Registro de Entrada / Salida de Documentos: Obligaciones, Beneficios y Soluciones para Empresas y Entidades en España

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Registro de Entrada / Salida de Documentos: Obligaciones, Beneficios y Soluciones para Empresas y Entidades en España

¿Estás preparado? Descubre en menos de 5 minutos si esta obligación legal afecta a tu empresa

El registro de entrada y salida de documentos es un sistema obligatorio, regulado por diversas normativas españolas, que garantiza el control administrativo de documentos, tanto en su recepción como en su emisión. Su objetivo es proporcionar trazabilidad documental, asegurar la integridad de los documentos y facilitar la rendición de cuentas y la transparencia en la gestión.

¿Qué es el registro de entrada y salida de documentos en España?

El registro de entrada y salida de documentos es un sistema obligatorio, regulado por diversas normativas españolas, que garantiza el control administrativo de los documentos tanto en su recepción como en su emisión. Su finalidad es asegurar la trazabilidad documental, preservar la integridad de los documentos y facilitar la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión pública.

El marco legal principal es la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En su artículo 16 se establece que todas las administraciones deben contar con un registro electrónico obligatorio que incluya:

  • La fecha y hora de recepción o salida del documento
  • El remitente o destinatario
  • El tipo de documento y su contenido esencial
  • La asignación de un identificador único
  • Una copia auténtica del documento

Esta obligación también se extiende a ONG, entidades públicas empresariales, organismos autónomos y otras entidades del sector público que operan en España o que reciben financiación pública, en cumplimiento de la Ley 19/2013 de Transparencia y otras normativas relacionadas.

Además, reglamentos como el Real Decreto 4/2010 y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) refuerzan la necesidad de implantar una gestión documental eficiente, segura e interoperable, impulsando el uso de sistemas como el Sistema de Interconexión de Registros (SIR).

Encuesta rápida

¿Te afecta la obligación del registro de entrada y salida de documentos?

Contesta esta breve lista de comprobación. Si acumulas 3 o más respuestas afirmativas, es probable que estés obligado legalmente o que sea altamente recomendable implementarlo.

  1. ¿Tu empresa o entidad forma parte de la Administración Pública o está vinculada a ella?
  2. ¿Recibes financiación pública o subvenciones?
  3. ¿Eres una ONG, asociación o fundación con fondos públicos?
  4. ¿Emites y recibes documentación oficial o sensible?
  5. ¿Necesitas registrar comunicaciones oficiales o notificaciones con trazabilidad?
  6. ¿Tu actividad está regulada por leyes administrativas o de transparencia?
  7. ¿Quieres protegerte frente a reclamaciones asegurando el historial de un documento?
  8. ¿Gestionas muchos documentos y necesitas control, seguimiento y archivo seguro?
  9. ¿Te preocupa tu reputación o imagen de transparencia ante clientes o usuarios?
  10. ¿Tu organización está dentro del entorno europeo de cumplimiento documental?

Si te afecta

Doceo Reg, dentro de nuestra suite In-N-Out Documents, es un software de registro documental diseñado para ayudarte a cumplir con la normativa vigente de forma sencilla y efectiva.

Con nuestra plataforma de gestión documental, obtienes:

  • Registro automático de entrada y salida de documentos.
  • Generación de copias auténticas.
  • Asignación de identificadores únicos.
  • Control de fechas, hora, emisor y receptor.
  • Seguridad y trazabilidad total.
  • Cumplimiento documental empresa garantizado según la Ley 39/2015 y otras normativas españolas.

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¿Cómo funciona doceo Reg?

Si no te afecta (por ahora): ¿Por qué deberías implementarlo igualmente?

Incluso si no estás obligado legalmente, implementar un registro documental tiene numerosas ventajas:

  • Mejora la transparencia de tu empresa u organización, especialmente si prestas servicios públicos o gestionas información de terceros.
  • Refuerza tu reputación corporativa ante clientes, socios y usuarios.
  • Permite una gestión documental eficiente, organizada y segura.
  • Asegura trazabilidad completa: sabrás quién, cuándo y cómo se ha recibido o emitido un documento.
  • Actúa como un seguro legal en caso de conflictos: tendrás evidencia y copia auténtica de cada transacción documental.
  • Facilita auditorías internas o externas, cumplimiento normativo y certificaciones ISO.

