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Accesibilidad y normativa

Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

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Lo más relevante en gestión documental

Accesibilidad y normativa

La accesibilidad digital ya no es un extra: es una obligación legal y una oportunidad estratégica. La nueva normativa europea marca un antes y un después en cómo las empresas y organismos deben garantizar que sus documentos digitales sean accesibles, especialmente para personas ciegas o con baja visión.

 Lecturas clave para entender la accesibilidad digital:

Para CEOs y responsables de IT: cumplir con las normas de accesibilidad ya no es opcional. Ignorarla puede derivar en litigios legales, pérdida de reputación y barreras de usabilidad. Invertir en accesibilidad significa apostar por confianza, inclusión y retorno tangible en la experiencia digital de todos.

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      Cas d’èxit real: Maydisa digitalitza la gestió documental i logística amb el Kit Digital.

      Maydisa construcción y reformas

      Icono de Doceo Software: gestión documental, firma electrónica, facturación electrónica y albarán digital

      Caso de éxito I Sector de la construcción y reformas

      Maydisa

      Transformación digital de la gestión documental y logística gracias al Kit Digital

      Cuando pensamos en el Kit Digital, a menudo nos vienen a la mente críticas o experiencias poco satisfactorias. Pero también existen historias reales de éxito que merecen ser contadas. Este es el caso de Maydisa, una empresa referente en el sector de la construcción y las reformas.

      Cas d’èxit real: Maydisa digitalitza la gestió documental i logística amb el Kit Digital.
      Maydisa
      Los retos
      La solución
      El resultado
      Kit Digital
      CONTACTO
      • A propósito de Maydisa

      Maydisa es un referente en el sector de la construcción y las reformas, especializada en materiales de alta calidad para obra nueva, rehabilitación y reforma integral. Con una larga trayectoria y vocación innovadora, la empresa ha sabido evolucionar al ritmo del mercado, ofreciendo soluciones técnicas a profesionales de todo el país.

      Para ganar agilidad en la gestión y entrega de materiales, Maydisa apostó por avanzar en su transformación digital y optimizar sus procesos diarios.

      www.maydisa.com

       

      Cas d’èxit real: Maydisa digitalitza la gestió documental i logística amb el Kit Digital.
      Vista aérea de las instalaciones de la empresa Maydisa.
      • Los retos

      Maydisa ya contaba con una solución básica para su gestión documental, que funcionaba como repositorio de archivos. Sin embargo, con el paso del tiempo y el crecimiento natural de la empresa, se vio la oportunidad de ir más allá y convertir esta herramienta en un verdadero apoyo activo para los procesos logísticos y administrativos.

      En un entorno como el de Maydisa, donde la coordinación entre almacenes, transportistas y clientes genera un alto volumen documental —especialmente en lo que respecta a albaranes y comprobantes de entrega— resulta clave disponer de sistemas ágiles y fiables.

      Algunos de los retos que motivaron esta evolución fueron:

      • Gestión documental compleja: la documentación generada en papel aumentaba con la actividad, y era necesario encontrar una forma más eficiente de gestionarla y compartirla entre departamentos.
      • Trazabilidad mejorable: el seguimiento de pedidos se realizaba manualmente, lo que dificultaba una trazabilidad completa y en tiempo real.
      • Confirmación de entregas con demoras innecesarias: la validación de documentos podía agilizarse, lo cual habría permitido cerrar las operaciones con mayor rapidez.
      • Minimización de errores humanos: automatizar procesos se presentaba como una oportunidad para reducir riesgos y mejorar la calidad de la información gestionada.

      La exigencia constante y la atención a las novedades tecnológicas que optimizan los procesos internos son factores clave que impulsan la eficiencia y el crecimiento sostenido de la empresa.

      • La solución

      La apuesta de Maydisa por la transformación digital refuerza su compromiso con la eficiencia, la sostenibilidad y la innovación. Gracias a esta solución, la empresa no solo ha optimizado sus procesos logísticos, sino que ha establecido las bases para seguir creciendo de forma inteligente y adaptada a los retos futuros del sector de la construcción.

      • Reducción del 90 % en el uso de papel para albaranes y documentación logística.
      • Confirmación inmediata de entregas y recepción de materiales.
      • Mejora en la trazabilidad y el control interno, gracias a una gestión documental unificada y digital.
      • Ahorro de tiempo y recursos, permitiendo que el equipo se enfoque en tareas de mayor valor añadido.
      • Mayor satisfacción del cliente, ofreciendo un servicio más ágil, transparente y moderno.

      Este caso demuestra que, bien aprovechado, el Kit Digital puede ser un verdadero motor de transformación digital. No se trata solo de implementar nuevas herramientas, sino de repensar procesos, automatizar tareas y dotar al equipo de soluciones eficientes.

      En Maydisa, la digitalización ya no es una promesa de futuro: es una realidad que los hace más ágiles, competitivos y preparados para seguir creciendo.

      Infografía del caso de éxito: Maydisa apuesta por el Kit Digital para transformar la gestión documental.
      • El resultado: una digitalización real

      Gracias al Kit Digital, Maydisa aprovechó la oportunidad para implementar una versión avanzada, integrada con su ERP y totalmente adaptada a sus necesidades.

      Esta decisión supuso una transformación real en su forma de trabajar:

      • Clasificación automática de documentos: el sistema lee códigos de barras generados desde el ERP o escaneados, e indexa automáticamente los documentos con los datos correspondientes.
      • Bandejas compartidas entre departamentos: se crearon espacios colaborativos para revisar y clasificar la documentación según el estado del proceso, mejorando la coordinación interna.
      • Gestión del crédito y validación de ventas: ahora se realiza digitalmente, mediante sellos automáticos con información clave (responsable, importe, fase de validación, etc.).
      • Reuniones semanales más eficientes: la documentación está organizada según su estado dentro del flujo de trabajo, lo que facilita la toma de decisiones en compras, ventas y administración.
      • Acceso directo desde el ERP: los documentos quedan enlazados a campos clave y se pueden consultar con un solo clic desde el sistema de gestión.
      • Migración completa del histórico: todo el archivo documental anterior se integró en el nuevo sistema, centralizando el acceso a la información.

      Este caso demuestra que, bien aprovechado, el Kit Digital puede ser un verdadero motor de transformación digital. No se trata solo de implementar herramientas nuevas, sino de repensar procesos, automatizar tareas y dotar al equipo de soluciones eficientes.

      En Maydisa, la digitalización ya no es una promesa de futuro: es una realidad que les hace más ágiles, competitivos y preparados para seguir creciendo.

      Kit Digital y doceosoftware

      Cuando pensamos en el Kit Digital, a menudo nos vienen a la mente críticas o experiencias poco satisfactorias. Pero también existen historias reales de éxito que merecen ser contadas. Este es el caso de Maydisa, como hemos visto.

