Garantizando la confidencialidad de la información en empresas medianas y grandes
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La gestión documental se ha convertido en un pilar fundamental para empresas de todos los tamaños y sectores. Optimizar cómo se crean, almacenan y comparten los documentos no solo aumenta la eficiencia, sino que garantiza la seguridad y cumplimiento normativo. Para CEOs y directivos C-Level, adoptar soluciones digitales específicas puede marcar la diferencia en competitividad y productividad.
Normativas europeas y españolas: GDPR y LOPDGDD
Las empresas que manejan datos personales en la Unión Europea deben cumplir obligatoriamente con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que establece medidas estrictas para la recogida, tratamiento y almacenamiento de información personal. En España, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) adapta estos requisitos al contexto nacional, estableciendo obligaciones concretas para empresas de todos los tamaños.
El incumplimiento de estas normativas puede derivar en sanciones económicas significativas y daños reputacionales. Por ello, integrar políticas claras de compliance y usar herramientas especializadas es esencial para empresas medianas y grandes.
Buenas prácticas con software de gestión documental
El uso de software de gestión documental es clave para garantizar que la información esté organizada, accesible solo para personal autorizado y trazable en cualquier momento. Algunas buenas prácticas incluyen:
- Control de acceso: definir permisos por usuario y por departamento.
- Registro de cambios: mantener un historial completo de modificaciones y accesos a los documentos.
- Encriptación de datos: asegurar que los archivos estén protegidos tanto en tránsito como en almacenamiento.
- Auditorías periódicas: revisar procesos y accesos para detectar posibles vulnerabilidades.
Implementar estas medidas no solo facilita el compliance, sino que también optimiza los procesos internos, reduciendo errores y tiempos de búsqueda de información crítica.
Digitalización segura: cómo migrar documentos sin riesgos legales
La transformación digital de pymes y grandes empresas implica digitalizar documentos históricos y actuales, pero este proceso debe realizarse de forma segura para evitar riesgos legales. El paso a paso recomendado es:
- Evaluar el inventario documental: identificar qué documentos deben digitalizarse según su valor legal y operativo.
- Preparar los documentos físicos: asegurar que estén completos y correctos antes de la digitalización.
- Digitalización con firma y sellado: utilizar herramientas de firma digital para garantizar autenticidad e integridad.
- Incorporar eCompulsa: esta funcionalidad permite certificar la equivalencia legal entre el documento digital y el original, asegurando validez jurídica.
- Integración en el software de gestión documental: los documentos digitalizados deben almacenarse de forma organizada y trazable, manteniendo los controles de acceso y auditoría.
Este enfoque asegura que la migración de documentos cumpla con las normativas de facturación electrónica y protección de datos, al mismo tiempo que facilita la transformación digital de la empresa sin comprometer la legalidad o seguridad de la información.
Conclusión
Garantizar la confidencialidad de la información y cumplir con la normativa vigente es una inversión estratégica para CEOs, directores IT y responsables de compliance. Implementar un software de gestión documental seguro y utilizar herramientas de firma digital y eCompulsa permite:
- Reducir riesgos legales y sanciones.
- Mejorar la eficiencia interna.
- Aumentar la confianza de clientes y socios.
- Posicionar a la empresa como referente en seguridad y cumplimiento.
La digitalización segura no es solo una obligación, sino una ventaja competitiva que toda empresa mediana o grande debería adoptar cuanto antes.
Facturación Electrónica
Doceo Factura es una solución completa para la emisión y recepción de facturas electrónicas, cumpliendo con la normativa vigente como la Ley Crece y Crece y el Real Decreto 1619/2012. Permite la firma electrónica de facturas, tanto al recibirlas como al emitirlas, según lo establecido por la legislación actual.
La plataforma ofrece emisión ilimitada de facturas, personalización con logotipos, copias de seguridad y la posibilidad de integrarse con otras plataformas mediante API doceosoftware.
Gestión Documental
Doceo Store es un gestor documental integral que permite la organización, almacenamiento y recuperación eficiente de documentos en la nube. Incluye funcionalidades avanzadas como la automatización de flujos de trabajo, firma electrónica, control horario y acceso multilingüe. Además, facilita la edición avanzada de PDFs, la creación de etiquetas personalizadas y la gestión de tareas visual mediante tableros Kanban.
Recursos Humanos
Doceo RRHH es una solución completa para la gestión de la documentación del personal, con avisos de validación automática y todo a distancia. Permite gestionar perfiles de empleados, controlar el tiempo laboral, automatizar procesos de validación y mantener un historial detallado de acciones.
Cumplimiento Normativo
Todas las soluciones de Doceo Software están diseñadas para garantizar el cumplimiento de normativas legales como el RGPD, la Ley Crece y Crece y el Real Decreto 1619/2012. Esto asegura que los procesos empresariales se realicen de manera legal y eficiente, minimizando riesgos y optimizando recursos.
