Garantizando la confidencialidad de la información en empresas medianas y grandes

Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

Garantizando la confidencialidad de la información en empresas medianas y grandes

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La gestión documental se ha convertido en un pilar fundamental para empresas de todos los tamaños y sectores. Optimizar cómo se crean, almacenan y comparten los documentos no solo aumenta la eficiencia, sino que garantiza la seguridad y cumplimiento normativo. Para CEOs y directivos C-Level, adoptar soluciones digitales específicas puede marcar la diferencia en competitividad y productividad.

Normativas europeas y españolas: GDPR y LOPDGDD

Las empresas que manejan datos personales en la Unión Europea deben cumplir obligatoriamente con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que establece medidas estrictas para la recogida, tratamiento y almacenamiento de información personal. En España, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) adapta estos requisitos al contexto nacional, estableciendo obligaciones concretas para empresas de todos los tamaños.

El incumplimiento de estas normativas puede derivar en sanciones económicas significativas y daños reputacionales. Por ello, integrar políticas claras de compliance y usar herramientas especializadas es esencial para empresas medianas y grandes.

Buenas prácticas con software de gestión documental

El uso de software de gestión documental es clave para garantizar que la información esté organizada, accesible solo para personal autorizado y trazable en cualquier momento. Algunas buenas prácticas incluyen:

  • Control de acceso: definir permisos por usuario y por departamento.
  • Registro de cambios: mantener un historial completo de modificaciones y accesos a los documentos.
  • Encriptación de datos: asegurar que los archivos estén protegidos tanto en tránsito como en almacenamiento.
  • Auditorías periódicas: revisar procesos y accesos para detectar posibles vulnerabilidades.

Implementar estas medidas no solo facilita el compliance, sino que también optimiza los procesos internos, reduciendo errores y tiempos de búsqueda de información crítica.

Digitalización segura: cómo migrar documentos sin riesgos legales

La transformación digital de pymes y grandes empresas implica digitalizar documentos históricos y actuales, pero este proceso debe realizarse de forma segura para evitar riesgos legales. El paso a paso recomendado es:

  1. Evaluar el inventario documental: identificar qué documentos deben digitalizarse según su valor legal y operativo.
  2. Preparar los documentos físicos: asegurar que estén completos y correctos antes de la digitalización.
  3. Digitalización con firma y sellado: utilizar herramientas de firma digital para garantizar autenticidad e integridad.
  4. Incorporar eCompulsa: esta funcionalidad permite certificar la equivalencia legal entre el documento digital y el original, asegurando validez jurídica.
  5. Integración en el software de gestión documental: los documentos digitalizados deben almacenarse de forma organizada y trazable, manteniendo los controles de acceso y auditoría.

Este enfoque asegura que la migración de documentos cumpla con las normativas de facturación electrónica y protección de datos, al mismo tiempo que facilita la transformación digital de la empresa sin comprometer la legalidad o seguridad de la información.

Conclusión

Garantizar la confidencialidad de la información y cumplir con la normativa vigente es una inversión estratégica para CEOs, directores IT y responsables de compliance. Implementar un software de gestión documental seguro y utilizar herramientas de firma digital y eCompulsa permite:

  • Reducir riesgos legales y sanciones.
  • Mejorar la eficiencia interna.
  • Aumentar la confianza de clientes y socios.
  • Posicionar a la empresa como referente en seguridad y cumplimiento.

La digitalización segura no es solo una obligación, sino una ventaja competitiva que toda empresa mediana o grande debería adoptar cuanto antes.

Facturación Electrónica

Doceo Factura es una solución completa para la emisión y recepción de facturas electrónicas, cumpliendo con la normativa vigente como la Ley Crece y Crece y el Real Decreto 1619/2012. Permite la firma electrónica de facturas, tanto al recibirlas como al emitirlas, según lo establecido por la legislación actual.

La plataforma ofrece emisión ilimitada de facturas, personalización con logotipos, copias de seguridad y la posibilidad de integrarse con otras plataformas mediante API doceosoftware.

Gestión Documental

Doceo Store es un gestor documental integral que permite la organización, almacenamiento y recuperación eficiente de documentos en la nube. Incluye funcionalidades avanzadas como la automatización de flujos de trabajo, firma electrónica, control horario y acceso multilingüe. Además, facilita la edición avanzada de PDFs, la creación de etiquetas personalizadas y la gestión de tareas visual mediante tableros Kanban.

Recursos Humanos

Doceo RRHH es una solución completa para la gestión de la documentación del personal, con avisos de validación automática y todo a distancia. Permite gestionar perfiles de empleados, controlar el tiempo laboral, automatizar procesos de validación y mantener un historial detallado de acciones.

Cumplimiento Normativo

Todas las soluciones de Doceo Software están diseñadas para garantizar el cumplimiento de normativas legales como el RGPD, la Ley Crece y Crece y el Real Decreto 1619/2012. Esto asegura que los procesos empresariales se realicen de manera legal y eficiente, minimizando riesgos y optimizando recursos.

