Etiqueta: Gestión documental empresas

Los usuarios entregan la documentación a la administración pública: Un proceso digitalizado que facilita la gestión de documentos entre ciudadanos y entidades gubernamentales.

Los 5 Mejores Software de Registro de Entrada y Salida de Documentos 2025

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Los 5 Mejores Software de Registro de Entrada y Salida de Documentos 2025

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¿Qué es el registro de entrada y salida de documentos en España?

Comparativa de los 5 Mejores Programas en España (2025)

Doceo In&Out Documents

Normativa aplicable

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En la era digital, las empresas y organismos manejan un volumen enorme de documentos, tanto físicos como digitales. Gestionar correctamente la entrada y salida de documentos es fundamental para asegurar la trazabilidad, cumplir con la normativa vigente (como la Ley 39/2015 en España) y optimizar los procesos internos.

Los programas de registro de entrada y salida de documentos permiten registrar, clasificar, automatizar y distribuir información, reduciendo errores humanos y tiempos de gestión. Su uso es especialmente importante en departamentos administrativos, contabilidad, recursos humanos y en la gestión de expedientes oficiales.

Comparativa de los 5 Mejores Programas en España (2025)

Software Tipo Funcionalidades Clave Útil Para Cumplimiento Normativo
Doceo Reg In-N-Out Registro integral Entrada y salida de documentos, trazabilidad completa. Con OCR y implementación de IA durante el 2025 Pymes y administraciones / Empresas con alto volumen de documentos y necesidad de almacenamiento a largo términoGDPR / Ley 39/2015
ABBYY FlexiCapture Captura inteligente OCR, clasificación automática, extracción de datos Empresas con alto volumen de documentos GDPR / Ley 39/2015
Athento Gestión documental Digitalización, plantillas de extracción, automatización Empresas medianas GDPR
Intelequia Track Registro digital Visión 360º, control total de documentos Organizaciones grandes Ley 39/2015
Continia Document Capture Captura inteligente OCR, integración con ERP Empresas con contabilidad digital GDPR

Beneficios Principales

  • Automatización: escanea y clasifica documentos sin intervención manual.
  • Cumplimiento normativo: garantiza que los documentos se registren y archiven siguiendo la ley.
  • Trazabilidad y control: cada documento queda registrado con fecha, hora y responsable.
  • Integración: conecta con ERP, CRM o sistemas contables para agilizar procesos.
  • Reducción de errores: evita duplicidades o pérdidas de información importante.

Doceo In&Out Documents

Doceo Reg, dentro de nuestra suite In-N-Out Documents, es un software de registro documental diseñado para ayudarte a cumplir con la normativa vigente de forma sencilla y efectiva.

Con nuestra plataforma de gestión documental, obtienes:

  • Registro automático de entrada y salida de documentos.
  • Generación de copias auténticas.
  • Asignación de identificadores únicos.
  • Control de fechas, hora, emisor y receptor.
  • Seguridad y trazabilidad total.
  • Cumplimiento documental empresa garantizado según la Ley 39/2015 y otras normativas españolas.

Solicita ahora una demo personalizada de Doceo Reg y comienza a registrar con total garantía legal.

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¿Cómo funciona doceo Reg?

Diagrama de flujo que ilustra el proceso de registro de entrada y salida de documentos en el sistema doceo REG y sus funciones principales.
Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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    Normativa aplicable

    Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

    • Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.

    Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.

    Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.

    La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:

    Artículo 16. Registros

    Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.

    El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.

    También se relaciona con:

    • Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
    • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
    • Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
    • Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
    Administraciones públicas:
    • Administración General del Estado
    • Comunidades Autónomas
    • Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
    • Organismos autónomos y entes públicos dependientes
    Sector público institucional:
    •  Universidades públicas
    • Empresas públicas
    • Fundaciones del sector público
    • Consorcios
    • Otros entes instrumentales
    Imagen que ilustra la gestión documental con workflows. Doceo Store, el mejor gestor documental 2025

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      Registro de Entrada / Salida de Documentos: Obligaciones, Beneficios y Soluciones para Empresas y Entidades en España

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      Registro de Entrada / Salida de Documentos: Obligaciones, Beneficios y Soluciones para Empresas y Entidades en España

      ¿Estás preparado? Descubre en menos de 5 minutos si esta obligación legal afecta a tu empresa

      ¿Qué es el registro de entrada y salida de documentos en España?

      ¿Te afecta la obligación del registro de entrada y salida de documentos?

