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Doceo Software
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Edición Otoño 2025 | Septiembre
Doceo Software
Firma electrónica sin complicaciones con Doceo BioSign
Más segura, accesible y desde cualquier lugar
DoceoSoftware continúa avanzando en accesibilidad documental, facilitando que todos los documentos sean fáciles de usar y cumplir con la normativa vigente. Ahora, crear documentos listos para firmar es aún más sencillo: con Doceo BioSign, no solo mejoras la seguridad y la validez de tus firmas, sino que también puedes aprovechar nuestra APP gratuita para firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento, dando a tu empresa un plus de eficiencia y accesibilidad.
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Novedades legales 2025: documentos accesibles para todos
A partir de 2025, la accesibilidad en los documentos es obligatoria según la Ley 34/2023 de Accesibilidad en la Administración Digital y en los servicios electrónicos. Esto implica que todos los archivos digitales que tu empresa genera o comparte deben ser accesibles: personas con discapacidades deben poder leerlos, navegar por ellos y utilizarlos sin barreras, garantizando igualdad de acceso a la información.
Con DoceoSoftware, preparar tus documentos cumpliendo la normativa es sencillo y rápido. Desde PDFs accesibles hasta informes internos, nuestro software te guía para cumplir con las directrices de accesibilidad sin complicaciones y asegura que tu documentación está lista para todos.
Para profundizar, te recomendamos este artículo sobre la nueva normativa y cómo afecta a las empresas: [Enlace al artículo].
Para profundizar, te recomendamos este artículo sobre la nueva normativa y cómo afecta a las empresas:
Doceo BioSign & Store: firma PDFs y documentos a medida
Introducción – Lo global
Doceo BioSign & Store: firma PDFs y documentos a medida
Doceo BioSign & Store permite firmar PDFs y documentos a medida de forma segura, legal y sencilla. Nuestra solución digital reemplaza procesos en papel, reduce errores y agiliza la gestión documental para empresas de cualquier tamaño. Firma desde móvil o tablet, integra con ERP o CRM y realiza seguimiento en tiempo real.
Gestión documental – Integración
Integración con Doceo Store: la solución 4 en 1 para tu firma electrónica
Doceo Store suma ventajas a tu firma electrónica. Muchas soluciones olvidan aspectos clave como el almacenaje obligatorio de los documentos, la generación de flujos entre personas o archivos, la ordenación por carpetas y, muy importante, el control de versiones con historial inalterable. Con Doceo BioSign Store lo tienes todo en un solo lugar.
Formularios y firma digital avanzada
FORMS: crea tus propios documentos y fírmalos
Doceo BioSign Forms permite diseñar, gestionar y firmar digitalmente documentos personalizados como si fueran en papel. Genera formularios con campos editables, recopila datos de forma segura y firma con plena validez legal conforme a eIDAS (Artículo 26 del Reglamento Europeo 910/2014).
Esta herramienta agiliza procesos, reduce errores y sustituye el papel por un sistema flexible y seguro. Firma desde móvil o tablet, integra con ERP o CRM y realiza seguimiento en tiempo real. Doceo BioSign Forms convierte la gestión documental en un proceso eficiente, seguro y adaptado a tus necesidades.
Plantillas HTML
Plantillas HTML en Doceo BioSign Forms
Doceo BioSign Forms ofrece plantillas HTML listas para usar o totalmente personalizadas. Con ellas, tu empresa puede crear formularios y documentos adaptados a cualquier necesidad: desde albaranes hasta formularios interactivos. Estas plantillas soportan HTML, CSS y JavaScript, lo que permite añadir subida de archivos, firmas biométricas, códigos QR o integración con la identidad corporativa.
DoceoSoftware garantiza su correcta implementación en Doceo BioSign Store, ofreciendo seguridad, trazabilidad y control de versiones. También podemos formar a tu equipo para diseñar plantillas y asegurar accesibilidad y cumplimiento normativo.
Posibilidades avanzadas de un formulario en HTML, CSS y JavaScript
Los formularios en HTML, CSS y JavaScript ofrecen un abanico enorme de posibilidades para empresas y usuarios: campos de texto libre, números, correos electrónicos, teléfonos o URLs. También permiten fechas, calendarios, listas desplegables, casillas de verificación y botones de opción. Entre sus ventajas destacan la subida de archivos, la captura de coordenadas GPS, firmas digitales, códigos QR y la integración con sistemas externos como ERP o CRM.
A nivel visual, los formularios pueden adaptarse a la identidad corporativa, ser responsivos y ofrecer interacciones dinámicas. Con estas funciones se pueden crear flujos de trabajo automatizados, exportar datos y enviar notificaciones automáticas con seguridad y cumplimiento legal.
Descubre aquí todas las posibilidades de un formulario en HTML, CSS y JavaScript
Área de repositorio
Área de repositorio de documentos de BioSign
En el Área de repositorio de documentos de BioSign gestionas y controlas en tiempo real todos tus archivos pendientes de firma biométrica. La zona superior ofrece un menú con Firmas y Configuración y un resumen del estado de los documentos mediante colores para identificar al instante su situación. Permite búsqueda avanzada, restablecer filtros y configurar la visualización de registros con actualización de datos en tiempo real.
En la zona central accedes a metadatos, estado de los documentos y datos de la firma, con evidencias descargables. Cada documento cuenta con indicadores de estado y control de versiones para gestionar fácilmente los flujos.
