¿Cómo hacer una factura electrónica gratis?
Enero 26, 2023
Ley 18/2022 "Crea y crece"
El pasado 28 de septiembre entró en vigor la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas "Crea y crece" que va a tener un peso muy importante para el futuro de la factura electrónica.
¿Te contamos más?¿Qué es factura-e y qué características tiene para que sea legal?
La factura-e es una factura electrónica, es decir, una factura que se emite y se recibe en formato electrónico.
Es importante tener en cuenta que la factura-e debe cumplir con las normas específicas de cada país, ya que cada uno tiene sus propias regulaciones sobre este tema. En España ha entrado en vigor la llamada Ley Crea y Crece que va a revolucionar el marco legal para la factura electrónica, aunque una de las cosas que, de momento, se puede entrever es que factura-e seguirá siendo legal.
Para que sea legal, debe cumplir con una serie de características, entre las que se incluyen:
- Estar firmada electrónicamente por el emisor.
- Contener un número de referencia de factura único e irrepetible.
- Cumplir con el formato establecido por el Ministerio de Hacienda.
- Debe contener los datos mínimos exigidos por la normativa fiscal.
- Estar almacenada en un sistema de gestión documental seguro y accesible para el destinatario y la Administración Tributaria.
¿Cómo puedo hacer una factura para mis clientes en formato factura-e?
Para crear una factura en formato factura-e, siga estos pasos:
- Paso 1: Reúna la información necesaria para la factura, como los datos de su empresa y del cliente, los detalles del producto o servicio vendido y el precio.
- Paso 2: Utilice un software de facturación electrónica que cumpla con las normas de la factura-e. El ministerio de hacienda dispone de instrucciones básicas para ello. Clica aquí para acceder.
- Paso 3: Ingrese la información necesaria en el software y asegúrese de que toda la información esté correcta.
- Paso 4: Genere la factura en el formato requerido (generalmente XML) y firme electrónicamente.
- Paso 5: Envíe la factura al cliente a través de correo electrónico o mediante un sistema de intercambio de facturas electrónicas.
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¿Cómo hacer una factura electrónica de gratis?
¿Cómo hacer una factura electrónica gratis?
Enero 26, 2023
Hay varias opciones para crear facturas electrónicas gratuitas si eres un autónomo. Te ofrecemos algunas ideas:
- Utilizar plantillas de facturas gratuitas en línea: hay varios sitios web que ofrecen plantillas de facturas gratuitas para descargar e imprimir. Puedes personalizar estas plantillas con tus propios datos y utilizarlas para crear tus facturas.
Ten cuidado con: las plantillas no te aseguran el cumplimiento de la normativa ni te ayudan a saber qué impuestos debes incluir en tu factura.
- Existen programas de contabilidad gratuitos: hay varios programas de contabilidad gratuitos disponibles en línea que te permiten crear y enviar facturas electrónicas. Algunos ejemplos incluyen Wave, Zoho Books, y SlickPie.
Ten cuidado con: Los programas gratuitos o bien tienen unos periodos de prueba limitados o tienen una funcionalidad limitada. Te recomendamos que pruebes más de uno ante de decidirte.
Nuestro consejo: hay programas de pago muy asequibles. No te conformes con las escasas posibilidades que te ofrecen los programas gratuitos, podrías perderte ventajas increíbles que te ayuden a ahorrar muchísimo en tiempo y dinero.
- Utiliza aplicaciones móviles: hay varias aplicaciones móviles disponibles para crear y enviar facturas electrónicas.
Nuestro consejo: Algunas de ellas son gratuitas y otras tienen un costo, pero te permite generar facturas de manera sencilla y rápida.
- Utiliza herramientas de Facturación electrónica ofrecidas por el gobierno: Dependiendo del país donde te encuentres, algunos gobiernos ofrecen herramientas de facturación electrónica gratuitas para los contribuyentes.
Nuestro consejo: Esta es la mejor opción para empezar, pero las soluciones que vas a encontrar son muy limitadas. Te recomendamos echar un ojo a soluciones de pago igualmente homologadas por el gobierno que te pueden hacer tu día a día mucho más fácil.
Es importante recordar que, independientemente de la opción que elijas, debes cumplir con todas las regulaciones fiscales y tributarias aplicables. Es recomendable verificar que cumples con las regulaciones fiscales en tu país, ya que estas pueden variar dependiendo del lugar.
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¿Quién paga el IVA del kit digital?
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Enero 24, 2023
IVA, ¿Quién lo paga?
El IVA del bono digital del kit digital es pagado por el comprador, no por el agente digitalizador.
El agente digitalizador es responsable de recaudar el IVA y remitirlo al gobierno.
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Los documentos en la logistica de Colombia
Los documentos en la logistica de Colombia
Enero 19, 2023
¿Qué documentos existen en Colombia como pruebas de entrega en las empresas de logística?
