Digitalización de documentos y seguridad de datos: las normativas clave que transformarán las empresas en 2025 y 2026
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La digitalización documental ya no es una opción, sino una obligación legal y operativa para empresas en España y Europa. Pero digitalizar no solo implica escanear documentos: implica garantizar la seguridad de los datos, cumplir con estándares legales y prepararse para un ecosistema digital más exigente.
A continuación, te explicamos las principales normativas que afectarán a las organizaciones entre 2025 y 2026, tanto en el ámbito español como europeo, separando lo que ya está confirmado de lo que aún está en desarrollo.
Normativas confirmadas: lo que ya es una realidad
Factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece)
Todas las empresas y autónomos estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas.
- Las empresas con facturación superior a 8 millones de euros tendrán 1 año para adaptarse tras la publicación del reglamento (esperado para 2025).
- Las demás, 2 años.
Esta medida fomentará la digitalización documental masiva y reducirá el fraude fiscal.
El sistema Verifactu entrará en vigor en enero de 2026 para empresas y en julio de 2026 para autónomos.
Reglamento europeo DORA (Digital Operational Resilience Act)
A partir de enero de 2025, todas las empresas del sector financiero deberán cumplir con estándares de resiliencia digital y ciberseguridad.
Incluye obligaciones sobre:
- Evaluación de riesgos tecnológicos.
- Planes de continuidad digital.
- Requisitos para proveedores de servicios TIC.
⚠️ Aunque es específico del sector financiero, sentará precedentes para otros sectores regulados.
Reglamento europeo sobre la gestión y el acceso a los datos (Data Act)
Aplicable a partir del 12 de septiembre de 2025, este reglamento regula el uso de datos generados por dispositivos conectados, incluyendo:
- Equipos industriales.
- Software empresarial.
- Plataformas en la nube.
Las empresas deberán garantizar que los datos se pueden compartir con terceros de forma segura y bajo control del usuario.
Reglamento de Inteligencia Artificial de la UE (AI Act)
El reglamento entrará progresivamente en vigor en 2025 y será plenamente aplicable en 2026.
Implica obligaciones para proveedores y usuarios de sistemas de IA, especialmente en sectores sensibles como:
- Recursos humanos.
- Finanzas.
- Educación.
Afectará directamente a herramientas de automatización documental con IA y al tratamiento de datos sensibles.
Normativas en desarrollo: lo que se está cocinando
Ley de consumo sostenible y greenwashing
El gobierno español trabaja en una ley que adaptará las directivas europeas sobre:
- Etiquetado medioambiental.
- Reclamaciones “verdes”.
- Reparabilidad de productos.
Afectará a cómo se comunican y documentan los impactos ambientales en entornos digitales.
Revisión de la Directiva Marco de Residuos
Prevista para 2025, esta norma buscará reducir residuos y establecer nuevos estándares de trazabilidad, lo que afectará a la digitalización del control documental de residuos y materiales.
Los próximos años traerán cambios profundos en cómo las empresas gestionan la documentación, desde la facturación electrónica hasta el cumplimiento normativo en el uso de IA y protección de datos.
La clave no está solo en digitalizar, sino en hacerlo con garantías:
- Trazabilidad documental
- Acceso seguro
- Cumplimiento normativo
La digitalización sin seguridad es un riesgo. La seguridad sin digitalización es ineficiencia.
