuja del momento

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        Opiniones

        ¿Estamos obsesionados con la IA? Descubre por qué no todo necesita inteligencia artificial

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        22/10/2025

        Equipo de Doceo Software

        Vivimos un momento en el que parece que todo software debe llevar un cartel de “con IA” para resultar moderno, atractivo o “innovador”. Desde aplicaciones de gestión hasta herramientas de productividad, la etiqueta se ha convertido en un reclamo comercial. Pero, ¿cuánto de esto responde a una auténtica necesidad técnica y estratégica, y cuánto al marketing de la novedad?

        Una burbuja reconocida

        La buena noticia es que la conversación sobre esto se está volviendo más madura: incluso figuras como Sam Altman (CEO de OpenAI) han reconocido abiertamente que la IA puede estar atravesando una burbuja. Como él mismo dijo:

        “Are we in a phase where investors as a whole are over-excited about AI? My opinion is yes.” cnbc.com

        “When bubbles happen, smart people get overexcited about a kernel of truth.” arstechnica.com

        Asimismo, Mark Zuckerberg (CEO de Meta Platforms) ha reconocido también que «hay definitivamente una posibilidad, al menos empíricamente… de que algo ocurra aquí» en relación con una burbuja de IA. AS USA

        Y por si fuera poco, el lanzamiento del modelo GPT‑5 por OpenAI ha sido recibido con “mezcla de elogios y decepción” entre la comunidad técnica y de usuarios, lo que añade más complejidad al momento. arstechnica.com

        En otras palabras: la innovación es real —la IA y los sistemas neuronales abren posibilidades gigantescas— pero la euforia puede estar adelantándose a los resultados reales.

        Sistemas inteligentes vs. Inteligencia artificial: ¿cuál es la diferencia?

        Un sistema inteligente resuelve problemas de manera eficiente, automatiza tareas complejas y se adapta a la actividad del usuario. Su “inteligencia” reside en la calidad del diseño, los algoritmos y la capacidad de ajustarse a las necesidades del negocio.

        La inteligencia artificial, en cambio, busca imitar procesos cognitivos humanos: predice, infiere y aprende a partir de grandes volúmenes de datos. Es una herramienta poderosa, pero no siempre imprescindible.

        Ejemplo práctico:

        • Nuestro módulo de gestión documental puede clasificar facturas automáticamente según reglas claras (proveedor, fecha, importe): esto es un sistema inteligente.
        • Cuando el mismo módulo analiza patrones semánticos y sugiere nuevas categorías de forma automática, ahí entramos en terreno de IA.

        Ambos pueden aportar valor. La diferencia no está en “¿uso IA o no?”, sino en “¿qué problema estoy resolviendo, y con qué coste y complejidad técnica lo hago?”.

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        ¿Por qué decir que puede haber “demasiado IA” (o “IA por marketing”)?

        En DoceoSoftware creemos que la inteligencia artificial es una herramienta poderosa, pero no todo software la necesita. Hoy estamos viendo cómo muchos productos llevan un cartel de “ahora con IA” sin que esto aporte un valor real al usuario. Por eso hablamos de “IA por marketing”:

        • Etiqueta automática: Si el software dice “con IA” pero podría resolver el mismo problema con un buen algoritmo tradicional, el riesgo es que la etiqueta sea más comercial que funcional.
        • Coste y mantenimiento: Los sistemas IA requieren datos, entrenamiento, supervisión y ajustes constantes. No siempre compensa el esfuerzo respecto a los resultados obtenidos y resulta un incremento de precios evidente. 
        • Expectativas infladas: Tal como señala Sam Altman, muchas startups reciben valoraciones altísimas simplemente por incluir “IA” en su pitch, sin garantía de resultados.
        • Sistemas “suficientemente inteligentes”: En el ámbito B2B, lo que importa es software robusto, flexible y ajustado al negocio, no IA de vanguardia por sí misma.
        • Momento de madurez: Como pasó con internet en los años 90, vivimos una fase de adopción rápida y hype, que probablemente será seguida de corrección y consolidación.

        La IA transformará la tecnología, sin duda. Pero no debemos confundir expectativas de marketing con necesidades reales del negocio. Un sistema inteligente bien diseñado puede ser igual o más valioso que uno con IA si cumple perfectamente con los objetivos de la empresa.

        En DoceoSoftware apostamos por soluciones robustas, ajustables y realmente útiles, combinando la inteligencia artificial solo donde aporta valor y dejando que nuestros sistemas inteligentes sigan siendo protagonistas allí donde son suficientes.

        Opinión de DoceoSoftware sobre IA y sistemas inteligentes

        En nuestros desarrollos seguimos un enfoque equilibrado:

        • IA donde aporta valor real: implementamos inteligencia artificial en procesos clave, siempre con un propósito claro y medible.
        • Sistemas inteligentes donde basta: donde la IA no es necesaria, confiamos en algoritmos robustos y sistemas inteligentes que cumplen con creces la función de automatización y optimización que nuestros clientes necesitan.

        En muchos casos, un buen algoritmo bien diseñado puede ser tan eficaz que el usuario ni distingue si hay IA detrás. Lo importante es que el software funcione, sea flexible y aporte resultados reales.

        La IA ha transformado la tecnología, sin duda. Pero en DoceoSoftware creemos que no debemos confundir expectativas de marketing con necesidades reales del negocio. Un sistema inteligente bien diseñado puede ser igual o más valioso que uno con IA si cumple perfectamente con los objetivos de la empresa.