      Si te afecta, descubre el mejor programa

      Si no te afecta: ¿Por qué deberías usarlo igualmente?

      Normativa aplicable

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      El registro de entrada y salida de documentos es un sistema obligatorio, regulado por diversas normativas españolas, que garantiza el control administrativo de documentos, tanto en su recepción como en su emisión. Su objetivo es proporcionar trazabilidad documental, asegurar la integridad de los documentos y facilitar la rendición de cuentas y la transparencia en la gestión.

      ¿Qué es el registro de entrada y salida de documentos en España?

      El registro de entrada y salida de documentos es un sistema obligatorio, regulado por diversas normativas españolas, que garantiza el control administrativo de los documentos tanto en su recepción como en su emisión. Su finalidad es asegurar la trazabilidad documental, preservar la integridad de los documentos y facilitar la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión pública.

      El marco legal principal es la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En su artículo 16 se establece que todas las administraciones deben contar con un registro electrónico obligatorio que incluya:

      • La fecha y hora de recepción o salida del documento
      • El remitente o destinatario
      • El tipo de documento y su contenido esencial
      • La asignación de un identificador único
      • Una copia auténtica del documento

      Esta obligación también se extiende a ONG, entidades públicas empresariales, organismos autónomos y otras entidades del sector público que operan en España o que reciben financiación pública, en cumplimiento de la Ley 19/2013 de Transparencia y otras normativas relacionadas.

      Además, reglamentos como el Real Decreto 4/2010 y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) refuerzan la necesidad de implantar una gestión documental eficiente, segura e interoperable, impulsando el uso de sistemas como el Sistema de Interconexión de Registros (SIR).

      Encuesta rápida

      ¿Te afecta la obligación del registro de entrada y salida de documentos?

      Contesta esta breve lista de comprobación. Si acumulas 3 o más respuestas afirmativas, es probable que estés obligado legalmente o que sea altamente recomendable implementarlo.

      1. ¿Tu empresa o entidad forma parte de la Administración Pública o está vinculada a ella?
      2. ¿Recibes financiación pública o subvenciones?
      3. ¿Eres una ONG, asociación o fundación con fondos públicos?
      4. ¿Emites y recibes documentación oficial o sensible?
      5. ¿Necesitas registrar comunicaciones oficiales o notificaciones con trazabilidad?
      6. ¿Tu actividad está regulada por leyes administrativas o de transparencia?
      7. ¿Quieres protegerte frente a reclamaciones asegurando el historial de un documento?
      8. ¿Gestionas muchos documentos y necesitas control, seguimiento y archivo seguro?
      9. ¿Te preocupa tu reputación o imagen de transparencia ante clientes o usuarios?
      10. ¿Tu organización está dentro del entorno europeo de cumplimiento documental?

      Si te afecta

      Doceo Reg, dentro de nuestra suite In-N-Out Documents, es un software de registro documental diseñado para ayudarte a cumplir con la normativa vigente de forma sencilla y efectiva.

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      • Generación de copias auténticas.
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      • Control de fechas, hora, emisor y receptor.
      • Seguridad y trazabilidad total.
      • Cumplimiento documental empresa garantizado según la Ley 39/2015 y otras normativas españolas.

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      ¿Cómo funciona doceo Reg?

      Diagrama de flujo que ilustra el proceso de registro de entrada y salida de documentos en el sistema doceo REG y sus funciones principales.

      Si no te afecta (por ahora): ¿Por qué deberías implementarlo igualmente?

      Incluso si no estás obligado legalmente, implementar un registro documental tiene numerosas ventajas:

      • Mejora la transparencia de tu empresa u organización, especialmente si prestas servicios públicos o gestionas información de terceros.
      • Refuerza tu reputación corporativa ante clientes, socios y usuarios.
      • Permite una gestión documental eficiente, organizada y segura.
      • Asegura trazabilidad completa: sabrás quién, cuándo y cómo se ha recibido o emitido un documento.
      • Actúa como un seguro legal en caso de conflictos: tendrás evidencia y copia auténtica de cada transacción documental.
      • Facilita auditorías internas o externas, cumplimiento normativo y certificaciones ISO.

      En resumen, adoptar un sistema de registro documental es una decisión estratégica para cualquier entidad comprometida con la transparencia, la eficiencia operativa y la seguridad administrativa.

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      Requisitos en Europa: ¿Existe también normativa comunitaria?

