Newsletter
29/09/2025
Edición Otoño 2025
Doceo Software
Newsletter
12/12/2025
Edición Navidad 2025 | Diciembr
Doceo Software
Tu resumen navideño de novedades y soluciones digitales
El aplazamiento de VeriFactu: ¿nos aporta ventajas?
El aplazamiento de VeriFactu, el sistema de verificación de facturas en tiempo real de la Agencia Tributaria, trae consigo ventajas claras para pymes y autónomos. Originalmente, su obligatoriedad estaba prevista para 2026, pero ahora se retrasa hasta 2027, ofreciendo un margen adicional para adaptar sistemas y procesos sin prisas.
¿Qué ha pasado exactamente?
La prórroga busca dar tiempo a las empresas para prepararse ante los desafíos técnicos y administrativos, así como garantizar que la transición a la Ley Antifraude sea ordenada. Aunque se pospone la obligación, la normativa sobre integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sigue vigente.
Para quienes manejan pocos documentos, existen soluciones gratuitas y limitadas que permiten generar, etiquetar y enviar facturas de manera compliant. Son ideales para necesidades puntuales o volúmenes reducidos.
Las empresas con grandes volúmenes de facturación necesitarán soluciones completas que integren VeriFactu automáticamente, gestionen registros transaccionales y aseguren cumplimiento con los estándares de seguridad.
¿Qué debe cumplir?
Integridad
- La factura debe mantenerse completa y sin alteraciones no autorizadas.
- Se protege frente a modificaciones accidentales o maliciosas.
Trazabilidad
- Todos los movimientos o cambios de la factura deben registrarse.
- Permite auditar quién hizo qué y cuándo, facilitando el control y la verificación fiscal.
Autenticidad
- Se debe garantizar que la factura proviene de la fuente que dice emitirla y que es genuina.
- Se logra mediante firmas electrónicas, sellos de tiempo y códigos hash, que validan al emisor y el contenido.
¿Qué hacer ahora?
Si ya tienes VeriFactu, es un buen momento para revisar si tu sistema cumple los requisitos legales y optimizar procesos. Si aún no lo tienes, aprovecha este tiempo para evaluar la mejor solución para tu empresa y no dudes en consultarnos: podemos guiarte en la implementación y en la adaptación de tus sistemas
CRONOLOGÍA DE FECHAS CLAVE: VERIFACTU Y FACTURA ELECTRÓNICA
Julio 2025
- Inicio del período de pruebas de VeriFactu para programas de facturación y empresas.
- La Agencia Tributaria permite comenzar a enviar reportes fiscales de prueba sin efectos legales.
1 de enero de 2026
- Entrada en vigor obligatoria de VeriFactu para empresas.
- Todas las empresas que emitan facturas deben poder reportar automáticamente a Hacienda los datos esenciales de cada factura emitida.
- El sistema sustituye los libros de registro de IVA y permite un control fiscal inmediato.
1 de julio de 2026
- Entrada en vigor de VeriFactu para autónomos y comunidades de bienes.
- Hasta ese momento, pueden utilizar VeriFactu de manera voluntaria o continuar con su sistema habitual.
2027
Posibles ajustes normativos y técnicos derivados de la implantación plena de la factura electrónica y VeriFactu.
2028
- Entrada prevista de la obligatoriedad de la factura electrónica en España, según la Ley 13/2023.
- Aplicación inicial para grandes empresas, y posterior extensión a pymes y autónomos.
- Las facturas deberán ser 100% electrónicas y compatibles con eIDAS (Reglamento Europeo de identidad y servicios de confianza).
Perspectiva europea
- 2026: Francia y Bélgica inician la obligatoriedad de la factura electrónica y el reporte fiscal, con sistemas equivalentes a VeriFactu.
- 2027: Alemania prevé iniciar la obligación de factura electrónica.
Tendencias y novedades en documentación digital
Noticias de accesibilidad documental: PDF accesibles
La normativa europea exige que, desde junio de 2025, todos los documentos PDF publicados o entregados digitalmente sean plenamente accesibles. Esta obligación afecta tanto a administraciones públicas como a empresas que ofrecen servicios digitales y forma parte del European Accessibility Act (EAA). El objetivo es garantizar que cualquier persona, incluidas aquellas con discapacidad visual, cognitiva o motora, pueda acceder y entender los documentos sin barreras.
Hasta ahora era habitual confiar en herramientas automáticas para corregir o etiquetar PDFs, pero estos métodos ya no son suficientes. Los documentos deben contar con una estructura semántica correcta, orden lógico de lectura, textos alternativos y buen contraste, requisitos que las herramientas automáticas no pueden garantizar por completo. Por eso, la remediación manual pasa a ser imprescindible para asegurar el cumplimiento legal y la accesibilidad real.
