Cas d’èxit real: Maydisa digitalitza la gestió documental i logística amb el Kit Digital.

Maydisa construcción y reformas

Icono de Doceo Software: gestión documental, firma electrónica, facturación electrónica y albarán digital

Caso de éxito I Sector de la construcción y reformas

Maydisa

Transformación digital de la gestión documental y logística gracias al Kit Digital

Cuando pensamos en el Kit Digital, a menudo nos vienen a la mente críticas o experiencias poco satisfactorias. Pero también existen historias reales de éxito que merecen ser contadas. Este es el caso de Maydisa, una empresa referente en el sector de la construcción y las reformas.

Maydisa es un referente en el sector de la construcción y las reformas, especializada en materiales de alta calidad para obra nueva, rehabilitación y reforma integral. Con una larga trayectoria y vocación innovadora, la empresa ha sabido evolucionar al ritmo del mercado, ofreciendo soluciones técnicas a profesionales de todo el país.

Para ganar agilidad en la gestión y entrega de materiales, Maydisa apostó por avanzar en su transformación digital y optimizar sus procesos diarios.

Cas d’èxit real: Maydisa digitalitza la gestió documental i logística amb el Kit Digital.
Vista aérea de las instalaciones de la empresa Maydisa.

Maydisa ya contaba con una solución básica para su gestión documental, que funcionaba como repositorio de archivos. Sin embargo, con el paso del tiempo y el crecimiento natural de la empresa, se vio la oportunidad de ir más allá y convertir esta herramienta en un verdadero apoyo activo para los procesos logísticos y administrativos.

En un entorno como el de Maydisa, donde la coordinación entre almacenes, transportistas y clientes genera un alto volumen documental —especialmente en lo que respecta a albaranes y comprobantes de entrega— resulta clave disponer de sistemas ágiles y fiables.

Algunos de los retos que motivaron esta evolución fueron:

  • Gestión documental compleja: la documentación generada en papel aumentaba con la actividad, y era necesario encontrar una forma más eficiente de gestionarla y compartirla entre departamentos.
  • Trazabilidad mejorable: el seguimiento de pedidos se realizaba manualmente, lo que dificultaba una trazabilidad completa y en tiempo real.
  • Confirmación de entregas con demoras innecesarias: la validación de documentos podía agilizarse, lo cual habría permitido cerrar las operaciones con mayor rapidez.
  • Minimización de errores humanos: automatizar procesos se presentaba como una oportunidad para reducir riesgos y mejorar la calidad de la información gestionada.

La exigencia constante y la atención a las novedades tecnológicas que optimizan los procesos internos son factores clave que impulsan la eficiencia y el crecimiento sostenido de la empresa.

La apuesta de Maydisa por la transformación digital refuerza su compromiso con la eficiencia, la sostenibilidad y la innovación. Gracias a esta solución, la empresa no solo ha optimizado sus procesos logísticos, sino que ha establecido las bases para seguir creciendo de forma inteligente y adaptada a los retos futuros del sector de la construcción.

  • Reducción del 90 % en el uso de papel para albaranes y documentación logística.
  • Confirmación inmediata de entregas y recepción de materiales.
  • Mejora en la trazabilidad y el control interno, gracias a una gestión documental unificada y digital.
  • Ahorro de tiempo y recursos, permitiendo que el equipo se enfoque en tareas de mayor valor añadido.
  • Mayor satisfacción del cliente, ofreciendo un servicio más ágil, transparente y moderno.

Este caso demuestra que, bien aprovechado, el Kit Digital puede ser un verdadero motor de transformación digital. No se trata solo de implementar nuevas herramientas, sino de repensar procesos, automatizar tareas y dotar al equipo de soluciones eficientes.

En Maydisa, la digitalización ya no es una promesa de futuro: es una realidad que los hace más ágiles, competitivos y preparados para seguir creciendo.

Infografía del caso de éxito: Maydisa apuesta por el Kit Digital para transformar la gestión documental.

Gracias al Kit Digital, Maydisa aprovechó la oportunidad para implementar una versión avanzada, integrada con su ERP y totalmente adaptada a sus necesidades.

