Automatización de procesos en la gestión documental y la factura electrónica obligatoria Cómo optimizar la facturación y el cumplimiento legal...
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Factura electrónica: qué es y para qué sirve (2025)
validez legal y ventajas clave
23 de octubre, 2024
La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero con ventajas adicionales relacionadas con su emisión, almacenamiento y procesamiento.
Este tipo de factura se caracteriza por su formato estructurado, lo que permite un tratamiento automatizado y su transmisión electrónica entre emisor y receptor. La factura electrónica debe cumplir con los requisitos legales establecidos en la normativa vigente, garantizando su autenticidad, integridad y legibilidad.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios, y que se emite y recibe en formato digital. Su principal característica es que, a diferencia de las facturas en papel, se genera, envía y almacena de manera completamente electrónica, utilizando formatos específicos como XML, FacturaE o UBL.
En España, la emisión de facturas electrónicas está regulada por el Real Decreto 1619/2012, que establece las obligaciones de facturación, y la Ley 56/2007, de medidas de impulso de la sociedad de la información, que promueve el uso de la factura electrónica en transacciones comerciales.
Desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), el uso de la factura electrónica se ha extendido como un mecanismo obligatorio para empresas y autónomos en muchas situaciones. A partir de 2025, será obligatorio para todas las operaciones entre empresas (B2B), un paso más en la digitalización del tejido empresarial.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
- Facilitar el cumplimiento normativo: La factura electrónica permite cumplir con las obligaciones fiscales de manera más eficiente, ya que está integrada en sistemas que verifican el cumplimiento de los requisitos legales, como los establecidos en la Ley General Tributaria o el Reglamento de Facturación.
- Reducir la morosidad: Gracias a la ley Crea y Crece, la factura electrónica es una herramienta clave en la lucha contra la morosidad empresarial. La normativa establece plazos claros para la emisión, recepción y pago de las facturas, facilitando un mayor control sobre los vencimientos y el cobro.
- Optimizar la gestión administrativa: Al digitalizar el proceso de emisión y recepción de facturas, las empresas reducen significativamente el tiempo y los costes asociados a la gestión de facturas en papel. Esto incluye el ahorro en impresión, envío postal y almacenamiento.
- Mejorar la trazabilidad y control: Con la factura electrónica, los datos quedan registrados en sistemas digitales, lo que facilita el control de las transacciones y permite llevar un registro más transparente y detallado de las operaciones comerciales. Además, es más fácil verificar el estado de las facturas emitidas y recibidas.
- Contribuir a la sostenibilidad: Al eliminar el uso del papel, las facturas electrónicas también tienen un impacto positivo en el medio ambiente, contribuyendo a la sostenibilidad empresarial.
- Interoperabilidad con sistemas tributarios: La factura electrónica permite la comunicación directa con la Agencia Tributaria, facilitando el control fiscal y reduciendo errores en la declaración del IVA, gracias a herramientas como el Suministro Inmediato de Información (SII), obligatorio para ciertos contribuyentes.
Normativa aplicable
La factura electrónica está regulada por varias normativas, entre las que destacan:
- Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.
- Ley 58/2003, General Tributaria, que establece las obligaciones fiscales de los contribuyentes.
- Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), que impone la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresas.
- Reglamento eIDAS, que regula el uso de servicios electrónicos, incluido el de firma electrónica, asegurando la validez y seguridad de las facturas electrónicas en toda la Unión Europea.
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ACCEDE A EBOOK¿Cómo emitir una factura electrónica?
Para emitir una factura electrónica, es necesario disponer de un software de facturación compatible con los requisitos legales. Este software debe garantizar:
- Firma electrónica: Para asegurar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido de la factura.
- Formato estructurado: Utilización de formatos específicos (como XML o FacturaE) que permitan el intercambio automático de la factura entre sistemas.
- Comunicación con la Agencia Tributaria: Para cumplir con el SII u otras obligaciones tributarias.
¿Quién está obligado a usar la factura electrónica?
En 2025, la emisión de facturas electrónicas será obligatoria para todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos, lo que incluye cualquier transacción en la que ambas partes tengan actividad empresarial o profesional. Además, aquellas empresas que participen en licitaciones públicas o trabajen con la administración ya están obligadas a usar la factura electrónica desde 2015.
La factura electrónica no solo es una herramienta para mejorar la eficiencia y reducir costes, sino que también es un requisito legal que cada vez más empresas deberán adoptar. Su uso facilita el cumplimiento normativo, mejora la transparencia en los pagos y contribuye a una gestión empresarial más ágil y sostenible.
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