Doceo Software nombra a Blue Raccoon PTY Ltd distribuidor exclusivo para la región SADEC en Sudáfrica

Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

Doceo Software nombra a Blue Raccoon PTY Ltd distribuidor exclusivo para la región SADEC en Sudáfrica

Junio 1, 2023

Doceo Software, proveedor líder de tecnologías que de forma modular se relacionan entre sí, formando soluciones adaptables y escalables para cualquier empresa y sector, se complace en anunciar su asociación estratégica con Blue Raccoon PTY Ltd, que será nombrado distribuidor exclusivo de su software en la región SADEC. El objetivo de esta colaboración es proporcionar a las pequeñas y medianas empresas (PYME) soluciones de software asequibles, escalables y fáciles de usar, que respondan a la creciente necesidad de una gestión eficaz de los documentos ante los crecientes retos de la gobernanza.

Doceo Software se ha consolidado como un nombre de confianza en el sector, especializado en la gestión de objetos digitales; generación de contenidos digitales, gestión de documentos web, flujos de trabajo, clasificación automática de documentos, extracción de información, reducción de peso, mejora de la calidad, identificación de contenidos, almacenamiento a largo plazo, firma biométrica con validez legal y digitalización masiva.

Sus soluciones están diseñadas para agilizar los procesos empresariales, mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de la normativa del sector. Con un fuerte enfoque en la asequibilidad y la flexibilidad, Doceo Software ofrece complementos opcionales y permite a los clientes elegir entre los modelos de despliegue on-premise, nube privada o Software como Servicio (SaaS).

Sin embargo, las PYMES suelen tener dificultades para acceder a soluciones de software asequibles y escalables que se adapten a sus necesidades específicas. Muchas se encuentran dependiendo de sistemas demasiado complejos que pueden no alinearse con sus procesos empresariales o carecer de las capacidades de automatización y validación necesarias. Esto puede dar lugar a ineficiencias, errores y posibles problemas de cumplimiento.

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    Albaranes digitales con validez legal, cada vez más imprescindibles para muchas empresas

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    Albaranes digitales con validez legal, imprescindibles para muchas empresas

    Tener albaranes digitales con validez legal puede ser más que beneficioso para muchas empresas en España, especialmente aquellas que manejan un volumen significativo de transacciones comerciales y necesitan documentar el movimiento de mercancías.

    Buscamos empresas que quieran pasarse del incómodo papel a los albaranes digitales y prueben Doceo POD gratis 🙂

    Diga adiós al papel

    Elimine las tareas repetitivas y la introducción manual de datos, reduzca los errores propensos a los humanos y el coste de la impresión.

    Aporte eficiencia a sus
    operaciones de entrega

    Diseñe y personalice formularios y albaranes aptos para móviles a los que pueda acceder desde doceo POD.

    Firma biométrica | Doble factor

    Doceo BioSign es la firma biométrica o de doble factor con validez legal que se integra en todas nuestras soluciones cloud.

    Gestión completa de toda la documentación

    Disponga de toda su documentación ordenada, validada y fácilmente consultable.

    Una mejor experiencia

    Mejore la experiencia del cliente y del empleado desde el pedido hasta la entrega.

    Ventajas que puede ofrecer a las empresas los albaranes de entrega digitales

    Empresas de logística y transporte

    Las empresas de logística y transporte pueden beneficiarse de los albaranes digitales para documentar la entrega de mercancías, registrar la firma del destinatario y mantener un registro preciso de los envíos.

    Mayoristas y distribuidores

    Las empresas que se dedican a la distribución mayorista pueden utilizar albaranes digitales para registrar los productos enviados a sus clientes, incluyendo detalles como cantidades, descripciones y fechas de entrega.

    Empresas de comercio electrónico

    Las tiendas online y las empresas de comercio electrónico pueden utilizar albaranes digitales para documentar el envío de productos a sus clientes, incluyendo la información del pedido, la dirección de entrega y los detalles del paquete.

    Empresas de servicios

    Las empresas de servicios, como las de reparación, instalación o mantenimiento, pueden utilizar albaranes digitales para registrar las actividades realizadas en el lugar de trabajo, incluyendo los servicios prestados, las horas empleadas y los materiales utilizados.

    Empresas de construcción

    En el sector de la construcción, los albaranes digitales pueden ser útiles para documentar la entrega de materiales en el lugar de la obra, incluyendo detalles como la cantidad, el tipo y la calidad de los materiales entregados.