Esta decisión supuso una transformación real en su forma de trabajar:

  • Clasificación automática de documentos: el sistema lee códigos de barras generados desde el ERP o escaneados, e indexa automáticamente los documentos con los datos correspondientes.
  • Bandejas compartidas entre departamentos: se crearon espacios colaborativos para revisar y clasificar la documentación según el estado del proceso, mejorando la coordinación interna.
  • Gestión del crédito y validación de ventas: ahora se realiza digitalmente, mediante sellos automáticos con información clave (responsable, importe, fase de validación, etc.).
  • Reuniones semanales más eficientes: la documentación está organizada según su estado dentro del flujo de trabajo, lo que facilita la toma de decisiones en compras, ventas y administración.
  • Acceso directo desde el ERP: los documentos quedan enlazados a campos clave y se pueden consultar con un solo clic desde el sistema de gestión.
  • Migración completa del histórico: todo el archivo documental anterior se integró en el nuevo sistema, centralizando el acceso a la información.

Este caso demuestra que, bien aprovechado, el Kit Digital puede ser un verdadero motor de transformación digital. No se trata solo de implementar herramientas nuevas, sino de repensar procesos, automatizar tareas y dotar al equipo de soluciones eficientes.

En Maydisa, la digitalización ya no es una promesa de futuro: es una realidad que les hace más ágiles, competitivos y preparados para seguir creciendo.

Kit Digital y doceosoftware

Cuando pensamos en el Kit Digital, a menudo nos vienen a la mente críticas o experiencias poco satisfactorias. Pero también existen historias reales de éxito que merecen ser contadas. Este es el caso de Maydisa, como hemos visto.

El Kit Digital ha sido sin lugar a dudas una iniciativa clave para impulsar la digitalización de las empresas españolas. Sin embargo, en algunos casos, una comunicación poco clara ha generado malentendidos y cierto mal sabor de boca entre empresas que no recibieron la información adecuada o confiaron en agentes poco preparados.

Es importante recordar que el Kit Digital no es una solución mágica, pero sí un punto de partida potente para modernizar procesos, ganar eficiencia y hacer más competitivas a las empresas tanto dentro como fuera del país. Un ejemplo claro es el Kit de Servicios de Oficina VirtualGestión de Procesos o la nueva Gestión de procesos con IA, que permite integrar soluciones para optimizar flujos de trabajo, eliminar tareas manuales y reducir errores. Según diversos estudios, las empresas que digitalizan su gestión interna pueden llegar a mejorar su productividad hasta en un 20%* respecto a aquellas que no tienen un control automatizado de sus procesos.

Esperamos que empresas como Maydisa, que han apostado por este camino, continúen avanzando en su crecimiento. Y animamos a todas las organizaciones a no temer al Kit Digital, sino a informarse bien, buscar asesoramiento de calidad y confiar en agentes digitalizadores honestos y profesionales. La digitalización es una inversión de futuro —con el apoyo adecuado, puede ser una verdadera palanca de cambio.

*Datos extraídos de EuropaPress 

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    UAB

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    Caso de éxito I Sector universidades y educación

    UAB

    COPIA AUTÉNTICA A PARTIR DE DOCUMENTOS EN FORMATO ELECTRÓNICO

    La Universidad Autónoma de Barcelona es una de las universidades más prestigiosas de nuestro país con más de 35.000 estudiantes * entre estudiantes de grado, de cualquiera de sus tipologías de máster y programas de doctorado cada año.

    Se implementó la solución doceo eCopia para gestionar la documentación del Departamento de Psicología y, de esta forma, optimizar el trabajo diario durante el calendario lectivo.

    Es por ello que destacamos de doceo eCopia las siguientes características:

    • Rápida revisión del contenido del documento PDF.
    • Ágil asignación de los metadatos.
    • Obtención de un documento PDF con los metadatos, firma digital y de tiempo.
    • Cumplimiento de la normativa vigente.
    • Configuración muy sencilla e intuitiva para una rápida adaptación del personal.

    * Datos de la web www.uab.cat a septiembre de 2020.

    La solución doceo eCopia se implementó durante el mes de noviembre del 2019.

    Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



      Doceo eCompulsa en el Ayuntamiento de Barcelona

      Icono de Doceo Software: gestión documental, firma electrónica, facturación electrónica y albarán digital

      Caso de éxito I Administración pública con documentación masiva

      doceo eCompulsa en el Ayuntamiento de Barcelona

      Copia auténtica para la documentación del registro de entrada integrada en el sistema de ventana única

      En este proyecto se abordó la digitalización de la documentación del registro de entrada y en concreto de la ventanilla única para el Ayuntamiento de Barcelona.

      El registro de entrada de un ayuntamiento es uno de los puntos donde más tráfico documental se genera. El gran reto para doceo eCompulsa fue demostrar la buena capacidad de adaptabilidad a toda la variedad de documentos que la ciudadanía puede llegar a presentar.

      Es por ello que destacamos de doceo eCompulsa aplicado al sistema de seguridad interna de Barcelona, las siguientes características:
      • Adaptación a la legislación vigente y todos los requerimientos propios de la administración pública.
      • Inicio del proceso a través de soluciones web.
      • Captura en color y doble cara.
      • Detección automática de la página si es en color, escala de grises o blanco y negro y mejora automática.
      • Detección de páginas en blanco con el análisis del contenido sin utilización de umbrales de tamaño.
      • Generación automática de documentos PDF / A y inclusión de los metadatos dentro del documento.
      • Digitalización, generación y envío de los documentos en memoria (no se guarda nada disco).
      • Separación de documentos mediante hojas separadoras.
      • Firma delegada en módulos externos en cumplimiento de las políticas de firma según parámetro indicado en la llamada.
      • La transmisión escáner – ordenador se realiza vía TWAIN.
      • Integración con Documenta como repositorio documental y el módulo MGCE para la signatura digital.
      • Capacidad de utilizar equipos multifuncionales en red y de sobremesa con opción de mostrar u ocultar equipos al usuario.
      • Visor de las imágenes digitalizadas y, eliminación de las páginas en blanco (con posibilidad de recuperarlas).
      • Eliminación automática de los documentos enviados a sistemas externos en caso de que el documento supere un umbral indicado en la llamada del proceso.
      • Notificación del resultado del proceso de digitalización a una dirección indicada como parámetro.
      • Informar al usuario del número de páginas digitalizadas, hojas separadoras, hojas en blanco, páginas con contenido, tamaño de cada documento generado y, de todos los documentos procesados ​​durante la sesión de escaneo.

      Si vols que t'expliquem més, escriu-nos!



        El gobierno de Andorra

        Icono de Doceo Software: gestión documental, firma electrónica, facturación electrónica y albarán digital

        Caso de éxito y Administración pública

        El gobierno de Andorra

        Optimització dels processos del comprovant de lliurament mitjançant l'automatització i la digitalització

        El sistema de digitalización para agilizar los trámites

        Nuestra relación con el Gobierno Andorrano se remonta a 2014 cuando se implementó una primera versión de nuestra solución doceo eCompulsa adaptada a sus necesidades al tráfico documental en registro de entrada.

        En esta primera versión, la necesidad era tramitar en el menor tiempo posible y con el mismo personal trabajador, posibles picos de trámites en caso de campañas gubernamentales.

        Ha habido varias versiones de nuestra solución durante estos años. La última actualización incorpora:

        • El documento, o conjunto de documentos, se archiva y renombra según el código detectado al código de barras.
        • Incorporamos la posibilidad de firmar los documentos.
        • En algunas tipologías documentales se detecta de forma automática la firma y la fotografía. Estos elementos se envían para su procesamiento individual. Ex. Solicitud de carnés de moto.
        • Inicio del proceso de digitalización directamente desde el portal de gestión de trámites.

        Versión 2.0

        Solicitud de carnet de moto: Lectura automática de textos y firma
        Propiedades de escaneado específicas según la tipología del documento

        Versión 3.0

        Resumen de prensa

        En marxa un nou sistema de digitalització per agilitzar els tràmits
        Publicado el Miércoles, 7 de mayo de 2014 | 01:00 h

        El Govern ha posat en marxa un nou sistema de recepció i digitalització de la documentació destinat a estalviar tràmits als ciutadans. L'Executiu va explicar ahir que... Seguir leyendo

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