eIDAS y eIDAS 2: Evolución de la Identificación Electrónica en la Unión Europea
Septiembre 21, 2023
Firme sus documentos digitales de la misma manera que en papel
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El Reglamento (UE) 910/2014, conocido como Reglamento eIDAS, establece normas para la identificación electrónica y los servicios de confianza en la UE. La próxima versión, eIDAS 2, busca adaptarse a avances tecnológicos.
eIDAS estableció un marco común en 2016, mejorando la validez de firmas electrónicas. eIDAS 2, aún en negociación, ampliará su alcance, fortalecerá la seguridad y promoverá la creación de identidades digitales sin verificación gubernamental.
La fecha de entrada en vigor de eIDAS 2 es desconocida, pero se espera para después de 2024, y su implementación variará según los Estados miembros. La hoja de ruta proporciona un plan preliminar.
eIDAS 2 introducirá servicios digitales transfronterizos adicionales, mejorará la seguridad y simplificará los procesos de identidad digital y confianza en la contratación pública, mejorando la interoperabilidad entre sistemas nacionales.
eIDAS sentando las bases para la identificación electrónica
El reglamento eIDAS entró en vigor el 1 de julio de 2016. Hasta entonces, la Directiva 1999/93/CE regulaba los servicios de identificación electrónica. Esta normativa reconocía la validez de las firmas electrónicas, que se consideraban equivalentes a las firmas manuscritas y tenían validez en los tribunales. Sin embargo, como sucede con las directivas a nivel europeo, estas son interpretables para cada Estado miembro, por lo que el reconocimiento y la validez de las firmas electrónicas entre diferentes países y sus tribunales era una complicación.
Con la creación del Reglamento eIDAS, se ha logrado una aplicación directa de las normativas y un marco común para todos los Estados miembros. Cabe destacar que aunque el reglamento eIDAS entró en vigor en 2016, algunos de sus requisitos se han implementado de manera gradual siguiendo los plazos establecidos.
Desde su entrada en vigor, eIDAS ha tenido un impacto significativo en el mercado único digital de la UE al establecer un marco para la identificación electrónica, las firmas electrónicas y los servicios de confianza que permiten transacciones electrónicas transfronterizas, seguras y sin fricciones.
¿Qué es eIDAS 2? Hacia una identidad digital
No existe una regulación específica llamada «eIDAS 2». Sin embargo, en septiembre de 2020, la Comisión Europea presentó una propuesta para actualizar el Reglamento eIDAS, comúnmente conocido como «eIDAS 2».
Esta propuesta está actualmente en proceso de negociación en los organismos europeos y aún debe ser adoptada. La propuesta de eIDAS 2 tiene como objetivo actualizar y mejorar el reglamento eIDAS existente para impulsar aún más la transformación digital en la UE y adaptarse a los cambiantes avances tecnológicos y sociales.
¿Cuáles son las diferencias entre eIDAS y eIDAS 2?
Las principales novedades que introducirá eIDAS 2 en comparación con el marco actual del Reglamento eIDAS son:
- Ampliar el ámbito de aplicación del reglamento para incluir servicios digitales transfronterizos adicionales, como la autenticación y la identificación de dispositivos.
- Fortalecer la seguridad y la privacidad de las identidades electrónicas y los servicios de confianza.
- Establecer un marco para la creación y el uso de identidades digitales, conocidas como billeteras de identidad, que permiten a individuos y empresas crear y utilizar identidades digitales sin verificación gubernamental.
- Simplificar las identidades digitales y los servicios de confianza en los procesos de contratación pública y mejorar la interoperabilidad entre sistemas nacionales.
¿Cuándo entrará en vigor eIDAS 2?
Todavía se desconoce cuándo entrará en vigor eIDAS 2.0, ya que la propuesta está en proceso de negociación y aún no ha sido adoptada formalmente por la Unión Europea. Sin embargo, la Comisión Europea ha publicado una hoja de ruta para implementar eIDAS 2.
La hoja de ruta establece un calendario para la revisión y adopción del Reglamento propuesto y su implementación por parte de los Estados miembros y los proveedores de servicios de identificación electrónica y servicios de confianza. La propuesta actualmente está en negociación y se espera que dure hasta 2024.
Después de esa fecha, los Estados miembros comenzarán la implementación. Es importante destacar que la hoja de ruta es un plan preliminar y el calendario puede cambiar a medida que avance el proceso de revisión y adopción. Una vez que se adopte el Reglamento eIDAS 2, deberá publicarse en el Diario Oficial de la Unión Europea y entrará en vigor 20 días después de su publicación.
