Todo lo que Doceo Store puede hacer por su empresa
DOCEO FACCERT + DOCEO STORE, EL MEJOR ALIADO PARA SU EMPRESA
Independientemente del volumen de facturas de proveedores que maneje su empresa, tener un sistema de gestión documental implementado le ayuda a optimizar sus procesos, va a resultar un avance en proceso de digitalización de la empresa. Va a suponer agilizar los procesos internos y eso supone menos tiempo dedicado a tareas repetitivas y de poco valor.
No más Excel, ni carpetas que se pueden perder. Tampoco no más almacenamientos en la nube que resultan caros y que no aportan nada.
Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave.
DoceoStore APP le permite realizar trámites y consultar documentos desde su dispositivo móvil de forma fácil y rápida. Acceda a sus archivos y gestione sus documentos de manera eficiente, todo desde la comodidad de su teléfono o tablet. Simplifique sus tareas administrativas con nuestra aplicación móvil intuitiva.
GESTIÓN DE FACTURAS CON DOCEO STORE
Un gestor documental puede ofrecer varias ventajas significativas para gestionar las facturas de una empresa:
- Organización y acceso eficiente: Un gestor documental organiza facturas, simplificando su búsqueda y acceso. Clasifica y archiva documentos para una recuperación fácil y eficiente cuando se necesita.
- Reducción de errores y pérdida de documentos: Digitalización y centralización minimizan errores y pérdida de documentos, asegurando seguridad y accesibilidad.
- Automatización de procesos: Integración con automatización agiliza procesos, aumenta eficiencia y mejora precisión.
DOCEO STORE CON CONTROL HORARIO
Fiche, gestione sus vacaciones, salidas médicas o comerciales con Doceo Store. Todo en una misma solución.
- Registro preciso del tiempo: Registro preciso de entrada, salida y descansos para empleados.
- Acceso y Rectificación de Datos: Acceso y corrección transparente de datos de fichaje para empleados.
- Registro de Cambios: Todos los cambios realizados se registran, indicando quién y cuándo lo hizo.
- Fichaje por dispositivos móviles: Fichaje móvil para empleados que trabajan fuera de la oficina.
- Cumplimiento RGPD: Garantiza privacidad según Reglamento General de Protección de Datos.
- Acceso y ubicación GPS automática del dispositivo.
- Generación y almacenamiento de informes: Genera informes detallados para inspecciones laborales. Almacena registros de fichaje seguros.
- Facilidad de Auditoría: Facilita auditoría para verificar el cumplimiento con las leyes laborales.
- Soporte Técnico: Ofrece soporte técnico para resolver problemas y consultas del usuario.
DOCEO STORE CON AGENDA COMPARTIDA
Doceo Store ofrece una agenda completa que le permite consultar y gestionar tanto tareas individuales como grupales.
- Puede controlar la visibilidad de sus actividades y decidir qué información compartir.
- Permite adjuntar documentos de trabajo directamente en la agenda.
- Gestión de etiquetas facilita un control eficiente de los eventos, mientras que los eventos pueden crearse fácilmente a partir de registros en el gestor documental.
- Con filtros personales y opciones de visualización flexibles, puede organizar sus eventos diarios, semanales, mensuales o anuales según sus necesidades.
- Generación automática de eventos a partir de registros documentales recién creados.
DOCEO STORE CON GESTION DE TAREAS (KANBAN)
Doceo Store ofrece una pizarra kanban para gestionar tareas y proyectos.
- Gestión de Tareas: Permite organizar y gestionar tareas de manera eficiente, asignando responsabilidades y prioridades de forma visual.
- Optimización del flujo de trabajo: Ayuda a identificar cuellos de botella y optimizar el flujo de trabajo al visualizar claramente las etapas de cada tarea.
- Permite adjuntar documentos directamente, facilitando la gestión eficiente de tareas
- Mediante etiquetas, localice rápidamente las tareas.
