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Accesibilidad y normativa

octubre 6, 2025julio 8, 2026admin

1 minuto

Accesibilidad y normativa

La accesibilidad digital ya no es un extra: es una obligación legal y una oportunidad estratégica. La nueva normativa europea marca un antes y un después en cómo las empresas y organismos deben garantizar que sus documentos digitales sean accesibles, especialmente para personas ciegas o con baja visión.

Lecturas clave para entender la accesibilidad digital:

La nueva normativa europea exige que los PDFs sean accesibles para personas ciegas o con baja visión. Leer el artículo completo: Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión.
Asimismo, la obligación de accesibilidad documental recae sobre diversas empresas y organismos. Ver: ¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?
También se analiza cómo la accesibilidad digital deja de ser solo un requisito legal para convertirse en una oportunidad estratégica para mejorar la experiencia de usuario y la reputación corporativa: La accesibilidad digital: de obligación legal a oportunidad estratégica.

Para CEOs y responsables de IT: cumplir con las normas de accesibilidad ya no es opcional. Ignorarla puede derivar en litigios legales, pérdida de reputación y barreras de usabilidad. Invertir en accesibilidad significa apostar por confianza, inclusión y retorno tangible en la experiencia digital de todos.

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Newsletter Edición Otoño 2025 – Septiembre

septiembre 26, 2025julio 8, 2026admin

29/09/2025

Edición Otoño 2025

Doceo Software

29/09/2025

Edición Otoño 2025 | Septiembre

Doceo Software

Novedades de nuestro software

Apartados

Firma electrónica sin complicaciones con Doceo BioSign

Más segura, accesible y desde cualquier lugar

DoceoSoftware continúa avanzando en accesibilidad documental, facilitando que todos los documentos sean fáciles de usar y cumplir con la normativa vigente. Ahora, crear documentos listos para firmar es aún más sencillo: con Doceo BioSign, no solo mejoras la seguridad y la validez de tus firmas, sino que también puedes aprovechar nuestra APP gratuita para firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento, dando a tu empresa un plus de eficiencia y accesibilidad.

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Novedades legales 2025: documentos accesibles para todos

A partir de 2025, la accesibilidad en los documentos es obligatoria según la Ley 34/2023 de Accesibilidad en la Administración Digital y en los servicios electrónicos. Esto implica que todos los archivos digitales que tu empresa genera o comparte deben ser accesibles: personas con discapacidades deben poder leerlos, navegar por ellos y utilizarlos sin barreras, garantizando igualdad de acceso a la información.

Con DoceoSoftware, preparar tus documentos cumpliendo la normativa es sencillo y rápido. Desde PDFs accesibles hasta informes internos, nuestro software te guía para cumplir con las directrices de accesibilidad sin complicaciones y asegura que tu documentación está lista para todos.

Para profundizar, te recomendamos este artículo sobre la nueva normativa y cómo afecta a las empresas: [Enlace al artículo].

Para profundizar, te recomendamos este artículo sobre la nueva normativa y cómo afecta a las empresas:

Doceo BioSign & Store: firma PDFs y documentos a medida

Introducción – Lo global

Gestión documental – Integración

Formularios y firma digital avanzada

FORMS: crea tus propios documentos y fírmalos

Doceo BioSign Forms permite diseñar, gestionar y firmar digitalmente documentos personalizados como si fueran en papel. Genera formularios con campos editables, recopila datos de forma segura y firma con plena validez legal conforme a eIDAS (Artículo 26 del Reglamento Europeo 910/2014).

Esta herramienta agiliza procesos, reduce errores y sustituye el papel por un sistema flexible y seguro. Firma desde móvil o tablet, integra con ERP o CRM y realiza seguimiento en tiempo real. Doceo BioSign Forms convierte la gestión documental en un proceso eficiente, seguro y adaptado a tus necesidades.

