Digitalización en el sector alimentario y logístico

Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

Digitalización en el sector alimentario y logístico

Cómo la transformación digital está revolucionando la trazabilidad, la eficiencia y la sostenibilidad en la cadena de suministro alimentaria

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Contexto global: digitalización, sostenibilidad y seguridad alimentaria

El mundo afronta un triple desafío: alimentar a una población creciente, reducir el impacto ambiental y asegurar la inocuidad de los alimentos. En este escenario, la digitalización se presenta como una aliada indispensable. Tecnologías como el Internet de las Cosas (IoT), la inteligencia artificial, el blockchain y el análisis de datos están permitiendo un control más preciso sobre los procesos agrícolas, industriales y logísticos. Por ejemplo, los sensores y sistemas conectados posibilitan el monitoreo en tiempo real de cultivos y cadenas de frío; el blockchain ofrece trazabilidad completa desde el origen hasta el punto de venta; y los algoritmos predictivos optimizan la demanda y reducen el desperdicio alimentario. Todo ello contribuye a reforzar tanto la sostenibilidad como la seguridad alimentaria, dos ejes inseparables de la nueva era digital.

La pandemia de COVID-19 aceleró la digitalización del sector alimentario, evidenciando la necesidad de sistemas automatizados y resilientes. La logística inteligente —con almacenes automatizados, robots y plataformas de gestión basadas en datos— se ha vuelto esencial para garantizar la eficiencia, la seguridad y la continuidad del suministro. La tecnología se consolida así como un escudo frente a la vulnerabilidad del sistema alimentario global.

Por qué el sector alimentario requiere un enfoque distinto al industrial o comercial

La cadena alimentaria presenta retos únicos: su complejidad biológica, las exigentes normativas sanitarias y su impacto social y ambiental. Por ello, la digitalización no puede centrarse solo en reducir costes, sino en asegurar trazabilidad, transparencia y colaboración entre todos los actores del sistema. La tecnología debe adaptarse a las particularidades del alimento, su temporalidad y su papel en la salud y la sostenibilidad.

En conjunto, esta nueva era digital redefine la producción y distribución de alimentos, impulsando un modelo más inteligente, seguro y responsable con el planeta y la sociedad.

Retos específicos del sector alimentario y logístico

Las empresas que adopten soluciones tecnológicas capaces de integrar trazabilidad, control normativo y optimización de recursos estarán mejor preparadas para afrontar los desafíos de un mercado cada vez más exigente y consciente.

Reto 1: Caducidad, conservación y transporte a temperatura controlada

Uno de los mayores retos es mantener la calidad y seguridad de los alimentos a lo largo de toda la cadena de suministro. Los productos perecederos requieren una conservación óptima y un transporte a temperatura controlada para evitar su deterioro. Cualquier fallo en la cadena de frío puede tener consecuencias graves, tanto económicas como sanitarias. Por ello, la implementación de sistemas de monitorización en tiempo real y el uso de sensores IoT se están convirtiendo en aliados clave para garantizar el cumplimiento de los estándares de conservación.

Reto 2: Trazabilidad total desde el productor hasta el consumidor

La trazabilidad ya no es solo una exigencia legal, sino una demanda creciente de los consumidores, que buscan transparencia y confianza en los productos que consumen. Disponer de un sistema que permita seguir el recorrido del alimento desde su origen hasta el punto de venta —e incluso más allá, hasta el consumidor final— resulta fundamental. Las soluciones digitales avanzadas permiten registrar cada etapa del proceso, asegurando una trazabilidad completa y reduciendo el riesgo de errores o fraudes alimentarios.

Reto 3: Normativas y auditorías: cumplimiento garantizado

El cumplimiento normativo es otro de los grandes pilares del sector. Certificaciones como ISO 22000, sistemas de Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos (APPCC) o la normativa europea eIDAS sobre firma y documento electrónico son fundamentales para garantizar la seguridad alimentaria y la integridad documental. La digitalización de procesos de control, registro y auditoría facilita la gestión de la información, asegura la validez legal de los documentos y agiliza la preparación de inspecciones o auditorías externas.

Reto 4: Desperdicio alimentario y optimización de recursos

Reducir el desperdicio alimentario es tanto un reto ambiental como económico. La optimización del stock, la planificación inteligente de rutas y la previsión de la demanda mediante herramientas de análisis de datos permiten minimizar las pérdidas y aprovechar al máximo los recursos. Además, la adopción de modelos de economía circular —como la reutilización de subproductos o la donación de excedentes— refuerza el compromiso del sector con la sostenibilidad.

En conclusión, el futuro del sector alimentario y logístico pasa por la digitalización, la automatización y la sostenibilidad. 

Herramientas digitales que están transformando el sector alimentario

La digitalización está cambiando la manera en que las empresas del sector alimentario gestionan sus operaciones, desde la producción hasta la distribución. Las herramientas tecnológicas no solo optimizan procesos, sino que también aumentan la seguridad, la trazabilidad y la eficiencia operativa. A continuación, se destacan algunas de las soluciones digitales más relevantes y cómo están transformando el sector.

ERP y gestión documental centralizada

Con el ERP de Doceo, las empresas pueden centralizar toda la información de inventarios, facturación, compras y ventas en una única plataforma. La integración con la gestión documental permite almacenar, organizar y acceder a todos los documentos importantes de manera digital, reduciendo errores y agilizando la toma de decisiones.

Registro electrónico de documentos

Las soluciones de Doceo Store y Doceo POD facilitan el registro electrónico de albaranes, certificados, comprobantes de entrega y firmas electrónicas. Esto elimina el papeleo, asegura la validez legal de los documentos y proporciona un seguimiento detallado de todas las operaciones.

Control de procesos críticos mediante sensores e IoT

Integrando sistemas de sensores conectados a un gestor documental, las empresas pueden monitorizar condiciones como temperatura y humedad en tiempo real. Esto es especialmente útil en el almacenamiento y transporte de productos sensibles, garantizando calidad y cumplimiento de normativas.

Trazabilidad y blockchain

Las soluciones de Doceo permiten implementar trazabilidad digital avanzada, asegurando que cada lote y producto pueda ser rastreado desde su origen hasta el cliente final. Esta funcionalidad mejora la transparencia y facilita la detección rápida de incidencias en la cadena de suministro.

Inteligencia artificial para optimización

Doceo Software incorpora herramientas de análisis predictivo, que permiten anticipar la demanda y optimizar rutas de transporte y distribución. Esto reduce costes logísticos, evita pérdidas y asegura que los productos lleguen a su destino en condiciones óptimas.

Infografía de Doceo Store gestor documental con módulos de factura electrónica, firma biométrica, doble factor eIDAS y control horario.
Fotografía de una persona escaneando un código de barras en una caja para la gestión digital de albaranes de entrega con firma electrónica.

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Digitalización de procesos críticos

Gestión inteligente del transporte

Gracias a la digitalización de Doceo Software, el transporte se gestiona de manera digital, dejando atrás los registros en papel. Esto permite planificar rutas, monitorizar envíos y gestionar incidencias de forma más eficiente.

Automatización del control de calidad

Con Doceo, el control de calidad y seguridad se automatiza mediante alertas, reportes y registros digitales, garantizando que los productos cumplan con los estándares y reduciendo la intervención manual.

Digitalización del etiquetado y gestión de lotes

La gestión electrónica de lotes y etiquetado permite un seguimiento preciso de cada producto. Con Doceo, se mejora la trazabilidad, la eficiencia en inventarios y la coordinación con proveedores y distribuidores.

Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

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Beneficios tangibles de la transformación digital en pymes

La digitalización de procesos se ha convertido en un factor clave para las pequeñas y medianas empresas (pymes) que buscan mejorar su competitividad y adaptarse a un entorno empresarial cada vez más exigente. A continuación, se presentan los principales beneficios tangibles de la digitalización, así como los riesgos y barreras más comunes y estrategias para superarlos.