- Colaboración en Equipo: Facilita la colaboración al mostrar a todos los miembros del equipo el estado actual de las tareas y quién está trabajando en qué.
- Adaptabilidad y Flexibilidad: Kanban es altamente adaptable y puede ser utilizado en diversos contextos, desde el desarrollo de software hasta la gestión de proyectos, adaptándose a las necesidades específicas de cada equipo o proyecto.
DOCEO BIO SIGN PARA UNA GESTIÓN COMPLETA Y CUMPLIMIENTO DE LA LEY "CREA Y CRECE"
Doceo Store se integra perfectamente con el módulo de firma electrónica BioSign, adaptándose a la modalidad elegida por su empresa.
Doceo BioSing F2F (Presenial)
Con Doceo BioSign F2F firme digitalmente tal y como lo haría con papel y con todas las garantías legales.
Doceo BioSing Mobile (Doble Factor)
Con Doceo BioSign Mobile o doble factor, cualquier documento firmado digitalmente sin necesidad de rúbrica.
Doceo BioSing Delivery (Entregas)
Con Doceo BioSign Delivery, firme los documentos de sus entregas en tiempo real, ahorrando tiempo y dinero. Obtenga localización en el mapa y reportes detallados de incidencias con fotos y texto.
Doceo BioSing Forms
Firma y gestión en tiempo real de formularios a partir de plantillas HTML disponibles.
La gestión de usuarios y perfiles
Administra perfiles de usuarios y grupos, junto con sus permisos y preferencias de perfil.
Búsqueda avanzada
Búsqueda avanzada simplifica acceso a documentos, tareas y eventos.
Calendario inteligente
Calendario inteligente que organiza eventos y adjunta documentos relevantes automáticamente para eficiencia.
Control horario
Registra y gestiona el tiempo laboral para supervisar eficientemente el trabajo.
Organización eficiente con etiquetas
Optimiza organización con etiquetas personalizadas para acceso rápido y eficiente a registros, eventos y tareas.
Gestión visual de tareas
Sistema visual de gestión de tareas que optimiza productividad y colaboración.
Flexibilidad en tipologías documentales
Gestiona diferentes tipos de atributos y documentos de manera flexible y adaptada a tus necesidades.
Administración de registros y expedientes
Explora, organiza y gestiona registros con funciones intuitivas y versátiles.
Relaciones documentales
Vincula documentos y registros para decisiones informadas y comprensión completa.
Automatización de entrada documental
Importa documentos manual o automáticamente con módulos Doceo, agiliza captura.
Seguimiento transparente
Accede a un registro detallado de acciones realizadas para una auditoría precisa y un seguimiento completo.
Flujos de trabajo personalizados
Diseña, optimiza y automatiza flujos de trabajo intuitivos y personalizables eficientemente.
Edición avanzada de PDFs
Visualiza, subraya, comenta y agrega sellos y firmas personalizadas a archivos PDF, mejorando la colaboración.
Sellos personalizados
Crea sellos personalizados y asigna sellos específicos a tipologías documentales, añadiendo una capa de autenticación visual.
Interacción Drag & Drop
Sistema visual de gestión de tareas que optimiza productividad y colaboración.
Acceso multilingüe desde cualquier dispositivo
Elige tu idioma de preferencia para una experiencia adaptada.
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10 Aspectos Cruciales que Debe Ofrecer tu Gestor Documental a tu empresa
10 Aspectos Cruciales que Debe Ofrecer tu Gestor Documental Empresarial
Descubre Doceo Store
10 de enero 2025
Doceo Store, mucho más que un gestor documental
Doceo Store es una solución completa para simplificar, organizar y optimizar la gestión de información. Ofrece una amplia gama de características clave, como:
- La gestión de usuarios y perfiles.
- Búsqueda avanzada.
- Calendario inteligente.
- Organización eficiente con etiquetas.
- Gestión visual de tareas.
- Flexibilidad en tipologías documentales.
- Administración de registros y expedientes.
- Relaciones documentales.
- Automatización de entrada documental.
- Seguimiento transparente.
