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Firma electrónica cara a cara en Doceo BioSign F2F, igual que en papel.

Cumplimiento de eIDAS en Doceo BioSign: Firma Electrónica Avanzada y Seguridad Legal

Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

Cumplimiento de eIDAS en Doceo BioSign: Firma Electrónica Avanzada y Seguridad Legal

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¿Qué es eIDAS y por qué es tan importante?

Tipos de firma electrónica según eIDAS

Cómo garantiza Doceo BioSign el cumplimiento de eIDAS

Contacta con un experto

En la transformación digital de las empresas, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para garantizar la validez legal de los documentos sin necesidad de papel. Sin embargo, no todas las firmas digitales tienen el mismo nivel de seguridad ni el mismo valor jurídico.

Por eso, la normativa eIDAS —vigente en toda la Unión Europea— establece los requisitos que deben cumplir las soluciones de firma electrónica para ser legalmente válidas y seguras.

Doceo BioSign, el módulo de firma digital avanzada de Doceo Software, ha sido diseñado para cumplir plenamente con esta normativa, garantizando que cada firma sea auténtica, íntegra y trazable.

¿Qué es eIDAS y por qué es tan importante?

El Reglamento (UE) nº 910/2014, conocido como eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), regula en todos los países de la Unión Europea los servicios de identificación electrónica y las firmas digitales. Su objetivo es garantizar que los documentos firmados electrónicamente tengan validez legal transfronteriza, de modo que una firma realizada en España tenga la misma validez en cualquier otro país de la UE.

En 2024 se aprobó eIDAS 2, una actualización que amplía las garantías de seguridad y refuerza el concepto de identidad digital europea, creando el European Digital Identity Wallet (EUDI Wallet): una cartera digital que permitirá a los ciudadanos almacenar y usar su identidad y certificados digitales en toda la UE.

Puntos clave de eIDAS 2

  1. Identidad digital europea: cada ciudadano podrá disponer de una identidad digital reconocida en todos los países miembros.
  2. Transparencia y soberanía de los datos: el usuario debe tener el control total sobre su identidad y sus datos personales.
  3. Interoperabilidad: los servicios y software deben ser compatibles con los estándares técnicos europeos.
  4. Refuerzo de la seguridad jurídica: los proveedores de servicios de confianza deberán garantizar autenticación robusta, trazabilidad y conservación segura de las firmas.
  5. Validez uniforme en toda la UE: las firmas electrónicas reconocidas según eIDAS 2 tienen el mismo valor legal que una firma manuscrita.
Mujer joven usando una app de firma electrónica en su teléfono móvil.

Tipos de firma electrónica según eIDAS

El reglamento distingue tres niveles de firma electrónica, cada uno con un grado de seguridad y validez legal distinto:

Firma Electrónica Simple (FES)

Es la forma más básica: puede ser una casilla marcada en un formulario, un nombre escrito al final de un correo electrónico o una firma escaneada.

  • Ventajas: rápida y fácil de usar.
  • Limitaciones: no permite verificar de manera sólida la identidad del firmante ni garantiza la integridad del documento.
  • Uso recomendado: procesos internos o documentos de bajo riesgo.

Firma Electrónica Avanzada (FEA)

Este es el nivel que utiliza Doceo BioSign. Según el artículo 26 del Reglamento eIDAS, una firma electrónica avanzada debe cumplir cuatro condiciones:

  1. Estar vinculada de manera única al firmante.
  2. Permitir identificar al firmante.
  3. Estar creada utilizando datos de creación de firma que el firmante pueda usar, con un alto nivel de control exclusivo.
  4. Estar vinculada al documento firmado, de modo que cualquier modificación posterior sea detectable.

Esto significa que la firma avanzada debe ofrecer autenticación, integridad y trazabilidad, algo que el papel no puede garantizar por sí solo.

Firma Electrónica Cualificada (FEQ)

Es la forma más robusta y segura de firma electrónica. Se basa en un certificado digital cualificado emitido por un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP) reconocido por la UE.

  • Ventajas: tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita en toda la UE.
  • Uso recomendado: contratos legales, documentos notariales o trámites públicos.
  • Limitaciones: requiere certificados personales y dispositivos criptográficos específicos.

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Cómo garantiza Doceo BioSign el cumplimiento de eIDAS

Doceo BioSign ha sido diseñado para cumplir con los requisitos de firma electrónica avanzada, proporcionando la máxima seguridad en entornos empresariales y logísticos.

Entre sus principales características:

  • Identificación del firmante mediante datos biométricos, verificación en dos pasos (2FA) o validación remota.
  • Integridad documental: cualquier modificación posterior invalida la firma.
  • Autenticación robusta: control total de quién firma, cuándo y desde qué dispositivo.
  • Registro de evidencias: cada firma genera un registro con fecha, hora, geolocalización y trazabilidad.
  • Compatibilidad total con DoceoStore y posibilidad de integración con otros sistemas mediante API.

Estas funcionalidades aseguran que cada documento firmado con Doceo BioSign cumpla los estándares exigidos por eIDAS 2 y tenga validez jurídica dentro de la Unión Europea.

Dos repartidores de servicio de delivery llevando cajas de pedidos

Qué no establece – o establece de forma ambigua – eIDAS 2 sobre reconocimiento facial, iris o huella

  • eIDAS 2 no defina explícitamente “reconocimiento facial”, “escaneo de iris” o “lectura de huella digital” como modalidades separadas con requisitos propios para firma electrónica.
  • No hay un anexo que diga: “La firma biométrica usando huella cumple X, la iris cumple Y”, etc.
  • Por tanto, aunque se puede usar biometría como parte de un servicio de confianza o identidad electrónica, la empresa debe evaluar si el uso cumple los requisitos de seguridad, integridad, verificación de identidad, etc., de forma que la firma u operación digital tenga validez jurídica equivalente a lo que eIDAS exige.
  • En España y otros países, además del reglamento europeo, habrá normas nacionales o guías de buenas prácticas que afecten al uso de biometría.