Beneficios tangibles

1. Reducción de errores y tiempos administrativos
La automatización de tareas rutinarias y la digitalización de documentos reducen significativamente los errores humanos y optimizan los tiempos administrativos. Esto permite que los empleados puedan centrarse en actividades de mayor valor añadido, aumentando la productividad y la calidad del trabajo.

2. Incremento de la transparencia y la confianza del consumidor
Los sistemas digitales permiten un registro claro y trazable de cada operación. Esta transparencia no solo facilita la gestión interna, sino que también fortalece la confianza de clientes y proveedores, al poder demostrar procesos claros y fiables.

3. Cumplimiento normativo simplificado
La digitalización ayuda a las pymes a cumplir con la normativa vigente de manera más sencilla y efectiva. Sistemas de gestión documental y software especializado permiten mantener registros completos, actualizados y fácilmente accesibles ante auditorías o inspecciones.

4. Mejora de la eficiencia energética y reducción de costes
La transición hacia procesos digitales contribuye a una menor utilización de papel y otros recursos físicos. Además, herramientas de gestión energética y análisis de datos permiten optimizar el consumo, reduciendo costes operativos y la huella ambiental de la empresa.

Riesgos, barreras y cómo superarlas

1. Coste inicial y resistencia al cambio
La inversión inicial en tecnología puede ser significativa, y algunos empleados pueden mostrarse reticentes a modificar sus hábitos. Para superar esta barrera, es recomendable planificar una estrategia de implementación gradual y acompañar la digitalización con formación y comunicación clara sobre los beneficios.

2. Brecha digital en pymes
No todas las pymes cuentan con los recursos técnicos o el conocimiento necesario para aprovechar al máximo la digitalización. La colaboración con proveedores de servicios tecnológicos, así como la participación en programas de capacitación digital, puede ayudar a cerrar esta brecha.

3. Seguridad de la información y protección de datos
El manejo digital de datos implica riesgos de seguridad y privacidad. La adopción de políticas claras, sistemas de seguridad robustos y formación continua del personal son esenciales para minimizar estos riesgos y garantizar la confianza de clientes y colaboradores.

4. La necesidad de acompañamiento y formación digital
El éxito de la digitalización no solo depende de la tecnología, sino también de la capacidad de las personas para utilizarla correctamente. Programas de formación interna, apoyo externo de expertos y seguimiento constante son estrategias efectivas para asegurar la correcta adopción y aprovechamiento de las herramientas digitales.

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Futuro del sector: hacia una cadena de suministro inteligente y sostenible

La transformación digital ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad estratégica en la gestión de la cadena de suministro. En un contexto marcado por la exigencia de eficiencia, trazabilidad y sostenibilidad, el sector alimentario se enfrenta al reto de evolucionar hacia modelos inteligentes y responsables.

Tendencias emergentes

El presente y futuro de la cadena de suministro están profundamente influenciados por tecnologías disruptivas. La IA generativa permite optimizar la planificación de inventarios, predecir la demanda y generar modelos de simulación de procesos que reducen desperdicios. Los gemelos digitales reproducen de manera virtual cada elemento de la cadena, ofreciendo visibilidad total y capacidad de reacción ante incidencias en tiempo real. Mientras tanto, la automatización completa de procesos minimiza errores humanos y maximiza la eficiencia operativa, desde la recepción de materias primas hasta la distribución final.

Cómo la digitalización impulsa la sostenibilidad alimentaria

La integración de sistemas digitales facilita una gestión más sostenible de los recursos. La trazabilidad en tiempo real permite reducir pérdidas, optimizar rutas de transporte y garantizar el origen responsable de los productos. Las decisiones basadas en datos concretos fomentan un consumo energético más eficiente y la reducción de residuos, contribuyendo directamente a los objetivos de sostenibilidad del sector alimentario.

El papel de la interoperabilidad entre sistemas

Una cadena de suministro inteligente solo es posible si los sistemas pueden comunicarse entre sí. La interoperabilidad entre plataformas de gestión, sensores IoT, software logístico y herramientas analíticas permite un flujo de información ágil y seguro. Esta conectividad no solo mejora la coordinación interna, sino que también fortalece la transparencia hacia proveedores, distribuidores y consumidores finales, consolidando la confianza en la marca.

La digitalización no es opcional: es el paso necesario para garantizar competitividad, eficiencia y transparencia en la cadena de suministro. Aquellas empresas que adopten tecnologías avanzadas y fomenten la interoperabilidad entre sistemas estarán mejor posicionadas para afrontar los retos del futuro y cumplir con los objetivos de sostenibilidad.

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    Foto retrato de primer plano de las manos de un oficinista con tableta

    ¿Todo necesita “IA”? Una reflexión sobre sistemas inteligentes, inteligencia artificial y la burbuja del momento

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    Opiniones

    ¿Estamos obsesionados con la IA? Descubre por qué no todo necesita inteligencia artificial

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    22/10/2025

    Equipo de Doceo Software

    Vivimos un momento en el que parece que todo software debe llevar un cartel de “con IA” para resultar moderno, atractivo o “innovador”. Desde aplicaciones de gestión hasta herramientas de productividad, la etiqueta se ha convertido en un reclamo comercial. Pero, ¿cuánto de esto responde a una auténtica necesidad técnica y estratégica, y cuánto al marketing de la novedad?

    Una burbuja reconocida

    La buena noticia es que la conversación sobre esto se está volviendo más madura: incluso figuras como Sam Altman (CEO de OpenAI) han reconocido abiertamente que la IA puede estar atravesando una burbuja. Como él mismo dijo:

    “Are we in a phase where investors as a whole are over-excited about AI? My opinion is yes.” cnbc.com

    “When bubbles happen, smart people get overexcited about a kernel of truth.” arstechnica.com

    Asimismo, Mark Zuckerberg (CEO de Meta Platforms) ha reconocido también que «hay definitivamente una posibilidad, al menos empíricamente… de que algo ocurra aquí» en relación con una burbuja de IA. AS USA

    Y por si fuera poco, el lanzamiento del modelo GPT‑5 por OpenAI ha sido recibido con “mezcla de elogios y decepción” entre la comunidad técnica y de usuarios, lo que añade más complejidad al momento. arstechnica.com

    En otras palabras: la innovación es real —la IA y los sistemas neuronales abren posibilidades gigantescas— pero la euforia puede estar adelantándose a los resultados reales.

    Sistemas inteligentes vs. Inteligencia artificial: ¿cuál es la diferencia?

    Un sistema inteligente resuelve problemas de manera eficiente, automatiza tareas complejas y se adapta a la actividad del usuario. Su “inteligencia” reside en la calidad del diseño, los algoritmos y la capacidad de ajustarse a las necesidades del negocio.

    La inteligencia artificial, en cambio, busca imitar procesos cognitivos humanos: predice, infiere y aprende a partir de grandes volúmenes de datos. Es una herramienta poderosa, pero no siempre imprescindible.

    Ejemplo práctico:

    • Nuestro módulo de gestión documental puede clasificar facturas automáticamente según reglas claras (proveedor, fecha, importe): esto es un sistema inteligente.
    • Cuando el mismo módulo analiza patrones semánticos y sugiere nuevas categorías de forma automática, ahí entramos en terreno de IA.

    Ambos pueden aportar valor. La diferencia no está en “¿uso IA o no?”, sino en “¿qué problema estoy resolviendo, y con qué coste y complejidad técnica lo hago?”.

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    ¿Por qué decir que puede haber “demasiado IA” (o “IA por marketing”)?