    Es fundamental considerar que los albaranes digitales deben cumplir requisitos legales para ser válidos, como el uso de firmas electrónicas reconocidas y el cumplimiento de la normativa fiscal actual. 

    Con Doceo POD, sus albaranes de entrega digitales de cumplimiento legal garantizando.

    Infografía de doceoPOD sobre el circuito de software y su workflow.

    ¿Albaranes de entrega digitales?

    Los albaranes de entrega digitales o comprobante de entrega son conocidos como POD (la abreviación del inglés Proof of delivery) y es el documento que da validez a las entregas de tu empresa. 

    En el proceso, primero se genera una nota de entrega. Esta, una vez firmada por el cliente, se denomina comprobante de entrega.

    1. Nota de entrega: Es un documento que incluye la descripción y la cantidad de los productos y servicios entregados. Una copia del documento, firmada por el comprador, se devuelve al vendedor como un Comprobante de la entrega.
    2. Comprobante de entrega: Un comprobante de entrega se consigue cuando un cliente firma una nota de entrega en la que acepta una entrega. Las notas de entrega se usan para documentar la transacción.

    Al trasladar sus procedimientos a una plataforma digital, se reduce el tiempo de procesamiento, se evitan posibles retrasos, se eliminan costes adicionales y se mejora la experiencia del cliente.

    El pasado, en papel
    • Notas de entrega perdidas, arrugadas o rotas.
    • Alto costo de impresión y escaneo de papel.
    • Archivo físico obligatorio para posibles reclamaciones.
    El futuro es digital
    • Acelera el procesamiento.
    • Reduce los procesos en papel.
    • Menos costos asociados con entregas incorrectas.
    • Mejorar la experiencia del cliente.

    Para la empresa

    Plataforma de gestión documental

    • Circuito de validación de documentos a través de bandejas (drag & drop) o con incrustación de sellos.
    • Biblioteca documental con búsqueda para cualquier dato.
    • Establezca relaciones entre documentos.
    • Herramientas de gestión de tareas.
    • Control horario y control de rendimiento con gráficos.
    • Calendario compartido e individual con recordatorios.
    • Gestión de permisos avanzada sobre usuarios y equipos de trabajo.
    • Funciones CRM: Podrá almacenar los datos de sus clientes y realizar un seguimiento.

    Los comprobantes de entrega

    • Generación de documentos automáticos con OL Connect.
    • Historial de acciones detallado. Haga seguimiento de quién y en que momento se ha realizado una modificación.
    • Sus comprobantes de entrega perfectamente ordenados, validados y firmados (firma biométrica).

    Para sus entregas

    • No más documentos desordenados, arrugados o mal impresos.
    • Mejor gestión de incidencias. Contacte en tiempo real con su empresa y solucione cualquier incidencia antes de abandonar el punto de entrega.
    • Agregue una ubicación GPS e incluso tome una foto para generar un comprobante de entrega sin contacto.
    • Captura de datos digitalmente en un solo dispositivo: Firmas, cambios en las cantidades, hora/fecha, geolocalización, fotografías, códigos de barras, notas y más.
    • El proceso no requiere de ninguna explicación extra. El documento digital está diseñado para parecer papel y simular el proceso a mano.

    Para sus clientes

    • No más documentos desordenados, arrugados o mal impresos.
    • Mejor gestión de incidencias. Contacte en tiempo real con su empresa y solucione cualquier incidencia antes de abandonar el punto de entrega.
    • Agregue una ubicación GPS e incluso tome una foto para generar un comprobante de entrega sin contacto.
    • Captura de datos digitalmente en un solo dispositivo: Firmas, Cambios en las cantidades, Hora/fecha, Geolocalización, Fotografías, Códigos de barras, Notas…
    • El proceso no requiere de ninguna explicación extra. El documento digital está diseñado para parecer papel y simular el proceso a mano.

    Conozca OL Connect

    Integramos la mejor tecnología para el mejor servicio del mercado.
    • Creación de una versión digital de los formularios impresos.
    • Gestión del flujo de datos entre dispositivos móviles.
    • Portal de gestión en tiempo real.
    • Cambios en la información de la operación.
    • Envío de notas de entrega completas al flujo de trabajo del sistema.
    • Envío de comunicados en tiempo real al cliente.
    Sacamos todo el partido al añadir la tecnología al mix de Objectif Lune.
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    Firma biométrica

    Disponemos de un módulo doceo BioSign para ahorrar tiempo y desplazamientos a la hora de gestionar cualquier trámite.