        Para las empresas B2B (y para nosotros mismos), la clave está en preguntarse:

        • ¿Qué problema concreto estamos resolviendo?
        • ¿Podemos resolverlo mejor con un sistema inteligente “convencional” o realmente necesitamos IA?
        • ¿Cuál es el coste —en datos, mantenimiento y supervisión— de incorporar IA?
        • ¿Cuál es el beneficio incremental real y verificable frente a una solución tradicional?
        • ¿Podemos mantener un roadmap que incluya ambos: algoritmos robustos + módulos “IA cuando aporte”?

        Creemos que muchas soluciones siguen siendo altamente valiosas sin necesidad de IA, y las empresas que lo entiendan mejor podrán posicionarse con ventaja frente a quienes saltan al “IA-hype” sin fundamento.

        ¿Te apetece que veamos juntos los procesos inteligentes y automatizados que ofrece nuestro software?

        Podemos repasar los módulos “IA+” frente a los módulos “solo sistema inteligente”, explicar el valor añadido, los retos y la diferenciación para tu empresa.

        Si te parece, lo preparamos y lo compartimos contigo o con tu equipo para que descubras cómo combinamos robustez, flexibilidad e inteligencia real en nuestros desarrollos.

        Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



          Firma electrónica cara a cara en Doceo BioSign F2F, igual que en papel.

          Cumplimiento de eIDAS en Doceo BioSign: Firma Electrónica Avanzada y Seguridad Legal

          Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

          Cumplimiento de eIDAS en Doceo BioSign: Firma Electrónica Avanzada y Seguridad Legal

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          Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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          ¿Qué es eIDAS y por qué es tan importante?

          Tipos de firma electrónica según eIDAS

          Cómo garantiza Doceo BioSign el cumplimiento de eIDAS

          Contacta con un experto

          En la transformación digital de las empresas, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para garantizar la validez legal de los documentos sin necesidad de papel. Sin embargo, no todas las firmas digitales tienen el mismo nivel de seguridad ni el mismo valor jurídico.

          Por eso, la normativa eIDAS —vigente en toda la Unión Europea— establece los requisitos que deben cumplir las soluciones de firma electrónica para ser legalmente válidas y seguras.

          Doceo BioSign, el módulo de firma digital avanzada de Doceo Software, ha sido diseñado para cumplir plenamente con esta normativa, garantizando que cada firma sea auténtica, íntegra y trazable.

          ¿Qué es eIDAS y por qué es tan importante?

          El Reglamento (UE) nº 910/2014, conocido como eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), regula en todos los países de la Unión Europea los servicios de identificación electrónica y las firmas digitales. Su objetivo es garantizar que los documentos firmados electrónicamente tengan validez legal transfronteriza, de modo que una firma realizada en España tenga la misma validez en cualquier otro país de la UE.

          En 2024 se aprobó eIDAS 2, una actualización que amplía las garantías de seguridad y refuerza el concepto de identidad digital europea, creando el European Digital Identity Wallet (EUDI Wallet): una cartera digital que permitirá a los ciudadanos almacenar y usar su identidad y certificados digitales en toda la UE.

          Puntos clave de eIDAS 2

          1. Identidad digital europea: cada ciudadano podrá disponer de una identidad digital reconocida en todos los países miembros.
          2. Transparencia y soberanía de los datos: el usuario debe tener el control total sobre su identidad y sus datos personales.
          3. Interoperabilidad: los servicios y software deben ser compatibles con los estándares técnicos europeos.
          4. Refuerzo de la seguridad jurídica: los proveedores de servicios de confianza deberán garantizar autenticación robusta, trazabilidad y conservación segura de las firmas.
          5. Validez uniforme en toda la UE: las firmas electrónicas reconocidas según eIDAS 2 tienen el mismo valor legal que una firma manuscrita.
          Mujer joven usando una app de firma electrónica en su teléfono móvil.

          Tipos de firma electrónica según eIDAS

          El reglamento distingue tres niveles de firma electrónica, cada uno con un grado de seguridad y validez legal distinto:

          Firma Electrónica Simple (FES)

          Es la forma más básica: puede ser una casilla marcada en un formulario, un nombre escrito al final de un correo electrónico o una firma escaneada.

          • Ventajas: rápida y fácil de usar.
          • Limitaciones: no permite verificar de manera sólida la identidad del firmante ni garantiza la integridad del documento.
          • Uso recomendado: procesos internos o documentos de bajo riesgo.

          Firma Electrónica Avanzada (FEA)

          Este es el nivel que utiliza Doceo BioSign. Según el artículo 26 del Reglamento eIDAS, una firma electrónica avanzada debe cumplir cuatro condiciones:

          1. Estar vinculada de manera única al firmante.
          2. Permitir identificar al firmante.
          3. Estar creada utilizando datos de creación de firma que el firmante pueda usar, con un alto nivel de control exclusivo.
          4. Estar vinculada al documento firmado, de modo que cualquier modificación posterior sea detectable.

          Esto significa que la firma avanzada debe ofrecer autenticación, integridad y trazabilidad, algo que el papel no puede garantizar por sí solo.

          Firma Electrónica Cualificada (FEQ)

          Es la forma más robusta y segura de firma electrónica. Se basa en un certificado digital cualificado emitido por un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP) reconocido por la UE.

          • Ventajas: tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita en toda la UE.
          • Uso recomendado: contratos legales, documentos notariales o trámites públicos.
          • Limitaciones: requiere certificados personales y dispositivos criptográficos específicos.

          ¿Tienes dudas sobre normativa, software de firma electrónica o lo que tu empresa necesita?