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    Ilustración conceptual de gráficos de conexión de tecnología de la información con nodos y líneas interconectadas, representando redes digitales y flujo de datos.

    Cómo reducir un 30 % el tiempo dedicado a la gestión documental en tu empresa

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    Cómo reducir un 30 % el tiempo dedicado a la gestión documental en tu empresa

    Optimiza tus procesos internos con automatización y trazabilidad documental

    La gestión documental es un proceso esencial en cualquier empresa, pero también uno de los que más tiempo consume y genera errores si no se organiza correctamente. Para CEOs, COOs y responsables de operaciones y logística, optimizar estos procesos no solo mejora la productividad, sino que también impacta directamente en la rentabilidad y la satisfacción del cliente.

    En este artículo, te presentamos estrategias prácticas, ejemplos de implementación de software de gestión documental y la importancia de la trazabilidad para garantizar eficiencia y seguridad.

    Automatización de la gestión documental

    Uno de los principales retos de las empresas es el tiempo que se dedica a archivar, clasificar y localizar documentos. La automatización de estos procesos puede reducir hasta un 30 % el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas.

    Ejemplos prácticos de automatización:

    • Captura automática de documentos: el software digitaliza y clasifica facturas, contratos o correos electrónicos directamente en el sistema.
    • Flujos de aprobación automáticos: asignación de tareas a responsables según reglas predefinidas, evitando retrasos y duplicidades.
    • Alertas y recordatorios: para vencimientos de contratos, renovaciones o auditorías.

    El resultado es un proceso más rápido, menos dependiente de la intervención manual y con menor riesgo de errores humanos.

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      Optimización de procesos internos mediante trazabilidad

      La trazabilidad documental es la capacidad de conocer en todo momento el estado y la ubicación de cada documento dentro de la empresa. Esto no solo ayuda a cumplir con normativas, sino que también evita errores y duplicidades.

      Casos reales de aprovechamiento de la automatización:

      Consultora de servicios financieros

      Implementó un sistema que automatiza la clasificación de contratos legales, enviando automáticamente cada documento al responsable correspondiente para revisión. Antes, los documentos se duplicaban y se perdían entre varias carpetas físicas y digitales. Con la automatización, el tiempo de procesamiento se redujo en un 35 %, y los errores de duplicidad desaparecieron prácticamente.

      Empresa de logística

      Automatizó el registro de albaranes y órdenes de envío mediante un flujo que captura, válida y distribuye los documentos automáticamente. Además, los responsables reciben alertas de incidencias en tiempo real. Esto permitió reducir los retrasos de entrega en un 25 % y mejorar la satisfacción de los clientes, al mismo tiempo que el equipo podía centrarse en tareas estratégicas en lugar de gestión manual de documentos.

      Firma de consultoría tecnológica

      Introdujo un flujo automatizado para la facturación y seguimiento de proyectos. Cada factura se genera, valida y archiva automáticamente, con trazabilidad completa de aprobación y envío. Esto no solo aceleró el ciclo de facturación, sino que permitió un control total sobre el histórico de documentos, facilitando auditorías y reportes a la dirección.

      Beneficios de combinar automatización y trazabilidad

      Reducir hasta un 30 % del tiempo dedicado a la gestión documental es posible si combinamos automatización, procesos optimizados y trazabilidad documental. Para CEOs y C-Level, invertir en soluciones de software especializadas representa un retorno directo en eficiencia, seguridad y competitividad.

      Integrar automatización y trazabilidad en un sistema de gestión documental ofrece ventajas clave:

      1. Eficiencia operativa: menos tiempo dedicado a tareas repetitivas y más enfoque en tareas estratégicas.
      2. Reducción de errores: los documentos se registran y rastrean de forma automática, evitando duplicidades o pérdidas.
      3. Seguridad y cumplimiento: se garantiza que la información sensible se gestione de acuerdo con las normativas legales y corporativas.
      4. Escalabilidad: la empresa puede crecer sin que la gestión documental se convierta en un cuello de botella.
      Implementación práctica en tu empresa
      • Paso 1: Analiza los procesos actuales de gestión documental y detecta los cuellos de botella.
      • Paso 2: Define reglas claras de clasificación y flujo de documentos.
      • Paso 3: Implementa un software de gestión documental que permita automatizar tareas y registrar trazabilidad.
      • Paso 4: Forma a tu equipo y establece métricas de seguimiento de eficiencia y errores.

      Un sistema bien implementado no solo reduce tiempos, sino que ofrece un control completo sobre la información, mejorando la toma de decisiones y la productividad.

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        Transformación digital legal, casos y estrategias de gestión documental

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        Lo más relevante en gestión documental

        Transformación digital legal, casos y estrategias de gestión documental

        La transformación digital legal ya no es solo un objetivo tecnológico: es una necesidad estratégica. Los cambios legales que se avecinan en 2025–2026 impactarán directamente en cómo las empresas gestionan sus documentos, protegen datos y automatizan trámites administrativos.