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Transformación Digital en las ONG de España: Centrados en ayudas a las personas
Transformación Digital en ONG de España: Centrados en Ayudar a las Personas
¿Qué exige la ley a las ONG?
En España, la ley que establece la obligación para las ONG de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Esta ley, en su artículo 17, establece que las entidades del sector público, entre las que se incluyen las ONG que reciben financiación pública, deben contar con sistemas de registro y archivo de los documentos.
DESCUBRA DOCEO REG, Registro de entrada y salidaLas ONG en España abrazan la transformación digital para aumentar su impacto social, agilizar procesos internos, gestionar recursos y conectarse con una audiencia más amplia y diversa.
¿Qué soliciones digitales usan las ONG?
Aquí hay algunas formas en que las ONG españolas están abrazando la transformación digital:
Recaudación de fondos online: Las plataformas de donación en línea y las campañas de crowdfunding hacen que sea más fácil que nunca recaudar fondos y llegar a donantes potenciales en todo el país.
Comunicación efectiva: Las redes sociales, los sitios web y el correo electrónico permiten a las ONG comunicarse con sus seguidores y donantes de manera más eficiente, compartiendo historias impactantes y manteniendo a la comunidad informada sobre su trabajo.
Automatización de procesos: La automatización de tareas administrativas libera tiempo y recursos que las ONG pueden destinar a su misión principal: ayudar a quienes más lo necesitan.
Este último punto es mucho más importante de lo que parece y en el que nos vamos a centrar en este artículo.
La simplificación de los procesos administrativos
El informe de la Taula d’entitats del Tercer Sector de Catalunya destaca desafíos técnicos en la presentación de proyectos y propone simplificar los procesos administrativos para entidades sociales y beneficiarios de subvenciones públicas.
Aquí algunas de las demandas incluidas en el informe:
- Unificar todos los trámites de la administración de Cataluña en un único portal.
- Armonizar todos los trámites y las justificaciones.
- Crear un sistema único de registro de documentos actualizable regularmente por parte de la entidad.
- Facilitar el acceso a formularios antes de la apertura del proceso de tramitación.
- Adaptar los formularios que utilicen formato HTML, reemplazando los formularios únicos en PDF o Word.
- Incorporar un sistema de quejas en todos los formularios.
Un portal único y un registro de datos centralizado simplificarían la vida de las ONG en Cataluña al evitar la repetición de información ante la administración. Las empresas tecnológicas pueden proporcionar soluciones internas para mejorar la conexión mientras se espera la mejora del sistema público a largo plazo.
¿Qué puede ofrecer el sector privado a su ONG?
El sector privado TIC puede brindar a su ONG tecnología de vanguardia, asesoramiento en soluciones digitales, capacitación en herramientas tecnológicas y apoyo en la automatización de procesos, fortaleciendo su eficiencia y capacidad para lograr nuestros objetivos humanitarios.
Doceo Software se especializa en gestión digital: contenido, documentos, firma digital, clasificación automática, digitalización masiva, asegurando validez legal. Tenemos diversas soluciones que pueden agilizar tus procesos a la vez que dar cumplimiento a la ley.
Algunos de nuestros puntos fuertes que podemos ofrecer son los siguientes:
Eficiencia en el Trabajo: Este software optimiza la productividad al permitir que personal con poca formación lo utilice fácilmente. Esto significa que las ONG pueden lograr más con menos recursos humanos, liberando tiempo y energía para su misión principal: ayudar a quienes lo necesitan.
Conexión y Colaboración Simplificadas: Facilita la conexión y la integración con sistemas públicos a través de su propia API, lo que agiliza la gestión de información y datos. Esto permite a las ONG trabajar de manera más eficiente y colaborar con otras entidades y organismos públicos de manera más efectiva.
Costo-efectivo y Cumplimiento Legal: A pesar de su eficacia, el software es asequible para las ONG. Además, al simplificar los procesos administrativos y la gestión de documentación, ayuda a las ONG a cumplir con las obligaciones legales sin problemas, lo que les permite centrarse en su misión humanitaria sin preocupaciones burocráticas.
Promover una digitalización transformadora en entidades sociales para reducir la burocracia, centrarse en ayudar a las personas y fortalecer la confianza y transparencia con donantes y la comunidad.
Doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.
- Automatización de codificación de entrada y salida de documentos con sellos de tiempo y otros metadatos.
- Creación de resguardos de presentación de registros para cada documento.
- Seguimiento del origen o destino de cada documento.
- Búsquedas de registros e información contenida en ellos, incluyendo búsquedas por estado.
