Fotografía de un repartidor entregando un paquete y usando una tablet para la gestión del albarán de entrega con firma electrónica.

Adiós al papel: gestión inteligente del transporte

octubre 20, 2025octubre 21, 2025admin

Adiós al papel: gestión inteligente del transporte

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Los problemas del papel en la gestión de transportes

La firma digital: seguridad y validez legal

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Si gestionas transportes en tu empresa, sabrás que los albaranes en papel pueden convertirse en un verdadero problema. Entre entregas, devoluciones, firmas y facturación, los documentos físicos se pierden, se manchan o retrasan los procesos. Pero gracias a la digitalización, es posible dejar atrás el papel y mejorar la logística de forma simple, segura y rápida. Aunque no sea obligatorio, los beneficios son claros: eficiencia, control y ahorro.

Los problemas del papel en la gestión de transportes

Usar albaranes en papel genera varios inconvenientes que afectan directamente a tu operativa:

Pérdida de documentos: un albarán extraviado puede retrasar pagos y generar conflictos con clientes o proveedores.
Errores de registro: las anotaciones manuales son propensas a fallos, como cantidades mal apuntadas o entregas sin registrar.
Retrasos en facturación: hasta que los documentos físicos llegan a administración, los pagos se demoran.
Costes adicionales: impresión, transporte y archivo generan gastos innecesarios.
Falta de trazabilidad: resulta difícil saber al instante si una entrega se ha completado o quién la firmó, algo clave para el control de calidad.

Incluso en empresas pequeñas, estos problemas pueden acumularse y ralentizar el crecimiento.

Qué es un albarán digital y por qué conviene

Un albarán digital es la versión electrónica del albarán tradicional. Con él, podrás:

Registrar entregas en tiempo real.
Controlar quién entrega, cuándo y dónde.
Archivar automáticamente todos los documentos sin ocupar espacio físico.
Acceder a los albaranes desde cualquier lugar, incluso desde la ruta del transporte.

No necesitas ser un experto en tecnología: estas herramientas están diseñadas para empresas de cualquier tamaño y son muy intuitivas.

La firma digital: seguridad y validez legal

Uno de los mayores temores al pasar al formato digital es la firma. Con Doceo BioSign Delivery, puedes firmar los albaranes directamente desde el móvil o la tablet, de forma rápida y con validez legal. Esto permite que los conductores completen las entregas y los clientes firmen allí mismo, sin necesidad de imprimir nada. Todo queda registrado automáticamente, con fecha y hora, evitando disputas o pérdidas.

Formularios y documentos personalizados

Además de albaranes, es habitual necesitar otros documentos: formularios de entrega, incidencias, hojas de ruta, devoluciones… Con Doceo BioSign Forms, podrás:

Diseñar documentos personalizados con campos que se rellenan digitalmente.
Integrar firmas electrónicas con validez legal.
Mantener todo en un entorno 100 % digital, eliminando papel y errores.

Esto es útil tanto para pequeñas empresas que buscan profesionalizar su gestión, como para grandes flotas que necesitan controlar cientos de documentos diarios.

¿Necesitas firmar tus albaranes y documentos desde cualquier lugar?

Prueba Doceo BioSign Delivery con app gratis y olvídate del papel.

Con Doceo BioSign Forms, diseña y firma formularios digitales con validez legal, tan fácil como en papel… pero 100 % digital.

Beneficios concretos para pequeñas y grandes empresas

Para pequeñas empresas

Bajo coste de implementación: sorprendentemente accesible.
Ahorro de tiempo y dinero: menos errores y menos impresiones.
Mejor servicio al cliente: entregas más rápidas y documentación clara.

Para grandes empresas

Flujos automatizados: integración con sistemas de facturación y logística.
Gestión de grandes volúmenes: cientos de albaranes al día sin pérdida de información.
Control total de la trazabilidad: cada entrega queda registrada automáticamente.

Con estas soluciones, la digitalización no solo es útil, sino imprescindible para crecer y mantenerse competitivo.

Cómo implementar albaranes digitales

Dar el paso hacia la digitalización es más sencillo de lo que parece:

Empieza por los albaranes de entrega: prueba Doceo BioSign Delivery, descarga la app gratuita y digitaliza tu flujo de entregas.
Crea tus formularios personalizados: con Doceo BioSign Forms, diseña documentos adaptados a tus necesidades.
Integra tus procesos: si gestionas grandes volúmenes, el sistema integral de POD con flujos automatizados permite conectar albaranes, facturación y seguimiento en un único flujo digital.

Casos prácticos

PYMES con 2 o 3 transportes: cada entrega que antes requería 10 minutos de papeleo ahora se completa en 2 minutos y queda registrada automáticamente.
Grandes empresas con flota de 50+ vehículos: la integración de POD permite que cada albarán firmado se sincronice con la facturación y el sistema de control de rutas, reduciendo errores y evitando devoluciones por problemas de documentación.

Decir adiós al papel no es solo modernizarse; es ganar eficiencia, seguridad y control. Tanto pequeñas como grandes empresas pueden beneficiarse: ahorro de tiempo, reducción de costes y mejora del servicio al cliente. La digitalización de los albaranes y la firma electrónica son soluciones accesibles, seguras y legales.

Con Doceo BioSign Delivery y Doceo BioSign Forms, incluso la gestión de grandes flotas se simplifica. El papel queda atrás y tu empresa avanza hacia una logística más inteligente y profesional.

Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂

5 trucos para reducir el papel en tu empresa

octubre 20, 2025octubre 23, 2025admin

5 trucos para reducir el papel en tu empresa

Dile Adiós al papel

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5 trucos para reducir el papel en tu empresa

Bonus extra: 3 trucos totalmente especializados en softwareles

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Reducir el papel en tu empresa no solo ayuda al medio ambiente, sino que también mejora la eficiencia, reduce costes y evita pérdidas de documentos. A continuación, encontrarás recomendaciones que van de las más sencillas a implementar hasta soluciones más avanzadas y especializadas en software.

5 trucos para tu empresa

1. Digitaliza tus documentos básicos

El primer paso para reducir el papel es digitalizar todo lo que puedas: facturas, albaranes, contratos y pedidos. Esto te permite:

Acceder a documentos desde cualquier lugar.
Evitar que se pierdan o se dañen.
Ahorrar espacio en archivos físicos.

Recomendación práctica: Empieza por escanear los documentos que se usan más a diario. Puedes usar apps de escaneo en el móvil o un escáner de oficina. Una vez digitalizados, archívalos en carpetas organizadas por cliente, proyecto o fecha.

2. Cambia a la facturación y albaranes electrónicos

Si todavía imprimes facturas o albaranes, es hora de pasarte a la versión digital. Esto es especialmente útil para el transporte y la logística, donde los documentos físicos se pierden con facilidad.

Ventajas:

Reducción de errores en la facturación.
Trazabilidad de entregas en tiempo real.
Menor necesidad de archivado físico.