        Lecturas clave para entender la transformación digital legal:

        Para C-Level y Dirección: estos contenidos ofrecen un mapa del marco legal emergente y las herramientas que conviene adoptar para no quedarse atrás en la transformación documental. Incorporarlas a tiempo puede convertir el cumplimiento legal en una ventaja estratégica y operativa.

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            Métodos, procesos y casos aplicados

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            Lo más relevante en gestión documental

            Métodos, procesos y casos aplicados

            Gestionar documentos digitales no es solo cuestión de cumplir normas: implica entender qué tipo de documento tenemos, cómo se utiliza y cómo optimizar los procesos para mejorar la eficiencia y la accesibilidad.

            Lecturas clave para aprender de métodos, procesos y casos reales:

            Para Managers y Especialistas: estos artículos aportan ejemplos reales y casos de uso que pueden inspirar mejoras en procesos internos, implementación de nuevas tecnologías y colaboraciones estratégicas. Adoptar estas prácticas puede marcar la diferencia en eficiencia, cumplimiento normativo y experiencia de usuario.

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                Accesibilidad y normativa

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                Lo más relevante en gestión documental

                Accesibilidad y normativa

                La accesibilidad digital ya no es un extra: es una obligación legal y una oportunidad estratégica. La nueva normativa europea marca un antes y un después en cómo las empresas y organismos deben garantizar que sus documentos digitales sean accesibles, especialmente para personas ciegas o con baja visión.

                 Lecturas clave para entender la accesibilidad digital:

                Para CEOs y responsables de IT: cumplir con las normas de accesibilidad ya no es opcional. Ignorarla puede derivar en litigios legales, pérdida de reputación y barreras de usabilidad. Invertir en accesibilidad significa apostar por confianza, inclusión y retorno tangible en la experiencia digital de todos.

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                    Cas d’èxit real: Maydisa digitalitza la gestió documental i logística amb el Kit Digital.

                    Maydisa construcción y reformas

                    Icono de Doceo Software: gestión documental, firma electrónica, facturación electrónica y albarán digital

                    Caso de éxito I Sector de la construcción y reformas

                    Maydisa

                    Transformación digital de la gestión documental y logística gracias al Kit Digital

                    Cuando pensamos en el Kit Digital, a menudo nos vienen a la mente críticas o experiencias poco satisfactorias. Pero también existen historias reales de éxito que merecen ser contadas. Este es el caso de Maydisa, una empresa referente en el sector de la construcción y las reformas.

                    Maydisa es un referente en el sector de la construcción y las reformas, especializada en materiales de alta calidad para obra nueva, rehabilitación y reforma integral. Con una larga trayectoria y vocación innovadora, la empresa ha sabido evolucionar al ritmo del mercado, ofreciendo soluciones técnicas a profesionales de todo el país.

                    Para ganar agilidad en la gestión y entrega de materiales, Maydisa apostó por avanzar en su transformación digital y optimizar sus procesos diarios.

                    Cas d’èxit real: Maydisa digitalitza la gestió documental i logística amb el Kit Digital.
                    Vista aérea de las instalaciones de la empresa Maydisa.

                    Maydisa ya contaba con una solución básica para su gestión documental, que funcionaba como repositorio de archivos. Sin embargo, con el paso del tiempo y el crecimiento natural de la empresa, se vio la oportunidad de ir más allá y convertir esta herramienta en un verdadero apoyo activo para los procesos logísticos y administrativos.

                    En un entorno como el de Maydisa, donde la coordinación entre almacenes, transportistas y clientes genera un alto volumen documental —especialmente en lo que respecta a albaranes y comprobantes de entrega— resulta clave disponer de sistemas ágiles y fiables.

                    Algunos de los retos que motivaron esta evolución fueron:

                    • Gestión documental compleja: la documentación generada en papel aumentaba con la actividad, y era necesario encontrar una forma más eficiente de gestionarla y compartirla entre departamentos.
                    • Trazabilidad mejorable: el seguimiento de pedidos se realizaba manualmente, lo que dificultaba una trazabilidad completa y en tiempo real.
                    • Confirmación de entregas con demoras innecesarias: la validación de documentos podía agilizarse, lo cual habría permitido cerrar las operaciones con mayor rapidez.
                    • Minimización de errores humanos: automatizar procesos se presentaba como una oportunidad para reducir riesgos y mejorar la calidad de la información gestionada.

                    La exigencia constante y la atención a las novedades tecnológicas que optimizan los procesos internos son factores clave que impulsan la eficiencia y el crecimiento sostenido de la empresa.

                    La apuesta de Maydisa por la transformación digital refuerza su compromiso con la eficiencia, la sostenibilidad y la innovación. Gracias a esta solución, la empresa no solo ha optimizado sus procesos logísticos, sino que ha establecido las bases para seguir creciendo de forma inteligente y adaptada a los retos futuros del sector de la construcción.

                    • Reducción del 90 % en el uso de papel para albaranes y documentación logística.
                    • Confirmación inmediata de entregas y recepción de materiales.
                    • Mejora en la trazabilidad y el control interno, gracias a una gestión documental unificada y digital.
                    • Ahorro de tiempo y recursos, permitiendo que el equipo se enfoque en tareas de mayor valor añadido.
                    • Mayor satisfacción del cliente, ofreciendo un servicio más ágil, transparente y moderno.