- Flujos de trabajo personalizados.
- Edición avanzada de PDFs.
- Sellos personalizados.
- Bandejas de entrada eficientes.
- Interacción Drag & Drop.
- Acceso multilingüe y acceso web desde cualquier dispositivo.
Mucho se habla de la necesidad de la transformación digital de las PYMES, pero rara vez se aborda lo que podría ser adecuado para tu empresa. La gestión de facturas, albaranes, documentos, recursos humanos, informes, contratos, o incluso una combinación de todos ellos, plantea la pregunta fundamental: ¿Cómo elegir el mejor software para procesar eficazmente esta diversidad de documentos, ya sea en papel o en formato digital?
A continuación, te presentamos 10 puntos esenciales que debes considerar al seleccionar tu sistema de gestión documental.
- La facilidad de uso: La interfaz del gestor debe ser intuitiva y fácil de usar para que tus empleados puedan adoptarlo rápidamente. Pide siempre que puedas una demo para evaluar si va a ser fácil o no.
- El acceso remoto y desde cualquier dispositivo: La posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo es esencial en el mundo actual. Mejor elige siempre un sistema cloud.
- Búsqueda eficiente: Debe contar con un sistema de búsqueda avanzado que permita encontrar documentos por palabras clave, fechas y otros criterios relevantes.
- Seguridad robusta: La protección de datos es primordial. El gestor debe ofrecer medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores y la encriptación. Te recomendamos a demás que te fijes en la gestión de permisos y de roles. Doceo Store permite controlar quién tiene acceso a la información a un nivel mínimo de 1 dato para los documentos registrados.
- Integración con otras herramientas: Debe ser compatible con las aplicaciones y sistemas que ya utilizas. Fíjate si la empresa a la que vas a contratar el gestor tiene módulos complementarios (análisis de facturas, firma biométrica, lectura de datos…) o si tienen integraciones ya hechas con ERP.
- Automatización de flujos de trabajo: Debería permitirte crear flujos de trabajo automatizados para tareas como aprobaciones y revisión de documentos. No rechaces tampoco la posibilidad de realizar los procesos de forma manual.
- Control de versiones: La capacidad de mantener un historial de versiones de documentos es fundamental para el seguimiento de cambios y la prevención de errores. Pide a la empresa que te dé garantías ante la imposibilidad de realizar modificaciones. En el caso hipotético (o no tan hipotético) que tengas una inspección, estas garantías te lo van a poner todo mucho más fácil.
- Cumplimiento Normativo: Debe cumplir con las regulaciones de tu sector, como GDPR, HIPAA u otras leyes de privacidad y seguridad.
- Colaboración en tiempo real: Debe facilitar la colaboración en documentos en tiempo real para mejorar la productividad de tu equipo.
- Tiene funciones de oficina virtual: Desde la irrupción del coronavirus, el teletrabajo ha experimentado un aumento significativo y se ha convertido en una práctica común en todas las empresas. Es importante observar si tu entorno de trabajo remoto ofrece funcionalidades adicionales para gestionar documentos de la empresa y cumplir con otras tareas, como el control de horarios (incluyendo la posibilidad de fichar), la creación, edición o modificación de documentos nuevos, y el envío de notificaciones, entre otras.
Un gestor documental eficaz puede transformar la forma en que tu empresa maneja la información y aumentar significativamente la eficiencia operativa.
Al buscar una solución, asegúrate de que cumpla con estas 10 características básicas para garantizar que estás obteniendo el máximo beneficio para tu empresa, independientemente de su sector.
Si deseas obtener más información, no dudes en ponerte en contacto con uno de nuestros expertos. Estaremos encantados de ayudarte y proporcionarte la información adicional que necesitas.