    En DoceoSoftware creemos que la inteligencia artificial es una herramienta poderosa, pero no todo software la necesita. Hoy estamos viendo cómo muchos productos llevan un cartel de “ahora con IA” sin que esto aporte un valor real al usuario. Por eso hablamos de “IA por marketing”:

    • Etiqueta automática: Si el software dice “con IA” pero podría resolver el mismo problema con un buen algoritmo tradicional, el riesgo es que la etiqueta sea más comercial que funcional.
    • Coste y mantenimiento: Los sistemas IA requieren datos, entrenamiento, supervisión y ajustes constantes. No siempre compensa el esfuerzo respecto a los resultados obtenidos y resulta un incremento de precios evidente. 
    • Expectativas infladas: Tal como señala Sam Altman, muchas startups reciben valoraciones altísimas simplemente por incluir “IA” en su pitch, sin garantía de resultados.
    • Sistemas “suficientemente inteligentes”: En el ámbito B2B, lo que importa es software robusto, flexible y ajustado al negocio, no IA de vanguardia por sí misma.
    • Momento de madurez: Como pasó con internet en los años 90, vivimos una fase de adopción rápida y hype, que probablemente será seguida de corrección y consolidación.

    La IA transformará la tecnología, sin duda. Pero no debemos confundir expectativas de marketing con necesidades reales del negocio. Un sistema inteligente bien diseñado puede ser igual o más valioso que uno con IA si cumple perfectamente con los objetivos de la empresa.

    En DoceoSoftware apostamos por soluciones robustas, ajustables y realmente útiles, combinando la inteligencia artificial solo donde aporta valor y dejando que nuestros sistemas inteligentes sigan siendo protagonistas allí donde son suficientes.

    Opinión de DoceoSoftware sobre IA y sistemas inteligentes

    En nuestros desarrollos seguimos un enfoque equilibrado:

    • IA donde aporta valor real: implementamos inteligencia artificial en procesos clave, siempre con un propósito claro y medible.
    • Sistemas inteligentes donde basta: donde la IA no es necesaria, confiamos en algoritmos robustos y sistemas inteligentes que cumplen con creces la función de automatización y optimización que nuestros clientes necesitan.

    En muchos casos, un buen algoritmo bien diseñado puede ser tan eficaz que el usuario ni distingue si hay IA detrás. Lo importante es que el software funcione, sea flexible y aporte resultados reales.

    La IA ha transformado la tecnología, sin duda. Pero en DoceoSoftware creemos que no debemos confundir expectativas de marketing con necesidades reales del negocio. Un sistema inteligente bien diseñado puede ser igual o más valioso que uno con IA si cumple perfectamente con los objetivos de la empresa.

    Para las empresas B2B (y para nosotros mismos), la clave está en preguntarse:

    • ¿Qué problema concreto estamos resolviendo?
    • ¿Podemos resolverlo mejor con un sistema inteligente “convencional” o realmente necesitamos IA?
    • ¿Cuál es el coste —en datos, mantenimiento y supervisión— de incorporar IA?
    • ¿Cuál es el beneficio incremental real y verificable frente a una solución tradicional?
    • ¿Podemos mantener un roadmap que incluya ambos: algoritmos robustos + módulos “IA cuando aporte”?

    Creemos que muchas soluciones siguen siendo altamente valiosas sin necesidad de IA, y las empresas que lo entiendan mejor podrán posicionarse con ventaja frente a quienes saltan al “IA-hype” sin fundamento.

    ¿Te apetece que veamos juntos los procesos inteligentes y automatizados que ofrece nuestro software?

    Podemos repasar los módulos “IA+” frente a los módulos “solo sistema inteligente”, explicar el valor añadido, los retos y la diferenciación para tu empresa.

    Si te parece, lo preparamos y lo compartimos contigo o con tu equipo para que descubras cómo combinamos robustez, flexibilidad e inteligencia real en nuestros desarrollos.

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      Firma electrónica cara a cara en Doceo BioSign F2F, igual que en papel.

      Cumplimiento de eIDAS en Doceo BioSign: Firma Electrónica Avanzada y Seguridad Legal

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      Cumplimiento de eIDAS en Doceo BioSign: Firma Electrónica Avanzada y Seguridad Legal

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      En la transformación digital de las empresas, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para garantizar la validez legal de los documentos sin necesidad de papel. Sin embargo, no todas las firmas digitales tienen el mismo nivel de seguridad ni el mismo valor jurídico.

      Por eso, la normativa eIDAS —vigente en toda la Unión Europea— establece los requisitos que deben cumplir las soluciones de firma electrónica para ser legalmente válidas y seguras.

      Doceo BioSign, el módulo de firma digital avanzada de Doceo Software, ha sido diseñado para cumplir plenamente con esta normativa, garantizando que cada firma sea auténtica, íntegra y trazable.

      ¿Qué es eIDAS y por qué es tan importante?

      El Reglamento (UE) nº 910/2014, conocido como eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), regula en todos los países de la Unión Europea los servicios de identificación electrónica y las firmas digitales. Su objetivo es garantizar que los documentos firmados electrónicamente tengan validez legal transfronteriza, de modo que una firma realizada en España tenga la misma validez en cualquier otro país de la UE.

      En 2024 se aprobó eIDAS 2, una actualización que amplía las garantías de seguridad y refuerza el concepto de identidad digital europea, creando el European Digital Identity Wallet (EUDI Wallet): una cartera digital que permitirá a los ciudadanos almacenar y usar su identidad y certificados digitales en toda la UE.

      Puntos clave de eIDAS 2

      1. Identidad digital europea: cada ciudadano podrá disponer de una identidad digital reconocida en todos los países miembros.
      2. Transparencia y soberanía de los datos: el usuario debe tener el control total sobre su identidad y sus datos personales.
      3. Interoperabilidad: los servicios y software deben ser compatibles con los estándares técnicos europeos.
      4. Refuerzo de la seguridad jurídica: los proveedores de servicios de confianza deberán garantizar autenticación robusta, trazabilidad y conservación segura de las firmas.
      5. Validez uniforme en toda la UE: las firmas electrónicas reconocidas según eIDAS 2 tienen el mismo valor legal que una firma manuscrita.
      Mujer joven usando una app de firma electrónica en su teléfono móvil.

      Tipos de firma electrónica según eIDAS

      El reglamento distingue tres niveles de firma electrónica, cada uno con un grado de seguridad y validez legal distinto:

      Firma Electrónica Simple (FES)

      Es la forma más básica: puede ser una casilla marcada en un formulario, un nombre escrito al final de un correo electrónico o una firma escaneada.

      • Ventajas: rápida y fácil de usar.
      • Limitaciones: no permite verificar de manera sólida la identidad del firmante ni garantiza la integridad del documento.
      • Uso recomendado: procesos internos o documentos de bajo riesgo.

      Firma Electrónica Avanzada (FEA)

      Este es el nivel que utiliza Doceo BioSign. Según el artículo 26 del Reglamento eIDAS, una firma electrónica avanzada debe cumplir cuatro condiciones:

      1. Estar vinculada de manera única al firmante.
      2. Permitir identificar al firmante.
      3. Estar creada utilizando datos de creación de firma que el firmante pueda usar, con un alto nivel de control exclusivo.
      4. Estar vinculada al documento firmado, de modo que cualquier modificación posterior sea detectable.

      Esto significa que la firma avanzada debe ofrecer autenticación, integridad y trazabilidad, algo que el papel no puede garantizar por sí solo.

      Firma Electrónica Cualificada (FEQ)

      Es la forma más robusta y segura de firma electrónica. Se basa en un certificado digital cualificado emitido por un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP) reconocido por la UE.

      • Ventajas: tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita en toda la UE.
      • Uso recomendado: contratos legales, documentos notariales o trámites públicos.
      • Limitaciones: requiere certificados personales y dispositivos criptográficos específicos.

      ¿Tienes dudas sobre normativa, software de firma electrónica o lo que tu empresa necesita?

      No te quedes con la incógnita: contacta con uno de nuestros expertos.

      Te asesoramos sin compromiso en solo 15 minutos.

      Cómo garantiza Doceo BioSign el cumplimiento de eIDAS

      Doceo BioSign ha sido diseñado para cumplir con los requisitos de firma electrónica avanzada, proporcionando la máxima seguridad en entornos empresariales y logísticos.

