Accesibilidad digital: hacemos tus documentos accesibles
Cumple la ley y mejora la experiencia de tus usuarios. Transformamos tus PDF, HTML y otros formatos en contenido digital 100% accesible
¿Qué es la accesibilidad documental?
La accesibilidad documental garantiza que cualquier persona, independientemente de sus capacidades, pueda acceder y comprender la información contenida en documentos digitales.
Esto es especialmente importante para personas con discapacidad visual, auditiva, motora o cognitiva, que utilizan tecnologías de apoyo como lectores de pantalla, ampliadores de texto o dispositivos de navegación alternativa.
Un documento accesible está correctamente estructurado, tiene etiquetas semánticas claras (títulos, listas, tablas, encabezados…), incluye descripciones alternativas para imágenes, permite la navegación por teclado y cumple con los estándares internacionales como las WCAG y la norma UNE-EN 301 549 aplicables en España.
Descubre si tu empresa está obligada a garantizar la accesibilidad digital. La Ley 11/2023 impone requisitos a webs, apps y documentos. Evita sanciones y convierte esta obligación en una oportunidad estratégica.
LEYES Y NORMATIVAS
¿Qué normativa aplica?
- Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018.
- Norma UNE-EN 301 549 sobre accesibilidad de productos y servicios TIC.
¿Desde cuándo es obligatorio?
- Para el sector público: desde el 23 de septiembre de 2019.
- Para grandes empresas: 28 de junio de 2025.
¿A quién afecta?
- Administraciones públicas, universidades, entidades financiadas con fondos públicos.
- Grandes empresas que ofrecen servicios digitales (banca, energía, telecomunicaciones…).
¿Qué documentos deben ser accesibles? Principalmente: PDF y HTML, pero también EPUB, documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
¿Es lo mismo accesibilidad y usabilidad?
No, pero son complementarios
A menudo se confunden los términos accesibilidad y usabilidad, pero no significan lo mismo. Aun así, están estrechamente relacionados, y trabajar ambos de forma conjunta mejora la experiencia digital para todas las personas.
- Accesibilidad: permite que cualquier persona, independientemente de sus capacidades físicas, sensoriales o cognitivas, pueda acceder y utilizar un producto o servicio. Por ejemplo, una web accesible debe poder leerse con un lector de pantalla o navegarse únicamente con el teclado.
- Usabilidad: es la facilidad con la que alguien puede utilizar un producto para alcanzar sus objetivos. Se basa en la claridad, la coherencia y la rapidez con la que se aprende a usar. Es un pilar de la experiencia de usuario (UX), ya que busca que la interacción sea sencilla e intuitiva.
Una web puede ser accesible pero difícil de usar, o muy usable pero inaccesible para personas con necesidades específicas. Por eso, accesibilidad y usabilidad deben ir de la mano para lograr una experiencia inclusiva y eficaz.
¿Qué hacemos por ti?
Con más de 18 años de experiencia, en DoceoSoftware somos especialistas en la gestión de objetos digitales y en la automatización de procesos documentales. Ofrecemos soluciones avanzadas para la creación de contenidos digitales, gestión documental web, flujos de validación, clasificación automática, extracción de información, optimización del peso de archivos, mejora de calidad, identificación de contenidos, archivo a largo plazo y firma digital —incluyendo firma biométrica y con doble factor de autenticación—. También somos expertos en digitalización masiva y accesibilidad documental.
La investigación, el desarrollo y la innovación forman parte de nuestro ADN. Nuestras soluciones están presentes en todo tipo de organizaciones: grandes corporaciones, pymes, microempresas y administraciones públicas, tanto locales como autonómicas y estatales.
Con un firme compromiso con la accesibilidad, integramos soluciones que abarcan todo el ciclo de vida documental, garantizando una gestión eficiente, inclusiva y conforme a la normativa vigente.
Además, somos el principal distribuidor en España, Portugal y Andorra de Upland Objectif Lune, compañía internacional líder en soluciones de composición documental, automatización de procesos de gestión, comunicación multicanal y captura de datos. Gracias a esta alianza, reforzamos la accesibilidad documental y la generación de contenidos digitales, ofreciendo así una solución documental integral de 360°.
Auditoría de accesibilidad documental
Analizamos tus documentos para verificar si cumplen con las normativas WCAG, PDF/UA y la legislación española sobre accesibilidad.
