Logo Doceo Portal Reg, Registro de enrada y salida de documentos

Portal de registre d'entrada i sortida de documents

Com funciona doceo REG?
FAQ: tot sobre el registre d'entrada i eixida
SECTORS I LEGISLACIÓ
CASOS D'ÈXIT
CONTACTE

Ciutadania

Doceo Portal és una plataforma per a la comunicació entre ciutadania i personal intern, amb accés segur per rols, gestió documental i consulta de notificacions.

  • Presenta sol·licituds i documentació
  • Consulta els tràmits i les notificacions
  • Accés segur a la informació de l’expedientAdministració

Administració

doceo Reg és una plataforma web per a la gestió dels registres d'entrada i eixida de documentació per part del personal intern de l'organització.

  • Registra i gestiona els tràmits rebuts
  • Emet notificacions amb traçabilitat de lectura
  • Evidències electròniques i control del procés

CODI AUTOMÀTIC

Tots els documents comptaran amb un codi d'entrada o sortida generat automàticament, amb segellat de temps i metadades.

RESGUARD

Per a cada registre, es generarà un resguard de presentació del registre.

TRAÇABILITAT

Sempre podreu conèixer l'origen i la destinació de cada document, juntament amb altres metadades, garantint-ne la integritat, la traçabilitat i l'autenticitat.

CERCES

Podeu realitzar cerques totals i parcials de registres o de la informació continguda en ells, així com cerques de documents per estat.

CÒPIA AUTÈNTICA

Generació de la còpia autèntica d'un document en paper o en format digital, amb garanties màximes.

REPOSITORI DE DOCUMENTS

Creació i pujada d'un document nou.

PERMISOS

Permisos i rols d'usuari 100% configurables

VINCLES

Generació de enllaços entre registres i/o documents.

Què és i com funciona doceo pORTAL REG?

Què és?

doceo Portal REG és una solució integral per a la gestió digital del registre d’entrada i sortida de documentació i la comunicació entre la ciutadania i l’organització, que unifica en una sola plataforma el portal extern i la gestió interna dels tràmits.

A través de doceo Portal, la ciutadania i els usuaris externs poden accedir de manera segura, presentar sol·licituds i documentació, consultar l’estat dels seus expedients i rebre notificacions electròniques, garantint en tot moment l’accés controlat a la seva informació.

Des de doceo REG, el personal intern gestiona de manera centralitzada tots els documents entrants i sortints, registrant cada tràmit amb traçabilitat completa, incloent-hi data, hora i usuari. El sistema garanteix la integritat dels documents, la generació de còpies autèntiques i la validesa legal de la informació, evitant qualsevol alteració no autoritzada.

La plataforma permet una gestió eficient i automatitzada dels registres, amb filtres per estat, tipus de document i responsable, així com la automatització de workflows, alertes i notificacions amb control de lectura i evidències electròniques.

doceo Portal REG compleix amb la Llei 39/2015 i la normativa vigent aplicable, assegurant transparència, seguretat jurídica i auditoria completa del procés. Gràcies a la seva arquitectura oberta, pot integrar-se amb altres sistemes corporatius com ERP, CRM o altres portals d’atenció, permetent a organitzacions públiques i privades substituir els registres manuals i les carpetes físiques per un entorn digital segur, àgil i totalment auditable.

Una mujer sonríe y atiende una llamada telefónica, representando el servicio al cliente.

Com funciona?

Doceig Portal Reg automatitza el cicle complet de gestió de documents d’entrada i sortida, permetent que el teu equip treballi de manera més eficient i segura.

Procés simplificat:

  1. Registre: els documents entrants es digitalitzen o es pugen al sistema i queden automàticament assignats a l’usuari corresponent.
  2. Classificació: amb un sol clic, cada document s’etiqueta i classifica segons el tipus, la prioritat o el departament responsable.
  3. Traçabilitat: cada acció sobre el document queda registrada: qui el va obrir, quan es va modificar i quins canvis es van fer.
  4. Automatització de workflows: segons el tipus de document, es poden activar fluxos d’aprovació, notificacions automàtiques o integracions amb altres sistemes interns.
  5. Sortida i seguiment: els documents enviats quedin igualment registrats, amb confirmació de recepció i visibilitat controlada segons permisos d’usuari.

Amb Doceo Portal Reg, el registre de documents deixa de ser un procés manual i dispers, convertint-se en una gestió digital segura, traçable i llesta per a auditories.