Recomendación práctica: Implementa sistemas como Doceo BioSign Delivery para firmar albaranes digitalmente desde cualquier dispositivo, con validez legal.

3. Utiliza formularios y documentos rellenables

Muchos documentos internos todavía se imprimen porque necesitan rellenarse manualmente: partes de trabajo, hojas de control, incidencias… Aquí entran los formularios digitales:

Se pueden rellenar directamente en el ordenador o tablet.
Permiten firmas electrónicas.
Se integran con sistemas de gestión de la empresa.

Recomendación práctica: Prueba herramientas como Doceo BioSign Forms, que permiten diseñar formularios personalizados, rellenables y firmables digitalmente.

4. Implementa flujos de aprobación digitales

A medida que tu empresa crece, los documentos necesitan pasar por varias personas para aprobarse. Evitar el papel en estos procesos:

Reduce tiempos de aprobación.
Evita errores por versiones diferentes de documentos.
Permite un historial completo de cambios y firmas.

Recomendación práctica: Configura workflows digitales donde cada responsable pueda aprobar o rechazar documentos directamente desde el software, eliminando impresiones y escaneos innecesarios.

5. Centraliza la gestión documental en un software especializado

El paso más avanzado es integrar toda la gestión documental en un software especializado, donde todo se hace de forma digital y automatizada. Esto incluye:

Albaranes y facturas electrónicas.
Firmas digitales con validez legal.
Flujos automatizados de aprobación y notificación.
Informes y control de trazabilidad.

Recomendación práctica: Para empresas grandes, un sistema integral de POD con flujos automatizados permite gestionar cientos de entregas, documentos y firmas sin tocar papel. Para PYMES, soluciones como Doceo BioSign Delivery y Doceo BioSign Forms ofrecen todas las ventajas sin costes inesperados.

3 trucos totalmente especializados en softwareles

Automatiza la generación de albaranes y facturas: Configura tu ERP o software de gestión documental para que los documentos se generen automáticamente tras cada pedido o entrega, listos para enviar digitalmente.
Integra la firma electrónica en todos los procesos: No solo albaranes: contratos, autorizaciones internas y partes de trabajo pueden firmarse digitalmente, manteniendo validez legal y registro de auditoría.
Usa dashboards de control digital: En lugar de revisar montones de papeles, utiliza paneles que te muestren en tiempo real entregas completadas, documentos firmados y procesos pendientes, permitiendo decisiones rápidas y seguras.

¿Necesitas firmar tus albaranes y documentos desde cualquier lugar?

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Con Doceo BioSign Forms, diseña y firma formularios digitales con validez legal, tan fácil como en papel… pero 100 % digital.

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Dos repartidores de servicio de delivery llevando cajas de pedidos

Cómo eliminar el papel en tus entregas: Albaranes digitales

octubre 20, 2025octubre 20, 2025admin

Cómo eliminar el papel en tus entregas

Digitaliza tu logística con DoceoPOD y gana control, rapidez y sostenibilidad

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¿Qué es DoceoPOD?

Ventajas de eliminar el papel con DoceoPOD

Un cambio que mejora toda la cadena de valor

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En muchas empresas de transporte, distribución y logística, el papel sigue siendo el protagonista de los procesos diarios: albaranes impresos, firmas manuales, copias que se acumulan en oficinas y hojas que acaban extraviadas en vehículos o almacenes. Esta dependencia del papel no solo ralentiza la gestión, sino que también genera costes innecesarios, errores y una pérdida de trazabilidad que afecta directamente a la eficiencia y la satisfacción del cliente.

La buena noticia es que eliminar el papel ya no es una tarea compleja ni costosa. Gracias a soluciones como DoceoPOD, las empresas pueden digitalizar todo el proceso de entrega, desde la confirmación del pedido hasta la firma del cliente, sin perder seguridad ni control.

¿Qué es DoceoPOD?

DoceoPOD (Proof of Delivery) es una herramienta desarrollada por Doceo Software que permite gestionar las entregas de forma completamente digital. Su objetivo es claro: sustituir los albaranes y documentos en papel por registros electrónicos firmados y almacenados automáticamente en la nube o en el sistema de gestión documental de la empresa.

El funcionamiento es sencillo: el transportista realiza la entrega, el receptor firma directamente en el dispositivo móvil o tablet, y la información queda registrada de inmediato con fecha, hora, geolocalización y otros datos relevantes. Todo se guarda automáticamente en la base de datos, sin necesidad de imprimir ni archivar nada.

Ventajas de eliminar el papel con DoceoPOD

1. Prueba de entrega digital y segura

Cada entrega genera un comprobante electrónico que incluye los datos esenciales: cliente, producto, firma digital y ubicación GPS. Esta prueba de entrega tiene validez legal y puede consultarse o descargarse en cualquier momento, eliminando la incertidumbre y los conflictos sobre si una entrega se ha realizado correctamente.

2. Información en tiempo real

DoceoPOD ofrece visibilidad completa del estado de las entregas. Los responsables logísticos pueden acceder en tiempo real al panel de control y ver qué pedidos están en curso, cuáles ya se han completado y si ha habido alguna incidencia. Esta trazabilidad inmediata mejora la toma de decisiones y la atención al cliente.

3. Reducción de costes y errores

Imprimir, transportar, clasificar y archivar documentos genera un coste que a menudo pasa desapercibido. Con DoceoPOD, las empresas pueden ahorrar en papel, tinta, almacenamiento y tiempo de gestión, además de reducir los errores humanos asociados a la transcripción manual de datos.

4. Cumplimiento normativo y trazabilidad

Los documentos digitales generados por DoceoPOD se almacenan de forma segura, cumpliendo con las normativas de protección de datos y conservación documental. Esto asegura que toda la información quede registrada de forma íntegra y trazable, algo esencial en sectores regulados o con auditorías frecuentes.

5. Compromiso con la sostenibilidad

Eliminar el papel en la gestión de entregas no solo es una mejora operativa, también es un paso hacia una logística más sostenible. Reducir el consumo de papel contribuye a disminuir la huella ecológica de la empresa y refuerza su compromiso con el medio ambiente, un valor cada vez más importante para clientes y colaboradores.

Un cambio que mejora toda la cadena de valor

La implementación de DoceoPOD no solo beneficia a los equipos de transporte. Su impacto positivo se extiende a toda la cadena de valor: administración, atención al cliente, contabilidad y dirección.

Los departamentos administrativos dejan de depender de documentos físicos y pueden acceder a toda la información desde un único entorno digital.
El servicio de atención al cliente gana rapidez al consultar pruebas de entrega verificadas en segundos.
Los equipos directivos obtienen indicadores y estadísticas que les permiten optimizar rutas, recursos y tiempos.

Además, al integrarse fácilmente con otros sistemas de gestión documental o ERP, DoceoPOD se adapta a las necesidades de cada empresa sin requerir una transformación tecnológica compleja.