                    Este caso demuestra que, bien aprovechado, el Kit Digital puede ser un verdadero motor de transformación digital. No se trata solo de implementar nuevas herramientas, sino de repensar procesos, automatizar tareas y dotar al equipo de soluciones eficientes.

                    En Maydisa, la digitalización ya no es una promesa de futuro: es una realidad que los hace más ágiles, competitivos y preparados para seguir creciendo.

                    Infografía del caso de éxito: Maydisa apuesta por el Kit Digital para transformar la gestión documental.

                    Gracias al Kit Digital, Maydisa aprovechó la oportunidad para implementar una versión avanzada, integrada con su ERP y totalmente adaptada a sus necesidades.

                    Esta decisión supuso una transformación real en su forma de trabajar:

                    • Clasificación automática de documentos: el sistema lee códigos de barras generados desde el ERP o escaneados, e indexa automáticamente los documentos con los datos correspondientes.
                    • Bandejas compartidas entre departamentos: se crearon espacios colaborativos para revisar y clasificar la documentación según el estado del proceso, mejorando la coordinación interna.
                    • Gestión del crédito y validación de ventas: ahora se realiza digitalmente, mediante sellos automáticos con información clave (responsable, importe, fase de validación, etc.).
                    • Reuniones semanales más eficientes: la documentación está organizada según su estado dentro del flujo de trabajo, lo que facilita la toma de decisiones en compras, ventas y administración.
                    • Acceso directo desde el ERP: los documentos quedan enlazados a campos clave y se pueden consultar con un solo clic desde el sistema de gestión.
                    • Migración completa del histórico: todo el archivo documental anterior se integró en el nuevo sistema, centralizando el acceso a la información.

                    Este caso demuestra que, bien aprovechado, el Kit Digital puede ser un verdadero motor de transformación digital. No se trata solo de implementar herramientas nuevas, sino de repensar procesos, automatizar tareas y dotar al equipo de soluciones eficientes.

                    En Maydisa, la digitalización ya no es una promesa de futuro: es una realidad que les hace más ágiles, competitivos y preparados para seguir creciendo.

                    Kit Digital y doceosoftware

                    Cuando pensamos en el Kit Digital, a menudo nos vienen a la mente críticas o experiencias poco satisfactorias. Pero también existen historias reales de éxito que merecen ser contadas. Este es el caso de Maydisa, como hemos visto.

                    El Kit Digital ha sido sin lugar a dudas una iniciativa clave para impulsar la digitalización de las empresas españolas. Sin embargo, en algunos casos, una comunicación poco clara ha generado malentendidos y cierto mal sabor de boca entre empresas que no recibieron la información adecuada o confiaron en agentes poco preparados.

                    Es importante recordar que el Kit Digital no es una solución mágica, pero sí un punto de partida potente para modernizar procesos, ganar eficiencia y hacer más competitivas a las empresas tanto dentro como fuera del país. Un ejemplo claro es el Kit de Servicios de Oficina VirtualGestión de Procesos o la nueva Gestión de procesos con IA, que permite integrar soluciones para optimizar flujos de trabajo, eliminar tareas manuales y reducir errores. Según diversos estudios, las empresas que digitalizan su gestión interna pueden llegar a mejorar su productividad hasta en un 20%* respecto a aquellas que no tienen un control automatizado de sus procesos.

                    Esperamos que empresas como Maydisa, que han apostado por este camino, continúen avanzando en su crecimiento. Y animamos a todas las organizaciones a no temer al Kit Digital, sino a informarse bien, buscar asesoramiento de calidad y confiar en agentes digitalizadores honestos y profesionales. La digitalización es una inversión de futuro —con el apoyo adecuado, puede ser una verdadera palanca de cambio.

                    *Datos extraídos de EuropaPress 

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                      Imagen de caso de uso de Control Horario Doceo InTime. Gestión de jornada laboral y registro digital.

                      La nueva normativa sobre control horario en el trabajo: cómo y cuándo habrá que fichar

                      Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                      La nueva normativa sobre control horario en el trabajo 2026: cómo y cuándo habrá que fichar

                      Novedades en 3 minutos

                      El Ministerio de Trabajo está ultimando los trámites para aprobar un nuevo sistema de registro de la jornada laboral y medidas para garantizar el llamado derecho a la desconexión digital de los trabajadores.

                      El objetivo en materia de registro horario es hacerlo menos manipulable y más accesible para la Inspección de Trabajo. En cuanto a la desconexión digital, se pretende garantizar un verdadero descanso para los trabajadores.

                      ¿Cómo se controlará la jornada laboral?

                      El registro de horas trabajadas es obligatorio en todas las empresas desde 2019. La principal novedad de la normativa que se plantea ahora es que este control deberá realizarse de forma exclusivamente electrónica.

                      Esto significa que dejarán de ser válidos los registros en papel. Cuando entre en vigor la nueva norma, los trabajadores solo podrán registrar sus horas de trabajo mediante programas informáticos, aplicaciones móviles, páginas web o tarjetas con tecnología RFID o códigos QR.