      El Kit Digital ha sido sin lugar a dudas una iniciativa clave para impulsar la digitalización de las empresas españolas. Sin embargo, en algunos casos, una comunicación poco clara ha generado malentendidos y cierto mal sabor de boca entre empresas que no recibieron la información adecuada o confiaron en agentes poco preparados.

      Es importante recordar que el Kit Digital no es una solución mágica, pero sí un punto de partida potente para modernizar procesos, ganar eficiencia y hacer más competitivas a las empresas tanto dentro como fuera del país. Un ejemplo claro es el Kit de Servicios de Oficina Virtual, Gestión de Procesos o la nueva Gestión de procesos con IA, que permite integrar soluciones para optimizar flujos de trabajo, eliminar tareas manuales y reducir errores. Según diversos estudios, las empresas que digitalizan su gestión interna pueden llegar a mejorar su productividad hasta en un 20%* respecto a aquellas que no tienen un control automatizado de sus procesos.

      Esperamos que empresas como Maydisa, que han apostado por este camino, continúen avanzando en su crecimiento. Y animamos a todas las organizaciones a no temer al Kit Digital, sino a informarse bien, buscar asesoramiento de calidad y confiar en agentes digitalizadores honestos y profesionales. La digitalización es una inversión de futuro —con el apoyo adecuado, puede ser una verdadera palanca de cambio.

      Descubrir más
      *Datos extraídos de EuropaPress 

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        Imagen de caso de uso de Control Horario Doceo InTime. Gestión de jornada laboral y registro digital.

        La nueva normativa sobre control horario en el trabajo: cómo y cuándo habrá que fichar

        Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

        La nueva normativa sobre control horario en el trabajo 2026: cómo y cuándo habrá que fichar

        Novedades en 3 minutos

        Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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        ¿Cómo se controlará la jornada laboral?

        ¿Habrá que reflejar las horas extra?

        ¿Cómo se garantizará el derecho a la desconexión digital?

        Doceo InTime ya cumple la normativa

        Contacta con un experto

        El Ministerio de Trabajo está ultimando los trámites para aprobar un nuevo sistema de registro de la jornada laboral y medidas para garantizar el llamado derecho a la desconexión digital de los trabajadores.

        El objetivo en materia de registro horario es hacerlo menos manipulable y más accesible para la Inspección de Trabajo. En cuanto a la desconexión digital, se pretende garantizar un verdadero descanso para los trabajadores.

        ¿Cómo se controlará la jornada laboral?

        El registro de horas trabajadas es obligatorio en todas las empresas desde 2019. La principal novedad de la normativa que se plantea ahora es que este control deberá realizarse de forma exclusivamente electrónica.

        Esto significa que dejarán de ser válidos los registros en papel. Cuando entre en vigor la nueva norma, los trabajadores solo podrán registrar sus horas de trabajo mediante programas informáticos, aplicaciones móviles, páginas web o tarjetas con tecnología RFID o códigos QR.

        Toda esta información deberá almacenarse en un archivo seguro y accesible —y esta es otra novedad importante— en cualquier momento y de forma remota por parte de la Inspección de Trabajo.

        Además, todo deberá realizarse en un entorno técnicamente seguro para evitar fugas de datos, y quedará prohibido el uso de sistemas biométricos como huellas dactilares o reconocimiento facial.

        El Ministerio de Trabajo afirma que busca un sistema “realmente eficaz”, guiado por los principios de objetividad, fiabilidad y accesibilidad. 

        Imagen de caso de uso de Control Horario Doceo InTime. Gestión de jornada laboral y registro digital.

        El Ministerio de Trabajo quiere que el registro de entrada y salida en el lugar de trabajo sea exclusivamente electrónico y que la Inspección de Trabajo tenga acceso directo a los datos para controlar las horas extraordinarias.

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        ¿Habrá que reflejar las horas extra?

        Sí. La futura norma especifica que será el propio trabajador quien deberá indicar si las horas registradas son de trabajo efectivo o de disponibilidad, así como si son ordinarias o extraordinarias.

        El Ministerio también quiere que las horas extra queden reflejadas en la nómina mensual, independientemente de cómo se compensen.

        El objetivo es acabar con lo que los sindicatos califican de fraude: no pagar las horas extraordinarias no cotizadas ni declaradas. Según datos del Instituto de Estadística, en 2025, en los tres primeros meses del año se realizaron en Cataluña más de 13 millones de horas extra, de las cuales 7 millones no se pagaron.

        Llegar tarde al trabajo puede implicar descuentos en la nómina, según una sentencia.
        Firma electrónica cara a cara en Doceo BioSign F2F, igual que en papel.
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        ¿Cómo se garantizará el derecho a la desconexión digital?

        La desconexión digital es otro de los grandes objetivos del Ministerio de Trabajo. Se trata, por ejemplo, de no tener que responder llamadas o correos electrónicos relacionados con la empresa fuera del horario laboral efectivo.

        La consulta pública iniciada plantea la necesidad de proteger a los trabajadores en relación con las condiciones pactadas, la conciliación de la vida personal y familiar y su propia salud.

        En concreto, el texto que fue al Congreso y que ahora se quiere recuperar hablaba de garantizar la “ausencia de comunicación por parte de la empresa” fuera del horario de trabajo pactado y de no tener que estar “localizable” cuando no se está trabajando.

        Doceo InTime ya cumple con todos los requisitos de esta nueva normativa, ofreciendo un sistema de control horario totalmente electrónico, seguro, accesible para la Inspección de Trabajo y compatible con teletrabajo, lo que garantiza a las empresas estar preparadas para el nuevo marco legal.

        ¿Cumple tu sistema actual de control horario con la nueva ley?

        1. Registro exclusivamente electrónico: nada de fichajes en papel; solo apps, web, software o tarjetas RFID/QR.
        2. Acceso remoto para Inspección de Trabajo: los datos deben estar almacenados de forma segura y accesibles en cualquier momento.
        3. Protección de datos reforzada: entorno seguro y prohibición de datos biométricos (huellas, rostro).
        4. Objetividad, fiabilidad y accesibilidad: el sistema debe garantizar registros veraces y consultables.
        5. Compatibilidad con teletrabajo y presencialidad: permitir fichajes en ambos entornos.
        6. Registro detallado de horas: diferenciar horas ordinarias, extraordinarias y de disponibilidad.
        7. Horas extra reflejadas en nómina: las horas extraordinarias deben aparecer mensualmente, sin importar cómo se compensen.
        8. Derecho a la desconexión digital: el sistema debe ayudar a garantizar que no haya comunicaciones laborales fuera del horario pactado.
        ¿Crees que control horario no cumple?