¿Necesitas más información sobre este punto? Pregúntanos

Plantillas HTML

Plantillas HTML en Doceo BioSign Forms

Doceo BioSign Forms ofrece plantillas HTML listas para usar o totalmente personalizadas. Con ellas, tu empresa puede crear formularios y documentos adaptados a cualquier necesidad: desde albaranes hasta formularios interactivos. Estas plantillas soportan HTML, CSS y JavaScript, lo que permite añadir subida de archivos, firmas biométricas, códigos QR o integración con la identidad corporativa.

DoceoSoftware garantiza su correcta implementación en Doceo BioSign Store, ofreciendo seguridad, trazabilidad y control de versiones. También podemos formar a tu equipo para diseñar plantillas y asegurar accesibilidad y cumplimiento normativo.

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Firma electrónica con doble factor eIDAS para albaranes digitales en Doceo BioSign Forms.

Posibilidades avanzadas de un formulario en HTML, CSS y JavaScript

Los formularios en HTML, CSS y JavaScript ofrecen un abanico enorme de posibilidades para empresas y usuarios: campos de texto libre, números, correos electrónicos, teléfonos o URLs. También permiten fechas, calendarios, listas desplegables, casillas de verificación y botones de opción. Entre sus ventajas destacan la subida de archivos, la captura de coordenadas GPS, firmas digitales, códigos QR y la integración con sistemas externos como ERP o CRM.

A nivel visual, los formularios pueden adaptarse a la identidad corporativa, ser responsivos y ofrecer interacciones dinámicas. Con estas funciones se pueden crear flujos de trabajo automatizados, exportar datos y enviar notificaciones automáticas con seguridad y cumplimiento legal.

Descubre aquí todas las posibilidades de un formulario en HTML, CSS y JavaScript

Área de repositorio

Copia de pantalla de solución doceo Factura

Área de repositorio de documentos de BioSign

En el Área de repositorio de documentos de BioSign gestionas y controlas en tiempo real todos tus archivos pendientes de firma biométrica. La zona superior ofrece un menú con Firmas y Configuración y un resumen del estado de los documentos mediante colores para identificar al instante su situación. Permite búsqueda avanzada, restablecer filtros y configurar la visualización de registros con actualización de datos en tiempo real.

En la zona central accedes a metadatos, estado de los documentos y datos de la firma, con evidencias descargables. Cada documento cuenta con indicadores de estado y control de versiones para gestionar fácilmente los flujos.

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Document Assembly – Módulo avanzado

Document Assembly: Visualización y gestión de BioSign Assembly

Doceo BioSign Assembly presenta una interfaz intuitiva que facilita la visualización y gestión de documentos. De izquierda a derecha encontrarás: un buscador para filtrar y localizar rápidamente, una columna central con la información detallada del documento (ID, nombre, tipo y ruta de carpeta) y un panel derecho para visualizar el documento en tiempo real.

Esta disposición permite una navegación fluida y acceso inmediato a la información relevante. Document Assembly es un módulo disponible para las contrataciones de Doceo BioSign Forms, diseñado para automatizar flujos de trabajo en la generación y envío de documentos, permitiendo plantillas personalizadas y una creación avanzada.

Aunque BioSign incluye una plantilla estándar, con Document Assembly puedes configurar y adaptar tus propias plantillas a las necesidades específicas de cada proceso, ensamblando documentos dinámicamente y ofreciendo formularios personalizados.

¿Necesitas más información sobre BioSign Forms? Haz clic aquí

Descubre nuestra APP gratuita: firma desde cualquier lugar

APP de Firma de documentos Forms: Funcionamiento

La APP de firma de documentos Forms ofrece una experiencia completa para gestionar tus archivos de manera segura y eficiente. Al ingresar, encontrarás el menú principal con opciones como Mis Documentos, Depósito, Configuración, Acerca de… y Cerrar sesión. En el Depósito se almacenan temporalmente los documentos ante problemas de conexión, evitando pérdidas de información.

En Mis Documentos puedes consultar y gestionar todos los registros: ver documentos, información del cliente, llamadas directas y eliminar documentos. Además, incluye opciones de búsqueda y organización, como ordenar por fecha, nombre o estado, escanear códigos QR y aplicar filtros.