Digitalizar entregas: del papel a la eficiencia

La transición hacia una gestión digital de las entregas no solo es una tendencia, sino una necesidad competitiva. En un entorno donde los clientes exigen rapidez, transparencia y precisión, seguir gestionando entregas con papel significa quedarse atrás.

Con DoceoPOD, las empresas no solo eliminan el papel, sino que ganan velocidad, control y fiabilidad, reduciendo incidencias y mejorando la experiencia tanto para el cliente como para el personal de reparto.

Eliminar el papel en tus entregas ya no es una opción, sino una oportunidad. DoceoPOD convierte cada entrega en un proceso digital, seguro y verificable, donde toda la información está disponible al instante y sin riesgo de pérdida.

Adoptar esta herramienta es apostar por la eficiencia, la sostenibilidad y la innovación.
Porque cada documento que dejas de imprimir, cada firma que digitalizas y cada entrega que automatizas te acerca un paso más a la logística inteligente y sin papel.

¿Necesitas firmar tus albaranes y documentos desde cualquier lugar?

Prueba Doceo BioSign Delivery con app gratis y olvídate del papel.

Con Doceo BioSign Forms, diseña y firma formularios digitales con validez legal, tan fácil como en papel… pero 100 % digital.

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Aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU: cómo funciona y quién puede usarla

octubre 16, 2025diciembre 9, 2025admin

Aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU: cómo funciona y quién puede usarla

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¿Qué es VERI*FACTU? Si aún no lo sabes...

¿Qué permite hacer la nueva aplicación gratuita?

Instrucciones de uso de la aplicación gratuita de facturación de la AEAT (VERI*FACTU)

¿Se te queda pequeño el sistema gratuito de facturación VERI*FACTU?

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Desde el pasado 13 de octubre de 2025, ya está disponible la aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria, una herramienta diseñada para que autónomos, profesionales y pequeñas empresas puedan emitir facturas electrónicas y enviar los registros de facturación directamente a la AEAT, cumpliendo con el reglamento VERI*FACTU, regulado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

¿Qué es VERI*FACTU? Si aún no lo sabes...

Aunque en los últimos meses no hemos dejado de oír hablar sobre la obligatoriedad de la factura electrónica, es comprensible que existan dudas y confusiones, especialmente entre VERI*FACTU y la ley Crea y Crece, que no son lo mismo.

Para aclararlo: La Ley Crea y Crece, aunque ya está aprobada desde 28 de septiembre de 2022, aún no tiene fecha de aplicación definitiva, ya que falta el desarrollo reglamentario y el manual técnico que la haga efectiva. Por tanto, todavía no es obligatorio su cumplimiento.

En cambio, la normativa VERI*FACTU sí está en marcha y es la que actualmente marca el camino a seguir. Este sistema introduce un nuevo modelo de verificación de facturación cuyo objetivo es garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de todas las facturas emitidas por empresas y autónomos.

Con VERI*FACTU, los programas de facturación deberán incorporar requisitos técnicos específicos que impidan la manipulación de los registros, asegurando así la transparencia, la fiabilidad y la autenticidad de los datos enviados a la Agencia Tributaria.

¿Qué permite hacer la nueva aplicación gratuita?

La herramienta oficial de la Agencia Tributaria permite realizar las siguientes funciones:

Emitir facturas electrónicas de manera sencilla, sin necesidad de software adicional.
Enviar automáticamente los registros de facturación a la AEAT, cumpliendo con las especificaciones de VERI*FACTU.
Guardar y consultar las facturas generadas.
Cumplir con las obligaciones legales del nuevo reglamento sin necesidad de recurrir a programas de terceros.

Está pensada especialmente para autónomos y pequeñas empresas que emiten un volumen reducido de facturas, ofreciendo una alternativa gratuita, sencilla y directamente conectada con la Agencia Tributaria.

¿Quién puede usarla?

Pueden utilizar la aplicación:

Autónomos y profesionales que emitan facturas a clientes.
Pequeñas empresas con pocas operaciones de facturación.
Negocios que no disponen de un software propio de gestión o facturación.

Las empresas con un volumen alto de facturación o que necesiten integraciones con sistemas contables o de gestión documental seguirán necesitando software de facturación homologado que cumpla los requisitos de VERI*FACTU.

¿Qué ventajas ofrece?

Cumplimiento normativo con el nuevo reglamento sin coste.
Simplicidad de uso, al tratarse de un formulario web accesible desde la sede electrónica de la AEAT.
Seguridad y transparencia, ya que los datos se envían directamente a la Agencia Tributaria.
Ahorro de tiempo y recursos, especialmente para quienes no necesitan funciones avanzadas de gestión.

Instrucciones de uso de la aplicación gratuita de facturación de la AEAT (VERI*FACTU)

A continuación te explicamos cómo dar de alta tus facturas y consultarlas en la nueva aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, cumpliendo con el reglamento VERI*FACTU.

Alta de tus facturas

Paso 1: Accede a la aplicación: Entra en el portal de la Agencia Tributaria y selecciona “Acceso a la Aplicación de facturación de la AEAT”. También puedes buscar directamente “Aplicación de facturación AEAT” en la sede electrónica.

Paso 2: Identifícate: Accede con uno de los siguientes métodos:

Cl@ve Móvil
Certificado digital
DNI electrónico

Paso 3: Selecciona la modalidad de acceso: Elige una de las siguientes opciones según tu caso:

Actuar en nombre propio (si eres autónomo o empresa).
Actuar como representante (si gestionas la facturación de otra persona o entidad).

Paso 4: Opciones disponibles en el menú principal: Al entrar, verás un panel con las siguientes secciones:

Gestión de facturas
Emisión de facturas
Consulta de facturas
Borradores
Y en el apartado de Otros servicios, encontrarás:
Mis datos
Clientes
Productos
Números de serie

Paso 5: Emisión de una factura

Entra en la opción “Emisión de facturas”.
Rellena el formulario con los datos del emisor, receptor, concepto, base imponible e impuestos.
El formulario que verás es similar al mostrado en el siguiente enlace:

Envío del registro a la AEAT
Una vez completada la información, podrás emitir la factura y el sistema enviará automáticamente el registro a la Agencia Tributaria, cumpliendo con los requisitos del sistema VERI*FACTU.

Paso 6: Envío del registro a la AEAT: Una vez completada la información, podrás emitir la factura y el sistema enviará automáticamente el registro a la Agencia Tributaria, cumpliendo con los requisitos del sistema VERI*FACTU.

Consulta de tus facturas

Acceso a la consulta: Puedes acceder desde el mismo menú donde generas facturas (Consulta de facturas) o directamente desde fuera de la aplicación, identificándote con:

Cl@ve Móvil
Certificado digital
DNI electrónico

Pantalla de consulta

Una vez dentro, verás una pantalla similar a la de emisión, con un listado de facturas.
Si todavía no has emitido ninguna, la lista aparecerá vacía.

Búsqueda y filtrado

Puedes realizar búsquedas por distintos criterios (fecha, cliente, importe, estado, etc.).
Tras aplicar los filtros, las facturas aparecerán en la parte inferior de la pantalla.