Un registre d'entrada i sortida de documents és un sistema organitzat per fer un seguiment dels documents que entren i surten d'una organització

Allò essencial del nostre sistema

Pantalla d’inici de sessió

Doceo Portal Reg ofereix una pantalla d’inici de sessió adaptada a dos perfils d’usuari: Usuaris Interns i Usuaris Externs.

  • Usuaris Interns: Són els responsables habituals de la gestió del sistema, amb permisos complets per configurar el portal i administrar qualsevol registre.
  • Usuaris Externs: Poden registrar-se al sistema per consultar o crear els seus propis registres d’entrada.

La pantalla d’inici inclou:

  • Usuari i Contrasenya.
  • Opció de recordatori de contrasenya.
  • Botó de registre per a nous usuaris externs.

Pantalla d’inici

Un cop autenticats, els usuaris externs accedeixen a una pantalla principal on poden:

  • Revisar els registres d’entrada que han creat.
  • Consultar les notificacions pendents enviades pel sistema.
  • Accedir a les dades del seu usuari.
  • Crear un nou registre o accedir als registres existents.

Des d’aquesta pantalla també es pot navegar cap a les seccions de Tipus de Document: Entrada o Sortida, segons el tipus de registre que es vulgui consultar o generar.

Pantalla “Els meus registres d’entrada”: formulari d’alta i acuse de rebut

Doceo Portal Reg permet gestionar els registres d’entrada de manera eficient, generant automàticament un acuse de rebut que s’incorpora al registre i que es pot enviar per correu electrònic a l’usuari corresponent.

  • Generació automàtica de l’acuse: El document es genera amb les dades del registre, i la seva gestió correspon als usuaris amb permisos d’administrador.
  • Accés al formulari d’alta: Es pot accedir des del menú d’inici o des de la pantalla de registre d’entrada. El formulari és configurable segons les necessitats de l’organització.
  • Visualització de l’acuse de rebut: Mitjançant una icona d’ull, l’usuari pot accedir al registre i visualitzar-lo.
  • Visualitzador PDF integrat: Permet ampliar o reduir el document, navegar entre pàgines, descarregar-lo i imprimir-lo directament des del portal.

Pantalla “Els meus registres de sortida”

Els registres de sortida són generats pels usuaris interns per notificar els usuaris externs. Aquesta pantalla inclou:

  • Indicadors de lectura: Mostren si la notificació ha estat vista o no pel destinatari.
  • Atributs automàtics: Número de sortida, data i hora es generen automàticament.
  • Vinculació opcional amb registres d’entrada: Permet un accés directe amb un sol clic al registre d’origen.
  • Visualització resumida: Només es mostra un resum de l’assumpte; la descripció completa es consulta fent clic al registre, desplegant el contingut complet a la part inferior.

Gestió per usuaris interns

Els usuaris interns, segons els seus permisos, poden gestionar tant plantilles de documents com els registres d’entrada i sortida:

  • Gestió de plantilles: Acuses de rebut, notificacions, documents personalitzats i qualsevol plantilla de muntatge que el personal de Doceo prepari per a l’organització.
  • Cerca avançada i accés al repositori de plantilles.
  • Gestió de registres externs: Mitjançant l’opció Flujos de trabajo, els usuaris interns poden: Gestionar un registre d’entrada. Afegir respostes en format de document. Enviar la resposta com a registre de sortida, notificant l’usuari extern per correu electrònic.

Procés de resposta d’un registre d’entrada

  1. Un usuari extern crea un registre d’entrada.
  2. Es genera automàticament l’acuse de rebut, amb possibilitat d’enviament per correu electrònic.
  3. El registre queda marcat com a pendent de gestió, notificat al responsable intern.
  4. L’usuari intern completa la gestió i genera un registre de sortida dirigit a l’usuari extern.
  5. L’usuari extern visualitza la resposta al seu portal, després de la qual la notificació es marca com a acceptada i el registre s’arxiva al seu repositori personal.

Mòduls complementaris

Un mòdul és una funcionalitat addicional que podeu activar dins d’una solució de programari per adaptar-la exactament a les necessitats del vostre sector o organització. A diferència dels sistemes rígids, una plataforma modular et permet començar només amb allò essencial i activar nous mòduls quan vulguis créixer o ampliar processos, sense canviar d’eina ni complicar la teva operació.

