¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?
Guía práctica para empresas
La accesibilidad documental es un requisito legal y ético que garantiza que cualquier persona, independientemente de sus capacidades, pueda acceder, comprender y utilizar la información en formato digital o impreso.
En España, este marco normativo se apoya principalmente en:
- Real Decreto Legislativo 1/2013, que aprueba la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social.
- Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
- Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.
- Real Decreto 1112/2018, sobre accesibilidad de sitios web y aplicaciones móviles del sector público (transposición de la Directiva (UE) 2016/2102).
- Normas técnicas UNE-EN 301 549 y pautas internacionales WCAG 2.1.
Pero… ¿qué empresas y organizaciones están obligadas a cumplirlo?
Administraciones públicas y sector público
Las Administraciones Públicas y el Sector Público en general son los principales obligados a garantizar la accesibilidad digital, ya que gestionan servicios esenciales y afectan de forma directa a toda la ciudadanía.
Quién está incluido
- Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
- Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
- Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
- Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
- Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
- Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.
Qué debe ser accesible
Toda la documentación y servicios electrónicos, entre ellos:
- Páginas Web corporativas y portales temáticos.
- Formularios online y trámites electrónicos.
- Documentos descargables (PDFs, informes, convocatorias, pliegos).
- Aplicaciones móviles o de escritorio vinculadas a la prestación de servicios.
- Comunicaciones oficiales electrónicas: notificaciones, correos electrónicos, mensajes en apps o sistemas de gestión.
- Plataformas educativas y administrativas: como campus virtuales, sistemas de becas o bolsas de empleo públicas.
Empresas que Prestan Servicios Públicos Financiados con Fondos Públicos
Muchas empresas privadas que gestionan servicios esenciales bajo concesión también deben garantizar la accesibilidad documental. Al operar con fondos públicos, tienen la misma responsabilidad que las administraciones de asegurar que toda su comunicación con la ciudadanía sea clara, usable y accesible.
Sectores más relevantes
- Transporte público: metro, autobuses, ferrocarriles.
- Suministro de servicios básicos: agua, luz, gas, energía.
- Telecomunicaciones y conectividad: telefonía, internet y servicios digitales básicos regulados o financiados.
Tipología de documentos
Toda la documentación y servicios electrónicos, incluyendo:
- Páginas web informativas y portales de usuario.
- Formularios, solicitudes y gestiones online.
- Documentos descargables: facturas, contratos, condiciones de servicio, informes de mantenimiento.
- Aplicaciones móviles o de escritorio vinculadas a la prestación del servicio.
- Comunicaciones electrónicas oficiales y atención al cliente digital.
Modalidades de documentos
- Documentos transaccionales: facturas, recibos, contratos, notificaciones de pago o de servicio. Son comunicaciones críticas, personalizadas y de obligado acceso para todos los usuarios.
- Documentos simples: comunicaciones comerciales, newsletters, folletos digitales, anuncios informativos o recordatorios de servicio.
Empresas Privadas en Determinadas Circunstancias
Muchas empresas privadas que gestionan servicios esenciales bajo concesión también deben garantizar la accesibilidad documental, ya que operan con fondos públicos y afectan directamente a la ciudadanía.
Quién está incluido
- Contratistas y proveedores de la Administración Pública: deben cumplir cláusulas de accesibilidad si aparecen en sus contratos.
- Grandes empresas: más de 100 empleados o facturación superior a 6 millones de euros. La Ley de Discapacidad exige accesibilidad en sus comunicaciones y documentación.
- Bancos, aseguradoras y empresas de servicios esenciales: tienen la obligación de ofrecer documentación contractual y comunicaciones con clientes en formatos accesibles.
Tipología de documentos
- Documentos transaccionales: contratos, pólizas, extractos bancarios, condiciones generales, recibos, certificados.
- Documentos simples: publicidad, campañas promocionales, emails de marketing, avisos generales.
Estos documentos forman parte de la estrategia de Customer Communications Management (CCM), que no solo asegura la accesibilidad, sino que también optimiza la relación empresa–cliente, reforzando la confianza y cumpliendo con la normativa vigente.
¿Por qué es importante?
- Garantiza el derecho a la igualdad de acceso para todos los usuarios.
- Cumple con las obligaciones legales (Ley de Discapacidad, contratos con la Administración, normativa europea).
- Mejora la experiencia del cliente y la percepción de marca.
¿tienes gran cantidad de documentos transaccionales?
Retos
- Volumen masivo que impide la revisión manual de cada PDF.
- Fuentes de datos variadas (ERP, CRM, plataformas e-commerce) que generan plantillas distintas.
- Necesidad de preservar firma electrónica, estructura fiscal y validez legal al tiempo que se hace accesible.
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Descubre más¿Quieres contactar con un experto?Soluciones recomendadas
- Crear plantillas accesibles desde el origen: diseña las plantillas (facturas, albaranes, correos) con estructura semántica (encabezados, tablas accesibles, textos alternativos, enlaces claros) y configura el generador para que produzca PDF etiquetados o formatos accesibles. Esto evita tener que corregir documentos después.
- Automatizar etiquetado y validación: integra un proceso que convierta la salida de tu ERP a PDF/UA o a formatos alternativos accesibles y que ejecute comprobaciones automáticas (checkers WCAG/PDFUA).
- Gestión por capas: conserva la versión legal/fiscal y añade una capa accesible (por ejemplo, una versión HTML accesible vinculada desde el PDF o una representación accesible en el área de cliente).
- Priorizar por criticidad: empieza por facturas y comprobantes que reciben consumidores con discapacidad; luego, notificaciones críticas (contratos, avisos legales).
- Monitorización y reporting: genera informes de conformidad, tickets de corrección y un plan de remediación continuo.
- Formación y gobernanza: forma a los equipos que diseñan plantillas y mantiene criterios de accesibilidad en los requisitos funcionales.
¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?
Doceo Software puede acompañarte en todo el proceso práctico: auditoría de documentos actuales, diseño de plantillas accesibles, automatización de generación accesible desde tu ERP o sistema de facturación, validación automática y creación de un flujo de remediación para todo el parque documental transaccional.
Si quieres, podemos:
- auditar una muestra representativa de tus documentos transaccionales;
- proponer cambios en plantillas y en el pipeline de generación;
- implementar comprobación automática y reporting;
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Trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.
Somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).
Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.
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