Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión
Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión
Cumplir con la normativa y mejorar la experiencia de todos los usuarios es posible: descubre herramientas y soluciones para PDFs accesibles
Hoy en día, la accesibilidad ya no es opcional: es parte fundamental de cómo compartimos información. Los PDF se han convertido en un formato habitual para difundir contenidos, pero no siempre resultan fáciles de usar para personas ciegas o con baja visión. Garantizar que estos documentos cumplan la normativa no es solo una cuestión legal; también es apostar por la inclusión y la igualdad de oportunidades.
¿Por qué es importante comprobar la accesibilidad de un PDF?
Los PDF son uno de los formatos más comunes para compartir información en empresas, administraciones y entidades. Sin embargo, no todos están diseñados para ser utilizados por personas ciegas o con baja visión. La accesibilidad implica que el documento tenga una estructura correcta, etiquetas, orden de lectura y textos alternativos para que los lectores de pantalla puedan interpretarlo. Verificarla es un compromiso con la inclusión y también con el cumplimiento de la normativa.
¿Quién está incluido?
- Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
- Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
- Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
- Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
- Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
- Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.
Aspectos legales y responsabilidad empresarial
¿Qué normativa regula la accesibilidad de documentos digitales?
En España, la Ley 11/2023 de accesibilidad establece la obligación de que los documentos digitales sean accesibles, tanto para administraciones públicas como, progresivamente, para empresas privadas. Además, las directrices WCAG del W3C marcan el estándar internacional para la accesibilidad web y documental.
¿Qué riesgos existen si no se cumple con la normativa?
No cumplir con estos requisitos puede derivar en sanciones y pérdida de contratos con el sector público. Pero, sobre todo, supone excluir a un sector importante de la población, dañando la imagen de la organización y reduciendo su alcance potencial.
¿Qué beneficios tiene apostar por la accesibilidad?
- Refuerza la imagen de marca y la responsabilidad social.
- Amplía la audiencia y mejora la experiencia de usuario.
- Prepara a la organización para normativas futuras más estrictas.
Herramientas gratuitas para comprobar la accesibilidad de un PDF
Existen varias herramientas gratuitas que facilitan esta comprobación:
- Adobe Reader (Lectura en voz alta): Permite seleccionar texto y usar su función de lectura en voz alta. Si el contenido se puede leer correctamente, es un buen indicio de que el PDF tiene cierto grado de accesibilidad.
- PAC – PDF Accessibility Checker: Una herramienta gratuita especializada para auditar PDFs según estándares internacionales como WCAG y PDF/UA. Ofrece informes detallados y señala los puntos que deben mejorar.
También puedes apoyarte en complementos y extensiones para navegadores o suites ofimáticas que integran comprobadores de accesibilidad desde la creación del documento.
¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?
DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.
Descubre más¿Quieres contactar con un experto?Soluciones profesionales: en Doceo Software podemos ayudarte
En Doceo Software entendemos que la accesibilidad no es solo una obligación, sino una oportunidad para llegar a más personas. Por eso ofrecemos:
- Estudio personalizado de tus documentos: analizamos el estado actual de tus PDFs para evaluar su accesibilidad.
- Diseño de documentos accesibles a medida: creamos o rediseñamos PDFs cumpliendo con las normativas vigentes.
- Adaptación de documentos existentes: desde un único PDF hasta documentos transaccionales que se generan automáticamente según las necesidades de tus clientes o usuarios.
Nuestro objetivo es que tu organización cumpla con las normativas de accesibilidad y ofrezca una experiencia inclusiva a todas las personas.
Diseño de documentos accesibles a medida
Somos especialistas en diseño y gestión integral de documentos digitales accesibles a medida.
Trabajamos 360º para que tu organización cumpla con la normativa vigente y facilite el acceso a la información a todas las personas.
Ofrecemos dos grandes soluciones: diseñamos desde cero cualquier tipo de documento con criterios de accesibilidad o transformamos tus archivos actuales (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en versiones plenamente accesibles.
Además, automatizamos flujos documentales, integramos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, todo bajo estándares como la Ley 11/2018, el Real Decreto 1112/2018, la Directiva UE 2019/882 y las normas WCAG 2.1/UNE-EN 301 549.
Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, pymes y entidades del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, refuerzan la imagen inclusiva de tu organización y garantizan accesibilidad real.
En DoceoSoftware trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.
Adaptación de documentos PDF existentes
No importa si se trata de un único PDF o de un sistema completo de documentos transaccionales: en Doceo Software podemos adaptar y transformar tus archivos para que cumplan con las normativas de accesibilidad vigentes y puedan ser leídos por personas ciegas o con baja visión.
- De un único PDF a grandes volúmenes: podemos trabajar desde documentos individuales hasta grandes lotes de archivos, garantizando la coherencia y la calidad en todos ellos.
- Documentos transaccionales: nos especializamos en adaptar documentos dinámicos que se generan automáticamente (facturas, contratos, extractos, notificaciones…). Este tipo de documentos, por su naturaleza cambiante, suelen ser los más complejos de adaptar, pero con nuestras soluciones conseguimos que cumplan con estándares de accesibilidad desde su origen.
- Estructuración y etiquetado semántico: reorganizamos y etiquetamos correctamente los elementos del PDF (títulos, tablas, listas, imágenes y descripciones alternativas) para que los lectores de pantalla interpreten la información de forma precisa.
- Optimización del flujo de trabajo: si tu empresa genera PDFs de manera automatizada, podemos intervenir en el proceso para que la accesibilidad quede integrada desde la creación, ahorrando tiempo y costes a largo plazo.
Con este enfoque integral, no solo adaptamos documentos ya creados, sino que también ayudamos a diseñar procesos para que tus PDFs sean accesibles desde el primer momento, evitando retrabajos y cumpliendo con las normativas.
En el ámbito de la comunicación con clientes existen diferentes tipos de documentos digitales. Conocerlos es clave para entender cómo gestionarlos y garantizar su accesibilidad.
¿Qué son los documentos transaccionales?
Los documentos transaccionales son aquellos que se generan como parte de un proceso o interacción concreta con el cliente. Contienen información personalizada y, a menudo, de carácter legal o contractual. Por su importancia, deben ser accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.
Ejemplos de documentos transaccionales:
- Facturas
- Recibos
- Contratos
- Notificaciones de pago
- Comunicaciones críticas de servicio
Estos documentos suelen ser obligatorios, requieren trazabilidad y deben cumplir con normativas tanto de protección de datos como de accesibilidad digital.
¿Qué son los documentos simples?
Los documentos simples son comunicaciones menos críticas y generalmente con contenido estándar o informativo. Aunque también pueden personalizarse, no tienen el mismo nivel de obligatoriedad o formalidad que los transaccionales.
Ejemplos de documentos simples:
- Comunicaciones comerciales
- Newsletters
- Folletos digitales
- Anuncios informativos
- Recordatorios de servicio
Aunque sean menos formales, también conviene diseñarlos accesibles para no excluir a ninguna persona usuaria.
Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂
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Bienvenido a la edición de otoño 2025 de nuestra newsletter
En DoceoSoftware trabajamos para que la tecnología esté siempre al servicio de tu empresa: soluciones accesibles, seguras y adaptadas a las exigencias normativas. Esta edición llega cargada de novedades que te ayudarán a optimizar la gestión diaria, cumplir con la legislación vigente y mejorar la eficiencia de tu organización.
En este número encontrarás:
- Doceo InTime, el sistema de control horario sencillo y sin complicaciones, adaptado a cualquier sector.