Visualización de columnas: Puedes elegir qué columnas mostrar para personalizar la vista (por ejemplo: número de factura, cliente, fecha de emisión, importe o estado del envío a la AEAT).

¿Y qué pasa si ya uso otro programa de facturación?

Las empresas y profesionales que ya trabajan con software de facturación no están obligados a cambiarlo. Lo importante es que su sistema esté adaptado al reglamento VERI*FACTU, es decir, que:

Genere registros de facturación con un identificador único y firma electrónica.
Envíe o esté preparado para enviar la información a la AEAT en el formato requerido.
No permita alteraciones o borrados de los registros originales.

Más información

Para ver cómo realizar búsquedas y gestionar facturas en detalle, consulta la guía oficial en vídeo:

¿Se te queda pequeño el sistema gratuito de facturación VERI*FACTU?

La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria está pensada para autónomos y pequeños negocios con pocas facturas, pero… ¿qué ocurre cuando tu empresa genera un volumen mayor de documentos o necesita integrarse con otros sistemas?

En estos casos, muchas empresas optan por soluciones profesionales de gestión documental y facturación electrónica que ya están adaptadas al reglamento VERI*FACTU y permiten automatizar todo el proceso.

El nuevo módulo VERI*FACTU para gestión documental

Si tu negocio necesita emitir un gran número de facturas, integrar la información con tu ERP o mantener un control documental completo, el nuevo módulo VERI*FACTU de Doceo Software es una solución pensada para ti. Permite:

Emitir facturas electrónicas compatibles con la normativa VERI*FACTU, con envío automático de los registros a la Agencia Tributaria.
Integrar la facturación con tu sistema documental, manteniendo un control centralizado de todos los documentos.
Automatizar procesos como la firma electrónica, la numeración correlativa o la generación de copias íntegras y verificables.
Cumplir de forma segura con el Real Decreto 1007/2023, evitando errores humanos y asegurando la trazabilidad de cada factura.

De esta manera, las empresas con un gran volumen de facturas pueden mantener el cumplimiento legal sin renunciar a la eficiencia ni al control documental.

Más información

¿Y qué hacer con las facturas recibidas?

El nuevo reglamento afecta principalmente a las facturas emitidas, pero también es importante gestionar correctamente las facturas de proveedores.

Para ello, Doceo facCert ofrece una solución práctica que automatiza la recepción y el tratamiento de facturas entrantes.

Con facCert puedes:

Recibir facturas electrónicas de tus proveedores en diferentes formatos.
Extraer automáticamente los datos relevantes (emisor, importes, fechas, conceptos, impuestos, etc.).
Reducir errores y tiempos de registro, evitando la introducción manual de datos.
Archivar las facturas en tu gestor documental, garantizando su trazabilidad y conservación.

Más información

Gestión documental completa con Doceo Store

Todas tus facturas —emitidas o recibidas— pueden integrarse en Doceo Store, el sistema de gestión documental que permite:

Incorporar las facturas en flujos de validación y aprobación, según el circuito interno de la empresa.
Controlar versiones y estados, asegurando que cada factura pase por las etapas correctas antes de su contabilización o pago.
Buscar y recuperar documentos al instante, gracias a su potente motor de indexación y metadatos.
Centralizar la documentación contable y fiscal, manteniendo todo ordenado y accesible desde un único entorno.

En conjunto, VERI*FACTU, facCert y Doceo Store conforman un ecosistema completo para la gestión y trazabilidad de las facturas, tanto emitidas como recibidas.

Una solución pensada para adaptarse al tamaño y las necesidades reales de cada empresa, asegurando el cumplimiento normativo y la eficiencia en la gestión documental.

Más información

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Nuestras soluciones on-premise para procesos masivos de PDF se renuevan: ahora con accesibilidad documental

octubre 15, 2025octubre 15, 2025admin

Novedades en 1 minuto

Nuestras soluciones on-premise para procesos masivos de PDF se renuevan: ahora con accesibilidad documental

En Doceo Software seguimos avanzando para ofrecer soluciones integrales y seguras para la gestión documental masiva. Ahora nuestras herramientas on-premise incorporan accesibilidad documental, cumpliendo con las normativas vigentes y asegurando que tus PDFs sean legibles y utilizables por todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.

Doceo iPDF | Gestión masiva de PDFs

Compresión, mejora y firma electrónica en un solo flujo de trabajo

Doceo iPDF permite que tus documentos estén firmados, comprimidos y listos para enviar sin intervención manual, combinando rapidez, seguridad y cumplimiento normativo.

Principales beneficios:

Firma automática: autenticidad y validez legal garantizada.
Optimización de PDFs: reduce el tamaño manteniendo calidad máxima, ideal para almacenamiento y envío electrónico.
Mejora de imagen: ajustes automáticos de resolución y legibilidad.
Integración sencilla: compatible con cualquier sistema externo, ERP, CRM o BPM.

Funciones destacadas:

Importación directa de PDFs desde multifuncionales, correo, carpetas locales, fax o impresoras virtuales.
Documento final optimizado, ocupando el mínimo espacio sin perder calidad.
Flujo completamente digital y trazable.

Doceo Ademptio | Digitalización masiva personalizada

Doceo Ademptio es la solución para escaneo, procesamiento y clasificación masiva de documentos, tanto en papel como en formato electrónico, de manera global, sencilla y totalmente personalizable.

Ventajas principales:

Ahorro de separadores y tiempo: no necesitas preparar los documentos manualmente.
Reducción de tamaño y mejora de imagen: optimización automática de PDFs.
Clasificación automática: organiza documentos según tus parámetros.
Renombrado automático: asigna al PDF el valor del código de barras u otros criterios.

Gestión inteligente de documentos PDF:

Lectura de códigos de barras y OCR para identificar y clasificar documentos automáticamente.
Búsqueda y extracción de datos sin plantillas predefinidas.
Validación de datos contra tablas maestras del cliente.
Generación de PDFs a color, optimizados y de tamaño reducido.
Digitalización masiva con detección automática de documentos mediante separadores, códigos de barras o morfología.
Creación de metadatos personalizados para integración con procesos posteriores.
Control de acceso y trazabilidad completa.
Reducción de errores y costes, agilizando tiempos de espera y mejorando la eficiencia.

En resumen, nuestras soluciones on-premise iPDF y Ademptio permiten a las organizaciones gestionar PDFs de manera masiva, segura, eficiente y accesible, cumpliendo con la normativa vigente y optimizando todos los procesos documentales.

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Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico

Garantizando la confidencialidad de la información y la digitalización segura en empresas medianas y grandes

octubre 13, 2025octubre 23, 2025admin

Garantizando la confidencialidad de la información y la digitalización segura en empresas medianas y grandes

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¿Qué debe tener en cuenta una PYME antes, durante y después de implementar la firma biométrica?