        Doceo InTime ya cumple la normativa

        Con Doceo InTime, las empresas pueden cumplir de forma sencilla y eficaz con las nuevas exigencias legales en control horario.

        Este sistema ofrece un registro horario 100% electrónico, intuitivo y automatizado, que permite a los empleados fichar fácilmente su entrada y salida tanto en presencial como en teletrabajo.

        Doceo InTime garantiza la inalterabilidad y trazabilidad de los datos: todos los registros quedan guardados de forma segura y accesible para ambas partes, lo que proporciona total transparencia y fiabilidad ante cualquier inspección o disputa laboral.

        Además, la Inspección de Trabajo puede tener acceso remoto a los datos cuando sea necesario, cumpliendo así con el nuevo requisito legal de disponibilidad inmediata de la información.

        El sistema también incorpora funcionalidades avanzadas para garantizar la desconexión digital, ayudando a las empresas a gestionar las horas fuera del horario laboral y evitar comunicaciones a los empleados durante sus periodos de descanso, salvo en casos estrictamente necesarios.

        Así, Doceo InTime no solo cumple con la nueva normativa de registro horario, sino que también ayuda a las empresas a proteger los derechos de sus trabajadores y a construir una jornada laboral más equilibrada y eficiente para todos.

        • Registro exclusivamente electrónico: queda prohibido el fichaje en papel.
        • Acceso remoto para la Inspección de Trabajo: los datos deben estar disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.
        • Inalterabilidad y transparencia: la empresa no puede modificar los registros; todo queda guardado para ambas partes en caso de disputa.
        Mockup de Doceo InTime | Aplicación gratuita de control horario

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          Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión

          Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

          Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión

          Cumplir con la normativa y mejorar la experiencia de todos los usuarios es posible: descubre herramientas y soluciones para PDFs accesibles

          Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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          ¿Por qué es importante comprobar la accesibilidad de un PDF?

          Herramientas gratuitas para comprobar la accesibilidad de un PDF

          Soluciones profesionales: en Doceo Software podemos ayudarte

          Contacta con un experto

          Hoy en día, la accesibilidad ya no es opcional: es parte fundamental de cómo compartimos información. Los PDF se han convertido en un formato habitual para difundir contenidos, pero no siempre resultan fáciles de usar para personas ciegas o con baja visión. Garantizar que estos documentos cumplan la normativa no es solo una cuestión legal; también es apostar por la inclusión y la igualdad de oportunidades.

          ¿Por qué es importante comprobar la accesibilidad de un PDF?

          Los PDF son uno de los formatos más comunes para compartir información en empresas, administraciones y entidades. Sin embargo, no todos están diseñados para ser utilizados por personas ciegas o con baja visión. La accesibilidad implica que el documento tenga una estructura correcta, etiquetas, orden de lectura y textos alternativos para que los lectores de pantalla puedan interpretarlo. Verificarla es un compromiso con la inclusión y también con el cumplimiento de la normativa.

          ¿Quién está incluido?
          • Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
          • Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
          • Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
          • Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
          • Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
          • Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.
          Aspectos legales y responsabilidad empresarial

          ¿Qué normativa regula la accesibilidad de documentos digitales?

          En España, la Ley 11/2023 de accesibilidad establece la obligación de que los documentos digitales sean accesibles, tanto para administraciones públicas como, progresivamente, para empresas privadas. Además, las directrices WCAG del W3C marcan el estándar internacional para la accesibilidad web y documental.

          ¿Qué riesgos existen si no se cumple con la normativa?

          No cumplir con estos requisitos puede derivar en sanciones y pérdida de contratos con el sector público. Pero, sobre todo, supone excluir a un sector importante de la población, dañando la imagen de la organización y reduciendo su alcance potencial.

          ¿Qué beneficios tiene apostar por la accesibilidad?

          • Refuerza la imagen de marca y la responsabilidad social.
          • Amplía la audiencia y mejora la experiencia de usuario.
          • Prepara a la organización para normativas futuras más estrictas.

          Herramientas gratuitas para comprobar la accesibilidad de un PDF

          Existen varias herramientas gratuitas que facilitan esta comprobación:

          • Adobe Reader (Lectura en voz alta): Permite seleccionar texto y usar su función de lectura en voz alta. Si el contenido se puede leer correctamente, es un buen indicio de que el PDF tiene cierto grado de accesibilidad.
          • PAC – PDF Accessibility Checker: Una herramienta gratuita especializada para auditar PDFs según estándares internacionales como WCAG y PDF/UA. Ofrece informes detallados y señala los puntos que deben mejorar.

          También puedes apoyarte en complementos y extensiones para navegadores o suites ofimáticas que integran comprobadores de accesibilidad desde la creación del documento.

          ¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

          DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

          Descubre más¿Quieres contactar con un experto?

          Soluciones profesionales: en Doceo Software podemos ayudarte

          En Doceo Software entendemos que la accesibilidad no es solo una obligación, sino una oportunidad para llegar a más personas. Por eso ofrecemos:

          • Estudio personalizado de tus documentos: analizamos el estado actual de tus PDFs para evaluar su accesibilidad.
          • Diseño de documentos accesibles a medida: creamos o rediseñamos PDFs cumpliendo con las normativas vigentes.
          • Adaptación de documentos existentes: desde un único PDF hasta documentos transaccionales que se generan automáticamente según las necesidades de tus clientes o usuarios.

          Nuestro objetivo es que tu organización cumpla con las normativas de accesibilidad y ofrezca una experiencia inclusiva a todas las personas.

          Diseño de documentos accesibles a medida

          Somos especialistas en diseño y gestión integral de documentos digitales accesibles a medida.

          Trabajamos 360º para que tu organización cumpla con la normativa vigente y facilite el acceso a la información a todas las personas.

          Ofrecemos dos grandes soluciones: diseñamos desde cero cualquier tipo de documento con criterios de accesibilidad o transformamos tus archivos actuales (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en versiones plenamente accesibles.

          Además, automatizamos flujos documentales, integramos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, todo bajo estándares como la Ley 11/2018, el Real Decreto 1112/2018, la Directiva UE 2019/882 y las normas WCAG 2.1/UNE-EN 301 549.

          Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, pymes y entidades del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, refuerzan la imagen inclusiva de tu organización y garantizan accesibilidad real.

          En DoceoSoftware trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.

          Saber más 

          Adaptación de documentos PDF existentes

          No importa si se trata de un único PDF o de un sistema completo de documentos transaccionales: en Doceo Software podemos adaptar y transformar tus archivos para que cumplan con las normativas de accesibilidad vigentes y puedan ser leídos por personas ciegas o con baja visión.