- Factura electrónica con Doceo Facturae, totalmente integrada y cumpliendo las nuevas normativas VERI*FACTU y Crea y Crece.
- Firma electrónica con Doceo BioSign, que aporta seguridad jurídica y comodidad a tus procesos documentales.
- Formación y recursos gratuitos, porque creemos que compartir conocimiento es la clave para crecer.
- Y, como siempre, nuestros manuales actualizados y cursos online para que saques el máximo partido a nuestras soluciones.
Queremos acompañarte en cada paso de la transformación digital de tu empresa.
Lo último en DoceoSoftware
Documentos digitales accesibles
Desde este verano, en DoceoSoftware hemos puesto especial foco en la accesibilidad digital y documental. A partir de junio de 2025, en España será obligatorio que no solo las webs, sino también todos los documentos digitales de oficina, cumplan estándares como EN 301 549 y WCAG 2.1 nivel AA.
La accesibilidad no es solo un requisito legal; es una oportunidad para crear contenidos inclusivos, mejorar la experiencia de todos los usuarios y evitar riesgos legales y reputacionales.
En sectores como banca, educación, sanidad y servicios públicos, el incumplimiento puede conllevar sanciones y exclusión de licitaciones. Esta tendencia es global: países como EE. UU., Canadá, Reino Unido, Japón o Corea del Sur aplican normativas similares.
Accesibilidad de los documentos digitales en España: normativa, obligaciones y por qué importa
Desde el 28 de junio de 2025, la Ley Europea de Accesibilidad obliga a que webs, apps y documentos digitales sean accesibles para todas las personas, incluidas las que tienen discapacidad. Esto aplica tanto a la administración pública como a empresas privadas que prestan servicios al público, afectando PDFs, Word, hojas de cálculo, formularios y más. Cumplir la normativa mejora la experiencia de usuarios, evita sanciones y refuerza la reputación de la empresa. DoceoSoftware ofrece soluciones para crear o adaptar documentos, automatizar flujos y garantizar accesibilidad conforme a estándares internacionales.
¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?
En España, la normativa de accesibilidad documental obliga a administraciones públicas, organismos dependientes y empresas que prestan servicios financiados con fondos públicos a garantizar que documentos digitales y transaccionales (PDF, Word, hojas de cálculo, formularios, contratos, facturas) sean accesibles. También afecta a grandes empresas y proveedores que interactúan con ciudadanos. Cumplirla protege derechos, evita sanciones y mejora la experiencia del cliente. Doceo Software ayuda a auditar, transformar y automatizar documentos para cumplir estándares legales y técnicos (WCAG 2.1, UNE-EN 301 549), integrando firma electrónica y flujos documentales escalables.
Documentos estáticos y documentos transaccionales: ¿ahora accesibles?
La accesibilidad digital es hoy un requisito legal, técnico y de negocio, que abarca webs, apps y documentos digitales. Los documentos estáticos se crean una vez y cambian poco (manuales, guías, informes), mientras que los transaccionales se generan masivamente durante operaciones comerciales (facturas, albaranes, contratos). Cumplir normas como WCAG, PDF/UA y EN 301 549 es obligatorio y evita sanciones. Doceo Software ayuda a auditar, diseñar plantillas accesibles, automatizar generación y validación, incorporar firma electrónica y transformar documentos existentes, garantizando accesibilidad, eficiencia y cumplimiento legal para todo tipo de empresas y administraciones.
Una única solución, 100% escalable
Desde el fichaje más simple hasta la gestión integral de personas.
Usted elige hasta dónde quiere llegar.
Actualidad normativa
Factura Electrónica Obligatoria
A partir del 1 de julio de 2026, todas las empresas deberán emitir facturas electrónicas, según el Real Decreto 1007/2023. Este cambio busca modernizar la digitalización empresarial y mejorar el cumplimiento tributario. El plazo inicial del 1 de julio de 2025 se ha ampliado por la publicación de la Orden HAC/1177/2024.
Firma Biométrica y Electrónica
El Real Decreto 255/2025 regula el proceso de expedición, gestión y desarrollo del Documento Nacional de Identidad, tanto en su versión física como digital, estableciendo mecanismos de identificación y autenticación seguros para las relaciones con el sector público y privado.
Gestión Documental y Accesibilidad
- Ley 11/2018, de 28 de diciembre:Modifica el Código de Comercio, la Ley de Sociedades de Capital y la Ley de Auditoría de Cuentas, obligando a que las empresas incluyan información no financiera accesible en sus informes anuales.
- Real Decreto 1112/2018, de 7 de septiembre: Regula la accesibilidad de webs y aplicaciones móviles del sector público, aplicable también a documentos digitales, garantizando que la información sea accesible para todas las personas.
Estas normativas son de obligado cumplimiento en toda España y aseguran que los documentos digitales sean inclusivos y accesibles.
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Conoce más a fondo
Doceo InTime, el control horario que se integra perfectamente en tu empresa
Sistema de control horario para empresas sin tarjetas ni biometría. Solución fácil, adaptable, integrada con sistemas existentes, compatible con convenios laborales y cumpliendo la normativa. Tres versiones: móvil, web y punto fijo.
El Real Decreto-ley 8/2019, vigente desde el 12 de mayo de 2019 en España, exige a todas las empresas llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Esta normativa busca garantizar el control horario y proteger los derechos laborales.
Descubre cómo Doceo InTime ofrece una solución eficaz para cumplir con esta ley y optimizar la gestión de tiempo de tu equipo.
Factura electrónica 100% legal con Doceo Facturae
Este año, nuestra empresa implementa la factura electrónica con Doceo Facturae para cumplir con las nuevas normativas VERI*FACTU y Crea y Crece. Totalmente integrado con Doceo Store o con tu plataforma de gestión documental, garantizando un cumplimiento 100% legal y eficaz en la gestión de tus facturas.
Firma electrónica integrada en Doceo Store o en tu solución
Doceo BioSign es una solución de firma electrónica que permite firmar documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo: móvil, PC o navegador. Garantiza validez legal, seguridad jurídica y una integración sencilla con cualquier plataforma de gestión documental.
La solución facilita la generación y firma de documentos electrónicamente, eliminando desplazamientos, reduciendo impresiones innecesarias y evitando accesos no autorizados. Tus clientes pueden firmar directamente desde sus dispositivos, mejorando su experiencia y satisfacción.
La implementación de firma biométrica es fácil y asequible, con generación de documentos mediante formularios predefinidos. Además, se envían datos de entrega en tiempo real, lo que permite tomar medidas adicionales rápidas y optimiza toda la gestión documental.
Doceo BioSign ofrece varias modalidades según las necesidades:
- BioSign Delivery: para transportistas, permite gestionar entregas, registrar firmas y reportar incidencias.
- BioSign Mobile: los clientes reciben solicitudes en la app o navegador y pueden firmar de forma remota.
- BioSign F2F: para situaciones presenciales, el cliente firma directamente en el dispositivo del solicitante.
- BioSign Forms: genera y firma documentos mediante formularios predefinidos, agilizando procesos, reduciendo errores y optimizando la experiencia del cliente.
Con Doceo BioSign, la firma electrónica deja de ser un trámite complicado y se convierte en una herramienta ágil, segura y totalmente adaptable a cada flujo de trabajo.
Especial: doceo Store, más que un gestor documental
Gestión de versiones de un documento
Cada documento o registro puede incluir varios archivos adjuntos, cada uno con múltiples versiones. Se puede seleccionar una versión como prioritaria para compartir, mientras que las no prioritarias solo pueden consultarse, abrirse, descargarse o compartirse mediante enlace, sin posibilidad de edición. Solo las versiones activas pueden modificarse. Este sistema facilita la gestión efectiva de documentos, permitiendo revisar versiones anteriores y asegurar la actualización y precisión de la información compartida.