Modalidades de firma electrónica: cómo se realiza la firma en la práctica

Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

Contacta con un experto

En el contexto actual de transformación digital, la seguridad informática en empresas se ha convertido en un factor crítico, especialmente para compañías medianas y grandes que manejan grandes volúmenes de información sensible. La confidencialidad de los datos no solo es un requisito legal, sino también un elemento clave para generar confianza entre clientes, proveedores y empleados.

Cumplimiento normativo: GDPR y LOPDGDD

Las empresas que operan en Europa deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y, en España, con la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Estas normativas exigen:

Registro y control de todos los datos personales procesados.
Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
Implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas frente a riesgos de pérdida, alteración o acceso no autorizado.
Disponer de procedimientos claros para la gestión de incidencias y notificaciones a autoridades y usuarios.

El incumplimiento puede derivar en sanciones económicas significativas y en daños reputacionales difíciles de revertir.

Buenas prácticas con software de gestión documental

Para cumplir con estas normativas y optimizar los procesos internos, el uso de un software de gestión documental resulta fundamental. Algunas buenas prácticas incluyen:

Control de acceso: limitar permisos según roles y responsabilidades.
Trazabilidad de documentos: registro automático de cada acción realizada sobre un archivo.
Cifrado de datos: tanto en reposo como en tránsito, garantizando la confidencialidad.
Auditorías internas periódicas: revisar accesos, permisos y procesos de firma digital.

Estas prácticas permiten no solo cumplir con el compliance, sino también mejorar la eficiencia y la seguridad de los flujos de información interna.

Firma electrónica presencial

El firmante acude físicamente a un punto de firma (oficina, sucursal, notaría) y realiza la firma en formato digital sobre un dispositivo (tablet, pad biométrico).

Ventajas:

Combina la comodidad del entorno digital con la verificación física del firmante.
Permite capturar datos biométricos (presión, velocidad del trazo).

Usos habituales:

Entidades bancarias y financieras.
Compraventa presencial.
Contratos donde se requiere presencia física pero con registro digital.

Firma con doble factor (2FA – Two-Factor Authentication)

El usuario debe realizar dos acciones para confirmar la firma:

Firmar el documento (dibujar firma, pulsar “acepto”).
Confirmar su identidad mediante un segundo factor: código OTP, SMS, correo, app de autenticación.

Ventajas:

Añade una capa extra de seguridad.
Reduce el riesgo de suplantación de identidad.

Usos habituales:

Contratos online con mayor exigencia de seguridad.
Procesos de recursos humanos (contrataciones, confidencialidad).
Autorizaciones sensibles.

Firma remota o “delivery”

El documento se envía al firmante por un enlace seguro (correo electrónico o SMS), y este puede firmarlo desde cualquier lugar y dispositivo.

Ventajas:

100% online, sin desplazamientos ni instalaciones.
Facilita la gestión ágil y rápida de documentos.

Usos habituales:

Contratos comerciales a distancia.
Procesos de onboarding de clientes y proveedores.
Aceptación de políticas o condiciones legales.

Beneficios de la firma electrónica para las empresas

Ahorro de tiempo y costes: Menos papel, impresiones y envíos físicos.
Mayor seguridad y trazabilidad: Evidencias electrónicas que demuestran quién, cuándo y cómo firmó.
Mejora en la experiencia del usuario: Flexibilidad para firmar en cualquier momento y lugar.
Cumplimiento normativo: Cumple con eIDAS en Europa y con regulaciones internacionales.

Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

La firma electrónica es mucho más que una herramienta tecnológica: es un habilitador clave para la transformación digital de las empresas. Conocer sus tipos (simple, avanzada, cualificada) y modalidades (presencial, 2FA, remota) te permitirá elegir la solución más adecuada para cada proceso, asegurando no solo validez legal, sino también eficiencia y confianza.

Pero el valor de la firma electrónica no se limita al momento de firmar. Hoy en día, las empresas pueden diseñar documentos a medida, adaptados a sus procesos internos y a la experiencia que desean ofrecer a clientes y colaboradores. Esto significa que:

Documentos simples (contratos básicos, consentimientos, autorizaciones internas) pueden configurarse en formato HTML, facilitando su lectura desde cualquier dispositivo y asegurando una experiencia fluida.
Documentos transaccionales (contratos comerciales, acuerdos financieros, operaciones de compraventa) pueden generarse en PDF firmado electrónicamente, garantizando su integridad, inalterabilidad y plena validez legal.

Además, contar con documentos en estos formatos asegura que estén siempre accesibles, almacenados de manera segura y con la trazabilidad necesaria para responder ante auditorías o requerimientos legales. Así, la empresa no solo cumple con la normativa vigente (como eIDAS en Europa o RGPD en materia de protección de datos), sino que también fortalece su reputación ofreciendo procesos claros, transparentes y confiables.

La combinación de firma electrónica + documentos digitales a medida convierte cada interacción en una oportunidad de mejorar la eficiencia, la seguridad y la experiencia de usuario, construyendo una gestión documental moderna y totalmente alineada con los estándares legales.

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Foto de registro de entrada de documentos

Registro documental obligatorio en el sector público: transparencia, trazabilidad y eficiencia

octubre 10, 2025enero 28, 2026admin

Registro documental obligatorio en el sector público: transparencia, trazabilidad y eficiencia

Descubre qué es, cómo funciona y por qué es esencial para cumplir la normativa y optimizar la gestión documental en cualquier organización.

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Sector público

ONG

Asociaciones y fundaciones

Entidades públicas empresariales

Organismos autónomos

Otras normativas

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La gestión documental en el sector público no es solo una cuestión administrativa: es un requisito legal que garantiza transparencia, eficiencia y control. Diversas normativas españolas obligan a ministerios, ayuntamientos, diputaciones, universidades públicas, ONG subvencionadas y fundaciones a mantener sistemas de registro y archivo de documentos que permitan la trazabilidad y la correcta rendición de cuentas. La digitalización y el cumplimiento de estas normas son ahora más accesibles gracias a soluciones como Doceo REG, que permiten implementar un registro electrónico seguro y compatible con la legislación vigente.

Sector público

La Llei 39/2015, de 1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques obliga a todas las administraciones públicas a disponer de un registro de entrada y salida de documentos (Artículo 16). Este registro debe ser interoperable mediante el Sistema d’Interconnexió de Registres (SIR), garantizando así la correcta comunicación entre organismos.

El cumplimiento se complementa con el Reial decret 4/2010, que establece el Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI) para asegurar seguridad, eficiencia y transparencia en la gestión de la información.

Aplica a: ministerios, ayuntamientos, diputaciones, consells comarcals, universidades públicas y otros organismos dependientes de la administración.

ONG

La Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, en su Artículo 17, establece la obligación de que las ONG subvencionadas o con fondos públicos mantengan sistemas de registro y archivo documental.

Finalidad: garantizar transparencia y rendición de cuentas frente a la ciudadanía y los organismos financiadores.

