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21 de enero de 2026
La revolución silenciosa de las facturas: tecnología, normativa y oportunidad
Un recorrido personal por la evolución de la gestión de facturas de proveedor: del papel y el OCR a los circuitos automatizados, la factura electrónica y el nuevo papel de las empresas y las gestorías.
CEO, Doceo Software
Àlex Brusi és CEO de Doceo Software, especialitzada en digitalització i automatització de processos.
Recuerdo perfectamente que, cuando empecé con la gestión de facturas de proveedor y con los primeros procesos de contabilización automática, hacia el año 1999, la principal preocupación de los departamentos financieros no era tanto la tecnología como el orden. Era necesario organizar, clasificar e indexar correctamente las facturas.
En aquel momento —hablamos siempre de facturas de proveedor—, teóricamente las facturas debían gestionarse por orden de recepción. El gran reto era cómo guardarlas bien y, sobre todo, cómo archivarlas.
La gestión de facturas era, básicamente, una cuestión de orden físico y de archivo.
Se utilizaban muchísimos clips. A cada factura se añadía el resguardo de correo postal, los albaranes firmados, las órdenes de trabajo y cualquier documento relacionado con el expediente. Todo quedaba sujeto al mismo folio. No era extraño encontrar facturas con veinte o treinta clips, casi como un collage documental.
Los inicios de la digitalización: escáneres lentos y OCR poco fiable
Cuando se empezó a gestionar la factura de proveedor en formato digitalizado, surgió un inconveniente importante: la calidad de los escáneres. No era muy buena, y eso provocaba que el OCR fallara con frecuencia en la lectura automática de datos.
Los primeros escáneres con los que trabajamos eran muy lentos. Los modelos que costaban unas 100.000 pesetas escaneaban aproximadamente 12 páginas por minuto a una cara, es decir, unos cinco segundos por página.
Además, la calidad de imagen dejaba mucho que desear: documentos desalineados, torcidos, movidos. Los motores de OCR patinaban constantemente y la lectura automática de datos era casi anecdótica.
Con el tiempo, todo esto fue mejorando. Los escáneres ganaron velocidad, la calidad de captura aumentó y las interfaces de digitalización comenzaron a incorporar mejoras de imagen, correcciones automáticas de rotación (deskew) y mecanismos físicos más fiables. Los documentos ya no salían tan maltratados ni desalineados.
Aun así, el proceso seguía dependiendo totalmente del OCR, con un margen de error intrínsecamente alto. Era necesario aplicar muchas técnicas de mejora de imagen antes de intentar leer datos de manera automática.
La digitalización certificada: un antes y un después
Un gran salto cualitativo llegó con la digitalización certificada de facturas de proveedor. Esta evolución avanzó muy rápido porque permitía que el documento digitalizado tuviera valor legal.
Esto supuso varias ventajas clave:
- Reducción drástica del archivo físico.
- Acceso inmediato a los documentos.
- Posibilidad de mostrar el documento original en una inspección sin buscar papel.
- La digitalización certificada eliminó horas de búsqueda y muchos dolores de cabeza en auditorías.
Cuando llegaba una inspección de la Agencia Tributaria, o un requerimiento judicial que solicitaba todas las facturas de un proveedor durante un período concreto, la búsqueda física podía ser interminable. A menudo, además, surgía el problema de no encontrar alguna factura porque se había indexado mal.
Esto hacía que muchas empresas acabaran fotocopiando facturas una y otra vez. No era extraño encontrar varios archivos paralelos: el de administración, el del responsable de obra o proyecto, el de subvenciones… cada uno con copias grapadas del mismo documento.
La llegada del PDF: automatización real
Otra revolución llegó cuando las facturas comenzaron a enviarse en formato PDF. En este punto, ya era posible leer automáticamente los datos porque el texto a menudo estaba incrustado dentro del documento.
Esto marcó una diferencia fundamental: ya no dependíamos de un OCR interpretando una imagen, sino que trabajábamos con texto digital perfecto, con una precisión muy elevada.
Aún hoy hay casos en los que el PDF no tiene capa de texto o esta está corrupta, y entonces hay que aplicar OCR. Pero la gran diferencia es que la imagen ya no proviene de un escaneo físico, sino de un documento generado directamente por el sistema informático, con una calidad excelente.
Actualmente, es residual quien envía facturas en PDF escaneado. La mayoría son PDFs nativos, lo que ha permitido alcanzar ratios de lectura automática del 80% o 90% de la información.