Si surge una incidencia, puedes añadir fotos o enviar información directamente a la empresa. La sección de Configuración permite ajustar la descarga automática, la visualización de documentos y el formato de la fecha.

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Recursos gratuitos

Curso del control horario

39 lecciones | 5 h de formación

Cumplimiento legal: Registra el inicio y fin de la jornada laboral según el Real Decreto-ley 8/2019.
Adaptabilidad: Totalmente personalizable para ajustarse a los requisitos de cualquier empresa.
Gestión optimizada: Simplifica la administración del tiempo y mejora la productividad.

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Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión

septiembre 10, 2025julio 8, 2026admin

Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión

Cumplir con la normativa y mejorar la experiencia de todos los usuarios es posible: descubre herramientas y soluciones para PDFs accesibles

Quiero contactar con un experto...

¿Por qué es importante comprobar la accesibilidad de un PDF?

Herramientas gratuitas para comprobar la accesibilidad de un PDF

Soluciones profesionales: en Doceo Software podemos ayudarte

Contacta con un experto

Hoy en día, la accesibilidad ya no es opcional: es parte fundamental de cómo compartimos información. Los PDF se han convertido en un formato habitual para difundir contenidos, pero no siempre resultan fáciles de usar para personas ciegas o con baja visión. Garantizar que estos documentos cumplan la normativa no es solo una cuestión legal; también es apostar por la inclusión y la igualdad de oportunidades.

¿Por qué es importante comprobar la accesibilidad de un PDF?

Los PDF son uno de los formatos más comunes para compartir información en empresas, administraciones y entidades. Sin embargo, no todos están diseñados para ser utilizados por personas ciegas o con baja visión. La accesibilidad implica que el documento tenga una estructura correcta, etiquetas, orden de lectura y textos alternativos para que los lectores de pantalla puedan interpretarlo. Verificarla es un compromiso con la inclusión y también con el cumplimiento de la normativa.

¿Quién está incluido?

Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.

Aspectos legales y responsabilidad empresarial

¿Qué normativa regula la accesibilidad de documentos digitales?

En España, la Ley 11/2023 de accesibilidad establece la obligación de que los documentos digitales sean accesibles, tanto para administraciones públicas como, progresivamente, para empresas privadas. Además, las directrices WCAG del W3C marcan el estándar internacional para la accesibilidad web y documental.

¿Qué riesgos existen si no se cumple con la normativa?

No cumplir con estos requisitos puede derivar en sanciones y pérdida de contratos con el sector público. Pero, sobre todo, supone excluir a un sector importante de la población, dañando la imagen de la organización y reduciendo su alcance potencial.

¿Qué beneficios tiene apostar por la accesibilidad?

Refuerza la imagen de marca y la responsabilidad social.
Amplía la audiencia y mejora la experiencia de usuario.
Prepara a la organización para normativas futuras más estrictas.

Herramientas gratuitas para comprobar la accesibilidad de un PDF

Existen varias herramientas gratuitas que facilitan esta comprobación:

Adobe Reader (Lectura en voz alta): Permite seleccionar texto y usar su función de lectura en voz alta. Si el contenido se puede leer correctamente, es un buen indicio de que el PDF tiene cierto grado de accesibilidad.
PAC – PDF Accessibility Checker: Una herramienta gratuita especializada para auditar PDFs según estándares internacionales como WCAG y PDF/UA. Ofrece informes detallados y señala los puntos que deben mejorar.

También puedes apoyarte en complementos y extensiones para navegadores o suites ofimáticas que integran comprobadores de accesibilidad desde la creación del documento.

¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

Descubre más ¿Quieres contactar con un experto?

Soluciones profesionales: en Doceo Software podemos ayudarte

En Doceo Software entendemos que la accesibilidad no es solo una obligación, sino una oportunidad para llegar a más personas. Por eso ofrecemos:

Estudio personalizado de tus documentos: analizamos el estado actual de tus PDFs para evaluar su accesibilidad.
Diseño de documentos accesibles a medida: creamos o rediseñamos PDFs cumpliendo con las normativas vigentes.
Adaptación de documentos existentes: desde un único PDF hasta documentos transaccionales que se generan automáticamente según las necesidades de tus clientes o usuarios.