Asociaciones y fundaciones

La Llei orgànica 1/2002, de 22 de març, reguladora del dret d’associació, no obliga explícitamente a mantener un registro documental, pero es considerada una buena práctica dentro de la gestión administrativa interna.

En el caso de fundaciones, la Llei 50/2002 exige transparencia y control administrativo sobre su actividad, con el objetivo de garantizar trazabilidad, organización interna y responsabilidad en la gestión de recursos.

Entidades públicas empresariales

Estas entidades están sujetas a la Llei 39/2015 (Artículo 2 y 16), ya que forman parte de la administración pública.

Objetivo: asegurar la correcta tramitación, control y seguridad en los documentos internos y externos.

Organismos autónomos

Regulados también por la Llei 39/2015 (Art. 16), deben contar con un registro de entrada y salida de documentos. Además, pueden estar sujetos a normativas específicas según su sector (educación, sanidad, cultura, etc.).

Objetivo: garantizar trazabilidad, control administrativo y cumplimiento normativo.

Otras normativas complementarias

Reial decret 203/2021: despliega la Llei 39/2015 y regula el uso de medios electrónicos en los procedimientos administrativos.
Esquema Nacional de Seguridad (ENS, Reial decret 311/2022): establece los requisitos de seguridad para la información pública y la protección de datos.

Digitaliza tu gestión documental con Doceo REG

Cumplir con estas normativas es más sencillo con herramientas especializadas. Doceo REG permite implementar un registro electrónico completo, seguro y compatible con SIR, ENI y ENS, optimizando el flujo documental y garantizando trazabilidad y transparencia.

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Registro de Entrada y Salida de Documentos: Control, Transparencia y Trazabilidad

octubre 10, 2025octubre 23, 2025admin

Registro de Entrada y Salida de Documentos: Control, Transparencia y Trazabilidad

Descubre qué es, cómo funciona y por qué es esencial para cumplir la normativa y optimizar la gestión documental en cualquier organización.

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¿Qué es un registro de entrada y salida de documentos?

Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

10 preguntas esenciales sobre el registro de entrada y salida de documentos

Contacta con un experto

Un registro de entrada y salida de documentos es un sistema que controla la recepción, envío y trazabilidad de documentos, asegurando seguridad, organización y transparencia en cualquier organización. Hoy te ofrecemos las 10 dudas más habituales.

¿Qué es un registro de entrada y salida de documentos?

Un registro de entrada y salida de documentos es una herramienta fundamental para cualquier organización que gestione información de manera formal. Su objetivo principal es controlar cuándo, cómo y por quién se reciben y se envían los documentos dentro de una empresa, institución o entidad. Esto garantiza que cada documento quede trazado, seguro y disponible para auditorías o revisiones futuras.

Gracias a soluciones como Doceo REG, el registro puede realizarse de manera digital, eliminando la necesidad de llevar hojas de control manuales. Con este sistema, cada documento puede asignarse automáticamente a bandejas digitales, flujos de validación y responsables específicos, asegurando que el proceso sea ágil, transparente y adaptable a las necesidades de cada organización.

Cumple con la ley: normativa aplicable

El registro de entrada y salida de documentos no solo optimiza la gestión interna, sino que también garantiza cumplimiento legal y transparencia documental. Entre las normas más relevantes se incluyen:

Ley 39/2015: Para administraciones públicas, entidades públicas empresariales y organismos autónomos, estableciendo obligaciones de registro, trazabilidad y acceso a la información.
Real Decreto 4/2010: Sobre interoperabilidad y seguridad de la información en sistemas electrónicos.
Ley 19/2013: Regula las ONG con financiación pública, exigiendo transparencia y trazabilidad en la gestión documental.
Ley Orgánica 1/2002 y Ley 50/2002: Para asociaciones y fundaciones, estableciendo obligaciones de registro y control interno de documentos.

Estas normativas garantizan que cualquier organización que implemente un registro de entrada y salida pueda demostrar transparencia, integridad y trazabilidad documental, cumpliendo con la ley y protegiendo tanto la organización como a los usuarios.

Ley / Real Decreto	Ámbito de aplicación	Obligaciones principales	Cumplimiento
Ley 39/2015	Administraciones públicas, entidades públicas	Empresariales y organismos autónomos	Registro oficial de documentos, trazabilidad de actuaciones, acceso electrónico a la información Obligatorio para todos los sujetos del ámbito público
Real Decreto 4/2010	Sistemas electrónicos de las administraciones públicas	Interoperabilidad de sistemas, seguridad de la información y protección de datos en entornos electrónicos	Obligatorio para todos los sistemas públicos electrónicos
Ley 19/2013	ONG que reciben financiación pública	Transparencia en la gestión, trazabilidad documental y justificación de ayudas públicas	Obligatorio para ONG con financiación pública
Ley Orgánica 1/2002	Asociaciones	Registro de asociaciones, obligaciones de documentación interna y control de actos y acuerdos	Obligatorio para todas las asociaciones registradas
Ley 50/2002	Fundaciones	Registro de fundaciones, control interno de documentación, rendición de cuentas	Obligatorio para todas las fundaciones registradas

10 preguntas esenciales sobre el registro de entrada y salida de documentos

A continuación, respondemos las preguntas más frecuentes que surgen sobre este sistema, vinculando cómo Doceo REG facilita cada proceso:

1. ¿Qué es un registro de entrada y salida de documentos?

Es un sistema que permite controlar y registrar todos los documentos que ingresan o salen de la organización. Con Doceo REG, este control es digital y seguro, permitiendo auditar cada movimiento de manera rápida y confiable.

2. ¿Para qué sirve un registro de entrada y salida de documentos?

Su función principal es garantizar la trazabilidad de cada documento, asegurar su integridad y cumplir con la normativa aplicable. Con Doceo REG, se evita la pérdida de documentos, se reducen errores humanos y se facilita la gestión diaria de archivos físicos y digitales.

3. ¿Cómo funciona un registro de entrada y salida de documentos?

Cada documento se registra al entrar o salir, indicando fecha, hora, remitente, destinatario y estado. Con Doceo REG, este registro se realiza mediante bandejas electrónicas y flujos de validación personalizables, que pueden configurarse según los procesos internos de la organización.

4. ¿Qué información se registra en un registro de entrada y salida?

Se registran datos esenciales como:

Remitente y destinatario
Fecha y hora de entrada o salida
Tipo de documento
Estado actual del documento
Responsable de la gestión

Doceo REG captura y almacena esta información de manera segura, asegurando que sea accesible solo para usuarios autorizados.

5. ¿Quién debe llevar el registro de entrada y salida de documentos?

Generalmente, el personal administrativo o responsables de archivo se encargan de registrar los documentos. Con Doceo REG, todos los usuarios con permisos específicos pueden registrar, consultar y gestionar documentos, facilitando la colaboración interna y reduciendo cuellos de botella.

6. ¿Qué ventajas tiene un registro de entrada y salida de documentos?