Els mòduls de doc Reg estan dissenyats per complementar i potenciar el registre d’entrada i sortida, convertint-lo en un sistema de gestió documental complet, flexible i escalable. Pots activar-los o no segons allò que realment necessitis:

Pots ampliar-lo amb...

  • Mòdul de Signatura Electrònica: Permet signar documents de manera segura i legal, agilitzant processos interns i externs.
  • Mòdul de Control Horari: Gestiona i registra de manera precisa les entrades, sortides i jornades laborals del personal.
  • Connexió Directa amb Usuaris Externs: Facilita la comunicació i gestió de tràmits amb ciutadans, proveïdors i col·laboradors a través del portal.
  • Document Assembly: Automatitza la creació de documents combinant plantilles i dades, reduint errors i estalviant temps.
  • Integració amb altres sistemes: Es connecta de manera senzilla amb qualsevol proveïdor o solució externa, incloent-hi registres d'entrada i sortida de documents, padrons o altres sistemes municipals.

Mòdul de Firma electrònica

Inclou tres opcions perquè triïs el nivell de certificació i seguretat que requereix la teva activitat:

  • Signatura presencial, ideal per a atenció directa a ciutadans o clients.
  • Signatura amb doble factor, per a operacions que requereixen més protecció.
  • Validació de lliuraments, perfecta si necessites garantir traçabilitat i confirmació de recepció.
BioSign Presencial
BioSign 2FA
BioSign Delibery
  • Generem en versió HTML qualsevol document per a ser enviat a signar.
  • APP gratis.
Modalidades de Doceo BioSign: Cara a cara, Delivery, Mobile y Forms con documentos personalizados digitales.

Mòdul de Control horari

Permet registrar l’activitat i la jornada dels teus treballadors de manera automatitzada i en compliment de la normativa vigent. Tot queda centralitzat i integrat amb la resta de processos documentals.

Doceo InTime
Doceo InTime para control horario adaptado a diferentes necesidades laborales.

doceo PortalReg: connexió directa amb usuaris externs

Un mòdul especialment potent. Amb Doceo Portal, els usuaris externs —ciutadans, proveïdors, col·laboradors, associacions…— poden o qualsevol altre tipus de fitxer directament a través del portal. Tota la documentació arriba al registre d’entrada, on pot ser gestionada de manera eficient, i les respostes s’envien de forma segura a través del registre de sortida.
Pantalla de inicio de sesión de la aplicación en la nube Doceo Portal Reg para el registro de entrada y salida de documentos.

doceo Document Assembly

Les respostes es poden generar com a documents acoblats segons les teves necessitats, és a dir, documents creats automàticament a partir de dades dinàmiques, dades fixes de base de dades o altres fonts. Aquests documents, en format PDF, s’envien directament per correu electrònic a les persones implicades. Tota la comunicació queda plenament traçada i integrada al sistema.

Més funcions per al registre d'entrada i sortida de documents

I si això no us sembla suficient, no us preocupeu: el nostre programari ofereix moltes més funcionalitats amb un sol clic i és totalment escalable. A mesura que la vostra organització creix i sorgeixen noves necessitats, la solució creix al vostre costat.

Gestió d´entrada i sortida amb workflow

  • Control complet de documents per departaments: RRHH, Fiscal, Administració, etc.
  • Permisos adaptables segons la creació o gestió de documents, fins i tot per a usuaris que només necessiten consultar informació.
  • Gestió de permisos fins al nivell de dada concreta o tipus de document.

Tipus de dades i digitalització

  • Compatible amb diferents tipus de dades: llistes, textos, fitxers adjunts, etc.
  • Integració amb sistemes de digitalització: mòdul de còpia autèntica TWAIN, HP, integració directa o en carpeta. Pregunteu-nos per a més opcions.

Cerca avançada

  • Guardat de cerques habituals mitjançant filtres: per exemple, “només el que he de gestionar aquest mes”.

Safates i fluxos

  • Gestioni documents pendents de registre o assignació a expedients existents mitjançant safates amb fluxos de validació personalitzables i sistema d’arrossegar i deixar anar, adaptant les sortides als seus processos interns.
  • Sortides de documents configurables mitjançant fluxos adaptables als seus processos interns.
  • Possibilitat de definir numeració seqüencial personalitzada mitjançant scripts interns (ex. INS-any-número).