En organizaciones que manejan grandes volúmenes de documentos transaccionales —como facturas, notificaciones o certificados— se recomienda adoptar un modelo híbrido. Este modelo combina preetiquetado automático, plantillas accesibles desde el origen, validación masiva mediante herramientas de control de calidad y revisión manual especializada para documentos críticos. Este enfoque permite mantener la conformidad normativa sin ralentizar procesos.
La accesibilidad documental ya no es opcional: es un requisito legal y una responsabilidad social. Para más información y recursos, consulta los enlaces disponibles. En DoceoSoftware llevamos tiempo trabajando en este ámbito. Estamos disponibles para resolver cualquier duda adicional sobre este cambio normativo.
Compulsa de documentos vs. Registro de entrada y salida
Qué son y cómo se diferencian según la ley
La compulsa de documentos es el proceso por el cual se verifica que una copia de un documento coincide fielmente con su original, certificando su autenticidad para trámites administrativos o legales. Según la normativa vigente, este procedimiento garantiza que los documentos presentados en distintas entidades tengan validez legal sin necesidad de entregar el original.
Por su parte, el registro de entrada y salida es un sistema que controla la recepción y envío de documentos dentro de una organización, asegurando trazabilidad, integridad y seguimiento. La ley obliga a mantener un registro detallado de todas las comunicaciones, con fechas, remitentes y destinatarios, especialmente en la administración pública y organismos regulados.
Casos de uso típicos y beneficios
La compulsa se utiliza habitualmente para certificados, títulos o contratos que requieren copia certificada. El registro de entrada y salida se aplica en la gestión interna de oficinas, ayuntamientos o empresas que necesitan controlar cada documento recibido y enviado. Entre sus beneficios destacan la transparencia, la eficiencia en la gestión documental y la seguridad en la comunicación oficial.
Para saber más, accede a los enlaces. Doceo Software dispone de la herramienta más completa y adaptable del mercado: doceo REG
Doceo Software y la copia auténtica desde 2010
¿Sabías que Doceo Software implementó en 2010 su solución de copia auténtica? Fue una de nuestras primeras soluciones, junto con la lectura de códigos de barras y la gestión de facturas de proveedor. Desde entonces, esta herramienta se ha consolidado como una de nuestras soluciones estrella durante más de 15 años y sigue siendo clave en la gestión documental.
A lo largo de los años, hemos evolucionado para adaptarnos a las necesidades de la administración pública y privada, en procesos de documentación digital o digitalizada. Hoy, Doceo Software ofrece la herramienta más completa y adaptable del mercado: doceo REG, que integra funcionalidades avanzadas para garantizar trazabilidad, seguridad y eficiencia en la gestión documental.
Para saber más, accede a los enlaces disponibles y descubre todo lo que doceo REG puede hacer por tu organización.
Novedades en los documentos de transporte: Carta de porte y eCMR
Nuevo marco legal en España: digitalización obligatoria en 2026
El sector del transporte está en plena transformación digital. En España, se ha aprobado un nuevo marco legal que obliga a la digitalización completa de los documentos de transporte a partir de 2026. Esta medida busca simplificar la gestión administrativa, reducir errores y garantizar la trazabilidad de mercancías en toda la cadena logística.
¿Qué documentos serán obligatorios en formato digital?
- Documento de control → utilizado para supervisión e inspección. La digitalización será obligatoria a partir del 5 de octubre de 2026.
- Carta de porte → documento que formaliza el contrato de transporte. Su obligatoriedad digital se implementará a lo largo de 2026.
- eCMR → versión electrónica de la carta de porte, con todas las ventajas de gestión digital y trazabilidad. También se hará obligatoria durante 2026.
- Albarán de entrega → aunque se espera su digitalización, todavía no hay fechas oficiales confirmadas.
Para saber más, accede a los enlaces para descubrir más sobre doceo POD, albaran de entrega digital. Pregúntanos sobre el Documento de control, Carta de porte y eCMR y descubrirás que con BioSign Forms podrás generar cualquier modelo de documento a medida de tus necesidades.
Cumplimiento eIDAS y firma electrónica
Doceo BioSign: firma electrónica avanzada y seguridad legal
Doceo BioSign es la solución de firma electrónica avanzada de DoceoSoftware, diseñada para cumplir con la normativa eIDAS y garantizar la máxima seguridad legal en todos tus documentos digitales. Con BioSign, cada firma electrónica se genera bajo estándares criptográficos robustos, asegurando autenticidad, integridad y trazabilidad de los documentos. Esta solución es ideal para organizaciones que requieren procesos 100% digitales sin comprometer la validez jurídica de sus registros.
