Accesibilidad de los documentos digitales en España: normativa, obligaciones y por qué importa
Qué implica la nueva Ley de Accesibilidad Digital y cómo prepararte desde ya
El 28 de junio de 2025 entró en vigor la Ley Europea de Accesibilidad, que transforma como empresas y organizaciones presentan su información digital. Obliga a que productos y servicios sean accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad. Ahora, la accesibilidad digital es ley, mejora la vida de muchas personas y proyecta la cara humana de tu marca. Aquí te explico qué exige, a quién aplica y cómo puede ayudarte DoceoSoftware.
Qué norma lo dice y desde cuándo está activa
La normativa fija plazos transitorios de aplicación según el tipo de producto o servicio, pero marca un cambio estructural: la accesibilidad digital deja de ser una recomendación y pasa a ser un requisito legal con implicaciones en la comunicación, el marketing, la gestión documental y la relación con clientes y empleados.
Para el sector público (webs, apps y documentos digitales)
El Real Decreto 1112/2018, sobre accesibilidad de los sitios web y aplicaciones móviles del sector público, establece requisitos técnicos basados en la norma UNE-EN 301 549 (alineada con WCAG 2.1) y obligaciones como publicar una declaración de accesibilidad y habilitar un mecanismo de reclamación. Muchos requisitos fueron obligatorios en 2020 y las apps móviles en 2021.
Este real decreto también alcanza a los documentos electrónicos publicados en la web (PDF, Word, etc.), que deben ser accesibles desde su publicación. Los documentos internos destinados a empleados con discapacidad también deben cumplir criterios de accesibilidad, aunque no estén en la web pública, ya que forman parte de la igualdad de condiciones en el puesto de trabajo.
Este real decreto también alcanza a los documentos electrónicos publicados en la web (PDF, Word, etc.), que deben ser accesibles desde su publicación. Los documentos internos destinados a empleados con discapacidad también deben cumplir criterios de accesibilidad, aunque no estén en la web pública, ya que forman parte de la igualdad de condiciones en el puesto de trabajo.
Marco general y derechos de las personas con discapacidad
La Ley 51/2003 (Igualdad de Oportunidades, No Discriminación y Accesibilidad Universal) y el Texto Refundido de la Ley General de Derechos de las Personas con Discapacidad y de su Inclusión Social (Real Decreto Legislativo 1/2013) recogen el principio de accesibilidad universal y la obligación de eliminar barreras, también en el entorno digital y laboral. Esto implica que las empresas deben garantizar que la información y la documentación, tanto externa como interna, sea comprensible y utilizable por cualquier persona, incluidas las que tienen discapacidad.
Regulación más amplia y transposición europea
El 28 de junio de 2025 entró en vigor la Ley Europea de Accesibilidad (Acta Europea de Accesibilidad), que amplía las obligaciones a empresas y organizaciones privadas en múltiples sectores. Obliga a que determinados productos y servicios digitales (incluidos portales, apps, dispositivos, plataformas y documentación digital asociada) sean accesibles para todas las personas.
Quiénes deben cumplir (administración pública y empresas)
- Administraciones públicas: están obligadas por el Real Decreto 1112/2018 a que sus webs y aplicaciones sean accesibles, a publicar la declaración de accesibilidad y a ofrecer un mecanismo de comunicación y queja.
- Empresas privadas que prestan servicios al público: con la transposición de la normativa europea y la normativa estatal aplicable, muchas empresas que ofrecen productos o servicios digitales (comercio electrónico, banca, transporte, plataformas, servicios vinculados a la administración electrónica, etc.) deben garantizar la accesibilidad de sus webs, aplicaciones y servicios digitales. Los plazos y obligaciones dependen del tipo de servicio y de si es nuevo o preexistente.
¿Qué significa la expresión “CCM platforms support accessibility”?
La expresión “CCM platforms support accessibility” significa que las plataformas de Customer Communications Management (CCM) —es decir, sistemas para diseñar, gestionar y enviar comunicaciones con clientes— ofrecen funciones que aseguran la accesibilidad de los contenidos y de los canales por los que se entregan.
Estas plataformas permiten a las empresas crear comunicaciones personalizadas y multicanal (correo electrónico, SMS, impresión, web…) cumpliendo con normativas de accesibilidad como las WCAG o la European Accessibility Act, para que cualquier persona, incluidas aquellas con discapacidad, pueda acceder, leer y comprender la información sin barreras.
Obligación externa vs. documentos internos: ¿qué ocurre con los documentos para tus trabajadores?
Aunque la normativa de accesibilidad digital pone el foco en los servicios y contenidos dirigidos al público, el marco de derechos e inclusión obliga igualmente en el ámbito laboral:
- La Ley General de Derechos de las Personas con Discapacidad y la Ley 51/2003 establecen derechos a la accesibilidad y a ajustes razonables en el puesto de trabajo. Por tanto, las empresas deben asegurarse de que los documentos internos esenciales (políticas de empresa, procedimientos, contenido formativo, nóminas, informes que afectan a la relación laboral, herramientas de gestión internas) sean accesibles o que exista un mecanismo razonable para facilitar esa información en formatos accesibles cuando un trabajador lo necesite. Esto es, además de cumplimiento legal, una obligación de igualdad y no discriminación.
