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Factura electrónica: Prepárate para el futuro digital de los próximos meses
Las claves para cumplir con la normativa 2024 y 2025
03 de Junio, 2024
La factura electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para la modernización y digitalización de los procesos empresariales. En España, la implementación de la factura electrónica ha sido un proceso gradual, impulsado por diversas leyes y reglamentos que buscan fomentar la transparencia, eficiencia y competitividad de las empresas.
Preparándose para el Futuro: Verifatu y Crea y Crece
La transición hacia la factura electrónica representa un desafío, pero también una oportunidad para que las empresas mejoren sus procesos, reduzcan costos y aumenten la transparencia. Es fundamental que las empresas se preparen con anticipación, adaptando sus sistemas y procesos a los nuevos requisitos normativos.
El Verifactu y el Reglamento de Facturación
Uno de los hitos más recientes es el Real Decreto 1007/2023, que regula las obligaciones de facturación. Este reglamento introduce el Verifactu, un código QR que permite la verificación de la autenticidad de las facturas.
Los desarrolladores y comercializadores de software de facturación tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas a estos nuevos requisitos.
La Ley "Crea y Crece" y la Obligatoriedad de la Factura Electrónica
La Ley «Crea y Crece», aún pendiente de aprobación del reglamento. En cuando se publique se dará el pistoletazo de salida de la obligatoriedad progresiva de la factura electrónica para todas las empresas. Estos serán los tramos:
- Las empresas con un volumen de negocios superior a 8 millones de euros tendrán un plazo de 1 año para implementar la factura electrónica.
- Las empresas más pequeñas contarán con 2 años.
- Los profesionales que facturen menos de 8 millones de euros tendrán 3 años.
Nuevos Requisitos para la Facturación Electrónica
Interconexión Gratuita y Comunicación de Estados de Facturas
La facturación electrónica en España está experimentando cambios significativos con la implementación de nuevos requisitos.
Uno de los aspectos clave es la obligatoriedad de interconexión entre las diferentes plataformas de facturación.
Si bien esta interconexión será gratuita, las plataformas podrán cobrar por los servicios adicionales que ofrezcan.
Los estados: otra novedad
Una de las novedades más relevantes es la comunicación de los estados de las facturas.
Cuando se actúe a través de una plataforma de facturación electrónica, será necesario indicar si se acepta o rechaza la factura recibida.
Este proceso deberá realizarse en un plazo de cuatro días naturales desde la recepción de la factura.
Además, se deberá comunicar la fecha y el hecho del pago completo de la factura, también dentro de un plazo regulado.
Los plazos: también hay novedades
En cuanto a los plazos de entrada en vigor, se han producido algunas modificaciones en la última versión del reglamento.
Para las empresas con un volumen de negocios superior a 8 millones de euros, la obligatoriedad de la factura electrónica entrará en vigor un año después de la publicación del reglamento.
Para las empresas y profesionales con un volumen de negocios inferior a 8 millones de euros, este plazo se amplía a dos años. En el caso de la comunicación de los estados de las facturas, el plazo será de 24 meses para las empresas que facturen menos de 8 millones de euros.
Para los profesionales y autónomos, este plazo se extiende a 36 meses desde la publicación del reglamento.
LOS NUEVOS FORMATOS PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA
La factura electrónica está experimentando una transformación significativa que afecta tanto a las empresas como a los profesionales que las manejan.
Esta evolución implica la adopción de formatos estructurados que, aunque no son fácilmente comprensibles para aquellos que no son informáticos, son esenciales para cumplir con las normativas emergentes.
Formatos Estructurados Obligatorios
El uso de formatos estructurados se está convirtiendo en obligatorio. Estos formatos, aunque pueden parecer complejos, son esenciales para asegurar la interoperabilidad y la correcta gestión de la información entre empresas. Los principales formatos en discusión incluyen:
EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Utilizado principalmente por empresas que ya están familiarizadas con sistemas EDI, el formato EDIFACT sigue siendo una opción viable para estas entidades.
XML: El formato Factura-e, basado en XML, es ampliamente conocido y utilizado en contratos públicos. Aunque se espera que haya pequeñas diferencias con nuevas versiones, su uso seguirá siendo prevalente debido a su aceptación generalizada y compatibilidad con sistemas de gestión empresarial.
Formatos Europeos: Existen otros formatos europeos que, aunque similares, pueden presentar diferencias técnicas. Estos formatos también deberán ser compatibles con las normativas locales y europeas para asegurar su validez.
