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Digitalización de documentos y seguridad de datos: las normativas clave que transformarán las empresas en 2025 y 2026

Todo en menos de 5 minutos

Normativas confirmadas: lo que ya es una realidad

Normativas en desarrollo: lo que se está cocinando

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La digitalización documental ya no es una opción, sino una obligación legal y operativa para empresas en España y Europa. Pero digitalizar no solo implica escanear documentos: implica garantizar la seguridad de los datos, cumplir con estándares legales y prepararse para un ecosistema digital más exigente.

A continuación, te explicamos las principales normativas que afectarán a las organizaciones entre 2025 y 2026, tanto en el ámbito español como europeo, separando lo que ya está confirmado de lo que aún está en desarrollo.

Normativas confirmadas: lo que ya es una realidad

Factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece)

Todas las empresas y autónomos estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas.

  • Las empresas con facturación superior a 8 millones de euros tendrán 1 año para adaptarse tras la publicación del reglamento (esperado para 2025).
  • Las demás, 2 años.

Esta medida fomentará la digitalización documental masiva y reducirá el fraude fiscal.

El sistema Verifactu entrará en vigor en enero de 2026 para empresas y en julio de 2026 para autónomos.

Reglamento europeo DORA (Digital Operational Resilience Act)

A partir de enero de 2025, todas las empresas del sector financiero deberán cumplir con estándares de resiliencia digital y ciberseguridad.
Incluye obligaciones sobre:

  • Evaluación de riesgos tecnológicos.
  • Planes de continuidad digital.
  • Requisitos para proveedores de servicios TIC.

⚠️ Aunque es específico del sector financiero, sentará precedentes para otros sectores regulados.

Reglamento europeo sobre la gestión y el acceso a los datos (Data Act)

Aplicable a partir del 12 de septiembre de 2025, este reglamento regula el uso de datos generados por dispositivos conectados, incluyendo:

  • Equipos industriales.
  • Software empresarial.
  • Plataformas en la nube.

Las empresas deberán garantizar que los datos se pueden compartir con terceros de forma segura y bajo control del usuario.

Reglamento de Inteligencia Artificial de la UE (AI Act)

El reglamento entrará progresivamente en vigor en 2025 y será plenamente aplicable en 2026.

Implica obligaciones para proveedores y usuarios de sistemas de IA, especialmente en sectores sensibles como:

  • Recursos humanos.
  • Finanzas.
  • Educación.

Afectará directamente a herramientas de automatización documental con IA y al tratamiento de datos sensibles.

Normativas en desarrollo: lo que se está cocinando

Ley de consumo sostenible y greenwashing

El gobierno español trabaja en una ley que adaptará las directivas europeas sobre:

  • Etiquetado medioambiental.
  • Reclamaciones “verdes”.
  • Reparabilidad de productos.

Afectará a cómo se comunican y documentan los impactos ambientales en entornos digitales.

Revisión de la Directiva Marco de Residuos

Prevista para 2025, esta norma buscará reducir residuos y establecer nuevos estándares de trazabilidad, lo que afectará a la digitalización del control documental de residuos y materiales.

Los próximos años traerán cambios profundos en cómo las empresas gestionan la documentación, desde la facturación electrónica hasta el cumplimiento normativo en el uso de IA y protección de datos.

La clave no está solo en digitalizar, sino en hacerlo con garantías:

  • Trazabilidad documental
  • Acceso seguro
  • Cumplimiento normativo

La digitalización sin seguridad es un riesgo. La seguridad sin digitalización es ineficiencia.

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