- Registro de historial de acciones con detalles sobre quién las realizó, generación de copias digitales de documentos en papel y gestión de repositorio de documentos con formularios, flujos de validación, permisos y roles de usuario configurables, y la capacidad de establecer vínculos entre registros y documentos.
La solucion Doceo Reg, In-N-Out Documents es la solución para el cumplimiento de registro de entrada y salida para toda la documentación de vuestra organización. Al ser desarrolladores, podemos adaptar la solución a vuestras necesidades, ampliando a otras capacidades como control horario, firma biométrica o electrónica, gestor documental con flujos de trabajo automáticos.
Control horario
Un sistema de control horario legal, ágil y sencillo. Registra entradas, salidas, ausencias y vacaciones con un clic y ofrece una app móvil opcional. Cumplimiento normativo garantizado.
Firma electónica
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La Transformación Digital de las Fundaciones en España
La transformación digital de las fundaciones en España: normativa, retos y soluciones tecnológicas
La Ley Crea y Crece ha implementado cambios significativos en la facturación electrónica. Ahora, las facturas electrónicas con firma digital serán obligatorias en transacciones entre empresarios o profesionales.
Obtén más detalles en este artículo.
¿Cómo deberá ser la factura digital según el borrador de la ley Crea y Crece?DESCUBRA DOCEO EFACT, EMISIÓN DE FACTURASEl 15 de junio, los Ministerios de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de Hacienda y Función Pública presentaron el borrador del Reglamento de Factura Electrónica, un paso clave en la implementación de la Ley «Crea y Crece». Esto indica que las entidades involucradas están coordinando la ejecución del proyecto. Sin embargo, los detalles técnicos aún no están disponibles, y el período de un año para su aplicación no ha comenzado. Este plazo iniciará cuando se publiquen los detalles técnicos y se apruebe oficialmente en el BOE
¿Qué exige la ley de transparencia a las fundaciones?
La Ley de Transparencia se implementó hace más de dos años en el tercer sector, pero sus requisitos apenas afectan a un reducido número de fundaciones y asociaciones en España. Para cumplir con esta ley, una entidad debe cumplir ciertos criterios establecidos en el artículo 3 de la misma: recibir subvenciones públicas superiores a 100,000 euros al año o que los ingresos públicos representen al menos el 40% de sus ingresos anuales, siempre y cuando alcancen los 5,000 euros.
No todas las fundaciones están obligadas a hacer pública esta información, pero sí a presentarla a la administración que lo requiera. Esta información hace referencia a información institucional y organizativa, gestión económica y presupuestaria, información de relevancia jurídica, programación y planificación, contratación pública, actividad subvencional, etc.
Implementación de la Transformación Digital
La transformación digital en el ámbito de las fundaciones implica la adopción de tecnologías avanzadas para mejorar la eficiencia y la accesibilidad de la información. Esto abarca la creación de sitios web interactivos, sistemas de gestión documental y herramientas de comunicación en línea. Además, las fundaciones deben cumplir con regulaciones de privacidad para salvaguardar la confidencialidad de los datos de donantes y beneficiarios.
Un componente clave de esta transformación es la implementación de un sistema de registro digital con copias auténticas y metadatos, lo que fortalece la seguridad, la transparencia y el cumplimiento normativo. Este enfoque simplifica la administración de recursos y genera confianza entre las partes interesadas, fortaleciendo el impacto de las fundaciones en la sociedad.
Soluciones para la gestión documental de las fundaciones
Las soluciones de software que pueden beneficiar significativamente el funcionamiento interno de una fundación son:
Sistema de Gestión de Donantes (DMS – Donor Management System): Este software está diseñado específicamente para ayudar a las fundaciones a rastrear y gestionar las contribuciones de donantes, automatizar procesos de recaudación de fondos y mantener registros precisos de donaciones.
Plataforma de Gestión de Subvenciones: Estas soluciones permiten a las fundaciones simplificar la solicitud, revisión y seguimiento de subvenciones, lo que mejora la eficiencia en la gestión de fondos y fortalece la transparencia.
Software de Registro de entrada y salida: El software de registro de entrada y salida le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización, ordenación y seguimiento de todos los documentos, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas a la administración pública.
Estas soluciones de software no solo mejoran la eficiencia interna, sino que también ayudan a mantener registros precisos y transparentes, lo que es esencial para el funcionamiento exitoso de una fundación.