En Colombia, los documentos más comunes utilizados como pruebas de entrega en las empresas de logística son:
- El recibo de entrega, en el cual el destinatario confirma haber recibido los productos en las condiciones acordadas.
- El conocimiento de embarque, también conocido como guía de carga, en el cual se detallan las características de los productos entregados.
- La factura comercial, en la que se reflejan los detalles del precio, productos entregados, entre otros.
- El Proof of Delivery (P.O.D.) es un documento que acredita la entrega de un paquete o mercancía a un destinatario. Es un comprobante de entrega que incluye información como la fecha, hora y nombre de la persona que recibió el paquete.
¿Qué diferencia existe entre la firma digital y la firma electrónica?
Firma digital “con la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita” y, de acuerdo al Decreto 2364 de 2012, con mecanismos que garantiza autenticidad e integridad.
La firma digital debe contar con los siguientes atributos para tener la misma validez legal que la manuscrita:
- Es única a la persona que la usa.
- Es susceptible de ser verificada.
- Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
- Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma queda invalidada.
- Está conforme a la reglamentación adoptada por el Gobierno Nacional.
Modificada por el Decreto 19 de 2012, el cual enumera las normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
La firma digital también está definida por la Ley 527 en su segundo artículo, como “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”, haciendo referencia a los algoritmos de encriptación asimétrica que utiliza tanto claves públicas como privadas para la creación y verificación de las firmas.
Firma electrónica con significativa merma en la carga probatoria. La Ley 527 de 1999 está basada en la Ley Modelo de Comercio Electrónico (1996), de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional.
En su artículo 7, establece el principio de equivalencia funcional de la firma electrónica, siempre y cuando se cumplan las mismas funciones que se le atribuye a la firma manuscrita.
Los requisitos mínimos que deben cumplirse son los siguientes:
- Debe permitir identificar al iniciador de un mensaje de datos
- Debe servir para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
- Debe ser confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
¿Seguimos?
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¿Cómo puedo evitar sanciones de la Agencia Tributaria en sus facturas de proveedor?
Evita sanciones de la Agencia Tributaria en tus facturas de proveedor
Enero 25, 2023
Para evitar sanciones de la Agencia Tributaria en las facturas de proveedor, es importante asegurarse de cumplir con todas las regulaciones fiscales y tributarias aplicables.
- Emitir facturas correctamente y de acuerdo con las normas fiscales. Con la Ley Crea y Crece se va a imponer, para todas las empresas y autónomos, el formato electrónico fon firma electrónica.
- Registrar las facturas en el sistema contable en el momento en que se reciben. Debe tener especial cuidado con posibles errores humanos.
- Asegurarse de cumplir con los plazos de pago y de cumplir con las obligaciones de retención de impuestos.
- Cumplir con las obligaciones de presentación de declaraciones fiscales. Para estos dos puntos, es especialmente recomendables el uso de un software que emita avisos automáticamente.
- Conservar toda la documentación relacionada con las facturas de proveedor por un período de tiempo suficientemente largo.
Es importante también contar con un equipo contable y legal que esté al tanto de las regulaciones fiscales para evitar sanciones y multas que puedan generar problemas financieros y legales.
No todas las empresas disponen de personal especializado o que tenga el suficiente tiempo para estar al caso de la ley. Muchas veces resulta complejo para los departamentos contables gestionar el volumen de trabajo del día a día y estar al día. Incluso las gestorías deben hacer frente a grandes volúmenes de documentación en momentos clave del año fiscal. A veces les resulta difícil dar la atención personalizada que merecen sus clientes.
El uso de soluciones informáticas homologadas que te ayuden a gestionar automáticamente el volumen de facturas de proveedor puede ayudarte a ahorrar mucho dinero y tiempo.
- Libera de tareas pesadas tu personal para que se ocupen de tareas que aporten valor para tu empresa.
- Evita errores humanos.
- Asegúrate que esté homologada y tendrás la seguridad de cumplir con la ley vigente.
- Ahorra en el servicio que te ofrece tu gestoría.
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¿Para qué sirve un gestor documental y
qué ventajas tiene para las empresas?
¿Para qué sirve un gestor documental y qué ventajas tiene para las empresas?
Optimización y seguridad en la gestión de documentos empresariales
Un gestor documental es un software que ayuda a las empresas a organizar, almacenar y compartir documentos electrónicos de manera ágil y muy eficiente. La tendencia actual es que las empresas trabajen sin papel tanto por la necesidad medioambiental, como la legalidad que a nivel europeo nos está llegando año tras año.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es un sistema informático que permite administrar de manera centralizada toda la documentación de una empresa. Su objetivo principal es optimizar los procesos relacionados con la creación, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos, reduciendo el uso del papel y aumentando la eficiencia operativa.