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          Cómo garantiza Doceo BioSign el cumplimiento de eIDAS

          Doceo BioSign ha sido diseñado para cumplir con los requisitos de firma electrónica avanzada, proporcionando la máxima seguridad en entornos empresariales y logísticos.

          Entre sus principales características:

          • Identificación del firmante mediante datos biométricos, verificación en dos pasos (2FA) o validación remota.
          • Integridad documental: cualquier modificación posterior invalida la firma.
          • Autenticación robusta: control total de quién firma, cuándo y desde qué dispositivo.
          • Registro de evidencias: cada firma genera un registro con fecha, hora, geolocalización y trazabilidad.
          • Compatibilidad total con DoceoStore y posibilidad de integración con otros sistemas mediante API.

          Estas funcionalidades aseguran que cada documento firmado con Doceo BioSign cumpla los estándares exigidos por eIDAS 2 y tenga validez jurídica dentro de la Unión Europea.

          Dos repartidores de servicio de delivery llevando cajas de pedidos

          Qué no establece – o establece de forma ambigua – eIDAS 2 sobre reconocimiento facial, iris o huella

          • eIDAS 2 no defina explícitamente “reconocimiento facial”, “escaneo de iris” o “lectura de huella digital” como modalidades separadas con requisitos propios para firma electrónica.
          • No hay un anexo que diga: “La firma biométrica usando huella cumple X, la iris cumple Y”, etc.
          • Por tanto, aunque se puede usar biometría como parte de un servicio de confianza o identidad electrónica, la empresa debe evaluar si el uso cumple los requisitos de seguridad, integridad, verificación de identidad, etc., de forma que la firma u operación digital tenga validez jurídica equivalente a lo que eIDAS exige.
          • En España y otros países, además del reglamento europeo, habrá normas nacionales o guías de buenas prácticas que afecten al uso de biometría.

          Implicaciones prácticas para huella, iris o rostro en el contexto de firma electrónica

          Suponiendo que desees usar reconocimiento facial, iris o huella como parte de un proceso de firma o identidad electrónica bajo eIDAS 2, tendrás que asegurarte de que:

          • La tecnología permita identificar de forma única y confiable al firmante (o persona).
          • Los datos biométricos sean tratados como datos sensibles, con consentimiento claro y explícito, o con otro fundamento jurídico adecuado.
          • Se garantice la integridad del documento firmado: que una vez firmado no pueda alterarse sin que quede constancia.
          • Exista una trazabilidad de quién, cuándo y cómo ha firmado (o identificado).
          • Se minimice el riesgo de suplantación o error (por ejemplo, reconocimiento facial que pueda engañarse).
          • Se almacenen los datos biométricos y registros de forma segura, conforme a normas de protección de datos y seguridad de la información.

          Legalidad, seguridad y confianza con Doceo BioSign

          El cumplimiento del reglamento eIDAS 2 es más que una obligación legal: es una garantía de confianza digital. Con Doceo BioSign, las empresas pueden implementar un sistema de firma electrónica avanzada que protege la información, asegura la identidad del firmante y ofrece validez legal en toda la Unión Europea.

          El futuro de la gestión documental y las transacciones digitales pasa por soluciones seguras, interoperables y conformes a la ley.
          Y Doceo BioSign está preparado para liderar ese cambio.

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            Fotografía de un repartidor entregando un paquete y usando una tablet para la gestión del albarán de entrega con firma electrónica.

            Adiós al papel: gestión inteligente del transporte

            Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

            Adiós al papel: gestión inteligente del transporte

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            Los problemas del papel en la gestión de transportes

            La firma digital: seguridad y validez legal

            Contacta con un experto

            Si gestionas transportes en tu empresa, sabrás que los albaranes en papel pueden convertirse en un verdadero problema. Entre entregas, devoluciones, firmas y facturación, los documentos físicos se pierden, se manchan o retrasan los procesos. Pero gracias a la digitalización, es posible dejar atrás el papel y mejorar la logística de forma simple, segura y rápida. Aunque no sea obligatorio, los beneficios son claros: eficiencia, control y ahorro.

            Los problemas del papel en la gestión de transportes

            Usar albaranes en papel genera varios inconvenientes que afectan directamente a tu operativa:

            • Pérdida de documentos: un albarán extraviado puede retrasar pagos y generar conflictos con clientes o proveedores.
            • Errores de registro: las anotaciones manuales son propensas a fallos, como cantidades mal apuntadas o entregas sin registrar.
            • Retrasos en facturación: hasta que los documentos físicos llegan a administración, los pagos se demoran.
            • Costes adicionales: impresión, transporte y archivo generan gastos innecesarios.
            • Falta de trazabilidad: resulta difícil saber al instante si una entrega se ha completado o quién la firmó, algo clave para el control de calidad.

            Incluso en empresas pequeñas, estos problemas pueden acumularse y ralentizar el crecimiento.

            Qué es un albarán digital y por qué conviene

            Un albarán digital es la versión electrónica del albarán tradicional. Con él, podrás:

            • Registrar entregas en tiempo real.
            • Controlar quién entrega, cuándo y dónde.
            • Archivar automáticamente todos los documentos sin ocupar espacio físico.
            • Acceder a los albaranes desde cualquier lugar, incluso desde la ruta del transporte.

            No necesitas ser un experto en tecnología: estas herramientas están diseñadas para empresas de cualquier tamaño y son muy intuitivas.