    • Cumplimiento de la normativa vigente (artículo 26 del Reglamento Europeo 910/2014, conocido como eIDAS).
    • Mejora la experiencia de sus clientes pudiendo firmar sus documentos desde la comodidad de su dispositivo.
    • Disponga de toda la documentación en formato digital firmada, sin necesidad de impresión en papel.
    • Evita accesos innecesarios de terceras personas a los datos de carácter personal.
    • Mayor cobertura legal en caso de desacuerdos.

    doceo BioSign es la firma biométrica con validez legal que se integra en todas nuestras soluciones cloud.

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        Los 4 puntos claves del futuro próximo de los gestores documentales

        Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

        4 puntos claves del futuro próximo de los Gestores documentales

        Febrero 07, 2023

        En un futuro no muy lejano no existirá ningún software de Gestión Documental que no esté marcado por la adopción masiva de la nube, la inteligencia artificial y la automatización. Estos son los 4 checks que no puedes ignorar cuando contrates un Gestor Documental:

        La mayoría de los gestores documentales están migrando hacia la nube para mejorar la accesibilidad, la escalabilidad y la seguridad de los documentos.

        La inteligencia artificial se utilizará cada vez más para mejorar la búsqueda, la clasificación y la recuperación de documentos.

        La automatización y la robótica serán una parte integral de la gestión documental en el futuro, permitiendo la automatización de tareas repetitivas y mejorando la eficiencia de la gestión de documentos.

        Los gestores documentales se desarrollarán para mejorar la colaboración y la coordinación en tiempo real entre equipos.

        Elige una de nuestras soluciones para tu empresa

        Implantamos en tu empresa una oficina virtual interactiva y funcional que te permita una colaboración más eficiente entre tus trabadores.

        Digitalizamos y optimizamos la gestión de las relaciones comerciales con tus clientes

        Digitaliza el flujo de emisión de las facturas a tus clientes

        Digitalizamos y/o automatizar los procesos de facturación de tu negocio.

        Digitalizamos y/o automatizar los procesos de compras y pagos de tu negocio

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          ¿Debes emitir una factura a una administración pública? Te contamos como debes hacerlo

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          ¿Debes emitir una factura a una administración pública?

          Te contamos como debes hacerlo

          Vídeo que mostra un dibuix d'una persona asseguda davant d'un ordinador, amb el fons "NoTensTemps_fons", transmetent una sensació de pressa o falta de temps.

          Quiero contactar con un experto...

          Emitir una factura a una administración pública puede ser un proceso complejo si no cuentas con las herramientas adecuadas. La normativa exige cumplir requisitos específicos y utilizar plataformas electrónicas, lo que puede resultar confuso para quienes no están familiarizados con estos procedimientos. Afortunadamente, con DoceoFactura, puedes simplificar y agilizar esta tarea, asegurándote de cumplir con todos los estándares legales y técnicos.

          A continuación, te explicamos cómo emitir facturas a administraciones públicas y te damos consejos prácticos según seas empresa, autónomo o particular.

          Factura electrónica: una obligación, no una opción

          Desde la aprobación de la Ley 25/2013, es obligatorio emitir facturas electrónicas para todas las transacciones superiores a 5.000 euros con administraciones públicas. Sin embargo, en la práctica, muchas entidades exigen este tipo de facturación incluso para importes menores.

          Con Doceo Factura, puedes crear facturas electrónicas en formato Facturae, firmarlas digitalmente y enviarlas directamente a la plataforma correspondiente, como FACe, todo en pocos clics y sin complicaciones técnicas. 

          Requisitos clave de la factura electrónica

          Para que una administración pública acepte tu factura, debe incluir:

          • Formato Facturae: Obligatorio en España, garantiza que la factura cumpla con los estándares.
          • Datos del emisor y receptor: NIF, nombre completo o razón social, y dirección.
          • Código DIR3: Identifica a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.
          • Número de registro y fecha de emisión: Información básica de cualquier factura.
          • Desglose del IVA y normativa aplicable: Si el servicio está exento de IVA, debe especificarse la normativa correspondiente.