Implicaciones prácticas para huella, iris o rostro en el contexto de firma electrónica

Suponiendo que desees usar reconocimiento facial, iris o huella como parte de un proceso de firma o identidad electrónica bajo eIDAS 2, tendrás que asegurarte de que:

  • La tecnología permita identificar de forma única y confiable al firmante (o persona).
  • Los datos biométricos sean tratados como datos sensibles, con consentimiento claro y explícito, o con otro fundamento jurídico adecuado.
  • Se garantice la integridad del documento firmado: que una vez firmado no pueda alterarse sin que quede constancia.
  • Exista una trazabilidad de quién, cuándo y cómo ha firmado (o identificado).
  • Se minimice el riesgo de suplantación o error (por ejemplo, reconocimiento facial que pueda engañarse).
  • Se almacenen los datos biométricos y registros de forma segura, conforme a normas de protección de datos y seguridad de la información.

Legalidad, seguridad y confianza con Doceo BioSign

El cumplimiento del reglamento eIDAS 2 es más que una obligación legal: es una garantía de confianza digital. Con Doceo BioSign, las empresas pueden implementar un sistema de firma electrónica avanzada que protege la información, asegura la identidad del firmante y ofrece validez legal en toda la Unión Europea.

El futuro de la gestión documental y las transacciones digitales pasa por soluciones seguras, interoperables y conformes a la ley.
Y Doceo BioSign está preparado para liderar ese cambio.

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    Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico

    Garantizando la confidencialidad de la información y la digitalización segura en empresas medianas y grandes

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    Modalidades de firma electrónica: cómo se realiza la firma en la práctica

    Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

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    En el contexto actual de transformación digital, la seguridad informática en empresas se ha convertido en un factor crítico, especialmente para compañías medianas y grandes que manejan grandes volúmenes de información sensible. La confidencialidad de los datos no solo es un requisito legal, sino también un elemento clave para generar confianza entre clientes, proveedores y empleados.

    Cumplimiento normativo: GDPR y LOPDGDD

    Las empresas que operan en Europa deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y, en España, con la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Estas normativas exigen:

    • Registro y control de todos los datos personales procesados.
    • Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
    • Implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas frente a riesgos de pérdida, alteración o acceso no autorizado.
    • Disponer de procedimientos claros para la gestión de incidencias y notificaciones a autoridades y usuarios.

    El incumplimiento puede derivar en sanciones económicas significativas y en daños reputacionales difíciles de revertir.

    Buenas prácticas con software de gestión documental

    Para cumplir con estas normativas y optimizar los procesos internos, el uso de un software de gestión documental resulta fundamental. Algunas buenas prácticas incluyen:

    1. Control de acceso: limitar permisos según roles y responsabilidades.

    2. Trazabilidad de documentos: registro automático de cada acción realizada sobre un archivo.

    3. Cifrado de datos: tanto en reposo como en tránsito, garantizando la confidencialidad.

    4. Auditorías internas periódicas: revisar accesos, permisos y procesos de firma digital.

    Estas prácticas permiten no solo cumplir con el compliance, sino también mejorar la eficiencia y la seguridad de los flujos de información interna.

    Firma electrónica presencial

    El firmante acude físicamente a un punto de firma (oficina, sucursal, notaría) y realiza la firma en formato digital sobre un dispositivo (tablet, pad biométrico).

    Ventajas:

    • Combina la comodidad del entorno digital con la verificación física del firmante.
    • Permite capturar datos biométricos (presión, velocidad del trazo).

    Usos habituales:

    • Entidades bancarias y financieras.
    • Compraventa presencial.
    • Contratos donde se requiere presencia física pero con registro digital.
    Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico
    Descubre doceo BioSign Presencial

    Firma con doble factor (2FA – Two-Factor Authentication)

    El usuario debe realizar dos acciones para confirmar la firma:

    1. Firmar el documento (dibujar firma, pulsar “acepto”).
    2. Confirmar su identidad mediante un segundo factor: código OTP, SMS, correo, app de autenticación.

    Ventajas:

    • Añade una capa extra de seguridad.
    • Reduce el riesgo de suplantación de identidad.

    Usos habituales:

    • Contratos online con mayor exigencia de seguridad.
    • Procesos de recursos humanos (contrataciones, confidencialidad).
    • Autorizaciones sensibles.
    Firma electrónica con doble factor eIDAS para albaranes digitales en Doceo BioSign Forms.
    Descubre doceo BioSign 2FA

    Firma remota o “delivery”

    El documento se envía al firmante por un enlace seguro (correo electrónico o SMS), y este puede firmarlo desde cualquier lugar y dispositivo.

    Ventajas:

    • 100% online, sin desplazamientos ni instalaciones.
    • Facilita la gestión ágil y rápida de documentos.

    Usos habituales:

    • Contratos comerciales a distancia.
    • Procesos de onboarding de clientes y proveedores.
    • Aceptación de políticas o condiciones legales.
    Fotografía de un repartidor entregando un paquete y usando una tablet para la gestión del albarán de entrega con firma electrónica.
    Descubre doceo BioSign Delibery

    Beneficios de la firma electrónica para las empresas

    • Ahorro de tiempo y costes: Menos papel, impresiones y envíos físicos.
    • Mayor seguridad y trazabilidad: Evidencias electrónicas que demuestran quién, cuándo y cómo firmó.
    • Mejora en la experiencia del usuario: Flexibilidad para firmar en cualquier momento y lugar.
    • Cumplimiento normativo: Cumple con eIDAS en Europa y con regulaciones internacionales.

    Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

    BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

    Más información

    La firma electrónica es mucho más que una herramienta tecnológica: es un habilitador clave para la transformación digital de las empresas. Conocer sus tipos (simple, avanzada, cualificada) y modalidades (presencial, 2FA, remota) te permitirá elegir la solución más adecuada para cada proceso, asegurando no solo validez legal, sino también eficiencia y confianza.

    Pero el valor de la firma electrónica no se limita al momento de firmar. Hoy en día, las empresas pueden diseñar documentos a medida, adaptados a sus procesos internos y a la experiencia que desean ofrecer a clientes y colaboradores. Esto significa que:

    • Documentos simples (contratos básicos, consentimientos, autorizaciones internas) pueden configurarse en formato HTML, facilitando su lectura desde cualquier dispositivo y asegurando una experiencia fluida.
    • Documentos transaccionales (contratos comerciales, acuerdos financieros, operaciones de compraventa) pueden generarse en PDF firmado electrónicamente, garantizando su integridad, inalterabilidad y plena validez legal.

    Además, contar con documentos en estos formatos asegura que estén siempre accesibles, almacenados de manera segura y con la trazabilidad necesaria para responder ante auditorías o requerimientos legales. Así, la empresa no solo cumple con la normativa vigente (como eIDAS en Europa o RGPD en materia de protección de datos), sino que también fortalece su reputación ofreciendo procesos claros, transparentes y confiables.

    La combinación de firma electrónica + documentos digitales a medida convierte cada interacción en una oportunidad de mejorar la eficiencia, la seguridad y la experiencia de usuario, construyendo una gestión documental moderna y totalmente alineada con los estándares legales.

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      Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico

      Tipos de firma electrónica: cuáles son, cómo funcionan y cuándo utilizarlas

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      Tipos de firma electrónica: cuáles son, cómo funcionan y cuándo utilizarlas

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      ¿Qué debe tener en cuenta una PYME antes, durante y después de implementar la firma biométrica?

      Modalidades de firma electrónica: cómo se realiza la firma en la práctica

      Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

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      La digitalización de procesos ha transformado la forma en que las empresas y los usuarios gestionan documentos, contratos y transacciones. En este contexto, la firma electrónica se ha consolidado como una herramienta clave para agilizar la gestión documental, reforzar la seguridad y reducir costes, especialmente en entornos donde la rapidez y la validez legal son imprescindibles.

      Pero ¿sabías que no todas las firmas electrónicas son iguales? En Europa, gracias al Reglamento eIDAS, existen diferentes tipos y modalidades, cada uno con su nivel de seguridad y uso recomendado.

      A continuación, te explicamos qué tipos de firma electrónica existen, qué modalidades se utilizan en la práctica y cuál puede ser la más adecuada para tu negocio.

      ¿Qué es exactamente la firma biométrica?

      El Reglamento eIDAS (910/2014), aplicable en España y en toda la Unión Europea, establece un marco legal común para la firma electrónica. Este distingue tres grandes categorías:

      Firma Electrónica Simple (FES)

      Qué es: Cualquier método electrónico que muestre el consentimiento del firmante.

      Ejemplos:

      • Marcar una casilla de “Acepto” en una web.
      • Introducir un PIN para confirmar una acción.
      • Dibujar una firma en la pantalla de un dispositivo.

      Nivel de seguridad: Bajo. Es válida jurídicamente, pero su fuerza probatoria depende de que se pueda demostrar quién realizó la acción.

      ¿Cuándo usarla?

      • Formularios online.
      • Aceptación de condiciones generales.
      • Procesos internos de bajo riesgo.

      Firma Electrónica Avanzada (FEA)

      Qué es: Un tipo de firma vinculada de forma única al firmante, capaz de identificarlo y de detectar cualquier alteración en el documento firmado.

      Ejemplos:

      • Firma mediante certificado digital emitido a nombre del firmante.
      • Firma con código OTP (One-Time Password) enviado al móvil.
      • Validación a través de una plataforma que verifica identidad y registra evidencias.

      Nivel de seguridad: Alto. Es aceptada como prueba en procesos legales y contratos con requisitos de seguridad más estrictos.

      ¿Cuándo usarla?

      • Contratos laborales.
      • Acuerdos comerciales.
      • Procesos de recursos humanos y compliance.

      Firma Electrónica Cualificada (FEC)

      Qué es: La forma más avanzada de firma electrónica. Requiere:

      • Un dispositivo cualificado de creación de firma (token, tarjeta criptográfica, etc.).
      • Un certificado cualificado emitido por una autoridad certificadora reconocida.

      Ejemplos:

      • Firma con DNI electrónico.
      • Firma con certificado FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

      Nivel de seguridad: Máximo. Tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita en toda la Unión Europea.

      ¿Cuándo usarla?

      • Contratos de alto riesgo.
      • Operaciones notariales o financieras complejas.
      • Trámites con administraciones públicas.

      Otros conceptos relacionados con la firma electrónica

      Además de los tipos principales, existen tecnologías que complementan o facilitan la firma electrónica:

      • Firma biométrica: Utiliza huella dactilar, reconocimiento facial o de voz. Se integra generalmente en FES o FEA, aportando mayor seguridad.
      • Firma en la nube: El certificado se guarda en un servidor seguro, accesible mediante autenticación reforzada, sin necesidad de instalarlo en el dispositivo del usuario.
      • OTP (One-Time Password): Código único enviado al móvil o correo electrónico, muy utilizado para reforzar la autenticación.

      Modalidades de firma electrónica: cómo se realiza la firma en la práctica

      Más allá del tipo legal (simple, avanzada o cualificada), en la práctica encontramos diferentes modalidades que definen cómo interactúa el usuario con el proceso de firma:

      Firma electrónica presencial

      El firmante acude físicamente a un punto de firma (oficina, sucursal, notaría) y realiza la firma en formato digital sobre un dispositivo (tablet, pad biométrico).