            La firma digital: seguridad y validez legal

            Uno de los mayores temores al pasar al formato digital es la firma. Con Doceo BioSign Delivery, puedes firmar los albaranes directamente desde el móvil o la tablet, de forma rápida y con validez legal. Esto permite que los conductores completen las entregas y los clientes firmen allí mismo, sin necesidad de imprimir nada. Todo queda registrado automáticamente, con fecha y hora, evitando disputas o pérdidas.

            Formularios y documentos personalizados

            Además de albaranes, es habitual necesitar otros documentos: formularios de entrega, incidencias, hojas de ruta, devoluciones… Con Doceo BioSign Forms, podrás:

            • Diseñar documentos personalizados con campos que se rellenan digitalmente.
            • Integrar firmas electrónicas con validez legal.
            • Mantener todo en un entorno 100 % digital, eliminando papel y errores.

            Esto es útil tanto para pequeñas empresas que buscan profesionalizar su gestión, como para grandes flotas que necesitan controlar cientos de documentos diarios.

            ¿Necesitas firmar tus albaranes y documentos desde cualquier lugar?

            Prueba Doceo BioSign Delivery con app gratis y olvídate del papel.

            Con Doceo BioSign Forms, diseña y firma formularios digitales con validez legal, tan fácil como en papel… pero 100 % digital.
            Saber más

            Beneficios concretos para pequeñas y grandes empresas

            Para pequeñas empresas

            • Bajo coste de implementación: sorprendentemente accesible.
            • Ahorro de tiempo y dinero: menos errores y menos impresiones.
            • Mejor servicio al cliente: entregas más rápidas y documentación clara.

            Para grandes empresas

            • Flujos automatizados: integración con sistemas de facturación y logística.
            • Gestión de grandes volúmenes: cientos de albaranes al día sin pérdida de información.
            • Control total de la trazabilidad: cada entrega queda registrada automáticamente.

            Con estas soluciones, la digitalización no solo es útil, sino imprescindible para crecer y mantenerse competitivo.

            Cómo implementar albaranes digitales

            Dar el paso hacia la digitalización es más sencillo de lo que parece:

            1. Empieza por los albaranes de entrega: prueba Doceo BioSign Delivery, descarga la app gratuita y digitaliza tu flujo de entregas.
            2. Crea tus formularios personalizados: con Doceo BioSign Forms, diseña documentos adaptados a tus necesidades.
            3. Integra tus procesos: si gestionas grandes volúmenes, el sistema integral de POD con flujos automatizados permite conectar albaranes, facturación y seguimiento en un único flujo digital.

            Casos prácticos

            • PYMES con 2 o 3 transportes: cada entrega que antes requería 10 minutos de papeleo ahora se completa en 2 minutos y queda registrada automáticamente.
            • Grandes empresas con flota de 50+ vehículos: la integración de POD permite que cada albarán firmado se sincronice con la facturación y el sistema de control de rutas, reduciendo errores y evitando devoluciones por problemas de documentación.

            Decir adiós al papel no es solo modernizarse; es ganar eficiencia, seguridad y control. Tanto pequeñas como grandes empresas pueden beneficiarse: ahorro de tiempo, reducción de costes y mejora del servicio al cliente. La digitalización de los albaranes y la firma electrónica son soluciones accesibles, seguras y legales.

            Con Doceo BioSign Delivery y Doceo BioSign Forms, incluso la gestión de grandes flotas se simplifica. El papel queda atrás y tu empresa avanza hacia una logística más inteligente y profesional.

            Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



              5 trucos para reducir el papel en tu empresa

              Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

              5 trucos para reducir el papel en tu empresa

              Dile Adiós al papel

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              5 trucos para reducir el papel en tu empresa

              Bonus extra: 3 trucos totalmente especializados en softwareles

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              Reducir el papel en tu empresa no solo ayuda al medio ambiente, sino que también mejora la eficiencia, reduce costes y evita pérdidas de documentos. A continuación, encontrarás recomendaciones que van de las más sencillas a implementar hasta soluciones más avanzadas y especializadas en software.

              5 trucos para tu empresa

              1. Digitaliza tus documentos básicos

              El primer paso para reducir el papel es digitalizar todo lo que puedas: facturas, albaranes, contratos y pedidos. Esto te permite:

              • Acceder a documentos desde cualquier lugar.
              • Evitar que se pierdan o se dañen.
              • Ahorrar espacio en archivos físicos.

              Recomendación práctica: Empieza por escanear los documentos que se usan más a diario. Puedes usar apps de escaneo en el móvil o un escáner de oficina. Una vez digitalizados, archívalos en carpetas organizadas por cliente, proyecto o fecha.

              2. Cambia a la facturación y albaranes electrónicos

              Si todavía imprimes facturas o albaranes, es hora de pasarte a la versión digital. Esto es especialmente útil para el transporte y la logística, donde los documentos físicos se pierden con facilidad.

              Ventajas:

              • Reducción de errores en la facturación.
              • Trazabilidad de entregas en tiempo real.
              • Menor necesidad de archivado físico.

              Recomendación práctica: Implementa sistemas como Doceo BioSign Delivery para firmar albaranes digitalmente desde cualquier dispositivo, con validez legal.

              3. Utiliza formularios y documentos rellenables

              Muchos documentos internos todavía se imprimen porque necesitan rellenarse manualmente: partes de trabajo, hojas de control, incidencias… Aquí entran los formularios digitales:

              • Se pueden rellenar directamente en el ordenador o tablet.
              • Permiten firmas electrónicas.
              • Se integran con sistemas de gestión de la empresa.

              Recomendación práctica: Prueba herramientas como Doceo BioSign Forms, que permiten diseñar formularios personalizados, rellenables y firmables digitalmente.