Document Assembly – Módulo avanzado
Document Assembly: Visualización y gestión de BioSign Assembly
Doceo BioSign Assembly presenta una interfaz intuitiva que facilita la visualización y gestión de documentos. De izquierda a derecha encontrarás: un buscador para filtrar y localizar rápidamente, una columna central con la información detallada del documento (ID, nombre, tipo y ruta de carpeta) y un panel derecho para visualizar el documento en tiempo real.
Esta disposición permite una navegación fluida y acceso inmediato a la información relevante. Document Assembly es un módulo disponible para las contrataciones de Doceo BioSign Forms, diseñado para automatizar flujos de trabajo en la generación y envío de documentos, permitiendo plantillas personalizadas y una creación avanzada.
Aunque BioSign incluye una plantilla estándar, con Document Assembly puedes configurar y adaptar tus propias plantillas a las necesidades específicas de cada proceso, ensamblando documentos dinámicamente y ofreciendo formularios personalizados.
¿Necesitas más información sobre BioSign Forms? Haz clic aquí
Descubre nuestra APP gratuita: firma desde cualquier lugar
APP de Firma de documentos Forms: Funcionamiento
La APP de firma de documentos Forms ofrece una experiencia completa para gestionar tus archivos de manera segura y eficiente. Al ingresar, encontrarás el menú principal con opciones como Mis Documentos, Depósito, Configuración, Acerca de… y Cerrar sesión. En el Depósito se almacenan temporalmente los documentos ante problemas de conexión, evitando pérdidas de información.
En Mis Documentos puedes consultar y gestionar todos los registros: ver documentos, información del cliente, llamadas directas y eliminar documentos. Además, incluye opciones de búsqueda y organización, como ordenar por fecha, nombre o estado, escanear códigos QR y aplicar filtros.
Si surge una incidencia, puedes añadir fotos o enviar información directamente a la empresa. La sección de Configuración permite ajustar la descarga automática, la visualización de documentos y el formato de la fecha.
Recursos gratuitos
Curso del control horario
39 lecciones | 5 h de formación
- Cumplimiento legal: Registra el inicio y fin de la jornada laboral según el Real Decreto-ley 8/2019.
- Adaptabilidad: Totalmente personalizable para ajustarse a los requisitos de cualquier empresa.
- Gestión optimizada: Simplifica la administración del tiempo y mejora la productividad.
Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂
Newsletter Edición Verano 2025
Doceo News
Edición Otoño 2025
Ofrezca a sus clientes la solución de control horario sencilla, intuitiva y eficaz que realmente usarán
Conviértete en partner de Doceo InTime y genera ingresos extra ayudando a tus clientes
Bienvenido a la edición de otoño 2025 de nuestra newsletter
En DoceoSoftware trabajamos para que la tecnología esté siempre al servicio de tu empresa: soluciones accesibles, seguras y adaptadas a las exigencias normativas. Esta edición llega cargada de novedades que te ayudarán a optimizar la gestión diaria, cumplir con la legislación vigente y mejorar la eficiencia de tu organización.
En este número encontrarás:
- Doceo InTime, el sistema de control horario sencillo y sin complicaciones, adaptado a cualquier sector.
- Factura electrónica con Doceo Facturae, totalmente integrada y cumpliendo las nuevas normativas VERI*FACTU y Crea y Crece.
- Firma electrónica con Doceo BioSign, que aporta seguridad jurídica y comodidad a tus procesos documentales.
- Formación y recursos gratuitos, porque creemos que compartir conocimiento es la clave para crecer.
- Y, como siempre, nuestros manuales actualizados y cursos online para que saques el máximo partido a nuestras soluciones.
Queremos acompañarte en cada paso de la transformación digital de tu empresa.
Lo último en DoceoSoftware
Documentos digitales accesibles
Desde este verano, en DoceoSoftware hemos puesto especial foco en la accesibilidad digital y documental. A partir de junio de 2025, en España será obligatorio que no solo las webs, sino también todos los documentos digitales de oficina, cumplan estándares como EN 301 549 y WCAG 2.1 nivel AA.
La accesibilidad no es solo un requisito legal; es una oportunidad para crear contenidos inclusivos, mejorar la experiencia de todos los usuarios y evitar riesgos legales y reputacionales.
En sectores como banca, educación, sanidad y servicios públicos, el incumplimiento puede conllevar sanciones y exclusión de licitaciones. Esta tendencia es global: países como EE. UU., Canadá, Reino Unido, Japón o Corea del Sur aplican normativas similares.
Accesibilidad de los documentos digitales en España: normativa, obligaciones y por qué importa
Desde el 28 de junio de 2025, la Ley Europea de Accesibilidad obliga a que webs, apps y documentos digitales sean accesibles para todas las personas, incluidas las que tienen discapacidad. Esto aplica tanto a la administración pública como a empresas privadas que prestan servicios al público, afectando PDFs, Word, hojas de cálculo, formularios y más. Cumplir la normativa mejora la experiencia de usuarios, evita sanciones y refuerza la reputación de la empresa. DoceoSoftware ofrece soluciones para crear o adaptar documentos, automatizar flujos y garantizar accesibilidad conforme a estándares internacionales.
¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?