Corrección y adaptación de tus documentos
Convertimos y adaptamos tus PDFs para que sean accesibles, manteniendo o actualizando su contenido según necesites.
Creación desde cero de documentos accesibles
Diseñamos formularios, plantillas y comunicaciones adaptadas desde el inicio, garantizando accesibilidad en todos los formatos.
¿Tienes mil cosas por hacer?
En solo 15 minutos te contamos todo lo que necesitas saber, sin rodeos y sin compromiso. Así tú sigues con lo importante.
Cobertura integral para toda tu documentación digital
En DoceoSoftware ofrecemos una solución completa para garantizar la accesibilidad de todos tus documentos digitales, tanto si estás en fase de creación como si ya los tienes generados.
¿Necesitas crear documentos accesibles desde cero?
Te ayudamos a generar documentos PDF o HTML que cumplan con las normativas de accesibilidad (como WCAG o PDF/UA). Integra la accesibilidad desde el inicio del flujo de trabajo y evita correcciones posteriores.
Nuestro equipo de UX te acompaña en el diseño y optimización de la experiencia de usuario para que tus documentos sean claros, fáciles de navegar y completamente accesibles para todas las personas, garantizando así el máximo impacto y cumplimiento legal.
¿Ya tienes documentos creados y no son accesibles?
Adaptamos tus PDFs para que cumplan con los estándares exigidos: etiquetas adecuadas, orden lógico de lectura, texto alternativo en imágenes y mucho más. Podemos mantener el diseño original o realizar modificaciones y actualizaciones según prefieras. Tú decides.
Todo el flujo de accesibilidad en un solo lugar
Desde la detección de necesidades hasta la entrega del documento accesible, te acompañamos en cada paso del proceso.
- Cumple con la normativa.
- Mejora la experiencia de todos tus usuarios.
- Evita riesgos legales.
- Refuerza tu compromiso con la inclusión.
¿Tienes otros formatos? Consulta con nuestro equipo: te asesoramos sobre la mejor forma de adaptarlos.
¿Sabías que…? En España, la Ley General de los Derechos de las Personas con Discapacidad (Real Decreto Legislativo 1/2013) obliga a las empresas de más de 50 trabajadores a contratar al menos un 2% de personas con discapacidad.
Pero no basta con cumplir la cuota: ¿Tus documentos digitales están adaptados para ser accesibles?
En DoceoSoftware te ayudamos a evaluar, adaptar y garantizar la accesibilidad de tu documentación digital (PDF, HTML y otros formatos).
✅ Cumple con la normativa
✅ Asegura la inclusión real
✅ Evita riesgos legales
¿Hablamos? Te informamos sin compromiso.
¿Qué aporta la accesibilidad a tus documentos digitales?
La accesibilidad no es un extra opcional, sino un pilar fundamental en la gestión de tus comunicaciones. Una plataforma CCM (Customer Communications Management) va más allá de la simple generación de archivos: integra herramientas que garantizan que cada documento —ya sean cartas, facturas, informes o notificaciones— cumpla con los estándares de usabilidad para cualquier usuario, incluidos aquellos con discapacidad visual, auditiva o motriz.
Al aplicar criterios de accesibilidad:
- Mejoras la legibilidad: textos estructurados con encabezados, listas y descripciones alternativas para imágenes facilitan la navegación, tanto en pantalla como a través de lectores de pantalla.
- Cumples con la normativa: adaptarte a pautas como las WCAG y la European Accessibility Act evita sanciones y refuerza tu reputación corporativa.
- Amplías tu audiencia: al hacer tus documentos inclusivos, no solo atiendes a más clientes, sino que demuestras un compromiso real con la igualdad de oportunidades.
- Optimizas la experiencia de usuario: la accesibilidad suele coincidir con la claridad y la eficiencia, beneficiando a todo tipo de receptor, no solo a quienes utilizan tecnologías asistivas.
Más adelante, profundizaremos en cómo funciona este proceso dentro de nuestra solución —incluyendo ejemplos concretos, integraciones técnicas y casos de uso— para que veas de primera mano cómo transforma tu gestión documental en un activo accesible y eficiente.
¿Qué documentos deben ser accesibles?
Todos los documentos digitales que se comparten con clientes, usuarios o ciudadanos deben ser accesibles, especialmente cuando se trata de información relevante, legal o contractual.