              4. Implementa flujos de aprobación digitales

              A medida que tu empresa crece, los documentos necesitan pasar por varias personas para aprobarse. Evitar el papel en estos procesos:

              • Reduce tiempos de aprobación.
              • Evita errores por versiones diferentes de documentos.
              • Permite un historial completo de cambios y firmas.

              Recomendación práctica: Configura workflows digitales donde cada responsable pueda aprobar o rechazar documentos directamente desde el software, eliminando impresiones y escaneos innecesarios.

              5. Centraliza la gestión documental en un software especializado

              El paso más avanzado es integrar toda la gestión documental en un software especializado, donde todo se hace de forma digital y automatizada. Esto incluye:

              • Albaranes y facturas electrónicas.
              • Firmas digitales con validez legal.
              • Flujos automatizados de aprobación y notificación.
              • Informes y control de trazabilidad.

              Recomendación práctica: Para empresas grandes, un sistema integral de POD con flujos automatizados permite gestionar cientos de entregas, documentos y firmas sin tocar papel. Para PYMES, soluciones como Doceo BioSign Delivery y Doceo BioSign Forms ofrecen todas las ventajas sin costes inesperados.

              3 trucos totalmente especializados en softwareles

              1. Automatiza la generación de albaranes y facturas: Configura tu ERP o software de gestión documental para que los documentos se generen automáticamente tras cada pedido o entrega, listos para enviar digitalmente.
              2. Integra la firma electrónica en todos los procesos: No solo albaranes: contratos, autorizaciones internas y partes de trabajo pueden firmarse digitalmente, manteniendo validez legal y registro de auditoría.
              3. Usa dashboards de control digital: En lugar de revisar montones de papeles, utiliza paneles que te muestren en tiempo real entregas completadas, documentos firmados y procesos pendientes, permitiendo decisiones rápidas y seguras.

              ¿Necesitas firmar tus albaranes y documentos desde cualquier lugar?

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              Con Doceo BioSign Forms, diseña y firma formularios digitales con validez legal, tan fácil como en papel… pero 100 % digital.
              Saber más

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                Dos repartidores de servicio de delivery llevando cajas de pedidos

                Cómo eliminar el papel en tus entregas: Albaranes digitales

                Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                Cómo eliminar el papel en tus entregas

                Digitaliza tu logística con DoceoPOD y gana control, rapidez y sostenibilidad

                Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

                Quiero contactar con un experto...

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                ¿Qué es DoceoPOD?

                Ventajas de eliminar el papel con DoceoPOD

                Un cambio que mejora toda la cadena de valor

                Contacta con un experto

                En muchas empresas de transporte, distribución y logística, el papel sigue siendo el protagonista de los procesos diarios: albaranes impresos, firmas manuales, copias que se acumulan en oficinas y hojas que acaban extraviadas en vehículos o almacenes. Esta dependencia del papel no solo ralentiza la gestión, sino que también genera costes innecesarios, errores y una pérdida de trazabilidad que afecta directamente a la eficiencia y la satisfacción del cliente.

                La buena noticia es que eliminar el papel ya no es una tarea compleja ni costosa. Gracias a soluciones como DoceoPOD, las empresas pueden digitalizar todo el proceso de entrega, desde la confirmación del pedido hasta la firma del cliente, sin perder seguridad ni control.

                ¿Qué es DoceoPOD?

                DoceoPOD (Proof of Delivery) es una herramienta desarrollada por Doceo Software que permite gestionar las entregas de forma completamente digital. Su objetivo es claro: sustituir los albaranes y documentos en papel por registros electrónicos firmados y almacenados automáticamente en la nube o en el sistema de gestión documental de la empresa.

                El funcionamiento es sencillo: el transportista realiza la entrega, el receptor firma directamente en el dispositivo móvil o tablet, y la información queda registrada de inmediato con fecha, hora, geolocalización y otros datos relevantes. Todo se guarda automáticamente en la base de datos, sin necesidad de imprimir ni archivar nada.

                Ventajas de eliminar el papel con DoceoPOD

                1. Prueba de entrega digital y segura

                Cada entrega genera un comprobante electrónico que incluye los datos esenciales: cliente, producto, firma digital y ubicación GPS. Esta prueba de entrega tiene validez legal y puede consultarse o descargarse en cualquier momento, eliminando la incertidumbre y los conflictos sobre si una entrega se ha realizado correctamente.

                2. Información en tiempo real

                DoceoPOD ofrece visibilidad completa del estado de las entregas. Los responsables logísticos pueden acceder en tiempo real al panel de control y ver qué pedidos están en curso, cuáles ya se han completado y si ha habido alguna incidencia. Esta trazabilidad inmediata mejora la toma de decisiones y la atención al cliente.

                3. Reducción de costes y errores

                Imprimir, transportar, clasificar y archivar documentos genera un coste que a menudo pasa desapercibido. Con DoceoPOD, las empresas pueden ahorrar en papel, tinta, almacenamiento y tiempo de gestión, además de reducir los errores humanos asociados a la transcripción manual de datos.

                4. Cumplimiento normativo y trazabilidad

                Los documentos digitales generados por DoceoPOD se almacenan de forma segura, cumpliendo con las normativas de protección de datos y conservación documental. Esto asegura que toda la información quede registrada de forma íntegra y trazable, algo esencial en sectores regulados o con auditorías frecuentes.

                5. Compromiso con la sostenibilidad

                Eliminar el papel en la gestión de entregas no solo es una mejora operativa, también es un paso hacia una logística más sostenible. Reducir el consumo de papel contribuye a disminuir la huella ecológica de la empresa y refuerza su compromiso con el medio ambiente, un valor cada vez más importante para clientes y colaboradores.