Ventajas de disponer de un registro de entrada y salida en una fundación
Disponer de un registro de entrada y salida para la documentación digital ofrece numerosas ventajas para las fundaciones:
Transparencia y Auditoría: Permite un seguimiento preciso de todos los documentos que entran y salen de la fundación, lo que facilita la transparencia en la gestión y permite una auditoría más eficaz. Esto es especialmente importante en el ámbito de las fundaciones, donde la rendición de cuentas es esencial.
Eficiencia en la Gestión Documental: Facilita la gestión de documentos al proporcionar un sistema centralizado para registrar y rastrear la documentación. Esto reduce la posibilidad de pérdida de documentos y agiliza los procesos internos, lo que ahorra tiempo y recursos.
Seguridad y Cumplimiento Normativo: Ayuda a garantizar la seguridad de los documentos sensibles. Los registros detallados de entrada y salida son útiles para cumplir con regulaciones de privacidad y protección de datos, lo que reduce el riesgo de incumplimientos normativos.
Acceso y Colaboración: Facilita el acceso rápido y controlado a la documentación por parte de los miembros del equipo. Esto promueve la colaboración eficiente, ya que todos los involucrados pueden acceder a la información relevante en tiempo real, sin importar su ubicación.
Historial y Recuperación de Documentos: Proporciona un historial completo de todos los movimientos de documentos, lo que facilita la recuperación de documentos en caso de pérdida o disputa. Los registros de entrada y salida actúan como una «huella digital» que documenta quién accedió a un documento y cuándo lo hizo.
Doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.
- Automatización de codificación de entrada y salida de documentos con sellos de tiempo y otros metadatos.
- Creación de resguardos de presentación de registros para cada documento.
- Seguimiento del origen o destino de cada documento.
- Búsquedas de registros e información contenida en ellos, incluyendo búsquedas por estado.
- Registro de historial de acciones con detalles sobre quién las realizó, generación de copias digitales de documentos en papel y gestión de repositorio de documentos con formularios, flujos de validación, permisos y roles de usuario configurables, y la capacidad de establecer vínculos entre registros y documentos.
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Impulsando la eficiencia y la transparencia: la reforma hacia la facturación electrónica
Impulsando la eficiencia y la transparencia:
la reforma hacia la facturación electrónica
Julio 07, 2023
Ley 18/2022 "Crea y crece"
El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.
CONTACTE CON UN EXPERTODESCUBRA DOCEO EFACT¿Cuál es el formato o formatos que propone el borrador de la ley Crea y Crece para la factura electrónica?
El objetivo principal de la reforma de la ley Crea y Crece para la factura electrónica, es reducir costos y liberar recursos a través de la implementación de un sistema de facturación electrónica que cumpla con criterios y principios específicos.
El sistema que la empresa elija deberá proporcionar transparencia en los estados de pago y fomentar la negociación entre las partes. Para lograrlo, es necesario que las plataformas existentes de factura electrónica puedan interconectarse de manera gratuita para promover la competencia y permitir que las empresas elijan una única plataforma para operar.
La nueva ley Crea y Crece, reconoce la importancia de la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica, asegurando que se incluyan diversos formatos compatibles con los utilizados en Europa y por las empresas en España. Se destaca que ya existen plataformas privadas de factura electrónica que continuarán brindando servicios a sectores específicos, pero se enfatiza la necesidad de mejorar la interoperabilidad y la interconexión entre ellas.
Avanzando hacia la facturación 100 % electrónica
La implementación de esta reforma se realizará de manera progresiva, con pruebas piloto y la adaptación gradual de las empresas. Se tiene en cuenta la directiva europea y su modificación en relación con la facturación electrónica, así como las experiencias internacionales de otros países que ya han implementado este sistema.
En cuanto a la situación actual, se observa un aumento en el uso de facturas electrónicas en sectores como el gran consumo, el automóvil, la sanidad y las agencias de viaje. Se busca preservar y mejorar lo que ya existe, evitando distorsiones y garantizando la compatibilidad con los servicios privados de factura electrónica.
Requisitos y estándares: Impulso a la facturación electrónica
El real decreto establece requisitos mínimos para las plataformas que deseen formar parte del sistema nacional de facturación electrónica, incluyendo seguridad de la información, niveles de servicio y facilidad de interconexión. Asimismo, se establecen estados mínimos que deben incorporar las facturas electrónicas, como el estado de factura y pago, aunque se permite la generación de otros estados voluntarios.
El siguiente paso es someter el proyecto a los trámites internos y obtener informes de diversas instancias. Posteriormente, se solicitará la aprobación de la Unión Europea y los Estados miembros. El objetivo es que la norma entre en vigor en un plazo de un año para las empresas más grandes y se establezcan prórrogas para las más pequeñas y los autónomos.
