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Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión
Cumplir con la normativa y mejorar la experiencia de todos los usuarios es posible: descubre herramientas y soluciones para PDFs accesibles
Hoy en día, la accesibilidad ya no es opcional: es parte fundamental de cómo compartimos información. Los PDF se han convertido en un formato habitual para difundir contenidos, pero no siempre resultan fáciles de usar para personas ciegas o con baja visión. Garantizar que estos documentos cumplan la normativa no es solo una cuestión legal; también es apostar por la inclusión y la igualdad de oportunidades.
¿Por qué es importante comprobar la accesibilidad de un PDF?
Los PDF son uno de los formatos más comunes para compartir información en empresas, administraciones y entidades. Sin embargo, no todos están diseñados para ser utilizados por personas ciegas o con baja visión. La accesibilidad implica que el documento tenga una estructura correcta, etiquetas, orden de lectura y textos alternativos para que los lectores de pantalla puedan interpretarlo. Verificarla es un compromiso con la inclusión y también con el cumplimiento de la normativa.
¿Quién está incluido?
- Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
- Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
- Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
- Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
- Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
- Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.
Aspectos legales y responsabilidad empresarial
¿Qué normativa regula la accesibilidad de documentos digitales?
En España, la Ley 11/2023 de accesibilidad establece la obligación de que los documentos digitales sean accesibles, tanto para administraciones públicas como, progresivamente, para empresas privadas. Además, las directrices WCAG del W3C marcan el estándar internacional para la accesibilidad web y documental.
¿Qué riesgos existen si no se cumple con la normativa?
No cumplir con estos requisitos puede derivar en sanciones y pérdida de contratos con el sector público. Pero, sobre todo, supone excluir a un sector importante de la población, dañando la imagen de la organización y reduciendo su alcance potencial.
¿Qué beneficios tiene apostar por la accesibilidad?
- Refuerza la imagen de marca y la responsabilidad social.
- Amplía la audiencia y mejora la experiencia de usuario.
- Prepara a la organización para normativas futuras más estrictas.
Herramientas gratuitas para comprobar la accesibilidad de un PDF
Existen varias herramientas gratuitas que facilitan esta comprobación:
- Adobe Reader (Lectura en voz alta): Permite seleccionar texto y usar su función de lectura en voz alta. Si el contenido se puede leer correctamente, es un buen indicio de que el PDF tiene cierto grado de accesibilidad.
- PAC – PDF Accessibility Checker: Una herramienta gratuita especializada para auditar PDFs según estándares internacionales como WCAG y PDF/UA. Ofrece informes detallados y señala los puntos que deben mejorar.
También puedes apoyarte en complementos y extensiones para navegadores o suites ofimáticas que integran comprobadores de accesibilidad desde la creación del documento.
¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?
DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.
Descubre más¿Quieres contactar con un experto?Soluciones profesionales: en Doceo Software podemos ayudarte
En Doceo Software entendemos que la accesibilidad no es solo una obligación, sino una oportunidad para llegar a más personas. Por eso ofrecemos:
- Estudio personalizado de tus documentos: analizamos el estado actual de tus PDFs para evaluar su accesibilidad.
- Diseño de documentos accesibles a medida: creamos o rediseñamos PDFs cumpliendo con las normativas vigentes.
- Adaptación de documentos existentes: desde un único PDF hasta documentos transaccionales que se generan automáticamente según las necesidades de tus clientes o usuarios.
Nuestro objetivo es que tu organización cumpla con las normativas de accesibilidad y ofrezca una experiencia inclusiva a todas las personas.
Diseño de documentos accesibles a medida
Somos especialistas en diseño y gestión integral de documentos digitales accesibles a medida.
Trabajamos 360º para que tu organización cumpla con la normativa vigente y facilite el acceso a la información a todas las personas.
Ofrecemos dos grandes soluciones: diseñamos desde cero cualquier tipo de documento con criterios de accesibilidad o transformamos tus archivos actuales (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en versiones plenamente accesibles.
Además, automatizamos flujos documentales, integramos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, todo bajo estándares como la Ley 11/2018, el Real Decreto 1112/2018, la Directiva UE 2019/882 y las normas WCAG 2.1/UNE-EN 301 549.
Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, pymes y entidades del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, refuerzan la imagen inclusiva de tu organización y garantizan accesibilidad real.
En DoceoSoftware trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.
Adaptación de documentos PDF existentes
No importa si se trata de un único PDF o de un sistema completo de documentos transaccionales: en Doceo Software podemos adaptar y transformar tus archivos para que cumplan con las normativas de accesibilidad vigentes y puedan ser leídos por personas ciegas o con baja visión.
- De un único PDF a grandes volúmenes: podemos trabajar desde documentos individuales hasta grandes lotes de archivos, garantizando la coherencia y la calidad en todos ellos.
- Documentos transaccionales: nos especializamos en adaptar documentos dinámicos que se generan automáticamente (facturas, contratos, extractos, notificaciones…). Este tipo de documentos, por su naturaleza cambiante, suelen ser los más complejos de adaptar, pero con nuestras soluciones conseguimos que cumplan con estándares de accesibilidad desde su origen.
- Estructuración y etiquetado semántico: reorganizamos y etiquetamos correctamente los elementos del PDF (títulos, tablas, listas, imágenes y descripciones alternativas) para que los lectores de pantalla interpreten la información de forma precisa.
- Optimización del flujo de trabajo: si tu empresa genera PDFs de manera automatizada, podemos intervenir en el proceso para que la accesibilidad quede integrada desde la creación, ahorrando tiempo y costes a largo plazo.
Con este enfoque integral, no solo adaptamos documentos ya creados, sino que también ayudamos a diseñar procesos para que tus PDFs sean accesibles desde el primer momento, evitando retrabajos y cumpliendo con las normativas.
En el ámbito de la comunicación con clientes existen diferentes tipos de documentos digitales. Conocerlos es clave para entender cómo gestionarlos y garantizar su accesibilidad.
¿Qué son los documentos transaccionales?
Los documentos transaccionales son aquellos que se generan como parte de un proceso o interacción concreta con el cliente. Contienen información personalizada y, a menudo, de carácter legal o contractual. Por su importancia, deben ser accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.
Ejemplos de documentos transaccionales:
- Facturas
- Recibos
- Contratos
- Notificaciones de pago
- Comunicaciones críticas de servicio
Estos documentos suelen ser obligatorios, requieren trazabilidad y deben cumplir con normativas tanto de protección de datos como de accesibilidad digital.
¿Qué son los documentos simples?
Los documentos simples son comunicaciones menos críticas y generalmente con contenido estándar o informativo. Aunque también pueden personalizarse, no tienen el mismo nivel de obligatoriedad o formalidad que los transaccionales.
Ejemplos de documentos simples:
- Comunicaciones comerciales
- Newsletters
- Folletos digitales
- Anuncios informativos
- Recordatorios de servicio
Aunque sean menos formales, también conviene diseñarlos accesibles para no excluir a ninguna persona usuaria.