En España, la normativa de accesibilidad documental obliga a administraciones públicas, organismos dependientes y empresas que prestan servicios financiados con fondos públicos a garantizar que documentos digitales y transaccionales (PDF, Word, hojas de cálculo, formularios, contratos, facturas) sean accesibles. También afecta a grandes empresas y proveedores que interactúan con ciudadanos. Cumplirla protege derechos, evita sanciones y mejora la experiencia del cliente. Doceo Software ayuda a auditar, transformar y automatizar documentos para cumplir estándares legales y técnicos (WCAG 2.1, UNE-EN 301 549), integrando firma electrónica y flujos documentales escalables.
Documentos estáticos y documentos transaccionales: ¿ahora accesibles?
La accesibilidad digital es hoy un requisito legal, técnico y de negocio, que abarca webs, apps y documentos digitales. Los documentos estáticos se crean una vez y cambian poco (manuales, guías, informes), mientras que los transaccionales se generan masivamente durante operaciones comerciales (facturas, albaranes, contratos). Cumplir normas como WCAG, PDF/UA y EN 301 549 es obligatorio y evita sanciones. Doceo Software ayuda a auditar, diseñar plantillas accesibles, automatizar generación y validación, incorporar firma electrónica y transformar documentos existentes, garantizando accesibilidad, eficiencia y cumplimiento legal para todo tipo de empresas y administraciones.
Una única solución, 100% escalable
Desde el fichaje más simple hasta la gestión integral de personas.
Usted elige hasta dónde quiere llegar.
Actualidad normativa
Factura Electrónica Obligatoria
A partir del 1 de julio de 2026, todas las empresas deberán emitir facturas electrónicas, según el Real Decreto 1007/2023. Este cambio busca modernizar la digitalización empresarial y mejorar el cumplimiento tributario. El plazo inicial del 1 de julio de 2025 se ha ampliado por la publicación de la Orden HAC/1177/2024.
Firma Biométrica y Electrónica
El Real Decreto 255/2025 regula el proceso de expedición, gestión y desarrollo del Documento Nacional de Identidad, tanto en su versión física como digital, estableciendo mecanismos de identificación y autenticación seguros para las relaciones con el sector público y privado.
Gestión Documental y Accesibilidad
- Ley 11/2018, de 28 de diciembre:Modifica el Código de Comercio, la Ley de Sociedades de Capital y la Ley de Auditoría de Cuentas, obligando a que las empresas incluyan información no financiera accesible en sus informes anuales.
- Real Decreto 1112/2018, de 7 de septiembre: Regula la accesibilidad de webs y aplicaciones móviles del sector público, aplicable también a documentos digitales, garantizando que la información sea accesible para todas las personas.
Estas normativas son de obligado cumplimiento en toda España y aseguran que los documentos digitales sean inclusivos y accesibles.
RECIBE UNA COPIA DE NUESTRO LIBRO "El gran libro de la facturación empresarial 2025 | 26"
Transforma tu negocio con «El Gran Libro de la Facturación Empresarial | 2025|26», una guía completa sobre técnicas y estrategias para optimizar la facturación en tu empresa.
Conoce más a fondo
Doceo InTime, el control horario que se integra perfectamente en tu empresa
Sistema de control horario para empresas sin tarjetas ni biometría. Solución fácil, adaptable, integrada con sistemas existentes, compatible con convenios laborales y cumpliendo la normativa. Tres versiones: móvil, web y punto fijo.
El Real Decreto-ley 8/2019, vigente desde el 12 de mayo de 2019 en España, exige a todas las empresas llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Esta normativa busca garantizar el control horario y proteger los derechos laborales.
Descubre cómo Doceo InTime ofrece una solución eficaz para cumplir con esta ley y optimizar la gestión de tiempo de tu equipo.
Factura electrónica 100% legal con Doceo Facturae
Este año, nuestra empresa implementa la factura electrónica con Doceo Facturae para cumplir con las nuevas normativas VERI*FACTU y Crea y Crece. Totalmente integrado con Doceo Store o con tu plataforma de gestión documental, garantizando un cumplimiento 100% legal y eficaz en la gestión de tus facturas.
Firma electrónica integrada en Doceo Store o en tu solución
Doceo BioSign es una solución de firma electrónica que permite firmar documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo: móvil, PC o navegador. Garantiza validez legal, seguridad jurídica y una integración sencilla con cualquier plataforma de gestión documental.
La solución facilita la generación y firma de documentos electrónicamente, eliminando desplazamientos, reduciendo impresiones innecesarias y evitando accesos no autorizados. Tus clientes pueden firmar directamente desde sus dispositivos, mejorando su experiencia y satisfacción.
La implementación de firma biométrica es fácil y asequible, con generación de documentos mediante formularios predefinidos. Además, se envían datos de entrega en tiempo real, lo que permite tomar medidas adicionales rápidas y optimiza toda la gestión documental.
Doceo BioSign ofrece varias modalidades según las necesidades:
- BioSign Delivery: para transportistas, permite gestionar entregas, registrar firmas y reportar incidencias.
- BioSign Mobile: los clientes reciben solicitudes en la app o navegador y pueden firmar de forma remota.
- BioSign F2F: para situaciones presenciales, el cliente firma directamente en el dispositivo del solicitante.
- BioSign Forms: genera y firma documentos mediante formularios predefinidos, agilizando procesos, reduciendo errores y optimizando la experiencia del cliente.
Con Doceo BioSign, la firma electrónica deja de ser un trámite complicado y se convierte en una herramienta ágil, segura y totalmente adaptable a cada flujo de trabajo.