      Entre sus principales características:

      • Identificación del firmante mediante datos biométricos, verificación en dos pasos (2FA) o validación remota.
      • Integridad documental: cualquier modificación posterior invalida la firma.
      • Autenticación robusta: control total de quién firma, cuándo y desde qué dispositivo.
      • Registro de evidencias: cada firma genera un registro con fecha, hora, geolocalización y trazabilidad.
      • Compatibilidad total con DoceoStore y posibilidad de integración con otros sistemas mediante API.

      Estas funcionalidades aseguran que cada documento firmado con Doceo BioSign cumpla los estándares exigidos por eIDAS 2 y tenga validez jurídica dentro de la Unión Europea.

      Dos repartidores de servicio de delivery llevando cajas de pedidos

      Qué no establece – o establece de forma ambigua – eIDAS 2 sobre reconocimiento facial, iris o huella

      • eIDAS 2 no defina explícitamente “reconocimiento facial”, “escaneo de iris” o “lectura de huella digital” como modalidades separadas con requisitos propios para firma electrónica.
      • No hay un anexo que diga: “La firma biométrica usando huella cumple X, la iris cumple Y”, etc.
      • Por tanto, aunque se puede usar biometría como parte de un servicio de confianza o identidad electrónica, la empresa debe evaluar si el uso cumple los requisitos de seguridad, integridad, verificación de identidad, etc., de forma que la firma u operación digital tenga validez jurídica equivalente a lo que eIDAS exige.
      • En España y otros países, además del reglamento europeo, habrá normas nacionales o guías de buenas prácticas que afecten al uso de biometría.

      Implicaciones prácticas para huella, iris o rostro en el contexto de firma electrónica

      Suponiendo que desees usar reconocimiento facial, iris o huella como parte de un proceso de firma o identidad electrónica bajo eIDAS 2, tendrás que asegurarte de que:

      • La tecnología permita identificar de forma única y confiable al firmante (o persona).
      • Los datos biométricos sean tratados como datos sensibles, con consentimiento claro y explícito, o con otro fundamento jurídico adecuado.
      • Se garantice la integridad del documento firmado: que una vez firmado no pueda alterarse sin que quede constancia.
      • Exista una trazabilidad de quién, cuándo y cómo ha firmado (o identificado).
      • Se minimice el riesgo de suplantación o error (por ejemplo, reconocimiento facial que pueda engañarse).
      • Se almacenen los datos biométricos y registros de forma segura, conforme a normas de protección de datos y seguridad de la información.

      Legalidad, seguridad y confianza con Doceo BioSign

      El cumplimiento del reglamento eIDAS 2 es más que una obligación legal: es una garantía de confianza digital. Con Doceo BioSign, las empresas pueden implementar un sistema de firma electrónica avanzada que protege la información, asegura la identidad del firmante y ofrece validez legal en toda la Unión Europea.

      El futuro de la gestión documental y las transacciones digitales pasa por soluciones seguras, interoperables y conformes a la ley.
      Y Doceo BioSign está preparado para liderar ese cambio.

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        Fotografía de un repartidor entregando un paquete y usando una tablet para la gestión del albarán de entrega con firma electrónica.

        Adiós al papel: gestión inteligente del transporte

        Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

        Adiós al papel: gestión inteligente del transporte

        En 1 minuto

        Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

        Quiero contactar con un experto...

        Si gestionas transportes en tu empresa, sabrás que los albaranes en papel pueden convertirse en un verdadero problema. Entre entregas, devoluciones, firmas y facturación, los documentos físicos se pierden, se manchan o retrasan los procesos. Pero gracias a la digitalización, es posible dejar atrás el papel y mejorar la logística de forma simple, segura y rápida. Aunque no sea obligatorio, los beneficios son claros: eficiencia, control y ahorro.

        Los problemas del papel en la gestión de transportes

        Usar albaranes en papel genera varios inconvenientes que afectan directamente a tu operativa:

        • Pérdida de documentos: un albarán extraviado puede retrasar pagos y generar conflictos con clientes o proveedores.
        • Errores de registro: las anotaciones manuales son propensas a fallos, como cantidades mal apuntadas o entregas sin registrar.
        • Retrasos en facturación: hasta que los documentos físicos llegan a administración, los pagos se demoran.
        • Costes adicionales: impresión, transporte y archivo generan gastos innecesarios.
        • Falta de trazabilidad: resulta difícil saber al instante si una entrega se ha completado o quién la firmó, algo clave para el control de calidad.

        Incluso en empresas pequeñas, estos problemas pueden acumularse y ralentizar el crecimiento.

        Qué es un albarán digital y por qué conviene

        Un albarán digital es la versión electrónica del albarán tradicional. Con él, podrás:

        • Registrar entregas en tiempo real.
        • Controlar quién entrega, cuándo y dónde.
        • Archivar automáticamente todos los documentos sin ocupar espacio físico.
        • Acceder a los albaranes desde cualquier lugar, incluso desde la ruta del transporte.

        No necesitas ser un experto en tecnología: estas herramientas están diseñadas para empresas de cualquier tamaño y son muy intuitivas.

        La firma digital: seguridad y validez legal

        Uno de los mayores temores al pasar al formato digital es la firma. Con Doceo BioSign Delivery, puedes firmar los albaranes directamente desde el móvil o la tablet, de forma rápida y con validez legal. Esto permite que los conductores completen las entregas y los clientes firmen allí mismo, sin necesidad de imprimir nada. Todo queda registrado automáticamente, con fecha y hora, evitando disputas o pérdidas.

        Formularios y documentos personalizados

        Además de albaranes, es habitual necesitar otros documentos: formularios de entrega, incidencias, hojas de ruta, devoluciones… Con Doceo BioSign Forms, podrás:

        • Diseñar documentos personalizados con campos que se rellenan digitalmente.
        • Integrar firmas electrónicas con validez legal.
        • Mantener todo en un entorno 100 % digital, eliminando papel y errores.

        Esto es útil tanto para pequeñas empresas que buscan profesionalizar su gestión, como para grandes flotas que necesitan controlar cientos de documentos diarios.

        ¿Necesitas firmar tus albaranes y documentos desde cualquier lugar?

        Prueba Doceo BioSign Delivery con app gratis y olvídate del papel.

        Con Doceo BioSign Forms, diseña y firma formularios digitales con validez legal, tan fácil como en papel… pero 100 % digital.

        Beneficios concretos para pequeñas y grandes empresas

        Para pequeñas empresas

        • Bajo coste de implementación: sorprendentemente accesible.
        • Ahorro de tiempo y dinero: menos errores y menos impresiones.
        • Mejor servicio al cliente: entregas más rápidas y documentación clara.

        Para grandes empresas

        • Flujos automatizados: integración con sistemas de facturación y logística.
        • Gestión de grandes volúmenes: cientos de albaranes al día sin pérdida de información.
        • Control total de la trazabilidad: cada entrega queda registrada automáticamente.

        Con estas soluciones, la digitalización no solo es útil, sino imprescindible para crecer y mantenerse competitivo.

        Cómo implementar albaranes digitales

        Dar el paso hacia la digitalización es más sencillo de lo que parece:

        1. Empieza por los albaranes de entrega: prueba Doceo BioSign Delivery, descarga la app gratuita y digitaliza tu flujo de entregas.
        2. Crea tus formularios personalizados: con Doceo BioSign Forms, diseña documentos adaptados a tus necesidades.
        3. Integra tus procesos: si gestionas grandes volúmenes, el sistema integral de POD con flujos automatizados permite conectar albaranes, facturación y seguimiento en un único flujo digital.

        Casos prácticos

        • PYMES con 2 o 3 transportes: cada entrega que antes requería 10 minutos de papeleo ahora se completa en 2 minutos y queda registrada automáticamente.
        • Grandes empresas con flota de 50+ vehículos: la integración de POD permite que cada albarán firmado se sincronice con la facturación y el sistema de control de rutas, reduciendo errores y evitando devoluciones por problemas de documentación.

        Decir adiós al papel no es solo modernizarse; es ganar eficiencia, seguridad y control. Tanto pequeñas como grandes empresas pueden beneficiarse: ahorro de tiempo, reducción de costes y mejora del servicio al cliente. La digitalización de los albaranes y la firma electrónica son soluciones accesibles, seguras y legales.