          Con Doceo Factura, puedes automatizar estos requisitos, minimizando errores y ahorrando tiempo.

          Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

          ¡En Doceo Software somos artesanos en la gestión de objetos digitales!

          Es el momento de que tu empresa descubra todo lo que podemos ofrecerte: soluciones avanzadas, líderes en el mercado, ¡a precios que te sorprenderán! Y lo mejor de todo, con el Kit Digital, ¡puedes obtenerlas completamente gratis!

          ¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!

          ¿Cómo se envían las facturas electrónicas?

          La administración pública utiliza plataformas digitales como FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) para recibir las facturas.

          Con Doceo Factura, puedes integrar tu sistema con FACe y otras plataformas locales, eliminando la necesidad de realizar el envío manualmente.

          Beneficios de Doceo Factura

          DoceoFactura es una solución diseñada para facilitar la facturación electrónica. Entre sus ventajas destacan:

          • Creación automatizada de facturas en formato Facturae.
          • Firma digital integrada.
          • Conexión directa con FACe y otras plataformas públicas.
          • Seguimiento en tiempo real del estado de tus facturas.
          • Soporte técnico especializado para resolver cualquier duda.
          Foto del equipo de Doceo Software con los productos Doceo Store y el gestor documental Verifactu.

          Consejos prácticos según tu perfil

          Si eres empresa

          • Usa un software profesional: Como Doceo Factura, para gestionar volúmenes grandes de facturas y automatizar el proceso.
          • Ten en cuenta los plazos de pago: La administración tiene tiempos específicos para aceptar y liquidar facturas. Doceo Factura permite hacer seguimiento de cada una.
          • Gestiona certificados digitales: Asegúrate de que los certificados estén siempre actualizados para evitar rechazos.

          Si eres autónomo

          • Controla los impuestos: Recuerda que debes incluir y desglosar correctamente el IVA o indicar la exención aplicable.
          • Utiliza plantillas preconfiguradas: Con Doceo Factura, puedes usar formatos ya listos que incluyen todos los campos requeridos por la administración.
          • Busca asesoramiento: Si eres nuevo en la facturación electrónica, Doceo Factura incluye soporte para ayudarte.

          Si eres una asociación

          • Consulta si necesitas factura electrónica: Aunque no siempre es obligatorio, muchas administraciones públicas lo exigen, sobre todo si gestionas subvenciones o ayudas públicas.
          • Ten tus datos actualizados: Asegúrate de que la información de la asociación, como el NIF y la dirección, esté al día para evitar problemas al emitir facturas.
          • Facilita la gestión con Doceo Factura: La herramienta permite organizar las facturas de manera sencilla y mantener un registro ordenado, ideal para asociaciones con recursos limitados.

          Si eres particular

          • Consulta si necesitas factura electrónica: aunque no siempre es obligatorio, muchas administraciones públicas lo requieren. Si debes emitir una factura puntual, contacta con el ayuntamiento para aclarar los requisitos y asesórate con un experto para conocer las opciones legales disponibles y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.

          Si eres autónomo...

          1. Identifica requisitos específicos: Averigua los requisitos y procedimientos específicos para facturar a la Administración Pública a la que estás prestando servicios.
          2. Cumple con la normativa: Asegúrate de cumplir con todos los requisitos legales y administrativos, incluyendo la Ley de Contratos del sector público y cualquier otra regulación aplicable. 
          3. Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
          4. Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
          5. Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, incluyendo impuestos si corresponde.
          6. Inclusión de información legal: Asegúrate de incluir tu información como autónomo, incluyendo tu nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal, así como cualquier información legal requerida.
          7. Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los términos y condiciones acordados previamente.

          Si eres una PYME...

          1. Investiga los Procedimientos: Investiga los procedimientos y requisitos específicos para facturar a la Administración Pública, teniendo en cuenta las regulaciones aplicables y los contratos establecidos.
          2. Cumple con las Normativas: Asegúrate de cumplir con todas las normativas legales y administrativas, incluyendo la normativa de contratación pública y cualquier otra regulación relevante.
          3. Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción de manera detallada, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
          4. Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
          5. Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, teniendo en cuenta cualquier impuesto aplicable y los términos del contrato.
          6. Inclusión de información legal: Añade la información legal de tu empresa, como su nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal y cualquier otra información requerida por la normativa.
          7. Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los procedimientos establecidos, asegurándote de seguir cualquier requisito adicional especificado en el contrato.

