¿Tu empresa ya emite facturas electrónicas en formato compatible con la normativa europea?

Sí, todas las facturas, Mi sistema ya está adaptado y genera facturas en un formato estructurado compatible con la normativa de la UE.

Sí, pero solo algunas. Aún hay facturas en papel o en formatos no estructurados.

¿Cómo puedo automatizar la facturación y la gestión documental en mi empresa?

La automatización de la facturación y la gestión documental se puede lograr con soluciones avanzadas como Doceo Factura, que integran la generación y envío automático de facturas electrónicas, la digitalización de albaranes y el cumplimiento con normativas como VeriFactu.

¿Qué es VeriFactu y cómo afecta a mi empresa?

VeriFactu es una nueva normativa que obliga a las empresas a utilizar software de facturación compatible con la AEAT para reportar facturas electrónicas directamente. Las empresas deben adaptar sus sistemas para cumplir con estos requisitos.

¿Qué ventajas tiene automatizar la facturación electrónica?

Automatizar la facturación electrónica ofrece múltiples beneficios, como el ahorro de tiempo y costes, la reducción de errores, el cumplimiento normativo y la mejora en el flujo de trabajo. Además, asegura la interoperabilidad entre empresas y administraciones públicas.

¿Qué características debe tener un software de facturación para cumplir con la normativa Facturae?

El software debe ser capaz de generar y procesar facturas electrónicas en formato Facturae, permitir su envío directo a la AEAT y contar con opciones como la firma electrónica avanzada para asegurar la validez legal de los documentos.

Qué es una firma electrónica y cómo funciona-todo lo que necesitas saber a 2025

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¿CUMPLES LA NORMATIVA DEL REGISTRO DE JORNADA EN TU EMPRESA?

febrero 24, 2025mayo 19, 2025admin

¿Cumples la normativa del registro de jornada en tu empresa?

El registro de la jornada laboral es un requisito obligatorio en España desde 2019 y en 2025 ha experimentado cambios significativos, descúbrelos

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¿Qué es el control horario y por qué es obligatorio?

Cambios en la normativa de control horario en 2025

Control horario: quién debe cumplir y qué nuevas sanciones hay

Doceo InTime: La solución para el control horario en 2025

Contacta con un experto

Para garantizar el cumplimiento de la ley de control horario, las empresas necesitan herramientas fiables y adaptadas a la normativa vigente. Doceo InTime, el sistema de control horario de Doceo Software, permite cumplir con estas obligaciones de forma sencilla y eficaz.

¿Qué es el control horario y por qué es obligatorio?

El control horario es el sistema mediante el cual las empresas registran la jornada laboral de sus trabajadores, incluyendo la hora de inicio y fin de su actividad diaria. Su principal objetivo es garantizar el cumplimiento de la normativa laboral, evitar abusos en la duración de la jornada y asegurar el pago justo de las horas trabajadas.

En España, la obligatoriedad del registro horario se estableció en 2019 con la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Esta normativa exige a todas las empresas llevar un registro diario de la jornada laboral, sin importar su tamaño o sector, con el fin de:

Prevenir fraudes y abusos laborales, asegurando que los trabajadores cumplan con su horario estipulado y reciban la compensación adecuada por su trabajo.
Garantizar la transparencia en la relación laboral, proporcionando a los empleados acceso a su propio registro de jornada.
Facilitar la supervisión por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, permitiendo verificar el cumplimiento de la jornada laboral y el pago de horas extraordinarias.
Evitar la precariedad laboral y combatir las irregularidades en los contratos de trabajo.

Descubra Doceo InTime y todas sus modalidades

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Cambios en la normativa de control horario en 2025

Desde 2025, se han introducido modificaciones en la ley de control horario, destinadas a mejorar la transparencia y eficiencia en la gestión del tiempo laboral. Estos son los principales cambios:

1. Registro horario digital obligatorio

Todas las empresas deben implementar un sistema de registro horario digital que cumpla con los siguientes requisitos:

Accesibilidad remota: La Inspección de Trabajo y Seguridad Social debe poder acceder a los registros de forma remota y en tiempo real.
Fiabilidad e inmutabilidad: Los registros deben ser precisos y no susceptibles de modificaciones no autorizadas.
Conservación de datos: Los registros deben almacenarse durante un período mínimo de cuatro años.

