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21 de enero de 2026
La revolución silenciosa de las facturas: tecnología, normativa y oportunidad
Un recorrido personal por la evolución de la gestión de facturas de proveedor: del papel y el OCR a los circuitos automatizados, la factura electrónica y el nuevo papel de las empresas y las gestorías.
Ingeniero informático · Consultor TIC · CEO, Doceo Software Àlex Brusi és CEO de Doceo Software, especialitzada en digitalització i automatització de processos.
Si algo ha marcado este 2025 ha sido, sin duda, la conversación constante alrededor de la factura electrónica. Y lo que todavía nos queda por hablar. El aplazamiento de su entrada en vigor definitiva hasta finales de 2026 —un año más de lo previsto— ha tenido efectos muy distintos según a quién preguntes: para algunos ha sido un alivio, para otros un freno importante. Sea como sea, este retraso no cambia una realidad de fondo: la transformación ya está en marcha.
Muchas veces, cuando estamos inmersos en cambios normativos, tecnológicos y operativos, nos cuesta tomar perspectiva. Da la sensación de que todo es más complejo, más exigente, incluso más caótico. Pero si miramos atrás con un poco de distancia, es evidente que hemos avanzado una barbaridad. Y no precisamente en una mala dirección, aunque a veces lo parezca.
En este artículo quiero compartir mi experiencia personal y profesional sobre cómo hemos llegado hasta aquí en materia de factura electrónica, de dónde venimos y hacia dónde vamos. Un recorrido que empieza con archivadores llenos de papel y facturas sujetas con clips, y que nos lleva hasta los datos estructurados, la automatización y la gestión inteligente de la información.
Antes de la digitalización: el reinado del papel y los clips
Recuerdo perfectamente que, cuando empecé con la gestión de facturas de proveedor y con los primeros procesos de contabilización automática, hacia el año 1999, la principal preocupación de los departamentos financieros no era tanto la tecnología como el orden.
Era necesario organizar, clasificar e indexar correctamente las facturas.
En aquel momento —hablamos siempre de facturas de proveedor—, teóricamente las facturas debían gestionarse por orden de recepción. El gran reto era cómo guardarlas bien y, sobre todo, cómo archivarlas.
La gestión de facturas era, básicamente, una cuestión de orden físico y de archivo.
Se utilizaban muchísimos clips. A cada factura se añadía el resguardo de correo postal, los albaranes firmados, las órdenes de trabajo y cualquier documento relacionado con el expediente. Todo quedaba sujeto al mismo folio. No era extraño encontrar facturas con veinte o treinta clips, casi como un collage documental.
Los inicios de la digitalización: escáneres lentos y OCR poco fiable
Cuando se empezó a gestionar la factura de proveedor en formato digitalizado, surgió un inconveniente importante: la calidad de los escáneres. No era muy buena, y eso provocaba que el OCR fallara con frecuencia en la lectura automática de datos.
Los primeros escáneres con los que trabajamos eran muy lentos. Los modelos que costaban unas 100.000 pesetas escaneaban aproximadamente 12 páginas por minuto a una cara, es decir, unos cinco segundos por página.
Además, la calidad de imagen dejaba mucho que desear: documentos desalineados, torcidos, movidos. Los motores de OCR patinaban constantemente y la lectura automática de datos era casi anecdótica.
Con el tiempo, todo esto fue mejorando. Los escáneres ganaron velocidad, la calidad de captura aumentó y las interfaces de digitalización comenzaron a incorporar mejoras de imagen, correcciones automáticas de rotación (deskew) y mecanismos físicos más fiables. Los documentos ya no salían tan maltratados ni desalineados.
Aun así, el proceso seguía dependiendo totalmente del OCR, con un margen de error intrínsecamente alto. Era necesario aplicar muchas técnicas de mejora de imagen antes de intentar leer datos de manera automática.
La digitalización certificada: un antes y un después
Un gran salto cualitativo llegó con la digitalización certificada de facturas de proveedor. Esta evolución avanzó muy rápido porque permitía que el documento digitalizado tuviera valor legal.
Esto supuso varias ventajas clave:
- Reducción drástica del archivo físico.
- Acceso inmediato a los documentos.
- Posibilidad de mostrar el documento original en una inspección sin buscar papel.
- La digitalización certificada eliminó horas de búsqueda y muchos dolores de cabeza en auditorías.
Cuando llegaba una inspección de la Agencia Tributaria, o un requerimiento judicial que solicitaba todas las facturas de un proveedor durante un período concreto, la búsqueda física podía ser interminable. A menudo, además, surgía el problema de no encontrar alguna factura porque se había indexado mal.