      Ventajas:

      • Combina la comodidad del entorno digital con la verificación física del firmante.
      • Permite capturar datos biométricos (presión, velocidad del trazo).

      Usos habituales:

      • Entidades bancarias y financieras.
      • Compraventa presencial.
      • Contratos donde se requiere presencia física pero con registro digital.
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      Firma con doble factor (2FA – Two-Factor Authentication)

      El usuario debe realizar dos acciones para confirmar la firma:

      1. Firmar el documento (dibujar firma, pulsar “acepto”).
      2. Confirmar su identidad mediante un segundo factor: código OTP, SMS, correo, app de autenticación.

      Ventajas:

      • Añade una capa extra de seguridad.
      • Reduce el riesgo de suplantación de identidad.

      Usos habituales:

      • Contratos online con mayor exigencia de seguridad.
      • Procesos de recursos humanos (contrataciones, confidencialidad).
      • Autorizaciones sensibles.
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      Firma remota o “delivery”

      El documento se envía al firmante por un enlace seguro (correo electrónico o SMS), y este puede firmarlo desde cualquier lugar y dispositivo.

      Ventajas:

      • 100% online, sin desplazamientos ni instalaciones.
      • Facilita la gestión ágil y rápida de documentos.

      Usos habituales:

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      • Ahorro de tiempo y costes: Menos papel, impresiones y envíos físicos.
      • Mayor seguridad y trazabilidad: Evidencias electrónicas que demuestran quién, cuándo y cómo firmó.
      • Mejora en la experiencia del usuario: Flexibilidad para firmar en cualquier momento y lugar.
      • Cumplimiento normativo: Cumple con eIDAS en Europa y con regulaciones internacionales.

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      La firma electrónica es mucho más que una herramienta tecnológica: es un habilitador clave para la transformación digital de las empresas. Conocer sus tipos (simple, avanzada, cualificada) y modalidades (presencial, 2FA, remota) te permitirá elegir la solución más adecuada para cada proceso, asegurando no solo validez legal, sino también eficiencia y confianza.

      Pero el valor de la firma electrónica no se limita al momento de firmar. Hoy en día, las empresas pueden diseñar documentos a medida, adaptados a sus procesos internos y a la experiencia que desean ofrecer a clientes y colaboradores. Esto significa que:

      • Documentos simples (contratos básicos, consentimientos, autorizaciones internas) pueden configurarse en formato HTML, facilitando su lectura desde cualquier dispositivo y asegurando una experiencia fluida.
      • Documentos transaccionales (contratos comerciales, acuerdos financieros, operaciones de compraventa) pueden generarse en PDF firmado electrónicamente, garantizando su integridad, inalterabilidad y plena validez legal.

      Además, contar con documentos en estos formatos asegura que estén siempre accesibles, almacenados de manera segura y con la trazabilidad necesaria para responder ante auditorías o requerimientos legales. Así, la empresa no solo cumple con la normativa vigente (como eIDAS en Europa o RGPD en materia de protección de datos), sino que también fortalece su reputación ofreciendo procesos claros, transparentes y confiables.

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        ¿Es legal la firma biométrica? Todo lo que debes saber sobre normativa y protección de datos

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        ¿Por qué aplicar firma digital en logística?

        ¿Qué debe tener en cuenta una PYME antes, durante y después de implementar la firma biométrica?

        BioSign Forms: firma biométrica personalizada para documentos digitales únicos

        Formularios dinámicos con firma digital

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        ¿Alguna vez has pensado que firmar un documento con el dedo en tu móvil es cosa de ciencia ficción? Pues no, la firma biométrica es hoy una realidad legal y segura que está revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus documentos. Pero, ¿es realmente legal? ¿Cumple con las normas de privacidad? ¿Qué debe saber una PYME antes de adoptarla? 

        Aquí te damos una guía clara y práctica para que no te quedes atrás y puedas digitalizar tus procesos con garantías.

        ¿Qué es exactamente la firma biométrica?

        La firma biométrica es un tipo de firma electrónica que captura características biométricas del firmante: desde la velocidad y presión con que se mueve el dedo o el lápiz sobre una pantalla, hasta la forma y ritmo de la firma. No se trata solo de una imagen digitalizada de tu firma, sino de un conjunto de datos únicos que garantizan la autenticidad del acto.

        ¿Es legal la firma biométrica? El marco normativo que debes conocer

        Sí, la firma biométrica es legal y está regulada principalmente por dos normativas clave en Europa:

        1. eIDAS (Reglamento Europeo sobre Identificación Electrónica y Servicios de Confianza)
          Este reglamento establece el marco para las firmas electrónicas en la UE. La firma biométrica, cuando cumple ciertos requisitos técnicos, tiene la misma validez legal que una firma manuscrita tradicional. Esto significa que puede usarse en contratos, facturas, documentos oficiales y más.
        2. RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)
          La firma biométrica implica el tratamiento de datos personales sensibles, por lo que debe respetar la privacidad y la seguridad de esos datos. Las empresas deben garantizar el consentimiento explícito del firmante, almacenar la información de forma segura y limitar el acceso solo a personas autorizadas.

        ¿Qué debe tener en cuenta una PYME antes, durante y después de implementar la firma biométrica?

        Antes:
        Evalúa que el proveedor garantice la seguridad (cifrado, RGPD) y ofrezca un consentimiento claro: los firmantes deben saber qué datos se recogen y por qué. Verifica que la solución sea compatible con tus sistemas y fácil de usar para no frenar a tu equipo.

        Durante:
        Asegúrate de una buena configuración inicial, con pruebas reales y formación al personal. La experiencia de firma debe ser fluida y legalmente sólida: debes poder demostrar la autenticidad de cada documento firmado.