2. Endurecimiento de sanciones

El incumplimiento de la normativa conlleva sanciones más severas:

Multas incrementadas: Las sanciones pueden oscilar entre 1.000 y 10.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
Aplicación por trabajador afectado: Las multas se aplicarán por cada trabajador afectado, aumentando significativamente el total en casos de incumplimientos generalizados.

3. Derecho a la desconexión digital

Se refuerza el derecho de los trabajadores a la desconexión digital, estableciendo que las empresas deben garantizar que los empleados no sean contactados fuera de su horario laboral, salvo en circunstancias excepcionales.

4. Teletrabajo, modelos híbridos y la nueva jornada laboral

Las empresas deben implementar sistemas de control horario que faciliten el fichaje en remoto y se adapten a los modelos híbridos de trabajo. Con la reducción de la jornada laboral máxima a 37,5 horas semanales a partir de 2025, será necesario optimizar los procesos para garantizar la productividad y el cumplimiento normativo.

La flexibilidad será clave para equilibrar eficiencia y bienestar laboral, permitiendo una mejor conciliación entre trabajo y vida personal. Los sistemas digitales y herramientas colaborativas se volverán imprescindibles en esta nueva realidad laboral.

Requisitos clave para que un sistema de control horario sea válido en 2025

Para que un sistema de control horario cumpla con la nueva normativa, debe garantizar:

Registro digital obligatorio: No se permite el registro manual o en papel.
Inalterabilidad de los datos: No debe poder modificarse sin trazabilidad.
Acceso en tiempo real: La Inspección de Trabajo debe poder acceder de forma remota.
Conservación durante 4 años: Los datos deben estar almacenados para auditorías.
Adaptación a modelos híbridos y teletrabajo: Debe permitir fichajes en remoto.

Control horario: quién debe cumplir y qué nuevas sanciones hay

¿A quién aplica la obligación del control horario?

La normativa de registro de jornada laboral afecta a todas las empresas en España, sin importar su tamaño o sector. Aplica a todos los trabajadores por cuenta ajena, excepto los altos directivos, según el Artículo 2.1.a del Estatuto de los Trabajadores.

Para los trabajadores con horarios flexibles, teletrabajo o trabajo híbrido, la empresa sigue estando obligada a registrar su jornada con sistemas digitales adaptados.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de la obligación de registro de jornada laboral se considera una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las sanciones pueden variar:

Multa leve: de 751 a 1.500 euros.
Multa grave: de 1.501 a 7.500 euros (por ausencia de registro horario).
Multa muy grave: Puede superar los 10.000 euros si se detecta fraude sistemático en la jornada laboral o impago de horas extraordinarias.

Con la nueva normativa de 2025, las sanciones han aumentado y se aplicarán por cada trabajador afectado.

Doceo InTime: La solución para el control horario en 2025

Doceo InTime es el sistema de control horario desarrollado por Doceo Software, diseñado para garantizar el cumplimiento de la ley de control horario y la nueva normativa de registro de jornada laboral en 2025. Entre sus principales funcionalidades destacan:

Fichaje digital: Compatible con ordenadores, móviles y tablets.
Registro de jornada laboral seguro e inalterable.
Generación automática de informes para Inspección de Trabajo.
Accesibilidad remota para la supervisión en tiempo real.
Adaptado a teletrabajo y modelos híbridos.
Cumplimiento del derecho a la desconexión digital.