Especial: doceo Store, más que un gestor documental
Gestión de versiones de un documento
Cada documento o registro puede incluir varios archivos adjuntos, cada uno con múltiples versiones. Se puede seleccionar una versión como prioritaria para compartir, mientras que las no prioritarias solo pueden consultarse, abrirse, descargarse o compartirse mediante enlace, sin posibilidad de edición. Solo las versiones activas pueden modificarse. Este sistema facilita la gestión efectiva de documentos, permitiendo revisar versiones anteriores y asegurar la actualización y precisión de la información compartida.
Configuración de comentarios en flujo de trabajo
Se ha agregado una configuración para habilitar/deshabilitar comentarios al mover un documento de un estado a otro en el flujo de trabajo. Cuando la opción está activada, se mostrará una casilla de comentarios al mover el documento de A a B, siendo esta función completamente opcional.
Fija el ancho y guarda la vista previa para cada tipo de documento
Es posible redimensionar la vista previa de los archivos. Esta configuración de ancho se guarda automáticamente para la próxima vez que se abra la vista previa, ajustándose a cada tipo de documento. De esta forma, cada documento se visualizará con el ancho previamente definido.
Fusionado (grapado) de documentos de mismo o distinto formato
Buscador avanzado por contenido
Este buscador es para búsquedas avanzadas que se realizaran con toda la información contenida en el gestor documental. Puede configurar la búsqueda por documentos adjuntos, nombre de documentos o el contenido de los registros.
Plantillas de estructuras de carpetas para los registros
Agregue sus correos electrónicos arrastrando y soltando
Agregue directamente mediante el sistema drag & drop sus correos directos de Outlook y visualice los correos con dentro del gestor documental.
Creación de informes con ordenación por carpetas
Puede crear para cada registro creado informes ordenados por carpetas. Esas carpetas, a su vez, pueden contener distintos documentos para ese archivo. Va a poder generar y gestionar:
- Árbol de carpetas y sub-carpetas.
- Las carpetas y sub-carpetas pueden contener distintos archivos.
- Sistema de arrastrar y soltar entre carpetas y archivos.
- Buscador de archivos.
- Total flexibilidad.
Bandejas para una gestión rápida y eficiente de documentos
Nos place presentarte 4 novedades que probablemente no conozca que puedes hacer con las BANDEJAS y su gestión.
¿QUÉ SON Y PARA QUÉ SIRVEN LAS BANDEJAS?
Una bandeja es, como si estuviera en la oficina física, la zona donde los usuarios reciben los documentos y, desde allí, podemos clasificarlos, compartirlos, adjuntarlos o indexarlos.
Arrastrar y soltar libremente entre bandejas: Clasifique rápidamente entre las bandejas disponibles con el sistema con solo arrastrar y soltar uno o varios documentos.
Visualice, modifique, añada anotaciones o incluso firme los documentos en el visor de documentos. Haga doble clic sobre uno de los documentos de la bandeja por defecto y automáticamente lo visualizará en el panel de la derecha.
Agregue directamente nuevos documentos en registros para generar informes completos y perfectamente ordenados. Indexe un documento directamente desde una bandeja con solo indicar su tipología y arrastrando y soltando en la cajita.
Adjunte un documento con otro ya indexado creando una vista de expediente. Podrá ver los últimos documentos creados o aplicar los filtros que requiera para localizar donde lo quiere adjuntar.
Recursos y consejos
Formación gratuita
Este año, hemos iniciado una nueva iniciativa de formación y recursos gratuitos para nuestros clientes y colaboradores. Disponemos de manuales digitales actualizados, un FAQ detallado de Doceo Store y cursos gratuitos sobre Factura Electrónica y Gestión Documental, con la posibilidad de obtener un certificado para ti y para todos los miembros de tu empresa.
Aprovecha esta oportunidad para mejorar tus conocimientos y optimizar los procesos de tu empresa con nuestras soluciones. Nos comprometemos a darte las herramientas para alcanzar el éxito.
Curso del control horario
39 lecciones | 5 h de formación
- Cumplimiento legal: Registra el inicio y fin de la jornada laboral según el Real Decreto-ley 8/2019.
- Adaptabilidad: Totalmente personalizable para ajustarse a los requisitos de cualquier empresa.
- Gestión optimizada: Simplifica la administración del tiempo y mejora la productividad.
Curso de gestión documental y facturación empresarial 2025
26 lecciones | 3 h de formación
- Normativa actualizada: Conoce los detalles de la nueva regulación en facturación electrónica.
- Herramienta práctica: Aprende a utilizar doceo eFact para gestionar tus facturas de manera eficiente.
- Cumplimiento legal garantizado: Asegura que tu negocio esté al día con las exigencias legales.
Introducción a Doceo Store - Gestión Integral y Segura de Documentos
46 lecciones | 5 h de formación
- Gestor documental.
- Formación online cuando tú quieras.
- Empezar como principiante y terminar siendo experto.
Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂
Colabore con nosotros: impulse su oferta digital
Doceo News
Mayo 2025
Ofrezca a sus clientes la solución de control horario sencilla, intuitiva y eficaz que realmente usarán
Conviértete en partner de Doceo InTime y genera ingresos extra ayudando a tus clientes
En DoceoSoftware sabemos que tu papel como gestoría, asesoría o despacho profesional va mucho más allá de la contabilidad o la tramitación administrativa. Tus clientes confían en ti como referente en normativa laboral, y buscan tu consejo cuando se enfrentan a nuevos retos.