Seguretat i signatures

  • Mòdul de signatura digital i doble factor quan es requereixi.
  • Ideal per a reclamacions o documents que necessitin informe signat amb validesa legal.

Exportació i generació d'informes

  • Ordenació de documents o registres a dossiers complets.
  • Enllaços entre documents o registres segons les vostres necessitats.

Adaptabilitat i suport

  • La nostra solució s’adapta a les vostres necessitats específiques: pregunteu-nos per a personalització.
  • Podem lliurar la solució clau en mà, completament configurada.
  • Llicències inclouen formació bàsica gratuïta o accés a curs en línia per als seus treballadors.

FAQ: tot sobre el registre d'entrada i eixida

És un sistema que permet controlar quan un document entra o surt d’una organització. Amb Doceo REG, aquest procés es gestiona de manera digital, segura i traçable.
Serveix per mantenir un control precís dels documents, garantir-ne la integritat i complir amb la normativa. Doceo REG automatitza aquest control, facilitant la gestió diària.

Cada documento se registra al entrar o salir, indicando fecha, hora y responsable. Con Doceo REG, este registro se realiza en bandejas digitales con flujos personalizables.

Es registren dades com remitent, destinatari, data, hora, tipus de document i estat. Doceo REG permet capturar i emmagatzemar tota aquesta informació de forma segura.
Generalment, el personal administratiu o responsable d’arxiu. Amb Doceo REG, tots els usuaris autoritzats poden registrar i consultar documents segons permisos.
Permet traçabilitat, integritat i control dels documents, redueix errors i facilita auditories. Doceo REG afegeix l’avantatge d’automatitzar aquests processos i generar informes a l’instant.
A través de registres manuals o digitals. Amb Doceo REG, s’utilitzen safates i fluxos de validació que garanteixen un control complet i segur.
Permet demostrar la traçabilitat de cada document i complir normatives com ISO 9001 o la Llei de Protecció de Dades. Doceo REG manté registres auditables que faciliten la conformitat legal.
Hi ha programaris de gestió documental i ERP. Doceo REG es destaca per la seva interfície intuïtiva, fluxos personalitzables i seguiment complet de cada document.

Sectors i legislació

Registre d'entrada i sortida automàtic de tots els documents

Llei 39/2015 (Administracions públiques, entitats públiques empresarials i organismes autònoms),
Reial decret 4/2010 (interoperabilitat i seguretat),
Llei 19/2013 (ONG amb finançament públic),
Llei orgànica 1/2002 i Llei 50/2002 (associacions i fundacions).

Sector públic

La Llei 39/2015 del Procediment Administratiu Comú de les administracions públiques a Espanya estableix l’obligació de comptar amb un sistema de registre d’entrada i eixida de documents. L’article 16 d’aquesta llei especifica que les administracions públiques han de tenir un registre per controlar la data, l’hora i els documents presentats.

A més, la llei requereix la interoperabilitat i la connexió dels registres electrònics mitjançant el Sistema d’Interconnexió de Registres (SIR), facilitant l’intercanvi de documents entre les administracions. Altres normatives, com el Reial decret 4/2010, també regulen la gestió documental a l’administració electrònica per garantir l’eficàcia, transparència i seguretat en la gestió de documents públics a Espanya.

Amb dotze Reg, In-N-Out Documents, compleixi la legalitat, realitzi millora d’imatge i assegureu-vos que enviarà els seus documents amb la menor mida possible.

PROVA-HO GRATIS

ONG

A Espanya, la llei que estableix l’obligació per a les Organitzacions No Governamentals (ONG) de tenir un sistema de registre d’entrada i sortida de documents és la Llei 19/2013, del 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. Aquesta llei, a l’article 17, estableix que les entitats del sector públic, entre les quals s’inclouen les ONG que reben finançament públic, han de comptar amb sistemes de registre i arxiu dels documents.

ASSOCIACIONS I FUNDACIONS

Tot i que la Llei Orgànica 1/2002 que regula les associacions i les funcions no especifica explícitament la necessitat d’un sistema de registre d’entrada i sortida de documents, és pràctica comuna i recomanable per a les associacions i fundacions implementar aquest sistema com a part d’una gestió documental eficient.

Amb doceo Reg, In-N-Out Documents, us permet controlar la recepció i sortida de documents, facilita la seva localització i seguiment, i contribueix a la transparència i rendició de comptes d’aquestes organitzacions.