          • De un único PDF a grandes volúmenes: podemos trabajar desde documentos individuales hasta grandes lotes de archivos, garantizando la coherencia y la calidad en todos ellos.
          • Documentos transaccionales: nos especializamos en adaptar documentos dinámicos que se generan automáticamente (facturas, contratos, extractos, notificaciones…). Este tipo de documentos, por su naturaleza cambiante, suelen ser los más complejos de adaptar, pero con nuestras soluciones conseguimos que cumplan con estándares de accesibilidad desde su origen.
          • Estructuración y etiquetado semántico: reorganizamos y etiquetamos correctamente los elementos del PDF (títulos, tablas, listas, imágenes y descripciones alternativas) para que los lectores de pantalla interpreten la información de forma precisa.
          • Optimización del flujo de trabajo: si tu empresa genera PDFs de manera automatizada, podemos intervenir en el proceso para que la accesibilidad quede integrada desde la creación, ahorrando tiempo y costes a largo plazo.

          Con este enfoque integral, no solo adaptamos documentos ya creados, sino que también ayudamos a diseñar procesos para que tus PDFs sean accesibles desde el primer momento, evitando retrabajos y cumpliendo con las normativas.

          En el ámbito de la comunicación con clientes existen diferentes tipos de documentos digitales. Conocerlos es clave para entender cómo gestionarlos y garantizar su accesibilidad.

          ¿Qué son los documentos transaccionales?

          Los documentos transaccionales son aquellos que se generan como parte de un proceso o interacción concreta con el cliente. Contienen información personalizada y, a menudo, de carácter legal o contractual. Por su importancia, deben ser accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.

          Ejemplos de documentos transaccionales:

          • Facturas
          • Recibos
          • Contratos
          • Notificaciones de pago
          • Comunicaciones críticas de servicio

          Estos documentos suelen ser obligatorios, requieren trazabilidad y deben cumplir con normativas tanto de protección de datos como de accesibilidad digital.

          ¿Qué son los documentos simples?

          Los documentos simples son comunicaciones menos críticas y generalmente con contenido estándar o informativo. Aunque también pueden personalizarse, no tienen el mismo nivel de obligatoriedad o formalidad que los transaccionales.

          Ejemplos de documentos simples:

          • Comunicaciones comerciales
          • Newsletters
          • Folletos digitales
          • Anuncios informativos
          • Recordatorios de servicio

          Aunque sean menos formales, también conviene diseñarlos accesibles para no excluir a ninguna persona usuaria.

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            ¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?

            Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

            ¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?

            Guía práctica para empresas

            Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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            Administraciones públicas y sector público

            Empresas que Prestan Servicios Públicos Financiados con Fondos Públicos

            Empresas Privadas en Determinadas Circunstancias

            La solución integral de DoceoSoftware

            ¿tienes gran cantidad de documentos transaccionales?

            Contacta con un experto

            La accesibilidad documental es un requisito legal y ético que garantiza que cualquier persona, independientemente de sus capacidades, pueda acceder, comprender y utilizar la información en formato digital o impreso.

            En España, este marco normativo se apoya principalmente en:

            • Real Decreto Legislativo 1/2013, que aprueba la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social.
            • Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
            • Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.
            • Real Decreto 1112/2018, sobre accesibilidad de sitios web y aplicaciones móviles del sector público (transposición de la Directiva (UE) 2016/2102).
            • Normas técnicas UNE-EN 301 549 y pautas internacionales WCAG 2.1.

            Pero… ¿qué empresas y organizaciones están obligadas a cumplirlo?

            Administraciones públicas y sector público

            Las Administraciones Públicas y el Sector Público en general son los principales obligados a garantizar la accesibilidad digital, ya que gestionan servicios esenciales y afectan de forma directa a toda la ciudadanía.

            Quién está incluido
            • Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
            • Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
            • Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
            • Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
            • Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
            • Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.
            Qué debe ser accesible

            Toda la documentación y servicios electrónicos, entre ellos:

            • Páginas Web corporativas y portales temáticos.
            • Formularios online y trámites electrónicos.
            • Documentos descargables (PDFs, informes, convocatorias, pliegos).
            • Aplicaciones móviles o de escritorio vinculadas a la prestación de servicios.
            • Comunicaciones oficiales electrónicas: notificaciones, correos electrónicos, mensajes en apps o sistemas de gestión.
            • Plataformas educativas y administrativas: como campus virtuales, sistemas de becas o bolsas de empleo públicas.
            Una mujer sonríe y atiende una llamada telefónica, representando el servicio al cliente.

            Empresas que Prestan Servicios Públicos Financiados con Fondos Públicos

            Muchas empresas privadas que gestionan servicios esenciales bajo concesión también deben garantizar la accesibilidad documental. Al operar con fondos públicos, tienen la misma responsabilidad que las administraciones de asegurar que toda su comunicación con la ciudadanía sea clara, usable y accesible.

            Sectores más relevantes
            • Transporte público: metro, autobuses, ferrocarriles.
            • Suministro de servicios básicos: agua, luz, gas, energía.
            • Telecomunicaciones y conectividad: telefonía, internet y servicios digitales básicos regulados o financiados.
            Tipología de documentos

            Toda la documentación y servicios electrónicos, incluyendo:

            • Páginas web informativas y portales de usuario.
            • Formularios, solicitudes y gestiones online.
            • Documentos descargables: facturas, contratos, condiciones de servicio, informes de mantenimiento.
            • Aplicaciones móviles o de escritorio vinculadas a la prestación del servicio.
            • Comunicaciones electrónicas oficiales y atención al cliente digital.

            Modalidades de documentos

            • Documentos transaccionales: facturas, recibos, contratos, notificaciones de pago o de servicio. Son comunicaciones críticas, personalizadas y de obligado acceso para todos los usuarios.
            • Documentos simples: comunicaciones comerciales, newsletters, folletos digitales, anuncios informativos o recordatorios de servicio.
            Ambos tipos de documentos, junto con los entornos digitales asociados (webs, formularios, apps, PDFs), forman parte de la estrategia de Customer Communications Management (CCM). El CCM permite a estas empresas gestionar de forma centralizada, eficiente y accesible todas las interacciones con sus clientes.

            Empresas Privadas en Determinadas Circunstancias

            Muchas empresas privadas que gestionan servicios esenciales bajo concesión también deben garantizar la accesibilidad documental, ya que operan con fondos públicos y afectan directamente a la ciudadanía.

            Quién está incluido
            • Contratistas y proveedores de la Administración Pública: deben cumplir cláusulas de accesibilidad si aparecen en sus contratos.
            • Grandes empresas: más de 100 empleados o facturación superior a 6 millones de euros. La Ley de Discapacidad exige accesibilidad en sus comunicaciones y documentación.
            • Bancos, aseguradoras y empresas de servicios esenciales: tienen la obligación de ofrecer documentación contractual y comunicaciones con clientes en formatos accesibles.
            Tipología de documentos
            • Documentos transaccionales: contratos, pólizas, extractos bancarios, condiciones generales, recibos, certificados.
            • Documentos simples: publicidad, campañas promocionales, emails de marketing, avisos generales.