        Después:
        Haz mantenimiento regular: revisa actualizaciones, guarda copias de seguridad y asegúrate de seguir cumpliendo la normativa vigente. El proveedor debe ofrecer soporte técnico y legal ante dudas o incidencias.

        Validez ante terceros y trazabilidad

        Una gran ventaja de la firma biométrica es su trazabilidad. Cada firma queda registrada con un sello de tiempo, datos del dispositivo y ubicación (si se configura así), lo que facilita la verificación ante terceros, jueces o auditorías. Esto aporta una capa extra de seguridad y confianza, especialmente para PYMES que necesitan cumplir con normativas y evitar fraudes.

        BioSign Forms: firma biométrica personalizada para documentos digitales únicos

        En DoceoSoftware sabemos que no todos los documentos son iguales. Por eso ofrecemos BioSign Forms, una solución que permite crear documentos electrónicos a medida en HTML y firmarlos con tecnología biométrica legal.

        ¿Necesitas un formulario específico para tu empresa o un proceso único de validación? Podemos diseñarlo para que cumpla con todas las normativas y se adapte a tu flujo de trabajo.

        Con BioSign Forms, tus documentos digitales no solo son seguros y legales, sino también flexibles y totalmente adaptados a ti. Así, tu PYME puede dar el salto a la digitalización sin complicaciones.

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        Formularios dinámicos con firma digital

        BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

        En sectores logísticos o industriales, no todos los documentos a firmar son iguales: inspecciones técnicas, partes de instalación, hojas de conformidad, cuestionarios…

        Con BioSign Forms, puedes crear formularios HTML totalmente personalizados, adaptados a las necesidades de tu empresa y al dispositivo que uses.

        Cada formulario puede incluir:

        • Campos a medida (textos, fechas, listas, observaciones).
        • Firma biométrica legal o firma con doble verificación (2FA).
        • Captura de imágenes o documentos adjuntos.
        • Validaciones automáticas para evitar errores.
        • Integración directa con tu ERP o sistema documental.

        Y, por supuesto, con plena validez legal bajo el Reglamento eIDAS.

        Más información
        Mockup de Doceo BioSign Forms para firma electrónica en HTML.
        Mockup de Doceo BioSign Forms para firma electrónica en HTML.
        Mockup de Doceo BioSign Forms para firma electrónica en HTML.
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          Cómo asegurar tus entregas con firma digital soluciones para logística y distribución

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          Cómo asegurar tus entregas con firma digital: soluciones para logística y distribución

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          ¿Por qué aplicar firma digital en logística?

          Doceo BioSign Delivery: firma digital en movilidad

          Integración con software de gestión documental: Doceo Store y Doceo POD

          ¿Y si tus documentos no son albaranes estándar?

          Formularios dinámicos con firma digital

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          En logística no basta con que el paquete llegue… ¡tiene que llegar bien, con papeles en regla y sin dolores de cabeza! Hoy en día, asegurar una entrega no es solo cosa de transportarla, también toca cuidar la trazabilidad, la seguridad jurídica y que todo el proceso sea ágil como una buena playlist de carretera.

          En Doceo Software, lo sabemos, y por eso ofrecemos soluciones de firma digital adaptadas tanto a móviles como a tablets, mediante nuestra plataforma Doceo BioSign Delivery.

          ¿Por qué aplicar firma digital en logística?

          El objetivo principal es demostrar la entrega efectiva del producto o servicio y poder consultarlo, archivarlo o compartirlo en segundos, sin necesidad de imprimir o escanear. Pero hay más ventajas:

          Ahorro de tiempo y costes

          • Elimina la impresión y el archivo físico.
          • Automatiza el envío de documentos firmados al cliente, al ERP o al responsable logístico.
          • Evita pérdidas de documentos o errores manuales.

          Mayor seguridad jurídica

          • Nuestras firmas cumplen la normativa eIDAS y permiten trazabilidad legal en auditorías, inspecciones o reclamaciones.
          • Evitas disputas legales por entregas no verificadas.

          Mejora la experiencia del cliente

          • Recibe el comprobante firmado de inmediato.
          • Puede añadir comentarios o rechazar parcialmente la entrega con registro fotográfico.

          Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

          ¡En Doceo Software somos artesanos en la gestión de objetos digitales!

          Es el momento de que tu empresa descubra todo lo que podemos ofrecerte: soluciones avanzadas, líderes en el mercado, ¡a precios que te sorprenderán! Y lo mejor de todo, con el Kit Digital, ¡puedes obtenerlas completamente gratis!

          ¡Contáctanos y lleva tu transformación digital al siguiente nivel!

          Doceo BioSign Delivery: firma digital en movilidad

          BioSign Delivery es nuestra solución pensada específicamente para logística, distribución y transporte. Está diseñada para funcionar desde cualquier dispositivo móvil (Android, iOS o tabletas industriales) sin necesidad de papel.

          ¿Qué permite?

          • Captura de firma electrónica avanzada o biométrica directamente en el punto de entrega.
          • Registro de metadatos clave: hora, ubicación GPS, persona que firma, observaciones, fotografías.
          • Validación por doble factor (2FA) mediante código OTP por SMS si se requiere mayor nivel de seguridad.
          • Integración automática con tu ERP o gestor documental.
          • Notificación automática al cliente o responsable logístico.
          Más información
          Fotografía de un repartidor entregando un paquete y usando una tablet para la gestión del albarán de entrega con firma electrónica.

          Ejemplo práctico

          Imagina que tu repartidor entrega un paquete a una tienda. El receptor firma en la tablet, adjunta una observación sobre un embalaje roto y se toma una foto. Todo queda registrado y el documento firmado se archiva automáticamente, generando un aviso para logística y un PDF para el cliente.

