Etiqueta: DoceoSoftware

Hombre mayor sonriente sentado frente a un ordenador portátil en un entorno luminoso.

¿Qué estás dispuesto a pagar por la accesibilidad?

Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

¿Qué estás dispuesto a pagar por la accesibilidad?

Cumplir con la normativa y mejorar la experiencia de todos los usuarios es posible

Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

Quiero contactar con un experto...

¡Pruébalo gratis!

Accesibilidad digital: obligación legal y beneficio

La accesibilidad digital como experiencia universal

¿Qué es una auditoría de accesibilidad?

Los documentos transaccionales

Descubre los packs de evaluación de accesibilidad

Contacta con un experto

Antes de contestar, detente unos segundos. Sobre todo si cuando oyes la palabra accesibilidad solo te vienen a la cabeza rampas de acceso, hacer la letra más grande en la pantalla o algún ajuste pensado “para otros”. Porque la accesibilidad es mucho más que eso.

Desde junio de 2025, la accesibilidad digital es obligatoria para webs y documentos digitales en empresas y organismos que ofrecen servicios a la ciudadanía y a los consumidores. No es una recomendación, no es una tendencia: es normativa vigente, con impacto legal, reputacional y económico.

Pero hay algo aún más importante: aunque no lo creas, la accesibilidad te beneficia directamente a ti y a todos tus clientes hoy mismo.

¿Por qué?

Porque una discapacidad puede ser:

  • Permanente (esto es lo que todos entendemos).
  • Temporal.
  • Situacional.

La discapacidad temporal es fácil de visualizar: una persona que se rompe un brazo, alguien que se opera de la vista, una lesión puntual, una medicación que afecta a la concentración.

La discapacidad situacional seguro que la has vivido más veces de las que imaginas: una llamada importante mientras conduces, leer un documento con un niño en brazos, intentar ver una pantalla con demasiada luz que te ciega.

Sin darte cuenta, ya usas accesibilidad: la lectura de artículos en voz alta, las llamadas manos libres, ampliar la letra para no forzar la vista, activar subtítulos, dictar mensajes.

Y hay una verdad inapelable: con la edad, todos vamos a necesitar accesibilidad.

¿Te lo habías planteado así?

Ahora que lo ves claro, la pregunta ya no es si la accesibilidad es importante. 

La pregunta real es: ¿Qué estás dispuesto a pagar para que todos tus documentos digitales sean accesibles, legales y usables para cualquier persona?

Hoy te vamos a contar cómo la accesibilidad afecta directamente a todos tus documentos, por qué es donde está el mayor riesgo (y el mayor valor) y cómo abordarlo de forma estratégica.

Y si aún no te hemos convencido, recuerda: la accesibilidad digital ya es obligatoria. Desde junio de 2025, incumplirla tiene consecuencias legales, reputacionales y económicas.

La accesibilidad digital como experiencia universal

Una vez entendemos que la accesibilidad abarca mucho más de lo que habitualmente imaginamos, podemos definir la accesibilidad digital como la garantía de que cualquier persona, independientemente de sus capacidades físicas, sensoriales o cognitivas, pueda percibir, comprender, navegar e interactuar con los contenidos digitales de manera autónoma, segura y en igualdad de condiciones.

Y aquí está el matiz clave para directivos y CEOs: la accesibilidad digital no se limita a la web corporativa ni a la experiencia visual. Su verdadero impacto —y su mayor riesgo— se concentra en los contenidos que sostienen la relación legal y operativa con clientes y ciudadanos, como:

  • Contratos y acuerdos
  • Extractos bancarios y estados financieros
  • Pólizas y documentación aseguradora
  • Facturas y comunicaciones de pago
  • Notificaciones y comunicaciones legales
  • Formularios digitales
  • PDFs descargables
  • Documentos “invisibles” generados automáticamente por sistemas internos

Estos documentos transaccionales constituyen el corazón operativo y legal de la organización. Son los que formalizan derechos, obligaciones, pagos y decisiones. A diferencia de la web, no suelen revisarse con criterios de accesibilidad, pero son precisamente los más críticos desde el punto de vista normativo y reputacional.

Por eso, abordar la accesibilidad documental no es una cuestión estética ni opcional, sino una decisión estratégica que afecta al cumplimiento, a la eficiencia y a la confianza en la organización.

Hombre mayor sonriente sentado frente a un ordenador portátil en un entorno luminoso.

¿Qué es una auditoría de accesibilidad?

Una auditoría de accesibilidad es el primer paso para transformar una obligación normativa en un plan de acción claro.

Se trata de un proceso rápido, estructurado y asequible que permite evaluar el estado real de accesibilidad de tu web y, especialmente, de tus documentos digitales.

La auditoría se realiza de forma remota, sin afectar a tus sistemas ni requerir instalaciones técnicas. A partir del análisis automatizado y la revisión especializada, la organización recibe un informe detallado que incluye el nivel de cumplimiento, los riesgos detectados y las áreas prioritarias de actuación.

No es un simple diagnóstico técnico. Es una herramienta estratégica que permite dimensionar el alcance del reto, estimar recursos y definir un plan progresivo de adaptación a la normativa de accesibilidad.

Auditoría de accesibilidad web: el primer paso para reducir riesgo regulatorio

La accesibilidad web suele ser el primer punto de entrada. Es visible, evaluable y cada vez más exigida por la normativa.

Hoy existen servicios de escaneo remoto que permiten:

  • Analizar una web completa desde servidores externos
  • Sin instalación ni impacto en seguridad
  • Detectando problemas de accesibilidad reales
  • Identificando documentos visibles y no visibles

El resultado es un informe claro que indica:

  • Nivel de cumplimiento
  • Riesgos
  • Recomendaciones de remediación

Esto ya no es un “nice to have”.
Es una medida preventiva frente a sanciones, reclamaciones y daños reputacionales.

Pero aquí viene la parte crítica…

No se trata solo de “poder ver” un contenido, sino de poder utilizarlo, entenderlo y actuar sobre él sin barreras.

La chica escribe en el teclado de la laptop. Sus manos están sobre el teclado. Foto de alta calidad. Primer plano de las manos. Comunicación en línea a través de la laptop.

Documentos transaccionales: donde se concentra el verdadero riesgo

Si la web es la puerta de entrada, los documentos son el contrato con la realidad.

En banca, seguros y grandes empresas, los documentos:

  • Formalizan acuerdos
  • Informan derechos y obligaciones
  • Acreditan decisiones
  • Generan trazabilidad legal

Un documento no accesible no es solo un problema de experiencia: es un problema de igualdad, cumplimiento normativo y riesgo jurídico.

Además:

  • Los documentos se reutilizan durante años
  • Se distribuyen masivamente
  • Se generan de forma automática
  • Muchas veces nadie sabe cuántos hay realmente

Y aquí surge la gran pregunta estratégica: ¿Conoces el estado de todos tus documentos digitales?

Mujer con discapacidad visual caminando por la vía pública mientras utiliza un bastón blanco para orientarse.

El verdadero riesgo: los documentos transaccionales

Los documentos transaccionales son el corazón operativo y legal de una organización:

  • Formalizan contratos
  • Informan derechos y obligaciones
  • Generan trazabilidad
  • Se reutilizan durante años

A diferencia de la web:

  • Se generan automáticamente
  • Se distribuyen masivamente
  • Suelen estar fuera del radar
  • Nadie sabe exactamente cuántos existen

Un documento no accesible no es solo un problema de experiencia de usuario: es un riesgo legal, regulatorio y reputacional.