Uno de esos retos es el cumplimiento de la normativa de control horario (Real Decreto-ley 8/2019). Muchas empresas siguen utilizando métodos poco fiables, sistemas manuales que generan errores o soluciones complicadas que los empleados no usan. Esto se traduce en consultas constantes, pérdida de tiempo y riesgo de sanciones.
Por eso queremos proponerte una colaboración que beneficiará a todos:
- Tú ofreces a tus clientes una solución sencilla y eficaz.
- Ellos cumplen la normativa sin complicaciones.
- Y tú recibes una comisión por cada empresa que se dé de alta gracias a tu recomendación.
¿Qué es Doceo InTime?
Le presentamos Doceo InTime, nuestra solución de control horario especialmente pensada para empresas de cualquier sector, tamaño o complejidad organizativa.
Sabemos que muchas asesorías y gestorías reciben consultas constantes sobre cómo cumplir con la normativa de fichaje. Y también sabemos que muchas empresas siguen utilizando sistemas complicados que sus trabajadores olvidan, no entienden o directamente no utilizan.
Con Doceo InTime, esto deja de ser un problema:
- Es una solución que se adapta a la complejidad y a las necesidades de cada empresa, ofreciendo desde lo más sencillo hasta un control completo, con su modo básico o su modo avanzado, y con la capacidad de configurarse a medida para ajustarse al nivel de complejidad que requiera cada organización.
- Es una plataforma flexible y modular que permite a cada empresa activar únicamente las funciones necesarias: desde un fichaje sencillo hasta una gestión avanzada de RRHH con gestión documental e incluso firma electrónica, para que los trabajadores firmen sus documentos en una misma plataforma, adaptándose perfectamente a las necesidades específicas de cada negocio.
¿Cómo pueden fichar los trabajadores?
- Desde su ordenador (ideal para oficinas y despachos).
- Con el móvil, estén donde estén (comerciales, personal de campo, teletrabajo).
- En una tablet fija en el centro de trabajo.
Una única solución, 100% escalable
Desde el fichaje más simple hasta la gestión integral de personas.
Usted elige hasta dónde quiere llegar.
¿Qué beneficios obtiene usted?
- Se posiciona como un asesor actualizado y proactivo, ofreciendo una solución práctica que cumple con la normativa vigente.
- Percibe una comisión por cada cliente que se registre gracias a su recomendación, generando ingresos adicionales sin complicaciones.
- Recibe todo el apoyo necesario: material gráfico, presentaciones, soporte y asesoramiento para facilitar la comunicación con sus clientes.
- Ahorra tiempo y evita problemas, ya que sus clientes reducirán las consultas relacionadas con fichajes erróneos o incumplimientos legales. Cumplimiento del Real Decreto-ley 8/2019.
- Además, ofrecemos a sus clientes un curso de uso y configuración, en caso de que lo necesite. Todo gratis.
Y ahora, también puede convertirlo en una nueva línea de ingresos para su despacho.
Quedamos a su disposición para ampliarle la información o realizar una demostración sin compromiso.
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Todo lo que Doceo Store puede hacer por tu empresa
Todo lo que Doceo Store puede hacer por su empresa
DOCEO FACCERT + DOCEO STORE, EL MEJOR ALIADO PARA SU EMPRESA
Independientemente del volumen de facturas de proveedores que maneje su empresa, tener un sistema de gestión documental implementado le ayuda a optimizar sus procesos, va a resultar un avance en proceso de digitalización de la empresa. Va a suponer agilizar los procesos internos y eso supone menos tiempo dedicado a tareas repetitivas y de poco valor.
No más Excel, ni carpetas que se pueden perder. Tampoco no más almacenamientos en la nube que resultan caros y que no aportan nada.
Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave.
DoceoStore APP le permite realizar trámites y consultar documentos desde su dispositivo móvil de forma fácil y rápida. Acceda a sus archivos y gestione sus documentos de manera eficiente, todo desde la comodidad de su teléfono o tablet. Simplifique sus tareas administrativas con nuestra aplicación móvil intuitiva.
GESTIÓN DE FACTURAS CON DOCEO STORE
Un gestor documental puede ofrecer varias ventajas significativas para gestionar las facturas de una empresa:
- Organización y acceso eficiente: Un gestor documental organiza facturas, simplificando su búsqueda y acceso. Clasifica y archiva documentos para una recuperación fácil y eficiente cuando se necesita.
- Reducción de errores y pérdida de documentos: Digitalización y centralización minimizan errores y pérdida de documentos, asegurando seguridad y accesibilidad.
- Automatización de procesos: Integración con automatización agiliza procesos, aumenta eficiencia y mejora precisión.
DOCEO STORE CON CONTROL HORARIO
Fiche, gestione sus vacaciones, salidas médicas o comerciales con Doceo Store. Todo en una misma solución.
- Registro preciso del tiempo: Registro preciso de entrada, salida y descansos para empleados.
- Acceso y Rectificación de Datos: Acceso y corrección transparente de datos de fichaje para empleados.
- Registro de Cambios: Todos los cambios realizados se registran, indicando quién y cuándo lo hizo.
- Fichaje por dispositivos móviles: Fichaje móvil para empleados que trabajan fuera de la oficina.
- Cumplimiento RGPD: Garantiza privacidad según Reglamento General de Protección de Datos.
- Acceso y ubicación GPS automática del dispositivo.
- Generación y almacenamiento de informes: Genera informes detallados para inspecciones laborales. Almacena registros de fichaje seguros.