Esta reforma busca reducir abusos en los plazos de pago, fomentar la digitalización de las empresas y mejorar el cumplimiento del IVA. Se pretende cambiar el tejido productivo del país y mejorar el entorno empresarial. Se invita a las partes interesadas a participar en el proceso y plantear sus observaciones para enriquecer el proyecto.
La implementación progresiva de un sistema de facturación electrónica busca reducir costos y liberar recursos, promoviendo la transparencia en los estados de pago y fomentando la negociación entre las partes. Las plataformas existentes podrán interconectarse gratuitamente, generando competencia y permitiendo a las empresas elegir una única plataforma.
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Cómo deberá ser la factura digital según el borrador de la ley Crea y Crece
¿Cómo deberá ser la factura digital según el borrador de la ley Crea y Crece?
Juny 23, 2023
Ley 18/2022 "Crea y crece"
El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.
¿Te contamos más?¿Cuál es el formato o formatos que propone el borrador de la ley Crea y Crece para la factura electrónica?
El lunes pasado, se hizo público el borrador del real decreto que complementa la Ley 18/2022, del 28 de septiembre, sobre la creación y crecimiento de empresas en lo que respecta a la factura electrónica entre empresas y profesionales (relaciones B2B).
La gran incógnita que nos intriga a todos es descubrir el formato exacto que está tomando forma y concretándose después de la polémica del «formato estructurado» mencionado en la ley.
Empezamos a ver de qué estamos hablando en el borrador, concretamente en el artículo 6 del borrador. Vamos a ver qué comenta en este artículo.
Se entenderá por factura electrónica a los efectos de este Real Decreto aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis:
- Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
- Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.
Por orden de la persona titular del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital podrán añadirse otras sintaxis admitidas adicionales en atención a la amplitud de su uso en un determinado sector económico o a la innovación tecnológica en este campo.
Los plazos de adaptación a la nueva situación
Los plazos empiezan a contar a partir de la publicación del reglamento (oficial, no el borrador):
- Un primer plazo de 1 año para empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
- Un segundo plazo de 2 años para empresas y autónomos con una facturación anual menor a 8 millones de euros.
La Firma mejor con firma biomótrica o doble factor
Las facturas electrónicas emitidas a través de plataformas privadas deben ser firmadas por el emisor con una firma electrónica avanzada, de acuerdo con el artículo 10.1.a) del Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
Cuando una factura electrónica firmada se transmite entre diferentes plataformas designadas por el emisor y el destinatario, la sintaxis y especificaciones técnicas son acordadas por ambas partes.
Contenido de las facturas
En el intercambio de facturas electrónicas a través de plataformas privadas, los emisores deben enviar una copia a la solución pública de facturación, que incluya los contenidos obligatorios según el Real Decreto 1619/2012. Todas las facturas electrónicas deben tener un código único con el número de identificación fiscal del emisor, número y serie de la factura, y fecha de expedición.
Empresas y profesionales pueden acordar con sus proveedores que las facturas contengan información adicional más allá de los requisitos mínimos establecidos en el Real Decreto 1619/2012. Sin embargo, solo se puede exigir información del destinatario en la factura electrónica si el emisor la tiene disponible antes de la fecha de la operación documentada.
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Doceo Software nombra a Blue Raccoon PTY Ltd distribuidor exclusivo para la región SADEC en Sudáfrica
Doceo Software nombra a Blue Raccoon PTY Ltd distribuidor exclusivo para la región SADEC en Sudáfrica
Junio 1, 2023
Doceo Software, proveedor líder de tecnologías que de forma modular se relacionan entre sí, formando soluciones adaptables y escalables para cualquier empresa y sector, se complace en anunciar su asociación estratégica con Blue Raccoon PTY Ltd, que será nombrado distribuidor exclusivo de su software en la región SADEC. El objetivo de esta colaboración es proporcionar a las pequeñas y medianas empresas (PYME) soluciones de software asequibles, escalables y fáciles de usar, que respondan a la creciente necesidad de una gestión eficaz de los documentos ante los crecientes retos de la gobernanza.
Doceo Software se ha consolidado como un nombre de confianza en el sector, especializado en la gestión de objetos digitales; generación de contenidos digitales, gestión de documentos web, flujos de trabajo, clasificación automática de documentos, extracción de información, reducción de peso, mejora de la calidad, identificación de contenidos, almacenamiento a largo plazo, firma biométrica con validez legal y digitalización masiva.