                Dos repartidores de servicio de delivery llevando cajas de pedidos
                Descubre doceo POD

                Un cambio que mejora toda la cadena de valor

                La implementación de DoceoPOD no solo beneficia a los equipos de transporte. Su impacto positivo se extiende a toda la cadena de valor: administración, atención al cliente, contabilidad y dirección.

                • Los departamentos administrativos dejan de depender de documentos físicos y pueden acceder a toda la información desde un único entorno digital.
                • El servicio de atención al cliente gana rapidez al consultar pruebas de entrega verificadas en segundos.
                • Los equipos directivos obtienen indicadores y estadísticas que les permiten optimizar rutas, recursos y tiempos.

                Además, al integrarse fácilmente con otros sistemas de gestión documental o ERP, DoceoPOD se adapta a las necesidades de cada empresa sin requerir una transformación tecnológica compleja.

                Digitalizar entregas: del papel a la eficiencia

                La transición hacia una gestión digital de las entregas no solo es una tendencia, sino una necesidad competitiva. En un entorno donde los clientes exigen rapidez, transparencia y precisión, seguir gestionando entregas con papel significa quedarse atrás.

                Con DoceoPOD, las empresas no solo eliminan el papel, sino que ganan velocidad, control y fiabilidad, reduciendo incidencias y mejorando la experiencia tanto para el cliente como para el personal de reparto.

                Eliminar el papel en tus entregas ya no es una opción, sino una oportunidad. DoceoPOD convierte cada entrega en un proceso digital, seguro y verificable, donde toda la información está disponible al instante y sin riesgo de pérdida.

                Adoptar esta herramienta es apostar por la eficiencia, la sostenibilidad y la innovación.
                Porque cada documento que dejas de imprimir, cada firma que digitalizas y cada entrega que automatizas te acerca un paso más a la logística inteligente y sin papel.

                Fotografía de una persona escaneando un código de barras en una caja para la gestión digital de albaranes de entrega con firma electrónica.

                ¿Necesitas firmar tus albaranes y documentos desde cualquier lugar?

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                  Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico

                  Aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU: cómo funciona y quién puede usarla

                  Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                  Aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU: cómo funciona y quién puede usarla

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                  Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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                  ¿Qué es VERI*FACTU? Si aún no lo sabes...

                  ¿Qué permite hacer la nueva aplicación gratuita?

                  Instrucciones de uso de la aplicación gratuita de facturación de la AEAT (VERI*FACTU)

                  ¿Se te queda pequeño el sistema gratuito de facturación VERI*FACTU?

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                  Desde el pasado 13 de octubre de 2025, ya está disponible la aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria, una herramienta diseñada para que autónomos, profesionales y pequeñas empresas puedan emitir facturas electrónicas y enviar los registros de facturación directamente a la AEAT, cumpliendo con el reglamento VERI*FACTU, regulado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

                  ¿Qué es VERI*FACTU? Si aún no lo sabes...

                  Aunque en los últimos meses no hemos dejado de oír hablar sobre la obligatoriedad de la factura electrónica, es comprensible que existan dudas y confusiones, especialmente entre VERI*FACTU y la ley Crea y Crece, que no son lo mismo.

                  Para aclararlo: La Ley Crea y Crece, aunque ya está aprobada desde 28 de septiembre de 2022, aún no tiene fecha de aplicación definitiva, ya que falta el desarrollo reglamentario y el manual técnico que la haga efectiva. Por tanto, todavía no es obligatorio su cumplimiento.

                  En cambio, la normativa VERI*FACTU sí está en marcha y es la que actualmente marca el camino a seguir. Este sistema introduce un nuevo modelo de verificación de facturación cuyo objetivo es garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de todas las facturas emitidas por empresas y autónomos.

                  Con VERI*FACTU, los programas de facturación deberán incorporar requisitos técnicos específicos que impidan la manipulación de los registros, asegurando así la transparencia, la fiabilidad y la autenticidad de los datos enviados a la Agencia Tributaria.

                  ¿Qué permite hacer la nueva aplicación gratuita?

                  La herramienta oficial de la Agencia Tributaria permite realizar las siguientes funciones:

                  • Emitir facturas electrónicas de manera sencilla, sin necesidad de software adicional.
                  • Enviar automáticamente los registros de facturación a la AEAT, cumpliendo con las especificaciones de VERI*FACTU.
                  • Guardar y consultar las facturas generadas.
                  • Cumplir con las obligaciones legales del nuevo reglamento sin necesidad de recurrir a programas de terceros.

                  Está pensada especialmente para autónomos y pequeñas empresas que emiten un volumen reducido de facturas, ofreciendo una alternativa gratuita, sencilla y directamente conectada con la Agencia Tributaria.

                  Pantalla inicio de factura de Verifactu

                  ¿Quién puede usarla?

                  Pueden utilizar la aplicación:

                  • Autónomos y profesionales que emitan facturas a clientes.
                  • Pequeñas empresas con pocas operaciones de facturación.
                  • Negocios que no disponen de un software propio de gestión o facturación.

                  Las empresas con un volumen alto de facturación o que necesiten integraciones con sistemas contables o de gestión documental seguirán necesitando software de facturación homologado que cumpla los requisitos de VERI*FACTU.

                  ¿Qué ventajas ofrece?