                      Toda esta información deberá almacenarse en un archivo seguro y accesible —y esta es otra novedad importante— en cualquier momento y de forma remota por parte de la Inspección de Trabajo.

                      Además, todo deberá realizarse en un entorno técnicamente seguro para evitar fugas de datos, y quedará prohibido el uso de sistemas biométricos como huellas dactilares o reconocimiento facial.

                      El Ministerio de Trabajo afirma que busca un sistema “realmente eficaz”, guiado por los principios de objetividad, fiabilidad y accesibilidad. 

                      Imagen de caso de uso de Control Horario Doceo InTime. Gestión de jornada laboral y registro digital.

                      El Ministerio de Trabajo quiere que el registro de entrada y salida en el lugar de trabajo sea exclusivamente electrónico y que la Inspección de Trabajo tenga acceso directo a los datos para controlar las horas extraordinarias.

                      ¿Habrá que reflejar las horas extra?

                      Sí. La futura norma especifica que será el propio trabajador quien deberá indicar si las horas registradas son de trabajo efectivo o de disponibilidad, así como si son ordinarias o extraordinarias.

                      El Ministerio también quiere que las horas extra queden reflejadas en la nómina mensual, independientemente de cómo se compensen.

                      El objetivo es acabar con lo que los sindicatos califican de fraude: no pagar las horas extraordinarias no cotizadas ni declaradas. Según datos del Instituto de Estadística, en 2025, en los tres primeros meses del año se realizaron en Cataluña más de 13 millones de horas extra, de las cuales 7 millones no se pagaron.

                      Llegar tarde al trabajo puede implicar descuentos en la nómina, según una sentencia.

                      ¿Cómo se garantizará el derecho a la desconexión digital?

                      La desconexión digital es otro de los grandes objetivos del Ministerio de Trabajo. Se trata, por ejemplo, de no tener que responder llamadas o correos electrónicos relacionados con la empresa fuera del horario laboral efectivo.

                      La consulta pública iniciada plantea la necesidad de proteger a los trabajadores en relación con las condiciones pactadas, la conciliación de la vida personal y familiar y su propia salud.

                      En concreto, el texto que fue al Congreso y que ahora se quiere recuperar hablaba de garantizar la “ausencia de comunicación por parte de la empresa” fuera del horario de trabajo pactado y de no tener que estar “localizable” cuando no se está trabajando.

                      Doceo InTime ya cumple con todos los requisitos de esta nueva normativa, ofreciendo un sistema de control horario totalmente electrónico, seguro, accesible para la Inspección de Trabajo y compatible con teletrabajo, lo que garantiza a las empresas estar preparadas para el nuevo marco legal.

                      ¿Cumple tu sistema actual de control horario con la nueva ley?

                      1. Registro exclusivamente electrónico: nada de fichajes en papel; solo apps, web, software o tarjetas RFID/QR.
                      2. Acceso remoto para Inspección de Trabajo: los datos deben estar almacenados de forma segura y accesibles en cualquier momento.
                      3. Protección de datos reforzada: entorno seguro y prohibición de datos biométricos (huellas, rostro).
                      4. Objetividad, fiabilidad y accesibilidad: el sistema debe garantizar registros veraces y consultables.
                      5. Compatibilidad con teletrabajo y presencialidad: permitir fichajes en ambos entornos.
                      6. Registro detallado de horas: diferenciar horas ordinarias, extraordinarias y de disponibilidad.
                      7. Horas extra reflejadas en nómina: las horas extraordinarias deben aparecer mensualmente, sin importar cómo se compensen.
                      8. Derecho a la desconexión digital: el sistema debe ayudar a garantizar que no haya comunicaciones laborales fuera del horario pactado.

                      Doceo InTime ya cumple la normativa

                      Con Doceo InTime, las empresas pueden cumplir de forma sencilla y eficaz con las nuevas exigencias legales en control horario.

                      Este sistema ofrece un registro horario 100% electrónico, intuitivo y automatizado, que permite a los empleados fichar fácilmente su entrada y salida tanto en presencial como en teletrabajo.

                      Doceo InTime garantiza la inalterabilidad y trazabilidad de los datos: todos los registros quedan guardados de forma segura y accesible para ambas partes, lo que proporciona total transparencia y fiabilidad ante cualquier inspección o disputa laboral.

                      Además, la Inspección de Trabajo puede tener acceso remoto a los datos cuando sea necesario, cumpliendo así con el nuevo requisito legal de disponibilidad inmediata de la información.

                      El sistema también incorpora funcionalidades avanzadas para garantizar la desconexión digital, ayudando a las empresas a gestionar las horas fuera del horario laboral y evitar comunicaciones a los empleados durante sus periodos de descanso, salvo en casos estrictamente necesarios.

                      Así, Doceo InTime no solo cumple con la nueva normativa de registro horario, sino que también ayuda a las empresas a proteger los derechos de sus trabajadores y a construir una jornada laboral más equilibrada y eficiente para todos.