          Curso de gestión documental y facturación empresarial 2025

          Si eres más de aprender a lo grande, accede a nuestro curso de formación gratuito. Te enseñamos a gestionar todo el proceso de facturación electrónica de principio a fin.

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            ¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?

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            ¿Cómo hacer una factura electrónica gratis?

            Enero 26, 2023

            Ley 18/2022 "Crea y crece"

            El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.

            ¿Te contamos más?

            ¿Qué es factura-e y qué características tiene para que sea legal?

            La factura-e es una factura electrónica, es decir, una factura que se emite y se recibe en formato electrónico.

            Es importante tener en cuenta que la factura-e debe cumplir con las normas específicas de cada país, ya que cada uno tiene sus propias regulaciones sobre este tema. En España ha entrado en vigor la llamada Ley Crea y Crece que va a revolucionar el marco legal para la factura electrónica, aunque una de las cosas que, de momento, se puede entrever es que factura-e seguirá siendo legal.

            Para que sea legal, debe cumplir con una serie de características, entre las que se incluyen:

            • Estar firmada electrónicamente por el emisor.
            • Contener un número de referencia de factura único e irrepetible.
            • Cumplir con el formato establecido por el Ministerio de Hacienda.
            • Debe contener los datos mínimos exigidos por la normativa fiscal.
            • Estar almacenada en un sistema de gestión documental seguro y accesible para el destinatario y la Administración Tributaria.

            ¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?

            Para crear una factura en formato factura-e, siga estos pasos:

            • Paso 1: Reúna la información necesaria para la factura, como los datos de su empresa y del cliente, los detalles del producto o servicio vendido y el precio.
            • Paso 2: Utilice un software de facturación electrónica que cumpla con las normas de la factura-e. El ministerio de hacienda dispone de instrucciones básicas para ello. Clica aquí para acceder. 
            • Paso 3: Ingrese la información necesaria en el software y asegúrese de que toda la información esté correcta.
            • Paso 4: Genere la factura en el formato requerido (generalmente XML) y firme electrónicamente.
            • Paso 5: Envíe la factura al cliente a través de correo electrónico o mediante un sistema de intercambio de facturas electrónicas.

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                ¿Cómo hacer una factura electrónica de gratis?

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                ¿Cómo hacer una factura electrónica gratis?

                Enero 26, 2023

                Hay varias opciones para crear facturas electrónicas gratuitas si eres un autónomo. Te ofrecemos algunas ideas:

                • Utilizar plantillas de facturas gratuitas en línea: hay varios sitios web que ofrecen plantillas de facturas gratuitas para descargar e imprimir. Puedes personalizar estas plantillas con tus propios datos y utilizarlas para crear tus facturas.

                Ten cuidado con: las plantillas no te aseguran el cumplimiento de la normativa ni te ayudan a saber qué impuestos debes incluir en tu factura.

                • Existen programas de contabilidad gratuitos: hay varios programas de contabilidad gratuitos disponibles en línea que te permiten crear y enviar facturas electrónicas. Algunos ejemplos incluyen Wave, Zoho Books, y SlickPie.

                Ten cuidado con: Los programas gratuitos o bien tienen unos periodos de prueba limitados o tienen una funcionalidad limitada. Te recomendamos que pruebes más de uno ante de decidirte. 

                Nuestro consejo: hay programas de pago muy asequibles. No te conformes con las escasas posibilidades que te ofrecen los programas gratuitos, podrías perderte ventajas increíbles que te ayuden a ahorrar muchísimo en tiempo y dinero. 

                • Utiliza aplicaciones móviles: hay varias aplicaciones móviles disponibles para crear y enviar facturas electrónicas.

                Nuestro consejo: Algunas de ellas son gratuitas y otras tienen un costo, pero te permite generar facturas de manera sencilla y rápida.

                • Utiliza herramientas de Facturación electrónica ofrecidas por el gobierno: Dependiendo del país donde te encuentres, algunos gobiernos ofrecen herramientas de facturación electrónica gratuitas para los contribuyentes.

                Nuestro consejo: Esta es la mejor opción para empezar, pero las soluciones que vas a encontrar son muy limitadas. Te recomendamos echar un ojo a soluciones de pago igualmente homologadas por el gobierno que te pueden hacer tu día a día mucho más fácil.