          Integración con software de gestión documental: Doceo Store y Doceo POD

          Toda entrega firmada necesita un sistema seguro donde almacenar, clasificar y recuperar esos documentos.

          Por eso, nuestras soluciones de firma se integran con:

          • Doceo POD, ideal para gestionar albaranes, facturas, hojas de ruta y comprobantes de entrega.
          • Doceo Store, un potente software de gestión documental accesible desde el móvil, con buscador inteligente, alertas, clasificación automática y archivo estructurado.

          Este ecosistema asegura que cada documento firmado se integre automáticamente en el flujo digital de tu empresa.

          Más información

          ¿Y si tus documentos no son albaranes estándar?

          BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

          En muchos sectores logísticos o industriales, los documentos de firma no son siempre iguales: inspecciones técnicas, partes de instalación, hojas de conformidad, cuestionarios…

          Con BioSign Forms, podemos diseñar formularios HTML a medida, completamente adaptados a tu empresa y dispositivos. Cada documento puede incluir:

          • Campos personalizados (textos, fechas, listas, observaciones).
          • Firma biométrica legal o firma 2FA.
          • Captura de fotos o documentos adjuntos.
          • Validaciones automáticas.
          • Integración con tu ERP o gestor documental.
          • Y por supuesto, todo con validez legal según el Reglamento eIDAS.

          ¿Para quién es ideal?

          Doceo BioSign Forms es ideal para empresas que:

          Usan formularios personalizados (internos o externos).
          Necesitan capturar datos de forma digital, segura y eficiente.
          Quieren eliminar papel, errores y tareas duplicadas.
          Buscan trazabilidad legal y operativa en cada firma.

          Casos habituales:

          • Clínicas y centros médicos (consentimientos, admisiones).
          • Instalación y mantenimiento (actas de revisión).
          • Aseguradoras (pólizas, partes).
          • Logística y reparto (albaranes, entregas).
          • Servicios técnicos o comerciales (informes, autorizaciones, cuestionarios).
          Más información
          Firma electrónica cara a cara en Doceo BioSign F2F, igual que en papel.

          Información práctica que debes saber antes de implantar una solución de firma digital

          • ¿Necesito conexión a internet para firmar? No siempre. BioSign permite trabajar offline y sincronizar los datos una vez se recupere la conexión.
          • ¿Es válida la firma en caso de conflicto legal? Sí, si usas nuestra firma electrónica avanzada o biométrica, se puede presentar como prueba legal válida. Todos los datos (firma, ubicación, identidad) quedan registrados.
          • ¿Se puede usar en otros idiomas? Sí. Las interfaces, formularios y documentos se pueden adaptar a diferentes idiomas según la zona o cliente.
          • ¿Qué pasa si hay una incidencia en la entrega? El sistema permite añadir observaciones, hacer fotos y marcar el estado del paquete. Esto queda asociado al documento firmado, facilitando la trazabilidad.

          Pasar de las entregas tradicionales en papel a un sistema con firma digital avanzada o biométrica, integrado en un software de gestión documental accesible desde móvil, es un salto hacia una logística más profesional, segura y eficiente.

          Ya sea para mejorar la trazabilidad, cumplir con normativas o evitar errores administrativos, DoceoSoftware pone a tu alcance un conjunto de herramientas escalables, integrables y legales para transformar tu operativa logística.

          Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



            Firma electrónica con doble factor eIDAS para albaranes digitales en Doceo BioSign Forms.

            Firma digital para empresas – presencial, remota, automática y por formulario

            Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

            Firma digital para empresas: elige la modalidad que más se adapta a tus necesidades

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            Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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            Firma biométrica presencial

            Firma remota con doble autenticación (2FA)

            Firma en el momento de la entrega

            Formularios dinámicos con firma digital

            Contacta con un experto

            En el día a día de una empresa moderna, donde lo digital y lo legal van de la mano, disponer de una solución de firma electrónica sólida no es un lujo, es parte del funcionamiento básico. Doceo BioSign, acreditado como servicio de confianza por el Ministerio, se adapta a cómo realmente trabaja tu equipo, ofreciendo cuatro formas distintas de firmar documentos según el contexto y la necesidad.

            Te las contamos a continuación para que puedas decidir cuál encaja mejor con tu forma de trabajar.

            ¿Cuál deberías elegir?

            • ¿Tienes oficinas físicas o firmas cara a cara? → F2F
            • ¿Necesitas firmar a distancia de forma segura? → Mobile
            • ¿Tu empresa hace entregas o visitas técnicas? → Delivery
            • ¿Usas formularios o autorizaciones? → Forms
            Más información

            ¿Qué beneficios obtienes con BioSign?

            • Elimina el papel: 100 % digital.
            • Validez legal garantizada.
            • Trazabilidad completa de cada firma.
            • Flexibilidad total: paga solo por lo que usas.
            • Se integra fácilmente con tus sistemas existentes.

            Con más de 15 años acompañando a empresas en su transformación digital

            ¡En Doceo Software somos artesanos en la gestión de objetos digitales!

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            F2F – Firma biométrica presencial

            Doceo BioSign F2F permite firmar documentos digitales en persona mediante firma manuscrita biométrica capturada desde una tablet Android. Es ideal para empresas que requieren firma presencial, pero quieren eliminar el papel y garantizar trazabilidad legal.

            Características clave

            • Firma vinculada al PDF con evidencias biométricas.
            • Visualización completa del documento antes de firmar.
            • Notificaciones por correo y envío automático al firmante.
            • Personalización con el logo de la empresa.
            • Compatible con sistemas de gestión documental (ERP, Doceo Store…).
            • Modos de firma: ONE, PARALELO y SERIE.
            Más información
            Firma electrónica cara a cara en Doceo BioSign F2F, igual que en papel.