La clave: conocer el estado de tus documentos

Antes de corregir, es imprescindible conocer:

  • Cuántos documentos existen
  • Cuántos son accesibles
  • Cuáles incumplen normativa
  • Dónde está el mayor riesgo

Los servicios de escaneo de accesibilidad permiten detectar tanto documentos visibles como no visibles y generar informes con:

  • Número total de documentos
  • Número analizado
  • Nivel de cumplimiento
  • Recomendaciones de remediación priorizadas

Este diagnóstico transforma la accesibilidad en dato accionable para la dirección.

Coste y enfoque estratégico en accesibilidad

Invertir en accesibilidad no es un gasto tecnológico, sino una decisión de negocio que reduce riesgos regulatorios, protege la reputación corporativa, mejora la experiencia de los usuarios y facilita la toma de decisiones.

Ignorar esta obligación genera costes acumulativos y silenciosos. La estrategia recomendada implica evaluar tanto la web como los documentos, generar un informe ejecutivo, priorizar acciones y actuar primero sobre los documentos transaccionales, avanzando así de manera progresiva, controlada y eficiente, asegurando cumplimiento normativo.

La accesibilidad digital ya no es una opción ni una moda. Es un requisito legal, una responsabilidad corporativa y una oportunidad estratégica.

La pregunta final sigue siendo la misma: ¿Qué estás dispuesto a pagar hoy para no pagar mucho más mañana?

¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

Descubre más¿Quieres contactar con un experto?

Descubre los packs de evaluación de accesibilidad

Ofrecemos paquetes de evaluación claros, cerrados y sin suscripciones, pensados para directivos que necesitan respuestas rápidas y fiables.

¿Qué incluyen los packs?

  • Escaneo remoto de accesibilidad
  • Análisis de web completa
  • Detección de documentos visibles y no visibles
  • Informe ejecutivo con:
  1. Nº de documentos encontrados
  2. Nº analizados
  3. Nivel de cumplimiento
  4. Recomendaciones de remediación




    ¡Hablemos! Déjanos tu contacto

    Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



      La revolución silenciosa de las facturas: tecnología, normativa y oportunidad

      Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.
      OPINIÓN | Novedades y Actualidad | Newsletter

      21 de enero de 2026

      Emprenedor treballant amb factures

      La revolución silenciosa de las facturas: tecnología, normativa y oportunidad

      Un recorrido personal por la evolución de la gestión de facturas de proveedor: del papel y el OCR a los circuitos automatizados, la factura electrónica y el nuevo papel de las empresas y las gestorías.

      Alex Brusi

      Ingeniero informático · Consultor TIC · CEO, Doceo Software Àlex Brusi és CEO de Doceo Software, especialitzada en digitalització i automatització de processos.

      Linkedin Envelope

      Antes de la digitalización

      Los inicios de la digitalización

      La digitalización certificada

      La llegada del PDF

      Crea y Crece y Verifactu

      el negocio evoluciona: las gestorías

      Contacta con un experto

      Si algo ha marcado este 2025 ha sido, sin duda, la conversación constante alrededor de la factura electrónica. Y lo que todavía nos queda por hablar. El aplazamiento de su entrada en vigor definitiva hasta finales de 2026 —un año más de lo previsto— ha tenido efectos muy distintos según a quién preguntes: para algunos ha sido un alivio, para otros un freno importante. Sea como sea, este retraso no cambia una realidad de fondo: la transformación ya está en marcha.

      Muchas veces, cuando estamos inmersos en cambios normativos, tecnológicos y operativos, nos cuesta tomar perspectiva. Da la sensación de que todo es más complejo, más exigente, incluso más caótico. Pero si miramos atrás con un poco de distancia, es evidente que hemos avanzado una barbaridad. Y no precisamente en una mala dirección, aunque a veces lo parezca.

      En este artículo quiero compartir mi experiencia personal y profesional sobre cómo hemos llegado hasta aquí en materia de factura electrónica, de dónde venimos y hacia dónde vamos. Un recorrido que empieza con archivadores llenos de papel y facturas sujetas con clips, y que nos lleva hasta los datos estructurados, la automatización y la gestión inteligente de la información.

      Antes de la digitalización: el reinado del papel y los clips

      Recuerdo perfectamente que, cuando empecé con la gestión de facturas de proveedor y con los primeros procesos de contabilización automática, hacia el año 1999, la principal preocupación de los departamentos financieros no era tanto la tecnología como el orden.

      Era necesario organizar, clasificar e indexar correctamente las facturas.

      En aquel momento —hablamos siempre de facturas de proveedor—, teóricamente las facturas debían gestionarse por orden de recepción. El gran reto era cómo guardarlas bien y, sobre todo, cómo archivarlas.

      La gestión de facturas era, básicamente, una cuestión de orden físico y de archivo.

      Se utilizaban muchísimos clips. A cada factura se añadía el resguardo de correo postal, los albaranes firmados, las órdenes de trabajo y cualquier documento relacionado con el expediente. Todo quedaba sujeto al mismo folio. No era extraño encontrar facturas con veinte o treinta clips, casi como un collage documental.

      Montaña de documentos en papel apilados sobre la mesa de una oficina, transmitiendo desorden y sobrecarga administrativa.

      Los inicios de la digitalización: escáneres lentos y OCR poco fiable

      Cuando se empezó a gestionar la factura de proveedor en formato digitalizado, surgió un inconveniente importante: la calidad de los escáneres. No era muy buena, y eso provocaba que el OCR fallara con frecuencia en la lectura automática de datos.

      Los primeros escáneres con los que trabajamos eran muy lentos. Los modelos que costaban unas 100.000 pesetas escaneaban aproximadamente 12 páginas por minuto a una cara, es decir, unos cinco segundos por página.

      Además, la calidad de imagen dejaba mucho que desear: documentos desalineados, torcidos, movidos. Los motores de OCR patinaban constantemente y la lectura automática de datos era casi anecdótica.

      Con el tiempo, todo esto fue mejorando. Los escáneres ganaron velocidad, la calidad de captura aumentó y las interfaces de digitalización comenzaron a incorporar mejoras de imagen, correcciones automáticas de rotación (deskew) y mecanismos físicos más fiables. Los documentos ya no salían tan maltratados ni desalineados.

      Aun así, el proceso seguía dependiendo totalmente del OCR, con un margen de error intrínsecamente alto. Era necesario aplicar muchas técnicas de mejora de imagen antes de intentar leer datos de manera automática.

      La digitalización certificada: un antes y un después

      Un gran salto cualitativo llegó con la digitalización certificada de facturas de proveedor. Esta evolución avanzó muy rápido porque permitía que el documento digitalizado tuviera valor legal.

      Esto supuso varias ventajas clave:

      • Reducción drástica del archivo físico.
      • Acceso inmediato a los documentos.
      • Posibilidad de mostrar el documento original en una inspección sin buscar papel.
      • La digitalización certificada eliminó horas de búsqueda y muchos dolores de cabeza en auditorías.

      Cuando llegaba una inspección de la Agencia Tributaria, o un requerimiento judicial que solicitaba todas las facturas de un proveedor durante un período concreto, la búsqueda física podía ser interminable. A menudo, además, surgía el problema de no encontrar alguna factura porque se había indexado mal.

      Esto hacía que muchas empresas acabaran fotocopiando facturas una y otra vez. No era extraño encontrar varios archivos paralelos: el de administración, el del responsable de obra o proyecto, el de subvenciones… cada uno con copias grapadas del mismo documento.

      Hombre visiblemente cansado y estresado revisando una carpeta, con un gran volumen de documentos en papel acumulados detrás de él en una oficina.

      La llegada del PDF: automatización real

      Otra revolución llegó cuando las facturas comenzaron a enviarse en formato PDF. En este punto, ya era posible leer automáticamente los datos porque el texto a menudo estaba incrustado dentro del documento.

      Esto marcó una diferencia fundamental: ya no dependíamos de un OCR interpretando una imagen, sino que trabajábamos con texto digital perfecto, con una precisión muy elevada.