                Es importante recordar que, independientemente de la opción que elijas, debes cumplir con todas las regulaciones fiscales y tributarias aplicables. Es recomendable verificar que cumples con las regulaciones fiscales en tu país, ya que estas pueden variar dependiendo del lugar.

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                    ¿Quién paga el IVA del bono digital del kit digital?

                    Enero 24, 2023

                    IVA, ¿Quién lo paga?

                    El IVA del bono digital del kit digital es pagado por el comprador, no por el agente digitalizador.

                    El agente digitalizador es responsable de recaudar el IVA y remitirlo al gobierno. 

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                        ¿Cómo puedo evitar sanciones de la Agencia Tributaria en sus facturas de proveedor?

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                        Evita sanciones de la Agencia Tributaria en tus facturas de proveedor

                        Enero 25, 2023

                        Para evitar sanciones de la Agencia Tributaria en las facturas de proveedor, es importante asegurarse de cumplir con todas las regulaciones fiscales y tributarias aplicables. 

                        • Emitir facturas correctamente y de acuerdo con las normas fiscales. Con la Ley Crea y Crece se va a imponer, para todas las empresas y autónomos, el formato electrónico fon firma electrónica.
                        • Registrar las facturas en el sistema contable en el momento en que se reciben. Debe tener especial cuidado con posibles errores humanos.
                        • Asegurarse de cumplir con los plazos de pago y de cumplir con las obligaciones de retención de impuestos
                        • Cumplir con las obligaciones de presentación de declaraciones fiscales. Para estos dos puntos, es especialmente recomendables el uso de un software que emita avisos automáticamente.
                        • Conservar toda la documentación relacionada con las facturas de proveedor por un período de tiempo suficientemente largo.

                        Es importante también contar con un equipo contable y legal que esté al tanto de las regulaciones fiscales para evitar sanciones y multas que puedan generar problemas financieros y legales.

                        No todas las empresas disponen de personal especializado o que tenga el suficiente tiempo para estar al caso de la ley. Muchas veces resulta complejo para los departamentos contables gestionar el volumen de trabajo del día a día y estar al día. Incluso las gestorías deben hacer frente a grandes volúmenes de documentación en momentos clave del año fiscal. A veces les resulta difícil dar la atención personalizada que merecen sus clientes.

                        El uso de soluciones informáticas homologadas que te ayuden a gestionar automáticamente el volumen de facturas de proveedor puede ayudarte a ahorrar mucho dinero y tiempo. 

                        • Libera de tareas pesadas tu personal para que se ocupen de tareas que aporten valor para tu empresa.
                        • Evita errores humanos.
                        • Asegúrate que esté homologada y tendrás la seguridad de cumplir con la ley vigente. 
                        • Ahorra en el servicio que te ofrece tu gestoría.

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                            ¿Para qué sirve un gestor documental y
                            qué ventajas tiene para las empresas?

                            Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                            ¿Para qué sirve un gestor documental y qué ventajas tiene para las empresas?

                            Optimización y seguridad en la gestión de documentos empresariales

                            Vídeo que mostra un dibuix d'una persona asseguda davant d'un ordinador, amb el fons "NoTensTemps_fons", transmetent una sensació de pressa o falta de temps.

                            Quiero contactar con un experto...

                            Un gestor documental es un software que ayuda a las empresas a organizar, almacenar y compartir documentos electrónicos de manera ágil y muy eficiente. La tendencia actual es que las empresas trabajen sin papel tanto por la necesidad medioambiental, como la legalidad que a nivel europeo nos está llegando año tras año.

                            doceo Store

                            ¿Qué es un gestor documental?

                            Un gestor documental es un sistema informático que permite administrar de manera centralizada toda la documentación de una empresa. Su objetivo principal es optimizar los procesos relacionados con la creación, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos, reduciendo el uso del papel y aumentando la eficiencia operativa.

                            Estudios indican que las empresas que implementan un sistema de gestión documental pueden reducir hasta un 40% el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y aumentar su productividad en un 30%, gracias a la automatización de tareas y la mejora en la accesibilidad de la información.