DoceoSoftware ofrece una solución innovadora de fichaje, Doceo InTime, que facilita el registro de la jornada laboral mediante una interfaz intuitiva y opciones de acceso diversas, adaptándose así a las necesidades de cada organización. Además, es crucial informar adecuadamente al personal sobre cómo funciona el sistema y la importancia de registrar su jornada laboral.

Descúbrelo aquí

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El Mejor Software de Gestión Empresarial: Descubre Cómo Workplace as a Service (WaaS) Revoluciona las Empresas

¿Qué es Workplace as a Service (WaaS) y qué beneficios ofrece?

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09 de enero, 2025

¿Qué es Workplace as a Service (WaaS)?

Workplace as a Service (WaaS) para Empresas, Autónomos, PYMES y Grandes Empresas

Características clave de un buen software para considerar un modelo WaaS

Doceo Software: La mejor solución WaaS

Recursos gratis para saber más

Contacta con un experto

Aunque las regulaciones sobre teletrabajo se han multiplicado en los últimos años, tanto empresas como trabajadores seguimos apostando por esta modalidad, conscientes de sus claros beneficios.

La flexibilidad horaria, el ahorro de tiempo en desplazamientos y la posibilidad de conciliar la vida personal y profesional son ventajas innegables. Sin embargo, uno de los pocos inconvenientes es la dificultad para mantener la conexión social y el trabajo en equipo a distancia. En este panorama, las empresas buscan modelos que permitan a sus equipos seguir siendo productivos sin perder la esencia de la colaboración. Aquí entra en juego el concepto revolucionario de Workplace as a Service (WaaS). Este modelo de negocio integra herramientas digitales, servicios profesionales y recursos humanos, ofreciendo soluciones personalizadas que responden a las necesidades de cada organización.

A continuación, exploraremos cómo WaaS puede transformar la gestión empresarial y los beneficios que aporta a diferentes tipos de organizaciones.

¿Qué es Workplace as a Service (WaaS)?

El WaaS es un modelo basado en proporcionar servicios laborales o profesionales a través de plataformas tecnológicas, de forma escalable y flexible. Inspirado en el modelo Software as a Service (SaaS), el WaaS permite a las empresas optimizar recursos y adaptarse rápidamente a las demandas del mercado.

Características principales del WaaS:

Flexibilidad: Acceso a recursos específicos solo cuando son necesarios, reduciendo costes fijos.
Tecnología como facilitador: Uso de herramientas digitales para la gestión remota y eficiente de proyectos y equipos.
Escalabilidad: Capacidad para ajustar los recursos según las necesidades de cada proyecto o campaña.
Costos optimizados: Eliminación de gastos asociados con estructuras físicas, salarios fijos y beneficios sociales.

¿Qué es SaaS, WaaS y por qué genera confusión?

SaaS (Software as a Service) y WaaS (Workplace as a Service) no son marcas, sino modelos de trabajo o enfoques de negocio.

SaaS (Software as a Service) es un modelo en el que el software se proporciona a los usuarios a través de internet, sin necesidad de instalarlo o mantenerlo en servidores propios. Ejemplos comunes de SaaS incluyen Google Workspace, Salesforce, y Dropbox.
WaaS (Workplace as a Service), por otro lado, es un concepto más reciente que se refiere a la externalización de servicios y recursos necesarios para crear y gestionar un lugar de trabajo digital. Este modelo integra herramientas, servicios y recursos necesarios para ofrecer un entorno de trabajo remoto o híbrido, permitiendo a las empresas acceder a estos recursos bajo demanda, como si fueran un servicio.

Ambos son enfoques de cómo se gestionan y se proporcionan recursos, pero no están asociados a ninguna marca en particular.

Workplace as a Service (WaaS) para Empresas, Autónomos, PYMES y Grandes Empresas

El WaaS no es un modelo único para grandes corporaciones; su aplicación es versátil y se adapta a diferentes escalas empresariales. A continuación, veremos ejemplos concretos:

WaaS para Autónomos

Un diseñador gráfico autónomo utiliza una plataforma WaaS para gestionar sus clientes, facturas y proyectos todo en uno.