Nuestro objetivo es que tu organización cumpla con las normativas de accesibilidad y ofrezca una experiencia inclusiva a todas las personas.

Diseño de documentos accesibles a medida

Somos especialistas en diseño y gestión integral de documentos digitales accesibles a medida.

Trabajamos 360º para que tu organización cumpla con la normativa vigente y facilite el acceso a la información a todas las personas.

Ofrecemos dos grandes soluciones: diseñamos desde cero cualquier tipo de documento con criterios de accesibilidad o transformamos tus archivos actuales (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en versiones plenamente accesibles.

Además, automatizamos flujos documentales, integramos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, todo bajo estándares como la Ley 11/2018, el Real Decreto 1112/2018, la Directiva UE 2019/882 y las normas WCAG 2.1/UNE-EN 301 549.

Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, pymes y entidades del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, refuerzan la imagen inclusiva de tu organización y garantizan accesibilidad real.

En DoceoSoftware trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.

Saber más

Adaptación de documentos PDF existentes

No importa si se trata de un único PDF o de un sistema completo de documentos transaccionales: en Doceo Software podemos adaptar y transformar tus archivos para que cumplan con las normativas de accesibilidad vigentes y puedan ser leídos por personas ciegas o con baja visión.

De un único PDF a grandes volúmenes: podemos trabajar desde documentos individuales hasta grandes lotes de archivos, garantizando la coherencia y la calidad en todos ellos.
Documentos transaccionales: nos especializamos en adaptar documentos dinámicos que se generan automáticamente (facturas, contratos, extractos, notificaciones…). Este tipo de documentos, por su naturaleza cambiante, suelen ser los más complejos de adaptar, pero con nuestras soluciones conseguimos que cumplan con estándares de accesibilidad desde su origen.
Estructuración y etiquetado semántico: reorganizamos y etiquetamos correctamente los elementos del PDF (títulos, tablas, listas, imágenes y descripciones alternativas) para que los lectores de pantalla interpreten la información de forma precisa.
Optimización del flujo de trabajo: si tu empresa genera PDFs de manera automatizada, podemos intervenir en el proceso para que la accesibilidad quede integrada desde la creación, ahorrando tiempo y costes a largo plazo.

Con este enfoque integral, no solo adaptamos documentos ya creados, sino que también ayudamos a diseñar procesos para que tus PDFs sean accesibles desde el primer momento, evitando retrabajos y cumpliendo con las normativas.

En el ámbito de la comunicación con clientes existen diferentes tipos de documentos digitales. Conocerlos es clave para entender cómo gestionarlos y garantizar su accesibilidad.

¿Qué son los documentos transaccionales?

Los documentos transaccionales son aquellos que se generan como parte de un proceso o interacción concreta con el cliente. Contienen información personalizada y, a menudo, de carácter legal o contractual. Por su importancia, deben ser accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.

Ejemplos de documentos transaccionales:

Facturas
Recibos
Contratos
Notificaciones de pago
Comunicaciones críticas de servicio

Estos documentos suelen ser obligatorios, requieren trazabilidad y deben cumplir con normativas tanto de protección de datos como de accesibilidad digital.

¿Qué son los documentos simples?

Los documentos simples son comunicaciones menos críticas y generalmente con contenido estándar o informativo. Aunque también pueden personalizarse, no tienen el mismo nivel de obligatoriedad o formalidad que los transaccionales.

Ejemplos de documentos simples:

Comunicaciones comerciales
Newsletters
Folletos digitales
Anuncios informativos
Recordatorios de servicio

Aunque sean menos formales, también conviene diseñarlos accesibles para no excluir a ninguna persona usuaria.