Configuración de comentarios en flujo de trabajo
Se ha agregado una configuración para habilitar/deshabilitar comentarios al mover un documento de un estado a otro en el flujo de trabajo. Cuando la opción está activada, se mostrará una casilla de comentarios al mover el documento de A a B, siendo esta función completamente opcional.
Fija el ancho y guarda la vista previa para cada tipo de documento
Es posible redimensionar la vista previa de los archivos. Esta configuración de ancho se guarda automáticamente para la próxima vez que se abra la vista previa, ajustándose a cada tipo de documento. De esta forma, cada documento se visualizará con el ancho previamente definido.
Fusionado (grapado) de documentos de mismo o distinto formato
El visor de documentos abre archivos de diversos formatos y fusiona copias de ellos sin alterar el original, conservando la integridad de los documentos originales.
Buscador avanzado por contenido
Este buscador es para búsquedas avanzadas que se realizaran con toda la información contenida en el gestor documental. Puede configurar la búsqueda por documentos adjuntos, nombre de documentos o el contenido de los registros.
Plantillas de estructuras de carpetas para los registros
Las plantillas de estructuras de carpetas son configuraciones predefinidas que pueden ser importadas en varios registros, ahorrando tiempo y garantizando consistencia en la organización de datos.
Agregue sus correos electrónicos arrastrando y soltando
Agregue directamente mediante el sistema drag & drop sus correos directos de Outlook y visualice los correos con dentro del gestor documental.
Creación de informes con ordenación por carpetas
Puede crear para cada registro creado informes ordenados por carpetas. Esas carpetas, a su vez, pueden contener distintos documentos para ese archivo. Va a poder generar y gestionar:
- Árbol de carpetas y sub-carpetas.
- Las carpetas y sub-carpetas pueden contener distintos archivos.
- Sistema de arrastrar y soltar entre carpetas y archivos.
- Buscador de archivos.
- Total flexibilidad.
Bandejas para una gestión rápida y eficiente de documentos
Nos place presentarte 4 novedades que probablemente no conozca que puedes hacer con las BANDEJAS y su gestión.
¿QUÉ SON Y PARA QUÉ SIRVEN LAS BANDEJAS?
Una bandeja es, como si estuviera en la oficina física, la zona donde los usuarios reciben los documentos y, desde allí, podemos clasificarlos, compartirlos, adjuntarlos o indexarlos.
Arrastrar y soltar libremente entre bandejas: Clasifique rápidamente entre las bandejas disponibles con el sistema con solo arrastrar y soltar uno o varios documentos.
Visualice, modifique, añada anotaciones o incluso firme los documentos en el visor de documentos. Haga doble clic sobre uno de los documentos de la bandeja por defecto y automáticamente lo visualizará en el panel de la derecha.
Agregue directamente nuevos documentos en registros para generar informes completos y perfectamente ordenados. Indexe un documento directamente desde una bandeja con solo indicar su tipología y arrastrando y soltando en la cajita.
Adjunte un documento con otro ya indexado creando una vista de expediente. Podrá ver los últimos documentos creados o aplicar los filtros que requiera para localizar donde lo quiere adjuntar.
Recursos y consejos
Formación gratuita
Este año, hemos iniciado una nueva iniciativa de formación y recursos gratuitos para nuestros clientes y colaboradores. Disponemos de manuales digitales actualizados, un FAQ detallado de Doceo Store y cursos gratuitos sobre Factura Electrónica y Gestión Documental, con la posibilidad de obtener un certificado para ti y para todos los miembros de tu empresa.
Aprovecha esta oportunidad para mejorar tus conocimientos y optimizar los procesos de tu empresa con nuestras soluciones. Nos comprometemos a darte las herramientas para alcanzar el éxito.
Curso del control horario
39 lecciones | 5 h de formación
- Cumplimiento legal: Registra el inicio y fin de la jornada laboral según el Real Decreto-ley 8/2019.
- Adaptabilidad: Totalmente personalizable para ajustarse a los requisitos de cualquier empresa.
- Gestión optimizada: Simplifica la administración del tiempo y mejora la productividad.
Curso de gestión documental y facturación empresarial 2025
26 lecciones | 3 h de formación
- Normativa actualizada: Conoce los detalles de la nueva regulación en facturación electrónica.
- Herramienta práctica: Aprende a utilizar doceo eFact para gestionar tus facturas de manera eficiente.
- Cumplimiento legal garantizado: Asegura que tu negocio esté al día con las exigencias legales.
Introducción a Doceo Store - Gestión Integral y Segura de Documentos
46 lecciones | 5 h de formación
- Gestor documental.
- Formación online cuando tú quieras.
- Empezar como principiante y terminar siendo experto.
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Colabore con nosotros: impulse su oferta digital
Doceo News
Mayo 2025
Ofrezca a sus clientes la solución de control horario sencilla, intuitiva y eficaz que realmente usarán
Conviértete en partner de Doceo InTime y genera ingresos extra ayudando a tus clientes
En DoceoSoftware sabemos que tu papel como gestoría, asesoría o despacho profesional va mucho más allá de la contabilidad o la tramitación administrativa. Tus clientes confían en ti como referente en normativa laboral, y buscan tu consejo cuando se enfrentan a nuevos retos.
Uno de esos retos es el cumplimiento de la normativa de control horario (Real Decreto-ley 8/2019). Muchas empresas siguen utilizando métodos poco fiables, sistemas manuales que generan errores o soluciones complicadas que los empleados no usan. Esto se traduce en consultas constantes, pérdida de tiempo y riesgo de sanciones.
Por eso queremos proponerte una colaboración que beneficiará a todos:
- Tú ofreces a tus clientes una solución sencilla y eficaz.
- Ellos cumplen la normativa sin complicaciones.
- Y tú recibes una comisión por cada empresa que se dé de alta gracias a tu recomendación.
¿Qué es Doceo InTime?
Le presentamos Doceo InTime, nuestra solución de control horario especialmente pensada para empresas de cualquier sector, tamaño o complejidad organizativa.
Sabemos que muchas asesorías y gestorías reciben consultas constantes sobre cómo cumplir con la normativa de fichaje. Y también sabemos que muchas empresas siguen utilizando sistemas complicados que sus trabajadores olvidan, no entienden o directamente no utilizan.
Con Doceo InTime, esto deja de ser un problema:
- Es una solución que se adapta a la complejidad y a las necesidades de cada empresa, ofreciendo desde lo más sencillo hasta un control completo, con su modo básico o su modo avanzado, y con la capacidad de configurarse a medida para ajustarse al nivel de complejidad que requiera cada organización.
- Es una plataforma flexible y modular que permite a cada empresa activar únicamente las funciones necesarias: desde un fichaje sencillo hasta una gestión avanzada de RRHH con gestión documental e incluso firma electrónica, para que los trabajadores firmen sus documentos en una misma plataforma, adaptándose perfectamente a las necesidades específicas de cada negocio.
¿Cómo pueden fichar los trabajadores?
- Desde su ordenador (ideal para oficinas y despachos).
- Con el móvil, estén donde estén (comerciales, personal de campo, teletrabajo).
- En una tablet fija en el centro de trabajo.
Una única solución, 100% escalable
Desde el fichaje más simple hasta la gestión integral de personas.
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¿Qué beneficios obtiene usted?