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Los 4 puntos claves del futuro próximo de los gestores documentales
4 puntos claves del futuro próximo de los Gestores documentales
Febrero 07, 2023
En un futuro no muy lejano no existirá ningún software de Gestión Documental que no esté marcado por la adopción masiva de la nube, la inteligencia artificial y la automatización. Estos son los 4 checks que no puedes ignorar cuando contrates un Gestor Documental:
La mayoría de los gestores documentales están migrando hacia la nube para mejorar la accesibilidad, la escalabilidad y la seguridad de los documentos.
La inteligencia artificial se utilizará cada vez más para mejorar la búsqueda, la clasificación y la recuperación de documentos.
La automatización y la robótica serán una parte integral de la gestión documental en el futuro, permitiendo la automatización de tareas repetitivas y mejorando la eficiencia de la gestión de documentos.
Los gestores documentales se desarrollarán para mejorar la colaboración y la coordinación en tiempo real entre equipos.
Elige una de nuestras soluciones para tu empresa
Implantamos en tu empresa una oficina virtual interactiva y funcional que te permita una colaboración más eficiente entre tus trabadores.
Digitalizamos y optimizamos la gestión de las relaciones comerciales con tus clientes
Digitalizamos y/o automatizar los procesos de facturación de tu negocio.
Digitalizamos y/o automatizar los procesos de compras y pagos de tu negocio
Digitalizamos y/o automatizar los procesos de recursos humanos de tu negocio
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¿Para qué sirve un gestor documental y
qué ventajas tiene para las empresas?
¿Para qué sirve un gestor documental y qué ventajas tiene para las empresas?
Optimización y seguridad en la gestión de documentos empresariales
Un gestor documental es un software que ayuda a las empresas a organizar, almacenar y compartir documentos electrónicos de manera ágil y muy eficiente. La tendencia actual es que las empresas trabajen sin papel tanto por la necesidad medioambiental, como la legalidad que a nivel europeo nos está llegando año tras año.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es un sistema informático que permite administrar de manera centralizada toda la documentación de una empresa. Su objetivo principal es optimizar los procesos relacionados con la creación, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos, reduciendo el uso del papel y aumentando la eficiencia operativa.
Estudios indican que las empresas que implementan un sistema de gestión documental pueden reducir hasta un 40% el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y aumentar su productividad en un 30%, gracias a la automatización de tareas y la mejora en la accesibilidad de la información.
Beneficios de un gestor documental para las empresas
Implementar un gestor documental en una empresa aporta numerosas ventajas, entre ellas:
- Acceso rápido y eficiente: Permite localizar cualquier documento en segundos mediante búsquedas avanzadas, etiquetas y categorizaciones. Esto mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a buscar información.
- Seguridad y control de acceso: Los sistemas de gestión documental incluyen permisos de usuario que garantizan que solo las personas autorizadas puedan acceder a determinada información, reduciendo el riesgo de fugas o accesos no autorizados.
- Automatización de procesos: Facilita la automatización de flujos de trabajo, como aprobaciones, revisiones y firmas digitales, lo que agiliza las operaciones internas y reduce errores.
- Reducción de costos: Al eliminar la dependencia del papel y los costos de almacenamiento físico, una empresa puede ahorrar en impresiones, archivadores y espacio de oficina. Según estudios, la digitalización de documentos puede reducir hasta un 70% los costos operativos relacionados con la gestión documental.
- Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones de protección de datos y normativas sectoriales al mantener un control riguroso sobre la documentación y su ciclo de vida.
- Colaboración y trabajo en equipo: Los empleados pueden acceder y trabajar en documentos de manera colaborativa, desde cualquier ubicación y en tiempo real, lo que mejora la comunicación y la eficiencia. Se estima que el trabajo en la nube y el acceso remoto pueden aumentar hasta en un 25% la productividad de los equipos.
¿Qué debes tener en cuenta para elegir tu mejor opción?
7 puntos clave que no debes ignorar
Elegir un gestor documental no se trata solo de buscar funcionalidades. Debes evaluar una solución que se adapte a las necesidades reales de tu empresa. Aquí te dejamos algunos criterios clave:
- Cumplimiento normativo: Asegúrate de que cumpla con las regulaciones exigidas por tu sector.
- Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje.
- Escalabilidad: Debe crecer contigo y adaptarse a futuras necesidades.
- Soporte técnico: Un buen servicio de asistencia personalizada es clave para resolver incidencias rápidamente.
- Funcionalidades específicas: No todos los gestores son iguales. Valora herramientas como control de versiones, firma electrónica o flujos de trabajo.
- Integración: Debe conectarse fácilmente con el resto de sistemas de tu empresa.
- Precio justo: Apuesta por un software que combine potencia y asequibilidad.
El futuro de los gestores documentales
Los gestores documentales han dejado de ser simples archivos digitales para convertirse en plataformas estratégicas para el crecimiento de las empresas. En el contexto actual, marcado por la transformación digital y la automatización, es imprescindible contar con una solución modular, escalable e inteligente.
Gestores documentales con módulos variables y preparados para IA
Los gestores documentales del futuro deben permitir una configuración flexible, adaptada a las necesidades reales de cada organización. Recomendamos elegir una solución que permita incluir módulos clave, que aporten valor inmediato y acompañen el crecimiento a medio y largo plazo.
Módulos esenciales para una solución todo en uno:
- Control horario y de recursos humanos
Gestión integrada de fichajes, vacaciones, permisos y fichas de personal desde el mismo entorno documental. - Firma electrónica
Flujo seguro y legal de firma de documentos, adaptable a contratos, autorizaciones y comunicaciones internas. - Factura electrónica legal
Imprescindible por su obligatoriedad normativa en fase de despliegue en España. Un gestor debe adaptarse a los cambios legales sin perder interoperabilidad. - Compatibilidad con documentos clave como contratos, pedidos y albaranes
Aunque aún no todos son obligatorios en formato digital, es previsible que lo sean pronto. Un buen gestor documental debe estar preparado para ello. - Capacidad de integración con ERP
Es crucial que el gestor documental se comunique con el sistema ERP de la empresa. Si no dispone de una integración directa, debe ofrecer una API propia que facilite el desarrollo de conexiones personalizadas.
IA e inteligencia documental: el siguiente paso
Una solución moderna debe estar preparada para incorporar módulos de inteligencia artificial, que permitan desde el reconocimiento automático de documentos (OCR avanzado) hasta el análisis de datos y flujos documentales.
¿Por qué elegir Doceo Store?
Doceo Store no es solo un gestor documental, es una oficina virtual completa, diseñada para cubrir todas las necesidades de documentación y gestión de flujos de trabajo en empresas de cualquier sector.
Automatización y eficiencia desde el primer día
Con Doceo Store puedes olvidarte de tareas repetitivas. Su sistema automatiza la entrada de documentos (por impresora virtual, escáner o importación) y permite configurar flujos de trabajo personalizados para gestionar tareas, aprobaciones o validaciones.
Cumplimiento total de normativas
Cumple con ISO 27001, ENS y RGPD, siendo ideal para todos los sectores sin que esto incremente su precio, como sucede en otras opciones. Para altamente regulados como sanidad, educación, banca o administraciones públicas, Doceo Software tiene opciones. Contacta con nosotros.
Precio competitivo y formación incluida
Ofrece funcionalidades avanzadas a un precio accesible, especialmente pensado para pymes. Además, incluye formación gratuita para todos los trabajadores y un soporte personalizado que se adapta a cada cliente.
Múltiples funcionalidades en un solo entorno
- Gestión de usuarios y perfiles
- Buscador avanzado de documentos, tareas y eventos
- Tableros Kanban de tareas
- Calendario inteligente y eventos con documentos asociados
- Edición avanzada de PDFs (comentarios, firmas, sellos)
- Tipologías documentales flexibles
- Control horario, firma electrónica y facturación electrónica
Integración total y acceso universal
Compatible con ERP, CRM y otros sistemas. Accesible desde cualquier dispositivo, en múltiples idiomas y adaptado al teletrabajo.
Doceo Store, ¿quieres verlo en acción?
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