- Facilidad de Auditoría: Facilita auditoría para verificar el cumplimiento con las leyes laborales.
- Soporte Técnico: Ofrece soporte técnico para resolver problemas y consultas del usuario.
DOCEO STORE CON AGENDA COMPARTIDA
Doceo Store ofrece una agenda completa que le permite consultar y gestionar tanto tareas individuales como grupales.
- Puede controlar la visibilidad de sus actividades y decidir qué información compartir.
- Permite adjuntar documentos de trabajo directamente en la agenda.
- Gestión de etiquetas facilita un control eficiente de los eventos, mientras que los eventos pueden crearse fácilmente a partir de registros en el gestor documental.
- Con filtros personales y opciones de visualización flexibles, puede organizar sus eventos diarios, semanales, mensuales o anuales según sus necesidades.
- Generación automática de eventos a partir de registros documentales recién creados.
DOCEO STORE CON GESTION DE TAREAS (KANBAN)
Doceo Store ofrece una pizarra kanban para gestionar tareas y proyectos.
- Gestión de Tareas: Permite organizar y gestionar tareas de manera eficiente, asignando responsabilidades y prioridades de forma visual.
- Optimización del flujo de trabajo: Ayuda a identificar cuellos de botella y optimizar el flujo de trabajo al visualizar claramente las etapas de cada tarea.
- Permite adjuntar documentos directamente, facilitando la gestión eficiente de tareas
- Mediante etiquetas, localice rápidamente las tareas.
- Colaboración en Equipo: Facilita la colaboración al mostrar a todos los miembros del equipo el estado actual de las tareas y quién está trabajando en qué.
- Adaptabilidad y Flexibilidad: Kanban es altamente adaptable y puede ser utilizado en diversos contextos, desde el desarrollo de software hasta la gestión de proyectos, adaptándose a las necesidades específicas de cada equipo o proyecto.
DOCEO BIO SIGN PARA UNA GESTIÓN COMPLETA Y CUMPLIMIENTO DE LA LEY "CREA Y CRECE"
Doceo Store se integra perfectamente con el módulo de firma electrónica BioSign, adaptándose a la modalidad elegida por su empresa.
Doceo BioSing F2F (Presenial)
Con Doceo BioSign F2F firme digitalmente tal y como lo haría con papel y con todas las garantías legales.
Doceo BioSing Mobile (Doble Factor)
Con Doceo BioSign Mobile o doble factor, cualquier documento firmado digitalmente sin necesidad de rúbrica.
Doceo BioSing Delivery (Entregas)
Con Doceo BioSign Delivery, firme los documentos de sus entregas en tiempo real, ahorrando tiempo y dinero. Obtenga localización en el mapa y reportes detallados de incidencias con fotos y texto.
Doceo BioSing Forms
Firma y gestión en tiempo real de formularios a partir de plantillas HTML disponibles.
La gestión de usuarios y perfiles
Administra perfiles de usuarios y grupos, junto con sus permisos y preferencias de perfil.
Búsqueda avanzada
Búsqueda avanzada simplifica acceso a documentos, tareas y eventos.
Calendario inteligente
Calendario inteligente que organiza eventos y adjunta documentos relevantes automáticamente para eficiencia.
Control horario
Registra y gestiona el tiempo laboral para supervisar eficientemente el trabajo.
Organización eficiente con etiquetas
Optimiza organización con etiquetas personalizadas para acceso rápido y eficiente a registros, eventos y tareas.
Gestión visual de tareas
Sistema visual de gestión de tareas que optimiza productividad y colaboración.
Flexibilidad en tipologías documentales
Gestiona diferentes tipos de atributos y documentos de manera flexible y adaptada a tus necesidades.
Administración de registros y expedientes
Explora, organiza y gestiona registros con funciones intuitivas y versátiles.
Relaciones documentales
Vincula documentos y registros para decisiones informadas y comprensión completa.
Automatización de entrada documental
Importa documentos manual o automáticamente con módulos Doceo, agiliza captura.
Seguimiento transparente
Accede a un registro detallado de acciones realizadas para una auditoría precisa y un seguimiento completo.
Flujos de trabajo personalizados
Diseña, optimiza y automatiza flujos de trabajo intuitivos y personalizables eficientemente.
Edición avanzada de PDFs
Visualiza, subraya, comenta y agrega sellos y firmas personalizadas a archivos PDF, mejorando la colaboración.
Sellos personalizados
Crea sellos personalizados y asigna sellos específicos a tipologías documentales, añadiendo una capa de autenticación visual.
Interacción Drag & Drop
Sistema visual de gestión de tareas que optimiza productividad y colaboración.
Acceso multilingüe desde cualquier dispositivo
Elige tu idioma de preferencia para una experiencia adaptada.
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10 Aspectos Cruciales que Debe Ofrecer tu Gestor Documental a tu empresa
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Descubre Doceo Store
10 de enero 2025
Doceo Store, mucho más que un gestor documental
Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave, como:
- La gestión de usuarios y perfiles.
- Búsqueda avanzada.
- Calendario inteligente.
- Organización eficiente con etiquetas.
- Gestión visual de tareas.
- Flexibilidad en tipologías documentales.
- Administración de registros y expedientes.
- Relaciones documentales.
- Automatización de entrada documental.
- Seguimiento transparente.
- Flujos de trabajo personalizados.
- Edición avanzada de PDFs.
- Sellos personalizados.
- Bandejas de entrada eficientes.
- Interacción Drag & Drop.
