Documentos estáticos y documentos transaccionales: ¿ahora accesibles?
Guía práctica para empresas
La accesibilidad digital ya no es solo una buena práctica: es un requisito legal, técnico y de negocio. En este artículo explico qué son los documentos estáticos y los documentos transaccionales, en qué se diferencian, por qué importan para tu empresa, qué exige la normativa y qué puedes hacer si tienes una gran cantidad de documentos transaccionales. Finalmente, te explico cómo puede ayudarte DoceoSoftware.
Qué son: documentos estáticos vs. documentos transaccionales
Documentos estáticos: son aquellos documentos que se crean una vez y se mantienen sin cambios frecuentes: por ejemplo, manuales, políticas internas, folletos, guías de producto o informes PDF que se publican en la web para consulta.
Documentos transaccionales: son los documentos generados durante una relación comercial o administrativa: facturas, albaranes, recibos, extractos, contratos personalizados, avisos de envío, justificantes de pago y comunicaciones automatizadas que se envían al cliente. A menudo se crean en masa desde sistemas ERP, plataformas de facturación o comercios electrónicos y se distribuyen por correo electrónico, descarga o a través de áreas privadas.
Principales diferencias
- Frecuencia y volumen: los transaccionales se generan continuamente y en alto volumen; los estáticos suelen publicarse con menos frecuencia.
- Personalización: los transaccionales contienen datos personalizados por cliente u operación; los estáticos son genéricos.
- Flujo técnico: los transaccionales se producen desde sistemas automatizados y plantillas; los estáticos se diseñan y revisan manualmente.
- Impacto en accesibilidad: los estáticos pueden auditarse y corregirse documento a documento; los transaccionales requieren automatización y control en la cadena de generación para que sean accesibles desde el origen.
Qué es la accesibilidad digital (resumen)
La accesibilidad digital es el conjunto de prácticas, normas y técnicas que hacen que las personas con discapacidades (visión, audición, movilidad, cognitiva, etc.) puedan percibir, entender, navegar e interactuar con contenidos digitales con igualdad de oportunidades.
Incluye tanto sitios web y aplicaciones como los documentos descargables (PDF, Word, HTML, etc.) y los flujos de interacción (formularios, procesos de compra, notificaciones). Las pautas técnicas más utilizadas son las WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) y estándares relacionados que detallan criterios verificables.
Conclusión legal rápida: si publicas información para usuarios (especialmente si eres proveedor de servicios digitales o trabajas con administraciones públicas o tienes obligaciones sectoriales), debes garantizar accesibilidad técnica, documentarla y ofrecer vías de reclamación y corrección.
¿Qué dice la normativa?
- A nivel europeo existe la Directiva (UE) 2016/2102 sobre accesibilidad de los sitios web y las aplicaciones móviles de los organismos del sector público, que establece requisitos comunes y técnicas armonizadas.
- En España, el Real Decreto 1112/2018 adapta y desarrolla esos requisitos para sitios web y aplicaciones de la administración y otros sujetos obligados; además, existen guías prácticas para crear PDF accesibles.
- La normativa y su transposición nacional refuerzan que los documentos digitales que forman parte de servicios (por ejemplo, procesos de compra, banca electrónica, facturación electrónica) deben ser accesibles. Las empresas deben documentar la conformidad y adoptar medidas técnicas y organizativas para garantizarla.
Si tienes gran cantidad de documentos transaccionales: retos y soluciones prácticas
Retos
- Volumen masivo que impide la revisión manual de cada PDF.
- Fuentes de datos variadas (ERP, CRM, plataformas e-commerce) que generan plantillas distintas.
- Necesidad de preservar firma electrónica, estructura fiscal y validez legal al tiempo que se hace accesible.
¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?
DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.
Soluciones recomendadas
- Crear plantillas accesibles desde el origen: diseña las plantillas (facturas, albaranes, correos) con estructura semántica (encabezados, tablas accesibles, textos alternativos, enlaces claros) y configura el generador para que produzca PDF etiquetados o formatos accesibles. Esto evita tener que corregir documentos después.
- Automatizar etiquetado y validación: integra un proceso que convierta la salida de tu ERP a PDF/UA o a formatos alternativos accesibles y que ejecute comprobaciones automáticas (checkers WCAG/PDFUA).
- Gestión por capas: conserva la versión legal/fiscal y añade una capa accesible (por ejemplo, una versión HTML accesible vinculada desde el PDF o una representación accesible en el área de cliente).
- Priorizar por criticidad: empieza por facturas y comprobantes que reciben consumidores con discapacidad; luego, notificaciones críticas (contratos, avisos legales).
- Monitorización y reporting: genera informes de conformidad, tickets de corrección y un plan de remediación continuo.
- Formación y gobernanza: forma a los equipos que diseñan plantillas y mantiene criterios de accesibilidad en los requisitos funcionales.
¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?
Doceo Software puede acompañarte en todo el proceso práctico: auditoría de documentos actuales, diseño de plantillas accesibles, automatización de generación accesible desde tu ERP o sistema de facturación, validación automática y creación de un flujo de remediación para todo el parque documental transaccional.
Si quieres, podemos:
- auditar una muestra representativa de tus documentos transaccionales;
- proponer cambios en plantillas y en el pipeline de generación;
- implementar comprobación automática y reporting;
Contacta con Doceo Software para una demo y descubre cómo convertir tu masa documental en un activo accesible y conforme.
Trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.
Somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).
Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.
Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.