            Estos documentos forman parte de la estrategia de Customer Communications Management (CCM), que no solo asegura la accesibilidad, sino que también optimiza la relación empresa–cliente, reforzando la confianza y cumpliendo con la normativa vigente.

            ¿Por qué es importante?

            • Garantiza el derecho a la igualdad de acceso para todos los usuarios.
            • Cumple con las obligaciones legales (Ley de Discapacidad, contratos con la Administración, normativa europea).
            • Mejora la experiencia del cliente y la percepción de marca.

            ¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?

            Doceo Software puede acompañarte en todo el proceso práctico: auditoría de documentos actuales, diseño de plantillas accesibles, automatización de generación accesible desde tu ERP o sistema de facturación, validación automática y creación de un flujo de remediación para todo el parque documental transaccional.

            Si quieres, podemos:

            • auditar una muestra representativa de tus documentos transaccionales;
            • proponer cambios en plantillas y en el pipeline de generación;
            • implementar comprobación automática y reporting;

            Contacta con Doceo Software para una demo y descubre cómo convertir tu masa documental en un activo accesible y conforme.

            Trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.

            Somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).

            Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.

            Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.

            ¿tienes gran cantidad de documentos transaccionales?

            Retos

            • Volumen masivo que impide la revisión manual de cada PDF.
            • Fuentes de datos variadas (ERP, CRM, plataformas e-commerce) que generan plantillas distintas.
            • Necesidad de preservar firma electrónica, estructura fiscal y validez legal al tiempo que se hace accesible.

            ¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

            DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

            Descubre más¿Quieres contactar con un experto?

            Soluciones recomendadas

            • Crear plantillas accesibles desde el origen: diseña las plantillas (facturas, albaranes, correos) con estructura semántica (encabezados, tablas accesibles, textos alternativos, enlaces claros) y configura el generador para que produzca PDF etiquetados o formatos accesibles. Esto evita tener que corregir documentos después.
            • Automatizar etiquetado y validación: integra un proceso que convierta la salida de tu ERP a PDF/UA o a formatos alternativos accesibles y que ejecute comprobaciones automáticas (checkers WCAG/PDFUA).
            • Gestión por capas: conserva la versión legal/fiscal y añade una capa accesible (por ejemplo, una versión HTML accesible vinculada desde el PDF o una representación accesible en el área de cliente).
            • Priorizar por criticidad: empieza por facturas y comprobantes que reciben consumidores con discapacidad; luego, notificaciones críticas (contratos, avisos legales).
            • Monitorización y reporting: genera informes de conformidad, tickets de corrección y un plan de remediación continuo.
            • Formación y gobernanza: forma a los equipos que diseñan plantillas y mantiene criterios de accesibilidad en los requisitos funcionales.
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              Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico

              Tipos de firma electrónica: cuáles son, cómo funcionan y cuándo utilizarlas

              Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

              Tipos de firma electrónica: cuáles son, cómo funcionan y cuándo utilizarlas

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              Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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              ¿Qué debe tener en cuenta una PYME antes, durante y después de implementar la firma biométrica?

              Modalidades de firma electrónica: cómo se realiza la firma en la práctica

              Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

              Contacta con un experto

              La digitalización de procesos ha transformado la forma en que las empresas y los usuarios gestionan documentos, contratos y transacciones. En este contexto, la firma electrónica se ha consolidado como una herramienta clave para agilizar la gestión documental, reforzar la seguridad y reducir costes, especialmente en entornos donde la rapidez y la validez legal son imprescindibles.

              Pero ¿sabías que no todas las firmas electrónicas son iguales? En Europa, gracias al Reglamento eIDAS, existen diferentes tipos y modalidades, cada uno con su nivel de seguridad y uso recomendado.

              A continuación, te explicamos qué tipos de firma electrónica existen, qué modalidades se utilizan en la práctica y cuál puede ser la más adecuada para tu negocio.

              ¿Qué es exactamente la firma biométrica?

              El Reglamento eIDAS (910/2014), aplicable en España y en toda la Unión Europea, establece un marco legal común para la firma electrónica. Este distingue tres grandes categorías:

              Firma Electrónica Simple (FES)

              Qué es: Cualquier método electrónico que muestre el consentimiento del firmante.

              Ejemplos:

              • Marcar una casilla de “Acepto” en una web.
              • Introducir un PIN para confirmar una acción.
              • Dibujar una firma en la pantalla de un dispositivo.

              Nivel de seguridad: Bajo. Es válida jurídicamente, pero su fuerza probatoria depende de que se pueda demostrar quién realizó la acción.

              ¿Cuándo usarla?

              • Formularios online.
              • Aceptación de condiciones generales.
              • Procesos internos de bajo riesgo.

              Firma Electrónica Avanzada (FEA)

              Qué es: Un tipo de firma vinculada de forma única al firmante, capaz de identificarlo y de detectar cualquier alteración en el documento firmado.

              Ejemplos:

              • Firma mediante certificado digital emitido a nombre del firmante.
              • Firma con código OTP (One-Time Password) enviado al móvil.
              • Validación a través de una plataforma que verifica identidad y registra evidencias.

              Nivel de seguridad: Alto. Es aceptada como prueba en procesos legales y contratos con requisitos de seguridad más estrictos.

              ¿Cuándo usarla?

              • Contratos laborales.
              • Acuerdos comerciales.
              • Procesos de recursos humanos y compliance.

              Firma Electrónica Cualificada (FEC)

              Qué es: La forma más avanzada de firma electrónica. Requiere:

              • Un dispositivo cualificado de creación de firma (token, tarjeta criptográfica, etc.).
              • Un certificado cualificado emitido por una autoridad certificadora reconocida.

              Ejemplos:

              • Firma con DNI electrónico.
              • Firma con certificado FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

              Nivel de seguridad: Máximo. Tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita en toda la Unión Europea.

              ¿Cuándo usarla?

              • Contratos de alto riesgo.
              • Operaciones notariales o financieras complejas.
              • Trámites con administraciones públicas.

              Otros conceptos relacionados con la firma electrónica

              Además de los tipos principales, existen tecnologías que complementan o facilitan la firma electrónica:

              • Firma biométrica: Utiliza huella dactilar, reconocimiento facial o de voz. Se integra generalmente en FES o FEA, aportando mayor seguridad.
              • Firma en la nube: El certificado se guarda en un servidor seguro, accesible mediante autenticación reforzada, sin necesidad de instalarlo en el dispositivo del usuario.
              • OTP (One-Time Password): Código único enviado al móvil o correo electrónico, muy utilizado para reforzar la autenticación.

