Los 5 Mejores Software de Registro de Entrada y Salida de Documentos 2025
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En la era digital, las empresas y organismos manejan un volumen enorme de documentos, tanto físicos como digitales. Gestionar correctamente la entrada y salida de documentos es fundamental para asegurar la trazabilidad, cumplir con la normativa vigente (como la Ley 39/2015 en España) y optimizar los procesos internos.
Los programas de registro de entrada y salida de documentos permiten registrar, clasificar, automatizar y distribuir información, reduciendo errores humanos y tiempos de gestión. Su uso es especialmente importante en departamentos administrativos, contabilidad, recursos humanos y en la gestión de expedientes oficiales.
Comparativa de los 5 Mejores Programas en España (2025)
| Software | Tipo | Funcionalidades Clave | Útil Para | Cumplimiento Normativo |
|---|---|---|---|---|
| Doceo Reg In-N-Out | Registro integral | Entrada y salida de documentos, trazabilidad completa. Con OCR y implementación de IA durante el 2025 | Pymes y administraciones / Empresas con alto volumen de documentos y necesidad de almacenamiento a largo término | GDPR / Ley 39/2015 |
| ABBYY FlexiCapture | Captura inteligente | OCR, clasificación automática, extracción de datos | Empresas con alto volumen de documentos | GDPR / Ley 39/2015 |
| Athento | Gestión documental | Digitalización, plantillas de extracción, automatización | Empresas medianas | GDPR |
| Intelequia Track | Registro digital | Visión 360º, control total de documentos | Organizaciones grandes | Ley 39/2015 |
| Continia Document Capture | Captura inteligente | OCR, integración con ERP | Empresas con contabilidad digital | GDPR |
Beneficios Principales
- Automatización: escanea y clasifica documentos sin intervención manual.
- Cumplimiento normativo: garantiza que los documentos se registren y archiven siguiendo la ley.
- Trazabilidad y control: cada documento queda registrado con fecha, hora y responsable.
- Integración: conecta con ERP, CRM o sistemas contables para agilizar procesos.
- Reducción de errores: evita duplicidades o pérdidas de información importante.
Doceo In&Out Documents
Doceo Reg, dentro de nuestra suite In-N-Out Documents, es un software de registro documental diseñado para ayudarte a cumplir con la normativa vigente de forma sencilla y efectiva.
Con nuestra plataforma de gestión documental, obtienes:
- Registro automático de entrada y salida de documentos.
- Generación de copias auténticas.
- Asignación de identificadores únicos.
- Control de fechas, hora, emisor y receptor.
- Seguridad y trazabilidad total.
- Cumplimiento documental empresa garantizado según la Ley 39/2015 y otras normativas españolas.
Solicita ahora una demo personalizada de Doceo Reg y comienza a registrar con total garantía legal.
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Normativa aplicable
Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
- Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.
Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.
La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:
Artículo 16. Registros
Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.
El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.
También se relaciona con:
- Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
- Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
- Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
- Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
Administraciones públicas:
- Administración General del Estado
- Comunidades Autónomas
- Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
- Organismos autónomos y entes públicos dependientes
Sector público institucional:
- Universidades públicas
- Empresas públicas
- Fundaciones del sector público
- Consorcios
- Otros entes instrumentales