      Aún hoy hay casos en los que el PDF no tiene capa de texto o esta está corrupta, y entonces hay que aplicar OCR. Pero la gran diferencia es que la imagen ya no proviene de un escaneo físico, sino de un documento generado directamente por el sistema informático, con una calidad excelente.

      De documentos no estructurados a datos estructurados

      Un paso clave fue la obligatoriedad, en la relación con la administración pública, de emitir factura electrónica en formato Facturae. Aquí pasamos definitivamente de un documento no estructurado a un documento completamente estructurado.

      Esto implica:

      • Extracción automática y directa de datos.
      • Eliminación práctica de errores.
      • Garantía total del proceso.

      Aquí entramos en un nuevo paradigma de gestión documental y automatización.

      Al principio, las empresas se preocupaban por el espacio en disco. Después, por el tiempo de indexación. Y, finalmente, por la automatización de los circuitos de validación y gestión documental.

      Hoy en día ya podemos leer automáticamente pedidos y albaranes asociados a las facturas y realizar conciliaciones automáticas, detectando qué cuadra y qué no. Cuando no existe pedido o albarán, es necesario establecer circuitos de validación, que pueden variar según la empresa.

      Foto de una mujer escaneando a la manera de hace unos años con un gran scanner sobre la mesa
      Actualmente, es residual quien envía facturas en PDF escaneado. La mayoría son PDFs nativos, lo que ha permitido alcanzar ratios de lectura automática del 80% o 90% de la información.
      Solicita una asesoría gratuita y descubre qué puede hacer el software adecuado por tu negocio.

      Crea y Crece, Verifactu y la automatización mínima garantizada

      La ley Crea y Crece parecía que iba a llegar de forma inminente y a traer una adopción masiva de formatos estructurados como Facturae. Todo apuntaba a una automatización total muy rápida, pero la realidad es que todavía está pendiente.

      Mientras tanto, llega Verifactu, que permite leer automáticamente datos básicos como:

      • CIF del receptor
      • Número de factura
      • Fecha
      • Importe total

      Este conjunto de datos es limitado si lo comparamos con la riqueza de un Facturae, pero es suficiente para una automatización básica muy útil:

      • Control de duplicados
      • Preclasificación automática
      • Agilización de la contabilización
      • Reducción de errores manuales
      • Circuitos de validación

      Verifactu no lo es todo, pero es un paso clave hacia la calidad del dato en origen.

      Infografía que muestra cómo la factura se crea y se envía automáticamente a la AEAT, regresa con un código QR y se integra en nuestro flujo de trabajo para su gestión y control eficiente.

      Amplía tu información sobre VERIFACTU en nuestros artículos del blog

      Lejos de desaparecer, el negocio evoluciona: La gran transformación de las gestorías

      Aquí es donde el cambio será más profundo. Hoy en día, gran parte del negocio de las gestorías es llevar contabilidades, a menudo a partir de montones de papeles, PDFs escaneados o correos reenviados.

      Este modelo desaparecerá prácticamente por completo.

      Las gestorías deberán evolucionar hacia asesorías, con gestores documentales compartidos, visión completa de la información y capacidad de análisis real.

      La contabilización dejará de ser el centro; el asesoramiento, no.

      Esto permitirá analizar desviaciones, estudiar la evolución de costes y ventas, hacer previsiones, detectar oportunidades de subvenciones, I+D, innovación y crecimiento.

      Este cambio será especialmente relevante para las pequeñas empresas, que hasta ahora no tenían acceso a este nivel de asesoramiento. A partir de ahora, lo tendrán.

      Y, si no, las gestorías tal y como las conocemos hoy dejarán de tener sentido.

      Solicita una asesoría gratuita y descubre qué puede hacer el software adecuado por tu negocio.
      Foto de una Oficina paperless con trabajadores

      Cuando se empezó a hablar de la factura electrónica y de la ley Crea y Crece, la sensación inicial fue que se nos acababa la unidad de negocio de gestión y automatización de facturas de proveedor. Pero la realidad es justo la contraria.

      Es un reto, sí, pero sobre todo una gran oportunidad.

      Con soluciones de gestión documental, podremos automatizar todo el resto del proceso: conciliaciones, validaciones internas, históricos, analítica de datos. Es cierto que la extracción de datos de facturas nacionales prácticamente desaparecerá en dos o tres años, pero seguirán existiendo excepciones: pequeños colectivos, facturas extranjeras, casos residuales.

      El foco ya no será archivar, ni indexar, ni “picar” datos, sino gestionar información y aportar valor.

      Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



        Newsletter Edición Navidad 2025 – 26

        Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

        Newsletter

        29/09/2025

        Edición Otoño 2025

        Doceo Software

        Newsletter

        12/12/2025

        Edición Navidad 2025 | Diciembr

        Doceo Software

        Tu resumen navideño de novedades y soluciones digitales

        Apartados

        El aplazamiento de VeriFactu: ¿nos aporta ventajas?

        El aplazamiento de VeriFactu, el sistema de verificación de facturas en tiempo real de la Agencia Tributaria, trae consigo ventajas claras para pymes y autónomos. Originalmente, su obligatoriedad estaba prevista para 2026, pero ahora se retrasa hasta 2027, ofreciendo un margen adicional para adaptar sistemas y procesos sin prisas.

        ¿Qué ha pasado exactamente?

        La prórroga busca dar tiempo a las empresas para prepararse ante los desafíos técnicos y administrativos, así como garantizar que la transición a la Ley Antifraude sea ordenada. Aunque se pospone la obligación, la normativa sobre integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sigue vigente.

        Para quienes manejan pocos documentos, existen soluciones gratuitas y limitadas que permiten generar, etiquetar y enviar facturas de manera compliant. Son ideales para necesidades puntuales o volúmenes reducidos.

        Las empresas con grandes volúmenes de facturación necesitarán soluciones completas que integren VeriFactu automáticamente, gestionen registros transaccionales y aseguren cumplimiento con los estándares de seguridad.

        ¿Qué debe cumplir?

        Integridad

        • La factura debe mantenerse completa y sin alteraciones no autorizadas.
        • Se protege frente a modificaciones accidentales o maliciosas.

        Trazabilidad

        • Todos los movimientos o cambios de la factura deben registrarse.
        • Permite auditar quién hizo qué y cuándo, facilitando el control y la verificación fiscal.

        Autenticidad

        • Se debe garantizar que la factura proviene de la fuente que dice emitirla y que es genuina.
        • Se logra mediante firmas electrónicas, sellos de tiempo y códigos hash, que validan al emisor y el contenido.

        ¿Qué hacer ahora?

        Si ya tienes VeriFactu, es un buen momento para revisar si tu sistema cumple los requisitos legales y optimizar procesos. Si aún no lo tienes, aprovecha este tiempo para evaluar la mejor solución para tu empresa y no dudes en consultarnos: podemos guiarte en la implementación y en la adaptación de tus sistemas

        Reglamento verifactu: Todo Lo que necesitas saber

        CRONOLOGÍA DE FECHAS CLAVE: VERIFACTU Y FACTURA ELECTRÓNICA

        Julio 2025

        • Inicio del período de pruebas de VeriFactu para programas de facturación y empresas.
        • La Agencia Tributaria permite comenzar a enviar reportes fiscales de prueba sin efectos legales.

        1 de enero de 2026

        • Entrada en vigor obligatoria de VeriFactu para empresas.
        • Todas las empresas que emitan facturas deben poder reportar automáticamente a Hacienda los datos esenciales de cada factura emitida.
        • El sistema sustituye los libros de registro de IVA y permite un control fiscal inmediato.