- Se posiciona como un asesor actualizado y proactivo, ofreciendo una solución práctica que cumple con la normativa vigente.
- Percibe una comisión por cada cliente que se registre gracias a su recomendación, generando ingresos adicionales sin complicaciones.
- Recibe todo el apoyo necesario: material gráfico, presentaciones, soporte y asesoramiento para facilitar la comunicación con sus clientes.
- Ahorra tiempo y evita problemas, ya que sus clientes reducirán las consultas relacionadas con fichajes erróneos o incumplimientos legales. Cumplimiento del Real Decreto-ley 8/2019.
- Además, ofrecemos a sus clientes un curso de uso y configuración, en caso de que lo necesite. Todo gratis.
Y ahora, también puede convertirlo en una nueva línea de ingresos para su despacho.
Quedamos a su disposición para ampliarle la información o realizar una demostración sin compromiso.
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¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?
¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?
Guía práctica para empresas
La accesibilidad documental es un requisito legal y ético que garantiza que cualquier persona, independientemente de sus capacidades, pueda acceder, comprender y utilizar la información en formato digital o impreso.
En España, este marco normativo se apoya principalmente en:
- Real Decreto Legislativo 1/2013, que aprueba la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social.
- Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
- Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.
- Real Decreto 1112/2018, sobre accesibilidad de sitios web y aplicaciones móviles del sector público (transposición de la Directiva (UE) 2016/2102).
- Normas técnicas UNE-EN 301 549 y pautas internacionales WCAG 2.1.
Pero… ¿qué empresas y organizaciones están obligadas a cumplirlo?
Administraciones públicas y sector público
Las Administraciones Públicas y el Sector Público en general son los principales obligados a garantizar la accesibilidad digital, ya que gestionan servicios esenciales y afectan de forma directa a toda la ciudadanía.
Quién está incluido
- Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
- Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
- Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
- Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
- Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
- Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.
Qué debe ser accesible
Toda la documentación y servicios electrónicos, entre ellos:
- Páginas Web corporativas y portales temáticos.
- Formularios online y trámites electrónicos.
- Documentos descargables (PDFs, informes, convocatorias, pliegos).
- Aplicaciones móviles o de escritorio vinculadas a la prestación de servicios.
- Comunicaciones oficiales electrónicas: notificaciones, correos electrónicos, mensajes en apps o sistemas de gestión.
- Plataformas educativas y administrativas: como campus virtuales, sistemas de becas o bolsas de empleo públicas.
Empresas que Prestan Servicios Públicos Financiados con Fondos Públicos
Muchas empresas privadas que gestionan servicios esenciales bajo concesión también deben garantizar la accesibilidad documental. Al operar con fondos públicos, tienen la misma responsabilidad que las administraciones de asegurar que toda su comunicación con la ciudadanía sea clara, usable y accesible.
Sectores más relevantes
- Transporte público: metro, autobuses, ferrocarriles.
- Suministro de servicios básicos: agua, luz, gas, energía.
- Telecomunicaciones y conectividad: telefonía, internet y servicios digitales básicos regulados o financiados.
Tipología de documentos
Toda la documentación y servicios electrónicos, incluyendo:
- Páginas web informativas y portales de usuario.
- Formularios, solicitudes y gestiones online.
- Documentos descargables: facturas, contratos, condiciones de servicio, informes de mantenimiento.
- Aplicaciones móviles o de escritorio vinculadas a la prestación del servicio.
- Comunicaciones electrónicas oficiales y atención al cliente digital.
Modalidades de documentos
- Documentos transaccionales: facturas, recibos, contratos, notificaciones de pago o de servicio. Son comunicaciones críticas, personalizadas y de obligado acceso para todos los usuarios.
- Documentos simples: comunicaciones comerciales, newsletters, folletos digitales, anuncios informativos o recordatorios de servicio.
Ambos tipos de documentos, junto con los entornos digitales asociados (webs, formularios, apps, PDFs), forman parte de la estrategia de Customer Communications Management (CCM). El CCM permite a estas empresas gestionar de forma centralizada, eficiente y accesible todas las interacciones con sus clientes.
Empresas Privadas en Determinadas Circunstancias
Muchas empresas privadas que gestionan servicios esenciales bajo concesión también deben garantizar la accesibilidad documental, ya que operan con fondos públicos y afectan directamente a la ciudadanía.
Quién está incluido
- Contratistas y proveedores de la Administración Pública: deben cumplir cláusulas de accesibilidad si aparecen en sus contratos.
- Grandes empresas: más de 100 empleados o facturación superior a 6 millones de euros. La Ley de Discapacidad exige accesibilidad en sus comunicaciones y documentación.
- Bancos, aseguradoras y empresas de servicios esenciales: tienen la obligación de ofrecer documentación contractual y comunicaciones con clientes en formatos accesibles.
Tipología de documentos
- Documentos transaccionales: contratos, pólizas, extractos bancarios, condiciones generales, recibos, certificados.
- Documentos simples: publicidad, campañas promocionales, emails de marketing, avisos generales.
Estos documentos forman parte de la estrategia de Customer Communications Management (CCM), que no solo asegura la accesibilidad, sino que también optimiza la relación empresa–cliente, reforzando la confianza y cumpliendo con la normativa vigente.
¿Por qué es importante?
- Garantiza el derecho a la igualdad de acceso para todos los usuarios.
- Cumple con las obligaciones legales (Ley de Discapacidad, contratos con la Administración, normativa europea).
- Mejora la experiencia del cliente y la percepción de marca.
¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?
Doceo Software puede acompañarte en todo el proceso práctico: auditoría de documentos actuales, diseño de plantillas accesibles, automatización de generación accesible desde tu ERP o sistema de facturación, validación automática y creación de un flujo de remediación para todo el parque documental transaccional.
Si quieres, podemos:
- auditar una muestra representativa de tus documentos transaccionales;
- proponer cambios en plantillas y en el pipeline de generación;
- implementar comprobación automática y reporting;
Contacta con Doceo Software para una demo y descubre cómo convertir tu masa documental en un activo accesible y conforme.
Trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.
Somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).
Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.
Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.
¿tienes gran cantidad de documentos transaccionales?
Retos
- Volumen masivo que impide la revisión manual de cada PDF.
- Fuentes de datos variadas (ERP, CRM, plataformas e-commerce) que generan plantillas distintas.
- Necesidad de preservar firma electrónica, estructura fiscal y validez legal al tiempo que se hace accesible.
¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?
DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.
Descubre más¿Quieres contactar con un experto?Soluciones recomendadas
- Crear plantillas accesibles desde el origen: diseña las plantillas (facturas, albaranes, correos) con estructura semántica (encabezados, tablas accesibles, textos alternativos, enlaces claros) y configura el generador para que produzca PDF etiquetados o formatos accesibles. Esto evita tener que corregir documentos después.
- Automatizar etiquetado y validación: integra un proceso que convierta la salida de tu ERP a PDF/UA o a formatos alternativos accesibles y que ejecute comprobaciones automáticas (checkers WCAG/PDFUA).
- Gestión por capas: conserva la versión legal/fiscal y añade una capa accesible (por ejemplo, una versión HTML accesible vinculada desde el PDF o una representación accesible en el área de cliente).
- Priorizar por criticidad: empieza por facturas y comprobantes que reciben consumidores con discapacidad; luego, notificaciones críticas (contratos, avisos legales).
- Monitorización y reporting: genera informes de conformidad, tickets de corrección y un plan de remediación continuo.
- Formación y gobernanza: forma a los equipos que diseñan plantillas y mantiene criterios de accesibilidad en los requisitos funcionales.