      Sí. Aunque la obligación del registro de entrada y salida de documentos está más desarrollada en el marco jurídico español, la Unión Europea también promueve la gestión documental segura y trazable.

      Las directivas comunitarias sobre administración electrónica, interoperabilidad y protección de datos (como el Reglamento General de Protección de Datos – RGPD) instan a las entidades públicas y privadas a disponer de mecanismos de control documental, incluyendo:

      • Registro y seguimiento de la actividad documental.
      • Mecanismos que permitan demostrar responsabilidad proactiva (accountability).
      • Conservación segura y controlada de los documentos.

      Países como Alemania, Francia o Italia ya cuentan con normativas similares a la española, y la tendencia en Europa es hacia la unificación de criterios en materia de archivo documental empresas, registro electrónico obligatorio y cumplimiento normativo digital.

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        Normativa aplicable

        Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

        • Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.

        Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.

        Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.

        La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:

        Artículo 16. Registros

        Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.

        El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.

        También se relaciona con:

        • Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
        • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
        • Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
        • Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
        Administraciones públicas:
        • Administración General del Estado
        • Comunidades Autónomas
        • Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
        • Organismos autónomos y entes públicos dependientes
        Sector público institucional:
        •  Universidades públicas
        • Empresas públicas
        • Fundaciones del sector público
        • Consorcios
        • Otros entes instrumentales
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          ¿Qué empresas deben utilizar un registro de entrada y salida de documentos?

          Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

          ¿Qué empresas deben utilizar un registro de entrada y salida de documentos?

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          ¿Qué entidades están obligadas?

          ¿Y las empresas privadas?

          Normativa aplicable

          ¿CÓMO DEBE SER UN REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA?

          Contacta con un experto

          En España, todas las entidades del sector público están obligadas a llevar un registro de entrada y salida de documentos, según establece la normativa vigente. A continuación te detallo quiénes están obligados y por qué:

          ¿Qué entidades están obligadas?

          Administraciones públicas:
          • Administración General del Estado
          • Comunidades Autónomas
          • Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
          • Organismos autónomos y entes públicos dependientes
          Sector público institucional:
          •  Universidades públicas
          • Empresas públicas
          • Fundaciones del sector público
          • Consorcios
          • Otros entes instrumentales

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          ¿Y las empresas privadas?

          Las empresas privadas no están obligadas en general a llevar un registro de entrada y salida de documentos como las administraciones públicas. Sin embargo:

          • Si gestionan servicios públicos por concesión o colaboran estrechamente con una administración, podrían estar obligadas por contrato o convenio.
          • En sectores regulados (sanidad, educación, energía, etc.), pueden tener obligaciones similares para cumplir con la trazabilidad documental y auditorías.
          • Muchas empresas adoptan un registro interno por razones de gestión, control, auditoría o cumplimiento normativo (compliance).
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          Normativa aplicable

          Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

          • Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.

          Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.

          Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.

          La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:

          Artículo 16. Registros

          Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.

          El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.

          También se relaciona con:

          • Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
          • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
          • Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
          • Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
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          ¿CÓMO DEBE SER UN REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA?

          Un buen registro (manual o digital, pero preferiblemente electrónico) debe garantizar trazabilidad, integridad y acceso seguro a la información.

          Características que debe tener:

          • Digital y seguro: preferiblemente electrónico, con autenticación de usuarios.
          • Automatizado, con asignación de un código de registro único.
          • Accesible y consultable, con control de acceso según roles.
          • Con sello de tiempo, para garantizar la fecha y hora exacta.
          • Integrado con otros sistemas (archivo, gestor documental, tramitador).
          • Con copias de seguridad y registro de auditorías.
          ¿Qué datos debe registrar como mínimo?
          • Número o código de registro
          • Fecha y hora de entrada o salida
          • Identificación del remitente (entrada) o destinatario (salida)
          • Órgano receptor o emisor dentro de la organización
          • Medio de recepción o envío (presencial, postal, electrónico…)
          • Referencia o descripción del documento
          • Documentos anexos (si los hay)
          • Estado del documento (pendiente, tramitado, archivado…)
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                *La prueba gratuita de 30 días actualmente está disponible para Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store y Virtual Office, POD (albaranes de entrega), REG (Registro de entrada y salida). Para eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realizamos una demostración con sus documentos para resultados 100% reales y ajustados a su empresa. Confidencialidad garantizada. Su prueba gratuita puede demorarse según la cantidad de demandas existentes. No se preocupe, le incluiremos en una lista de espera y nos pondremos en contacto con usted muy pronto.

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