Las principales ventajas incluyen:

Trazabilidad completa de cada documento
Integridad y seguridad de la información
Cumplimiento legal y normativo
Reducción de errores y pérdidas
Facilita auditorías y revisiones

Doceo REG potencia estas ventajas al automatizar registros, generar alertas y ofrecer informes instantáneos.

7. ¿Cómo se controla la entrada y salida de documentos en una empresa?

Se puede controlar mediante registros manuales (libros o hojas de control) o sistemas digitales. Con Doceo REG, se utilizan bandejas electrónicas con flujos de validación y notificaciones automáticas, garantizando que cada documento siga un proceso definido desde su entrada hasta su salida.

8. ¿Cómo ayuda un registro de entrada y salida al cumplimiento legal?

Permite demostrar que cada documento ha sido recibido, gestionado y enviado siguiendo procedimientos auditables, lo que es clave para cumplir con normativas nacionales e internacionales. Doceo REG mantiene un historial completo de cada documento, asegurando transparencia y legalidad en todas las operaciones.

9. ¿Qué tipos de documentos se incluyen en un registro de entrada y salida?

Pueden incluirse:

Facturas y recibos
Contratos y convenios
Comunicaciones internas y externas
Documentos administrativos y legales

Doceo REG permite gestionar todos estos tipos desde un único sistema, evitando duplicidades y facilitando el acceso según permisos de usuario.

10. ¿Qué herramientas digitales existen para llevar un registro de entrada y salida?

Existen diversos softwares de gestión documental y ERP, pero Doceo REG destaca por su interfaz intuitiva, flujos personalizables, bandejas electrónicas y seguimiento completo, lo que permite digitalizar por completo la gestión de entradas y salidas de documentos.

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Hombre señalando un portátil cerrado, representando la garantía de confidencialidad de la información en la empresa.

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octubre 6, 2025octubre 10, 2025admin

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Normativas europeas y españolas: GDPR y LOPDGDD

Digitalización segura: cómo migrar documentos sin riesgos legales

Contacta con un experto

La gestión documental se ha convertido en un pilar fundamental para empresas de todos los tamaños y sectores. Optimizar cómo se crean, almacenan y comparten los documentos no solo aumenta la eficiencia, sino que garantiza la seguridad y cumplimiento normativo. Para CEOs y directivos C-Level, adoptar soluciones digitales específicas puede marcar la diferencia en competitividad y productividad.

Normativas europeas y españolas: GDPR y LOPDGDD

Las empresas que manejan datos personales en la Unión Europea deben cumplir obligatoriamente con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que establece medidas estrictas para la recogida, tratamiento y almacenamiento de información personal. En España, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) adapta estos requisitos al contexto nacional, estableciendo obligaciones concretas para empresas de todos los tamaños.

El incumplimiento de estas normativas puede derivar en sanciones económicas significativas y daños reputacionales. Por ello, integrar políticas claras de compliance y usar herramientas especializadas es esencial para empresas medianas y grandes.

Buenas prácticas con software de gestión documental

El uso de software de gestión documental es clave para garantizar que la información esté organizada, accesible solo para personal autorizado y trazable en cualquier momento. Algunas buenas prácticas incluyen:

Control de acceso: definir permisos por usuario y por departamento.
Registro de cambios: mantener un historial completo de modificaciones y accesos a los documentos.
Encriptación de datos: asegurar que los archivos estén protegidos tanto en tránsito como en almacenamiento.
Auditorías periódicas: revisar procesos y accesos para detectar posibles vulnerabilidades.

Implementar estas medidas no solo facilita el compliance, sino que también optimiza los procesos internos, reduciendo errores y tiempos de búsqueda de información crítica.

Digitalización segura: cómo migrar documentos sin riesgos legales

La transformación digital de pymes y grandes empresas implica digitalizar documentos históricos y actuales, pero este proceso debe realizarse de forma segura para evitar riesgos legales. El paso a paso recomendado es:

Evaluar el inventario documental: identificar qué documentos deben digitalizarse según su valor legal y operativo.
Preparar los documentos físicos: asegurar que estén completos y correctos antes de la digitalización.
Digitalización con firma y sellado: utilizar herramientas de firma digital para garantizar autenticidad e integridad.
Incorporar eCompulsa: esta funcionalidad permite certificar la equivalencia legal entre el documento digital y el original, asegurando validez jurídica.
Integración en el software de gestión documental: los documentos digitalizados deben almacenarse de forma organizada y trazable, manteniendo los controles de acceso y auditoría.

Este enfoque asegura que la migración de documentos cumpla con las normativas de facturación electrónica y protección de datos, al mismo tiempo que facilita la transformación digital de la empresa sin comprometer la legalidad o seguridad de la información.

Conclusión

Garantizar la confidencialidad de la información y cumplir con la normativa vigente es una inversión estratégica para CEOs, directores IT y responsables de compliance. Implementar un software de gestión documental seguro y utilizar herramientas de firma digital y eCompulsa permite:

Reducir riesgos legales y sanciones.
Mejorar la eficiencia interna.
Aumentar la confianza de clientes y socios.
Posicionar a la empresa como referente en seguridad y cumplimiento.

La digitalización segura no es solo una obligación, sino una ventaja competitiva que toda empresa mediana o grande debería adoptar cuanto antes.

Facturación Electrónica

Doceo Factura es una solución completa para la emisión y recepción de facturas electrónicas, cumpliendo con la normativa vigente como la Ley Crece y Crece y el Real Decreto 1619/2012. Permite la firma electrónica de facturas, tanto al recibirlas como al emitirlas, según lo establecido por la legislación actual.

La plataforma ofrece emisión ilimitada de facturas, personalización con logotipos, copias de seguridad y la posibilidad de integrarse con otras plataformas mediante API doceosoftware.

Gestión Documental

Doceo Store es un gestor documental integral que permite la organización, almacenamiento y recuperación eficiente de documentos en la nube. Incluye funcionalidades avanzadas como la automatización de flujos de trabajo, firma electrónica, control horario y acceso multilingüe. Además, facilita la edición avanzada de PDFs, la creación de etiquetas personalizadas y la gestión de tareas visual mediante tableros Kanban.

Recursos Humanos

Doceo RRHH es una solución completa para la gestión de la documentación del personal, con avisos de validación automática y todo a distancia. Permite gestionar perfiles de empleados, controlar el tiempo laboral, automatizar procesos de validación y mantener un historial detallado de acciones.

Cumplimiento Normativo

Todas las soluciones de Doceo Software están diseñadas para garantizar el cumplimiento de normativas legales como el RGPD, la Ley Crece y Crece y el Real Decreto 1619/2012. Esto asegura que los procesos empresariales se realicen de manera legal y eficiente, minimizando riesgos y optimizando recursos.

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Ilustración conceptual de gráficos de conexión de tecnología de la información con nodos y líneas interconectadas, representando redes digitales y flujo de datos.