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Tipos de firma electrónica: cuáles son, cómo funcionan y cuándo utilizarlas
Tipos de firma electrónica: cuáles son, cómo funcionan y cuándo utilizarlas
Descúbrelo en 3 minutos
La digitalización de procesos ha transformado la forma en que las empresas y los usuarios gestionan documentos, contratos y transacciones. En este contexto, la firma electrónica se ha consolidado como una herramienta clave para agilizar la gestión documental, reforzar la seguridad y reducir costes, especialmente en entornos donde la rapidez y la validez legal son imprescindibles.
Pero ¿sabías que no todas las firmas electrónicas son iguales? En Europa, gracias al Reglamento eIDAS, existen diferentes tipos y modalidades, cada uno con su nivel de seguridad y uso recomendado.
A continuación, te explicamos qué tipos de firma electrónica existen, qué modalidades se utilizan en la práctica y cuál puede ser la más adecuada para tu negocio.
¿Qué es exactamente la firma biométrica?
El Reglamento eIDAS (910/2014), aplicable en España y en toda la Unión Europea, establece un marco legal común para la firma electrónica. Este distingue tres grandes categorías:
Firma Electrónica Simple (FES)
Qué es: Cualquier método electrónico que muestre el consentimiento del firmante.
Ejemplos:
- Marcar una casilla de “Acepto” en una web.
- Introducir un PIN para confirmar una acción.
- Dibujar una firma en la pantalla de un dispositivo.
Nivel de seguridad: Bajo. Es válida jurídicamente, pero su fuerza probatoria depende de que se pueda demostrar quién realizó la acción.
¿Cuándo usarla?
- Formularios online.
- Aceptación de condiciones generales.
- Procesos internos de bajo riesgo.
Firma Electrónica Avanzada (FEA)
Qué es: Un tipo de firma vinculada de forma única al firmante, capaz de identificarlo y de detectar cualquier alteración en el documento firmado.
Ejemplos:
- Firma mediante certificado digital emitido a nombre del firmante.
- Firma con código OTP (One-Time Password) enviado al móvil.
- Validación a través de una plataforma que verifica identidad y registra evidencias.
Nivel de seguridad: Alto. Es aceptada como prueba en procesos legales y contratos con requisitos de seguridad más estrictos.
¿Cuándo usarla?
- Contratos laborales.
- Acuerdos comerciales.
- Procesos de recursos humanos y compliance.
Firma Electrónica Cualificada (FEC)
Qué es: La forma más avanzada de firma electrónica. Requiere:
- Un dispositivo cualificado de creación de firma (token, tarjeta criptográfica, etc.).
- Un certificado cualificado emitido por una autoridad certificadora reconocida.
Ejemplos:
- Firma con DNI electrónico.
- Firma con certificado FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
Nivel de seguridad: Máximo. Tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita en toda la Unión Europea.
¿Cuándo usarla?
- Contratos de alto riesgo.
- Operaciones notariales o financieras complejas.
- Trámites con administraciones públicas.
Otros conceptos relacionados con la firma electrónica
Además de los tipos principales, existen tecnologías que complementan o facilitan la firma electrónica:
- Firma biométrica: Utiliza huella dactilar, reconocimiento facial o de voz. Se integra generalmente en FES o FEA, aportando mayor seguridad.
- Firma en la nube: El certificado se guarda en un servidor seguro, accesible mediante autenticación reforzada, sin necesidad de instalarlo en el dispositivo del usuario.
- OTP (One-Time Password): Código único enviado al móvil o correo electrónico, muy utilizado para reforzar la autenticación.
Modalidades de firma electrónica: cómo se realiza la firma en la práctica
Más allá del tipo legal (simple, avanzada o cualificada), en la práctica encontramos diferentes modalidades que definen cómo interactúa el usuario con el proceso de firma:
Firma electrónica presencial
El firmante acude físicamente a un punto de firma (oficina, sucursal, notaría) y realiza la firma en formato digital sobre un dispositivo (tablet, pad biométrico).
Ventajas:
- Combina la comodidad del entorno digital con la verificación física del firmante.
- Permite capturar datos biométricos (presión, velocidad del trazo).
Usos habituales:
- Entidades bancarias y financieras.
- Compraventa presencial.
- Contratos donde se requiere presencia física pero con registro digital.
Firma con doble factor (2FA – Two-Factor Authentication)
El usuario debe realizar dos acciones para confirmar la firma:
- Firmar el documento (dibujar firma, pulsar “acepto”).
- Confirmar su identidad mediante un segundo factor: código OTP, SMS, correo, app de autenticación.
Ventajas:
- Añade una capa extra de seguridad.
- Reduce el riesgo de suplantación de identidad.
Usos habituales:
- Contratos online con mayor exigencia de seguridad.
- Procesos de recursos humanos (contrataciones, confidencialidad).
- Autorizaciones sensibles.
Firma remota o “delivery”
El documento se envía al firmante por un enlace seguro (correo electrónico o SMS), y este puede firmarlo desde cualquier lugar y dispositivo.
Ventajas:
- 100% online, sin desplazamientos ni instalaciones.
- Facilita la gestión ágil y rápida de documentos.
Usos habituales:
- Contratos comerciales a distancia.
- Procesos de onboarding de clientes y proveedores.
- Aceptación de políticas o condiciones legales.
Beneficios de la firma electrónica para las empresas
- Ahorro de tiempo y costes: Menos papel, impresiones y envíos físicos.
- Mayor seguridad y trazabilidad: Evidencias electrónicas que demuestran quién, cuándo y cómo firmó.
- Mejora en la experiencia del usuario: Flexibilidad para firmar en cualquier momento y lugar.
- Cumplimiento normativo: Cumple con eIDAS en Europa y con regulaciones internacionales.
Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa
BioSign Forms: firma documentos hechos a medida
La firma electrónica es mucho más que una herramienta tecnológica: es un habilitador clave para la transformación digital de las empresas. Conocer sus tipos (simple, avanzada, cualificada) y modalidades (presencial, 2FA, remota) te permitirá elegir la solución más adecuada para cada proceso, asegurando no solo validez legal, sino también eficiencia y confianza.
Pero el valor de la firma electrónica no se limita al momento de firmar. Hoy en día, las empresas pueden diseñar documentos a medida, adaptados a sus procesos internos y a la experiencia que desean ofrecer a clientes y colaboradores. Esto significa que:
- Documentos simples (contratos básicos, consentimientos, autorizaciones internas) pueden configurarse en formato HTML, facilitando su lectura desde cualquier dispositivo y asegurando una experiencia fluida.
- Documentos transaccionales (contratos comerciales, acuerdos financieros, operaciones de compraventa) pueden generarse en PDF firmado electrónicamente, garantizando su integridad, inalterabilidad y plena validez legal.
Además, contar con documentos en estos formatos asegura que estén siempre accesibles, almacenados de manera segura y con la trazabilidad necesaria para responder ante auditorías o requerimientos legales. Así, la empresa no solo cumple con la normativa vigente (como eIDAS en Europa o RGPD en materia de protección de datos), sino que también fortalece su reputación ofreciendo procesos claros, transparentes y confiables.
La combinación de firma electrónica + documentos digitales a medida convierte cada interacción en una oportunidad de mejorar la eficiencia, la seguridad y la experiencia de usuario, construyendo una gestión documental moderna y totalmente alineada con los estándares legales.