Estudios indican que las empresas que implementan un sistema de gestión documental pueden reducir hasta un 40% el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y aumentar su productividad en un 30%, gracias a la automatización de tareas y la mejora en la accesibilidad de la información.
Beneficios de un gestor documental para las empresas
Implementar un gestor documental en una empresa aporta numerosas ventajas, entre ellas:
- Acceso rápido y eficiente: Permite localizar cualquier documento en segundos mediante búsquedas avanzadas, etiquetas y categorizaciones. Esto mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a buscar información.
- Seguridad y control de acceso: Los sistemas de gestión documental incluyen permisos de usuario que garantizan que solo las personas autorizadas puedan acceder a determinada información, reduciendo el riesgo de fugas o accesos no autorizados.
- Automatización de procesos: Facilita la automatización de flujos de trabajo, como aprobaciones, revisiones y firmas digitales, lo que agiliza las operaciones internas y reduce errores.
- Reducción de costos: Al eliminar la dependencia del papel y los costos de almacenamiento físico, una empresa puede ahorrar en impresiones, archivadores y espacio de oficina. Según estudios, la digitalización de documentos puede reducir hasta un 70% los costos operativos relacionados con la gestión documental.
- Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones de protección de datos y normativas sectoriales al mantener un control riguroso sobre la documentación y su ciclo de vida.
- Colaboración y trabajo en equipo: Los empleados pueden acceder y trabajar en documentos de manera colaborativa, desde cualquier ubicación y en tiempo real, lo que mejora la comunicación y la eficiencia. Se estima que el trabajo en la nube y el acceso remoto pueden aumentar hasta en un 25% la productividad de los equipos.
¿Qué debes tener en cuenta para elegir tu mejor opción?
7 puntos clave que no debes ignorar
Elegir un gestor documental no se trata solo de buscar funcionalidades. Debes evaluar una solución que se adapte a las necesidades reales de tu empresa. Aquí te dejamos algunos criterios clave:
- Cumplimiento normativo: Asegúrate de que cumpla con las regulaciones exigidas por tu sector.
- Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje.
- Escalabilidad: Debe crecer contigo y adaptarse a futuras necesidades.
- Soporte técnico: Un buen servicio de asistencia personalizada es clave para resolver incidencias rápidamente.
- Funcionalidades específicas: No todos los gestores son iguales. Valora herramientas como control de versiones, firma electrónica o flujos de trabajo.
- Integración: Debe conectarse fácilmente con el resto de sistemas de tu empresa.
- Precio justo: Apuesta por un software que combine potencia y asequibilidad.
El futuro de los gestores documentales
Los gestores documentales han dejado de ser simples archivos digitales para convertirse en plataformas estratégicas para el crecimiento de las empresas. En el contexto actual, marcado por la transformación digital y la automatización, es imprescindible contar con una solución modular, escalable e inteligente.
Gestores documentales con módulos variables y preparados para IA
Los gestores documentales del futuro deben permitir una configuración flexible, adaptada a las necesidades reales de cada organización. Recomendamos elegir una solución que permita incluir módulos clave, que aporten valor inmediato y acompañen el crecimiento a medio y largo plazo.
Módulos esenciales para una solución todo en uno:
- Control horario y de recursos humanos
Gestión integrada de fichajes, vacaciones, permisos y fichas de personal desde el mismo entorno documental. - Firma electrónica
Flujo seguro y legal de firma de documentos, adaptable a contratos, autorizaciones y comunicaciones internas. - Factura electrónica legal
Imprescindible por su obligatoriedad normativa en fase de despliegue en España. Un gestor debe adaptarse a los cambios legales sin perder interoperabilidad. - Compatibilidad con documentos clave como contratos, pedidos y albaranes
Aunque aún no todos son obligatorios en formato digital, es previsible que lo sean pronto. Un buen gestor documental debe estar preparado para ello. - Capacidad de integración con ERP
Es crucial que el gestor documental se comunique con el sistema ERP de la empresa. Si no dispone de una integración directa, debe ofrecer una API propia que facilite el desarrollo de conexiones personalizadas.
IA e inteligencia documental: el siguiente paso
Una solución moderna debe estar preparada para incorporar módulos de inteligencia artificial, que permitan desde el reconocimiento automático de documentos (OCR avanzado) hasta el análisis de datos y flujos documentales.
¿Por qué elegir Doceo Store?
Doceo Store no es solo un gestor documental, es una oficina virtual completa, diseñada para cubrir todas las necesidades de documentación y gestión de flujos de trabajo en empresas de cualquier sector.
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Con Doceo Store puedes olvidarte de tareas repetitivas. Su sistema automatiza la entrada de documentos (por impresora virtual, escáner o importación) y permite configurar flujos de trabajo personalizados para gestionar tareas, aprobaciones o validaciones.
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- Gestión de usuarios y perfiles
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