La Muerte de los formatos EXCEL, Word y PDF en Facturación Electrónica
Es crucial comprender que el PDF, un formato ampliamente utilizado en la facturación, está siendo reemplazado en el ámbito de la facturación electrónica. Aunque todavía es común en muchos contextos, no es adecuado para las nuevas normativas que exigen formatos estructurados y automatizados. El PDF está muerto como formato de factura válido para las empresas. Otra cosa será el formato de visualización de estos formatos estructurados, pero no será válido en ningún caso.
Uno de los principales desafíos para las empresas será la adaptación de su software de facturación. Los sistemas actuales, como los que utilizan Excel o Word, no cumplirán con los nuevos requisitos. Será necesario implementar software especializado que pueda generar y gestionar facturas en los formatos estructurados obligatorios.
Las empresas deberán adquirir software de facturación que cumpla con los requisitos estructurales. Este software debe ser capaz de:
- Generar facturas en formatos estructurados como XML y EDIFACT.
- Asegurar la interoperabilidad con otros sistemas de facturación y gestión empresarial.
- Facilitar la transmisión y recepción de facturas electrónicas de acuerdo con las normativas vigentes.
La transición hacia estos nuevos formatos no solo implica la implementación de software, sino también la capacitación del personal. Las empresas deben asegurarse de que sus empleados estén familiarizados con el nuevo software y comprendan las implicaciones de la facturación electrónica estructurada.
La transición a formatos de factura electrónica estructurados es inevitable y necesaria para cumplir con las nuevas normativas. Aunque el proceso puede parecer complicado, la implementación de software adecuado y la capacitación del personal asegurarán una transición suave. Las empresas que ya utilizan sistemas EDI continuarán con sus prácticas, mientras que aquellas que aún dependen de métodos tradicionales deberán adaptarse rápidamente.
El futuro de la facturación electrónica es estructurado y automatizado. Adaptarse a estos cambios no solo asegurará el cumplimiento normativo, sino que también mejorará la eficiencia y precisión en la gestión de facturas.
¿A partir de cuando será obligatoria la factura electrónica?
La factura electrónica será obligatoria a partir de la entrada en vigor de la Ley «Crea y Crece» y el Real Decreto 1007/2023 que regula el Verifactu. Según estos plazos:
- Para empresas con volumen de negocios superior a 8 millones de euros, la factura electrónica será obligatoria 1 año después de la publicación del reglamento.
- Para empresas y profesionales con volumen de negocios inferior a 8 millones, el plazo se extiende a 2 años después de la publicación del reglamento.
- En cuanto al Verifactu (código QR en facturas), las empresas tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas informáticos a los nuevos requisitos técnicos.
La entrada en vigor exacta dependerá de cuándo se publique el reglamento que desarrolla la Ley «Crea y Crece». Pero en cualquier caso, las empresas deben estar preparadas para cumplir con la factura electrónica y el Verifactu en los plazos establecidos.
Entonces en resumen:
- Factura electrónica: 1 año para grandes empresas, 2 años para pymes y autónomos, a contar desde publicación del reglamento.
- Verifactu: Obligatorio a partir del 1 de julio de 2025.
¿Qué ocurrirá durante el año en que las grandes empresas estén obligadas pero las pymes no?
Durante el período de transición, si una gran empresa (que ya está obligada a emitir factura electrónica) le vende a otra empresa que aún no está obligada, la gran empresa deberá emitir dos facturas:
- Una factura en el formato electrónico obligatorio.
- Una segunda factura en un formato que la empresa compradora pueda entender, ya que aún no está preparada para recibir la factura electrónica.
La gran empresa tendrá que acompañar la factura electrónica con un documento adicional, como si fuera una «segunda factura», para facilitar la transición a la empresa compradora que aún no está obligada.
Por otro lado, en el caso inverso, si una empresa pequeña o mediana (que aún no está obligada) le vende a una gran empresa (que sí está obligada), la normativa no menciona nada específico.
Por lógica, la empresa pequeña/mediana no tendría por qué emitir la factura en el formato electrónico obligatorio, ya que ella aún no está sujeta a esa obligación. Esto plantea un escenario en el que las grandes empresas podrían presionar a sus proveedores más pequeños para que adopten la factura electrónica, incluso antes de que les sea obligatorio. Esto es algo que las empresas deben tener en cuenta y prepararse para abordar durante este período de transición.
La clave es que durante este año de transición, las grandes empresas deberán adaptarse al formato electrónico obligatorio, pero deberán facilitar la transición a aquellas empresas más pequeñas que aún no estén obligadas a emitir factura electrónica.
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