- Acceso multilingüe y acceso web desde cualquier dispositivo.
Mucho se habla de la necesidad de la transformación digital de las PYMES, pero rara vez se aborda lo que podría ser adecuado para tu empresa. La gestión de facturas, albaranes, documentos, recursos humanos, informes, contratos, o incluso una combinación de todos ellos, plantea la pregunta fundamental: ¿Cómo elegir el mejor software para procesar eficazmente esta diversidad de documentos, ya sea en papel o en formato digital?
A continuación, te presentamos 10 puntos esenciales que debes considerar al seleccionar tu sistema de gestión documental.
- La facilidad de uso: La interfaz del gestor debe ser intuitiva y fácil de usar para que tus empleados puedan adoptarlo rápidamente. Pide siempre que puedas una demo para evaluar si va a ser fácil o no.
- El acceso remoto y desde cualquier dispositivo: La posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo es esencial en el mundo actual. Mejor elige siempre un sistema cloud.
- Búsqueda eficiente: Debe contar con un sistema de búsqueda avanzado que permita encontrar documentos por palabras clave, fechas y otros criterios relevantes.
- Seguridad robusta: La protección de datos es primordial. El gestor debe ofrecer medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores y la encriptación. Te recomendamos a demás que te fijes en la gestión de permisos y de roles. Doceo Store permite controlar quién tiene acceso a la información a un nivel mínimo de 1 dato para los documentos registrados.
- Integración con otras herramientas: Debe ser compatible con las aplicaciones y sistemas que ya utilizas. Fíjate si la empresa a la que vas a contratar el gestor tiene módulos complementarios (análisis de facturas, firma biométrica, lectura de datos…) o si tienen integraciones ya hechas con ERP.
- Automatización de flujos de trabajo: Debería permitirte crear flujos de trabajo automatizados para tareas como aprobaciones y revisión de documentos. No rechaces tampoco la posibilidad de realizar los procesos de forma manual.
- Control de versiones: La capacidad de mantener un historial de versiones de documentos es fundamental para el seguimiento de cambios y la prevención de errores. Pide a la empresa que te dé garantías ante la imposibilidad de realizar modificaciones. En el caso hipotético (o no tan hipotético) que tengas una inspección, estas garantías te lo van a poner todo mucho más fácil.
- Cumplimiento Normativo: Debe cumplir con las regulaciones de tu sector, como GDPR, HIPAA u otras leyes de privacidad y seguridad.
- Colaboración en tiempo real: Debe facilitar la colaboración en documentos en tiempo real para mejorar la productividad de tu equipo.
- Tiene funciones de oficina virtual: Desde la irrupción del coronavirus, el teletrabajo ha experimentado un aumento significativo y se ha convertido en una práctica común en todas las empresas. Es importante observar si tu entorno de trabajo remoto ofrece funcionalidades adicionales para gestionar documentos de la empresa y cumplir con otras tareas, como el control de horarios (incluyendo la posibilidad de fichar), la creación, edición o modificación de documentos nuevos, y el envío de notificaciones, entre otras.
Un gestor documental eficaz puede transformar la forma en que tu empresa maneja la información y aumentar significativamente la eficiencia operativa.
Al buscar una solución, asegúrate de que cumpla con estas 10 características básicas para garantizar que estás obteniendo el máximo beneficio para tu empresa, independientemente de su sector.
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Los 4 puntos claves del futuro próximo de los gestores documentales
4 puntos claves del futuro próximo de los Gestores documentales
Febrero 07, 2023
En un futuro no muy lejano no existirá ningún software de Gestión Documental que no esté marcado por la adopción masiva de la nube, la inteligencia artificial y la automatización. Estos son los 4 checks que no puedes ignorar cuando contrates un Gestor Documental:
La mayoría de los gestores documentales están migrando hacia la nube para mejorar la accesibilidad, la escalabilidad y la seguridad de los documentos.
La inteligencia artificial se utilizará cada vez más para mejorar la búsqueda, la clasificación y la recuperación de documentos.
La automatización y la robótica serán una parte integral de la gestión documental en el futuro, permitiendo la automatización de tareas repetitivas y mejorando la eficiencia de la gestión de documentos.
Los gestores documentales se desarrollarán para mejorar la colaboración y la coordinación en tiempo real entre equipos.
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Implantamos en tu empresa una oficina virtual interactiva y funcional que te permita una colaboración más eficiente entre tus trabadores.
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¿Para qué sirve un gestor documental y
qué ventajas tiene para las empresas?
¿Para qué sirve un gestor documental y qué ventajas tiene para las empresas?
Optimización y seguridad en la gestión de documentos empresariales
Un gestor documental es un software que ayuda a las empresas a organizar, almacenar y compartir documentos electrónicos de manera ágil y muy eficiente. La tendencia actual es que las empresas trabajen sin papel tanto por la necesidad medioambiental, como la legalidad que a nivel europeo nos está llegando año tras año.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es un sistema informático que permite administrar de manera centralizada toda la documentación de una empresa. Su objetivo principal es optimizar los procesos relacionados con la creación, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos, reduciendo el uso del papel y aumentando la eficiencia operativa.
Estudios indican que las empresas que implementan un sistema de gestión documental pueden reducir hasta un 40% el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y aumentar su productividad en un 30%, gracias a la automatización de tareas y la mejora en la accesibilidad de la información.