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Crawford Technologies y Doceo Software se asocian para optimizar la gestión documental accesible
Crawford Technologies y Doceo Software se asocian para optimizar la gestión documental accesible
Una nueva colaboración ofrece soluciones de accesibilidad, automatización y cumplimiento de la Ley Europea de Accesibilidad en España, Portugal y Andorra
Agosto de 2025
Noticias
Crawford Technologies, proveedor de soluciones innovadoras de documentos que optimizan, mejoran y gestionan las comunicaciones con los clientes, está ampliando la disponibilidad de su plataforma AccessibilityNow® y su galardonada tecnología de flujos de trabajo mediante una alianza con Doceo Software, empresa especializada en la gestión de objetos digitales y la automatización del ciclo de vida de los documentos, con sede en España.
En virtud del acuerdo, Doceo actuará como distribuidor de valor añadido (VAR) de toda la gama de software empresarial y soluciones de accesibilidad documental de Crawford Technologies. Esta colaboración refuerza las soluciones consolidadas de gestión documental de Doceo al ofrecer nuevas oportunidades para brindar a los clientes de España, Portugal y Andorra soluciones de flujo de trabajo optimizadas que reducen costes, mejoran la productividad y cumplen con los estándares globales de accesibilidad.
“Integrar la solución AccessibilityNow de Crawford Technologies nos permite ampliar nuestra oferta de servicios y respaldar plenamente todo el ciclo de vida de los documentos para nuestros clientes. Esta colaboración fortalece nuestra misión de ofrecer una gestión documental más eficiente, inclusiva y alineada con los estándares digitales actuales”, afirmó Alex Brusi, CEO de Doceo Software.
Con las organizaciones europeas bajo una presión creciente para cumplir con la Ley Europea de Accesibilidad (EAA), AccessibilityNow ofrece un conjunto integral que aprovecha la inteligencia artificial y la automatización para gestionar los complejos requisitos de procesamiento de documentos transaccionales y estáticos de alto volumen de todo tipo. Al implementar todas las capacidades de AccessibilityNow, Doceo estará mejor preparado para ayudar a clientes de banca, seguros, sector público y otras industrias a garantizar el cumplimiento de la EAA, reducir riesgos y costes por incumplimiento, y asegurar que el contenido sea inclusivo y accesible.
“La alianza con Doceo Software amplía el alcance de nuestra plataforma AccessibilityNow en mercados europeos clave en un momento crítico. Con la Ley Europea de Accesibilidad ya en vigor, las organizaciones necesitan soluciones comprobadas para cumplir con la normativa y, al mismo tiempo, crear experiencias inclusivas”, señaló Ernie Crawford, Presidente y CEO de Crawford Technologies.
Acerca de Crawford Technologies
Crawford Technologies desarrolla soluciones que ayudan a las empresas a optimizar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de las comunicaciones con los clientes.
Con más de 2.000 clientes en seis continentes, Crawford Technologies ayuda a algunos de los bancos, aseguradoras, proveedores de atención médica, empresas de servicios públicos y proveedores de servicios de impresión más importantes del mundo a reducir costos, simplificar procesos y agilizar las comunicaciones críticas para el negocio en todos los canales y formatos.
Más información: www.crawfordtech.com
Acerca de Doceo Software
Con más de 18 años de experiencia, Doceo Software desarrolla soluciones en gestión de objetos digitales y automatización del ciclo de vida de documentos. Sus soluciones incluyen generación de contenido digital, gestión documental basada en web, flujos de validación, clasificación automática, extracción de datos, reducción de tamaño de archivos, mejora de calidad, identificación de contenido, archivado a largo plazo y firmas digitales, biométricas y con autenticación de dos factores. Doceo Software también ofrece servicios de digitalización a gran escala y accesibilidad documental.
Más información: www.doceosoftware.com
Obtén todos los detalles sobre nuestra emocionante colaboración con Crawford Technologies y descubre cómo Doceo Software está llevando soluciones avanzadas de accesibilidad de documentos y flujos de trabajo a España, Portugal y Andorra.
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Los 5 Mejores Software de Registro de Entrada y Salida de Documentos 2025
Los 5 Mejores Software de Registro de Entrada y Salida de Documentos 2025
Descubre en menos de 5 minutos
En la era digital, las empresas y organismos manejan un volumen enorme de documentos, tanto físicos como digitales. Gestionar correctamente la entrada y salida de documentos es fundamental para asegurar la trazabilidad, cumplir con la normativa vigente (como la Ley 39/2015 en España) y optimizar los procesos internos.
Los programas de registro de entrada y salida de documentos permiten registrar, clasificar, automatizar y distribuir información, reduciendo errores humanos y tiempos de gestión. Su uso es especialmente importante en departamentos administrativos, contabilidad, recursos humanos y en la gestión de expedientes oficiales.
Comparativa de los 5 Mejores Programas en España (2025)
| Software | Tipo | Funcionalidades Clave | Útil Para | Cumplimiento Normativo |
|---|---|---|---|---|
| Doceo Reg In-N-Out | Registro integral | Entrada y salida de documentos, trazabilidad completa. Con OCR y implementación de IA durante el 2025 | Pymes y administraciones / Empresas con alto volumen de documentos y necesidad de almacenamiento a largo término | GDPR / Ley 39/2015 |
| ABBYY FlexiCapture | Captura inteligente | OCR, clasificación automática, extracción de datos | Empresas con alto volumen de documentos | GDPR / Ley 39/2015 |
| Athento | Gestión documental | Digitalización, plantillas de extracción, automatización | Empresas medianas | GDPR |
| Intelequia Track | Registro digital | Visión 360º, control total de documentos | Organizaciones grandes | Ley 39/2015 |
| Continia Document Capture | Captura inteligente | OCR, integración con ERP | Empresas con contabilidad digital | GDPR |
Beneficios Principales
- Automatización: escanea y clasifica documentos sin intervención manual.
- Cumplimiento normativo: garantiza que los documentos se registren y archiven siguiendo la ley.
- Trazabilidad y control: cada documento queda registrado con fecha, hora y responsable.
- Integración: conecta con ERP, CRM o sistemas contables para agilizar procesos.
- Reducción de errores: evita duplicidades o pérdidas de información importante.
Doceo In&Out Documents
Doceo Reg, dentro de nuestra suite In-N-Out Documents, es un software de registro documental diseñado para ayudarte a cumplir con la normativa vigente de forma sencilla y efectiva.
Con nuestra plataforma de gestión documental, obtienes:
- Registro automático de entrada y salida de documentos.
- Generación de copias auténticas.
- Asignación de identificadores únicos.
- Control de fechas, hora, emisor y receptor.
- Seguridad y trazabilidad total.
- Cumplimiento documental empresa garantizado según la Ley 39/2015 y otras normativas españolas.
Solicita ahora una demo personalizada de Doceo Reg y comienza a registrar con total garantía legal.
¿Cómo funciona doceo Reg?
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Normativa aplicable
Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
- Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.
Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.
La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:
Artículo 16. Registros
Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.
El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.
También se relaciona con:
- Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
- Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
- Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
- Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
Administraciones públicas:
- Administración General del Estado
- Comunidades Autónomas
- Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
- Organismos autónomos y entes públicos dependientes
Sector público institucional:
- Universidades públicas
- Empresas públicas
- Fundaciones del sector público
- Consorcios
- Otros entes instrumentales
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Documentos estáticos y documentos transaccionales
Documentos estáticos y documentos transaccionales: ¿ahora accesibles?
Guía práctica para empresas
La accesibilidad digital ya no es solo una buena práctica: es un requisito legal, técnico y de negocio. En este artículo explico qué son los documentos estáticos y los documentos transaccionales, en qué se diferencian, por qué importan para tu empresa, qué exige la normativa y qué puedes hacer si tienes una gran cantidad de documentos transaccionales. Finalmente, te explico cómo puede ayudarte DoceoSoftware.