- Adaptaciones habituales: versiones accesibles de PDF (etiquetado correcto), HTML semántico, ficheros DOCX/ODT con estructura lógica, subtítulos y transcripciones para vídeos formativos, compatibilidad con lectores de pantalla y formatos alternativos bajo petición del trabajador.
- La gestión de la cuota de reserva y la política de inclusión forman parte de las obligaciones que la empresa debe satisfacer ante los servicios públicos y, en su caso, justificar (medidas alternativas, bonificaciones, etc.).
Cuota de reserva y contratación de personas con discapacidad (según SEPE)
El SEPE recuerda la obligación de cuota de reserva para la contratación de personas con discapacidad:
Cuota de reserva: las empresas públicas y privadas que empleen a un número de 50 o más trabajadores estarán obligadas a que, de entre ellos, al menos el 2% sean personas trabajadoras con discapacidad, salvo convenio colectivo o voluntad del empresario, siempre que se apliquen medidas alternativas.
La Administración pública deberá reservar el 7% de las plazas de convocatorias a personas con discapacidad, según lo establecido en el Real Decreto-Legislativo 1/2013 y la normativa aplicable.
Es obligación de las empresas llevar a cabo la comunicación establecida en el artículo 5 del Real Decreto 1451/1983 ante los servicios públicos de empleo de las comunidades autónomas donde tengan centros de trabajo (sin perjuicio de que sea ante el SEPE en Ceuta y Melilla).
Accesibilidad digital: dónde actuar y qué hacer ahora
Sectores y departamentos que deben prestar especial atención
La accesibilidad digital no es solo una obligación legal: es una oportunidad para que tu organización sea más inclusiva, mejore la experiencia de todos y demuestre su compromiso con la igualdad. Algunas áreas deben prestar especial atención para garantizar que sus servicios y documentos sean accesibles:
- Atención al cliente y soporte: formularios, chat, contenidos de ayuda.
- Comercio electrónico y marketing: procesos de compra, newsletters, landing pages.
- Recursos Humanos: documentación interna, ofertas de empleo accesibles, procesos de selección.
- Administración y contratación pública: licitaciones, portales de transparencia, trámites electrónicos.
- Productos y desarrollo / IT: webs, apps, plataformas, APIs.
- Legal y cumplimiento: declaraciones de accesibilidad, gestión de riesgos y sanciones.
- Formación y capacitación: cursos, vídeos, contenidos e-learning.
- Finanzas y banca: banca online, cajeros, terminales de autoservicio.
- Ventas y operaciones: herramientas B2B y contratos en línea.
- Instalaciones y atención presencial: kioscos, pantallas de información y señalética digital.
¿Estás en la lista? Si quieres, podemos ayudarte a analizar tus documentos y asegurar que cumplan con los estándares de accesibilidad.
¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?
DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.
Por qué debe importarte (más allá de evitar multas)
La accesibilidad digital no es solo una obligación legal, sino un compromiso con la inclusión y la eficiencia en tu organización. Sus beneficios son claros y diversos:
- Es un derecho: la accesibilidad evita la discriminación y garantiza igualdad de acceso a la información y a los servicios.
- Mejora la reputación y la confianza: demostrar compromiso con la inclusión atrae clientes y talento.
- Oportunidad de mercado: las personas con discapacidad y las personas mayores constituyen un segmento significativo; los servicios accesibles aumentan ventas y fidelidad.
- Eficiencia interna: documentos accesibles facilitan la comunicación con empleados, reducen incidencias y agilizan procesos.
- Subvenciones y beneficios: el cumplimiento puede facilitar el acceso a ayudas, bonificaciones y contratos públicos, además de evitar sanciones.
Cómo empezar: prácticas recomendadas rápidas
Dar los primeros pasos hacia la accesibilidad digital puede resultar más sencillo si sigues un enfoque estructurado. Aquí tienes algunas recomendaciones prácticas para comenzar hoy mismo:
- Revisa y prioriza: identifica las webs, apps y documentos más críticos para tu organización, como procesos de compra, trámites, nóminas o formación.
- Cumple los estándares: toma como referencia normas reconocidas como UNE-EN 301 549 y WCAG 2.1 nivel AA.
- Declara y comunica: publica tu declaración de accesibilidad y habilita un mecanismo de reclamación cuando corresponda.
- Forma a tu equipo: asegúrate de que los departamentos de IT, producto, RR. HH. y atención al cliente conozcan y apliquen buenas prácticas.
- Adapta documentos: convierte tus PDFs, HTML y otros contenidos en formatos accesibles, añade subtítulos y proporciona alternativas textuales.
- Mide y mantiene: realiza auditorías periódicas, genera informes y establece un plan de remediación para garantizar mejoras continuas.
¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?
En Doceo Software somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).
Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.
Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.