              Modalidades de firma electrónica: cómo se realiza la firma en la práctica

              Más allá del tipo legal (simple, avanzada o cualificada), en la práctica encontramos diferentes modalidades que definen cómo interactúa el usuario con el proceso de firma:

              Firma electrónica presencial

              El firmante acude físicamente a un punto de firma (oficina, sucursal, notaría) y realiza la firma en formato digital sobre un dispositivo (tablet, pad biométrico).

              Ventajas:

              • Combina la comodidad del entorno digital con la verificación física del firmante.
              • Permite capturar datos biométricos (presión, velocidad del trazo).

              Usos habituales:

              • Entidades bancarias y financieras.
              • Compraventa presencial.
              • Contratos donde se requiere presencia física pero con registro digital.
              Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico
              Descubre doceo BioSign Presencial

              Firma con doble factor (2FA – Two-Factor Authentication)

              El usuario debe realizar dos acciones para confirmar la firma:

              1. Firmar el documento (dibujar firma, pulsar “acepto”).
              2. Confirmar su identidad mediante un segundo factor: código OTP, SMS, correo, app de autenticación.

              Ventajas:

              • Añade una capa extra de seguridad.
              • Reduce el riesgo de suplantación de identidad.

              Usos habituales:

              • Contratos online con mayor exigencia de seguridad.
              • Procesos de recursos humanos (contrataciones, confidencialidad).
              • Autorizaciones sensibles.
              Firma electrónica con doble factor eIDAS para albaranes digitales en Doceo BioSign Forms.
              Descubre doceo BioSign 2FA

              Firma remota o “delivery”

              El documento se envía al firmante por un enlace seguro (correo electrónico o SMS), y este puede firmarlo desde cualquier lugar y dispositivo.

              Ventajas:

              • 100% online, sin desplazamientos ni instalaciones.
              • Facilita la gestión ágil y rápida de documentos.

              Usos habituales:

              • Contratos comerciales a distancia.
              • Procesos de onboarding de clientes y proveedores.
              • Aceptación de políticas o condiciones legales.
              Fotografía de un repartidor entregando un paquete y usando una tablet para la gestión del albarán de entrega con firma electrónica.
              Descubre doceo BioSign Delibery

              Beneficios de la firma electrónica para las empresas

              • Ahorro de tiempo y costes: Menos papel, impresiones y envíos físicos.
              • Mayor seguridad y trazabilidad: Evidencias electrónicas que demuestran quién, cuándo y cómo firmó.
              • Mejora en la experiencia del usuario: Flexibilidad para firmar en cualquier momento y lugar.
              • Cumplimiento normativo: Cumple con eIDAS en Europa y con regulaciones internacionales.

              Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

              BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

              Más información

              La firma electrónica es mucho más que una herramienta tecnológica: es un habilitador clave para la transformación digital de las empresas. Conocer sus tipos (simple, avanzada, cualificada) y modalidades (presencial, 2FA, remota) te permitirá elegir la solución más adecuada para cada proceso, asegurando no solo validez legal, sino también eficiencia y confianza.

              Pero el valor de la firma electrónica no se limita al momento de firmar. Hoy en día, las empresas pueden diseñar documentos a medida, adaptados a sus procesos internos y a la experiencia que desean ofrecer a clientes y colaboradores. Esto significa que:

              • Documentos simples (contratos básicos, consentimientos, autorizaciones internas) pueden configurarse en formato HTML, facilitando su lectura desde cualquier dispositivo y asegurando una experiencia fluida.
              • Documentos transaccionales (contratos comerciales, acuerdos financieros, operaciones de compraventa) pueden generarse en PDF firmado electrónicamente, garantizando su integridad, inalterabilidad y plena validez legal.

              Además, contar con documentos en estos formatos asegura que estén siempre accesibles, almacenados de manera segura y con la trazabilidad necesaria para responder ante auditorías o requerimientos legales. Así, la empresa no solo cumple con la normativa vigente (como eIDAS en Europa o RGPD en materia de protección de datos), sino que también fortalece su reputación ofreciendo procesos claros, transparentes y confiables.

              La combinación de firma electrónica + documentos digitales a medida convierte cada interacción en una oportunidad de mejorar la eficiencia, la seguridad y la experiencia de usuario, construyendo una gestión documental moderna y totalmente alineada con los estándares legales.

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                Imagen con el logotipo de Crawford

                Crawford Technologies y Doceo Software se asocian para optimizar la gestión documental accesible

                Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                Crawford Technologies y Doceo Software se asocian para optimizar la gestión documental accesible

                Una nueva colaboración ofrece soluciones de accesibilidad, automatización y cumplimiento de la Ley Europea de Accesibilidad en España, Portugal y Andorra

                Qué norma lo dice y desde cuándo está activa

                Obligación externa vs. documentos internos

                dónde actuar y qué hacer ahora

                La solución integral de DoceoSoftware

                Contacta con un experto

                Agosto de 2025

                Noticias

                Crawford Technologies, proveedor de soluciones innovadoras de documentos que optimizan, mejoran y gestionan las comunicaciones con los clientes, está ampliando la disponibilidad de su plataforma AccessibilityNow® y su galardonada tecnología de flujos de trabajo mediante una alianza con Doceo Software, empresa especializada en la gestión de objetos digitales y la automatización del ciclo de vida de los documentos, con sede en España.

                En virtud del acuerdo, Doceo actuará como distribuidor de valor añadido (VAR) de toda la gama de software empresarial y soluciones de accesibilidad documental de Crawford Technologies. Esta colaboración refuerza las soluciones consolidadas de gestión documental de Doceo al ofrecer nuevas oportunidades para brindar a los clientes de España, Portugal y Andorra soluciones de flujo de trabajo optimizadas que reducen costes, mejoran la productividad y cumplen con los estándares globales de accesibilidad.

                “Integrar la solución AccessibilityNow de Crawford Technologies nos permite ampliar nuestra oferta de servicios y respaldar plenamente todo el ciclo de vida de los documentos para nuestros clientes. Esta colaboración fortalece nuestra misión de ofrecer una gestión documental más eficiente, inclusiva y alineada con los estándares digitales actuales”, afirmó Alex Brusi, CEO de Doceo Software.

                Con las organizaciones europeas bajo una presión creciente para cumplir con la Ley Europea de Accesibilidad (EAA), AccessibilityNow ofrece un conjunto integral que aprovecha la inteligencia artificial y la automatización para gestionar los complejos requisitos de procesamiento de documentos transaccionales y estáticos de alto volumen de todo tipo. Al implementar todas las capacidades de AccessibilityNow, Doceo estará mejor preparado para ayudar a clientes de banca, seguros, sector público y otras industrias a garantizar el cumplimiento de la EAA, reducir riesgos y costes por incumplimiento, y asegurar que el contenido sea inclusivo y accesible.