Beneficios

Automatización de tareas administrativas: Utilizando un gestor documental como Doceo Store Virtual Office, los profesionales pueden delegar las tareas repetitivas y administrativas, permitiéndoles concentrarse en su trabajo creativo.
Reducción de costes en licencias: Con Doceo Store Virtual Office, se optimiza el gasto al integrar todas las herramientas necesarias en una sola plataforma, evitando el pago de múltiples licencias de diferentes software.
Gestión simplificada de usuarios: Al centralizar la gestión de usuarios en un único sistema, se elimina la necesidad de administrar múltiples accesos, mejorando la eficiencia operativa.

WaaS para PYMES

Una empresa de márquetin subcontrata la gestión de recursos humanos y el control horario de sus trabajadores.

Beneficios

Cumplimiento normativo garantizado: Doceo Store Virtual Office gestiona el control horario y de costos de proyecto, permitiendo a las PYMES cumplir con las normativas laborales y fiscales sin necesidad de personal especializado en el tema.
Optimización de la gestión del tiempo: La herramienta facilita el registro y control de jornada laboral, mejorando la eficiencia en la gestión del tiempo de los empleados.
Ahorro en recursos humanos: Al automatizar el proceso, las PYMES evitan la contratación de un equipo interno dedicado, reduciendo costes operativos.

WaaS para Grandes Empresas

Una multinacional gestiona proyectos complejos con equipos distribuidos en diferentes países.

Beneficio:

Gestión de proyectos complejos: Una multinacional puede gestionar proyectos de gran envergadura con equipos distribuidos a nivel global, sin complicaciones adicionales.
Integración de herramientas clave: Con Doceo Virtual Office, la empresa centraliza la facturación electrónica, la firma digital y la automatización de procesos en una sola plataforma.
Optimización de la comunicación y gestión: Al integrar todas estas herramientas, se mejora la coordinación, comunicación y eficiencia en la gestión de proyectos, incluso a distancia.

Características clave de un buen software para considerar un modelo WaaS

El WaaS no es un modelo único para grandes corporaciones; su aplicación es versátil y se adapta a diferentes escalas empresariales. A continuación, veremos ejemplos concretos:

Para que una plataforma sea considerada parte del modelo Workplace as a Service (WaaS), debe integrar diversas características que la hagan eficaz, eficiente y adaptable a las necesidades de las empresas. Un software de WaaS debe tener:

Escalabilidad: Debe ser capaz de adaptarse al crecimiento de la empresa. A medida que la organización aumenta su tamaño o complejidad, la plataforma debe poder incorporar nuevos usuarios, herramientas y funcionalidades sin perder rendimiento.
Integración de procesos: Un buen software WaaS debe permitir la automatización de tareas y la integración de diferentes áreas de la empresa, como la facturación, la gestión de recursos humanos, el control de proyectos y más. La centralización de estas funciones optimiza la eficiencia operativa.
Seguridad: La protección de los datos es esencial. El software debe contar con medidas de seguridad robustas, como cifrado de datos, autenticación multifactor y cumplimiento con normativas internacionales como el RGPD.
Accesibilidad y flexibilidad: Un sistema WaaS debe estar disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar, permitiendo el acceso remoto a los empleados y fomentando el teletrabajo.
Facilidad de uso: La plataforma debe ser intuitiva para garantizar que los usuarios puedan adaptarse rápidamente y aprovechar todas las funcionalidades sin necesidad de formación extensa.

¿Qué es el Outsourcing y cómo se conecta con WaaS?

El outsourcing es la delegación de funciones o servicios a proveedores externos, lo que permite a las empresas enfocarse en sus competencias principales y optimizar recursos.

En el contexto de WaaS, el outsourcing abarca la externalización de infraestructuras tecnológicas y servicios de gestión, como contabilidad y soporte técnico. Esto permite a las empresas acceder a herramientas especializadas sin necesidad de un equipo interno para cada área, lo que aumenta la flexibilidad y reduce los costes operativos.