Sus soluciones están diseñadas para agilizar los procesos empresariales, mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de la normativa del sector. Con un fuerte enfoque en la asequibilidad y la flexibilidad, Doceo Software ofrece complementos opcionales y permite a los clientes elegir entre los modelos de despliegue on-premise, nube privada o Software como Servicio (SaaS).
Sin embargo, las PYMES suelen tener dificultades para acceder a soluciones de software asequibles y escalables que se adapten a sus necesidades específicas. Muchas se encuentran dependiendo de sistemas demasiado complejos que pueden no alinearse con sus procesos empresariales o carecer de las capacidades de automatización y validación necesarias. Esto puede dar lugar a ineficiencias, errores y posibles problemas de cumplimiento.
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Albaranes digitales con validez legal, cada vez más imprescindibles para muchas empresas
Albaranes digitales con validez legal, imprescindibles para muchas empresas
Tener albaranes digitales con validez legal puede ser más que beneficioso para muchas empresas en España, especialmente aquellas que manejan un volumen significativo de transacciones comerciales y necesitan documentar el movimiento de mercancías.
Buscamos empresas que quieran pasarse del incómodo papel a los albaranes digitales y prueben Doceo POD gratis 🙂
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Disponga de toda su documentación ordenada, validada y fácilmente consultable.
Una mejor experiencia
Mejore la experiencia del cliente y del empleado desde el pedido hasta la entrega.
Ventajas que puede ofrecer a las empresas los albaranes de entrega digitales
Empresas de logística y transporte
Las empresas de logística y transporte pueden beneficiarse de los albaranes digitales para documentar la entrega de mercancías, registrar la firma del destinatario y mantener un registro preciso de los envíos.
Mayoristas y distribuidores
Las empresas que se dedican a la distribución mayorista pueden utilizar albaranes digitales para registrar los productos enviados a sus clientes, incluyendo detalles como cantidades, descripciones y fechas de entrega.
Empresas de comercio electrónico
Las tiendas online y las empresas de comercio electrónico pueden utilizar albaranes digitales para documentar el envío de productos a sus clientes, incluyendo la información del pedido, la dirección de entrega y los detalles del paquete.
Empresas de servicios
Las empresas de servicios, como las de reparación, instalación o mantenimiento, pueden utilizar albaranes digitales para registrar las actividades realizadas en el lugar de trabajo, incluyendo los servicios prestados, las horas empleadas y los materiales utilizados.
Empresas de construcción
En el sector de la construcción, los albaranes digitales pueden ser útiles para documentar la entrega de materiales en el lugar de la obra, incluyendo detalles como la cantidad, el tipo y la calidad de los materiales entregados.
Es fundamental considerar que los albaranes digitales deben cumplir requisitos legales para ser válidos, como el uso de firmas electrónicas reconocidas y el cumplimiento de la normativa fiscal actual.
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¿Albaranes de entrega digitales?
Los albaranes de entrega digitales o comprobante de entrega son conocidos como POD (la abreviación del inglés Proof of delivery) y es el documento que da validez a las entregas de tu empresa.
En el proceso, primero se genera una nota de entrega. Esta, una vez firmada por el cliente, se denomina comprobante de entrega.
- Nota de entrega: Es un documento que incluye la descripción y la cantidad de los productos y servicios entregados. Una copia del documento, firmada por el comprador, se devuelve al vendedor como un Comprobante de la entrega.
- Comprobante de entrega: Un comprobante de entrega se consigue cuando un cliente firma una nota de entrega en la que acepta una entrega. Las notas de entrega se usan para documentar la transacción.
Al trasladar sus procedimientos a una plataforma digital, se reduce el tiempo de procesamiento, se evitan posibles retrasos, se eliminan costes adicionales y se mejora la experiencia del cliente.
- Notas de entrega perdidas, arrugadas o rotas.
- Alto costo de impresión y escaneo de papel.
- Archivo físico obligatorio para posibles reclamaciones.
- Acelera el procesamiento.
- Reduce los procesos en papel.
- Menos costos asociados con entregas incorrectas.
- Mejorar la experiencia del cliente.
Para la empresa
Plataforma de gestión documental
- Circuito de validación de documentos a través de bandejas (drag & drop) o con incrustación de sellos.
- Biblioteca documental con búsqueda para cualquier dato.
- Establezca relaciones entre documentos.
- Herramientas de gestión de tareas.
- Control horario y control de rendimiento con gráficos.
- Calendario compartido e individual con recordatorios.
- Gestión de permisos avanzada sobre usuarios y equipos de trabajo.
- Funciones CRM: Podrá almacenar los datos de sus clientes y realizar un seguimiento.