        1 de julio de 2026

        • Entrada en vigor de VeriFactu para autónomos y comunidades de bienes.
        • Hasta ese momento, pueden utilizar VeriFactu de manera voluntaria o continuar con su sistema habitual.

        2027

        • Posibles ajustes normativos y técnicos derivados de la implantación plena de la factura electrónica y VeriFactu.

        2028

        • Entrada prevista de la obligatoriedad de la factura electrónica en España, según la Ley 13/2023.
        • Aplicación inicial para grandes empresas, y posterior extensión a pymes y autónomos.
        • Las facturas deberán ser 100% electrónicas y compatibles con eIDAS (Reglamento Europeo de identidad y servicios de confianza).

        Perspectiva europea

        • 2026: Francia y Bélgica inician la obligatoriedad de la factura electrónica y el reporte fiscal, con sistemas equivalentes a VeriFactu.
        • 2027: Alemania prevé iniciar la obligación de factura electrónica.

        Tendencias y novedades en documentación digital

        Noticias de accesibilidad documental: PDF accesibles

        La normativa europea exige que, desde junio de 2025, todos los documentos PDF publicados o entregados digitalmente sean plenamente accesibles. Esta obligación afecta tanto a administraciones públicas como a empresas que ofrecen servicios digitales y forma parte del European Accessibility Act (EAA). El objetivo es garantizar que cualquier persona, incluidas aquellas con discapacidad visual, cognitiva o motora, pueda acceder y entender los documentos sin barreras.

        Hasta ahora era habitual confiar en herramientas automáticas para corregir o etiquetar PDFs, pero estos métodos ya no son suficientes. Los documentos deben contar con una estructura semántica correcta, orden lógico de lectura, textos alternativos y buen contraste, requisitos que las herramientas automáticas no pueden garantizar por completo. Por eso, la remediación manual pasa a ser imprescindible para asegurar el cumplimiento legal y la accesibilidad real.

        En organizaciones que manejan grandes volúmenes de documentos transaccionales —como facturas, notificaciones o certificados— se recomienda adoptar un modelo híbrido. Este modelo combina preetiquetado automático, plantillas accesibles desde el origen, validación masiva mediante herramientas de control de calidad y revisión manual especializada para documentos críticos. Este enfoque permite mantener la conformidad normativa sin ralentizar procesos.

        La accesibilidad documental ya no es opcional: es un requisito legal y una responsabilidad social. Para más información y recursos, consulta los enlaces disponibles. En DoceoSoftware llevamos tiempo trabajando en este ámbito. Estamos disponibles para resolver cualquier duda adicional sobre este cambio normativo.

        Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión
        Compulsa de documentos vs. Registro de entrada y salida

        Qué son y cómo se diferencian según la ley

        La compulsa de documentos es el proceso por el cual se verifica que una copia de un documento coincide fielmente con su original, certificando su autenticidad para trámites administrativos o legales. Según la normativa vigente, este procedimiento garantiza que los documentos presentados en distintas entidades tengan validez legal sin necesidad de entregar el original.

        Por su parte, el registro de entrada y salida es un sistema que controla la recepción y envío de documentos dentro de una organización, asegurando trazabilidad, integridad y seguimiento. La ley obliga a mantener un registro detallado de todas las comunicaciones, con fechas, remitentes y destinatarios, especialmente en la administración pública y organismos regulados.

        Los usuarios entregan la documentación a la administración pública: Un proceso digitalizado que facilita la gestión de documentos entre ciudadanos y entidades gubernamentales.

        Casos de uso típicos y beneficios

        La compulsa se utiliza habitualmente para certificados, títulos o contratos que requieren copia certificada. El registro de entrada y salida se aplica en la gestión interna de oficinas, ayuntamientos o empresas que necesitan controlar cada documento recibido y enviado. Entre sus beneficios destacan la transparencia, la eficiencia en la gestión documental y la seguridad en la comunicación oficial.

        Para saber más, accede a los enlaces. Doceo Software dispone de la herramienta más completa y adaptable del mercado: doceo REG

        Doceo Software y la copia auténtica desde 2010

        ¿Sabías que Doceo Software implementó en 2010 su solución de copia auténtica? Fue una de nuestras primeras soluciones, junto con la lectura de códigos de barras y la gestión de facturas de proveedor. Desde entonces, esta herramienta se ha consolidado como una de nuestras soluciones estrella durante más de 15 años y sigue siendo clave en la gestión documental.

        A lo largo de los años, hemos evolucionado para adaptarnos a las necesidades de la administración pública y privada, en procesos de documentación digital o digitalizada. Hoy, Doceo Software ofrece la herramienta más completa y adaptable del mercado: doceo REG, que integra funcionalidades avanzadas para garantizar trazabilidad, seguridad y eficiencia en la gestión documental.

        Para saber más, accede a los enlaces disponibles y descubre todo lo que doceo REG puede hacer por tu organización.

        Novedades en los documentos de transporte: Carta de porte y eCMR

        Nuevo marco legal en España: digitalización obligatoria en 2026

        El sector del transporte está en plena transformación digital. En España, se ha aprobado un nuevo marco legal que obliga a la digitalización completa de los documentos de transporte a partir de 2026. Esta medida busca simplificar la gestión administrativa, reducir errores y garantizar la trazabilidad de mercancías en toda la cadena logística. 

        ¿Qué documentos serán obligatorios en formato digital?

        • Documento de control → utilizado para supervisión e inspección. La digitalización será obligatoria a partir del 5 de octubre de 2026.
        • Carta de porte → documento que formaliza el contrato de transporte. Su obligatoriedad digital se implementará a lo largo de 2026.
        • eCMR → versión electrónica de la carta de porte, con todas las ventajas de gestión digital y trazabilidad. También se hará obligatoria durante 2026.
        • Albarán de entrega → aunque se espera su digitalización, todavía no hay fechas oficiales confirmadas.

        Para saber más, accede a los enlaces para descubrir más sobre doceo POD, albaran de entrega digital. Pregúntanos sobre el Documento de control,  Carta de porte y eCMR y descubrirás que con BioSign Forms podrás generar cualquier modelo de documento a medida de tus necesidades.

        Cumplimiento eIDAS y firma electrónica

        Doceo BioSign: firma electrónica avanzada y seguridad legal

        Doceo BioSign es la solución de firma electrónica avanzada de DoceoSoftware, diseñada para cumplir con la normativa eIDAS y garantizar la máxima seguridad legal en todos tus documentos digitales. Con BioSign, cada firma electrónica se genera bajo estándares criptográficos robustos, asegurando autenticidad, integridad y trazabilidad de los documentos. Esta solución es ideal para organizaciones que requieren procesos 100% digitales sin comprometer la validez jurídica de sus registros.

        BioSign ofrece tres modalidades adaptadas a distintas necesidades: BioSign Presencial, para atención directa; BioSign Doble Factor, que añade una capa extra de seguridad; y BioSign Delivery, pensada para validar entregas y comunicaciones de manera legal y automática.

        Cómo garantiza la validez jurídica de tus documentos

        Cada firma se registra con marca temporal, identificando al firmante y asegurando que cualquier modificación posterior quede detectada. Los documentos firmados con BioSign tienen plena validez ante la administración y terceros, cumpliendo los requisitos legales de eIDAS. Además, DoceoSoftware permite diseñar tus propios documentos mediante BioSign Forms, integrando campos dinámicos y personalizados para cada flujo de trabajo.

        Las novedades de nuestras soluciones

        doceoPortalReg: Registro seguro de entrada y salida de documentos para todos

        DoceoSoftware presenta doceoPortalReg, la evolución de Doceo Reg, diseñada para que usuarios externos puedan registrarse de forma segura y enviar documentos a una administración pública o a cualquier entidad que requiera este sistema. Ahora, toda la potencia y seguridad de las plataformas de las administraciones públicas está disponible para todos, facilitando la comunicación oficial y el seguimiento documental.