                            Beneficios de un gestor documental para las empresas

                            Implementar un gestor documental en una empresa aporta numerosas ventajas, entre ellas:

                            • Acceso rápido y eficiente: Permite localizar cualquier documento en segundos mediante búsquedas avanzadas, etiquetas y categorizaciones. Esto mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a buscar información.
                            • Seguridad y control de acceso: Los sistemas de gestión documental incluyen permisos de usuario que garantizan que solo las personas autorizadas puedan acceder a determinada información, reduciendo el riesgo de fugas o accesos no autorizados.
                            • Automatización de procesos: Facilita la automatización de flujos de trabajo, como aprobaciones, revisiones y firmas digitales, lo que agiliza las operaciones internas y reduce errores.
                            • Reducción de costos: Al eliminar la dependencia del papel y los costos de almacenamiento físico, una empresa puede ahorrar en impresiones, archivadores y espacio de oficina. Según estudios, la digitalización de documentos puede reducir hasta un 70% los costos operativos relacionados con la gestión documental.
                            • Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones de protección de datos y normativas sectoriales al mantener un control riguroso sobre la documentación y su ciclo de vida.
                            • Colaboración y trabajo en equipo: Los empleados pueden acceder y trabajar en documentos de manera colaborativa, desde cualquier ubicación y en tiempo real, lo que mejora la comunicación y la eficiencia. Se estima que el trabajo en la nube y el acceso remoto pueden aumentar hasta en un 25% la productividad de los equipos.

                            ¿Qué debes tener en cuenta para elegir tu mejor opción?

                            7 puntos clave que no debes ignorar

                            Elegir un gestor documental no se trata solo de buscar funcionalidades. Debes evaluar una solución que se adapte a las necesidades reales de tu empresa. Aquí te dejamos algunos criterios clave:

                            1. Cumplimiento normativo: Asegúrate de que cumpla con las regulaciones exigidas por tu sector.
                            2. Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje.
                            3. Escalabilidad: Debe crecer contigo y adaptarse a futuras necesidades.
                            4. Soporte técnico: Un buen servicio de asistencia personalizada es clave para resolver incidencias rápidamente.
                            5. Funcionalidades específicas: No todos los gestores son iguales. Valora herramientas como control de versiones, firma electrónica o flujos de trabajo.
                            6. Integración: Debe conectarse fácilmente con el resto de sistemas de tu empresa.
                            7. Precio justo: Apuesta por un software que combine potencia y asequibilidad.

                            El futuro de los gestores documentales

                            Los gestores documentales han dejado de ser simples archivos digitales para convertirse en plataformas estratégicas para el crecimiento de las empresas. En el contexto actual, marcado por la transformación digital y la automatización, es imprescindible contar con una solución modular, escalable e inteligente.

                            Gestores documentales con módulos variables y preparados para IA

                            Los gestores documentales del futuro deben permitir una configuración flexible, adaptada a las necesidades reales de cada organización. Recomendamos elegir una solución que permita incluir módulos clave, que aporten valor inmediato y acompañen el crecimiento a medio y largo plazo.

                            Módulos esenciales para una solución todo en uno:

                            • Control horario y de recursos humanos
                              Gestión integrada de fichajes, vacaciones, permisos y fichas de personal desde el mismo entorno documental.
                            • Firma electrónica
                              Flujo seguro y legal de firma de documentos, adaptable a contratos, autorizaciones y comunicaciones internas.
                            • Factura electrónica legal
                              Imprescindible por su obligatoriedad normativa en fase de despliegue en España. Un gestor debe adaptarse a los cambios legales sin perder interoperabilidad.
                            • Compatibilidad con documentos clave como contratos, pedidos y albaranes
                              Aunque aún no todos son obligatorios en formato digital, es previsible que lo sean pronto. Un buen gestor documental debe estar preparado para ello.
                            • Capacidad de integración con ERP
                              Es crucial que el gestor documental se comunique con el sistema ERP de la empresa. Si no dispone de una integración directa, debe ofrecer una API propia que facilite el desarrollo de conexiones personalizadas.

                            IA e inteligencia documental: el siguiente paso

                            Una solución moderna debe estar preparada para incorporar módulos de inteligencia artificial, que permitan desde el reconocimiento automático de documentos (OCR avanzado) hasta el análisis de datos y flujos documentales.

                            ¿Por qué elegir Doceo Store?

                            Doceo Store no es solo un gestor documental, es una oficina virtual completa, diseñada para cubrir todas las necesidades de documentación y gestión de flujos de trabajo en empresas de cualquier sector.