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Newsletter Edición Verano 2025

septiembre 3, 2025julio 8, 2026admin

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Bienvenido a la edición de otoño 2025 de nuestra newsletter

En DoceoSoftware trabajamos para que la tecnología esté siempre al servicio de tu empresa: soluciones accesibles, seguras y adaptadas a las exigencias normativas. Esta edición llega cargada de novedades que te ayudarán a optimizar la gestión diaria, cumplir con la legislación vigente y mejorar la eficiencia de tu organización.

En este número encontrarás:

Doceo InTime, el sistema de control horario sencillo y sin complicaciones, adaptado a cualquier sector.
Factura electrónica con Doceo Facturae, totalmente integrada y cumpliendo las nuevas normativas VERI*FACTU y Crea y Crece.
Firma electrónica con Doceo BioSign, que aporta seguridad jurídica y comodidad a tus procesos documentales.
Formación y recursos gratuitos, porque creemos que compartir conocimiento es la clave para crecer.
Y, como siempre, nuestros manuales actualizados y cursos online para que saques el máximo partido a nuestras soluciones.

Queremos acompañarte en cada paso de la transformación digital de tu empresa.

Lo último en DoceoSoftware

Documentos digitales accesibles

Desde este verano, en DoceoSoftware hemos puesto especial foco en la accesibilidad digital y documental. A partir de junio de 2025, en España será obligatorio que no solo las webs, sino también todos los documentos digitales de oficina, cumplan estándares como EN 301 549 y WCAG 2.1 nivel AA.

La accesibilidad no es solo un requisito legal; es una oportunidad para crear contenidos inclusivos, mejorar la experiencia de todos los usuarios y evitar riesgos legales y reputacionales.

En sectores como banca, educación, sanidad y servicios públicos, el incumplimiento puede conllevar sanciones y exclusión de licitaciones. Esta tendencia es global: países como EE. UU., Canadá, Reino Unido, Japón o Corea del Sur aplican normativas similares.

Accesibilidad de los documentos digitales en España: normativa, obligaciones y por qué importa

Desde el 28 de junio de 2025, la Ley Europea de Accesibilidad obliga a que webs, apps y documentos digitales sean accesibles para todas las personas, incluidas las que tienen discapacidad. Esto aplica tanto a la administración pública como a empresas privadas que prestan servicios al público, afectando PDFs, Word, hojas de cálculo, formularios y más. Cumplir la normativa mejora la experiencia de usuarios, evita sanciones y refuerza la reputación de la empresa. DoceoSoftware ofrece soluciones para crear o adaptar documentos, automatizar flujos y garantizar accesibilidad conforme a estándares internacionales.

¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?

En España, la normativa de accesibilidad documental obliga a administraciones públicas, organismos dependientes y empresas que prestan servicios financiados con fondos públicos a garantizar que documentos digitales y transaccionales (PDF, Word, hojas de cálculo, formularios, contratos, facturas) sean accesibles. También afecta a grandes empresas y proveedores que interactúan con ciudadanos. Cumplirla protege derechos, evita sanciones y mejora la experiencia del cliente. Doceo Software ayuda a auditar, transformar y automatizar documentos para cumplir estándares legales y técnicos (WCAG 2.1, UNE-EN 301 549), integrando firma electrónica y flujos documentales escalables.

Documentos estáticos y documentos transaccionales: ¿ahora accesibles?

La accesibilidad digital es hoy un requisito legal, técnico y de negocio, que abarca webs, apps y documentos digitales. Los documentos estáticos se crean una vez y cambian poco (manuales, guías, informes), mientras que los transaccionales se generan masivamente durante operaciones comerciales (facturas, albaranes, contratos). Cumplir normas como WCAG, PDF/UA y EN 301 549 es obligatorio y evita sanciones. Doceo Software ayuda a auditar, diseñar plantillas accesibles, automatizar generación y validación, incorporar firma electrónica y transformar documentos existentes, garantizando accesibilidad, eficiencia y cumplimiento legal para todo tipo de empresas y administraciones.

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Usted elige hasta dónde quiere llegar.

¿Hablamos?