        Pantalla de inicio y roles de acceso

        El portal cuenta con una pantalla de inicio de sesión donde los usuarios pueden acceder según su rol:

        • Usuarios internos: con permisos completos para configurar el sistema y gestionar cualquier registro.
        • Usuarios externos: pueden crear nuevos registros, consultar los pendientes y recibir notificaciones sobre el estado de sus envíos.

        Registro y seguimiento de documentos

        Los registros de entrada se generan con número y fecha/hora automáticos y un formato estándar en tres partes: Asunto, Expone y Solicita. Cada registro genera automáticamente un acuse de recibo, que se puede enviar por correo electrónico. Los registros de salida permiten a la entidad responder desde el mismo sistema, notificando al usuario externo vía email.

        Gestión avanzada y personalización

        Los administradores internos pueden configurar flujos de trabajo, gestionar documentos, enviar respuestas y diseñar documentos personalizados con plantillas de montaje. Además, el portal permite adjuntar archivos, visualizar PDFs y mantener un histórico completo de todas las comunicaciones.

        Document Assembly: montar automáticamente documentos a partir de datos dinámicos y enviarlos a clientes

        Doceo BioSign Assembly permite montar automáticamente documentos a partir de datos dinámicos y enviarlos a clientes o usuarios, optimizando la gestión documental. Su interfaz intuitiva facilita la visualización y administración de los documentos: un buscador para filtrar y localizar rápidamente, una columna central con información detallada (ID, nombre, tipo y ubicación) y un panel derecho para previsualizar el documento en tiempo real.

        Disponible como módulo de Doceo BioSign Forms, Document Assembly automatiza flujos de trabajo, generando y enviando documentos mediante plantillas personalizadas. Aunque BioSign incluye una plantilla estándar, este módulo permite crear y adaptar tus propias plantillas según cada proceso, ensamblando documentos dinámicamente y ofreciendo formularios completamente personalizados, aumentando la eficiencia y la precisión en la comunicación documental.

        Solicita tu demo y orientación gratuita

        No arriesgues la legalidad de tu fundación ni pierdas tiempo gestionando documentos de manera manual. Solicita hoy mismo tu orientación gratuita, descubre cómo Doceo REG puede ayudarte a cumplir la Ley 50/2002, y si quieres, te mostramos una demo completa con precios y todas las funcionalidades que van más allá del cumplimiento legal, mejorando la gestión integral de tu documentación.




          Opinión

          Reflexión sobre sistemas inteligentes, inteligencia artificial y la burbuja del momento

          ¿Estamos sobrevalorando las capacidades reales de la inteligencia artificial? ¿Qué impacto tendrán los sistemas inteligentes en nuestras organizaciones y sociedad?

          El artículo analiza la burbuja actual en torno a la IA y cómo distinguir entre expectativas exageradas y aplicaciones prácticas. Reflexiona sobre cómo aprovechar la innovación sin perder la perspectiva realista.
          Lee el artículo completo aquí y profundiza en la reflexión.

          Novedades normativas UE 2025/2026

          La UE impulsa una nueva era en la documentación digital: con European Digital Identity Wallet —parte de eIDAS 2.0— todos los estados miembros deben ofrecer, antes de 2026, una cartera digital que permita firma electrónica y autenticación interoperable en cualquier país de la UE.

          Además, con la entrada en vigor del paquete ViDA package en 2025, se fomentan la facturación electrónica y los registros digitales, reforzando los requisitos para la gestión documental en las empresas. 

          Estas medidas abren nuevas posibilidades a administraciones, empresas y ciudadanos para usar documentos digitales con valor legal y trazabilidad.

          Para saber más, síguenos en LinkedIn.

          PDF accesibles: la nueva obligación europea y por qué la remediación de PDF ya no es opcional

          Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

          PDF accesibles: la nueva obligación europea y por qué la remediación de PDF ya no es opcional

          Cumplir con la normativa y mejorar la experiencia de todos los usuarios es posible

          Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

          Quiero contactar con un experto...

          ¡Pruébalo gratis!

          ¿Qué significa “remediar” un PDF?

          La normativa que lo exige en Europa

          ¿Necesitas ayuda?

          Contacta con un experto

          Desde el 28 de junio de 2025 ha entrado plenamente en vigor en la Unión Europea el European Accessibility Act (EAA) o Ley Europea de Accesibilidad, que establece requisitos obligatorios para que productos y servicios digitales sean accesibles para todas las personas.
          Y entre los servicios expresamente afectados se encuentran los documentos PDF y la información digital que se pone a disposición del público.

          Esto implica que cualquier organización —empresa, administración o entidad del tercer sector— debe garantizar que sus documentos cumplen criterios de accesibilidad, especialmente cuando forman parte de procesos de atención, contratación o comunicación con clientes y ciudadanos.

          ¿Qué significa “remediar” un PDF?

          La remediación o PDF remediation es el proceso técnico mediante el cual un documento:

          • se etiqueta estructuralmente (títulos, párrafos, listas, tablas…);
          • incorpora texto alternativo en imágenes;
          • define un orden de lectura correcto;
          • garantiza la navegación mediante teclado;
          • y cumple los criterios de accesibilidad recogidos en PDF/UA, WCAG 2.1 y la normativa EN 301 549.

          Dicho de forma simple: consiste en transformar un PDF “plano” en un documento comprensible por lectores de pantalla y navegable para cualquier usuario.

          La normativa que lo exige en Europa

          La base normativa actual se apoya en tres pilares:

          European Accessibility Act (EAA) – Directiva 2019/882

          Aplicable desde junio de 2025, obliga a que la información y documentación asociada a servicios cubiertos por la Directiva sea accesible.
          Afecta especialmente a:

          • plataformas digitales,
          • servicios bancarios,
          • comercio electrónico,
          • telecomunicaciones,
          • transporte,
          • servicios de lectura digital,
          • administraciones que ofrezcan servicios equivalentes al sector privado.
          EN 301 549

          Es la norma técnica de referencia en Europa para accesibilidad de productos y servicios TIC.

          Incluye requisitos específicos para:

          • documentos electrónicos,
          • contenido web,
          • software,
          • lectores de documentos,
          • y formatos PDF accesibles.

          Los documentos deben ser perceptibles, operables, comprensibles y robustos, según los criterios WCAG y PDF/UA.

          Reglamento (UE) 2016/2102 (sector público)

          Obliga a que las webs y aplicaciones móviles del sector público ofrezcan documentos descargables accesibles.
          Aunque va dirigido a administraciones, muchas empresas que trabajan con ellas quedan indirectamente afectadas.

          Entonces, ¿qué significa cumplir con la norma?

          Que cada PDF que se publica o envía como parte de un servicio debe:

          • Tener estructura lógica y etiquetas correctas
          • Contener texto alternativo en imágenes
          • Tener lectura secuencial correcta
          • Ser compatible con tecnologías de asistencia
          • Cumplir con PDF/UA o con los criterios equivalentes de WCAG / EN 301 549
          • Mantener contrastes adecuados, descripciones y elementos interactivos accesibles

          En caso contrario, una auditoría puede determinar incumplimiento de accesibilidad digital.

          ¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

          DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

          Descubre más¿Quieres contactar con un experto?

          ¿Necesitas ayuda?

          En Doceo Software entendemos que la accesibilidad no es solo una obligación, sino una oportunidad para llegar a más personas. Por eso ofrecemos:

          • Estudio personalizado de tus documentos: analizamos el estado actual de tus PDFs para evaluar su accesibilidad.
          • Diseño de documentos accesibles a medida: creamos o rediseñamos PDFs cumpliendo con las normativas vigentes.
          • Adaptación de documentos existentes: desde un único PDF hasta documentos transaccionales que se generan automáticamente según las necesidades de tus clientes o usuarios.