        Con Doceo BioSign Delivery y Doceo BioSign Forms, incluso la gestión de grandes flotas se simplifica. El papel queda atrás y tu empresa avanza hacia una logística más inteligente y profesional.

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          5 trucos para reducir el papel en tu empresa

          Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

          5 trucos para reducir el papel en tu empresa

          Dile Adiós al papel

          Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

          Quiero contactar con un experto...

          Reducir el papel en tu empresa no solo ayuda al medio ambiente, sino que también mejora la eficiencia, reduce costes y evita pérdidas de documentos. A continuación, encontrarás recomendaciones que van de las más sencillas a implementar hasta soluciones más avanzadas y especializadas en software.

          5 trucos para tu empresa

          1. Digitaliza tus documentos básicos

          El primer paso para reducir el papel es digitalizar todo lo que puedas: facturas, albaranes, contratos y pedidos. Esto te permite:

          • Acceder a documentos desde cualquier lugar.
          • Evitar que se pierdan o se dañen.
          • Ahorrar espacio en archivos físicos.

          Recomendación práctica: Empieza por escanear los documentos que se usan más a diario. Puedes usar apps de escaneo en el móvil o un escáner de oficina. Una vez digitalizados, archívalos en carpetas organizadas por cliente, proyecto o fecha.

          2. Cambia a la facturación y albaranes electrónicos

          Si todavía imprimes facturas o albaranes, es hora de pasarte a la versión digital. Esto es especialmente útil para el transporte y la logística, donde los documentos físicos se pierden con facilidad.

          Ventajas:

          • Reducción de errores en la facturación.
          • Trazabilidad de entregas en tiempo real.
          • Menor necesidad de archivado físico.

          Recomendación práctica: Implementa sistemas como Doceo BioSign Delivery para firmar albaranes digitalmente desde cualquier dispositivo, con validez legal.

          3. Utiliza formularios y documentos rellenables

          Muchos documentos internos todavía se imprimen porque necesitan rellenarse manualmente: partes de trabajo, hojas de control, incidencias… Aquí entran los formularios digitales:

          • Se pueden rellenar directamente en el ordenador o tablet.
          • Permiten firmas electrónicas.
          • Se integran con sistemas de gestión de la empresa.

          Recomendación práctica: Prueba herramientas como Doceo BioSign Forms, que permiten diseñar formularios personalizados, rellenables y firmables digitalmente.

          4. Implementa flujos de aprobación digitales

          A medida que tu empresa crece, los documentos necesitan pasar por varias personas para aprobarse. Evitar el papel en estos procesos:

          • Reduce tiempos de aprobación.
          • Evita errores por versiones diferentes de documentos.
          • Permite un historial completo de cambios y firmas.

          Recomendación práctica: Configura workflows digitales donde cada responsable pueda aprobar o rechazar documentos directamente desde el software, eliminando impresiones y escaneos innecesarios.

          5. Centraliza la gestión documental en un software especializado

          El paso más avanzado es integrar toda la gestión documental en un software especializado, donde todo se hace de forma digital y automatizada. Esto incluye:

          • Albaranes y facturas electrónicas.
          • Firmas digitales con validez legal.
          • Flujos automatizados de aprobación y notificación.
          • Informes y control de trazabilidad.

          Recomendación práctica: Para empresas grandes, un sistema integral de POD con flujos automatizados permite gestionar cientos de entregas, documentos y firmas sin tocar papel. Para PYMES, soluciones como Doceo BioSign Delivery y Doceo BioSign Forms ofrecen todas las ventajas sin costes inesperados.

          3 trucos totalmente especializados en softwareles

          1. Automatiza la generación de albaranes y facturas: Configura tu ERP o software de gestión documental para que los documentos se generen automáticamente tras cada pedido o entrega, listos para enviar digitalmente.
          2. Integra la firma electrónica en todos los procesos: No solo albaranes: contratos, autorizaciones internas y partes de trabajo pueden firmarse digitalmente, manteniendo validez legal y registro de auditoría.
          3. Usa dashboards de control digital: En lugar de revisar montones de papeles, utiliza paneles que te muestren en tiempo real entregas completadas, documentos firmados y procesos pendientes, permitiendo decisiones rápidas y seguras.

          ¿Necesitas firmar tus albaranes y documentos desde cualquier lugar?

          Prueba Doceo BioSign Delivery con app gratis y olvídate del papel.

          Con Doceo BioSign Forms, diseña y firma formularios digitales con validez legal, tan fácil como en papel… pero 100 % digital.

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            Dos repartidores de servicio de delivery llevando cajas de pedidos

            Cómo eliminar el papel en tus entregas: Albaranes digitales

            Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

            Cómo eliminar el papel en tus entregas

            Digitaliza tu logística con DoceoPOD y gana control, rapidez y sostenibilidad

            Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

            Quiero contactar con un experto...

            En muchas empresas de transporte, distribución y logística, el papel sigue siendo el protagonista de los procesos diarios: albaranes impresos, firmas manuales, copias que se acumulan en oficinas y hojas que acaban extraviadas en vehículos o almacenes. Esta dependencia del papel no solo ralentiza la gestión, sino que también genera costes innecesarios, errores y una pérdida de trazabilidad que afecta directamente a la eficiencia y la satisfacción del cliente.

            La buena noticia es que eliminar el papel ya no es una tarea compleja ni costosa. Gracias a soluciones como DoceoPOD, las empresas pueden digitalizar todo el proceso de entrega, desde la confirmación del pedido hasta la firma del cliente, sin perder seguridad ni control.

            ¿Qué es DoceoPOD?

            DoceoPOD (Proof of Delivery) es una herramienta desarrollada por Doceo Software que permite gestionar las entregas de forma completamente digital. Su objetivo es claro: sustituir los albaranes y documentos en papel por registros electrónicos firmados y almacenados automáticamente en la nube o en el sistema de gestión documental de la empresa.

            El funcionamiento es sencillo: el transportista realiza la entrega, el receptor firma directamente en el dispositivo móvil o tablet, y la información queda registrada de inmediato con fecha, hora, geolocalización y otros datos relevantes. Todo se guarda automáticamente en la base de datos, sin necesidad de imprimir ni archivar nada.

            Ventajas de eliminar el papel con DoceoPOD

            1. Prueba de entrega digital y segura

            Cada entrega genera un comprobante electrónico que incluye los datos esenciales: cliente, producto, firma digital y ubicación GPS. Esta prueba de entrega tiene validez legal y puede consultarse o descargarse en cualquier momento, eliminando la incertidumbre y los conflictos sobre si una entrega se ha realizado correctamente.

            2. Información en tiempo real

            DoceoPOD ofrece visibilidad completa del estado de las entregas. Los responsables logísticos pueden acceder en tiempo real al panel de control y ver qué pedidos están en curso, cuáles ya se han completado y si ha habido alguna incidencia. Esta trazabilidad inmediata mejora la toma de decisiones y la atención al cliente.

            3. Reducción de costes y errores

            Imprimir, transportar, clasificar y archivar documentos genera un coste que a menudo pasa desapercibido. Con DoceoPOD, las empresas pueden ahorrar en papel, tinta, almacenamiento y tiempo de gestión, además de reducir los errores humanos asociados a la transcripción manual de datos.

            4. Cumplimiento normativo y trazabilidad

            Los documentos digitales generados por DoceoPOD se almacenan de forma segura, cumpliendo con las normativas de protección de datos y conservación documental. Esto asegura que toda la información quede registrada de forma íntegra y trazable, algo esencial en sectores regulados o con auditorías frecuentes.

            5. Compromiso con la sostenibilidad

            Eliminar el papel en la gestión de entregas no solo es una mejora operativa, también es un paso hacia una logística más sostenible. Reducir el consumo de papel contribuye a disminuir la huella ecológica de la empresa y refuerza su compromiso con el medio ambiente, un valor cada vez más importante para clientes y colaboradores.