Doceo Software: La mejor solución WaaS

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Dentro del ecosistema WaaS, Doceo Software destaca por su plataforma integral Doceo Virtual Office, que combina diversas herramientas clave para la gestión empresarial eficiente. Estas son algunas de las funcionalidades que ofrece:

Doceo InTime:
Permite gestionar el registro de jornada laboral y el control horario, cumpliendo con la normativa vigente y optimizando la productividad del equipo.
Gestión de Factura Electrónica:
Facilita la generación, envío y almacenamiento de facturas electrónicas, alineándose con las regulaciones actuales.
Firma Electrónica con BioSign:
Recoge firmas digitales de manera segura y vinculada a los documentos correspondientes, asegurando la validez legal de cada transacción.
Automatización de Procesos:
Integra funciones como CRM, gestión de almacenes y recursos humanos, facilitando la gestión de diferentes áreas de la empresa desde una única plataforma.
Almacenamiento Documental con Doceo Store:
Permite la organización y conservación segura de documentos, garantizando el acceso eficiente y la vinculación con clientes y ubicaciones específicas.

Beneficios de implementar WaaS con Doceo Virtual Office

Aumento de la eficiencia:
Al automatizar tareas repetitivas, los empleados pueden centrarse en actividades de mayor valor estratégico.
Reducción de costes:
Menor necesidad de infraestructura física y optimización de recursos humanos, lo que contribuye a una gestión más ágil.
Adaptabilidad:
Doceo Virtual Office es una plataforma escalable que se ajusta a las necesidades de cada empresa, independientemente de su tamaño o sector.
Cumplimiento normativo garantizado:
Con herramientas como Doceo InTime y la facturación electrónica, Doceo Software asegura que las empresas puedan cumplir con las regulaciones vigentes de manera eficiente.

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No importa si eres autónomo o si gestionas una pequeña o mediana empresa, Doceo Factura es la herramienta que necesitas para simplificar tu facturación y mantener todo en orden, sin perder ni un minuto más en lo que no importa. Para que arranques con toda la información que necesitas, tenemos dos recursos gratuitos para ti:

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Automatización de procesos en la gestión documental y la factura electrónica obligatoria

noviembre 22, 2024mayo 5, 2025admin

Automatización de procesos en la gestión documental y la factura electrónica obligatoria

Cómo optimizar la facturación y el cumplimiento legal mediante soluciones tecnológicas avanzadas

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Automatización de procesos

hacia la factura electrónica

Factura electrónica obligatoria y VeriFactu

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La automatización de procesos es un pilar fundamental para optimizar la gestión empresarial, especialmente en áreas críticas como la gestión documental y la factura electrónica obligatoria. Con normativas como VeriFactu en el horizonte, las empresas deben adaptarse rápidamente a los nuevos requisitos legales y operativos. En este artículo, exploraremos cómo herramientas avanzadas pueden facilitar la transición hacia un modelo automatizado, incluyendo la integración de Facturae, la digitalización de albaranes y la implementación de soluciones específicas como Doceo Factura.

Automatización de procesos: una necesidad ineludible

La automatización permite que las empresas gestionen tareas repetitivas de forma eficiente, reduciendo errores y liberando tiempo para actividades estratégicas. En el contexto de la factura electrónica obligatoria, la automatización cobra aún más relevancia, ya que asegura el cumplimiento normativo y mejora el flujo de trabajo.

Ventajas clave de la automatización:

Ahorro de tiempo y costes: Generación, envío y archivo automático de facturas electrónicas y documentos relacionados.
Reducción de errores: Control riguroso en el registro y la transmisión de datos.
Cumplimiento normativo: Integración con sistemas como el SII y próximamente VeriFactu, cumpliendo con la legislación vigente.