Actualidad normativa

Factura Electrónica Obligatoria

A partir del 1 de julio de 2026, todas las empresas deberán emitir facturas electrónicas, según el Real Decreto 1007/2023. Este cambio busca modernizar la digitalización empresarial y mejorar el cumplimiento tributario. El plazo inicial del 1 de julio de 2025 se ha ampliado por la publicación de la Orden HAC/1177/2024.

Más información >

Firma Biométrica y Electrónica

El Real Decreto 255/2025 regula el proceso de expedición, gestión y desarrollo del Documento Nacional de Identidad, tanto en su versión física como digital, estableciendo mecanismos de identificación y autenticación seguros para las relaciones con el sector público y privado.

Más información >

Gestión Documental y Accesibilidad

Ley 11/2018, de 28 de diciembre:Modifica el Código de Comercio, la Ley de Sociedades de Capital y la Ley de Auditoría de Cuentas, obligando a que las empresas incluyan información no financiera accesible en sus informes anuales.
Real Decreto 1112/2018, de 7 de septiembre: Regula la accesibilidad de webs y aplicaciones móviles del sector público, aplicable también a documentos digitales, garantizando que la información sea accesible para todas las personas.

Estas normativas son de obligado cumplimiento en toda España y aseguran que los documentos digitales sean inclusivos y accesibles.

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Doceo InTime, el control horario que se integra perfectamente en tu empresa

Sistema de control horario para empresas sin tarjetas ni biometría. Solución fácil, adaptable, integrada con sistemas existentes, compatible con convenios laborales y cumpliendo la normativa. Tres versiones: móvil, web y punto fijo.

El Real Decreto-ley 8/2019, vigente desde el 12 de mayo de 2019 en España, exige a todas las empresas llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Esta normativa busca garantizar el control horario y proteger los derechos laborales.

Descubre cómo Doceo InTime ofrece una solución eficaz para cumplir con esta ley y optimizar la gestión de tiempo de tu equipo.

Factura electrónica 100% legal con Doceo Facturae

Este año, nuestra empresa implementa la factura electrónica con Doceo Facturae para cumplir con las nuevas normativas VERI*FACTU y Crea y Crece. Totalmente integrado con Doceo Store o con tu plataforma de gestión documental, garantizando un cumplimiento 100% legal y eficaz en la gestión de tus facturas.

Firma electrónica integrada en Doceo Store o en tu solución

Doceo BioSign es una solución de firma electrónica que permite firmar documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo: móvil, PC o navegador. Garantiza validez legal, seguridad jurídica y una integración sencilla con cualquier plataforma de gestión documental.

La solución facilita la generación y firma de documentos electrónicamente, eliminando desplazamientos, reduciendo impresiones innecesarias y evitando accesos no autorizados. Tus clientes pueden firmar directamente desde sus dispositivos, mejorando su experiencia y satisfacción.

La implementación de firma biométrica es fácil y asequible, con generación de documentos mediante formularios predefinidos. Además, se envían datos de entrega en tiempo real, lo que permite tomar medidas adicionales rápidas y optimiza toda la gestión documental.

Doceo BioSign ofrece varias modalidades según las necesidades:

BioSign Delivery: para transportistas, permite gestionar entregas, registrar firmas y reportar incidencias.
BioSign Mobile: los clientes reciben solicitudes en la app o navegador y pueden firmar de forma remota.
BioSign F2F: para situaciones presenciales, el cliente firma directamente en el dispositivo del solicitante.
BioSign Forms: genera y firma documentos mediante formularios predefinidos, agilizando procesos, reduciendo errores y optimizando la experiencia del cliente.

Con Doceo BioSign, la firma electrónica deja de ser un trámite complicado y se convierte en una herramienta ágil, segura y totalmente adaptable a cada flujo de trabajo.