Entitats públiques empresarials

A Espanya, la llei que estableix l’obligació de les entitats públiques empresarials de tenir un sistema de registre d’entrada i sortida de documents és la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les administracions públiques. Aquesta llei és aplicable a totes les administracions públiques, incloent-hi les entitats públiques empresarials.

A l’article 16, la Llei 39/2015 estableix que les administracions públiques han de comptar amb un registre per a la recepció i sortida de documents, a través del qual es portarà un control de la data i hora d’entrada i sortida, així com dels documents presentats. Aquesta obligació s’estén a les entitats públiques empresarials, que formen part de l’Administració pública i han de complir els principis i els procediments establerts a la llei.

Amb doceo Reg, In-N-Out Documents podrà garantir la traçabilitat, seguretat i control en la gestió documental de les entitats públiques empresarials, assegurant la correcta recepció, seguiment i resposta als documents que es reben i emeten a l’exercici de les seves funcions.

ORGANISMES AUTÒNOMS

Aquesta llei estableix les normes bàsiques per a l’organització i el funcionament dels organismes autònoms, incloent-hi l’obligació de tenir un sistema de registre d’entrada i sortida de documents.

A l‘article 16 de la Llei 39/2015 s’estableix que els organismes autònoms han de disposar d’un registre per a la recepció i la sortida de documents, a través del qual es realitzarà el control de la data i l’hora d’entrada i sortida, així com del contingut dels documents presentats.

L’objectiu d’aquesta obligació és garantir la traçabilitat i el control en la gestió documental dels organismes autònoms, assegurant la correcta recepció, seguiment i resposta als documents que es reben i emeten en l’exercici de les seves funcions.

És important destacar que, a més de la Llei 39/2015, hi ha altres normatives específiques que poden complementar aquesta obligació i establir requisits addicionals en matèria de gestió documental per als organismes autònoms, depenent del seu àmbit d’actuació i sector al qual pertanyin.

Casos d'èxit

Transparència, ordre i legalitat garantida

Dibujo que muestra una cola de personas esperando en una oficina de la administración pública.

Cas d'èxit

Ajuntament de Barcelona

Còpia autèntica per a la documentació del registre d'entrada integrada al sistema de finestra única.

Clica aquí

Vols conèixer més casos d’èxit?

Demana la teva reunió gratuïta.

Reunió express

Si has arribat fins aquí, potser és el moment de contactar amb nosaltres 🙂



    Aconsegueix una presentació i prova gratuïta!
    Seleccioneu una de les nostres solucions de gestió documental i signatura electrònica i sol·liciteu una demostració gratuïta amb una prova de fins a 30 dies*.





      *La prova gratuïta de 30 dies actualment està disponible per a Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store i Virtual Office, POD (albarans de lliurament), REG (Registre d’entrada i sortida). Per a eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realitzem una demostració amb els vostres documents per a resultats 100% reals i ajustats a la vostra empresa. Confidencialitat garantida. La seva prova gratuïta es pot demorar segons la quantitat de demandes existents. No us preocupeu, us inclourem en una llista d’espera i ens posarem en contacte amb vostè molt aviat.

      Powered by
      RESERVA LA TEVA DATA





        Tria una franja horària per al teu assessorament exprés


        Per personalitzar millor l’assessorament, respon-nos breument









        *La prova gratuïta de 30 dies està actualment disponible per a Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store i Virtual Office, POD (albarans de lliurament), REG (Registre d’entrada i sortida). Per a eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realitzem una demostració amb els vostres documents per obtenir resultats 100 % reals i ajustats a la vostra empresa. Confidencialitat garantida. La vostra prova gratuïta pot endarrerir-se segons la quantitat de sol·licituds existents. No patiu, us inclourem en una llista d’espera i ens posarem en contacte amb vosaltres ben aviat.

        Powered by
        Doceo Software icon: solutions for document management, electronic signature, invoicing, and digital delivery notes.
        Desenvolupat per  GDPR Cookie Compliance
        Resum de privacitat

        Aquest lloc web utilitza cookies per proporcionar-vos la millor experiència d'usuari possible. La informació de les cookies s'emmagatzema al navegador i realitza funcions com reconèixer-lo quan torna a la pàgina web i ajuda l'equip a comprendre quines seccions del lloc web semblen més interessants i útils.