            Sectores recomendados

            • Administraciones públicas, sanidad, banca, aseguradoras, notarios y despachos jurídicos.
            • Cumple con el Reglamento eIDAS (art. 26) y garantiza total validez legal.
            • Una solución segura, flexible y 100 % digital para firmar cara a cara.

            Mobile – Firma remota con doble autenticación (2FA)

            Firma documentos a distancia de forma segura, legal y sin necesidad de desplazarte. Doceo BioSign Mobile permite firmar documentos PDF mediante un sistema de doble autenticación: el firmante recibe un correo con un enlace y valida su identidad con un código OTP por SMS. No necesita app, aunque está disponible para Android e iOS.

            Características clave

            • Firma 100 % remota, sin contacto físico.
            • Validación con doble factor (correo + OTP).
            • Visualización completa del documento antes de firmar.
            • Notificaciones y envío automático del documento firmado.
            • Personalización con la imagen de tu empresa.
            • Integración con ERP, CRM y gestor documental vía API.
            • Modos de firma: ONE, PARALELO y SERIE.
            • Evidencias legales completas conforme al Reglamento eIDAS (art. 26)
            Más información
            Firma electrónica con doble factor eIDAS para albaranes digitales en Doceo BioSign Forms.

            ¿Para quién es ideal?

            Empresas con equipos remotos, departamentos de RRHH, banca, aseguradoras, administración pública o profesionales que necesiten firmar documentos desde cualquier lugar con validez jurídica.

            Delivery – Firma en el momento de la entrega

            Firma electrónica para entregas en movilidad, pensada para empresas que necesitan dejar constancia legal de cada entrega, con trazabilidad, evidencias y firma digital en tiempo real. Ideal para entornos donde la rapidez, la eficiencia y la legalidad son clave.

            Características clave

            • Firma en movilidad: el repartidor genera el documento desde su dispositivo móvil y el cliente lo firma al recibirlo.
            • Evidencias completas: captura de firma, fotografía, ubicación GPS, códigos de barras, QR y comentarios en caso de incidencia.
            • Envío inmediato del documento firmado por correo al cliente y al sistema interno.
            • Notificaciones automáticas de aceptación o rechazo.
            • Modos de firma flexibles: ONE (firma mínima), PARALELO (simultáneo), SERIE (por turnos).
            • Cumplimiento normativo garantizado (eIDAS y RGPD).
            • Aplicación compatible con Android.
            • Integración con ERP, CRM y gestores documentales.
            • Escalable: desde uso básico gratuito hasta integración total con plataformas como Doceo POD.
            Más información

            ¿Para quién es ideal?

            Doceo BioSign DELIVERY está especialmente diseñado para:

            • Empresas de logística y transporte
            • Comercios electrónicos (B2B y B2C)
            • Servicios de reparto y entrega a domicilio
            • Farmacias, floristerías y empresas de atención sanitaria
            • PYMES que entregan productos físicamente y necesitan justificar cada entrega
            • Autónomos que necesitan ahorrar tiempo, papel y desplazamientos

            Una solución pensada para quienes necesitan validar entregas de forma ágil, segura y conforme a la normativa.

            Forms – Formularios dinámicos con firma digital

            Digitaliza tus procesos de recogida de datos y firma de documentos con formularios inteligentes en HTML, adaptados a las necesidades de tu empresa. Con Doceo BioSign Forms, puedes diseñar, rellenar y firmar formularios desde cualquier lugar, incluso sin conexión a internet, y con plena validez legal bajo el Reglamento eIDAS.

            Características clave

            • Formularios dinámicos personalizados: Diseñamos formularios HTML adaptados a tus procesos: contratos, entregas, pedidos, autorizaciones o informes técnicos.
            • Firma biométrica o digital integrada: Cada formulario incluye firma digital segura, vinculada al documento final y registrada con evidencias: fecha, hora, ubicación, dispositivo, etc.
            • Uso con o sin conexión: Rellena y firma documentos incluso sin conexión a internet. Al recuperar señal, el sistema sincroniza automáticamente los datos.
            • Captura de datos avanzada: Permite añadir campos personalizables: texto, imágenes, firmas, geolocalización, códigos de barras, observaciones, etc.
            • Envío inmediato y trazabilidad completa: Los formularios firmados se envían al instante y quedan registrados para seguimiento, auditoría o inspecciones. El firmante puede recibir una copia por correo electrónico.
            • Aplicación disponible para Android e iOS: Accesible desde móviles y tablets. Muestra todos los formularios pendientes, y permite reorganizarlos o gestionarlos según prioridad.
            • Integración total: API para conexión con ERP, CRM u otras plataformas empresariales. Datos y estados de los formularios disponibles en tiempo real.
            • Gestión centralizada: Dashboard web para controlar todos los formularios enviados, descargarlos firmados y agruparlos por cliente, categoría o flujo de trabajo.
            Gestión documental con workflows y firma electrónica F2F de documentos en el sector constructor.

            ¿Para quién es ideal?

            Doceo BioSign Forms está pensado para empresas que:

            • Trabajan con formularios personalizados (internos o externos).
            • Necesitan capturar datos de forma digital, eficiente y segura.
            • Desean eliminar papel, errores manuales y procesos duplicados.
            • Requieren trazabilidad legal y operativa en cada formulario firmado.

            Ejemplos habituales:

            • Clínicas y centros médicos (consentimientos, formularios de admisión).
            • Empresas de instalación y mantenimiento (actas de revisión).
            • Aseguradoras (solicitudes de pólizas o partes).
            • Logística y reparto (albaranes, entregas, partes de conformidad).
            • Servicios técnicos o comerciales (informes, autorizaciones, cuestionarios).
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            Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



              ¿Qué diferencias existen entre firma biométrica, firma digital, certificado digital, sello y firma manuscrita?

              Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

              ¿Qué diferencias existen entre firma biométrica,
              firma digital, certificado digital, sello y firma manuscrita?

              Enero 13, 2023

              La firma biométrica

              La firma biométrica es una forma de firmar electrónicamente utilizando características físicas únicas del individuo, como huellas dactilares o reconocimiento facial.

              La firma biométrica es 100 % siempre que registre la información obligatoria del trazo de la persona firmante. Es difícil de falsificar y resulta muy segura y fácil de hacer, solo se requiere un dispositivo adaptado con un lápiz digital. La rúbrica con el dedo no puede considerarse firma biométrica, ya que no es capaz de captar algunos de los parámetros esenciales para su total validez.

              Existe una modalidad también legal y sin que el firmante tenga que plasmar su rúbrica en el dispositivo, se trata de la firma de doble factor en la que se puede establecer con seguridad que la persona que tiene acceso a ese dispositivo en concreto ha efectuado una acción.

              La firma digital

              La firma digital es una representación electrónica de una firma manuscrita y se utiliza para garantizar la autenticidad de un documento electrónico. 

              No tiene por qué registrar algunos de los parámetros obligatorios para su validez legal, pero para algunos casos, esta rúbrica, puede ser suficiente para entregas, sobre todo si se acompaña con el registro de su localización, por ejemplo. Debe entenderse que es fácilmente suplantable y por ello no contaría con la validez legal ante un perito.

              Los sellos

              Un sello es una imagen o gráfico que se utiliza para indicar que un documento ha sido firmado o sellado por una autoridad o entidad.

              Existen los sellos tradicionales y también existen los sellos digitales que pueden tener la misma validez que los primeros.

              La firma manuscrita

              La firma manuscrita es una marca o escrito hecho a mano por una persona para indicar su aceptación o autoría de un documento.

              En papel, la tradicional. Esta firma para su autentificación se usan peritos caligráficos especializados.

              ¿Te contamos más?

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                Septiembre 23, 2022

                Para que una firma biométrica sea válida debe ajustarse a los requisitos especificados en el artículo 26 del Reglamento Europeo 910/2014, también conocido como eIDAS. A continuación, los detallamos:

                Se deberá vincular al firmante de manera única. Es decir, debe permitir que se asocie a la persona que la ha realizado de manera irrefutable.

                Deberá permitir la identificación del firmante.

                Ser creada utilizando los datos de creación de la firma electrónica con un alto nivel de confianza o bajo su control exclusivo.

                Estar vinculada con los datos firmados por la misma persona de forma que cualquier modificación posterior se pueda detectar.

                Además, la firma electrónica que utilice los datos biométricos del firmante como vía para su identificación, deberá cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos.

                Actualmente, las normas de aplicación son el Reglamento Europeo de Protección de Datos y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales.

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                  Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                    Doceo eCompulsa en el Ayuntamiento de Barcelona

                    Icono de Doceo Software: gestión documental, firma electrónica, facturación electrónica y albarán digital

                    Caso de éxito I Administración pública con documentación masiva

                    doceo eCompulsa en el Ayuntamiento de Barcelona

                    Copia auténtica para la documentación del registro de entrada integrada en el sistema de ventana única

                    En este proyecto se abordó la digitalización de la documentación del registro de entrada y en concreto de la ventanilla única para el Ayuntamiento de Barcelona.

                    El registro de entrada de un ayuntamiento es uno de los puntos donde más tráfico documental se genera. El gran reto para doceo eCompulsa fue demostrar la buena capacidad de adaptabilidad a toda la variedad de documentos que la ciudadanía puede llegar a presentar.

                    Es por ello que destacamos de doceo eCompulsa aplicado al sistema de seguridad interna de Barcelona, las siguientes características:
                    • Adaptación a la legislación vigente y todos los requerimientos propios de la administración pública.
                    • Inicio del proceso a través de soluciones web.
                    • Captura en color y doble cara.
                    • Detección automática de la página si es en color, escala de grises o blanco y negro y mejora automática.
                    • Detección de páginas en blanco con el análisis del contenido sin utilización de umbrales de tamaño.
                    • Generación automática de documentos PDF / A y inclusión de los metadatos dentro del documento.
                    • Digitalización, generación y envío de los documentos en memoria (no se guarda nada disco).
                    • Separación de documentos mediante hojas separadoras.
                    • Firma delegada en módulos externos en cumplimiento de las políticas de firma según parámetro indicado en la llamada.
                    • La transmisión escáner – ordenador se realiza vía TWAIN.
                    • Integración con Documenta como repositorio documental y el módulo MGCE para la signatura digital.
                    • Capacidad de utilizar equipos multifuncionales en red y de sobremesa con opción de mostrar u ocultar equipos al usuario.
                    • Visor de las imágenes digitalizadas y, eliminación de las páginas en blanco (con posibilidad de recuperarlas).
                    • Eliminación automática de los documentos enviados a sistemas externos en caso de que el documento supere un umbral indicado en la llamada del proceso.
                    • Notificación del resultado del proceso de digitalización a una dirección indicada como parámetro.
                    • Informar al usuario del número de páginas digitalizadas, hojas separadoras, hojas en blanco, páginas con contenido, tamaño de cada documento generado y, de todos los documentos procesados ​​durante la sesión de escaneo.

                    Si vols que t'expliquem més, escriu-nos!



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                          *La prueba gratuita de 30 días actualmente está disponible para Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store y Virtual Office, POD (albaranes de entrega), REG (Registro de entrada y salida). Para eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realizamos una demostración con sus documentos para resultados 100% reales y ajustados a su empresa. Confidencialidad garantizada. Su prueba gratuita puede demorarse según la cantidad de demandas existentes. No se preocupe, le incluiremos en una lista de espera y nos pondremos en contacto con usted muy pronto.

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