BioSign ofrece tres modalidades adaptadas a distintas necesidades: BioSign Presencial, para atención directa; BioSign Doble Factor, que añade una capa extra de seguridad; y BioSign Delivery, pensada para validar entregas y comunicaciones de manera legal y automática.
Cómo garantiza la validez jurídica de tus documentos
Cada firma se registra con marca temporal, identificando al firmante y asegurando que cualquier modificación posterior quede detectada. Los documentos firmados con BioSign tienen plena validez ante la administración y terceros, cumpliendo los requisitos legales de eIDAS. Además, DoceoSoftware permite diseñar tus propios documentos mediante BioSign Forms, integrando campos dinámicos y personalizados para cada flujo de trabajo.
Las novedades de nuestras soluciones
doceoPortalReg: Registro seguro de entrada y salida de documentos para todos
DoceoSoftware presenta doceoPortalReg, la evolución de Doceo Reg, diseñada para que usuarios externos puedan registrarse de forma segura y enviar documentos a una administración pública o a cualquier entidad que requiera este sistema. Ahora, toda la potencia y seguridad de las plataformas de las administraciones públicas está disponible para todos, facilitando la comunicación oficial y el seguimiento documental.
Pantalla de inicio y roles de acceso
El portal cuenta con una pantalla de inicio de sesión donde los usuarios pueden acceder según su rol:
- Usuarios internos: con permisos completos para configurar el sistema y gestionar cualquier registro.
- Usuarios externos: pueden crear nuevos registros, consultar los pendientes y recibir notificaciones sobre el estado de sus envíos.
Registro y seguimiento de documentos
Los registros de entrada se generan con número y fecha/hora automáticos y un formato estándar en tres partes: Asunto, Expone y Solicita. Cada registro genera automáticamente un acuse de recibo, que se puede enviar por correo electrónico. Los registros de salida permiten a la entidad responder desde el mismo sistema, notificando al usuario externo vía email.
Gestión avanzada y personalización
Los administradores internos pueden configurar flujos de trabajo, gestionar documentos, enviar respuestas y diseñar documentos personalizados con plantillas de montaje. Además, el portal permite adjuntar archivos, visualizar PDFs y mantener un histórico completo de todas las comunicaciones.
Document Assembly: montar automáticamente documentos a partir de datos dinámicos y enviarlos a clientes
Doceo BioSign Assembly permite montar automáticamente documentos a partir de datos dinámicos y enviarlos a clientes o usuarios, optimizando la gestión documental. Su interfaz intuitiva facilita la visualización y administración de los documentos: un buscador para filtrar y localizar rápidamente, una columna central con información detallada (ID, nombre, tipo y ubicación) y un panel derecho para previsualizar el documento en tiempo real.
Disponible como módulo de Doceo BioSign Forms, Document Assembly automatiza flujos de trabajo, generando y enviando documentos mediante plantillas personalizadas. Aunque BioSign incluye una plantilla estándar, este módulo permite crear y adaptar tus propias plantillas según cada proceso, ensamblando documentos dinámicamente y ofreciendo formularios completamente personalizados, aumentando la eficiencia y la precisión en la comunicación documental.
Solicita tu demo y orientación gratuita
No arriesgues la legalidad de tu fundación ni pierdas tiempo gestionando documentos de manera manual. Solicita hoy mismo tu orientación gratuita, descubre cómo Doceo REG puede ayudarte a cumplir la Ley 50/2002, y si quieres, te mostramos una demo completa con precios y todas las funcionalidades que van más allá del cumplimiento legal, mejorando la gestión integral de tu documentación.
Opinión
Reflexión sobre sistemas inteligentes, inteligencia artificial y la burbuja del momento
¿Estamos sobrevalorando las capacidades reales de la inteligencia artificial? ¿Qué impacto tendrán los sistemas inteligentes en nuestras organizaciones y sociedad?
El artículo analiza la burbuja actual en torno a la IA y cómo distinguir entre expectativas exageradas y aplicaciones prácticas. Reflexiona sobre cómo aprovechar la innovación sin perder la perspectiva realista.
Lee el artículo completo aquí y profundiza en la reflexión.
Novedades normativas UE 2025/2026
La UE impulsa una nueva era en la documentación digital: con European Digital Identity Wallet —parte de eIDAS 2.0— todos los estados miembros deben ofrecer, antes de 2026, una cartera digital que permita firma electrónica y autenticación interoperable en cualquier país de la UE.
Además, con la entrada en vigor del paquete ViDA package en 2025, se fomentan la facturación electrónica y los registros digitales, reforzando los requisitos para la gestión documental en las empresas.
Estas medidas abren nuevas posibilidades a administraciones, empresas y ciudadanos para usar documentos digitales con valor legal y trazabilidad.
Para saber más, síguenos en LinkedIn.