Especial: doceo Store, más que un gestor documental

Gestión de versiones de un documento

Cada documento o registro puede incluir varios archivos adjuntos, cada uno con múltiples versiones. Se puede seleccionar una versión como prioritaria para compartir, mientras que las no prioritarias solo pueden consultarse, abrirse, descargarse o compartirse mediante enlace, sin posibilidad de edición. Solo las versiones activas pueden modificarse. Este sistema facilita la gestión efectiva de documentos, permitiendo revisar versiones anteriores y asegurar la actualización y precisión de la información compartida.

Configuración de comentarios en flujo de trabajo

Se ha agregado una configuración para habilitar/deshabilitar comentarios al mover un documento de un estado a otro en el flujo de trabajo. Cuando la opción está activada, se mostrará una casilla de comentarios al mover el documento de A a B, siendo esta función completamente opcional.

Fija el ancho y guarda la vista previa para cada tipo de documento

Es posible redimensionar la vista previa de los archivos. Esta configuración de ancho se guarda automáticamente para la próxima vez que se abra la vista previa, ajustándose a cada tipo de documento. De esta forma, cada documento se visualizará con el ancho previamente definido.

Fusionado (grapado) de documentos de mismo o distinto formato

El visor de documentos abre archivos de diversos formatos y fusiona copias de ellos sin alterar el original, conservando la integridad de los documentos originales.

Buscador avanzado por contenido

Este buscador es para búsquedas avanzadas que se realizaran con toda la información contenida en el gestor documental. Puede configurar la búsqueda por documentos adjuntos, nombre de documentos o el contenido de los registros.

Plantillas de estructuras de carpetas para los registros

Las plantillas de estructuras de carpetas son configuraciones predefinidas que pueden ser importadas en varios registros, ahorrando tiempo y garantizando consistencia en la organización de datos.

Agregue sus correos electrónicos arrastrando y soltando

Agregue directamente mediante el sistema drag & drop sus correos directos de Outlook y visualice los correos con dentro del gestor documental.

Creación de informes con ordenación por carpetas

Puede crear para cada registro creado informes ordenados por carpetas. Esas carpetas, a su vez, pueden contener distintos documentos para ese archivo. Va a poder generar y gestionar:

Árbol de carpetas y sub-carpetas.
Las carpetas y sub-carpetas pueden contener distintos archivos.
Sistema de arrastrar y soltar entre carpetas y archivos.
Buscador de archivos.
Total flexibilidad.

Bandejas para una gestión rápida y eficiente de documentos

Nos place presentarte 4 novedades que probablemente no conozca que puedes hacer con las BANDEJAS y su gestión.

¿QUÉ SON Y PARA QUÉ SIRVEN LAS BANDEJAS?
Una bandeja es, como si estuviera en la oficina física, la zona donde los usuarios reciben los documentos y, desde allí, podemos clasificarlos, compartirlos, adjuntarlos o indexarlos.

Arrastrar y soltar libremente entre bandejas: Clasifique rápidamente entre las bandejas disponibles con el sistema con solo arrastrar y soltar uno o varios documentos.

Visualice, modifique, añada anotaciones o incluso firme los documentos en el visor de documentos. Haga doble clic sobre uno de los documentos de la bandeja por defecto y automáticamente lo visualizará en el panel de la derecha.

Agregue directamente nuevos documentos en registros para generar informes completos y perfectamente ordenados. Indexe un documento directamente desde una bandeja con solo indicar su tipología y arrastrando y soltando en la cajita.

Adjunte un documento con otro ya indexado creando una vista de expediente. Podrá ver los últimos documentos creados o aplicar los filtros que requiera para localizar donde lo quiere adjuntar.

Recursos y consejos

Formación gratuita

Este año, hemos iniciado una nueva iniciativa de formación y recursos gratuitos para nuestros clientes y colaboradores. Disponemos de manuales digitales actualizados, un FAQ detallado de Doceo Store y cursos gratuitos sobre Factura Electrónica y Gestión Documental, con la posibilidad de obtener un certificado para ti y para todos los miembros de tu empresa.

Aprovecha esta oportunidad para mejorar tus conocimientos y optimizar los procesos de tu empresa con nuestras soluciones. Nos comprometemos a darte las herramientas para alcanzar el éxito.