            Un cambio que mejora toda la cadena de valor

            La implementación de DoceoPOD no solo beneficia a los equipos de transporte. Su impacto positivo se extiende a toda la cadena de valor: administración, atención al cliente, contabilidad y dirección.

            • Los departamentos administrativos dejan de depender de documentos físicos y pueden acceder a toda la información desde un único entorno digital.
            • El servicio de atención al cliente gana rapidez al consultar pruebas de entrega verificadas en segundos.
            • Los equipos directivos obtienen indicadores y estadísticas que les permiten optimizar rutas, recursos y tiempos.

            Además, al integrarse fácilmente con otros sistemas de gestión documental o ERP, DoceoPOD se adapta a las necesidades de cada empresa sin requerir una transformación tecnológica compleja.

            Digitalizar entregas: del papel a la eficiencia

            La transición hacia una gestión digital de las entregas no solo es una tendencia, sino una necesidad competitiva. En un entorno donde los clientes exigen rapidez, transparencia y precisión, seguir gestionando entregas con papel significa quedarse atrás.

            Con DoceoPOD, las empresas no solo eliminan el papel, sino que ganan velocidad, control y fiabilidad, reduciendo incidencias y mejorando la experiencia tanto para el cliente como para el personal de reparto.

            Eliminar el papel en tus entregas ya no es una opción, sino una oportunidad. DoceoPOD convierte cada entrega en un proceso digital, seguro y verificable, donde toda la información está disponible al instante y sin riesgo de pérdida.

            Adoptar esta herramienta es apostar por la eficiencia, la sostenibilidad y la innovación.
            Porque cada documento que dejas de imprimir, cada firma que digitalizas y cada entrega que automatizas te acerca un paso más a la logística inteligente y sin papel.

            Fotografía de una persona escaneando un código de barras en una caja para la gestión digital de albaranes de entrega con firma electrónica.

            ¿Necesitas firmar tus albaranes y documentos desde cualquier lugar?

            Prueba Doceo BioSign Delivery con app gratis y olvídate del papel.

            Con Doceo BioSign Forms, diseña y firma formularios digitales con validez legal, tan fácil como en papel… pero 100 % digital.

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              Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico

              Aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU: cómo funciona y quién puede usarla

              Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

              Aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU: cómo funciona y quién puede usarla

              Descúbrelo en 5 minutos

              Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

              Quiero contactar con un experto...

              Desde el pasado 13 de octubre de 2025, ya está disponible la aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria, una herramienta diseñada para que autónomos, profesionales y pequeñas empresas puedan emitir facturas electrónicas y enviar los registros de facturación directamente a la AEAT, cumpliendo con el reglamento VERI*FACTU, regulado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

              ¿Qué es VERI*FACTU? Si aún no lo sabes...

              Aunque en los últimos meses no hemos dejado de oír hablar sobre la obligatoriedad de la factura electrónica, es comprensible que existan dudas y confusiones, especialmente entre VERI*FACTU y la ley Crea y Crece, que no son lo mismo.

              Para aclararlo: La Ley Crea y Crece, aunque ya está aprobada desde 28 de septiembre de 2022, aún no tiene fecha de aplicación definitiva, ya que falta el desarrollo reglamentario y el manual técnico que la haga efectiva. Por tanto, todavía no es obligatorio su cumplimiento.

              En cambio, la normativa VERI*FACTU sí está en marcha y es la que actualmente marca el camino a seguir. Este sistema introduce un nuevo modelo de verificación de facturación cuyo objetivo es garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de todas las facturas emitidas por empresas y autónomos.

              Con VERI*FACTU, los programas de facturación deberán incorporar requisitos técnicos específicos que impidan la manipulación de los registros, asegurando así la transparencia, la fiabilidad y la autenticidad de los datos enviados a la Agencia Tributaria.

              ¿Qué permite hacer la nueva aplicación gratuita?

              La herramienta oficial de la Agencia Tributaria permite realizar las siguientes funciones:

              • Emitir facturas electrónicas de manera sencilla, sin necesidad de software adicional.
              • Enviar automáticamente los registros de facturación a la AEAT, cumpliendo con las especificaciones de VERI*FACTU.
              • Guardar y consultar las facturas generadas.
              • Cumplir con las obligaciones legales del nuevo reglamento sin necesidad de recurrir a programas de terceros.

              Está pensada especialmente para autónomos y pequeñas empresas que emiten un volumen reducido de facturas, ofreciendo una alternativa gratuita, sencilla y directamente conectada con la Agencia Tributaria.

              ¿Quién puede usarla?

              Pueden utilizar la aplicación:

              • Autónomos y profesionales que emitan facturas a clientes.
              • Pequeñas empresas con pocas operaciones de facturación.
              • Negocios que no disponen de un software propio de gestión o facturación.

              Las empresas con un volumen alto de facturación o que necesiten integraciones con sistemas contables o de gestión documental seguirán necesitando software de facturación homologado que cumpla los requisitos de VERI*FACTU.

              ¿Qué ventajas ofrece?

              • Cumplimiento normativo con el nuevo reglamento sin coste.
              • Simplicidad de uso, al tratarse de un formulario web accesible desde la sede electrónica de la AEAT.
              • Seguridad y transparencia, ya que los datos se envían directamente a la Agencia Tributaria.
              • Ahorro de tiempo y recursos, especialmente para quienes no necesitan funciones avanzadas de gestión.

              Instrucciones de uso de la aplicación gratuita de facturación de la AEAT (VERI*FACTU)

              A continuación te explicamos cómo dar de alta tus facturas y consultarlas en la nueva aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, cumpliendo con el reglamento VERI*FACTU.

              Alta de tus facturas

              Paso 1: Accede a la aplicación: Entra en el portal de la Agencia Tributaria y selecciona “Acceso a la Aplicación de facturación de la AEAT”. También puedes buscar directamente “Aplicación de facturación AEAT” en la sede electrónica.

              Paso 2: Identifícate: Accede con uno de los siguientes métodos:

              • Cl@ve Móvil
              • Certificado digital
              • DNI electrónico

              Paso 3: Selecciona la modalidad de acceso: Elige una de las siguientes opciones según tu caso:

              1. Actuar en nombre propio (si eres autónomo o empresa).
              2. Actuar como representante (si gestionas la facturación de otra persona o entidad).

              Paso 4: Opciones disponibles en el menú principal: Al entrar, verás un panel con las siguientes secciones:

              • Gestión de facturas
              • Emisión de facturas
              • Consulta de facturas
              • Borradores
              • Y en el apartado de Otros servicios, encontrarás:
              • Mis datos
              • Clientes
              • Productos
              • Números de serie

              Paso 5: Emisión de una factura

              1. Entra en la opción “Emisión de facturas”.
              2. Rellena el formulario con los datos del emisor, receptor, concepto, base imponible e impuestos.
              3. El formulario que verás es similar al mostrado en el siguiente enlace:
              Formulario de factura de Verifactu mostrando campos para introducir datos del cliente, número de factura y detalles del pago
              • Envío del registro a la AEAT
              • Una vez completada la información, podrás emitir la factura y el sistema enviará automáticamente el registro a la Agencia Tributaria, cumpliendo con los requisitos del sistema VERI*FACTU.

              Paso 6: Envío del registro a la AEAT: Una vez completada la información, podrás emitir la factura y el sistema enviará automáticamente el registro a la Agencia Tributaria, cumpliendo con los requisitos del sistema VERI*FACTU.

              Consulta de tus facturas

              Acceso a la consulta: Puedes acceder desde el mismo menú donde generas facturas (Consulta de facturas) o directamente desde fuera de la aplicación, identificándote con:

              • Cl@ve Móvil
              • Certificado digital
              • DNI electrónico

              Pantalla de consulta

              • Una vez dentro, verás una pantalla similar a la de emisión, con un listado de facturas.
              • Si todavía no has emitido ninguna, la lista aparecerá vacía.

              Búsqueda y filtrado

              • Puedes realizar búsquedas por distintos criterios (fecha, cliente, importe, estado, etc.).
              • Tras aplicar los filtros, las facturas aparecerán en la parte inferior de la pantalla.