Esto hacía que muchas empresas acabaran fotocopiando facturas una y otra vez. No era extraño encontrar varios archivos paralelos: el de administración, el del responsable de obra o proyecto, el de subvenciones… cada uno con copias grapadas del mismo documento.
La llegada del PDF: automatización real
Otra revolución llegó cuando las facturas comenzaron a enviarse en formato PDF. En este punto, ya era posible leer automáticamente los datos porque el texto a menudo estaba incrustado dentro del documento.
Esto marcó una diferencia fundamental: ya no dependíamos de un OCR interpretando una imagen, sino que trabajábamos con texto digital perfecto, con una precisión muy elevada.
Aún hoy hay casos en los que el PDF no tiene capa de texto o esta está corrupta, y entonces hay que aplicar OCR. Pero la gran diferencia es que la imagen ya no proviene de un escaneo físico, sino de un documento generado directamente por el sistema informático, con una calidad excelente.
De documentos no estructurados a datos estructurados
Un paso clave fue la obligatoriedad, en la relación con la administración pública, de emitir factura electrónica en formato Facturae. Aquí pasamos definitivamente de un documento no estructurado a un documento completamente estructurado.
Esto implica:
- Extracción automática y directa de datos.
- Eliminación práctica de errores.
- Garantía total del proceso.
Aquí entramos en un nuevo paradigma de gestión documental y automatización.
Al principio, las empresas se preocupaban por el espacio en disco. Después, por el tiempo de indexación. Y, finalmente, por la automatización de los circuitos de validación y gestión documental.
Hoy en día ya podemos leer automáticamente pedidos y albaranes asociados a las facturas y realizar conciliaciones automáticas, detectando qué cuadra y qué no. Cuando no existe pedido o albarán, es necesario establecer circuitos de validación, que pueden variar según la empresa.
Actualmente, es residual quien envía facturas en PDF escaneado. La mayoría son PDFs nativos, lo que ha permitido alcanzar ratios de lectura automática del 80% o 90% de la información.
Crea y Crece, Verifactu y la automatización mínima garantizada
La ley Crea y Crece parecía que iba a llegar de forma inminente y a traer una adopción masiva de formatos estructurados como Facturae. Todo apuntaba a una automatización total muy rápida, pero la realidad es que todavía está pendiente.
Mientras tanto, llega Verifactu, que permite leer automáticamente datos básicos como:
- CIF del receptor
- Número de factura
- Fecha
- Importe total
Este conjunto de datos es limitado si lo comparamos con la riqueza de un Facturae, pero es suficiente para una automatización básica muy útil:
- Control de duplicados
- Preclasificación automática
- Agilización de la contabilización
- Reducción de errores manuales
- Circuitos de validación
Verifactu no lo es todo, pero es un paso clave hacia la calidad del dato en origen.
Amplía tu información sobre VERIFACTU en nuestros artículos del blog
Lejos de desaparecer, el negocio evoluciona: La gran transformación de las gestorías
Aquí es donde el cambio será más profundo. Hoy en día, gran parte del negocio de las gestorías es llevar contabilidades, a menudo a partir de montones de papeles, PDFs escaneados o correos reenviados.
Este modelo desaparecerá prácticamente por completo.
Las gestorías deberán evolucionar hacia asesorías, con gestores documentales compartidos, visión completa de la información y capacidad de análisis real.
La contabilización dejará de ser el centro; el asesoramiento, no.
Esto permitirá analizar desviaciones, estudiar la evolución de costes y ventas, hacer previsiones, detectar oportunidades de subvenciones, I+D, innovación y crecimiento.
Este cambio será especialmente relevante para las pequeñas empresas, que hasta ahora no tenían acceso a este nivel de asesoramiento. A partir de ahora, lo tendrán.
Y, si no, las gestorías tal y como las conocemos hoy dejarán de tener sentido.
Cuando se empezó a hablar de la factura electrónica y de la ley Crea y Crece, la sensación inicial fue que se nos acababa la unidad de negocio de gestión y automatización de facturas de proveedor. Pero la realidad es justo la contraria.
Es un reto, sí, pero sobre todo una gran oportunidad.
Con soluciones de gestión documental, podremos automatizar todo el resto del proceso: conciliaciones, validaciones internas, históricos, analítica de datos. Es cierto que la extracción de datos de facturas nacionales prácticamente desaparecerá en dos o tres años, pero seguirán existiendo excepciones: pequeños colectivos, facturas extranjeras, casos residuales.
El foco ya no será archivar, ni indexar, ni “picar” datos, sino gestionar información y aportar valor.
