Digitaliza tus albaranes y transforma tus comprobantes en procesos digitales seguros.
- Soluciones
-
- Recursos
-
- Objectif Lune
-
- Blog
-
-
-
Cómo elegir colores accesibles en tu control horario con Doceo InTime
Accesibilidad ¿Cómo elegir colores accesibles? Diseñando para todos: accesibilidad y experiencia de usuario en tus aplicaciones de gestión Quiero contactar... -
PDF accesibles: la nueva obligación europea y por qué la remediación de PDF ya no es opcional
PDF accesibles: la nueva obligación europea y por qué la remediación de PDF ya no es opcional Cumplir con la... -
Nuestras soluciones on-premise para procesos masivos de PDF se renuevan: ahora con accesibilidad documental
Novedades en 1 minuto Nuestras soluciones on-premise para procesos masivos de PDF se renuevan: ahora con accesibilidad documental En Doceo... -
Transformación digital legal, casos y estrategias de gestión documental
1 minuto Lo más relevante en gestión documental Transformación digital legal, casos y estrategias de gestión documental La transformación digital... -
Métodos, procesos y casos aplicados
1 minuto Lo más relevante en gestión documental Métodos, procesos y casos aplicados Gestionar documentos digitales no es solo cuestión...
-
-
-
Cómo unificar el control horario en varios centros de trabajo con Doceo InTime
Cómo unificar el control horario en varios centros de trabajo con Doceo InTime ¿Qué puede cambiar realmente en el control... -
Cómo elegir colores accesibles en tu control horario con Doceo InTime
Accesibilidad ¿Cómo elegir colores accesibles? Diseñando para todos: accesibilidad y experiencia de usuario en tus aplicaciones de gestión Quiero contactar... -
El nuevo registro de jornada: crónica de una reforma anunciada
El nuevo registro de jornada: crónica de una reforma anunciada (y todavía pendiente) ¿Qué puede cambiar realmente en el control... -
La revolución silenciosa de las facturas: tecnología, normativa y oportunidad
OPINIÓN | Novedades y Actualidad | Newsletter21 de enero de 2026 La revolución silenciosa de las facturas: tecnología, normativa y... -
Qué hacer si no encuentras el software que necesitas para tu empresa
Qué hacer si no encuentras el software que necesitas para tu empresa Descúbrelo en 3 minutos Quiero contactar con un...
-
-
-
Español Es
¿Qué empresas deben utilizar un registro de entrada y salida de documentos?
Descubre en menos de 5 minutos si esta obligación legal afecta a tu empresa
En España, todas las entidades del sector público están obligadas a llevar un registro de entrada y salida de documentos, según establece la normativa vigente. A continuación te detallo quiénes están obligados y por qué:
¿Qué entidades están obligadas?
Administraciones públicas:
- Administración General del Estado
- Comunidades Autónomas
- Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
- Organismos autónomos y entes públicos dependientes
Sector público institucional:
- Universidades públicas
- Empresas públicas
- Fundaciones del sector público
- Consorcios
- Otros entes instrumentales
Quiero contactar con un experto...
¿Tienes dudas? ¡Contáctanos! Nuestro equipo de expertos está listo para asesorarte de manera gratuita y sin compromiso. ¡Estamos aquí para ayudarte a dar el siguiente paso!
¿Y las empresas privadas?
Las empresas privadas no están obligadas en general a llevar un registro de entrada y salida de documentos como las administraciones públicas. Sin embargo:
- Si gestionan servicios públicos por concesión o colaboran estrechamente con una administración, podrían estar obligadas por contrato o convenio.
- En sectores regulados (sanidad, educación, energía, etc.), pueden tener obligaciones similares para cumplir con la trazabilidad documental y auditorías.
- Muchas empresas adoptan un registro interno por razones de gestión, control, auditoría o cumplimiento normativo (compliance).
Normativa aplicable
Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
- Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.
Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.
La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:
Artículo 16. Registros
Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.
El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.
También se relaciona con:
- Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
- Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
- Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
- Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
¿CÓMO DEBE SER UN REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA?
Un buen registro (manual o digital, pero preferiblemente electrónico) debe garantizar trazabilidad, integridad y acceso seguro a la información.
Características que debe tener:
- Digital y seguro: preferiblemente electrónico, con autenticación de usuarios.
- Automatizado, con asignación de un código de registro único.
- Accesible y consultable, con control de acceso según roles.
- Con sello de tiempo, para garantizar la fecha y hora exacta.
- Integrado con otros sistemas (archivo, gestor documental, tramitador).
- Con copias de seguridad y registro de auditorías.
¿Qué datos debe registrar como mínimo?
- Número o código de registro
- Fecha y hora de entrada o salida
- Identificación del remitente (entrada) o destinatario (salida)
- Órgano receptor o emisor dentro de la organización
- Medio de recepción o envío (presencial, postal, electrónico…)
- Referencia o descripción del documento
- Documentos anexos (si los hay)
- Estado del documento (pendiente, tramitado, archivado…)