                  • Cumplimiento normativo con el nuevo reglamento sin coste.
                  • Simplicidad de uso, al tratarse de un formulario web accesible desde la sede electrónica de la AEAT.
                  • Seguridad y transparencia, ya que los datos se envían directamente a la Agencia Tributaria.
                  • Ahorro de tiempo y recursos, especialmente para quienes no necesitan funciones avanzadas de gestión.

                  Instrucciones de uso de la aplicación gratuita de facturación de la AEAT (VERI*FACTU)

                  A continuación te explicamos cómo dar de alta tus facturas y consultarlas en la nueva aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, cumpliendo con el reglamento VERI*FACTU.

                  Alta de tus facturas

                  Paso 1: Accede a la aplicación: Entra en el portal de la Agencia Tributaria y selecciona “Acceso a la Aplicación de facturación de la AEAT”. También puedes buscar directamente “Aplicación de facturación AEAT” en la sede electrónica.

                  Paso 2: Identifícate: Accede con uno de los siguientes métodos:

                  • Cl@ve Móvil
                  • Certificado digital
                  • DNI electrónico

                  Paso 3: Selecciona la modalidad de acceso: Elige una de las siguientes opciones según tu caso:

                  1. Actuar en nombre propio (si eres autónomo o empresa).
                  2. Actuar como representante (si gestionas la facturación de otra persona o entidad).

                  Paso 4: Opciones disponibles en el menú principal: Al entrar, verás un panel con las siguientes secciones:

                  • Gestión de facturas
                  • Emisión de facturas
                  • Consulta de facturas
                  • Borradores
                  • Y en el apartado de Otros servicios, encontrarás:
                  • Mis datos
                  • Clientes
                  • Productos
                  • Números de serie

                  Paso 5: Emisión de una factura

                  1. Entra en la opción “Emisión de facturas”.
                  2. Rellena el formulario con los datos del emisor, receptor, concepto, base imponible e impuestos.
                  3. El formulario que verás es similar al mostrado en el siguiente enlace:
                  Formulario de factura de Verifactu mostrando campos para introducir datos del cliente, número de factura y detalles del pago
                  • Envío del registro a la AEAT
                  • Una vez completada la información, podrás emitir la factura y el sistema enviará automáticamente el registro a la Agencia Tributaria, cumpliendo con los requisitos del sistema VERI*FACTU.

                  Paso 6: Envío del registro a la AEAT: Una vez completada la información, podrás emitir la factura y el sistema enviará automáticamente el registro a la Agencia Tributaria, cumpliendo con los requisitos del sistema VERI*FACTU.

                  Consulta de tus facturas

                  Acceso a la consulta: Puedes acceder desde el mismo menú donde generas facturas (Consulta de facturas) o directamente desde fuera de la aplicación, identificándote con:

                  • Cl@ve Móvil
                  • Certificado digital
                  • DNI electrónico

                  Pantalla de consulta

                  • Una vez dentro, verás una pantalla similar a la de emisión, con un listado de facturas.
                  • Si todavía no has emitido ninguna, la lista aparecerá vacía.

                  Búsqueda y filtrado

                  • Puedes realizar búsquedas por distintos criterios (fecha, cliente, importe, estado, etc.).
                  • Tras aplicar los filtros, las facturas aparecerán en la parte inferior de la pantalla.

                  Visualización de columnas: Puedes elegir qué columnas mostrar para personalizar la vista (por ejemplo: número de factura, cliente, fecha de emisión, importe o estado del envío a la AEAT).

                  ¿Y qué pasa si ya uso otro programa de facturación?

                  Las empresas y profesionales que ya trabajan con software de facturación no están obligados a cambiarlo. Lo importante es que su sistema esté adaptado al reglamento VERI*FACTU, es decir, que:

                  • Genere registros de facturación con un identificador único y firma electrónica.
                  • Envíe o esté preparado para enviar la información a la AEAT en el formato requerido.
                  • No permita alteraciones o borrados de los registros originales.

                  Más información

                  Para ver cómo realizar búsquedas y gestionar facturas en detalle, consulta la guía oficial en vídeo:

                  ¿Se te queda pequeño el sistema gratuito de facturación VERI*FACTU?

                  La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria está pensada para autónomos y pequeños negocios con pocas facturas, pero… ¿qué ocurre cuando tu empresa genera un volumen mayor de documentos o necesita integrarse con otros sistemas?

                  En estos casos, muchas empresas optan por soluciones profesionales de gestión documental y facturación electrónica que ya están adaptadas al reglamento VERI*FACTU y permiten automatizar todo el proceso.

                  El nuevo módulo VERI*FACTU para gestión documental

                  Si tu negocio necesita emitir un gran número de facturas, integrar la información con tu ERP o mantener un control documental completo, el nuevo módulo VERI*FACTU de Doceo Software es una solución pensada para ti. Permite:

                  • Emitir facturas electrónicas compatibles con la normativa VERI*FACTU, con envío automático de los registros a la Agencia Tributaria.
                  • Integrar la facturación con tu sistema documental, manteniendo un control centralizado de todos los documentos.
                  • Automatizar procesos como la firma electrónica, la numeración correlativa o la generación de copias íntegras y verificables.
                  • Cumplir de forma segura con el Real Decreto 1007/2023, evitando errores humanos y asegurando la trazabilidad de cada factura.

                  De esta manera, las empresas con un gran volumen de facturas pueden mantener el cumplimiento legal sin renunciar a la eficiencia ni al control documental.

                  Icono de la solución Doceo Factura para factura electrónica según la normativa Crea y Crece y Verifacto.
                  ¡Pruébalo gratis!

                  Más información

                  ¿Y qué hacer con las facturas recibidas?