En resumen, adoptar un sistema de registro documental es una decisión estratégica para cualquier entidad comprometida con la transparencia, la eficiencia operativa y la seguridad administrativa.

Requisitos en Europa: ¿Existe también normativa comunitaria?

Sí. Aunque la obligación del registro de entrada y salida de documentos está más desarrollada en el marco jurídico español, la Unión Europea también promueve la gestión documental segura y trazable.

Las directivas comunitarias sobre administración electrónica, interoperabilidad y protección de datos (como el Reglamento General de Protección de Datos – RGPD) instan a las entidades públicas y privadas a disponer de mecanismos de control documental, incluyendo:

  • Registro y seguimiento de la actividad documental.
  • Mecanismos que permitan demostrar responsabilidad proactiva (accountability).
  • Conservación segura y controlada de los documentos.

Países como Alemania, Francia o Italia ya cuentan con normativas similares a la española, y la tendencia en Europa es hacia la unificación de criterios en materia de archivo documental empresas, registro electrónico obligatorio y cumplimiento normativo digital.

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    Normativa aplicable

    Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

    • Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.

    Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.

    Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.

    La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:

    Artículo 16. Registros

    Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.

    El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.

    También se relaciona con:

    • Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
    • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
    • Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
    • Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
    Administraciones públicas:
    • Administración General del Estado
    • Comunidades Autónomas
    • Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
    • Organismos autónomos y entes públicos dependientes
    Sector público institucional:
    •  Universidades públicas
    • Empresas públicas
    • Fundaciones del sector público
    • Consorcios
    • Otros entes instrumentales
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      ¿Qué es la eCompulsa y por qué es clave para tu empresa y la administración pública?

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      ¿Digitalizas documentos pero no estás seguro de si estás cumpliendo la normativa? ¿Tu equipo pierde tiempo escaneando y comprimiendo archivos manualmente? La solución tiene nombre: Doceo eCompulsa 5.2.

      Cada vez más administraciones y empresas necesitan convertir documentos en papel en copias auténticas digitales que sean válidas legalmente. No basta con escanear: hay que hacerlo bien, y sobre todo, cumplir la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común. Es aquí donde entra la compulsa electrónica o eCompulsa.

      ¿Qué es una eCompulsa?

      La eCompulsa es el proceso de digitalizar un documento en papel y convertirlo en una copia auténtica en formato electrónico, con plena validez jurídica. Esto incluye:

      • La mejora automática de imagen.
      • La compresión del archivo sin pérdida de calidad.
      • La firma digital y sello de tiempo.

      Todo ello garantiza que el documento digital es una réplica fiel del original en papel, reconocida por las administraciones.

      ¿Qué normativa la exige?

      Principalmente, la Ley 39/2015, que obliga a las administraciones públicas a garantizar la validez y conservación de los documentos electrónicos. También se basa en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y la Ley 40/2015.

      Pero no solo afecta a entidades públicas: empresas privadas que trabajan con la administración o que buscan procesos más seguros y eficientes también pueden beneficiarse.

      • Ley 39/2015: Obliga a las administraciones a garantizar la validez legal y conservación segura de los documentos electrónicos.
      • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI): Establece los estándares para el intercambio seguro y fiable de documentos electrónicos entre organismos públicos.
      • Ley 40/2015: Regula los procedimientos administrativos electrónicos, incluyendo la digitalización y compulsa de documentos para asegurar transparencia y eficiencia.

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      • Escanear de forma masiva o puntual, desde multifuncionales, escáner local, carpeta del servidor o incluso desde un correo electrónico.
      • Mejorar las imágenes, eliminar páginas en blanco, firmar digitalmente y aplicar sello de tiempo de forma automática.
      • Reducir el tamaño del archivo para cumplir con los límites de envío entre registros.
      • Minimizar espacio en disco, incluso con documentos en color optimizados.
      • Ahorrar tiempo, con una interfaz simple, procesos automatizados y firma digital sin intervención.

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      ¿Y para las empresas? También es una ventaja competitiva

      Aunque la eCompulsa es obligatoria en el entorno público, las empresas que digitalizan facturas, contratos o albaranes también pueden obtener grandes beneficios:

      • Ahorro de tiempo y recursos en el archivo documental.
      • Reducción de incidencias por peso o calidad en los envíos.
      • Seguridad jurídica en procesos de auditoría o inspección.
      • Mejora de la trazabilidad documental si se integra con Doceo REG para el registro de entrada y salida.

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