De documents no estructurats a dades estructurades
Un pas clau va ser l’obligatorietat, en la relació amb l’administració pública, d’emetre factura electrònica en format Facturae. Aquí passem definitivament d’un document no estructurat a un document completament estructurat.
Això implica:
- Extracció automàtica i directa de dades.
- Eliminació pràctica d’errors.
- Garantia total del procés.
- Aquí entrem en un nou paradigma de gestió documental i automatització.
Primer, les empreses es preocupaven per l’espai de disc. Després, pel temps d’indexació. I finalment, per l’automatització dels circuits de validació i gestió documental.
Avui ja podem llegir automàticament comandes i albarans associats a les factures i fer conciliacions automàtiques, detectant què quadra i què no. Quan no hi ha comanda o albarà, cal establir circuits de validació, que poden variar segons l’empresa.
Los inicios de la digitalización: escáneres lentos y OCR poco fiable
Cuando se empezó a gestionar la factura de proveedor en formato digitalizado, surgió un inconveniente importante: la calidad de los escáneres. No era muy buena, y eso provocaba que el OCR fallara con frecuencia en la lectura automática de datos.
Los primeros escáneres con los que trabajamos eran muy lentos. Los modelos que costaban unas 100.000 pesetas escaneaban aproximadamente 12 páginas por minuto a una cara, es decir, unos cinco segundos por página.
Además, la calidad de imagen dejaba mucho que desear: documentos desalineados, torcidos, movidos. Los motores de OCR patinaban constantemente y la lectura automática de datos era casi anecdótica.
Con el tiempo, todo esto fue mejorando. Los escáneres ganaron velocidad, la calidad de captura aumentó y las interfaces de digitalización comenzaron a incorporar mejoras de imagen, correcciones automáticas de rotación (deskew) y mecanismos físicos más fiables. Los documentos ya no salían tan maltratados ni desalineados.
Aun así, el proceso seguía dependiendo totalmente del OCR, con un margen de error intrínsecamente alto. Era necesario aplicar muchas técnicas de mejora de imagen antes de intentar leer datos de manera automática.
Crea y Crece, Verifactu i l’automatització mínima garantida
La llei Crea y Crece semblava que havia d’arribar de manera imminent i portar una adopció massiva de formats estructurats com Facturae. Tot apuntava a una automatització total molt ràpida, però la realitat és que encara està pendent.
Mentrestant, arriba Verifactu, que permet llegir automàticament dades bàsiques com:
CIF del receptor
Número de factura
Data
Import total
Aquest conjunt de dades és limitat si el comparem amb la riquesa d’un Facturae, però és suficient per a una automatització bàsica molt útil:
Control de duplicats
Preclassificació automàtica
Agilització de la comptabilització
Reducció d’errors manuals
Circuits de validació
Verifactu no ho és tot, però és un pas clau cap a la qualitat de la dada en origen.
Lluny de desaparèixer, el negoci evoluciona
Quan es va començar a parlar de la factura electrònica i de la llei Crea y Crece, la sensació inicial va ser que se’ns acabava la unitat de negoci de gestió i automatització de factures de proveïdor. Però la realitat és just la contrària.
És un repte, sí, però sobretot una gran oportunitat.
Amb solucions de gestió documental, podrem automatitzar tota la resta del procés: conciliacions, validacions internes, històrics, analítica de dades. És cert que l’extracció de dades de factures nacionals pràcticament desapareixerà en dos o tres anys, però continuaran existint excepcions: petits col·lectius, factures estrangeres, casos residuals.
El focus ja no serà arxivar, ni indexar, ni “picar” dades, sinó gestionar informació i aportar valor.
La gran transformació de les gestories
Aquí és on el canvi serà més profund. Avui dia, gran part del negoci de les gestories és portar comptabilitats, sovint a partir de feixos de papers, PDFs escanejats o correus reenviats.
Aquest model desapareixerà pràcticament del tot.
Les gestories hauran d’evolucionar cap a assessories. Amb gestors documentals compartits, visió completa de la informació i capacitat d’anàlisi real.
La comptabilització deixarà de ser el centre; l’assessorament, no.
Això permetrà analitzar desviacions, estudiar l’evolució de costos i vendes, fer previsions, detectar oportunitats de subvencions, R+D, innovació i creixement.
Aquest canvi serà especialment rellevant per a les petites empreses, que fins ara no tenien accés a aquest nivell d’assessorament. A partir d’ara, el tindran. I si no, les gestories tal com les coneixem avui deixaran de tenir sentit.