                  El nuevo reglamento afecta principalmente a las facturas emitidas, pero también es importante gestionar correctamente las facturas de proveedores.

                  Para ello, Doceo facCert ofrece una solución práctica que automatiza la recepción y el tratamiento de facturas entrantes.

                  Con facCert puedes:

                  • Recibir facturas electrónicas de tus proveedores en diferentes formatos.
                  • Extraer automáticamente los datos relevantes (emisor, importes, fechas, conceptos, impuestos, etc.).
                  • Reducir errores y tiempos de registro, evitando la introducción manual de datos.
                  • Archivar las facturas en tu gestor documental, garantizando su trazabilidad y conservación.
                  new-doceo-facCertCloud_ES_2023
                  ¡Pruébalo gratis!
                  Más información

                  Gestión documental completa con Doceo Store

                  Todas tus facturas —emitidas o recibidas— pueden integrarse en Doceo Store, el sistema de gestión documental que permite:

                  • Incorporar las facturas en flujos de validación y aprobación, según el circuito interno de la empresa.
                  • Controlar versiones y estados, asegurando que cada factura pase por las etapas correctas antes de su contabilización o pago.
                  • Buscar y recuperar documentos al instante, gracias a su potente motor de indexación y metadatos.
                  • Centralizar la documentación contable y fiscal, manteniendo todo ordenado y accesible desde un único entorno.

                  En conjunto, VERI*FACTU, facCert y Doceo Store conforman un ecosistema completo para la gestión y trazabilidad de las facturas, tanto emitidas como recibidas.

                  Una solución pensada para adaptarse al tamaño y las necesidades reales de cada empresa, asegurando el cumplimiento normativo y la eficiencia en la gestión documental.

                  Logo de Doceo Store, gestor documental y mucho más.
                  ¡Pruébalo gratis!

                  Más información

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                    Foto de pila de documentos

                    Nuestras soluciones on-premise para procesos masivos de PDF se renuevan: ahora con accesibilidad documental

                    Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                    Novedades en 1 minuto

                    Nuestras soluciones on-premise para procesos masivos de PDF se renuevan: ahora con accesibilidad documental

                    En Doceo Software seguimos avanzando para ofrecer soluciones integrales y seguras para la gestión documental masiva. Ahora nuestras herramientas on-premise incorporan accesibilidad documental, cumpliendo con las normativas vigentes y asegurando que tus PDFs sean legibles y utilizables por todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.

                    Doceo iPDF | Gestión masiva de PDFs

                    Compresión, mejora y firma electrónica en un solo flujo de trabajo

                    Doceo iPDF permite que tus documentos estén firmados, comprimidos y listos para enviar sin intervención manual, combinando rapidez, seguridad y cumplimiento normativo.

                    Principales beneficios:

                    • Firma automática: autenticidad y validez legal garantizada.
                    • Optimización de PDFs: reduce el tamaño manteniendo calidad máxima, ideal para almacenamiento y envío electrónico.
                    • Mejora de imagen: ajustes automáticos de resolución y legibilidad.
                    • Integración sencilla: compatible con cualquier sistema externo, ERP, CRM o BPM.

                    Funciones destacadas:

                    • Importación directa de PDFs desde multifuncionales, correo, carpetas locales, fax o impresoras virtuales.
                    • Documento final optimizado, ocupando el mínimo espacio sin perder calidad.
                    • Flujo completamente digital y trazable.
                    Persona manejando un sistema de gestión documental en un ordenador
                    Más información
                    Prueba Doceo iPDF gratis

                    Doceo Ademptio | Digitalización masiva personalizada

                    Doceo Ademptio es la solución para escaneo, procesamiento y clasificación masiva de documentos, tanto en papel como en formato electrónico, de manera global, sencilla y totalmente personalizable.

                    Ventajas principales:

                    • Ahorro de separadores y tiempo: no necesitas preparar los documentos manualmente.
                    • Reducción de tamaño y mejora de imagen: optimización automática de PDFs.
                    • Clasificación automática: organiza documentos según tus parámetros.
                    • Renombrado automático: asigna al PDF el valor del código de barras u otros criterios.

                    Gestión inteligente de documentos PDF:

                    • Lectura de códigos de barras y OCR para identificar y clasificar documentos automáticamente.
                    • Búsqueda y extracción de datos sin plantillas predefinidas.
                    • Validación de datos contra tablas maestras del cliente.
                    • Generación de PDFs a color, optimizados y de tamaño reducido.
                    • Digitalización masiva con detección automática de documentos mediante separadores, códigos de barras o morfología.
                    • Creación de metadatos personalizados para integración con procesos posteriores.
                    • Control de acceso y trazabilidad completa.
                    • Reducción de errores y costes, agilizando tiempos de espera y mejorando la eficiencia.
                    Foto de pila de documentos
                    Más información
                    Prueba Doceo Ademptio gratis

                    En resumen, nuestras soluciones on-premise iPDF y Ademptio permiten a las organizaciones gestionar PDFs de manera masiva, segura, eficiente y accesible, cumpliendo con la normativa vigente y optimizando todos los procesos documentales.

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                          *La prueba gratuita de 30 días actualmente está disponible para Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store y Virtual Office, POD (albaranes de entrega), REG (Registro de entrada y salida). Para eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realizamos una demostración con sus documentos para resultados 100% reales y ajustados a su empresa. Confidencialidad garantizada. Su prueba gratuita puede demorarse según la cantidad de demandas existentes. No se preocupe, le incluiremos en una lista de espera y nos pondremos en contacto con usted muy pronto.

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