La normativa vigente en España establece que cualquier contenido digital publicado en sitios web o enviado electrónicamente por organismos públicos y, próximamente, por grandes empresas, debe estar adaptado para ser accesible a personas con discapacidad.
Esto incluye:
- PDF interactivos: facturas, formularios, contratos, notificaciones, comunicados internos o externos.
- Documentos ofimáticos: Word, Excel y PowerPoint que se publiquen en webs o se compartan con usuarios.
- Documentos web en HTML: contenido estático y dinámico, formularios online, secciones informativas, etc.
- ePubs y otros formatos de lectura digital utilizados para manuales, catálogos o publicaciones institucionales.
Asegurar la accesibilidad de estos archivos no solo es una obligación legal, sino también una muestra de compromiso con la inclusión y la equidad digital.
Documentación transaccional vs. estática
¿Sabes qué tipo de documentos genera tu empresa y por qué es clave tenerlo en cuenta?
¿Qué es un documento estático?
Es un documento que no cambia una vez creado. Suele diseñarse de forma manual, y su contenido no se adapta al usuario final. Algunos ejemplos son:
- Manuales de uso
- Folletos en PDF
- Políticas de empresa
- Informes generales
¿Qué es un documento transaccional?
Son documentos dinámicos y personalizados generados automáticamente a partir de datos de cliente o transacciones. Cambian según cada destinatario. Ejemplos:
- Facturas
- Extractos bancarios
- Notificaciones personalizadas
- Confirmaciones de pedidos
En el entorno empresarial digital, es fundamental diferenciar entre documentos transaccionales y documentos estáticos, especialmente al hablar de accesibilidad, automatización y cumplimiento normativo.
¿Por qué es importante tener esto en cuenta?
- Accesibilidad: Los documentos transaccionales deben ser accesibles para todos los usuarios, ya que contienen información crítica y personal.
- Automatización: Saber qué tipo de documento necesitas te permite implementar soluciones CCM que optimicen la generación y entrega.
Cumplimiento normativo: La ley exige accesibilidad en documentos clave, especialmente si contienen datos personales o son esenciales para el cliente. - Experiencia de cliente: Un documento mal diseñado o inaccesible puede generar frustración o incluso pérdida de confianza.
Casos de éxito
Accesibilidad en la gestión documental para préstamos estudiantiles
Contexto
En octubre de 2014, la National Federation of the Blind llegó a un acuerdo pionero con el Departamento de Educación de EE.UU. (DOE) sobre la accesibilidad documental. A partir de ese momento, todas las empresas contratadas para la gestión de préstamos debían garantizar que las comunicaciones con los estudiantes —formularios, webs y documentos vinculados al programa de préstamos directos— fueran accesibles para personas ciegas, con baja visión o con discapacidades cognitivas. Esto implicaba ofrecer versiones en formatos alternativos como PDF accesible, audio, braille, macrocaracteres, entre otros.
El reto
Una agencia estatal encargada de la comunicación sobre préstamos estudiantiles debía cumplir con estos requisitos. El problema era doble:
- Recibían los ficheros de impresión ya generados, sin acceso al sistema de composición ni de creación de contenidos.
- Miles de extractos y notificaciones debían transformarse de forma recurrente, rápida y eficiente en PDF accesibles para no incumplir la normativa.
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La solución
La agencia recurrió a las soluciones de gestión documental de DoceoSoftware para automatizar la conversión y etiquetado de sus documentos.
Se implantó un sistema capaz de transformar archivos de impresión en documentos PDF/UA accesibles, garantizando la lectura correcta mediante tecnologías de asistencia como lectores de pantalla o pantallas braille.
Además, se capacitó al equipo interno para aplicar etiquetas de lectura, encabezados, párrafos, tablas e imágenes, de forma que los documentos fueran totalmente navegables.
El proceso se integró en el flujo de trabajo existente y se extendió también al archivo digital, permitiendo tanto la conversión en lote como bajo demanda.
Resultados
- Miles de documentos se generan ahora de forma accesible y en cuestión de segundos, asegurando la entrega puntual a los estudiantes.
- La información privada se consulta de manera independiente y sin intermediarios, mejorando la autonomía de las personas con discapacidad visual o cognitiva.
- El sistema permite cambios y ajustes en las comunicaciones sin necesidad de desarrolladores, liberando al equipo técnico para otros proyectos estratégicos.