                      • Registro exclusivamente electrónico: queda prohibido el fichaje en papel.
                      • Acceso remoto para la Inspección de Trabajo: los datos deben estar disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.
                      • Inalterabilidad y transparencia: la empresa no puede modificar los registros; todo queda guardado para ambas partes en caso de disputa.
                      Mockup de Doceo InTime | Aplicación gratuita de control horario

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                        Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión

                        Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                        Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión

                        Cumplir con la normativa y mejorar la experiencia de todos los usuarios es posible: descubre herramientas y soluciones para PDFs accesibles

                        Hoy en día, la accesibilidad ya no es opcional: es parte fundamental de cómo compartimos información. Los PDF se han convertido en un formato habitual para difundir contenidos, pero no siempre resultan fáciles de usar para personas ciegas o con baja visión. Garantizar que estos documentos cumplan la normativa no es solo una cuestión legal; también es apostar por la inclusión y la igualdad de oportunidades.

                        ¿Por qué es importante comprobar la accesibilidad de un PDF?

                        Los PDF son uno de los formatos más comunes para compartir información en empresas, administraciones y entidades. Sin embargo, no todos están diseñados para ser utilizados por personas ciegas o con baja visión. La accesibilidad implica que el documento tenga una estructura correcta, etiquetas, orden de lectura y textos alternativos para que los lectores de pantalla puedan interpretarlo. Verificarla es un compromiso con la inclusión y también con el cumplimiento de la normativa.

                        ¿Quién está incluido?
                        • Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
                        • Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
                        • Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
                        • Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
                        • Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
                        • Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.
                        Aspectos legales y responsabilidad empresarial

                        ¿Qué normativa regula la accesibilidad de documentos digitales?

                        En España, la Ley 11/2023 de accesibilidad establece la obligación de que los documentos digitales sean accesibles, tanto para administraciones públicas como, progresivamente, para empresas privadas. Además, las directrices WCAG del W3C marcan el estándar internacional para la accesibilidad web y documental.

                        ¿Qué riesgos existen si no se cumple con la normativa?

                        No cumplir con estos requisitos puede derivar en sanciones y pérdida de contratos con el sector público. Pero, sobre todo, supone excluir a un sector importante de la población, dañando la imagen de la organización y reduciendo su alcance potencial.

                        ¿Qué beneficios tiene apostar por la accesibilidad?

                        • Refuerza la imagen de marca y la responsabilidad social.
                        • Amplía la audiencia y mejora la experiencia de usuario.
                        • Prepara a la organización para normativas futuras más estrictas.

                        Herramientas gratuitas para comprobar la accesibilidad de un PDF

                        Existen varias herramientas gratuitas que facilitan esta comprobación:

                        • Adobe Reader (Lectura en voz alta): Permite seleccionar texto y usar su función de lectura en voz alta. Si el contenido se puede leer correctamente, es un buen indicio de que el PDF tiene cierto grado de accesibilidad.
                        • PAC – PDF Accessibility Checker: Una herramienta gratuita especializada para auditar PDFs según estándares internacionales como WCAG y PDF/UA. Ofrece informes detallados y señala los puntos que deben mejorar.

                        También puedes apoyarte en complementos y extensiones para navegadores o suites ofimáticas que integran comprobadores de accesibilidad desde la creación del documento.

                        ¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

                        DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

                        Descubre más¿Quieres contactar con un experto?

                        Soluciones profesionales: en Doceo Software podemos ayudarte

                        En Doceo Software entendemos que la accesibilidad no es solo una obligación, sino una oportunidad para llegar a más personas. Por eso ofrecemos:

                        • Estudio personalizado de tus documentos: analizamos el estado actual de tus PDFs para evaluar su accesibilidad.
                        • Diseño de documentos accesibles a medida: creamos o rediseñamos PDFs cumpliendo con las normativas vigentes.
                        • Adaptación de documentos existentes: desde un único PDF hasta documentos transaccionales que se generan automáticamente según las necesidades de tus clientes o usuarios.

                        Nuestro objetivo es que tu organización cumpla con las normativas de accesibilidad y ofrezca una experiencia inclusiva a todas las personas.

                        Diseño de documentos accesibles a medida

                        Somos especialistas en diseño y gestión integral de documentos digitales accesibles a medida.

                        Trabajamos 360º para que tu organización cumpla con la normativa vigente y facilite el acceso a la información a todas las personas.

                        Ofrecemos dos grandes soluciones: diseñamos desde cero cualquier tipo de documento con criterios de accesibilidad o transformamos tus archivos actuales (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en versiones plenamente accesibles.

                        Además, automatizamos flujos documentales, integramos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, todo bajo estándares como la Ley 11/2018, el Real Decreto 1112/2018, la Directiva UE 2019/882 y las normas WCAG 2.1/UNE-EN 301 549.

                        Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, pymes y entidades del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, refuerzan la imagen inclusiva de tu organización y garantizan accesibilidad real.

                        En DoceoSoftware trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.