                “La alianza con Doceo Software amplía el alcance de nuestra plataforma AccessibilityNow en mercados europeos clave en un momento crítico. Con la Ley Europea de Accesibilidad ya en vigor, las organizaciones necesitan soluciones comprobadas para cumplir con la normativa y, al mismo tiempo, crear experiencias inclusivas”, señaló Ernie Crawford, Presidente y CEO de Crawford Technologies.

                Acerca de Crawford Technologies

                Crawford Technologies desarrolla soluciones que ayudan a las empresas a optimizar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de las comunicaciones con los clientes.

                Con más de 2.000 clientes en seis continentes, Crawford Technologies ayuda a algunos de los bancos, aseguradoras, proveedores de atención médica, empresas de servicios públicos y proveedores de servicios de impresión más importantes del mundo a reducir costos, simplificar procesos y agilizar las comunicaciones críticas para el negocio en todos los canales y formatos.

                Más información: www.crawfordtech.com

                Logotipo de crawford

                Acerca de Doceo Software

                Con más de 18 años de experiencia, Doceo Software desarrolla soluciones en gestión de objetos digitales y automatización del ciclo de vida de documentos. Sus soluciones incluyen generación de contenido digital, gestión documental basada en web, flujos de validación, clasificación automática, extracción de datos, reducción de tamaño de archivos, mejora de calidad, identificación de contenido, archivado a largo plazo y firmas digitales, biométricas y con autenticación de dos factores. Doceo Software también ofrece servicios de digitalización a gran escala y accesibilidad documental.

                Más información: www.doceosoftware.com

                Icono de Doceo Software: gestión documental, firma electrónica, facturación electrónica y albarán digital

                Obtén todos los detalles sobre nuestra emocionante colaboración con Crawford Technologies y descubre cómo Doceo Software está llevando soluciones avanzadas de accesibilidad de documentos y flujos de trabajo a España, Portugal y Andorra.

                (EN) Check the full press release in PDF

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                  Los usuarios entregan la documentación a la administración pública: Un proceso digitalizado que facilita la gestión de documentos entre ciudadanos y entidades gubernamentales.

                  Los 5 Mejores Software de Registro de Entrada y Salida de Documentos 2025

                  Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                  Los 5 Mejores Software de Registro de Entrada y Salida de Documentos 2025

                  Descubre en menos de 5 minutos

                  Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

                  Quiero contactar con un experto...

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                  ¿Qué es el registro de entrada y salida de documentos en España?

                  Comparativa de los 5 Mejores Programas en España (2025)

                  Doceo In&Out Documents

                  Normativa aplicable

                  Contacta con un experto

                  En la era digital, las empresas y organismos manejan un volumen enorme de documentos, tanto físicos como digitales. Gestionar correctamente la entrada y salida de documentos es fundamental para asegurar la trazabilidad, cumplir con la normativa vigente (como la Ley 39/2015 en España) y optimizar los procesos internos.

                  Los programas de registro de entrada y salida de documentos permiten registrar, clasificar, automatizar y distribuir información, reduciendo errores humanos y tiempos de gestión. Su uso es especialmente importante en departamentos administrativos, contabilidad, recursos humanos y en la gestión de expedientes oficiales.

                  Comparativa de los 5 Mejores Programas en España (2025)

                  Software Tipo Funcionalidades Clave Útil Para Cumplimiento Normativo
                  Doceo Reg In-N-Out Registro integral Entrada y salida de documentos, trazabilidad completa. Con OCR y implementación de IA durante el 2025 Pymes y administraciones / Empresas con alto volumen de documentos y necesidad de almacenamiento a largo términoGDPR / Ley 39/2015
                  ABBYY FlexiCapture Captura inteligente OCR, clasificación automática, extracción de datos Empresas con alto volumen de documentos GDPR / Ley 39/2015
                  Athento Gestión documental Digitalización, plantillas de extracción, automatización Empresas medianas GDPR
                  Intelequia Track Registro digital Visión 360º, control total de documentos Organizaciones grandes Ley 39/2015
                  Continia Document Capture Captura inteligente OCR, integración con ERP Empresas con contabilidad digital GDPR

                  Beneficios Principales

                  • Automatización: escanea y clasifica documentos sin intervención manual.
                  • Cumplimiento normativo: garantiza que los documentos se registren y archiven siguiendo la ley.
                  • Trazabilidad y control: cada documento queda registrado con fecha, hora y responsable.
                  • Integración: conecta con ERP, CRM o sistemas contables para agilizar procesos.
                  • Reducción de errores: evita duplicidades o pérdidas de información importante.

                  Doceo In&Out Documents

                  Doceo Reg, dentro de nuestra suite In-N-Out Documents, es un software de registro documental diseñado para ayudarte a cumplir con la normativa vigente de forma sencilla y efectiva.

                  Con nuestra plataforma de gestión documental, obtienes:

                  • Registro automático de entrada y salida de documentos.
                  • Generación de copias auténticas.
                  • Asignación de identificadores únicos.
                  • Control de fechas, hora, emisor y receptor.
                  • Seguridad y trazabilidad total.
                  • Cumplimiento documental empresa garantizado según la Ley 39/2015 y otras normativas españolas.

                  Solicita ahora una demo personalizada de Doceo Reg y comienza a registrar con total garantía legal.

                  ¡Pruébalo gratis!

                  ¿Cómo funciona doceo Reg?

                  Diagrama de flujo que ilustra el proceso de registro de entrada y salida de documentos en el sistema doceo REG y sus funciones principales.
                  Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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                  En solo 15 minutos te contamos todo lo que necesitas saber, sin rodeos y sin compromiso. Así tú sigues con lo importante.




                    Normativa aplicable

                    Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

                    • Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.

                    Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.

                    Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.

                    La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:

                    Artículo 16. Registros

                    Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.

                    El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.

                    También se relaciona con:

                    • Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
                    • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
                    • Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
                    • Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
                    Administraciones públicas:
                    • Administración General del Estado
                    • Comunidades Autónomas
                    • Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
                    • Organismos autónomos y entes públicos dependientes
                    Sector público institucional:
                    •  Universidades públicas
                    • Empresas públicas
                    • Fundaciones del sector público
                    • Consorcios
                    • Otros entes instrumentales
                    Imagen que ilustra la gestión documental con workflows. Doceo Store, el mejor gestor documental 2025

                    Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



                      Documentos estáticos y documentos transaccionales

                      Icono de Doceo Software: soluciones para gestión de documentos, firma electrónica, facturación y albaranes digitales.