Los comprobantes de entrega
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- Sus comprobantes de entrega perfectamente ordenados, validados y firmados (firma biométrica).
Para sus entregas
- No más documentos desordenados, arrugados o mal impresos.
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- Agregue una ubicación GPS e incluso tome una foto para generar un comprobante de entrega sin contacto.
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- El proceso no requiere de ninguna explicación extra. El documento digital está diseñado para parecer papel y simular el proceso a mano.
Para sus clientes
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Los 4 puntos claves del futuro próximo de los gestores documentales
4 puntos claves del futuro próximo de los Gestores documentales
Febrero 07, 2023
En un futuro no muy lejano no existirá ningún software de Gestión Documental que no esté marcado por la adopción masiva de la nube, la inteligencia artificial y la automatización. Estos son los 4 checks que no puedes ignorar cuando contrates un Gestor Documental:
La mayoría de los gestores documentales están migrando hacia la nube para mejorar la accesibilidad, la escalabilidad y la seguridad de los documentos.
La inteligencia artificial se utilizará cada vez más para mejorar la búsqueda, la clasificación y la recuperación de documentos.
La automatización y la robótica serán una parte integral de la gestión documental en el futuro, permitiendo la automatización de tareas repetitivas y mejorando la eficiencia de la gestión de documentos.
Los gestores documentales se desarrollarán para mejorar la colaboración y la coordinación en tiempo real entre equipos.
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¿Debes emitir una factura a una administración pública? Te contamos como debes hacerlo
¿Debes emitir una factura a una administración pública?
Te contamos como debes hacerlo
Emitir una factura a una administración pública puede ser un proceso complejo si no cuentas con las herramientas adecuadas. La normativa exige cumplir requisitos específicos y utilizar plataformas electrónicas, lo que puede resultar confuso para quienes no están familiarizados con estos procedimientos. Afortunadamente, con DoceoFactura, puedes simplificar y agilizar esta tarea, asegurándote de cumplir con todos los estándares legales y técnicos.
A continuación, te explicamos cómo emitir facturas a administraciones públicas y te damos consejos prácticos según seas empresa, autónomo o particular.
Factura electrónica: una obligación, no una opción
Desde la aprobación de la Ley 25/2013, es obligatorio emitir facturas electrónicas para todas las transacciones superiores a 5.000 euros con administraciones públicas. Sin embargo, en la práctica, muchas entidades exigen este tipo de facturación incluso para importes menores.
Con Doceo Factura, puedes crear facturas electrónicas en formato Facturae, firmarlas digitalmente y enviarlas directamente a la plataforma correspondiente, como FACe, todo en pocos clics y sin complicaciones técnicas.
Requisitos clave de la factura electrónica
Para que una administración pública acepte tu factura, debe incluir:
- Formato Facturae: Obligatorio en España, garantiza que la factura cumpla con los estándares.
- Datos del emisor y receptor: NIF, nombre completo o razón social, y dirección.
- Código DIR3: Identifica a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.
- Número de registro y fecha de emisión: Información básica de cualquier factura.
- Desglose del IVA y normativa aplicable: Si el servicio está exento de IVA, debe especificarse la normativa correspondiente.
Con Doceo Factura, puedes automatizar estos requisitos, minimizando errores y ahorrando tiempo.
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¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!¿Cómo se envían las facturas electrónicas?
La administración pública utiliza plataformas digitales como FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) para recibir las facturas.
Con Doceo Factura, puedes integrar tu sistema con FACe y otras plataformas locales, eliminando la necesidad de realizar el envío manualmente.
Beneficios de Doceo Factura
DoceoFactura es una solución diseñada para facilitar la facturación electrónica. Entre sus ventajas destacan:
- Creación automatizada de facturas en formato Facturae.
- Firma digital integrada.
- Conexión directa con FACe y otras plataformas públicas.
- Seguimiento en tiempo real del estado de tus facturas.
- Soporte técnico especializado para resolver cualquier duda.
Consejos prácticos según tu perfil
Si eres empresa
- Usa un software profesional: Como Doceo Factura, para gestionar volúmenes grandes de facturas y automatizar el proceso.
- Ten en cuenta los plazos de pago: La administración tiene tiempos específicos para aceptar y liquidar facturas. Doceo Factura permite hacer seguimiento de cada una.
- Gestiona certificados digitales: Asegúrate de que los certificados estén siempre actualizados para evitar rechazos.
Si eres autónomo
- Controla los impuestos: Recuerda que debes incluir y desglosar correctamente el IVA o indicar la exención aplicable.
- Utiliza plantillas preconfiguradas: Con Doceo Factura, puedes usar formatos ya listos que incluyen todos los campos requeridos por la administración.