Qué son: documentos estáticos vs. documentos transaccionales
Documentos estáticos: son aquellos documentos que se crean una vez y se mantienen sin cambios frecuentes: por ejemplo, manuales, políticas internas, folletos, guías de producto o informes PDF que se publican en la web para consulta.
Documentos transaccionales: son los documentos generados durante una relación comercial o administrativa: facturas, albaranes, recibos, extractos, contratos personalizados, avisos de envío, justificantes de pago y comunicaciones automatizadas que se envían al cliente. A menudo se crean en masa desde sistemas ERP, plataformas de facturación o comercios electrónicos y se distribuyen por correo electrónico, descarga o a través de áreas privadas.
Principales diferencias
- Frecuencia y volumen: los transaccionales se generan continuamente y en alto volumen; los estáticos suelen publicarse con menos frecuencia.
- Personalización: los transaccionales contienen datos personalizados por cliente u operación; los estáticos son genéricos.
- Flujo técnico: los transaccionales se producen desde sistemas automatizados y plantillas; los estáticos se diseñan y revisan manualmente.
- Impacto en accesibilidad: los estáticos pueden auditarse y corregirse documento a documento; los transaccionales requieren automatización y control en la cadena de generación para que sean accesibles desde el origen.
Qué es la accesibilidad digital (resumen)
La accesibilidad digital es el conjunto de prácticas, normas y técnicas que hacen que las personas con discapacidades (visión, audición, movilidad, cognitiva, etc.) puedan percibir, entender, navegar e interactuar con contenidos digitales con igualdad de oportunidades.
Incluye tanto sitios web y aplicaciones como los documentos descargables (PDF, Word, HTML, etc.) y los flujos de interacción (formularios, procesos de compra, notificaciones). Las pautas técnicas más utilizadas son las WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) y estándares relacionados que detallan criterios verificables.
Conclusión legal rápida: si publicas información para usuarios (especialmente si eres proveedor de servicios digitales o trabajas con administraciones públicas o tienes obligaciones sectoriales), debes garantizar accesibilidad técnica, documentarla y ofrecer vías de reclamación y corrección.
¿Qué dice la normativa?
- A nivel europeo existe la Directiva (UE) 2016/2102 sobre accesibilidad de los sitios web y las aplicaciones móviles de los organismos del sector público, que establece requisitos comunes y técnicas armonizadas.
- En España, el Real Decreto 1112/2018 adapta y desarrolla esos requisitos para sitios web y aplicaciones de la administración y otros sujetos obligados; además, existen guías prácticas para crear PDF accesibles.
- La normativa y su transposición nacional refuerzan que los documentos digitales que forman parte de servicios (por ejemplo, procesos de compra, banca electrónica, facturación electrónica) deben ser accesibles. Las empresas deben documentar la conformidad y adoptar medidas técnicas y organizativas para garantizarla.
Si tienes gran cantidad de documentos transaccionales: retos y soluciones prácticas
Retos
- Volumen masivo que impide la revisión manual de cada PDF.
- Fuentes de datos variadas (ERP, CRM, plataformas e-commerce) que generan plantillas distintas.
- Necesidad de preservar firma electrónica, estructura fiscal y validez legal al tiempo que se hace accesible.
¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?
DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.
Soluciones recomendadas
- Crear plantillas accesibles desde el origen: diseña las plantillas (facturas, albaranes, correos) con estructura semántica (encabezados, tablas accesibles, textos alternativos, enlaces claros) y configura el generador para que produzca PDF etiquetados o formatos accesibles. Esto evita tener que corregir documentos después.
- Automatizar etiquetado y validación: integra un proceso que convierta la salida de tu ERP a PDF/UA o a formatos alternativos accesibles y que ejecute comprobaciones automáticas (checkers WCAG/PDFUA).
- Gestión por capas: conserva la versión legal/fiscal y añade una capa accesible (por ejemplo, una versión HTML accesible vinculada desde el PDF o una representación accesible en el área de cliente).
- Priorizar por criticidad: empieza por facturas y comprobantes que reciben consumidores con discapacidad; luego, notificaciones críticas (contratos, avisos legales).
- Monitorización y reporting: genera informes de conformidad, tickets de corrección y un plan de remediación continuo.
- Formación y gobernanza: forma a los equipos que diseñan plantillas y mantiene criterios de accesibilidad en los requisitos funcionales.
¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?
Doceo Software puede acompañarte en todo el proceso práctico: auditoría de documentos actuales, diseño de plantillas accesibles, automatización de generación accesible desde tu ERP o sistema de facturación, validación automática y creación de un flujo de remediación para todo el parque documental transaccional.
Si quieres, podemos:
- auditar una muestra representativa de tus documentos transaccionales;
- proponer cambios en plantillas y en el pipeline de generación;
- implementar comprobación automática y reporting;
Contacta con Doceo Software para una demo y descubre cómo convertir tu masa documental en un activo accesible y conforme.
Trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.
Somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).
Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.
Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.
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Accesibilidad de los documentos digitales en España: normativa, obligaciones y por qué importa
Accesibilidad de los documentos digitales en España: normativa, obligaciones y por qué importa
Qué implica la nueva Ley de Accesibilidad Digital y cómo prepararte desde ya
El 28 de junio de 2025 entró en vigor la Ley Europea de Accesibilidad, que transforma como empresas y organizaciones presentan su información digital. Obliga a que productos y servicios sean accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad. Ahora, la accesibilidad digital es ley, mejora la vida de muchas personas y proyecta la cara humana de tu marca. Aquí te explico qué exige, a quién aplica y cómo puede ayudarte DoceoSoftware.
Qué norma lo dice y desde cuándo está activa
La normativa fija plazos transitorios de aplicación según el tipo de producto o servicio, pero marca un cambio estructural: la accesibilidad digital deja de ser una recomendación y pasa a ser un requisito legal con implicaciones en la comunicación, el marketing, la gestión documental y la relación con clientes y empleados.
Para el sector público (webs, apps y documentos digitales)
El Real Decreto 1112/2018, sobre accesibilidad de los sitios web y aplicaciones móviles del sector público, establece requisitos técnicos basados en la norma UNE-EN 301 549 (alineada con WCAG 2.1) y obligaciones como publicar una declaración de accesibilidad y habilitar un mecanismo de reclamación. Muchos requisitos fueron obligatorios en 2020 y las apps móviles en 2021.
Este real decreto también alcanza a los documentos electrónicos publicados en la web (PDF, Word, etc.), que deben ser accesibles desde su publicación. Los documentos internos destinados a empleados con discapacidad también deben cumplir criterios de accesibilidad, aunque no estén en la web pública, ya que forman parte de la igualdad de condiciones en el puesto de trabajo.
Este real decreto también alcanza a los documentos electrónicos publicados en la web (PDF, Word, etc.), que deben ser accesibles desde su publicación. Los documentos internos destinados a empleados con discapacidad también deben cumplir criterios de accesibilidad, aunque no estén en la web pública, ya que forman parte de la igualdad de condiciones en el puesto de trabajo.
Marco general y derechos de las personas con discapacidad
La Ley 51/2003 (Igualdad de Oportunidades, No Discriminación y Accesibilidad Universal) y el Texto Refundido de la Ley General de Derechos de las Personas con Discapacidad y de su Inclusión Social (Real Decreto Legislativo 1/2013) recogen el principio de accesibilidad universal y la obligación de eliminar barreras, también en el entorno digital y laboral. Esto implica que las empresas deben garantizar que la información y la documentación, tanto externa como interna, sea comprensible y utilizable por cualquier persona, incluidas las que tienen discapacidad.