              Visualización de columnas: Puedes elegir qué columnas mostrar para personalizar la vista (por ejemplo: número de factura, cliente, fecha de emisión, importe o estado del envío a la AEAT).

              ¿Y qué pasa si ya uso otro programa de facturación?

              Las empresas y profesionales que ya trabajan con software de facturación no están obligados a cambiarlo. Lo importante es que su sistema esté adaptado al reglamento VERI*FACTU, es decir, que:

              • Genere registros de facturación con un identificador único y firma electrónica.
              • Envíe o esté preparado para enviar la información a la AEAT en el formato requerido.
              • No permita alteraciones o borrados de los registros originales.

              Más información

              Para ver cómo realizar búsquedas y gestionar facturas en detalle, consulta la guía oficial en vídeo:

              ¿Se te queda pequeño el sistema gratuito de facturación VERI*FACTU?

              La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria está pensada para autónomos y pequeños negocios con pocas facturas, pero… ¿qué ocurre cuando tu empresa genera un volumen mayor de documentos o necesita integrarse con otros sistemas?

              En estos casos, muchas empresas optan por soluciones profesionales de gestión documental y facturación electrónica que ya están adaptadas al reglamento VERI*FACTU y permiten automatizar todo el proceso.

              El nuevo módulo VERI*FACTU para gestión documental

              Si tu negocio necesita emitir un gran número de facturas, integrar la información con tu ERP o mantener un control documental completo, el nuevo módulo VERI*FACTU de Doceo Software es una solución pensada para ti. Permite:

              • Emitir facturas electrónicas compatibles con la normativa VERI*FACTU, con envío automático de los registros a la Agencia Tributaria.
              • Integrar la facturación con tu sistema documental, manteniendo un control centralizado de todos los documentos.
              • Automatizar procesos como la firma electrónica, la numeración correlativa o la generación de copias íntegras y verificables.
              • Cumplir de forma segura con el Real Decreto 1007/2023, evitando errores humanos y asegurando la trazabilidad de cada factura.

              De esta manera, las empresas con un gran volumen de facturas pueden mantener el cumplimiento legal sin renunciar a la eficiencia ni al control documental.

              ¿Y qué hacer con las facturas recibidas?

              El nuevo reglamento afecta principalmente a las facturas emitidas, pero también es importante gestionar correctamente las facturas de proveedores.

              Para ello, Doceo facCert ofrece una solución práctica que automatiza la recepción y el tratamiento de facturas entrantes.

              Con facCert puedes:

              • Recibir facturas electrónicas de tus proveedores en diferentes formatos.
              • Extraer automáticamente los datos relevantes (emisor, importes, fechas, conceptos, impuestos, etc.).
              • Reducir errores y tiempos de registro, evitando la introducción manual de datos.
              • Archivar las facturas en tu gestor documental, garantizando su trazabilidad y conservación.

              Gestión documental completa con Doceo Store

              Todas tus facturas —emitidas o recibidas— pueden integrarse en Doceo Store, el sistema de gestión documental que permite:

              • Incorporar las facturas en flujos de validación y aprobación, según el circuito interno de la empresa.
              • Controlar versiones y estados, asegurando que cada factura pase por las etapas correctas antes de su contabilización o pago.
              • Buscar y recuperar documentos al instante, gracias a su potente motor de indexación y metadatos.
              • Centralizar la documentación contable y fiscal, manteniendo todo ordenado y accesible desde un único entorno.

              En conjunto, VERI*FACTU, facCert y Doceo Store conforman un ecosistema completo para la gestión y trazabilidad de las facturas, tanto emitidas como recibidas.

              Una solución pensada para adaptarse al tamaño y las necesidades reales de cada empresa, asegurando el cumplimiento normativo y la eficiencia en la gestión documental.

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                Foto de pila de documentos

                Nuestras soluciones on-premise para procesos masivos de PDF se renuevan: ahora con accesibilidad documental

                Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                Novedades en 1 minuto

                Nuestras soluciones on-premise para procesos masivos de PDF se renuevan: ahora con accesibilidad documental

                En Doceo Software seguimos avanzando para ofrecer soluciones integrales y seguras para la gestión documental masiva. Ahora nuestras herramientas on-premise incorporan accesibilidad documental, cumpliendo con las normativas vigentes y asegurando que tus PDFs sean legibles y utilizables por todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.

                Doceo iPDF | Gestión masiva de PDFs

                Compresión, mejora y firma electrónica en un solo flujo de trabajo

                Doceo iPDF permite que tus documentos estén firmados, comprimidos y listos para enviar sin intervención manual, combinando rapidez, seguridad y cumplimiento normativo.

                Principales beneficios:

                • Firma automática: autenticidad y validez legal garantizada.
                • Optimización de PDFs: reduce el tamaño manteniendo calidad máxima, ideal para almacenamiento y envío electrónico.
                • Mejora de imagen: ajustes automáticos de resolución y legibilidad.
                • Integración sencilla: compatible con cualquier sistema externo, ERP, CRM o BPM.

                Funciones destacadas:

                • Importación directa de PDFs desde multifuncionales, correo, carpetas locales, fax o impresoras virtuales.
                • Documento final optimizado, ocupando el mínimo espacio sin perder calidad.
                • Flujo completamente digital y trazable.

                Doceo Ademptio | Digitalización masiva personalizada

                Doceo Ademptio es la solución para escaneo, procesamiento y clasificación masiva de documentos, tanto en papel como en formato electrónico, de manera global, sencilla y totalmente personalizable.

                Ventajas principales:

                • Ahorro de separadores y tiempo: no necesitas preparar los documentos manualmente.
                • Reducción de tamaño y mejora de imagen: optimización automática de PDFs.
                • Clasificación automática: organiza documentos según tus parámetros.
                • Renombrado automático: asigna al PDF el valor del código de barras u otros criterios.

                Gestión inteligente de documentos PDF:

                • Lectura de códigos de barras y OCR para identificar y clasificar documentos automáticamente.
                • Búsqueda y extracción de datos sin plantillas predefinidas.
                • Validación de datos contra tablas maestras del cliente.
                • Generación de PDFs a color, optimizados y de tamaño reducido.
                • Digitalización masiva con detección automática de documentos mediante separadores, códigos de barras o morfología.
                • Creación de metadatos personalizados para integración con procesos posteriores.
                • Control de acceso y trazabilidad completa.
                • Reducción de errores y costes, agilizando tiempos de espera y mejorando la eficiencia.

                En resumen, nuestras soluciones on-premise iPDF y Ademptio permiten a las organizaciones gestionar PDFs de manera masiva, segura, eficiente y accesible, cumpliendo con la normativa vigente y optimizando todos los procesos documentales.

                Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                  Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico

                  Garantizando la confidencialidad de la información y la digitalización segura en empresas medianas y grandes

                  Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                  Garantizando la confidencialidad de la información y la digitalización segura en empresas medianas y grandes

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                  Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

                  Quiero contactar con un experto...

                  En el contexto actual de transformación digital, la seguridad informática en empresas se ha convertido en un factor crítico, especialmente para compañías medianas y grandes que manejan grandes volúmenes de información sensible. La confidencialidad de los datos no solo es un requisito legal, sino también un elemento clave para generar confianza entre clientes, proveedores y empleados.

                  Cumplimiento normativo: GDPR y LOPDGDD

                  Las empresas que operan en Europa deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y, en España, con la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Estas normativas exigen:

                  • Registro y control de todos los datos personales procesados.
                  • Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
                  • Implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas frente a riesgos de pérdida, alteración o acceso no autorizado.
                  • Disponer de procedimientos claros para la gestión de incidencias y notificaciones a autoridades y usuarios.

                  El incumplimiento puede derivar en sanciones económicas significativas y en daños reputacionales difíciles de revertir.