          Nuestro objetivo es que tu organización cumpla con las normativas de accesibilidad y ofrezca una experiencia inclusiva a todas las personas.

          En el ámbito de la comunicación con clientes existen diferentes tipos de documentos digitales. Conocerlos es clave para entender cómo gestionarlos y garantizar su accesibilidad.

          ¿Qué son los documentos transaccionales?

          Los documentos transaccionales son aquellos que se generan como parte de un proceso o interacción concreta con el cliente. Contienen información personalizada y, a menudo, de carácter legal o contractual. Por su importancia, deben ser accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.

          Ejemplos de documentos transaccionales:

          • Facturas
          • Recibos
          • Contratos
          • Notificaciones de pago
          • Comunicaciones críticas de servicio

          Estos documentos suelen ser obligatorios, requieren trazabilidad y deben cumplir con normativas tanto de protección de datos como de accesibilidad digital.

          ¿Qué son los documentos simples?

          Los documentos simples son comunicaciones menos críticas y generalmente con contenido estándar o informativo. Aunque también pueden personalizarse, no tienen el mismo nivel de obligatoriedad o formalidad que los transaccionales.

          Ejemplos de documentos simples:

          • Comunicaciones comerciales
          • Newsletters
          • Folletos digitales
          • Anuncios informativos
          • Recordatorios de servicio

          Aunque sean menos formales, también conviene diseñarlos accesibles para no excluir a ninguna persona usuaria.

          DESCARGA EL FOLLETO
          Diseño de documentos accesibles a medida

          Somos especialistas en diseño y gestión integral de documentos digitales accesibles a medida.

          Trabajamos 360º para que tu organización cumpla con la normativa vigente y facilite el acceso a la información a todas las personas.

          Ofrecemos dos grandes soluciones: diseñamos desde cero cualquier tipo de documento con criterios de accesibilidad o transformamos tus archivos actuales (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en versiones plenamente accesibles.

          Además, automatizamos flujos documentales, integramos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, todo bajo estándares como la Ley 11/2018, el Real Decreto 1112/2018, la Directiva UE 2019/882 y las normas WCAG 2.1/UNE-EN 301 549.

          Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, pymes y entidades del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, refuerzan la imagen inclusiva de tu organización y garantizan accesibilidad real.

          Preguntas frecuentes sobre la remediación PDF y la accesibilidad documental

          ¿Puedo hacerlo yo mismo si solo tengo unos pocos documentos? Sí, si trabajas con muy pocos PDFs al mes puedes remediarlos tú mismo utilizando herramientas gratuitas que autoetiquetan, corrigen la estructura, permiten añadir descripciones alternativas y validan la accesibilidad.

          ¿Y qué pasa si manejo un volumen grande? En cuanto entran en juego documentos transaccionales generados de forma masiva y frecuente —facturas, certificados, nóminas, contratos, notificaciones automáticas, documentación recurrente…— la remediación manual deja de ser viable y la accesibilidad debe integrarse directamente en el flujo de generación para asegurar el cumplimiento normativo sin aumentar la carga operativa.

           ¿Necesito ayuda para saber qué opción es mejor para mí? Si quieres comprobar si tus documentos cumplen la normativa europea vigente, automatizar la creación de PDFs accesibles, adaptar tus sistemas actuales (ERP, CRM, portales) o remediar un gran volumen ya existente, podemos hacer una valoración rápida y orientarte.

          Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



            Newsletter Edición Otoño 2025 – Octubre

            Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

            Newsletter

            29/09/2025

            Edición Otoño 2025

            Doceo Software

            Newsletter

            23/10/2025

            Edición Otoño 2025 | Octubre

            Doceo Software

            Garantiza el cumplimiento legal de tu fundación con Doceo REG

            Apartados

            ¿Tu fundación gestiona correctamente toda la documentación obligatoria?

            Como fundación registrada en España, estás obligada por la Ley 50/2002 a llevar un registro interno de documentos y a rendir cuentas anualmente. Sin la organización adecuada, este proceso puede ser complicado y arriesgado.

            Doceo REG te ayuda a simplificarlo:

            • Registro ágil de entradas y salidas de documentos.
            • Control interno de toda la documentación oficial.
            • Informes automáticos listos para Protectorado o auditorías.
            • Cumplimiento legal sin complicaciones ni riesgos.

            Beneficios clave:

            • Evita pérdidas de documentos y retrasos
            • Garantiza transparencia y trazabilidad
            • Ahorra tiempo y reduce errores administrativos
            • Facilita la rendición de cuentas obligatoria

             

            Lo esencial de Doceo REG

            Gestión de documentos

            • Registro de entrada y salida con código automático, sellado de tiempo y metadatos.
            • Resguardo de presentación de cada registro.
            • Trazabilidad completa: conoce siempre origen, destino y quién realizó cada acción.
            • Búsquedas avanzadas por contenido, estado o filtros guardados.
            • Creación, subida y vinculación de documentos, con copia auténtica digital de máximo valor legal.
            • Permisos y roles: Configuración flexible por departamento, usuario o tipo de documento. Control hasta el nivel de dato concreto.
            • Workflow y bandejas: Gestión de documentos pendientes con flujos de validación personalizables. Salidas y numeración de documentos adaptables a procesos internos.
            • Seguridad y firmas: Firma digital y doble factor según necesidades.
            • Exportación e informes: Generación de informes vinculando múltiples documentos según sus necesidades.
            • Adaptabilidad y soporte: Totalmente escalable y personalizable. Licencias incluyen formación básica o acceso a curso online. Solución llave en mano, lista para usar.

            Doceo REG: gestiona tu documentación de manera segura, eficiente y cumpliendo la normativa, con funcionalidades adicionales disponibles con un solo clic.

            Diagrama de flujo que ilustra el proceso de registro de entrada y salida de documentos en el sistema doceo REG y sus funciones principales.

            Solicita tu demo y orientación gratuita

            No arriesgues la legalidad de tu fundación ni pierdas tiempo gestionando documentos de manera manual. Solicita hoy mismo tu orientación gratuita, descubre cómo Doceo REG puede ayudarte a cumplir la Ley 50/2002, y si quieres, te mostramos una demo completa con precios y todas las funcionalidades que van más allá del cumplimiento legal, mejorando la gestión integral de tu documentación.




              Foto de pila de documentos

              Nuestras soluciones on-premise para procesos masivos de PDF se renuevan: ahora con accesibilidad documental

              Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

              Novedades en 1 minuto

              Nuestras soluciones on-premise para procesos masivos de PDF se renuevan: ahora con accesibilidad documental

              En Doceo Software seguimos avanzando para ofrecer soluciones integrales y seguras para la gestión documental masiva. Ahora nuestras herramientas on-premise incorporan accesibilidad documental, cumpliendo con las normativas vigentes y asegurando que tus PDFs sean legibles y utilizables por todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.

              Doceo iPDF | Gestión masiva de PDFs

              Compresión, mejora y firma electrónica en un solo flujo de trabajo

              Doceo iPDF permite que tus documentos estén firmados, comprimidos y listos para enviar sin intervención manual, combinando rapidez, seguridad y cumplimiento normativo.

              Principales beneficios:

              • Firma automática: autenticidad y validez legal garantizada.
              • Optimización de PDFs: reduce el tamaño manteniendo calidad máxima, ideal para almacenamiento y envío electrónico.
              • Mejora de imagen: ajustes automáticos de resolución y legibilidad.
              • Integración sencilla: compatible con cualquier sistema externo, ERP, CRM o BPM.