Regulación más amplia y transposición europea
El 28 de junio de 2025 entró en vigor la Ley Europea de Accesibilidad (Acta Europea de Accesibilidad), que amplía las obligaciones a empresas y organizaciones privadas en múltiples sectores. Obliga a que determinados productos y servicios digitales (incluidos portales, apps, dispositivos, plataformas y documentación digital asociada) sean accesibles para todas las personas.
Quiénes deben cumplir (administración pública y empresas)
- Administraciones públicas: están obligadas por el Real Decreto 1112/2018 a que sus webs y aplicaciones sean accesibles, a publicar la declaración de accesibilidad y a ofrecer un mecanismo de comunicación y queja.
- Empresas privadas que prestan servicios al público: con la transposición de la normativa europea y la normativa estatal aplicable, muchas empresas que ofrecen productos o servicios digitales (comercio electrónico, banca, transporte, plataformas, servicios vinculados a la administración electrónica, etc.) deben garantizar la accesibilidad de sus webs, aplicaciones y servicios digitales. Los plazos y obligaciones dependen del tipo de servicio y de si es nuevo o preexistente.
¿Qué significa la expresión “CCM platforms support accessibility”?
La expresión “CCM platforms support accessibility” significa que las plataformas de Customer Communications Management (CCM) —es decir, sistemas para diseñar, gestionar y enviar comunicaciones con clientes— ofrecen funciones que aseguran la accesibilidad de los contenidos y de los canales por los que se entregan.
Estas plataformas permiten a las empresas crear comunicaciones personalizadas y multicanal (correo electrónico, SMS, impresión, web…) cumpliendo con normativas de accesibilidad como las WCAG o la European Accessibility Act, para que cualquier persona, incluidas aquellas con discapacidad, pueda acceder, leer y comprender la información sin barreras.
Obligación externa vs. documentos internos: ¿qué ocurre con los documentos para tus trabajadores?
Aunque la normativa de accesibilidad digital pone el foco en los servicios y contenidos dirigidos al público, el marco de derechos e inclusión obliga igualmente en el ámbito laboral:
- La Ley General de Derechos de las Personas con Discapacidad y la Ley 51/2003 establecen derechos a la accesibilidad y a ajustes razonables en el puesto de trabajo. Por tanto, las empresas deben asegurarse de que los documentos internos esenciales (políticas de empresa, procedimientos, contenido formativo, nóminas, informes que afectan a la relación laboral, herramientas de gestión internas) sean accesibles o que exista un mecanismo razonable para facilitar esa información en formatos accesibles cuando un trabajador lo necesite. Esto es, además de cumplimiento legal, una obligación de igualdad y no discriminación.
- Adaptaciones habituales: versiones accesibles de PDF (etiquetado correcto), HTML semántico, ficheros DOCX/ODT con estructura lógica, subtítulos y transcripciones para vídeos formativos, compatibilidad con lectores de pantalla y formatos alternativos bajo petición del trabajador.
- La gestión de la cuota de reserva y la política de inclusión forman parte de las obligaciones que la empresa debe satisfacer ante los servicios públicos y, en su caso, justificar (medidas alternativas, bonificaciones, etc.).
Cuota de reserva y contratación de personas con discapacidad (según SEPE)
El SEPE recuerda la obligación de cuota de reserva para la contratación de personas con discapacidad:
Cuota de reserva: las empresas públicas y privadas que empleen a un número de 50 o más trabajadores estarán obligadas a que, de entre ellos, al menos el 2% sean personas trabajadoras con discapacidad, salvo convenio colectivo o voluntad del empresario, siempre que se apliquen medidas alternativas.
La Administración pública deberá reservar el 7% de las plazas de convocatorias a personas con discapacidad, según lo establecido en el Real Decreto-Legislativo 1/2013 y la normativa aplicable.
Es obligación de las empresas llevar a cabo la comunicación establecida en el artículo 5 del Real Decreto 1451/1983 ante los servicios públicos de empleo de las comunidades autónomas donde tengan centros de trabajo (sin perjuicio de que sea ante el SEPE en Ceuta y Melilla).
Accesibilidad digital: dónde actuar y qué hacer ahora
Sectores y departamentos que deben prestar especial atención
La accesibilidad digital no es solo una obligación legal: es una oportunidad para que tu organización sea más inclusiva, mejore la experiencia de todos y demuestre su compromiso con la igualdad. Algunas áreas deben prestar especial atención para garantizar que sus servicios y documentos sean accesibles:
- Atención al cliente y soporte: formularios, chat, contenidos de ayuda.
- Comercio electrónico y marketing: procesos de compra, newsletters, landing pages.
- Recursos Humanos: documentación interna, ofertas de empleo accesibles, procesos de selección.
- Administración y contratación pública: licitaciones, portales de transparencia, trámites electrónicos.
- Productos y desarrollo / IT: webs, apps, plataformas, APIs.
- Legal y cumplimiento: declaraciones de accesibilidad, gestión de riesgos y sanciones.
- Formación y capacitación: cursos, vídeos, contenidos e-learning.
- Finanzas y banca: banca online, cajeros, terminales de autoservicio.
- Ventas y operaciones: herramientas B2B y contratos en línea.
- Instalaciones y atención presencial: kioscos, pantallas de información y señalética digital.
¿Estás en la lista? Si quieres, podemos ayudarte a analizar tus documentos y asegurar que cumplan con los estándares de accesibilidad.
¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?
DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.
Por qué debe importarte (más allá de evitar multas)
La accesibilidad digital no es solo una obligación legal, sino un compromiso con la inclusión y la eficiencia en tu organización. Sus beneficios son claros y diversos:
- Es un derecho: la accesibilidad evita la discriminación y garantiza igualdad de acceso a la información y a los servicios.
- Mejora la reputación y la confianza: demostrar compromiso con la inclusión atrae clientes y talento.
- Oportunidad de mercado: las personas con discapacidad y las personas mayores constituyen un segmento significativo; los servicios accesibles aumentan ventas y fidelidad.
- Eficiencia interna: documentos accesibles facilitan la comunicación con empleados, reducen incidencias y agilizan procesos.
- Subvenciones y beneficios: el cumplimiento puede facilitar el acceso a ayudas, bonificaciones y contratos públicos, además de evitar sanciones.
Cómo empezar: prácticas recomendadas rápidas
Dar los primeros pasos hacia la accesibilidad digital puede resultar más sencillo si sigues un enfoque estructurado. Aquí tienes algunas recomendaciones prácticas para comenzar hoy mismo:
- Revisa y prioriza: identifica las webs, apps y documentos más críticos para tu organización, como procesos de compra, trámites, nóminas o formación.
- Cumple los estándares: toma como referencia normas reconocidas como UNE-EN 301 549 y WCAG 2.1 nivel AA.
- Declara y comunica: publica tu declaración de accesibilidad y habilita un mecanismo de reclamación cuando corresponda.
- Forma a tu equipo: asegúrate de que los departamentos de IT, producto, RR. HH. y atención al cliente conozcan y apliquen buenas prácticas.
- Adapta documentos: convierte tus PDFs, HTML y otros contenidos en formatos accesibles, añade subtítulos y proporciona alternativas textuales.
- Mide y mantiene: realiza auditorías periódicas, genera informes y establece un plan de remediación para garantizar mejoras continuas.
¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?
En Doceo Software somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).
Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.
Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.