                        Saber más 

                        Adaptación de documentos PDF existentes

                        No importa si se trata de un único PDF o de un sistema completo de documentos transaccionales: en Doceo Software podemos adaptar y transformar tus archivos para que cumplan con las normativas de accesibilidad vigentes y puedan ser leídos por personas ciegas o con baja visión.

                        • De un único PDF a grandes volúmenes: podemos trabajar desde documentos individuales hasta grandes lotes de archivos, garantizando la coherencia y la calidad en todos ellos.
                        • Documentos transaccionales: nos especializamos en adaptar documentos dinámicos que se generan automáticamente (facturas, contratos, extractos, notificaciones…). Este tipo de documentos, por su naturaleza cambiante, suelen ser los más complejos de adaptar, pero con nuestras soluciones conseguimos que cumplan con estándares de accesibilidad desde su origen.
                        • Estructuración y etiquetado semántico: reorganizamos y etiquetamos correctamente los elementos del PDF (títulos, tablas, listas, imágenes y descripciones alternativas) para que los lectores de pantalla interpreten la información de forma precisa.
                        • Optimización del flujo de trabajo: si tu empresa genera PDFs de manera automatizada, podemos intervenir en el proceso para que la accesibilidad quede integrada desde la creación, ahorrando tiempo y costes a largo plazo.

                        Con este enfoque integral, no solo adaptamos documentos ya creados, sino que también ayudamos a diseñar procesos para que tus PDFs sean accesibles desde el primer momento, evitando retrabajos y cumpliendo con las normativas.

                        En el ámbito de la comunicación con clientes existen diferentes tipos de documentos digitales. Conocerlos es clave para entender cómo gestionarlos y garantizar su accesibilidad.

                        ¿Qué son los documentos transaccionales?

                        Los documentos transaccionales son aquellos que se generan como parte de un proceso o interacción concreta con el cliente. Contienen información personalizada y, a menudo, de carácter legal o contractual. Por su importancia, deben ser accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.

                        Ejemplos de documentos transaccionales:

                        • Facturas
                        • Recibos
                        • Contratos
                        • Notificaciones de pago
                        • Comunicaciones críticas de servicio

                        Estos documentos suelen ser obligatorios, requieren trazabilidad y deben cumplir con normativas tanto de protección de datos como de accesibilidad digital.

                        ¿Qué son los documentos simples?

                        Los documentos simples son comunicaciones menos críticas y generalmente con contenido estándar o informativo. Aunque también pueden personalizarse, no tienen el mismo nivel de obligatoriedad o formalidad que los transaccionales.

                        Ejemplos de documentos simples:

                        • Comunicaciones comerciales
                        • Newsletters
                        • Folletos digitales
                        • Anuncios informativos
                        • Recordatorios de servicio

                        Aunque sean menos formales, también conviene diseñarlos accesibles para no excluir a ninguna persona usuaria.

                        Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                          ¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?

                          Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                          ¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?

                          Guía práctica para empresas

                          La accesibilidad documental es un requisito legal y ético que garantiza que cualquier persona, independientemente de sus capacidades, pueda acceder, comprender y utilizar la información en formato digital o impreso.

                          En España, este marco normativo se apoya principalmente en:

                          • Real Decreto Legislativo 1/2013, que aprueba la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social.
                          • Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
                          • Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.
                          • Real Decreto 1112/2018, sobre accesibilidad de sitios web y aplicaciones móviles del sector público (transposición de la Directiva (UE) 2016/2102).
                          • Normas técnicas UNE-EN 301 549 y pautas internacionales WCAG 2.1.

                          Pero… ¿qué empresas y organizaciones están obligadas a cumplirlo?

                          Administraciones públicas y sector público

                          Las Administraciones Públicas y el Sector Público en general son los principales obligados a garantizar la accesibilidad digital, ya que gestionan servicios esenciales y afectan de forma directa a toda la ciudadanía.

                          Quién está incluido
                          • Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
                          • Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
                          • Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
                          • Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
                          • Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
                          • Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.
                          Qué debe ser accesible

                          Toda la documentación y servicios electrónicos, entre ellos:

                          • Páginas Web corporativas y portales temáticos.
                          • Formularios online y trámites electrónicos.
                          • Documentos descargables (PDFs, informes, convocatorias, pliegos).
                          • Aplicaciones móviles o de escritorio vinculadas a la prestación de servicios.
                          • Comunicaciones oficiales electrónicas: notificaciones, correos electrónicos, mensajes en apps o sistemas de gestión.
                          • Plataformas educativas y administrativas: como campus virtuales, sistemas de becas o bolsas de empleo públicas.
                          Una mujer sonríe y atiende una llamada telefónica, representando el servicio al cliente.

                          Empresas que Prestan Servicios Públicos Financiados con Fondos Públicos

                          Muchas empresas privadas que gestionan servicios esenciales bajo concesión también deben garantizar la accesibilidad documental. Al operar con fondos públicos, tienen la misma responsabilidad que las administraciones de asegurar que toda su comunicación con la ciudadanía sea clara, usable y accesible.