Entrega de documentos accesibles y seguros con las soluciones de gestión documental de DoceoSoftware
Contexto
El Gobierno de Canadá aprobó en 1992 una legislación clave para garantizar la igualdad de acceso a la información de las personas con discapacidad. Esta normativa incluía la obligación de que todas las comunicaciones críticas fueran accesibles, especialmente las relacionadas con pensiones, declaraciones fiscales y notificaciones oficiales.
Con miles de pensionistas recibiendo mensualmente información esencial, se hacía imprescindible un sistema capaz de generar y distribuir documentos electrónicos accesibles, cumpliendo con las directrices de accesibilidad WCAG 2.0 (nivel AA).
El reto
Los documentos proporcionados por el Gobierno debían procesarse y distribuirse electrónicamente en un plazo máximo de 24 horas. El volumen era muy elevado y los destinatarios principales eran personas mayores, con mayor probabilidad de pérdida de visión o discapacidades visuales.
La solución no podía ser manual: se necesitaba un sistema automatizado que permitiera convertir miles de documentos a PDF accesible, manteniendo la seguridad y la rapidez en la entrega.
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La solución
Con las soluciones de gestión documental de DoceoSoftware, se implementó un proceso de automatización para transformar los archivos originales en documentos electrónicos accesibles.
La plataforma permite:
- Convertir archivos masivos en PDF accesibles a gran velocidad.
- Etiquetar correctamente los contenidos (encabezados, párrafos, tablas, imágenes) para garantizar la navegación con lectores de pantalla y otras tecnologías asistivas.
- Cumplir con las normativas internacionales de accesibilidad.
Gracias a este proceso, miles de documentos críticos como declaraciones fiscales y comunicaciones de pensiones se generaron y entregaron en un formato accesible y seguro.
Resultados
- Creación de documentos accesibles a un ritmo de cientos o miles de páginas por segundo.
- 66% de reducción en el tiempo de procesamiento en comparación con sistemas anteriores.
- Más de 1,5 millones de documentos convertidos y almacenados en poco más de dos años.
- Pensionistas y personas con discapacidad visual ahora pueden consultar su información personal de manera autónoma, sin depender de terceros.
El camino de una de las principales compañías de seguros de salud hacia la documentación accesible
Contexto
Una de las mayores aseguradoras de salud del mundo, con presencia en más de 150 países y más de 160.000 empleados, se enfrentaba a un rápido crecimiento y a la necesidad de modernizar sus procesos. Su objetivo era garantizar que toda su documentación, tanto interna como para clientes y pacientes, cumpliera con los estándares de accesibilidad y ofreciera un servicio inclusivo y eficiente.
El reto
Con la entrada en vigor de la actualización de la Sección 508 en EE. UU. y las exigencias de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio, las aseguradoras debían asegurar que sus documentos y archivos PDF fueran accesibles para todos los usuarios. Esto incluía:
- Reducir los tiempos de respuesta en la entrega de documentos accesibles.
- Gestionar un gran volumen de documentos de distinta complejidad y procedencia.
- Superar la falta de experiencia interna en accesibilidad digital.
- Centralizar la autoría y el control de contenidos generados desde múltiples sistemas y aplicaciones.
- Evitar riesgos legales y cumplir con las normativas de no discriminación.
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La solución
La compañía decidió implementar las soluciones de gestión documental de DoceoSoftware, que permitieron:
- Automatizar la accesibilidad de documentos transaccionales y estáticos en tiempo real.
- Crear plantillas de transformación que eliminaban la necesidad de intervención manual en la mayoría de los casos.
- Centralizar la gestión de documentos en una única plataforma, reduciendo riesgos y tiempos de entrega.
- Incorporar un equipo especializado en accesibilidad documental, apoyado en herramientas de edición y control de calidad.
- Habilitar un sistema de autoservicio que permitía a los usuarios acceder a documentos accesibles sin depender de procesos manuales o atención en centros de llamadas.
Resultados
En tan solo 9 meses, la aseguradora consiguió:
- Reducir los tiempos de conversión de documentos a menos de un segundo en procesos dinámicos y a menos de 30 minutos en lotes de gran volumen.
- Automatizar la mayor parte de su documentación, garantizando el cumplimiento de las normativas internacionales de accesibilidad.
- Ofrecer a sus clientes una experiencia inclusiva, eliminando barreras y mejorando la satisfacción.
- Optimizar recursos internos y reducir los costes asociados a la remediación manual de documentos.