                            Automatización y eficiencia desde el primer día

                            Con Doceo Store puedes olvidarte de tareas repetitivas. Su sistema automatiza la entrada de documentos (por impresora virtual, escáner o importación) y permite configurar flujos de trabajo personalizados para gestionar tareas, aprobaciones o validaciones.

                            Cumplimiento total de normativas

                            Cumple con ISO 27001, ENS y RGPD, siendo ideal para todos los sectores sin que esto incremente su precio, como sucede en otras opciones. Para altamente regulados como sanidad, educación, banca o administraciones públicas, Doceo Software tiene opciones. Contacta con nosotros.

                            Precio competitivo y formación incluida

                            Ofrece funcionalidades avanzadas a un precio accesible, especialmente pensado para pymes. Además, incluye formación gratuita para todos los trabajadores y un soporte personalizado que se adapta a cada cliente.

                            Múltiples funcionalidades en un solo entorno

                            • Gestión de usuarios y perfiles
                            • Buscador avanzado de documentos, tareas y eventos
                            • Tableros Kanban de tareas
                            • Calendario inteligente y eventos con documentos asociados
                            • Edición avanzada de PDFs (comentarios, firmas, sellos)
                            • Tipologías documentales flexibles
                            • Control horario, firma electrónica y facturación electrónica

                            Integración total y acceso universal

                            Compatible con ERP, CRM y otros sistemas. Accesible desde cualquier dispositivo, en múltiples idiomas y adaptado al teletrabajo.

                            Doceo Store, ¿quieres verlo en acción?

                            Pide una demo gratuita o una reunión express de 15 minutos. Descubre por qué cada vez más administraciones públicas, pymes y grandes empresas confían en Doceo Store.

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                              ¿Qué diferencias existen entre firma biométrica, firma digital, certificado digital, sello y firma manuscrita?

                              Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                              ¿Qué diferencias existen entre firma biométrica,
                              firma digital, certificado digital, sello y firma manuscrita?

                              Enero 13, 2023

                              La firma biométrica

                              La firma biométrica es una forma de firmar electrónicamente utilizando características físicas únicas del individuo, como huellas dactilares o reconocimiento facial.

                              La firma biométrica es 100 % siempre que registre la información obligatoria del trazo de la persona firmante. Es difícil de falsificar y resulta muy segura y fácil de hacer, solo se requiere un dispositivo adaptado con un lápiz digital. La rúbrica con el dedo no puede considerarse firma biométrica, ya que no es capaz de captar algunos de los parámetros esenciales para su total validez.

                              Existe una modalidad también legal y sin que el firmante tenga que plasmar su rúbrica en el dispositivo, se trata de la firma de doble factor en la que se puede establecer con seguridad que la persona que tiene acceso a ese dispositivo en concreto ha efectuado una acción.

                              La firma digital

                              La firma digital es una representación electrónica de una firma manuscrita y se utiliza para garantizar la autenticidad de un documento electrónico. 

                              No tiene por qué registrar algunos de los parámetros obligatorios para su validez legal, pero para algunos casos, esta rúbrica, puede ser suficiente para entregas, sobre todo si se acompaña con el registro de su localización, por ejemplo. Debe entenderse que es fácilmente suplantable y por ello no contaría con la validez legal ante un perito.

                              Los sellos

                              Un sello es una imagen o gráfico que se utiliza para indicar que un documento ha sido firmado o sellado por una autoridad o entidad.

                              Existen los sellos tradicionales y también existen los sellos digitales que pueden tener la misma validez que los primeros.

                              La firma manuscrita

                              La firma manuscrita es una marca o escrito hecho a mano por una persona para indicar su aceptación o autoría de un documento.

                              En papel, la tradicional. Esta firma para su autentificación se usan peritos caligráficos especializados.

                              Elige una de nuestras soluciones para tu empresa

                              Implantamos en tu empresa una oficina virtual interactiva y funcional que te permita una colaboración más eficiente entre tus trabadores.

                              Digitalizamos y optimizamos la gestión de las relaciones comerciales con tus clientes

                              Digitaliza el flujo de emisión de las facturas a tus clientes

                              Digitalizamos y/o automatizar los procesos de facturación de tu negocio.

                              Digitalizamos y/o automatizar los procesos de compras y pagos de tu negocio

                              Digitalizamos y/o automatizar los procesos de recursos humanos de tu negocio

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