Cómo reducir un 30 % el tiempo dedicado a la gestión documental en tu empresa

octubre 6, 2025octubre 23, 2025admin

Cómo reducir un 30 % el tiempo dedicado a la gestión documental en tu empresa

Optimiza tus procesos internos con automatización y trazabilidad documental

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Automatización de la gestión documental

Optimización de procesos internos mediante trazabilidad

Beneficios de combinar automatización y trazabilidad

Contacta con un experto

La gestión documental es un proceso esencial en cualquier empresa, pero también uno de los que más tiempo consume y genera errores si no se organiza correctamente. Para CEOs, COOs y responsables de operaciones y logística, optimizar estos procesos no solo mejora la productividad, sino que también impacta directamente en la rentabilidad y la satisfacción del cliente.

En este artículo, te presentamos estrategias prácticas, ejemplos de implementación de software de gestión documental y la importancia de la trazabilidad para garantizar eficiencia y seguridad.

Automatización de la gestión documental

Uno de los principales retos de las empresas es el tiempo que se dedica a archivar, clasificar y localizar documentos. La automatización de estos procesos puede reducir hasta un 30 % el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas.

Ejemplos prácticos de automatización:

Captura automática de documentos: el software digitaliza y clasifica facturas, contratos o correos electrónicos directamente en el sistema.
Flujos de aprobación automáticos: asignación de tareas a responsables según reglas predefinidas, evitando retrasos y duplicidades.
Alertas y recordatorios: para vencimientos de contratos, renovaciones o auditorías.

El resultado es un proceso más rápido, menos dependiente de la intervención manual y con menor riesgo de errores humanos.

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Optimización de procesos internos mediante trazabilidad

La trazabilidad documental es la capacidad de conocer en todo momento el estado y la ubicación de cada documento dentro de la empresa. Esto no solo ayuda a cumplir con normativas, sino que también evita errores y duplicidades.

Casos reales de aprovechamiento de la automatización:

Consultora de servicios financieros

Implementó un sistema que automatiza la clasificación de contratos legales, enviando automáticamente cada documento al responsable correspondiente para revisión. Antes, los documentos se duplicaban y se perdían entre varias carpetas físicas y digitales. Con la automatización, el tiempo de procesamiento se redujo en un 35 %, y los errores de duplicidad desaparecieron prácticamente.

Empresa de logística

Automatizó el registro de albaranes y órdenes de envío mediante un flujo que captura, válida y distribuye los documentos automáticamente. Además, los responsables reciben alertas de incidencias en tiempo real. Esto permitió reducir los retrasos de entrega en un 25 % y mejorar la satisfacción de los clientes, al mismo tiempo que el equipo podía centrarse en tareas estratégicas en lugar de gestión manual de documentos.

Firma de consultoría tecnológica

Introdujo un flujo automatizado para la facturación y seguimiento de proyectos. Cada factura se genera, valida y archiva automáticamente, con trazabilidad completa de aprobación y envío. Esto no solo aceleró el ciclo de facturación, sino que permitió un control total sobre el histórico de documentos, facilitando auditorías y reportes a la dirección.

Beneficios de combinar automatización y trazabilidad

Reducir hasta un 30 % del tiempo dedicado a la gestión documental es posible si combinamos automatización, procesos optimizados y trazabilidad documental. Para CEOs y C-Level, invertir en soluciones de software especializadas representa un retorno directo en eficiencia, seguridad y competitividad.

Integrar automatización y trazabilidad en un sistema de gestión documental ofrece ventajas clave:

Eficiencia operativa: menos tiempo dedicado a tareas repetitivas y más enfoque en tareas estratégicas.
Reducción de errores: los documentos se registran y rastrean de forma automática, evitando duplicidades o pérdidas.
Seguridad y cumplimiento: se garantiza que la información sensible se gestione de acuerdo con las normativas legales y corporativas.
Escalabilidad: la empresa puede crecer sin que la gestión documental se convierta en un cuello de botella.

Implementación práctica en tu empresa

Paso 1: Analiza los procesos actuales de gestión documental y detecta los cuellos de botella.
Paso 2: Define reglas claras de clasificación y flujo de documentos.
Paso 3: Implementa un software de gestión documental que permita automatizar tareas y registrar trazabilidad.
Paso 4: Forma a tu equipo y establece métricas de seguimiento de eficiencia y errores.

Un sistema bien implementado no solo reduce tiempos, sino que ofrece un control completo sobre la información, mejorando la toma de decisiones y la productividad.

Nombre de la cookie	Duración	Descripción	Categoría
Galetas de análisis y rendimiento
`_ga` (Google Analytics)	2 años	Identifica usuarios únicos para análisis estadístico.	Analítica
`_gid` (Google Analytics)	24 horas	Diferencia usuarios para estadísticas.	Analítica
`_gat` (Google Analytics)	1 minuto	Limita la tasa de solicitudes.	Rendimiento
`clarity` (Microsoft Clarity)	1 año	Analiza interacciones y sesiones de usuario.	Analítica
`_clsk` (Clarity)	1 día	Agrupa varias vistas de página en un solo registro de sesión.	Analítica
`_clck` (Clarity)	1 año	Identificador único del visitante.	Analítica
`AMP_TOKEN`	1 año	Gestiona identificadores de cliente y cookies AMP.	Analítica
Galetas de marketing / interacción
`joinchat_*`	Variable	Gestiona la ventana de chat con WhatsApp.	Funcional / Marketing
`fbp / fbc`	90 días	Seguimiento de campañas publicitarias de Facebook.	Marketing
`popup_anything_*`	Variable	Controla la aparición de popups.	Marketing / Funcional
Galetas de plugins funcionales
`betterdocs_*`	Variable	Funcionalidad de base de conocimiento.	Funcional
`spectra_*`	Variable	Añade blogs adicionales a Gutenberg.	Funcional
`essential_addons_*`	Variable	Funcionalidad avanzada para Elementor.	Funcional
`masteriyo_*`	Variable	Gestión de cursos LMS.	Funcional
`user_registration_*`	Variable	Registra y mantiene sesiones de usuarios registrados.	Funcional
`cf7_*`	Variable	Gestión de formularios y envío de PDF (Contact Form 7 y extensiones).	Funcional
`autoptimize_*`	Variable	Optimización de CSS, JS y caché.	Rendimiento
`wp-fastest-cache_*`	Variable	Almacenamiento en caché para mejorar la velocidad.	Rendimiento
`converter-for-media_*`	Variable	Convierte imágenes a WebP / AVIF.	Rendimiento
`yoast-seo_*`	Variable	Mejora el SEO y genera sitemaps.	Rendimiento
`userfeedback_*`	Variable	Encuestas y feedback de usuarios.	Analítica
`quiz_and_survey_*`	Variable	Gestión de cuestionarios y encuestas (QSM).	Funcional
`loco_translate_` / `locoai_`	Variable	Traducciones dinámicas.	Funcional
`ultra_addons_cf7_*`	Variable	Funcionalidad ampliada para Contact Form 7.	Funcional
`fluente_support_*`	Variable	Gestión de tickets de soporte.	Funcional

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