Beneficios de un gestor documental para las empresas
Implementar un gestor documental en una empresa aporta numerosas ventajas, entre ellas:
- Acceso rápido y eficiente: Permite localizar cualquier documento en segundos mediante búsquedas avanzadas, etiquetas y categorizaciones. Esto mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a buscar información.
- Seguridad y control de acceso: Los sistemas de gestión documental incluyen permisos de usuario que garantizan que solo las personas autorizadas puedan acceder a determinada información, reduciendo el riesgo de fugas o accesos no autorizados.
- Automatización de procesos: Facilita la automatización de flujos de trabajo, como aprobaciones, revisiones y firmas digitales, lo que agiliza las operaciones internas y reduce errores.
- Reducción de costos: Al eliminar la dependencia del papel y los costos de almacenamiento físico, una empresa puede ahorrar en impresiones, archivadores y espacio de oficina. Según estudios, la digitalización de documentos puede reducir hasta un 70% los costos operativos relacionados con la gestión documental.
- Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones de protección de datos y normativas sectoriales al mantener un control riguroso sobre la documentación y su ciclo de vida.
- Colaboración y trabajo en equipo: Los empleados pueden acceder y trabajar en documentos de manera colaborativa, desde cualquier ubicación y en tiempo real, lo que mejora la comunicación y la eficiencia. Se estima que el trabajo en la nube y el acceso remoto pueden aumentar hasta en un 25% la productividad de los equipos.
¿Qué debes tener en cuenta para elegir tu mejor opción?
7 puntos clave que no debes ignorar
Elegir un gestor documental no se trata solo de buscar funcionalidades. Debes evaluar una solución que se adapte a las necesidades reales de tu empresa. Aquí te dejamos algunos criterios clave:
- Cumplimiento normativo: Asegúrate de que cumpla con las regulaciones exigidas por tu sector.
- Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje.
- Escalabilidad: Debe crecer contigo y adaptarse a futuras necesidades.
- Soporte técnico: Un buen servicio de asistencia personalizada es clave para resolver incidencias rápidamente.
- Funcionalidades específicas: No todos los gestores son iguales. Valora herramientas como control de versiones, firma electrónica o flujos de trabajo.
- Integración: Debe conectarse fácilmente con el resto de sistemas de tu empresa.
- Precio justo: Apuesta por un software que combine potencia y asequibilidad.
El futuro de los gestores documentales
Los gestores documentales han dejado de ser simples archivos digitales para convertirse en plataformas estratégicas para el crecimiento de las empresas. En el contexto actual, marcado por la transformación digital y la automatización, es imprescindible contar con una solución modular, escalable e inteligente.
Gestores documentales con módulos variables y preparados para IA
Los gestores documentales del futuro deben permitir una configuración flexible, adaptada a las necesidades reales de cada organización. Recomendamos elegir una solución que permita incluir módulos clave, que aporten valor inmediato y acompañen el crecimiento a medio y largo plazo.
Módulos esenciales para una solución todo en uno:
- Control horario y de recursos humanos
Gestión integrada de fichajes, vacaciones, permisos y fichas de personal desde el mismo entorno documental. - Firma electrónica
Flujo seguro y legal de firma de documentos, adaptable a contratos, autorizaciones y comunicaciones internas. - Factura electrónica legal
Imprescindible por su obligatoriedad normativa en fase de despliegue en España. Un gestor debe adaptarse a los cambios legales sin perder interoperabilidad. - Compatibilidad con documentos clave como contratos, pedidos y albaranes
Aunque aún no todos son obligatorios en formato digital, es previsible que lo sean pronto. Un buen gestor documental debe estar preparado para ello. - Capacidad de integración con ERP
Es crucial que el gestor documental se comunique con el sistema ERP de la empresa. Si no dispone de una integración directa, debe ofrecer una API propia que facilite el desarrollo de conexiones personalizadas.
IA e inteligencia documental: el siguiente paso
Una solución moderna debe estar preparada para incorporar módulos de inteligencia artificial, que permitan desde el reconocimiento automático de documentos (OCR avanzado) hasta el análisis de datos y flujos documentales.
¿Por qué elegir Doceo Store?
Doceo Store no es solo un gestor documental, es una oficina virtual completa, diseñada para cubrir todas las necesidades de documentación y gestión de flujos de trabajo en empresas de cualquier sector.
Automatización y eficiencia desde el primer día
Con Doceo Store puedes olvidarte de tareas repetitivas. Su sistema automatiza la entrada de documentos (por impresora virtual, escáner o importación) y permite configurar flujos de trabajo personalizados para gestionar tareas, aprobaciones o validaciones.
Cumplimiento total de normativas
Cumple con ISO 27001, ENS y RGPD, siendo ideal para todos los sectores sin que esto incremente su precio, como sucede en otras opciones. Para altamente regulados como sanidad, educación, banca o administraciones públicas, Doceo Software tiene opciones. Contacta con nosotros.
Precio competitivo y formación incluida
Ofrece funcionalidades avanzadas a un precio accesible, especialmente pensado para pymes. Además, incluye formación gratuita para todos los trabajadores y un soporte personalizado que se adapta a cada cliente.
Múltiples funcionalidades en un solo entorno
- Gestión de usuarios y perfiles
- Buscador avanzado de documentos, tareas y eventos
- Tableros Kanban de tareas
- Calendario inteligente y eventos con documentos asociados
- Edición avanzada de PDFs (comentarios, firmas, sellos)
- Tipologías documentales flexibles
- Control horario, firma electrónica y facturación electrónica
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