Esta es la etapa inicial. El documento puede:

• Ser recibido desde el exterior (correo electrónico, registro de entrada, sede electrónica, etc.).
• Ser creado internamente (actas, presupuestos, informes, formularios administrativos, etc.).

En esta fase, es imprescindible registrar:

• La fecha y hora exactas de entrada o creación.
• El origen del documento (quién lo envía o crea).
• Su tipología, clasificación y destinatario interno.

Este registro garantiza la trazabilidad desde el primer momento y activa el circuito documental correspondiente.

Durante esta fase el documento es consultado, modificado, validado, firmado o utilizado en un proceso administrativo o productivo. Aquí se gestionan:

• Accesos controlados por rol o nivel de responsabilidad.
• Versionado del documento para evitar errores o duplicidades.
• Seguimiento de acciones realizadas sobre el documento (edición, aprobación, traslado, etc.).

Un buen sistema de gestión documental registra automáticamente estos cambios y permite reconstruir el historial completo de cada documento.

Una vez utilizado, el documento pasa a una fase de conservación activa, en la que ya no se modifica, pero aún puede ser consultado regularmente. En esta etapa se debe:

• Asegurar su integridad, protección y accesibilidad.
• Determinar si debe conservarse en soporte digital, físico o híbrido.
• Cumplir con los plazos legales de conservación, que varían según el tipo de documento (laborales, fiscales, administrativos, etc.).

La normativa, como la LOPDGDD o la Ley de Archivos, establece plazos específicos para muchos documentos, y es fundamental cumplirlos para evitar sanciones o pérdidas de información relevante.

Superado su periodo de conservación activa, el documento puede:

• Pasar al archivo definitivo, si tiene valor histórico, legal o probatorio.
• Ser eliminado de forma segura, si ya ha cumplido su función y la normativa lo permite.

En ambos casos, es esencial:

• Aplicar criterios archivísticos y técnicos.
• Dejar constancia del proceso con metadatos y comprobantes de eliminación o transferencia.
• Garantizar la destrucción segura de documentos con datos personales o confidenciales (por ejemplo, mediante trituración certificada o eliminación criptográfica).