Facturae y la evolución hacia la factura electrónica

Facturae es el estándar utilizado en España para la factura electrónica, diseñado para garantizar la interoperabilidad entre empresas y administraciones públicas. Este formato, obligatorio para contratos con la administración, se está extendiendo como la base del sistema de factura electrónica obligatoria a partir de normativas como la Ley Antifraude.

Principales características del formato Facturae:

Estructura estandarizada: Facilita el intercambio entre diferentes plataformas y sistemas.
Validez legal: Cumple con los requisitos de las administraciones públicas y el sector privado.
Compatibilidad con VeriFactu: Adaptación sencilla a los nuevos requisitos de envío directo a la AEAT.

5 Recomendaciones para verificar si tu software cumple con la normativa Facturae

Compatibilidad con Facturae y otros estándares similares:
Asegúrate de que tu software es capaz de generar y procesar facturas electrónicas en formato Facturae (.xsig o .xml). Revisa si admite también estándares locales o regionales adicionales, como TicketBAI en el País Vasco.
Conexión directa con la AEAT y VeriFactu:
Verifica si tu solución está diseñada para enviar la información de facturas electrónicas directamente a la Agencia Tributaria a través de sistemas como el SII (Suministro Inmediato de Información) o el próximo VeriFactu.
Gestión del ciclo completo de la factura electrónica:
El software debe gestionar desde la creación hasta el archivo seguro de las facturas, permitiendo su consulta en cualquier momento. Esto incluye funciones como el almacenamiento seguro y la asociación de las facturas con otros documentos, como albaranes y contratos.
Actualizaciones regulares:
La normativa fiscal y de facturación está en constante evolución. Es importante que tu proveedor garantice actualizaciones periódicas para adaptar el software a nuevas regulaciones, como la entrada en vigor de VeriFactu en 2025.
Firma electrónica avanzada y validez legal:
La firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de las facturas. Comprueba que el software permita firmar electrónicamente los documentos con sistemas homologados como Doceo BioSign, que cumplen con el Reglamento eIDAS.

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Factura electrónica obligatoria y VeriFactu

Con la entrada en vigor de VeriFactu el 29 de julio de 2025, todas las empresas deberán utilizar software de facturación que permita reportar información directamente a la AEAT. Este sistema forma parte de las medidas de la Ley Antifraude, cuyo objetivo es reducir la evasión fiscal y aumentar la transparencia.

Cómo afecta VeriFactu a las empresas:

Obligatoriedad de adaptación: Implementación de software compatible con el nuevo sistema.
Transparencia total: Registro en tiempo real de todas las facturas emitidas y recibidas.
Simplificación de auditorías: La AEAT podrá acceder directamente a los datos necesarios.

Digitalización de albaranes: un paso más hacia la eficiencia

Los albaranes son documentos esenciales para gestionar entregas y recepción de mercancías, y su digitalización puede aportar numerosos beneficios:

Acceso centralizado: Todos los albaranes en un solo lugar, vinculados a facturas y pedidos.
Automatización del flujo de trabajo: Vinculación automática de albaranes con facturas electrónicas para facilitar la conciliación.
Reducción del papel: Contribución a prácticas empresariales sostenibles.

Doceo Factura: la solución ideal para tu empresa

Ante la complejidad de estas normativas y la necesidad de adaptarse rápidamente, Doceo Factura se posiciona como una de las mejores opciones del mercado. Esta herramienta ofrece:

Cumplimiento normativo garantizado: Adaptación completa a VeriFactu, Facturae y otras normativas como el SII y TicketBAI.
Automatización total: Generación, envío y seguimiento de facturas electrónicas con un solo clic.
Gestión documental integrada: Vinculación de facturas con albaranes y otros documentos clave.
Firma electrónica avanzada: Validez legal de todos los documentos, tanto internos como externos.

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Adoptar la automatización de procesos no solo es una ventaja competitiva, sino una necesidad en un entorno cada vez más digitalizado y regulado. ¡Es el momento de dar el paso hacia el futuro con Doceo Factura!

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