                          Sectores más relevantes
                          • Transporte público: metro, autobuses, ferrocarriles.
                          • Suministro de servicios básicos: agua, luz, gas, energía.
                          • Telecomunicaciones y conectividad: telefonía, internet y servicios digitales básicos regulados o financiados.
                          Tipología de documentos

                          Toda la documentación y servicios electrónicos, incluyendo:

                          • Páginas web informativas y portales de usuario.
                          • Formularios, solicitudes y gestiones online.
                          • Documentos descargables: facturas, contratos, condiciones de servicio, informes de mantenimiento.
                          • Aplicaciones móviles o de escritorio vinculadas a la prestación del servicio.
                          • Comunicaciones electrónicas oficiales y atención al cliente digital.

                          Modalidades de documentos

                          • Documentos transaccionales: facturas, recibos, contratos, notificaciones de pago o de servicio. Son comunicaciones críticas, personalizadas y de obligado acceso para todos los usuarios.
                          • Documentos simples: comunicaciones comerciales, newsletters, folletos digitales, anuncios informativos o recordatorios de servicio.
                          Ambos tipos de documentos, junto con los entornos digitales asociados (webs, formularios, apps, PDFs), forman parte de la estrategia de Customer Communications Management (CCM). El CCM permite a estas empresas gestionar de forma centralizada, eficiente y accesible todas las interacciones con sus clientes.

                          Empresas Privadas en Determinadas Circunstancias

                          Muchas empresas privadas que gestionan servicios esenciales bajo concesión también deben garantizar la accesibilidad documental, ya que operan con fondos públicos y afectan directamente a la ciudadanía.

                          Quién está incluido
                          • Contratistas y proveedores de la Administración Pública: deben cumplir cláusulas de accesibilidad si aparecen en sus contratos.
                          • Grandes empresas: más de 100 empleados o facturación superior a 6 millones de euros. La Ley de Discapacidad exige accesibilidad en sus comunicaciones y documentación.
                          • Bancos, aseguradoras y empresas de servicios esenciales: tienen la obligación de ofrecer documentación contractual y comunicaciones con clientes en formatos accesibles.
                          Tipología de documentos
                          • Documentos transaccionales: contratos, pólizas, extractos bancarios, condiciones generales, recibos, certificados.
                          • Documentos simples: publicidad, campañas promocionales, emails de marketing, avisos generales.

                          Estos documentos forman parte de la estrategia de Customer Communications Management (CCM), que no solo asegura la accesibilidad, sino que también optimiza la relación empresa–cliente, reforzando la confianza y cumpliendo con la normativa vigente.

                          ¿Por qué es importante?

                          • Garantiza el derecho a la igualdad de acceso para todos los usuarios.
                          • Cumple con las obligaciones legales (Ley de Discapacidad, contratos con la Administración, normativa europea).
                          • Mejora la experiencia del cliente y la percepción de marca.

                          ¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?

                          Doceo Software puede acompañarte en todo el proceso práctico: auditoría de documentos actuales, diseño de plantillas accesibles, automatización de generación accesible desde tu ERP o sistema de facturación, validación automática y creación de un flujo de remediación para todo el parque documental transaccional.

                          Si quieres, podemos:

                          • auditar una muestra representativa de tus documentos transaccionales;
                          • proponer cambios en plantillas y en el pipeline de generación;
                          • implementar comprobación automática y reporting;

                          Contacta con Doceo Software para una demo y descubre cómo convertir tu masa documental en un activo accesible y conforme.

                          Trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.

                          Somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).

                          Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.

                          Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.

                          ¿tienes gran cantidad de documentos transaccionales?

                          Retos

                          • Volumen masivo que impide la revisión manual de cada PDF.
                          • Fuentes de datos variadas (ERP, CRM, plataformas e-commerce) que generan plantillas distintas.
                          • Necesidad de preservar firma electrónica, estructura fiscal y validez legal al tiempo que se hace accesible.

                          ¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

                          DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

                          Descubre más¿Quieres contactar con un experto?

                          Soluciones recomendadas

                          • Crear plantillas accesibles desde el origen: diseña las plantillas (facturas, albaranes, correos) con estructura semántica (encabezados, tablas accesibles, textos alternativos, enlaces claros) y configura el generador para que produzca PDF etiquetados o formatos accesibles. Esto evita tener que corregir documentos después.
                          • Automatizar etiquetado y validación: integra un proceso que convierta la salida de tu ERP a PDF/UA o a formatos alternativos accesibles y que ejecute comprobaciones automáticas (checkers WCAG/PDFUA).
                          • Gestión por capas: conserva la versión legal/fiscal y añade una capa accesible (por ejemplo, una versión HTML accesible vinculada desde el PDF o una representación accesible en el área de cliente).
                          • Priorizar por criticidad: empieza por facturas y comprobantes que reciben consumidores con discapacidad; luego, notificaciones críticas (contratos, avisos legales).
                          • Monitorización y reporting: genera informes de conformidad, tickets de corrección y un plan de remediación continuo.
                          • Formación y gobernanza: forma a los equipos que diseñan plantillas y mantiene criterios de accesibilidad en los requisitos funcionales.

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