              Funciones destacadas:

              • Importación directa de PDFs desde multifuncionales, correo, carpetas locales, fax o impresoras virtuales.
              • Documento final optimizado, ocupando el mínimo espacio sin perder calidad.
              • Flujo completamente digital y trazable.
              Persona manejando un sistema de gestión documental en un ordenador
              Más información
              Prueba Doceo iPDF gratis

              Doceo Ademptio | Digitalización masiva personalizada

              Doceo Ademptio es la solución para escaneo, procesamiento y clasificación masiva de documentos, tanto en papel como en formato electrónico, de manera global, sencilla y totalmente personalizable.

              Ventajas principales:

              • Ahorro de separadores y tiempo: no necesitas preparar los documentos manualmente.
              • Reducción de tamaño y mejora de imagen: optimización automática de PDFs.
              • Clasificación automática: organiza documentos según tus parámetros.
              • Renombrado automático: asigna al PDF el valor del código de barras u otros criterios.

              Gestión inteligente de documentos PDF:

              • Lectura de códigos de barras y OCR para identificar y clasificar documentos automáticamente.
              • Búsqueda y extracción de datos sin plantillas predefinidas.
              • Validación de datos contra tablas maestras del cliente.
              • Generación de PDFs a color, optimizados y de tamaño reducido.
              • Digitalización masiva con detección automática de documentos mediante separadores, códigos de barras o morfología.
              • Creación de metadatos personalizados para integración con procesos posteriores.
              • Control de acceso y trazabilidad completa.
              • Reducción de errores y costes, agilizando tiempos de espera y mejorando la eficiencia.
              Foto de pila de documentos
              Más información
              Prueba Doceo Ademptio gratis

              En resumen, nuestras soluciones on-premise iPDF y Ademptio permiten a las organizaciones gestionar PDFs de manera masiva, segura, eficiente y accesible, cumpliendo con la normativa vigente y optimizando todos los procesos documentales.

              Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                Hombre señalando un portátil cerrado, representando la garantía de confidencialidad de la información en la empresa.

                Garantizando la confidencialidad de la información en tu empresa

                Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                Garantizando la confidencialidad de la información en empresas medianas y grandes

                En solo 5 minutos, conoce todo lo que podemos hacer por ti

                Normativas europeas y españolas: GDPR y LOPDGDD

                Digitalización segura: cómo migrar documentos sin riesgos legales

                Contacta con un experto

                La gestión documental se ha convertido en un pilar fundamental para empresas de todos los tamaños y sectores. Optimizar cómo se crean, almacenan y comparten los documentos no solo aumenta la eficiencia, sino que garantiza la seguridad y cumplimiento normativo. Para CEOs y directivos C-Level, adoptar soluciones digitales específicas puede marcar la diferencia en competitividad y productividad.

                Normativas europeas y españolas: GDPR y LOPDGDD

                Las empresas que manejan datos personales en la Unión Europea deben cumplir obligatoriamente con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que establece medidas estrictas para la recogida, tratamiento y almacenamiento de información personal. En España, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) adapta estos requisitos al contexto nacional, estableciendo obligaciones concretas para empresas de todos los tamaños.

                El incumplimiento de estas normativas puede derivar en sanciones económicas significativas y daños reputacionales. Por ello, integrar políticas claras de compliance y usar herramientas especializadas es esencial para empresas medianas y grandes.

                ¡Pruébalo gratis!

                Buenas prácticas con software de gestión documental

                El uso de software de gestión documental es clave para garantizar que la información esté organizada, accesible solo para personal autorizado y trazable en cualquier momento. Algunas buenas prácticas incluyen:

                • Control de acceso: definir permisos por usuario y por departamento.
                • Registro de cambios: mantener un historial completo de modificaciones y accesos a los documentos.
                • Encriptación de datos: asegurar que los archivos estén protegidos tanto en tránsito como en almacenamiento.
                • Auditorías periódicas: revisar procesos y accesos para detectar posibles vulnerabilidades.

                Implementar estas medidas no solo facilita el compliance, sino que también optimiza los procesos internos, reduciendo errores y tiempos de búsqueda de información crítica.

                Digitalización segura: cómo migrar documentos sin riesgos legales

                La transformación digital de pymes y grandes empresas implica digitalizar documentos históricos y actuales, pero este proceso debe realizarse de forma segura para evitar riesgos legales. El paso a paso recomendado es:

                1. Evaluar el inventario documental: identificar qué documentos deben digitalizarse según su valor legal y operativo.
                2. Preparar los documentos físicos: asegurar que estén completos y correctos antes de la digitalización.
                3. Digitalización con firma y sellado: utilizar herramientas de firma digital para garantizar autenticidad e integridad.
                4. Incorporar eCompulsa: esta funcionalidad permite certificar la equivalencia legal entre el documento digital y el original, asegurando validez jurídica.
                5. Integración en el software de gestión documental: los documentos digitalizados deben almacenarse de forma organizada y trazable, manteniendo los controles de acceso y auditoría.

                Este enfoque asegura que la migración de documentos cumpla con las normativas de facturación electrónica y protección de datos, al mismo tiempo que facilita la transformación digital de la empresa sin comprometer la legalidad o seguridad de la información.

                Conclusión

                Garantizar la confidencialidad de la información y cumplir con la normativa vigente es una inversión estratégica para CEOs, directores IT y responsables de compliance. Implementar un software de gestión documental seguro y utilizar herramientas de firma digital y eCompulsa permite:

                • Reducir riesgos legales y sanciones.
                • Mejorar la eficiencia interna.
                • Aumentar la confianza de clientes y socios.
                • Posicionar a la empresa como referente en seguridad y cumplimiento.

                La digitalización segura no es solo una obligación, sino una ventaja competitiva que toda empresa mediana o grande debería adoptar cuanto antes.

                ¡Pruébalo gratis!

                Facturación Electrónica

                Doceo Factura es una solución completa para la emisión y recepción de facturas electrónicas, cumpliendo con la normativa vigente como la Ley Crece y Crece y el Real Decreto 1619/2012. Permite la firma electrónica de facturas, tanto al recibirlas como al emitirlas, según lo establecido por la legislación actual.

                La plataforma ofrece emisión ilimitada de facturas, personalización con logotipos, copias de seguridad y la posibilidad de integrarse con otras plataformas mediante API doceosoftware.

                Gestión Documental

                Doceo Store es un gestor documental integral que permite la organización, almacenamiento y recuperación eficiente de documentos en la nube. Incluye funcionalidades avanzadas como la automatización de flujos de trabajo, firma electrónica, control horario y acceso multilingüe. Además, facilita la edición avanzada de PDFs, la creación de etiquetas personalizadas y la gestión de tareas visual mediante tableros Kanban.

                Recursos Humanos

                Doceo RRHH es una solución completa para la gestión de la documentación del personal, con avisos de validación automática y todo a distancia. Permite gestionar perfiles de empleados, controlar el tiempo laboral, automatizar procesos de validación y mantener un historial detallado de acciones.

                Cumplimiento Normativo

                Todas las soluciones de Doceo Software están diseñadas para garantizar el cumplimiento de normativas legales como el RGPD, la Ley Crece y Crece y el Real Decreto 1619/2012. Esto asegura que los procesos empresariales se realicen de manera legal y eficiente, minimizando riesgos y optimizando recursos.

                Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                  Ilustración conceptual de gráficos de conexión de tecnología de la información con nodos y líneas interconectadas, representando redes digitales y flujo de datos.

                  Cómo reducir un 30 % el tiempo dedicado a la gestión documental en tu empresa

                  Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                  Cómo reducir un 30 % el tiempo dedicado a la gestión documental en tu empresa

                  Optimiza tus procesos internos con automatización y trazabilidad documental

                  Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

                  Quiero contactar con un experto...

                  ¡Pruébalo gratis!