- Busca asesoramiento: Si eres nuevo en la facturación electrónica, Doceo Factura incluye soporte para ayudarte.
Si eres una asociación
- Consulta si necesitas factura electrónica: Aunque no siempre es obligatorio, muchas administraciones públicas lo exigen, sobre todo si gestionas subvenciones o ayudas públicas.
- Ten tus datos actualizados: Asegúrate de que la información de la asociación, como el NIF y la dirección, esté al día para evitar problemas al emitir facturas.
- Facilita la gestión con Doceo Factura: La herramienta permite organizar las facturas de manera sencilla y mantener un registro ordenado, ideal para asociaciones con recursos limitados.
Si eres particular
- Consulta si necesitas factura electrónica: aunque no siempre es obligatorio, muchas administraciones públicas lo requieren. Si debes emitir una factura puntual, contacta con el ayuntamiento para aclarar los requisitos y asesórate con un experto para conocer las opciones legales disponibles y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.
Si eres autónomo...
- Identifica requisitos específicos: Averigua los requisitos y procedimientos específicos para facturar a la Administración Pública a la que estás prestando servicios.
- Cumple con la normativa: Asegúrate de cumplir con todos los requisitos legales y administrativos, incluyendo la Ley de Contratos del sector público y cualquier otra regulación aplicable.
- Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
- Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
- Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, incluyendo impuestos si corresponde.
- Inclusión de información legal: Asegúrate de incluir tu información como autónomo, incluyendo tu nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal, así como cualquier información legal requerida.
- Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los términos y condiciones acordados previamente.
Si eres una PYME...
- Investiga los Procedimientos: Investiga los procedimientos y requisitos específicos para facturar a la Administración Pública, teniendo en cuenta las regulaciones aplicables y los contratos establecidos.
- Cumple con las Normativas: Asegúrate de cumplir con todas las normativas legales y administrativas, incluyendo la normativa de contratación pública y cualquier otra regulación relevante.
- Registra la transacción: Registra los detalles de la transacción de manera detallada, incluyendo la fecha, los bienes o servicios prestados y el importe.
- Datos del organismo público: Recopila los datos del organismo público al que estás facturando, incluyendo su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
- Cálculo del importe: Calcula el importe total de la factura, teniendo en cuenta cualquier impuesto aplicable y los términos del contrato.
- Inclusión de información legal: Añade la información legal de tu empresa, como su nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal y cualquier otra información requerida por la normativa.
- Envío de la factura: Envía la factura al organismo público de acuerdo con los procedimientos establecidos, asegurándote de seguir cualquier requisito adicional especificado en el contrato.
Curso de gestión documental y facturación empresarial 2025
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Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂
¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?
¿Cómo hacer una factura electrónica gratis?
Enero 26, 2023
Ley 18/2022 "Crea y crece"
El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.
¿Te contamos más?¿Qué es factura-e y qué características tiene para que sea legal?
La factura-e es una factura electrónica, es decir, una factura que se emite y se recibe en formato electrónico.
Es importante tener en cuenta que la factura-e debe cumplir con las normas específicas de cada país, ya que cada uno tiene sus propias regulaciones sobre este tema. En España ha entrado en vigor la llamada Ley Crea y Crece que va a revolucionar el marco legal para la factura electrónica, aunque una de las cosas que, de momento, se puede entrever es que factura-e seguirá siendo legal.
Para que sea legal, debe cumplir con una serie de características, entre las que se incluyen:
- Estar firmada electrónicamente por el emisor.
- Contener un número de referencia de factura único e irrepetible.
- Cumplir con el formato establecido por el Ministerio de Hacienda.
- Debe contener los datos mínimos exigidos por la normativa fiscal.
- Estar almacenada en un sistema de gestión documental seguro y accesible para el destinatario y la Administración Tributaria.
¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?
Para crear una factura en formato factura-e, siga estos pasos:
- Paso 1: Reúna la información necesaria para la factura, como los datos de su empresa y del cliente, los detalles del producto o servicio vendido y el precio.
- Paso 2: Utilice un software de facturación electrónica que cumpla con las normas de la factura-e. El ministerio de hacienda dispone de instrucciones básicas para ello. Clica aquí para acceder.
- Paso 3: Ingrese la información necesaria en el software y asegúrese de que toda la información esté correcta.
- Paso 4: Genere la factura en el formato requerido (generalmente XML) y firme electrónicamente.
- Paso 5: Envíe la factura al cliente a través de correo electrónico o mediante un sistema de intercambio de facturas electrónicas.
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