                  Buenas prácticas con software de gestión documental

                  Para cumplir con estas normativas y optimizar los procesos internos, el uso de un software de gestión documental resulta fundamental. Algunas buenas prácticas incluyen:

                  1. Control de acceso: limitar permisos según roles y responsabilidades.

                  2. Trazabilidad de documentos: registro automático de cada acción realizada sobre un archivo.

                  3. Cifrado de datos: tanto en reposo como en tránsito, garantizando la confidencialidad.

                  4. Auditorías internas periódicas: revisar accesos, permisos y procesos de firma digital.

                  Estas prácticas permiten no solo cumplir con el compliance, sino también mejorar la eficiencia y la seguridad de los flujos de información interna.

                  Firma electrónica presencial

                  El firmante acude físicamente a un punto de firma (oficina, sucursal, notaría) y realiza la firma en formato digital sobre un dispositivo (tablet, pad biométrico).

                  Ventajas:

                  • Combina la comodidad del entorno digital con la verificación física del firmante.
                  • Permite capturar datos biométricos (presión, velocidad del trazo).

                  Usos habituales:

                  • Entidades bancarias y financieras.
                  • Compraventa presencial.
                  • Contratos donde se requiere presencia física pero con registro digital.

                  Firma con doble factor (2FA – Two-Factor Authentication)

                  El usuario debe realizar dos acciones para confirmar la firma:

                  1. Firmar el documento (dibujar firma, pulsar “acepto”).
                  2. Confirmar su identidad mediante un segundo factor: código OTP, SMS, correo, app de autenticación.

                  Ventajas:

                  • Añade una capa extra de seguridad.
                  • Reduce el riesgo de suplantación de identidad.

                  Usos habituales:

                  • Contratos online con mayor exigencia de seguridad.
                  • Procesos de recursos humanos (contrataciones, confidencialidad).
                  • Autorizaciones sensibles.

                  Firma remota o “delivery”

                  El documento se envía al firmante por un enlace seguro (correo electrónico o SMS), y este puede firmarlo desde cualquier lugar y dispositivo.

                  Ventajas:

                  • 100% online, sin desplazamientos ni instalaciones.
                  • Facilita la gestión ágil y rápida de documentos.

                  Usos habituales:

                  • Contratos comerciales a distancia.
                  • Procesos de onboarding de clientes y proveedores.
                  • Aceptación de políticas o condiciones legales.

                  Beneficios de la firma electrónica para las empresas

                  • Ahorro de tiempo y costes: Menos papel, impresiones y envíos físicos.
                  • Mayor seguridad y trazabilidad: Evidencias electrónicas que demuestran quién, cuándo y cómo firmó.
                  • Mejora en la experiencia del usuario: Flexibilidad para firmar en cualquier momento y lugar.
                  • Cumplimiento normativo: Cumple con eIDAS en Europa y con regulaciones internacionales.

                  Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

                  BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

                  La firma electrónica es mucho más que una herramienta tecnológica: es un habilitador clave para la transformación digital de las empresas. Conocer sus tipos (simple, avanzada, cualificada) y modalidades (presencial, 2FA, remota) te permitirá elegir la solución más adecuada para cada proceso, asegurando no solo validez legal, sino también eficiencia y confianza.

                  Pero el valor de la firma electrónica no se limita al momento de firmar. Hoy en día, las empresas pueden diseñar documentos a medida, adaptados a sus procesos internos y a la experiencia que desean ofrecer a clientes y colaboradores. Esto significa que:

                  • Documentos simples (contratos básicos, consentimientos, autorizaciones internas) pueden configurarse en formato HTML, facilitando su lectura desde cualquier dispositivo y asegurando una experiencia fluida.
                  • Documentos transaccionales (contratos comerciales, acuerdos financieros, operaciones de compraventa) pueden generarse en PDF firmado electrónicamente, garantizando su integridad, inalterabilidad y plena validez legal.

                  Además, contar con documentos en estos formatos asegura que estén siempre accesibles, almacenados de manera segura y con la trazabilidad necesaria para responder ante auditorías o requerimientos legales. Así, la empresa no solo cumple con la normativa vigente (como eIDAS en Europa o RGPD en materia de protección de datos), sino que también fortalece su reputación ofreciendo procesos claros, transparentes y confiables.

                  La combinación de firma electrónica + documentos digitales a medida convierte cada interacción en una oportunidad de mejorar la eficiencia, la seguridad y la experiencia de usuario, construyendo una gestión documental moderna y totalmente alineada con los estándares legales.

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                    Foto de registro de entrada de documentos

                    Registro documental obligatorio en el sector público: transparencia, trazabilidad y eficiencia

                    Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                    Registro documental obligatorio en el sector público: transparencia, trazabilidad y eficiencia

                    Descubre qué es, cómo funciona y por qué es esencial para cumplir la normativa y optimizar la gestión documental en cualquier organización.

                    Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

                    Quiero contactar con un experto...

                    La gestión documental en el sector público no es solo una cuestión administrativa: es un requisito legal que garantiza transparencia, eficiencia y control. Diversas normativas españolas obligan a ministerios, ayuntamientos, diputaciones, universidades públicas, ONG subvencionadas y fundaciones a mantener sistemas de registro y archivo de documentos que permitan la trazabilidad y la correcta rendición de cuentas. La digitalización y el cumplimiento de estas normas son ahora más accesibles gracias a soluciones como Doceo REG, que permiten implementar un registro electrónico seguro y compatible con la legislación vigente.

                    Sector público

                    La Llei 39/2015, de 1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques obliga a todas las administraciones públicas a disponer de un registro de entrada y salida de documentos (Artículo 16). Este registro debe ser interoperable mediante el Sistema d’Interconnexió de Registres (SIR), garantizando así la correcta comunicación entre organismos.

                    El cumplimiento se complementa con el Reial decret 4/2010, que establece el Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI) para asegurar seguridad, eficiencia y transparencia en la gestión de la información.

                    Aplica a: ministerios, ayuntamientos, diputaciones, consells comarcals, universidades públicas y otros organismos dependientes de la administración.

                    Foto de registro de entrada de documentos

                    ONG

                    La Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, en su Artículo 17, establece la obligación de que las ONG subvencionadas o con fondos públicos mantengan sistemas de registro y archivo documental.

                    Finalidad: garantizar transparencia y rendición de cuentas frente a la ciudadanía y los organismos financiadores.

                    Asociaciones y fundaciones

                    La Llei orgànica 1/2002, de 22 de març, reguladora del dret d’associació, no obliga explícitamente a mantener un registro documental, pero es considerada una buena práctica dentro de la gestión administrativa interna.

                    En el caso de fundaciones, la Llei 50/2002 exige transparencia y control administrativo sobre su actividad, con el objetivo de garantizar trazabilidad, organización interna y responsabilidad en la gestión de recursos.

                    Entidades públicas empresariales

                    Estas entidades están sujetas a la Llei 39/2015 (Artículo 2 y 16), ya que forman parte de la administración pública.

                    Objetivo: asegurar la correcta tramitación, control y seguridad en los documentos internos y externos.

                    Organismos autónomos

                    Regulados también por la Llei 39/2015 (Art. 16), deben contar con un registro de entrada y salida de documentos. Además, pueden estar sujetos a normativas específicas según su sector (educación, sanidad, cultura, etc.).

                    Objetivo: garantizar trazabilidad, control administrativo y cumplimiento normativo.

                    Otras normativas complementarias

                    • Reial decret 203/2021: despliega la Llei 39/2015 y regula el uso de medios electrónicos en los procedimientos administrativos.
                    • Esquema Nacional de Seguridad (ENS, Reial decret 311/2022): establece los requisitos de seguridad para la información pública y la protección de datos.

                    Digitaliza tu gestión documental con Doceo REG

                    Cumplir con estas normativas es más sencillo con herramientas especializadas. Doceo REG permite implementar un registro electrónico completo, seguro y compatible con SIR, ENI y ENS, optimizando el flujo documental y garantizando trazabilidad y transparencia.

                    Solicita una demo gratuita de Doceo REG y descubre cómo digitalizar y controlar tus documentos de forma eficiente y legal.

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