                  Automatización de la gestión documental

                  Optimización de procesos internos mediante trazabilidad

                  Beneficios de combinar automatización y trazabilidad

                  Contacta con un experto

                  La gestión documental es un proceso esencial en cualquier empresa, pero también uno de los que más tiempo consume y genera errores si no se organiza correctamente. Para CEOs, COOs y responsables de operaciones y logística, optimizar estos procesos no solo mejora la productividad, sino que también impacta directamente en la rentabilidad y la satisfacción del cliente.

                  En este artículo, te presentamos estrategias prácticas, ejemplos de implementación de software de gestión documental y la importancia de la trazabilidad para garantizar eficiencia y seguridad.

                  Automatización de la gestión documental

                  Uno de los principales retos de las empresas es el tiempo que se dedica a archivar, clasificar y localizar documentos. La automatización de estos procesos puede reducir hasta un 30 % el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas.

                  Ejemplos prácticos de automatización:

                  • Captura automática de documentos: el software digitaliza y clasifica facturas, contratos o correos electrónicos directamente en el sistema.
                  • Flujos de aprobación automáticos: asignación de tareas a responsables según reglas predefinidas, evitando retrasos y duplicidades.
                  • Alertas y recordatorios: para vencimientos de contratos, renovaciones o auditorías.

                  El resultado es un proceso más rápido, menos dependiente de la intervención manual y con menor riesgo de errores humanos.

                  ¿Tu empresa necesita soluciones eficaces?

                  Escríbenos y te hacemos una auditoría exprés gratis.




                    Optimización de procesos internos mediante trazabilidad

                    La trazabilidad documental es la capacidad de conocer en todo momento el estado y la ubicación de cada documento dentro de la empresa. Esto no solo ayuda a cumplir con normativas, sino que también evita errores y duplicidades.

                    Casos reales de aprovechamiento de la automatización:

                    Consultora de servicios financieros

                    Implementó un sistema que automatiza la clasificación de contratos legales, enviando automáticamente cada documento al responsable correspondiente para revisión. Antes, los documentos se duplicaban y se perdían entre varias carpetas físicas y digitales. Con la automatización, el tiempo de procesamiento se redujo en un 35 %, y los errores de duplicidad desaparecieron prácticamente.

                    Empresa de logística

                    Automatizó el registro de albaranes y órdenes de envío mediante un flujo que captura, válida y distribuye los documentos automáticamente. Además, los responsables reciben alertas de incidencias en tiempo real. Esto permitió reducir los retrasos de entrega en un 25 % y mejorar la satisfacción de los clientes, al mismo tiempo que el equipo podía centrarse en tareas estratégicas en lugar de gestión manual de documentos.

                    Firma de consultoría tecnológica

                    Introdujo un flujo automatizado para la facturación y seguimiento de proyectos. Cada factura se genera, valida y archiva automáticamente, con trazabilidad completa de aprobación y envío. Esto no solo aceleró el ciclo de facturación, sino que permitió un control total sobre el histórico de documentos, facilitando auditorías y reportes a la dirección.

                    Beneficios de combinar automatización y trazabilidad

                    Reducir hasta un 30 % del tiempo dedicado a la gestión documental es posible si combinamos automatización, procesos optimizados y trazabilidad documental. Para CEOs y C-Level, invertir en soluciones de software especializadas representa un retorno directo en eficiencia, seguridad y competitividad.

                    Integrar automatización y trazabilidad en un sistema de gestión documental ofrece ventajas clave:

                    1. Eficiencia operativa: menos tiempo dedicado a tareas repetitivas y más enfoque en tareas estratégicas.
                    2. Reducción de errores: los documentos se registran y rastrean de forma automática, evitando duplicidades o pérdidas.
                    3. Seguridad y cumplimiento: se garantiza que la información sensible se gestione de acuerdo con las normativas legales y corporativas.
                    4. Escalabilidad: la empresa puede crecer sin que la gestión documental se convierta en un cuello de botella.
                    Implementación práctica en tu empresa
                    • Paso 1: Analiza los procesos actuales de gestión documental y detecta los cuellos de botella.
                    • Paso 2: Define reglas claras de clasificación y flujo de documentos.
                    • Paso 3: Implementa un software de gestión documental que permita automatizar tareas y registrar trazabilidad.
                    • Paso 4: Forma a tu equipo y establece métricas de seguimiento de eficiencia y errores.

                    Un sistema bien implementado no solo reduce tiempos, sino que ofrece un control completo sobre la información, mejorando la toma de decisiones y la productividad.

                    Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                      Imagen de una ilustración sobre iconos de gestion documental

                      Transformación digital legal, casos y estrategias de gestión documental

                      Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                      1 minuto

                      Lo más relevante en gestión documental

                      Transformación digital legal, casos y estrategias de gestión documental

                      La transformación digital legal ya no es solo un objetivo tecnológico: es una necesidad estratégica. Los cambios legales que se avecinan en 2025–2026 impactarán directamente en cómo las empresas gestionan sus documentos, protegen datos y automatizan trámites administrativos.

                      Lecturas clave para entender la transformación digital legal:

                      Para C-Level y Dirección: estos contenidos ofrecen un mapa del marco legal emergente y las herramientas que conviene adoptar para no quedarse atrás en la transformación documental. Incorporarlas a tiempo puede convertir el cumplimiento legal en una ventaja estratégica y operativa.

                      ¿Tu empresa necesita soluciones eficaces?

                      Escríbenos y te hacemos una auditoría exprés gratis.




                        Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                          Imagen de una ilustración sobre iconos de gestion documental

                          Métodos, procesos y casos aplicados

                          Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                          1 minuto

                          Lo más relevante en gestión documental

                          Métodos, procesos y casos aplicados

                          Gestionar documentos digitales no es solo cuestión de cumplir normas: implica entender qué tipo de documento tenemos, cómo se utiliza y cómo optimizar los procesos para mejorar la eficiencia y la accesibilidad.

                          Lecturas clave para aprender de métodos, procesos y casos reales:

                          Para Managers y Especialistas: estos artículos aportan ejemplos reales y casos de uso que pueden inspirar mejoras en procesos internos, implementación de nuevas tecnologías y colaboraciones estratégicas. Adoptar estas prácticas puede marcar la diferencia en eficiencia, cumplimiento normativo y experiencia de usuario.

                          ¿Tu empresa necesita soluciones eficaces?

                          Escríbenos y te hacemos una auditoría exprés gratis.




                            Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                                FORMULARIO DE INCIDENCIAS


                                Datos del usuario

                                *Debe ser cliente para acceder a este servicio.

                                Detalles de la incidéncia







                                Powered by
                                RESERVA TU FECHA


                                  Elige una franja horaria para tu asesoramiento exprés


                                  Para personalizar mejor el asesoramiento, respóndenos brevemente









                                  *La prueba gratuita de 30 días actualmente está disponible para Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store y Virtual Office, POD (albaranes de entrega), REG (Registro de entrada y salida). Para eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realizamos una demostración con sus documentos para resultados 100% reales y ajustados a su empresa. Confidencialidad garantizada. Su prueba gratuita puede demorarse según la cantidad de demandas existentes. No se preocupe, le incluiremos en una lista de espera y nos pondremos en contacto con usted muy pronto.

                                  Powered by
                                  Doceo Software icon: solutions for document management, electronic signature, invoicing, and digital delivery notes.
                                  Desarrollado por  GDPR Cookie Compliance
                                  Resumen de la privacidad

                                  Este sitio web utiliza cookies para proporcionarle la mejor experiencia de usuario posible. La información de las cookies se almacena en el navegador y realiza funciones como reconocerle cuando vuelve a la página web y ayuda al equipo a comprender qué secciones del sitio web le parecen más interesantes y útiles.