                      Documentos estáticos y documentos transaccionales: ¿ahora accesibles?

                      Guía práctica para empresas

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                      Qué norma lo dice y desde cuándo está activa

                      Qué es la accesibilidad digital

                      ocumentos transaccionales: retos y soluciones prácticas

                      La solución integral de DoceoSoftware

                      Contacta con un experto

                      La accesibilidad digital ya no es solo una buena práctica: es un requisito legal, técnico y de negocio. En este artículo explico qué son los documentos estáticos y los documentos transaccionales, en qué se diferencian, por qué importan para tu empresa, qué exige la normativa y qué puedes hacer si tienes una gran cantidad de documentos transaccionales. Finalmente, te explico cómo puede ayudarte DoceoSoftware.

                      Qué son: documentos estáticos vs. documentos transaccionales

                      Documentos estáticos: son aquellos documentos que se crean una vez y se mantienen sin cambios frecuentes: por ejemplo, manuales, políticas internas, folletos, guías de producto o informes PDF que se publican en la web para consulta.

                      Documentos transaccionales: son los documentos generados durante una relación comercial o administrativa: facturas, albaranes, recibos, extractos, contratos personalizados, avisos de envío, justificantes de pago y comunicaciones automatizadas que se envían al cliente. A menudo se crean en masa desde sistemas ERP, plataformas de facturación o comercios electrónicos y se distribuyen por correo electrónico, descarga o a través de áreas privadas.

                      Principales diferencias
                      • Frecuencia y volumen: los transaccionales se generan continuamente y en alto volumen; los estáticos suelen publicarse con menos frecuencia.
                      • Personalización: los transaccionales contienen datos personalizados por cliente u operación; los estáticos son genéricos.
                      • Flujo técnico: los transaccionales se producen desde sistemas automatizados y plantillas; los estáticos se diseñan y revisan manualmente.
                      • Impacto en accesibilidad: los estáticos pueden auditarse y corregirse documento a documento; los transaccionales requieren automatización y control en la cadena de generación para que sean accesibles desde el origen.

                      Qué es la accesibilidad digital (resumen)

                      La accesibilidad digital es el conjunto de prácticas, normas y técnicas que hacen que las personas con discapacidades (visión, audición, movilidad, cognitiva, etc.) puedan percibir, entender, navegar e interactuar con contenidos digitales con igualdad de oportunidades.

                      Incluye tanto sitios web y aplicaciones como los documentos descargables (PDF, Word, HTML, etc.) y los flujos de interacción (formularios, procesos de compra, notificaciones). Las pautas técnicas más utilizadas son las WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) y estándares relacionados que detallan criterios verificables.

                      Conclusión legal rápida: si publicas información para usuarios (especialmente si eres proveedor de servicios digitales o trabajas con administraciones públicas o tienes obligaciones sectoriales), debes garantizar accesibilidad técnica, documentarla y ofrecer vías de reclamación y corrección.

                      ¿Qué dice la normativa?

                      • A nivel europeo existe la Directiva (UE) 2016/2102 sobre accesibilidad de los sitios web y las aplicaciones móviles de los organismos del sector público, que establece requisitos comunes y técnicas armonizadas.
                      • En España, el Real Decreto 1112/2018 adapta y desarrolla esos requisitos para sitios web y aplicaciones de la administración y otros sujetos obligados; además, existen guías prácticas para crear PDF accesibles.
                      • La normativa y su transposición nacional refuerzan que los documentos digitales que forman parte de servicios (por ejemplo, procesos de compra, banca electrónica, facturación electrónica) deben ser accesibles. Las empresas deben documentar la conformidad y adoptar medidas técnicas y organizativas para garantizarla.
                      ¿Tu empresa ya cumple con la accesibilidad? Habla hoy con un experto y compruébalo

                      Si tienes gran cantidad de documentos transaccionales: retos y soluciones prácticas

                      Retos

                      • Volumen masivo que impide la revisión manual de cada PDF.
                      • Fuentes de datos variadas (ERP, CRM, plataformas e-commerce) que generan plantillas distintas.
                      • Necesidad de preservar firma electrónica, estructura fiscal y validez legal al tiempo que se hace accesible.
                      Ilustración decorativa de un equipo trabajando con un ordenador.

                      ¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

                      DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

                      Soluciones recomendadas

                      • Crear plantillas accesibles desde el origen: diseña las plantillas (facturas, albaranes, correos) con estructura semántica (encabezados, tablas accesibles, textos alternativos, enlaces claros) y configura el generador para que produzca PDF etiquetados o formatos accesibles. Esto evita tener que corregir documentos después.
                      • Automatizar etiquetado y validación: integra un proceso que convierta la salida de tu ERP a PDF/UA o a formatos alternativos accesibles y que ejecute comprobaciones automáticas (checkers WCAG/PDFUA).
                      • Gestión por capas: conserva la versión legal/fiscal y añade una capa accesible (por ejemplo, una versión HTML accesible vinculada desde el PDF o una representación accesible en el área de cliente).
                      • Priorizar por criticidad: empieza por facturas y comprobantes que reciben consumidores con discapacidad; luego, notificaciones críticas (contratos, avisos legales).
                      • Monitorización y reporting: genera informes de conformidad, tickets de corrección y un plan de remediación continuo.
                      • Formación y gobernanza: forma a los equipos que diseñan plantillas y mantiene criterios de accesibilidad en los requisitos funcionales.

                      ¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?

                      Doceo Software puede acompañarte en todo el proceso práctico: auditoría de documentos actuales, diseño de plantillas accesibles, automatización de generación accesible desde tu ERP o sistema de facturación, validación automática y creación de un flujo de remediación para todo el parque documental transaccional.

                      Si quieres, podemos:

                      • auditar una muestra representativa de tus documentos transaccionales;
                      • proponer cambios en plantillas y en el pipeline de generación;
                      • implementar comprobación automática y reporting;

                      Contacta con Doceo Software para una demo y descubre cómo convertir tu masa documental en un activo accesible y conforme.

                      Trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.

                      Somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).

                      Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.

                      Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.

                      Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



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                            *La prueba gratuita de 30 días actualmente está disponible para Doceo BioSign F2F, BioSign Mobile, BioSign Delivery, BioSign Forms, Store y Virtual Office, POD (albaranes de entrega), REG (Registro de entrada y salida). Para eCompulsa, FacCert, BCode, iPDF, Ademptio, eFACT realizamos una demostración con sus documentos para resultados 100% reales y ajustados a su empresa. Confidencialidad garantizada. Su prueba gratuita puede demorarse según la cantidad de demandas existentes. No se preocupe, le incluiremos en una lista de espera y nos pondremos en contacto con usted muy pronto.

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